Geschäftsprozessanalyse und optimierung

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1 Geschäftsprozessanalyse und optimierung für die Geschäftsbereiche Finanzen, Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung Kunden-Workshop binner IMS GmbH Schützenallee Hannover Telefon [0511] Telefon [0511]

2 Projektorganisation Lenkungsausschuss Projektleitung Projektkoordinator (Intern: M. Mahnkopf, Extern: Fa. Binner) Schnittstellenkoordinator (C. Herrmann) Bereichskoordinator (U. Jacobi) Bereichskoordinator (M. Bollmeier) GB2 GB3 SIP Abt-Leiter Teilprojektmanager Abt-Leiter Teilprojektmanager Abt-Leiter Teilprojektmanager 2

3 Projektziele I Erhebung und Visualisierung der Geschäftsprozesse Darstellung basierend auf einer klaren und nachvollziehbaren Methodik eindeutige Klärung und Visualisierung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Optimierung ggf. Neugestaltung von Abläufen und Strukturen bessere Akzeptanz der Verwaltung Schnittstellenanalyse zu anderen Bereichen Schnittstellenoptimierung eindeutige Grundlage für die Zusammenarbeit 3

4 Projektziele II Quantifizierung der Prozesse Erhebung des Mengengerüstes Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten Trendaussagen Verbesserung der Mitarbeitermotivation Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten Effizienzsteigerung Abbau von Stressfaktoren 4

5 Vorgehensmodell für die Prozessanalyse und -optimierung Phase 1 Projekt- Vorbereitung Phase 2 Prozessanalyse Phase 3 Soll-Prozess- Entwicklung Phase 4 (optional nicht Bestandteil des Angebots) Umsetzung der Sollprozesse Abstimmung der Projektziele Entwicklung des Prozessmodells Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans Schulung/ Qualifikation Planung und Durchführung der Auftaktveranstaltung (Kick-off) Ist-Analyse der Prozesse Dokumentenanalyse Kundenbefragung Schwachstellenanalyse und Definition von Lösungsansätzen Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen Entwicklung von alternativen Soll- Prozessen Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiter in die Soll-Prozesse und neuen Dokumente Coaching der Maßnahmen-umsetzung Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung Begleitung von notwendigen Anpassungen 5

6 Prozessmodell für GB2/GB3/SIP Prozessgruppen und Anzahl der Prozesse Organisation Führungsprozesse Personal Kunden (Institute, Verwaltung) Beschaffung: 27 Mittelbewirtschaftung: 26 Rechnungswesen: 22 Vertragsangelegenheiten: 3 Anlagenüberwachung und optimierung: 11 Einrichtung Telekommunikation: 2 Planung Strukturmaßnahmen: 1 Planung Infrastruktur: 8 Gebäudeverwaltung: 14 Wartungs- und Reparaturmaßnahmen: 27 Baumaßnahmen: 24 Kernprozesse Kunden (Institute, Verwaltung) Systempflege Techn. Dokumentation Unterstützungsprozesse Prozessliste 6

7 Übersicht der Prozessgruppen hinsichtlich Anzahl und Priorität aus Sicht der Verwaltung Priorität A Rechnungswesen Gebäudeverwaltung Anlagenüberwachung und -optimierung Baumaßnahmen Beschaffung 1 B Organisation Personal Mittelbewirtschaftung Planung Strukturmaßnahmen Wartungs- und Reparaturarbeiten Techn. Dokumentation Planung Infrastruktur Vertragsangelegenheiten C 0 Einrichtung Telek. Systempflege Anzahl der Prozesse 7

8 Übersicht der Prozessgruppen hinsichtlich Anzahl und Priorität aus Sicht der Institute Priorität A Rechnungswesen/SAP Mittelbewirtschaftung Planung Infrastruktur Baumaßnahmen Beschaffung Systempflege B Organisation Gebäudeverwaltung Wartungs- und Reparaturarbeiten Einrichtung Telek. Vertragsangelegenheiten Personal Techn. Dokumentation C 0 Planung Strukturmaßnahmen Anlagenüberwachung und -optimierung Anzahl der Prozesse 8

9 Diskussion Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung....sollten später Fragen kommen: Sämtliche Inhalte wie Illustrationen, Darstellungen und Texte unterliegen auch auszugsweise dem Copyright der binner IMS GmbH. Veröffentlichung und Weiterleitung ist nur mit schriftlicher Genehmigung der binner IMS GmbH zulässig. Erwähnte Produkte, Dienstleitungen und Unternehmen dienen lediglich der Beschreibung eigener Leistungen. Dipl.-Kfm. Jens H. Siebert binner IMS GmbH Schützenallee Hannover Telefon [0511] Telefon [0511]

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