Praxishandbuch SAP -Finanzwesen

Transkript

1 Heinz Forsthuber, Jörg Siebert Praxishandbuch SAP -Finanzwesen Bonn Boston

2 Inhalt Einleitung Überblick Berichte und Transaktionscodes Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip Integration Neuerungen in SAP ERP Financials (Release SAP ERP 6.0) Releasewechsel Erweiterungspakete (EHPs) Wartungsstrategie Fazit Hauptbuchhaltung Grundlagen Kosten- und Leistungsrechnung Ziele der Hauptbuchhaltung Konfiguration des Systems Mandant Kontenplan Buchungskreis Geschäftsbereich Profit-Center Kostenrechnungskreis SAP-Komponente FI-GL Stammdaten Aufbau der Sachkontenstammdaten Sachkontenpflege des Kontenplansegments Sachkontenpflege des Buchungskreissegments Sachkontenstammdaten ändern Sachkonten sperren Belege im SAP-System Belegaufbau Belegkopf

3 Inhalt Belegart Belegposition Buchungsschlüssel Sonderhauptbuchkennzeichen Belegerfassung Sachkontenbuchung erfassen Erfassungshilfen Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials Überblick Profit-Center-Reorganisation Auswertungen in der Hauptbuchhaltung Journal Bilanz E-Bilanz Fazit Kreditorenbuchhaltung Betriebswirtschaftliche Grundlagen SAP-Softwarekomponente FI-AP Stammdaten Aufbau der Kreditorenstammdaten Kreditorenkonto anlegen Lieferantenkonto sperren Conto pro Diverse (CpD) Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick Eingangsrechnungen erfassen Allgemeine Buchung Einbildtransaktion in FI Schnellerfassung Rechnungsprüfung in MM Maschineller Zahlungsverkehr Zahlwege im SAP-System Zahlungssperrgründe Einstieg in das Zahlprogramm Zahlungsvorschlag Zahllauf ausführen Manueller Zahlungsausgang Vollständiger Ausgleich Restposten Teilzahlung

4 Inhalt 3.9 Auswertungen in der Kreditorenbuchhaltung Bestätigung von kritischen Änderungen OP-Fälligkeitsanalyse Kreditoren-Infosystem Fazit Debitorenbuchhaltung Betriebswirtschaftliche Grundlagen SAP-Softwarekomponente FI-AR Stammdaten Debitorenkonto anlegen Debitorenkonto sperren Debitorenstammsätze archivieren SEPA-Mandatsverwaltung Kreditorenkennung Mandatsverwaltung im SAP-System Formular SEPA_MANDATE Konfiguration der SEPA-Mandate Nummernvergabe Integration mit dem Zahlprogramm Mandate für Kreditoren Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick Kreditlinien überwachen mit SAP Credit Management Kundeninteraktion mit SAP Biller Direct Zahlungsabzüge mit SAP Dispute Management klären Schriftliches Mahnverfahren Einführung in das Mahnprogramm Parameter pflegen Mahnvorschlag erstellen Mahnvorschlag bearbeiten Mahnbriefe drucken Auswertungen in der Debitorenbuchhaltung Debitorenverzeichnis Debitorensalden Debitoren-Zahlungsverhalten Debitoren-Infosystem SAP Credit Management

5 Inhalt SAP Dispute Management SAP Collections Management Einzelpostenanzeige für Debitorenkonten Selektionsbild Funktionen innerhalb der Einzelpostenanzeige Felder der Kopfzeilen nach eigenen Bedürfnissen erweitern Freie Selektionen erweitern und beeinflussen Fazit Anlagenbuchhaltung Betriebswirtschaftliche Grundlagen SAP-Softwarekomponente FI-AA Kontenplan und Bewertungsplan Bewertungsbereich Bewertungsparameter Überleitung von Werten in das Hauptbuch Abgeleitete Bewertungsbereiche Integration ins Controlling Aspekte der Integration Stammdaten Klassifizierende Ebene: Anlagenklasse Anlagenbezogene Ebene: Anlagenkomplex und Unternummer Anlagenstammsatz anlegen Anlagenstammsatz ändern Anlagenunternummer Anlagenstammsatz sperren Anlagenbewegungen Bewegungsarten bei Anlagenbewegungen Belegarten beim Anlagenzugang Anlagenzugang buchen Abschreibung Anlagenabgang Anlage umbuchen

6 Inhalt 5.5 Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung Anlagenbestand Verzeichnis unbebuchter Anlagen Auswirkungen des neuen Hauptbuchs auf FI-AA Parallele Rechnungslegung mittels Delta-Bewertungsbereich Verbesserte Unterstützung des Bruttoverfahrens Fazit Bankbuchhaltung Betriebswirtschaftliche Grundlagen SAP-Softwarekomponente FI-BL Stammdaten Auswirkungen von SEPA Gesetzliche Rahmenbedingungen Teilnehmerländer Neue Zahlungsverkehrsprodukte Anpassungen im SAP-System Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation Zahlungseingang Zahlungsausgang Bankenkommunikation Verarbeitung von Kontoauszügen Kontoauszug einlesen Kontoauszug nachbearbeiten Nachkontierung im Kontoauszug Erweiterung der Kontoauszugsverarbeitung mit EHP Kassenbuch Scheckeinreicher Wechselverwaltung Besitzwechsel Schuldwechsel Auswertungen in der Bankbuchhaltung Liquiditätsvorschau Schecknachweis Fazit

7 Inhalt 7 Abschlussarbeiten Betriebswirtschaftliche Grundlagen Verwaltung der vorerfassten Belege Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos Überleitung von Löhnen und Gehältern Rückstellungen Periodische Abgrenzungen Dauerbuchungsbeleg Accrual Engine Anlagenbuchhaltung Anlagen im Bau Anlageninventur Abschreibungslauf Anlagengitter Wertberichtigungen Einzelwertberichtigungen Pauschalwertberichtigung Verzinsung Abstimmungsmaßnahmen Manuelle Überprüfung der Buchungen Technische Abstimmung der Verkehrszahlen Intercompany-Abstimmung Umgliederung Saldenbestätigungen Periodensteuerung Umsatzsteuer Saldovortrag Fazit Anhang A Grundlagen des SAP-Systems A.1 Bedienung von SAP ERP A.2 Einführung A.3 Anmelden A.4 Vorgehensweise beim Anmelden A.5 Benutzeroberfläche

8 Inhalt A.6 Navigation A.7 Dateneingabe A.8 Benutzereinstellungen A.9 Meldungstypen A.10 Modi A.11 Daten speichern A.12 SAP-Bibliothek A.13 SAP-Glossar A.14 Abmelden A.15 Bearbeitungsoptionen Buchhaltung B Beispiel für einen Abschlussplan C Menüpfade C.1 Kapitel 2 Hauptbuchhaltung C.2 Kapitel 3 Kreditorenbuchhaltung C.3 Kapitel 4 Debitorenbuchhaltung C.4 Kapitel 5 Anlagenbuchhaltung C.5 Kapitel 6 Bankbuchhaltung C.6 Kapitel 7 Abschlussarbeiten D Glossar E Weiterführende Informationsquellen F Die Autoren Index

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10 Einleitung Das Praxishandbuch SAP-Finanzwesen widmet sich ausführlich der Anwendungskomponente für die Finanzbuchhaltung (FI) innerhalb von SAP ERP Financials. Das Buch soll Sie bei der täglichen Arbeit mit FI unterstützen und Ihnen dafür praktische Tipps und Erfahrungen an die Hand geben. Seit 2006 bietet SAP für den letzten Releasestand SAP ERP 6.0 sogenannte Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs) an, um zusammen mit den Wartungsintervallen innovative Systembausteine, die Business Functions, zur Verfügung zu stellen. SAP-Kunden können je nach genutzten Modulen eine Auswahl treffen, welche dieser Business Functions sie aktivieren wollen und welche nicht. Die erste Auflage dieses Praxishandbuchs erschien bereits Die fünfte Auflage basiert auf dem aktuellen Release SAP ERP 6.0 (ehemals SAP ERP 2005) EHP 6 und ist sowohl für Neueinsteiger als auch für erfahrene SAP-Anwender, die sich in das neue Release einarbeiten möchten, geeignet. Viele SAP-Kunden haben mittlerweile auf SAP ERP 6.0 umgestellt und die SAP R/3-Releases 4.6C und 4.7 abgelöst. Da mit den neuen Releases und EHPs über die Jahre viele neue Funktionen hinzugekommen sind, musste das Buch bereits mehrmals überarbeitet und erheblich erweitert werden. Seit der dritten Auflage wirkt neben Heinz Forsthuber auch Jörg Siebert als Autor mit, der wie Herr Forsthuber bereits mehrere Bücher für SAP PRESS geschrieben hat. An wen richtet sich dieses Buch? Dieses Buch richtet sich an Leser, die Grundkenntnisse im Rechnungswesen haben und sich nun mit der SAP-Applikation FI vertraut machen möchten. Darüber hinaus bietet das Werk auch für bereits erfahrene SAP-Anwender eine Einführung in die Funktionen von 15

11 Einleitung SAP ERP 6.0. Alle Leser werden von den zahlreichen Praxistipps und Beispielen profitieren. Aufbau und Inhalt Das Buch umfasst sieben Hauptkapitel. Kapitel 1 stellt die Neuerungen in SAP ERP Financials im Überblick dar. Kapitel 2 befasst sich mit der Hauptbuchhaltung (SAP-Komponente FI-GL). Die Hauptbuchhaltung ist der Kern jedes Rechnungswesens. Neben den Grundlagen mit Begriffen wie Mandant, Kontenplan, Buchungskreis, Geschäftsbereich und Profit-Center erhalten Sie eine Anleitung dazu, wie Sie die Stamm- und Bewegungsdaten im SAP- System optimal verwenden können. In einem weiteren Abschnitt erfahren Sie, was es mit dem neuen Hauptbuch auf sich hat. Neu hinzugekommen ist in dieser Auflage das Thema der Profit-Center-Reorganisation sowie die Erstellung und Versendung der E-Bilanz an die Finanzbehörden. Verbindlichkeiten werden in der Kreditorenbuchhaltung, also in der SAP-Komponente FI-AP, verwaltet. Dieses Thema behandeln wir ausführlich in Kapitel 3. Die Erfassung von Eingangsrechnungen wird in vier verschiedenen Varianten ausführlich dargestellt. Mit Ausführungen zum Zahlprogramm wird die Organisation des maschinellen Zahlungsverkehrs erläutert. Auswertungen zu kritischen Stammsatzänderungen und eine Analyse der Fälligkeit von Verbindlichkeiten runden das Kapitel ab. Kapitel 4 beschäftigt sich mit der Debitorenbuchhaltung (SAP-Komponente FI-AR). Besonders in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten ist ein effizientes Forderungsmanagement gefragt. Neben FI-AR gibt es in Release SAP ERP 6.0 drei wesentliche Neuerungen im Bereich Forderungsmanagement/Financial Supply Chain Management. Risiken werden mit dem SAP Credit Management anhand von Kreditlimits bewertet. Werden Rechnungen nicht vollständig bezahlt, kann schließlich mit SAP Dispute Management eine elektronische Akte zur Klärung des Sachverhalts erstellt werden. In Zusammenhang mit der SEPA-Einführung wurde das Thema der Mandatsverwaltung neu in Kapitel 4 integriert. 16

12 Einleitung Thema von Kapitel 5 ist die Anlagenbuchhaltung. Im SAP-Nebenbuch Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden Wirtschaftsgüter physisch und wertmäßig verwaltet. In Kapitel 5 werden daher die SAP-Begriffe Bewertungsplan, Bewertungsbereich und Bewertungsparameter näher erläutert. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Stammsätze gleichzeitig angelegt werden können bzw. wie Zugangsbuchungen für diese Wirtschaftsgüter aussehen können. Mit der Umbuchung, der Abschreibung und der Abgangsbuchung schließt sich dann der Lebenszyklus der Anlage. Kapitel 6 widmet sich der Bankbuchhaltung. Bei der Bankbuchhaltung (FI-BL) handelt es sich um ein klassisches Thema, das mit der Einführung der Single Euro Payments Area (SEPA) erneut in den Fokus rückt. Zunächst werden in diesem Kapitel die Stammdaten ausführlich dargestellt. Im neuen Release ist außerdem eine Funktion hinzugekommen, die es ermöglicht, Datenträger und Kontoauszüge mit den jeweiligen Hausbanken einfacher auszutauschen. Im Zusammenhang mit EHP 6 wird von SAP eine erweiterte Kontoauszugsverarbeitung angeboten, die neu in Kapitel 6 aufgenommen wurde. Kassenbuch, Scheckeinreicher und Wechselverwaltung ergänzen den Themenkomplex Bankbuchhaltung, der mit wichtigen Auswertungen zur Liquiditätsvorschau abgeschlossen wird. Kapitel 7 zeigt Ihnen auf fast 200 Seiten, wie Sie besonders schnelle Abschlüsse durchführen können (Fast Close). Wiederkehrende periodische Aufgaben, wie etwa die Umgliederung von Forderungen und Verbindlichkeiten oder auch Verzinsung, können mithilfe dieser Software unterstützt werden. Zusätzlich stehen ab SAP R/3- Release 4.7 eine Abgrenzungsmaschine (Accrual Engine) und ab den SAP ERP-Releases ein Tool für die Intercompany-Abstimmung zur Verfügung. Der Anhang soll die Hauptkapitel dieses Buches mit praktischen Dokumentationen ergänzen. Neben einer Zusammenfassung der in diesem Buch verwendeten Menüpfade ist, passend zu Kapitel 7, ein Beispiel eines strukturierten Abschlussplans für Sie hinterlegt. Außerdem finden Sie im Anhang ein Glossar und eine Einführung in die Bedienung des SAP-Systems. 17

13 Einleitung Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten? Die einzelnen Kapitel des Buches können unabhängig voneinander gelesen werden, sodass Sie die Freiheit haben, einzelne Kapitel zu überspringen und sich auf die für Sie interessanten Themen zu konzentrieren. Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, verwenden wir spezielle Symbole: Mit diesem Symbol möchten wir Sie vor einem möglichen Problem warnen. Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie diese Aufgabe in Angriff nehmen oder diese Funktion nutzen möchten. Dieses Symbol leitet ein längeres Beispiel ein oder stellt ein kürzeres Beispiel in einem Kasten dar. Oftmals werden wir die im Text besprochenen Themen und Funktionen durch ein Beispiel illustrieren. Dieses Symbol markiert einen Tipp. Hier weisen wir auf eine wichtige Information noch einmal besonders hin, die Ihnen die Arbeit erleichtern kann. Danksagungen Bücher zu schreiben ist nicht einfach, und gerade ein Fachbuch zu einer komplexen Anwendungssoftware wie FI fordert nicht nur von den Autoren großen Einsatz. Viele Freunde und Kollegen haben uns bei diesem Buchprojekt durch Ratschläge, zusätzliche Informationen und ihre Korrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanken wir uns herzlich! Heinz Forsthuber bedankt sich besonders bei der OctaVIA AG und hier speziell bei Herrn Dirk Benderoth, die ihn durch Bereitstellung eines SAP-Systems auf dem Releasestand SAP ERP 6.0 EHP 6 sowie durch tatkräftige und kompetente Hilfe unterstützt haben. Besonders wichtig war jedoch fraglos die Unterstützung durch unsere Familien. Ein besonderes Dankeschön gilt Erika und Wolfgang Siebert sowie Karin Bädekerl und Helma und Walter Forsthuber ihnen ist dieses Buch gewidmet. Heinz Forsthuber und Jörg Siebert 18

14 »Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart verstehen.«gemäß diesem Leitspruch erhalten Sie in diesem Kapitel einen Überblick über die Entwicklung der SAP- Lösung für das Rechnungswesen. Außerdem finden Sie eine Zusammenfassung der Neuerungen in SAP ERP Financials. 1 Überblick Im Jahr 1972 gründeten fünf ehemalige Mitarbeiter von IBM Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp und Hasso Plattner das kleine Unternehmen SAP in Weinheim siedelte SAP dann nach Walldorf um. Bereits von Anfang an war die Buchhaltungssoftware eine der Kernlösungen von SAP. Die Architektur und das Konzept der SAP-Finanzbuchhaltung wurden vor allem von Claus Wellenreuther geprägt. Die ersten Softwarepakete R/1 und R/2 beinhalteten bereits die Komponente RF, wobei der Buchstabe»R«für Realtime (Echtzeit) und der Buchstabe»F«für Finanzbuchhaltung steht. In diesen Versionen war eine Hauptbuchhaltung mit Nebenbüchern für Lieferanten, Kunden und Anlagen verfügbar. In R/2-Zeiten wurde die grafische Benutzeroberfläche maßgeblich durch den Großrechner mit dessen Zeichenorientierung geprägt. Abbildung 1.1 zeigt eine alte Transaktion zur Stammdatenerfassung. Die Komponente RF Abbildung 1.1 R/2-Benutzeroberfläche 19

15 1 Überblick Einige Konzepte aus dieser Zeit haben bis zum aktuellen SAP-Release überlebt. Im Folgenden geben wir Ihnen dazu einige Beispiele. 1.1 Berichte und Transaktionscodes Berichte RFBILA00/ RAGITT00 Das Prinzip der Transaktionscodes Heutige Auswertungen, die mit den Anfangsbuchstaben»RF«beginnen, haben ihren Ursprung in der Zeit der Komponente RF. Zum Beispiel findet man im aktuellen SAP-Release noch eine Bilanzauswertung mit dem Berichtsnamen RFBILA00. Berichte mit den Anfangsbuchstaben RA stammen aus der gleichen Epoche.»RA«steht für die Applikation Anlagenbuchhaltung. Ein Beispiel dafür ist das Anlagengitter RAGITT00. Wenn Sie Berichte im Finanzwesen allgemein oder in der Anlagenbuchhaltung im Besonderen suchen, ist es also hilfreich, in der Berichtssuche mit RF* oder RA* zu arbeiten. In der Anfangszeit von SAP wurde die Software ausschließlich mit Berichtsnamen und Transaktionscodes bedient. Für den SAP-Anwender gab es als Hilfsmittel kleine gedruckte Faltmappen, die alle Funktionen und damit einhergehenden Transaktionscodes enthielten. Neben den Berichtsnamen hat auch das Prinzip der Transaktionscodes die Zeit überlebt. Folgende Transaktionscodes finden Sie z.b. im aktuellen SAP-Release: FB01 Finanzbuchhaltung, Beleg anlegen FB02 Finanzbuchhaltung, Beleg ändern FB03 Finanzbuchhaltung, Beleg anzeigen FD01 Finanzbuchhaltung, Debitoren anlegen FD02 Finanzbuchhaltung, Debitoren ändern FD03 Finanzbuchhaltung, Debitoren anzeigen FK01 Finanzbuchhaltung, Kreditoren anlegen FK02 Finanzbuchhaltung, Kreditoren ändern FK03 Finanzbuchhaltung, Kreditoren anzeigen KS01 Kostenrechnung, Kostenstelle anlegen KS02 Kostenrechnung, Kostenstelle ändern KS03 Kostenrechnung, Kostenstelle anzeigen Auch heute können Sie mit diesen Kürzeln schnell auf SAP-Funktionen zugreifen. Die Bedeutung der Transaktionen ist jedoch aufgrund 20

16 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip 1.2 der Übersichtlichkeit von Menüpfaden und der damit verbundenen Navigationsstrukturen zurückgegangen. In diesem Buch wird deshalb auch der Fokus auf die Menüpfade und weniger auf die einzelnen Transaktionen gelegt. Im Anhang finden Sie ein Verzeichnis der verwendeten Menüpfade dieses Buches, und im Index sind alle Transaktionen, die in diesem Buch vorkommen, aufgeführt. Zusätzlich zu diesen funktionalen Relikten wurden einige konzeptionelle Grundprinzipien bis heute beibehalten. Dazu gehört neben der Echtzeitverarbeitung auch das Belegprinzip. 1.2 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip Die Echtzeitverarbeitung von Informationen sorgte in Bezug auf das Rechnungswesen schon in den ersten SAP-Releases für eine gleichzeitige Verarbeitung der Informationen im Hauptbuch und in den Nebenbüchern. Nach dem Realtime-Prinzip werden vor dem Buchungsvorgang alle angeschlossenen Module auf eine fehlerfreie Verarbeitung geprüft. Dies umfasst Einkauf, Vertrieb, Reisekostenabrechnung, Kostenrechnung und vieles mehr. In der Anfangszeit von SAP war in den meisten Unternehmen eine Tagesendverarbeitung üblich. Die Tagesendverarbeitung hatte jedoch zur Folge, dass Buchungsprüfungen erst spät nach der Datenerfassung erfolgten und anschließend eine Fehlermappe für Korrekturen erstellt wurde. Die abgehefteten physischen Belege mussten für diesen Zweck ein weiteres Mal bemüht werden ein zusätzlicher manueller Arbeitsschritt. Tagesendverarbeitung und Fehlermappen Nur mit einer Echtzeitverarbeitung war aber ein Belegprinzip sinnvoll anwendbar. Das Belegprinzip besteht darin, einen Buchungsbeleg möglichst immer nur einmal betrachten zu müssen. Sind zu diesem Zeitpunkt alle Informationen korrekt, kann dieser elektronisch gebucht und der physische Beleg abgeheftet werden. Selbst heute gibt es am Markt noch Softwarelösungen, die eine Echtzeitverarbeitung und das Belegprinzip nicht vollständig beherrschen. Dort werden Buchungsbelege mit einem periodischen Job alle fünf bis zehn Minuten zur Überprüfung und Verarbeitung herangezogen. Wenn Sie heute im SAP-System bei der Erfassung einer Eingangsrechnung direkt auf einen Fehler in der Zusatzkontierung»Kosten- 21

17 1 Überblick stelle«hingewiesen werden, liegt das an dem immer noch gültigen Prinzip der Echtzeitverarbeitung. Verschiedene Module In der Hauptbuchhaltung (FI-GL) laufen die gesammelten Zahlen aus allen Nebenbüchern zusammen. Auf dieser Grundlage werden Bilanzen erstellt. Die Debitorenbuchhaltung (FI-AR, Accounts Receivable) ist in Echtzeit an das Hauptbuch angeschlossen und ermöglicht ein Forderungsmanagement auf Kunden- und Einzelpostenebene. Neue Geschäfte werden in Form von Rechnungen vom Vertriebsmodul SD (Sales and Distribution) direkt übergeben. FI-AP (Accounts Payable), die Kreditorenbuchhaltung, verwaltet die Lieferanten und damit Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Ist das Einkaufsmodul MM (Materialmanagement) im Einsatz, können neue Eingangsrechnungen direkt gegen Bestellungen und Wareneingänge geprüft werden. Bei der Bankbuchhaltung FI-BL (Bank Ledger) handelt es sich um ein»unechtes Nebenbuch«. Bankkonten werden über das Hauptbuch abgebildet, lediglich das Kassenbuch hat hier den Charakter einer kleinen Nebenbuchhaltung. Das Modul CO (Controlling) ist um einiges vielschichtiger, als die Module der Finanzbuchhaltung hier skizziert wurden. Es wird in diesem Bereich nochmals zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung unterschieden. Die wichtigsten CO-Komponenten sind: CO-OM Gemeinkostenrechnung (Overhead Cost Management) CO-PC Produktkostenrechnung (Product Costing) CO-PA Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (Profitability Analysis) Der Themenkomplex Controlling wird in diesem Buch nicht weiter behandelt. Für eine Vertiefung empfehlen wir Ihnen das Buch»Praxishandbuch SAP-Controlling«von Uwe Brück (SAP PRESS). Gemeinsame Stammdaten Den verschiedenen Modulen liegt jeweils eine gemeinsame Datenbank zugrunde. Der wesentliche Vorteil dieser gemeinsamen Datenbasis besteht darin, dass z.b. Kundenstammdaten für die Module FI und SD nur einmal vorgehalten werden müssen. Das Gleiche gilt für den Einkaufsprozess und die Lieferantendaten für die Module FI und MM. Insbesondere für Prozessschritte, die an den Grenzen der jeweiligen Abteilungen erfolgen, wie etwa eine Kreditlimitprüfung oder die Prüfung von Eingangsrechnungen, ist diese gemeinsame Architektur von Vorteil. 22

18 Integration 1.3 Das Belegprinzip sorgt dafür, dass die Informationen von allen relevanten Modulen in Echtzeit geprüft und anschließend zur Verfügung gestellt werden. Damit verfügt das Controlling unmittelbar über Informationen zu Erlös- und Aufwandspositionen. Das Gleiche gilt für die Bankbuchhaltung, in der zukünftige Geldmittelabflüsse aus Bestellanforderungen, Bestellungen und Kreditoren sowie zukünftige Geldmittelzuflüsse aus Aufträgen und Fakturen in Echtzeit vorliegen. Dieser Integrationsaspekt wird in diesem Buch in den jeweiligen Kapiteln zur Debitoren-, Kreditoren- und Bankbuchhaltung ausführlich beschrieben. 1.3 Integration Als SAP-Anwender können Sie innerhalb einer einheitlichen Benutzeroberfläche Funktionen in Finanzwesen, Einkauf, Verkauf oder Controlling aufrufen vorausgesetzt, die notwendigen Benutzerberechtigungen liegen vor. Dieser Umstand ist einer der wichtigsten Vorteile eines integrierten Systems. Im konkreten Anwendungsfall ist er hilfreich, um den Belegfluss zu verfolgen, indem z.b. ein Absprung aus der Fälligkeitsanalyse in die Debitorenbuchhaltung und anschließend in das Vertriebsmodul SD möglich ist. Ein ähnlicher Drilldown im Berichtswesen ist z.b. von der Liquiditätsübersicht in die Kreditorenbuchhaltung und anschließend in den Einkauf denkbar. Diese beiden Beispiele für Anwendungsfälle demonstrieren den Integrationsvorteil einer einheitlichen Benutzeroberfläche in Kombination mit dem internen Belegfluss. Andere Softwarelösungen, die mit»datensilos«und Schnittstellen arbeiten, werden diese Möglichkeiten kaum bieten können. Das SAP-Produkt für das Rechnungswesen heißt nun SAP ERP Financials. Außer den Anwendungen für Finanzbuchhaltung und Controlling wird unter diesem Dach noch einiges mehr zusammengefasst. SAP ERP Financials umfasst die folgenden Bereiche: Einheitliche Benutzeroberfläche SAP ERP Financials Finanzwesen (FI) Mit FI können Sie alle buchhalterischen Daten verwalten und darstellen, Geschäftsvorfälle nach dem Belegprinzip aufzeichnen, einen integrierten Datenfluss ermöglichen, Buchhaltungsdaten in Echtzeit zur Verfügung stellen und automatische Buchungen im Hauptbuch vornehmen. All diese Bereiche sind Thema dieses Buches. 23

19 1 Überblick Controlling (CO) CO bietet Funktionen für die Koordination, Überwachung und Optimierung der unternehmerischen Aktivitäten. CO ist nicht nur mit FI, sondern auch eng mit den Produktions- und Logistikmodulen integriert, sodass alle Daten, die für die Kostenrechnung relevant sind, automatisch dort einfließen können. Forderungs- und Kreditmanagement Mithilfe von Funktionen für das Forderungs- und Kreditmanagement und der elektronischen Rechnungsabwicklung kann das Working Capital optimiert werden, indem Geldflüsse von der Bestellung bis zur Bezahlung sowie umgekehrt vom Auftragseingang bis zum Geldeingang überwacht und verbessert werden. Dafür stehen verschiedene Produkte zur Verfügung, von denen einige (Dispute, Collections und Credit Management sowie Biller Direct) auch Thema dieses Buches sind. (Die entsprechenden Funktionen wurden über einen langen Zeitraum unter dem Oberbegriff Financial Supply Chain Management (FSCM) eingeordnet, der auch teilweise aktuell noch im Anwendungsmenü enthalten ist. Inzwischen ist dieser Oberbegriff offiziell weggefallen, die darunter versammelten Funktionen bestehen aber fort.) Treasury Mit SAP Treasury and Risk Management werden Geschäfte an Kapitalmärkten sowie der interne und externe Zahlungsverkehr optimiert. Wertpapiere, Geld-, Devisen- und Derivatgeschäfte werden mit dem entsprechenden Nebenbuch abgedeckt. Das Praxishandbuch SAP-Finanzwesen beleuchtet einen kleinen Aspekt des Zahlungsverkehrs, nämlich das Thema SEPA und die SAP- Lösung Bank Communication Management Neuerungen in SAP ERP Financials (Release SAP ERP 6.0) Das Release SAP ERP 6.0 ist für neue SAP-Kunden das Startrelease und für Bestandskunden die Plattform für ein Zielrelease. Die vorliegende fünfte Auflage des Praxishandbuchs SAP-Finanzwesen basiert auf diesem Release und soll sowohl Grundkenntnisse im SAP-Finanzwesen vermitteln als auch Neuerungen von ERP 6.0 gegenüber dem Vorgängerrelease R/3 herausstellen. Was die Neuerungen anbelangt, sind im Wesentlichen die folgenden Funktionen zu nennen: 24

20 Integration 1.3 Das neue Hauptbuch Die Erneuerung der Kernkomponente des Rechnungswesens ist sicherlich die größte Neuerung im ERP-Release. Kapitel 2,»Hauptbuchhaltung«, geht auf die grundsätzliche Rolle des klassischen Hauptbuchs FI-GL ein und stellt die Neuerung im Kontext dar. Accrual Engine Abgrenzungsbuchungen werden in Kapitel 7,»Abschlussarbeiten«, näher behandelt. Bisher konnten diese ausschließlich mit Dauerbuchungen erstellt werden. Die Accrual Engine bietet dazu eine neue Alternative. Intercompany-Abstimmung Geschäftsbeziehungen innerhalb einer Unternehmensgruppe erzeugen Intercompany-Buchungsbelege. Sie müssen im Rahmen der Abschlussarbeiten abgestimmt werden. Kapitel 7 stellt Ihnen die Neuerungen in diesem Bereich vor. Elektronische Umsatzsteuermeldung Eine kleine Neuerung bietet die elektronische Umsatzsteuermeldung. Bisher konnten ausschließlich Papierdokumente an die Behörden gesendet werden. Kapitel 7 beschreibt die Vorgehensweise des durchgängigen elektronischen Prozesses. Forderungsmanagement Das Forderungsmanagement ehemals Teil von FSCM (Financial Supply Chain Management) ist im SAP ERP-Release umfassend erneuert worden. Mit neuen Lösungen zum Credit, Collections und Dispute Management sowie mit der Komponente Biller Direct kann der Geschäftsprozess besser unterstützt werden. Kapitel 4,»Debitorenbuchhaltung«, zeigt hier die Potenziale. Bankenkommunikation Diese neue Lösung ermöglicht einen direkten Austausch der Zahlungsträgerdateien bzw. Kontoauszüge mit den jeweiligen Hausbanken. Details dazu liefert Kapitel 6,»Bankbuchhaltung«. Möglichkeit eines Self-Services für die Anlageninventur Dieses Szenario wurde für SAP Deutschland entworfen und dient als Beispiel dafür, was mit der neuen Basisinfrastruktur SAP Net- Weaver alles möglich ist. Kapitel 7,»Abschlussarbeiten«, bietet Ihnen davon einen Eindruck. Verbesserungen im Abschreibungslauf und im periodischen Bestandsbucher Diese Neuerung ist für den Anwender nicht auf den ersten Blick 25

21 1 Überblick ersichtlich, weil hier die Laufzeit der Programme mit einer neuen Architektur optimiert worden ist. Kapitel 7 schildert den Prozessschritt Abschreibungslauf. Arbeitsvorrat für die Wechselkurspflege Um die Wechselkurspflege zu erleichtern, wurde die Möglichkeit geschaffen, mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. In Kapitel 7 wird das anhand eines Beispiels bei der Fremdwährungsbewertung geschildert. In den einzelnen Kapiteln dieses Praxishandbuchs wird jeweils ausführlich Bezug auf diese hier kurz angerissenen Neuerungen genommen. Sie stehen jedoch exemplarisch für das, was sich in SAP ERP Financials insgesamt geändert hat. Einen wesentlich detaillierteren Überblick über SAP ERP Financials erhalten Sie mit dem ERP Solution Browser. Das technische Tool ist im Internet unter frei erhältlich und nicht nur auf den Applikationsbereich Financials beschränkt. Abbildung 1.2 illustriert die Möglichkeiten des Tools. Auf der linken Seite geben Sie das Startrelease und anschließend das Zielrelease ein. Mit der Einschränkung auf die gewünschte Applikation werden Delta-Funktionen aufgelistet. Abbildung 1.2 ERP Solution Browser 26

22 Integration 1.3 Ein zusätzlicher Detaillierungsgrad zeigt die funktionale Beschreibung, gepaart mit dem betriebswirtschaftlichen Nutzen (siehe Abbildung 1.3). Solution Browser Abbildung 1.3 Die Lösung im Detail Darüber hinausgehende Informationen bieten die Release Notes, die einige hundert Seiten umfassen. Im nächsten Abschnitt beschreiben wir kurz, was Sie bei einem Releasewechsel beachten sollten Releasewechsel Dank der Architektur der SAP-Lösung gibt es innerhalb eines Releases keine Versionsprobleme zwischen den einzelnen Modulen wie SD, MM, FI und CO, da sie in einer einheitlichen Version ausgeliefert werden. In der Vergangenheit waren Releasewechsel für Kunden immer große Projekte, für die viel Zeit und Geld investiert werden musste. Insbesondere eigene Programmierungen und Neuerungen erforderten Arbeitsaufwand. Häufig waren umfangreiche Tests, Anpassungen und Schulungen der Anwender notwendig. Keine Versionsproblematik SAP-Releases Die bisherige Releasereihenfolge bei SAP in der jüngeren Vergangenheit lässt sich wie folgt darstellen: R/3 4.0 R/

23 1 Überblick R/3 4.6 R/3 4.7 (auch R/3 Enterprise genannt) ERP 5.0 (ehemals mysap ERP 2004 bzw. ECC 5.0 (Enterprise Core Component)) ERP 6.0 (ehemals mysap ERP 2005 bzw. ECC 6.0) Stabiler Kern und Neuerungen Nicht selten wurden Releasewechsel wegen des hohen Investitionsvolumens aufgeschoben, selbst wenn einige neue Funktionen Prozessverbesserungen mit sich gebracht hätten. Es war aus Gesamtkostensicht um einiges günstiger, das eine oder andere Release einfach zu überspringen. Ein CIO brachte es mit dem folgenden Satz auf den Punkt:»Ihr [SAP] dürft mein ERP-Kernsystem alle fünf Jahre anfassen und bitte sehr an einem Samstag.«Auf der anderen Seite möchten viele Firmenchefs häufig (jedes Quartal) verbesserte Prozesse haben ein klassisches Spannungsfeld zwischen Stabilität auf der einen und dynamischer Veränderung/Verbesserung auf der anderen Seite, mit dem sich SAP konfrontiert sah. Ein weiteres Anliegen, das von SAP-Kunden in der Vergangenheit immer wieder vorgebracht wurde, betrifft funktionale Veränderungen innerhalb des ERP-Systems: Häufig sollte eine neue Funktion im Finanz- und Rechnungswesen genutzt werden, andere Neuerungen in den Bereichen Personalabrechnung, Einkauf oder Verkauf waren dagegen zuerst einmal nicht interessant. In der Vergangenheit wurden bei einem Releasewechsel neue Funktionen jedoch immer für alle Bereiche sichtbar und teilweise direkt aktiv. Diesen»Big-Bang- Ansatz«wollten die SAP-Kunden vermeiden. Stattdessen waren kleine Projekte mit jeweils berechenbaren Gegenüberstellungen der Projektkosten und des Prozessnutzens erwünscht. Eine Antwort auf diese zwei Dimensionen der Herausforderung sind die Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs). Der Kern bleibt stabil, und gleichzeitig wird es möglich, Prozessverbesserungen ohne Releasewechsel durchzuführen kleine funktionale Verbesserungen in einem Themenbereich anstelle eines»big Bangs«sind möglich Erweiterungspakete (EHPs) Zweiter Anlauf Die Idee eines stabilen Kerns und funktionaler Verbesserungen in Form von kleinen Paketen ist in der SAP-Welt nicht neu. Bereits in 28

24 Integration 1.3 Release 4.7 gab es mit den Extension Sets einen ähnlichen Ansatz. Dieser Versuch war allerdings nicht erfolgreich, unter anderem weil die verschiedenen SAP-Branchenlösungen (etwa 27) zu Veränderungen des ERP-Kerns drängten. Darüber hinaus entstand zu diesem Zeitpunkt mit der neuen SAP-Basiskomponente SAP NetWeaver eine Infrastruktur, die ebenfalls berücksichtigt werden musste. Die Erfahrung aus dieser Zeit zeigt, dass es durchaus schwierig ist, einen Kern stabil zu halten und trotzdem Neuerungen zu entwickeln. Was die Erweiterungspakete angeht, sind die Rahmenbedingungen jedoch gut. Mit den Erweiterungspaketen werden bereits seit 2005 funktionale Erweiterungen zum ERP 6.0-Kern angeboten. Die EHPs 1 bis 6 stehen bereits allgemein zur Verfügung. Welches Release und welches Erweiterungspaket bei Ihnen zum Einsatz kommt, können Sie in der Menüleiste über System Status abfragen. Es erscheint dann ein zusätzliches kleines Fenster, in dem wie in Abbildung 1.4 die Releasenummer dargestellt wird. Im Beispiel sind das Release SAP ERP 6.0 und das Erweiterungspaket 6 (EHP 6) technisch vorhanden. Systemstatus Abbildung 1.4 Übersicht des Releases 29

25 1 Überblick Weil funktionale Neuerungen thematisch gekapselt und zunächst inaktiv sind, müssen sie im Customizing aktiviert werden. Der Menüpfad Werkzeuge Customizing IMG Projektbearbeitung F5 SAP Customizing Einführungsleitfaden Business Functions aktivieren führt zu den Business Function Sets, die die funktionalen Erweiterungen der im SAP-System technisch vorhandenen Erweiterungspakete repräsentieren. Die Aktivierung einzelner Business Functions generiert im SAP-System neue Customizing-Menüpfade, und die Neuerungen werden in der Anwendung sichtbar. Abbildung 1.5 Aktivierung der Erweiterungspakete Abhängigkeiten Aus Abbildung 1.5 geht ebenfalls hervor, dass es Abhängigkeiten zwischen den neuen Funktionen gibt. Neuerungen zum Hauptbuch sind etwa in den Erweiterungspaketen 2, 4 und 6 zu finden. EHP 6 baut jedoch auf 4 auf, weshalb nur eine gemeinsame Aktivierung sinnvoll ist. Mit dieser Technik ist es möglich, kleine überschaubare Projekte für die Einführung funktionaler Neuerungen durchzuführen. Der sonst übliche»big-bang-ansatz«gehört damit der Vergangenheit an. Trotz dieser technischen Neuerung bedarf es der im Projekt üblichen Vorgehensweise aus Konzeption, Konfiguration, Test und Produktivsetzung. Die Erweiterungspakete legen den Grundstein für eine auch zukünftig lange bestehende Softwaregeneration. Im nächsten Abschnitt gehen wir kurz auf die Wartungsstrategien von SAP ein. 30

26 Fazit Wartungsstrategie Damit die Kunden für das SAP ERP-Release Planungssicherheit haben, gibt es bereits lange im Voraus eine Zusage von SAP, wie lange für die Lösung eine Wartung garantiert wird (siehe auch unter Insbesondere für die Veränderung der Software im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben ist diese Aussage wichtig. Aktuell stellt sich die Situation so wie in Abbildung 1.6 dar. Abbildung 1.6 Wartungsstrategie (Quelle: SAP) Die Wartung wurde von Dezember 2015 auf das Jahr 2020 verlängert. Das bedeutet, SAP entwickelt die Software im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen weiter. In Hinweis wird dieser Zusammenhang ausführlich beschrieben. 1.4 Fazit Als aktuelle Standortbestimmung kann es nicht schaden, die Vergangenheit in einem Kurzdurchlauf Revue passieren zu lassen. Der Leitspruch»Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart verstehen«ist sicherlich für viele Lebenslagen gültig. Im Kontext von SAP ERP bzw. der SAP-Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen fällt es mit Kenntnissen über die Vergangenheit leichter, die eigene aktuelle Situation zu verstehen und fast noch wichtiger diese auch zu bewerten. Software ist ein langlebiges Investitionsgut. Das Release 31

27 1 Überblick SAP ERP 6.0 ist das empfohlene Zielrelease für Upgrades und dient als Ausgangspunkt für funktionale Erweiterungspakete. Alle diese Neuerungen sind in die fünfte Auflage des Praxishandbuchs Finanzwesen eingearbeitet worden. Der Themenschwerpunkt der nächsten Kapitel liegt auf den Funktionen der Haupt-, Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sowie auf den periodischen Abschlussarbeiten. 32

28 Die Hauptbuchhaltung bildet das Herzstück des Finanz- und Rechnungswesens. Es gibt eine zentrale Möglichkeit, dieses Element auszuprägen das neue Hauptbuch. 2 Hauptbuchhaltung Dieses Kapitel behandelt die betriebswirtschaftlichen Grundlagen der Hauptbuchhaltung und beschreibt die SAP-Komponente FI-GL (General Ledger). Viele Organisationsbegriffe wie Mandant, Buchungsund Kostenrechnungskreis, Geschäftsbereich oder Kontenplan werden grundsätzlich erklärt und in einen Gesamtzusammenhang gebracht. Da der Aufbau einer funktionierenden Buchhaltung stark von den Ausprägungen der Stamm- und Belegdaten abhängt, werden auch diesem Thema einige Abschnitte gewidmet. Die wesentliche Neuerung in Release SAP ERP 6.0 besteht im neuen Hauptbuch. Was sich genau hinter diesem Themenkomplex verbirgt und für welche Firmen der Einsatz des neuen Hauptbuchs lohnenswert ist, wird in einem separaten Abschnitt näher beleuchtet. 2.1 Grundlagen Im zentralen Bereich Rechnungswesen werden im SAP-System die buchhalterisch relevanten Daten eines Unternehmens erfasst, gesteuert, verteilt und dokumentiert. Innerhalb des Rechnungswesens wird zwischen einem externen Rechnungskreis (SAP-Modul Financials, FI) und einem internen Rechnungskreis (SAP-Modul Controlling, CO) unterschieden. Der externe Rechnungskreis umfasst die Haupt- und Geschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern, und der interne Rechnungskreis beinhaltet die Kosten- und Leistungsrechnung. Die beiden Bereiche Finanzbuchhaltung (Buchführung) und Kosten- und Leistungsrechnung werden oft durch die Bereiche Statistik und Planung ergänzt. Externes/internes Rechnungswesen 33

29 2 Hauptbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Die Buchführung versorgt die Kosten- und Leistungsrechnung mit den relevanten Aufwands- und Erlösbuchungen. Die Kosten- und Leistungsrechnung ergänzt dieses Datenmaterial um kalkulatorische Wertansätze und Verrechnungen, die ebenfalls auf den Sachkonten eines gemeinsam genutzten Kontenplans zu buchen sind. Damit lassen sich im SAP-System das Controlling mit allen Einzelvorgängen und die Hauptbuchhaltung aufeinander abstimmen. Die Statistik liefert betriebliche Auswertungen durch Vergleichsrechnungen gegenüber früheren Perioden oder Unternehmen der gleichen Branche. Sie dient als Basis für die Planung des Unternehmensgeschehens, um eine Entscheidungsgrundlage für die Zukunft zu erhalten. Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung Die Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung wird durch folgende Instrumente gewährleistet: gemeinsamer Kontenplan durchgängiges Belegprinzip mit Einzelbelegbuchung nach dem Realtime-Prinzip parallele Kontierungsmerkmale für die Haupt- und Nebenbücher sowie die Kosten- und Leistungsrechnung Abstimmungen hinsichtlich periodischer und vorgangsbezogener Belege und Summen wechselseitiger Verrechnungsfluss von Haupt- und Nebenbuchhaltung in die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung Dabei bestehen besonders enge Beziehungen zwischen: der Hauptbuchhaltung (Sachkontenbuchhaltung, Aufwendungen) und dem Gemeinkostencontrolling der Anlagenbuchhaltung und dem Projektcontrolling (Investitionsmanagement) der Materialbuchhaltung und dem Produktcontrolling der Ergebnisrechnung mit allen Buchhaltungssystemen Dieses Buch legt seinen Schwerpunkt auf die Finanzbuchhaltung (das externe Rechnungswesen), deren Aufgaben und Entwicklung im nächsten Abschnitt erläutert werden. 34

30 Grundlagen Ziele der Hauptbuchhaltung Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Aufnahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (etwa Primärbuchungen oder Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in ein betriebswirtschaftlich integriertes Softwaresystem garantiert zu jedem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmt ist. Das Hauptbuch gilt als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäftsvorfälle. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rechnungslegung dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist in Echtzeit aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen verfügbar, z.b.: Vorgänge in Echtzeit Kontenführung Journalschreibung Summen/Saldenverkehrszahlen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Zentrale Größe des Rechnungswesens ist die Bilanz, eine kurz gefasste Übersicht über Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Die Bilanz gibt Auskunft über die in Geld gemessene Größe, Art und Zusammensetzung des Vermögens eines Unternehmens zu einem genau bestimmten Zeitpunkt und stellt fest, mit wie viel eigenem und fremdem Kapital das Vermögen finanziert worden ist. Zu Beginn eines Geschäftsjahres wird die Bilanz in die einzelnen Bestandskonten aufgelöst. Diese dienen zur fortlaufenden und übersichtlichen Einzelabrechnung jeder Bilanzposition. Bilanz Konfiguration des Systems In der Einführungsphase muss zunächst im Rahmen der Systemkonfiguration (Customizing) das ausgelieferte SAP-Standardsystem an die speziellen Belange des Kunden angepasst werden. Die interne Organisation des SAP-Kunden und die vorgedachten Strukturen im SAP-System müssen in diesem Prozess in Einklang gebracht werden. Dies betrifft zum einen die statische Gliederung des Unternehmens und zum anderen die Funktionen des SAP-Systems, mit denen die im Unternehmen vorhandenen betrieblichen Abläufe automatisiert werden können. Bei der kundenspezifischen Anpassung eines SAP- Systems werden hauptsächlich die Inhalte der Tabellen eingestellt, Systemkonfiguration bzw. Customizing 35

31 2 Hauptbuchhaltung die im SAP-System steuernde Funktionen haben. Eine Änderung der Standardprogramme mittels Programmierung wird vermieden. SAP-Ordnungsbegriffe Zentrale Ordnungsbegriffe eines SAP-Systems sind aus der Sicht der Finanzbuchhaltung der Mandant (in der Regel die Konzernebene), der Kontenplan und der Buchungskreis (in der Regel die Ebene des Einzelunternehmens). Bei Einsatz des SAP-Moduls CO (Controlling) kommt außerdem die Organisationseinheit Kostenrechnungskreis hinzu, in der die Belange der Kosten- und Leistungsrechnung und damit alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet sind Mandant Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. Jeder Mandant ist eine in sich abgeschlossene Einheit mit getrennten Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. Alle Eingaben werden getrennt nach Mandanten gespeichert, um die Einhaltung einheitlicher Verarbeitungsregeln zu gewährleisten. Ein Mandant ist demnach eine systemtechnische Nutzungseinheit der SAP-Software. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten sind nur innerhalb eines Mandanten durchführbar. So ist es beispielsweise nicht möglich, Debitoren verschiedener Mandanten in einem Mahnlauf auszuwerten. Festlegungen, die auf Mandantenebene getroffen werden, gelten für alle Organisationsstrukturen dieses Mandanten (Buchungskreise, Geschäftsbereiche etc.). Die Zugangsberechtigung wird getrennt nach Mandanten vergeben. Damit ein Benutzer in einem Mandanten arbeiten kann, muss innerhalb des Mandanten ein Benutzerstammsatz angelegt werden Kontenplan Kontonummer und Bezeichnung Der Kontenplan ist ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Sachkontenstammsätze, die in einem oder mehreren Buchungskreisen benötigt werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkontenstammsatz die Kontonummer, die Kontenbezeichnung sowie steuernde Informationen. Man kann innerhalb eines Mandanten beliebig viele Kontenpläne verwenden. Dies ist etwa dann notwendig, wenn die Buchungskreise unterschiedlichen Branchen oder Nationalitäten angehören. Die Kontenpläne, die innerhalb eines Mandanten verwendet werden, bilden das Kontenplanverzeichnis. 36

32 Grundlagen Buchungskreis Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss (Bilanz und GuV) und das Meldewesen. Ein Buchungskreis ist also eine selbstständig bilanzierende Einheit. Für einen Mandanten können fast beliebig viele Buchungskreise eingerichtet werden. Jedem Buchungskreis muss dabei genau ein operativer Kontenplan zugeordnet werden, der von mehreren Buchungskreisen verwendet werden kann. Ebene des Einzelabschlusses Geschäftsbereich Ein Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Mandanten, die keinen rechtlichen Bestimmungen unterliegt. Er beschreibt einen abgegrenzten Aufgaben- oder Verantwortungsbereich im Unternehmen. Geschäftsbereiche sind nur für interne Zwecke geeignet, insbesondere zur Auswertung und Analyse interner Daten. Vor allem der Geschäftsbereich als Ebene der Finanzbuchführung bildet eine nicht selbstständige organisatorische Einheit innerhalb eines Mandanten. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen und Ergebnisse (Bilanz und GuV) je Geschäftsbereich zu speichern, zu verwalten und auszuwerten. Aufgrund interner Verrechnungen sind Sie mithilfe der Geschäftsbereiche in der Lage, beliebige Ergebnisebenen (Sparten, Werke, Verkaufsorganisationen etc.) nach betriebswirtschaftlich relevanten Inhalten gegliedert abzubilden. Aufgaben- oder Verantwortungsbereich Profit-Center Profit-Center stellen eine managementorientierte Einteilung des Unternehmens dar und dienen somit der internen Steuerung, d.h. dem Verkauf und Bezug von Leistungen anderer Abteilungen. Eine weitere wichtige Aufgabe der Profit-Center-Rechnung ist die Ermittlung bestimmter Kennzahlen (Return on Investment, Cashflow, Working Capital). Auf Profit-Center werden Ergebnisse ausgewiesen, die nach dem Umsatz- und/oder Gesamtkostenverfahren ermittelt werden. Die kosten- und erlösführenden Objekte des Systems (Innenauftrag, Kundenauftrag, Ergebnisobjekt, Anlage, Kostenstelle) werden jeweils genau einem Profit-Center zugeordnet. Mithilfe einer Zusatz- Firma in der Firma 37

33 2 Hauptbuchhaltung kontierung bei der Belegerfassung wird jeder ergebnisrelevante Geschäftsvorfall auf das zugehörige Profit-Center abgebildet. Falls ein Kontierungsobjekt nicht zugeordnet ist, werden die entsprechenden Kosten und Erlöse innerhalb der Profit-Center-Rechnung auf das sogenannte Dummy-Profit-Center gebucht, das wie jedes reale Profit- Center im SAP-System als Stammsatz vorhanden sein muss Kostenrechnungskreis Strukturierung des Controllings Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Der Kostenrechnungskreis strukturiert ein Unternehmen aus der Sicht des Controllings. Das Controlling versteht sich als Führungsfunktion mit der Aufgabe, die Entscheidungsträger des Unternehmens mit Informationen zu versorgen. Dabei geht es im Wesentlichen um die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, meistens gegliedert nach folgenden Verantwortungsbereichen: Planung und Kontrolle der Kosten Planung und Kontrolle der Ergebnisentwicklung Ermittlung der Kostenkalkulation Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, für die restriktive gesetzliche Vorlagen gelten, ist das interne Rechnungswesen frei von äußeren Regeln. Da die Kostenrechnung nach den Vorstellungen der Unternehmensführung aufgebaut werden kann, ist es möglich, den speziellen Gegebenheiten und Anforderungen eines Unternehmens Rechnung zu tragen. Um eine Datenübernahme in Echtzeit aus der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, muss jeder Kostenrechnungskreis mindestens einem Buchungskreis zugeordnet sein. Dabei gilt Folgendes: Die Buchungskreise und der Kostenrechnungskreis verwenden denselben operativen Kontenplan. Falls die Buchungskreise mit verschiedenen Währungen arbeiten, verwenden die Objekte eines Buchungskreises die Buchungskreiswährung als Objektwährung. Innerhalb des Kostenrechnungskreises wird das Unternehmen in einzelne Verantwortungsbereiche gegliedert. Innerhalb des SAP-Systems sind dies folgende Verantwortungsbereiche: 38