Lohnmeldeverfahren (Standard)

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1 Kurzbeschreibung Dieses Dokument beschreibt die möglichen Verfahren zur Meldung von Lohndaten (Online oder via Dateiübermittlung z.b. im ELM-Format) an Ausgleichskassen. Kategorie Standard Nummer eahv/iv-003 Datum Version 1.0 Status Definitiv Genehmigung Vorstand Gültigkeit Sofort Ersetzt Herausgeber Verein eahv/iv ( / info@eahv-iv.ch)

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck Nutzen Nutzen für die Ausgleichskassen Nutzen für die Mitglieder Grundlagen Drei Lohnmeldeverfahren Das einheitliche Lohnmeldverfahren (ELM) Allgemeines ELM-Komponenten Übermittlungsverfahren Zusammenarbeit mit der Suva Swissdec Sicherheit Verfahrensbeschreibung Onlineverfahren Das Dateiübermittlungsverfahren ELM/Public Formulare Das Formular erfassen Das Formular (Rekapitulation) Das Formular Lohnmeldedatei übermitteln Outputs Anhang...12 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: 3 Verfahren für die Abwicklung von en... 4 Abbildung 2: Merkmale der 3 Lohnmeldeverfahren... 4 Abbildung 3: Grundidee von ELM... 5 Abbildung 4: Komponenten von ELM... 5 Verwendete Abkürzungen ELM Suva SVU Swissdec XML Einheitliches Lohnmeldeverfahren Schweizerische Unfallversicherungsanstalt Sozialversicherungsunternehmen: Unternehmen, welches Dienstleistungen im Sozialversicherungsbereich anbietet. Darunter gehören nicht nur AHV- Ausgleichskassen und IV-Stellen, sondern beispielsweise auch Familienausgleichskassen sowie Pensionskassen. Zentrale Informationsplattform für die Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs basierend auf dem Lohnbuchhaltungssystem. Siehe: Extensible Markup Language. Offener Standard für die Beschreibung von Datenstrukturen. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 2 / 12

3 1 Zweck Dieses Dokument beschreibt die möglichen Verfahren zur Meldung von Lohndaten (Online oder via Dateiübermittlung z.b. im ELM-Format) an Ausgleichskassen. 2 Nutzen Nutzen für die Ausgleichskassen Der Erfassungsaufwand sowohl für die Lohnsummen (inkl. allfälligen Kontrollfragen) als auch für die Detailangaben (IK-Buchungen) auf Stufe Versicherter entfällt. Abhängig von der Integration eingehender en mit dem rückwärtigen Verarbeitungssystem und abhängig von der konkreten Implementierung sowie unter der Voraussetzung einer hohen Datenqualität können zusätzlich folgende Optimierungspotentiale ausgeschöpft werden: Die IK-Verbuchung kann vor dem Jahresausgleich durchgeführt werden. Konsequenterweise muss dann der IK-Abgleich nicht mehr durchgeführt werden. Das minimiert nicht nur Aufwände, sondern ist gleichzeitig eine Qualitätssteigerung, weil dann die Mitglieder nicht mit nachträglichen Korrekturen belästigt werden müssen. Integrierte Tätigkeiten wie z.b. die Festlegung eines neuen Akontobetrags oder die Durchführung von Anschlusskontrollen können optimal und ohne zusätzliche Erfassung integriert werden Nutzen für die Mitglieder Die Meldung von Löhnen erfolgt in den meisten Fällen 1 papierlos, eine händische Unterschrift entfällt. Abhängig vom Ausbaugrad können Mitglieder mehrere Meldungen (Bsp: Kontrollfragen, Meldung von neuen Akonto-Beträgen) in einem Arbeitsgang abwickeln. 1 Im Verfahren ELM/Public muss das Mitglied aufgrund der fehlenden Authentisierung die händisch unterschreiben. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 3 / 12

4 3 Grundlagen Dieses Kapitel zeigt auf, warum der Begriff Lohnmeldverfahren nicht identisch mit dem neuen Lohnstandard ELM ist: Obwohl der Empfang von Lohndaten im ELM-Format das strategische Ziel ist, werden in diesem Dokument weitere Lohnmeldeverfahren wie z.b. das Onlineverfahren für kleine Mitglieder oder die Meldung von Lohnnachträgen beschrieben. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit können Ausgleichskassen Lohndaten auch in anderen Lohndatenformaten wie z.b. dem ZAS-Format empfangen. Es ist auch denkbar, Lohndaten in Form von normierten Excel-Dateien zu empfangen. ELM kennt 2 Übermittlungsverfahren; eahv/iv unterstützt nur das sog. EIV-Verfahren (Export/Import-Verfahren) und bezeichnet dieses als Dateiübermittlung. 3.1 Drei Lohnmeldeverfahren Dieser Standard kennt 3 Lohnmeldeverfahren: das Onlineverfahren, die Dateiübermittlung, sowie ELM/Public, welche eine Spezialform der Dateiübermittlung ist. Online (Rekapitulation) Total AHV Onlineverfahren Lohnmeldetatei übermitteln Dateiname Total ALV 1 Weitere Lohnsummen Neue Akontobeträge, Kontrollen, weitere Fragen (Rekap) Dateiübermittlung / ELM-Format, ZAS-Format, weitere Formate ELM/Public Abbildung 1: 3 Verfahren für die Abwicklung von en In beiden Verfahren wird immer eine Rekapitulation mit den Lohnsummentotalen sowie allfälligen, kassenspezifischen Zusatzfragen als PDF für die Akten des Mitglieds erzeugt. Im Onlineverfahren wird zusätzlich ein PDF-Dokument erzeugt, welches die mit allen Angaben auf Stufe Versicherter enthält. Die nachstehende Tabelle zeigt die wesentlichen Merkmale dieser 3 Verfahren auf. Verfahren Merkmale Internetplattform Unterschrift Dateiformat Einsatzgebiet Onlineverfahren Nötig Nicht nötig --- < 20 Mitarbeitende (z.b. Nachträge) Dateiübermittlung Nötig Nicht nötig ELM und weitere beliebig ELM/Public Teilbar nötig Nur ELM beliebig Abbildung 2: Merkmale der 3 Lohnmeldeverfahren Das strategische Ziel ist das Dateiübermittlungsverfahren mit Hilfe von ELM-Dateien. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 4 / 12

5 3.2 Das einheitliche Lohnmeldverfahren (ELM) Allgemeines ELM ist ein schweizerischer Standard, welcher die Datenstruktur (Deklaration) sowie die Übermittlung von Lohndaten aus Lohnprogrammen an potentielle Lohndatenempfänger normiert. Ausgleichskassen Lohnprogramme Lohndatei im ELM-Format (XML) Unfallversicherer Steuerämter Bundesamt für Statistik Abbildung 3: Grundidee von ELM Das Projekt ELM wurde Ende 2002 von eahv/iv zusammen mit der Suva initiiert. Anfangs 2004 konnte erstmals eine im ELM-Format sowohl an eine Ausgleichskasse als auch an die Suva übermittelt (und verarbeitet) werden. In der Zwischenzeit konnten die kantonalen Steuerämter, der Schweizerische Versicherungsverband (SVV) sowie das Bundesamt für Statistik (BfS) als weitere Partner bzw. potentielle ELM-Empfänger gewonnen werden. Entsprechend wurde auch die ELM-Deklaration erweitert ELM-Komponenten ELM besteht aus den 2 Komponenten Deklaration sowie 2 Übermittlungsverfahren. Einheitliches Lohnmeldverfahren (ELM) Übermittlungsverfahren EIV (Export/Import- Verfahren) PIV (Prozessintegriertes- Verfahren) Deklaration [SalaryDeclaration.xsd] Richtlinien für die Lohndatenverarbeitung Verfahren, bei welchem die Lohndaten (im "ELM- Format") via Internet und Webservice übermittelt werden. Verfahren, bei welchem die Lohndaten (im "ELM- Format") via Internet oder Datenträger übermittelt werden. Technische Beschreibung der zu übermittelnden Lohndaten im XML-Format. Fachliche Anforderungen an Lohnprogramme. Voraussetzung für die Swissdec-Zertifizierung. Abbildung 4: Komponenten von ELM Übermittlungsverfahren Wie in Abbildung 4: Komponenten von ELM gezeigt wird, existieren 2 Übermittlungsverfahren: Beim Export/Import-Verfahren (EIV) muss die zu übermittelnde Datei zuerst aus dem Lohnprogramm exportiert werden, anschliessend an den Empfänger übermittelt und von diesem letztlich importiert werden. Das Verfahren ähnelt also bekannten Verfahren im Bereich des Zahlungsverkehrs. Beim Prozessintegrierten Verfahren (PIV) wird ein ELM-Datenstrom direkt an einen Webservice des gewünschten Empfängers gesandt. Eine Weiterführung dieses Konzepts sieht vor, dass Lohndaten nicht mehr direkt den jeweiligen Empfängern übermittelt werden, sondern indirekt über einen Distributor und Konvertierer erfolgen. Beachte: eahv/iv unterstützt (und finanziert) ausschliesslich das EIV-Verfahren. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 5 / 12

6 3.2.4 Zusammenarbeit mit der Suva Seit Frühjahr 2004 liegt die operative Durchsetzung des Standards ELM in den Händen der Suva. eahv/iv wird mit der Suva einen Vertrag abschliessen, im Rahmen dessen die Suva folgende Dienstleistungen erbringt: Unterhalt und Weiterentwicklung von ELM Publikation des ELM-Standards, z.b. im Rahmen von Beratung von Lohnprogrammherstellern in Bereichen Lohnstandard CH sowie ELM Zertifizierung von Lohnprogrammen Marketing von ELM Swissdec Swissdec ist die zentrale Informationsplattform für die Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs basierend auf dem Lohnbuchhaltungssystem. Sie stellt Standardisierungsdokumente bereit und dient dem Informationsaustausch zwischen allen interessierten Personen, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen. 4 Sicherheit Alle 3 Verfahren müssen via Geschützte Internetplattform gemäss Standard eahv/iv-004 abgewickelt werden. Das Onlineverfahren sowie das Dateiübermittlungsverfahren bedingen mindestens eine Online-Authentisierung. Das Verfahren bedingt keine händische Unterschrift. Das Verfahren ELM/Public bedingt keine Authentisierung, dafür aber eine händische Unterschrift. Übermittelte oder erfasste Lohndaten können nach deren Freigabe nicht mehr abgefragt werden. Dafür wäre eine Token-Authentisierung gemäss eahv/iv-004 notwendig. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 6 / 12

7 5 Verfahrensbeschreibung 5.1 Onlineverfahren Zweck Online-Erfassung von en mit wenig (Empfehlung: 20) Mitarbeitenden. Einsatzgebiet Mitglieder mit weniger Mitarbeitenden. Grosse Mitglieder, welche z.b. das Management in einer isolierten Buchhaltung führen und/oder diese Löhne isoliert melden wollen. Meldung von Lohnnachträgen (bedingt leicht andere Abläufe, ist aber vom Prinzip her dasselbe). Voraussetzungen Geschützte Internetplattform gemäss Standard eahv/iv-004. Mindestens eine Passwort-Authentisierung gem. Standard eahv/iv-004. Unterschrift Dateiformat Outputs Ablauf Nicht notwendig. Dieses Verfahren ist an kein Format gebunden. (Details). (Rekapitulation). Formular erfassen (Rekapitulation) erfassen Rekapitulation prüfen / weitere Fragen beantworten übermitteln (freigeben) Dokumente drucken prüfen abbrechen Hinweis: Login nötig, aber nicht dargestellt. 5.2 Das Dateiübermittlungsverfahren Zweck Einsatzgebiet Übermitteln vorgängig bereitgestellter Lohndaten. Jegliche Art von jährlichen en. Voraussetzungen Geschützte Internetplattform gemäss Standard eahv/iv-004. Mindestens eine Passwort-Authentisierung gem. Standard eahv/iv-004. Unterschrift Dateiformat Outputs Ablauf Nicht notwendig. ELM-Format: zwingend. Übrige Formate (ZAS, Excel u.a.): optional bzw. nach Bedarf. (Rekap). Formular Lohnmeldedatei übermitteln (Rekapitulation) Lohnmeldedatei übermitteln Rekapitulation prüfen / weitere Fragen beantworten übermitteln (freigeben) Dokumente drucken abbrechen Hinweis: Login nötig, aber nicht dargestellt. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 7 / 12

8 5.3 ELM/Public Zweck Einsatzgebiet Voraussetzungen Unterschrift Dateiformat Outputs für das Mitglied Bemerkungen Ablauf Übermitteln vorgängig bereitgestellter Lohndaten. Jegliche Art von jährlichen en. Geschützte Internetplattform gemäss Standard eahv/iv-004. Eine Authentisierung ist nicht notwendig. notwendig. Ausschliesslich das ELM-Format, weil dieses ausreichend Informationen über den Absender enthält. (Rekap). Das ist eine Einstiegsvariante der normalen Dateiübermittlung. Es ist primär für den Einsatz im Rahmen einer gemeinsamen Pool-Lösung gedacht. Analog Dateiübermittlung, aber ohne Login. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 8 / 12

9 6 Formulare 6.1 Das Formular erfassen Dieses Formular dient der Online-Erfassung von Lohndaten auf Stufe Versicherter. Ausgleichskassen können (vermutete) Arbeitnehmer bereits im Formular anbieten. erfassen Versichertennummer Name, Vorname Beschäftigungsdauer Von Bis A AHV/IV/EO- Einkommen Weitere Lohnarten Total Versichertennummer Versichertennummer des Mitarbeiters oder Geburtsdatum. Name / Vorname Name und Vorname, mit Komma getrennt. Beispiel: Muster,Fritz Beschäftigungsdauer Von/Bis A AHV/IV/EO Weitere Lohnarten Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters im Format Tag.Monat.Jahr (Bsp: ). Austritt, d.h. Austritt am Ende der Beschäftigungsdauer. Optional. AHV-pflichtiger Lohn. Weitere Lohnarten wie z.b. ausbezahlte Familienzulagen. Diese Lohnarten sind meistens abhängig von der Ausgleichskassen und/oder der existierenden Verträge des Mitglieds. Denkbar ist auch eine manuelle Erfassung des ALV-Abzugs, weil dieser nicht in jedem Fall korrekt ermittelt werden kann. 6.2 Das Formular (Rekapitulation) Dieses Formular wird in allen 3 Lohnmeldeverfahren verwendet. Im einfachsten Fall zeigt dieses Formular die AHV-pflichtige Jahreslohnsumme (Total der Details im Formular erfassen; read only) und enthält ein Eingabefeld für die Erfassung der ALV-pflichtigen Jahreslohnsumme. (Rekapitulation) Lohnsummentotale AHV-pflichtige Jahreslohnsumme Laufendes Jahr 999' AKonto neues Jahr 999' Minimale Felder ALV-pflichtige Jahreslohnsumme Weitere Jahreslohnsummen 999' ' ' ' Optionale Felder Anschlusskontrollen / Weitere Fragen Pensionsgemasse gem. BVG (Name/Adresse) Weitere Fragen Ausbauvarianten bzw. Alternativen sind: Wenn die ALV-Löhne auf Stufe Versicherter erfasst wurden, dann ist das Feld ALVpflichtige Jahreslohnsumme read only. Weitere Jahreslohnsummen (manchmal read only, manchmal auch nicht). Kontrollfragen und weitere Fragen (Bsp: BVG-Anschlusskontrolle). eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 9 / 12

10 6.3 Das Formular Lohnmeldedatei übermitteln Mit diesem Formular kann eine im lokalen Netz des Benutzers gespeicherte Lohnmeldedatei ausgewählt und an die ebusinesslösung übermittelt werden. Lohnmeldedatei übermitteln Lohndatei C:\Buchhaltung\Lohn\LohnMdg2004.xml öffnen eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 10 / 12

11 7 Outputs Folgende Outputs können im Rahmen dieses Verfahrens erzeugt werden: Output Beschreibung Verfahren (Rekapitulation) Enthält die effektiv gemeldeten Lohndaten auf Stufe Versicherter. Enthält Lohnsummen auf Stufe Mitglied und optional Zusatzinformationen wie z.b. neue Akonto-Beträge oder Antworten zu Kontrollfragen. Kann im Verfahren ELM/Public auch als Unterschriftsträger verwendet werden. Nur Online Alle Verfahren Dieser Standard umfasst keine Vorschriften bezüglich zu erzeugender Outputs. Die nachstehenden Beschreibungen haben den Charakter von Empfehlungen. Die für das Mitglied erzeugten Dokumente sollten im PDF-Format sein. Die Outputs sollen dieselbe Flexibilität wie die zugrunde liegenden Erfassungsformulare haben. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfiehlt sich, exakte Informationen bezüglich des Absenders ( adresse, Partnernummer) sowie des Übermittlungszeitpunkts (Datum und Zeit des Application Servers) auf allen Outputs klar auszuweisen. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 11 / 12

12 8 Anhang Mitarbeit und Überprüfung Name Firma Pool Burkhart, Markus M&S IGAKIS Chappatte, Sébastien GLOBAZ InfoRom Egger, Alex IGS Gmbh IGS Hasenfratz, Paul LöPa Solo Rüegg, Daniel IGS Gmbh IGS Rüttimann, Urs AK Luzern Rüttimann, Walter M&S IGAKIS Scheitlin, Hans-Jörg M&S IGAKIS Uhlmann, Thomas LöPa Änderungskontrolle Version Datum Autoren Kommentar Scheitlin Erste Version Scheitlin/Uhlmann Div. Korrekturen, verteilt und besprochen in der alten e-ahv Scheitlin/Burkhart Vollständig überarbeitete Fassung als Input für PT-Sitzung vom 16. Juni Scheitlin Marginale Begriffskorrekturen im Bereich ELM aufgrund obiger Sitzung. eahv-iv (Lohnmeldeverfahren) 1-0.doc / Seite 12 / 12