Nachhaltige Modernisierung des Finanzund Rechnungswesens

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1 Public Sector Nachhaltige Modernisierung des Finanzund Öffentliches Finanz- und Rechnungswesen weiter unter Reformdruck

2 Nachhaltige Modernisierung des Finanz- und Das Haushalts- und Rechnungswesen in der öffentlichen Verwaltung steht seit vielen Jahren im Fokus von Modernisierungsvorhaben. Dabei werden in Abhängigkeit der jeweiligen Einrichtung und der gesetzlichen Vorgaben zum Teil sehr unterschiedliche Zielsetzungen, Reformschwerpunkte und Lösungsansätze verfolgt. Häufig zeigt sich dabei nach einiger Zeit, dass einzelne Instrumente wie Produktkatalog, Kosten- und Leistungsrechnung, Berichtswesen oder Budgetverantwortung noch nicht optimal aufeinander abgestimmt sind, so dass die mit den Reformen verbundenen Zielsetzungen, wie Transparenz des Ressourcenverbrauchs oder Ergebnisorientierung, noch nicht zur vollen Entfaltung kommen. Ebenso ist die Erfahrung zu machen, dass die Prozesse im Rechnungswesen anpassungs- und optimierungsbedürftig sind. Das Public-Sector-Team von Capgemini Consulting unterstützt die öffentliche Verwaltung umfassend bei der Einführung neuer und der Optimierung vorhandener Instrumente und Verfahren im öffentlichen Finanzwesen (vgl. Abbildung). Unser Beratungsansatz richtet sich in besonderem Maß an Bundesbehörden, Landesbehörden und Hochschulen und zielt darauf ab, für unsere Kunden passgenaue und bedarfsgerechte Lösungen zu entwickeln, welche den spezifischen Steuerungsbedürfnissen gerecht werden. Abb. 1 Überblick zum Leistungsportfolio Erarbeitung und Anpassung von Produktkatalogen Entwicklung von Budgetierungssystemen Begleitung von Zielvereinbarungsprozessen Aufbau von Produkthaushalten Bewertung vorhandener Berichte Erhebung der erforderlichen Berichtsbedarfe Entwicklung bedarfsgerechter Controllingberichte Analyse und Optimierung der Berichtsstrukturen und -prozesse Definition von steuerungs- und organisationsrelevanten Kennzahlen Entwicklung einheitlicher Kennzahlentemplates Erhebung und Zusammenführung der Kennzahlenwerte Optimierung des Berichtswesens Entwicklung von Kennzahlensystemen Ausrichtung auf Produkt- und Ergebnissteuerung Finance Transformation Aufbau von Plankostenrechnungen Weiterentwicklung des internen Neugestaltung des externen Optimierung vorhandener KLR- Strukturen Neuausrichtung der Stammdatenstrukturen Aufbau eines verursachungsgerechten Verrechnungsmodells Begleitung der Umstellung auf kaufmännische Buchführung Optimierung der Strukturen und Geschäftsprozesse im Rechnungswesen Durchführung von Überleitungsrechnungen Entwicklung von Planungsszenarien, Planungsparametern und übergreifenden Planungsstrukturen Festlegung von Verantwortlichkeiten für die Planwertermittlung und -erfassung Aufbau einer primären und sekundären Plankostenrechnung 2012 Capgemini Consulting 2

3 Ausrichtung auf Produkt- und Ergebnissteuerung Die Ausrichtung auf ein ergebnisund wirkungsorientiertes Verwaltungshandeln stellt den öffentlichen Sektor vor eine der größten Herausforderungen im Rahmen der Modernisierungsbemühungen, da damit ein grundlegendes Umdenken innerhalb der Organisation verbunden ist. Das Public-Sector-Team von Capgemini Consulting begleitet seine Kunden umfassend bei diesem Veränderungsprozess. Wir evaluieren gemeinsam mit dem Kunden vorhandene Produktund Leistungskataloge und begleiten den Produktbildungsprozess bis zum Aufbau eines Produkthaushalts. Zur Realisierung einer dezentralen Ressourcenverantwortung entwickeln wir gemeinsam mit dem Kunden geeignete Budgetstrukturen und Budgetierungsprozesse. Wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche outputorientierte Steuerung ist die Formulierung und Operationalisierung geeigneter Ziele. Bei der Zielbildung begleiten wir die Einrichtung daher umfassend vom ersten Zielfindungsprozess über die Validierung und Konsolidierung der Ziele bis zum Abschluss von Zielvereinbarungen. Weiterentwicklung des internen Zahlreiche öffentliche Einrichtungen haben in den letzten Jahren Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt. Häufig hat sich jedoch nach den Erfahrungswerten der ersten Jahre und aufgrund von sich laufend verändernden Rahmenbedingungen Anpassungsbedarf ergeben. So ist etwa zu beobachten, dass vorhandene KLR- Strukturen hinsichtlich Komplexität und Praktikabilität nicht immer optimal auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Verwaltung ausgerichtet sind. Capgemini Consulting unterstützt die öffentliche Verwaltung beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung von Systemen der Kosten- und Leistungsrechnung. Im Mittelpunkt unserer Beratungsleistung steht die Konzeption und Einführung eines an den Bedürfnissen der Einrichtung ausgerichteten Verrechnungsmodells, das die Anforderungen sowohl eines strategischen Produktkataloges als auch einer möglichen Abrechnung von Leistungen an Dritte abdeckt. Sofern bereits Kostenrechnungssysteme vorhanden sind, beziehen wir diese in unsere Lösungsüberlegungen ein, indem wir die vorhandenen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerstrukturen sowie die Stammdaten auf erforderliche Anpassungen analysieren und bei Bedarf neu ausrichten. Neugestaltung des externen Abhängig von den unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen beschreiten viele öffentliche Einrichtungen in den letzten Jahren den Weg zur Einführung der kaufmännischen Buchführung. Ursache hierfür sind unterschiedlich stark ausgeprägte Bestrebungen zur Einführung an die kaufmännische Buchführung angelehnter Systeme in den einzelnen 3

4 Bundesländern, aber auch organisatorische und wirtschaftliche Verselbstständigungen von Einrichtungen, welche ebenfalls häufig mit einem Wandel des Buchführungsstils von der Kameralistik hin zur doppelten Buchführung einhergehen. Zentrales Anliegen der kaufmännischen Buchführung ist es, den tatsächlichen Ressourcenverbrauch und den Vermögensverzehr im Sinne einer stärkeren Generationengerechtigkeit transparent zu machen. Der geschilderte Umstellungsprozess stellt die betroffenen Einrichtungen aufgrund der veränderten Anforderungen vor große Herausforderungen. So muss das nötige Fachwissen im Rechnungswesen sukzessive aufgebaut werden und die Prozesse und Strukturen sind entsprechend den kaufmännischen Rahmenbedingungen anzupassen. Darüber hinaus erhöht sich die Komplexität in der Regel dadurch, dass auch weiterhin übergeordnete kamerale Berichtspflichten bedient werden müssen. Die Verknüpfung dieser beiden Perspektiven stellt erfahrungsgemäß hohe Anforderungen an den Einsatz der in der Regel neu zu beschaffenden ERP-Systeme. Capgemini Consulting begleitet den gesamten Umstellungsprozess im Sinne eines kontinuierlichen Veränderungsmanagements mit der Zielsetzung, einen erfolgreichen und zeitgerechten Umstieg zu gewährleisten. Neben der Übernahme der Projektsteuerung unterstützen wir unsere Kunden bei der Definition der fachlichen Anforderungen an die ERP-Systeme und begleiten bei Bedarf den Software- Auswahlprozess. Die Umstellung auf das kaufmännische Rechnungswesen, aber auch die Möglichkeiten der fortschreitenden Digitalisierung eröffnen in der Verwaltung die Chance, Strukturen und Prozesse im Rechnungswesen einer grundlegenden Revision zu unterziehen. Neben der Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen stehen dabei vor allem die Möglichkeiten im Vordergrund, die Effizienz der Rechnungsbearbeitung durch eine elektronische Vorgangsbearbeitung zu steigern und das Ressourcencontrolling zu verbessern, beispielsweise durch Verknüpfung mit Systemen der elektronischen Beschaffung. Bei der Realisierung dieser Potenziale unterstützt das Public-Sector-Team von Capgemini Consulting seine Kunden ganzheitlich. Da öffentliche Verwaltungen, deren Rechnungswesen auf kaufmännischer Grundlage erfolgt, vielfach auch weiterhin kameralen Berichtspflichten nachkommen müssen, begleiten wir unsere Kunden dabei, individuelle Überleitungsrechnungen zu erstellen. Hierbei ist nach unseren Erfahrungen immer eine individuelle und gründliche Vorbereitung der Verknüpfung von Sachkonten und kameralen Haushaltstiteln erforderlich. Inwieweit diese Verknüpfung automatisiert und unter Berücksichtigung weiterer Zusatzparameter erfolgen kann, hängt auch stark vom eingesetzten ERP-System ab. 4

5 Aufbau von Plankostenrechnungen Bei den zahlreichen unterschiedlichen Reformen des öffentlichen in den vergangenen Jahren gab es unabhängig von Bundes-, Landes- oder Kommunalebene immer eine Konstante, die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung. Fast ebenso beständig wurde es bei den Modernisierungsprojekten aber versäumt, die durch die neue Kosten- und Leistungsrechnung ermittelten Istwerte auf Kostenstellen und Kostenträgern mit in Zielvereinbarungen sorgfältig ermittelten Planwerten in Relation zu stellen. Hier fehlt es in vielen Organisationen an verbindlichen, einheitlichen Vorgaben für Zielsetzungen, Prozesse, Formen und Verantwortlichkeiten der Kostenplanung. Zur Etablierung von Plankostenrechnungen in den öffentlichen Verwaltungen setzt Capgemini Consulting bei der Formulierung von Organisationszielen hinsichtlich der Kostenplanung an. Erst wenn allen Beteiligten verständlich ist, welche grundlegenden Ziele mit der Kostenplanung erreicht werden sollen, können weitere Festlegungen zu Planungsformen, notwendigen Planungsstammdaten, Verantwortlichkeiten und Planungsprozessen erfolgen. Entwicklung von Kennzahlensystemen Bei der Definition steuerungs- und organisationsrelevanter Kennzahlen sind unterschiedliche Perspektiven innerhalb der Verwaltung, verschiedene Fachsysteme und Datenbanken sowie das Problem der Messbarkeit nur einige der in diesem Zusammenhang häufig auftretenden Fragestellungen. Das Public-Sector-Team von Capgemini Consulting berät seine Kunden im Prozess der Kennzahlenbildung umfassend. Wir lassen uns dabei von dem Gedanken leiten, dass Kennzahlen für eine Organisation nur dann gewinnbringend sind, wenn sie einen signifikanten Beitrag dazu leisten, die Erreichung der formulierten Ziele Abb. 2 Fragestellungen zum Aufbau einer Kostenplanung Wie kann die prozessuale Verknüpfung der erforderlichen Planungsaktivitäten erfolgen? Wie wird die Dokumentation des Planungsprozesses gewährleistet? Prozessgestaltung Ziel Kann die Kostenplanung als Grundlage für die Budgetanmeldung verwendet werden? Wie können Zielkonflikte zwischen zentralen und dezentralen Einheiten aufgelöst werden? Kostenplanung Verantwortung Wer ist für die Ermittlung und die Erfassung der Plandaten zuständig? Kann eine Aufteilung der Zuständigkeiten nach Art der Kosten (primäre oder sekundäre Kosten) erfolgen? Methodik Welche Planungsformen eignen sich für welche Planungsziele? Liegen ausreichende und belastbare Informationen für die selektierten Planungsformen vor? Welche Stammdatenstrukturen sind für die Planung erforderlich? 2012 Capgemini Consulting 5

6 zu messen, und somit eine Grundlage für die Steuerung legen. Dabei beachten wir auch, dass der Prozess der Kennzahlengenerierung in einem für die Einrichtung angemessenen und vertretbaren Rahmen abläuft. So müssen Erhebungsaufwand und die zu berücksichtigenden Datenquellen frühzeitig in den Definitionsprozess für die Kennzahlen einbezogen werden. Die Erstellung kundenspezifischer Kennzahlentemplates bildet das Ergebnis dieses Prozesses und schafft die Grundlage für den Aufbau eines systemübergreifenden Führungscockpits. Dabei wird für jede in das Template aufgenommene Kennzahl dokumentiert, mit Hilfe welcher Datenquellen und anhand welcher Erhebungsverfahren die Kennzahlenwerte ermittelt werden können. Sofern das Kennzahlentemplate als Basis für die Einführung eines Business-Intelligence- Systems dienen soll, unterstützt Capgemini Consulting den Prozess der Softwareauswahl. Optimierung des Berichtswesens Die Qualität des Berichtswesens und des Controllings einer öffentlichen Einrichtung bildet die Voraussetzung für fundierte Entscheidungen auf den unterschiedlichen Führungsebenen. Gerade die im öffentlichen Sektor häufig unterschiedlichen Anspruchsgruppen und die sich zum Teil widersprechenden Zielsetzungen erhöhen den Handlungsdruck auf die Entscheider. Das Berichtswesen muss daher hinsichtlich Aussagekraft und Konsistenz einen wichtigen Beitrag dazu leisten, Entscheidungen transparent vorzubereiten, nachzuvollziehen und begründen zu können. Das Vorgehen von Capgemini Consulting fokussiert darauf, unsere Kunden im öffentlichen Sektor ganzheitlich beim Aufbau des Berichtswesens zu beraten. Ausgangspunkt bildet hier die Bewertung der vorhandenen Berichte. Im Vordergrund stehen die Beantwortung der Frage nach Qualität und Zielorientierung des vorliegenden Berichtswesens und die Bewertung der Berichtsstrukturen und prozesse. Darauf aufbauend werden die tatsächlichen Berichtsbedarfe sowohl vor dem Hintergrund der Strategie und der Ziele der Organisation als auch unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Informationsbedürfnisse der einzelnen Führungsebenen erhoben und konsolidiert. Damit ist die Grundlage für die Entwicklung einheitlicher Berichte und deren systemseitige Umsetzung gegeben. Für eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung ist es zusätzlich entscheidend, eine handlungsfähige Controllingorganisation innerhalb der Einrichtung aufzubauen. Capgemini Consulting definiert hierzu gemeinsam mit dem Kunden Aufgaben und Verantwortlichkeiten und verankert die Controllingprozesse mit festen Berichtszyklen in der Organisation. 6

7 Über Capgemini Consulting Capgemini Consulting ist die globale Strategie- und Transformationsberatung der Capgemini-Gruppe. Mehr als Consultants beraten und unterstützen Organisationen in ihren nachhaltigen Veränderungsprozessen. Die Leistungen reichen von der Konzeption innovativer Strategien bis zu deren Umsetzung, immer mit einer klaren Ergebnisorientierung. Im Zuge der umfangreichen Veränderungen von Wirtschaft und Gesellschaft durch die Digitalisierung begleitet Capgemini Consulting führende Unternehmen und öffentliche Institutionen bei ihrer individuellen Digital Transformation. Das Fundament hierfür bilden eine tiefgreifende Expertise rund um die digitale Wirtschaft sowie eine führende Rolle bei Unternehmenstransformationen und organisatorischem Wandel. Erfahren Sie mehr unter Über Capgemini Mit rund Mitarbeitern in 40 Ländern ist Capgemini einer der weltweit führenden Anbieter von Management- und IT-Beratung, Technologie-Services sowie Outsourcing-Dienstleistungen. Im Jahr 2011 betrug der Umsatz der Capgemini-Gruppe 9,7 Milliarden Euro. Gemeinsam mit seinen Kunden erstellt Capgemini Geschäftswie auch Technologielösungen, die passgenau auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Auf der Grundlage seines weltweiten Liefermodells Rightshore zeichnet sich Capgemini als multinationale Organisation durch seine besondere Art der Zusammenarbeit aus die Collaborative Business Experience TM. Erfahren Sie mehr unter Rightshore ist eine eingetragene Marke von Capgemini Kontakt Tom J. Gensicke Leiter Public Sector Tel. +49 (0) Mobile +40 (0) Daniel Müller Managing Consultant Tel. +49 (0) Mobile +40 (0) daniel.mueller@capgemini.com 7

8 Capgemini Deutschland GmbH Karlstraße 12 Karolinen Karree D München Tel.: Fax: Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group

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