Kapitel 15 Strategische IT Führung I

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1 Kapitel 15 Strategische IT Führung I IT Projekt Management & Führung FS 2014 Prof. Dr. Jana Köhler

2 Prof. Dr. habil. Jana Köhler Informatikstudium in Berlin Promotion am Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz Weitere Stationen: U Linköping, U Maryland, ICSI Berkeley, U Freiburg (Habilitation) In der Schweiz seit 1999 Schindler Aufzüge AG, Zielrufsteuerungen IBM Forschungslabor Rüschlikon WebSphere BPM Suite & Service-Orientierte Architekturen Contributor BPMN 2.0 Standard Seit Herbst 2010 HSLU, Professorin für Informatik 2

3 Projekt Projekt 3

4 Ablauf Kapitel 15: IT Governance Governance I Was ist es? Abgrenzung IT Management / Corporate Governance Was? Governance Bereiche nach Weill/Ross & ITGI Governance II Wer und Wie? 3 Elemente eines Governance Frameworks RACI Matrix und archetypische Entscheidungsmuster Umsetzungsmechanismen 4

5 Literatur - Englisch - Klassiker, 2004 Kurzvariante,

6 Literatur - Deutsch - Detailliert und Aktuell, auch SOA+Cloud, 2010 Fokus auf Umsetzung und Metriken,

7 Agenda Heute Einstieg in das Problem und Motivation für Governance Übersicht zum Inhalt, Literatur, Lernziele Fallstudie Delta Airlines Übungen zur Motivation für Governance Grundlagen: Definition & Abgrenzung Einflussmöglichkeiten auf die IT Governance Bereiche nach Weill/Ross und ITGI 7

8 Strategisches IT Management ausgerichtet am Stellenwert der IT Stufe 1 IT ist ein Kostenfaktor Stufe 2 IT ist ein Geschäfts- Partner IT ist ein Vermögenswert Stufe 3 IT ermöglicht strategische Wettbewerbsvorteile Stufe 4 IT-Abteilung IT Strategic Investment Center IT Profit Center IT Service Center IT Cost Center 8 Stellenwert der IT Wir lernen ein Modell kennen, das für alle Stufen und möglichen Transitionen eine methodische Orientierung bietet.

9 Aufgabe 1: Fallstudie Delta Airlines - Auslöser Stephanie Overby: The Incredible Lateness of Delta, CIO, February 2003 Datei: Delta.pdf Lesen Sie das Dokument bis zum Ende des Abschnitts No Choice but to Start Over I. Wie stellt sich die Geschäftssituation von Delta dar? II. Welche Faktoren sehen Sie als die entscheidenden Auslöser für die umfassende IT Infrastruktur Modernisierung an? Wo hielt die IT mit den Businessanforderungen nicht mehr Schritt? III. Wie wird das Modernisierungsprojekt organisatorisch angegangen? 9

10 Aufgabe 2: Fallstudie Delta Airlines - Umsetzung Stephanie Overby: The Incredible Lateness of Delta, CIO, February 2003 Datei: Delta.pdf Lesen Sie den Abschnitt Mission Delta aus dem Dokument I. Auf welcher Technologie basiert die neue Architektur des Delta Nervensystems? II. III. Wer steht im Mittelpunkt aller Projekte? Auf wessen Bedürfnisse werden die neue IT Infrastruktur und die Geschäftsanwendungen ausgerichtet? Welche ersten Geschäftsanwendungen werden umgesetzt? Warum sind diese besonders wichtig? In welchen Anwendungsbereichen folgen Projekte in der 2. und 3. Phase? 10

11 11

12 Aufgabe 3: Fallstudie Delta Airlines - Ausblick Stephanie Overby: The Incredible Lateness of Delta, CIO, February 2003 Datei: Delta.pdf Lesen Sie den letzten Abschnitt Getting Nervous aus dem Dokument I. Welche 3 Kriterien werden für die Projektbewilligung definiert? II. Wo liegen die Prioritäten nach 9/11? III. Optional: Wie verändern sich die Projektbewilligungen im Schlussabschnitt "Altering Course"? 12

13 Lernziele IT Governance: Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die IT Weill/Ross 1-5 Strukturen Prozesse (Kommunikations) Beziehungen 13

14 Lernziele Sie können den Begriff der Governance definieren und Gründe für die Notwendigkeit von IT Governance angeben. Sie können IT Governance von Corporate Governance und IT Managment abgrenzen. Sie kennen die 5 Governance Bereiche nach Weill/Ross und ITGI und verstehen ihre Beziehung. Sie kennen archetypische Entscheidungsmuster. Sie könnnen die Rollen im Entscheidungsprozess anhand des RACI Modells erläutern. Sie verstehen die Governance Arrangement Matrix als ein Mittel, die IT Governance Strategie eines Unternehmens zu charakterisieren. Sie kennen Governance Best Practices und erkennen Symptome für schlechtes Government. 14

15 IT Governance IT Governance specifies a framework for decision rights and accountability to encourage desirable behavior in the management and use of IT Weill/Ross, 2004 Entscheidungsbefugnisse Verantwortlichkeiten in Bezug auf die IT 15

16 3 grundlegende Fragen zu Entscheidungen WAS wird entschieden? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? WER entscheidet? Wer erhält welche Entscheidungsbefugnisse? WIE werden die Entscheidungen umgesetzt? Wie werden Entscheidungsfindung, -ausführung und Verantwortlichkeiten implementiert? 16

17 Unterschied IT Governance - IT Management IT Management beschäftigt sich mit dem effizienten Betrieb (Organisation, Ablauf) der Unternehmens-IT Software, Services, Infrastruktur, Projektdurchführung Schwerpunkt liegt auf Administration der Abläufe Fokus meist auf unternehmensinterne Kunden operativ IT Governance sichert, dass IT-Aktivitäten mit den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Business abgestimmt sind Fokus auf unternehmensinterne und -externe Kunden strategisch 17

18 IT Governance IT Management Externer und interner Fokus Gesamtorganisation Zukunft Nutzen und Gewinn Interner Fokus Abteilungen und Individuen Gegenwart Kosten & Qualität Sinnvolle Investitionen Steuerung Budgettreue Durchführung 18

19 Corporate Governance Corporate Governance umfasst die Strukturen und Prozesse zur Gesamtsteuerung des Unternehmens Ebene Verwaltungsrat, Geschäftsleitung Im Mittelpunkt Rechte und Interessen der Aktionäre und Teilhaber Transparenz Verantwortlichkeit für die Entscheidungen Neue Herausforderungen durch Globalisierung und Informationsgesellschaft 19

20 20

21 Zusammenspiel der unterschiedlichen Governancesysteme IT Governance Corporate Governance Product Development Governance Software Development Governance 21

22 Welche grundlegenden Elemente der IT können beeinflusst werden? 22

23 Was wird entschieden? 23

24 5 Governance Bereiche (Domains) nach Weill/Ross 1. IT principles 2. IT architecture 3. IT infrastructure 4. Business application needs 5. IT investment prioritization 24

25 Weill/Ross: Bereich 1 - IT Prinzipien Grundlegende Aussagen zum Stellenwert und zur Ausrichtung der IT Basierend auf dem Geschäftsmodell Welche Rolle spielt die IT für das Unternehmen? Ist sie ein entscheidender Wettbewerbsvorteil? 25

26 Beispiel 1: Die neuen IT Prinzipien von Delta Prozesssicht der Firma annehmen Unternehmensinfrastruktur bereitstellen, um übergreifende Prozesse zu unterstützen Eine standardisierte IT-Umgebung bereitstellen Kundenzentrierung Wechsel von einer rein funktionalen, auf die Geschäftsbereiche ausgerichteten Rolle zu einer unternehmensweiten und auf die Kunden ausgerichteten Rolle 26

27 Beispiel 2: IT Prinzipien von MetLife 1. Enable the business 2. Ensure information integrity 3. Create a common customer view 4. Promote a consistent architecture 5. Utilize industry standards 6. Reuse before buy, buy before build 7. Manage IT as an investment Quelle: Weill/Ross, 2004 Fallstudie zu MetLife (amerik. Versicherung) im Buch 27

28 Weill/Ross: Bereich 2 - IT Architektur Die IT Architecture im Sinne der Enterprise Architecture (EA) (Unternehmensarchitektur) definiert das Zusammenspiel zwischen Geschäftsarchitektur (Geschäftsziele, -modelle, -prozesse, ) und IT Architektur (Applikationslandschaft, Infrastruktur) Stellt den "Blueprint" für die Integration, Entwicklung und Änderung der IT Assets zur Verfügung Bestimmt durch Geschäftsstrategie und Ziele sowie die damit abgestimmten IT Prinzipien Eine wohldefinierte, flexible EA ist eines der wichtigsten Governance Instrumente Hauptfokus: Standardisierung, Integration, Automatisierung der Geschäftsprozesse 28

29 Unternehmensarchitektur Grundsatzentscheide und Regeln für die gemeinsame Ausrichtung von Geschäftsstrategie und Technologie im Unternehmen Business Perspektive Strategien Organisation Prozesse Technische Perspektive Daten/Information Applikationssysteme IT Technologie inkl. Netzwerke 29

30 Beispiel: Message-basierte Middleware als Kern der neuen Enterprise Architecture von Delta 30

31 Weill/Ross: Bereich 3 - IT Infrastruktur Strategie und Entscheide für die IT-Infrastruktur, die unternehmensübergreifend oder fachbereichsübergreifend genutzt wird Hardware und Software (Datenbanken, Netzwerk, Rechnersysteme) IT Spezialisten (z.b. IT help desk) Angeboten als Services Umfasst oft mehr als 50 % der IT Kosten 31

32 Weill/Ross: Bereich 4 Bedürfnisse der Anwendungen Wer definiert und genehmigt den Business case? Definition der Projektverantwortung von den Requirements über Entwicklung zur Einführung Wer entscheidet über die Architektur der Anwendung? EA-konform oder Innovationsausnahme? 32

33 Beispiel Bedürfnisse der Anwendungen UPS Kontrollzentrum und Serverraum zum Online Tracking der Sendungen 33

34 Weill/Ross: Bereich 5 - IT Investitionsprioritäten Wieviel und wo wird investiert? Durch welchen Prozess werden Projekte genehmigt? Wie erfolgt die Begründung eines Projektes? Business case (wer definiert, wer beurteilt?) Projekt Portfolio Management 34

35 5 Governance Bereiche nach IT Governance Institute 1. Strategic alignment between Business and IT 2. Value delivery from IT to Business 3. Management of the IT resources 4. Management of risks, security and rules 5. Performance measurement 35

36 Gegenüberstellung Weill/Ross ITGI 1. IT principles 2. IT architecture 3. IT infrastructure 4. Business application needs 5. IT investment prioritization 36

37 ITGI: Strategic Alignment IT - Business Leistungen der IT in Art, Umfang und Qualität sind optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet Ziele für die IT sind klar definiert und von Businesszielen abgeleitet Umsetzungsprozesse und gremien exisitieren IT Leistungen als Services verfügbar Kontinuierliche Kommunikation zwischen Anbieter und Nutzer der IT Services Investitionen klar am Unternehmensbedarf ausgerichtet 37

38 ITGI: Value Delivery Die IT von einer Unterstützungsfunktion zu einem Faktor der Wertschöpfung verändern IT Dienstleistungen klar in Geschäftsprozesse integriert Verwendung von Standards anstelle von proprietären Individuallösungen Überprüfung aller Prozessschritte und Aktivitäten auf Notwendigkeit und Wertbeitrag 38

39 ITGI: Risiko Management I Risikotoleranz und Risikolevels sind für das Unternehmen definiert Vollständige, korrekte und aktuelle Dokumentation aller IT Prozesse Einführung dedizierter Prozesse zur Überwachung, Kontrolle und Risikofrüherkennung Gestaltung der IT Prozesse mit integrierten Kontrollen zur Erkennung von Fehlern Periodische Risikobewertungen werden durchgeführt Bewertung aller IT Assets und "assignment of ownership" Business continuity plan (BCP) / disaster recovery plan (DRP) existieren Recovery time objectives (RTOs) definiert für alle kritischen Systeme 39

40 ITGI: Risiko Management II Information Security Strategie existiert Risikomanagement Aktivitäten klar an konkreten strategischen Zielen ausgerichtet Kosten proportional zum Wert eines IT Assets Ressourcenaufwand entspricht Risikobewertung und potentiellem Schadensumfang Effektivität des Risikomangements wird periodisch getestet Risikobewertung und Massnahmen als Teil jedes Projektplans 40

41 ITGI: Resource Management Ganzheitliche und umfassende Betrachtung von Ressourcen der IT Prozesse Entwicklung eigener Prozesse zur Planung und zum Einsatz aller IT Resourcen Effiziente Gestaltung der IT Prozesse Wissensmanagement funktioniert (gewinnen, verwenden, verteilen) Prozesse sind standardisiert Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar definiert 41

42 ITGI: Performance Measurement Festlegung und Überwachung klar definierter Qualitätsmerkmale von IT Services Regelmässiger Abgleich von Kennzahlen/Indikatoren mit zuvor definierten Zielen Klar messbare Kennzahlen sind definiert (siehe auch ITIL, COBIT), z.b. Zeit und Budgetreue von Projekten #Probleme bei Einführung neuer Technologien Zeitdauer vom Auftreten eines Problems bis zur Lösung Verfügbarkeit von Anwendungen Ableitung von Massnahmen bei Abweichungen von den Zielen 42

43 Beispiel: Metriken zur Verfügbarkeit von Anwendungen Mean Time to Recover (MTTR) - Zeitspanne bis ein ausgefallenes System wieder verfügbar ist Mean Time to Failure (MTTF) - Zeitspanne bis zum Auftreten des nächsten Ausfall Mean Time between Failure (MTBF) - Zeitspanne zwischen 2 Ausfällen Down! Up! Down! MTTR MTBF MTTF 43

44 Zusammenfassung ITGI Domains 44

45 Vergleich Weill/Ross Bereiche ITGI Bereiche Welche Idee liegt der Gliederung der Bereiche zugrunde? ITGI Ressourcen Management Strategische Ausrichtung Risiko Management Wertschöpfung Performance Management Weill/Ross IT Architektur IT Prinzipien Bedarf der Geschäftsanwendungen IT Infrastruktur IT Investitionen 45

46 Aufgabe 4: Aufgabenbereiche von CEO CIO CTO IT Governance Institute: IT Alignment - Who Is in Charge?, 2005 Datei: CEO-CIO.pdf Lesen Sie die beiden Seiten zu den Aufgaben des CEO und CIO I. Welche Aufgabenbereiche des CEO werden genannt und welchen Governance Bereichen des ITGI würden Sie sie zuordnen? II. III. IV. Über welche Fragen sollte regelmässig im CEO Board informiert werden? Welche Fähigkeiten sind für den CIO besonders wichtig? Wie unterscheiden sich die Aufgaben von CIO und CTO? V. Welche 2 organisatorischen Varianten zur Anbindung des CIO an die Geschäftsleitung (executive committee) werden genannt? 46

47 Aufgabe 5: Fallstudien zu Governance Domains (Testat 15.1) Christopher Koch: The Powers that Should Be, CIO Magazine, October Datei: Powers.pdf Abgabe bis MI :00 Uhr Lesen Sie die 3 Fallstudien zu 3M, State-Street Corporation und Flextronics (Medtronics nicht beachten): I. Welche Entscheidungen werden in den jeweiligen Fallstudien erwähnt? II. Ordnen Sie diese den Governance Domains nach Weill/Ross zu. 47

48 Arbeitsfragen 1. Was verstehen wir unter IT Governance? 2. Worin unterscheidet sich IT Governance von IT Management? 3. Wie verhält sich IT Governance zu Corporate Governance? 4. Welche 3 Elemente muss ein Entscheidungsmodell definieren? 5. Erläutern Sie das Governance Modell von Weill und Ross. 6. Welche Bereiche werden im ITGI Governance Modell unterschieden? 48

49 Zusammenfassung Governance Bereiche (Domains) IT Governance: Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die IT Weill/Ross 1. IT principles 2. IT architecture 3. IT infrastructure 4. Business application needs 5. IT investment prioritization ITGI ITGI 49

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