Auslandspraktika Entsendung von Praktikanten

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1 Auslandspraktika Entsendung von Praktikanten Praktikanten werden zunehmend grenzüberschreitend tätig. Dies hat versicherungs- und steuerrechtliche Auswirkungen. Wenn Arbeitgeber daher Praktikanten in ein anderes Land entsenden, sollten sie mögliche Risiken nicht aus dem Auge verlieren. Es ist darauf zu achten, dass das Auslandspraktikum rechtlich einwandfrei durchgeführt wird, sodass kein Haftungsschaden für das Unternehmen entsteht. Einführung Praktikanten sind Personen, die sich im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung praktische Kenntnisse in einem Unternehmen aneignen, die der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für den künftigen Beruf dienen. Die Entscheidung für die richtige Versicherung und die Information über die verschiedenen Arten von Versicherungen wird im Zuge eines bevorstehenden Praktikums oft vernachlässigt. Arbeitszeit, Urlaub und Vergütung für ein Praktikum von Studenten Das Hauptziel eines Praktikums ist, ähnlich wie bei einer Berufsausbildung, sich in der Ausbildungszeit möglichst viele Kenntnisse, Fertigkeiten, Erfahrungen und Zusammenhänge aus der betrieblichen Praxis anzueignen. Dies erfolgt im Rahmen der betriebsüblichen Arbeitszeit und durch Mitarbeit. Fallen über die normale Arbeitszeit hinausgehende Arbeiten (z.b. Instandhaltungsarbeiten am Wochenende) an, so sollten Praktikanten dies auch erleben dürfen. Andererseits dürfte es selbstverständlich sein, dass diese Tätigkeiten nicht während der gesamten Prak tikumszeit nur von Praktikanten verrichtet werden, sondern z. B. abwechselnd von allen im Betrieb dafür geeigneten Personen. Eine Regelung hierüber und ein evtl. dafür zu gewährender Freizeitausgleich oder eine Vergütung sollten möglichst zu Beginn des Praktikums zwischen Betrieb und Praktikanten vereinbart werden. Auf in die Fremde: Ein Auslandspaktikum kann auch für den Arbeitgeber zum Abenteuer werden Das von den Hochschulen geforderte Praktikum ist ist der sogenannte betriebspraktische Teil des Studiums. Ein Anspruch auf Urlaub wird dabei nicht erworben. Wird den Praktikanten in freier Vereinbarung Erholungsurlaub gewährt, so darf dieser das von der Hochschule als zusammenhängend geforderte Praktikum nicht unterbrechen (Ausnahme: Betriebsferien). Er wird jedenfalls nicht auf die Praktikumsdauer angerechnet. Ebenso sind Fehlzeiten (z.b. Krankheit, Unfall, mit ärztlichem Attest), wenn sie insgesamt mehr als 5 Werktage pro Halbjahr ausmachen, durch Verlängerung des Praktikums nachzu holen. Eine kurzfristige Freistellung von der Ausbildung aus persönlichen Gründen ist möglich und kann zwischen Ausbildungsstelle und Praktikant vereinbart werden. Sonstige Fehlzeiten sind nachzuholen! Über Vergütungssätze bestehen für eingeschriebene Studenten keine festen Regelungen. Sie hängen u. a. von den betrieblichen Möglichkeiten, dem Kenntnisstand und den Einsatzmöglichkeiten der Praktikanten ab. Nur als Orientierung werden vereinzelt die zwischen den Tarifvertragsparteien erarbeiteten Vergütungssätze für Ausbildungsverhältnisse von nicht immatrikulierten Studenten genannt. Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) Auch während der praktischen Ausbildung besteht Anspruch auf Ausbildungsförderung nach dem BAföG, wenn das Praktikum im Zusammenhang mit dem Studium gefordert ist. Die Praktikantenvergütung wird ggf. voll auf das BAföG angerechnet. Ähnlich wie bei Einkünften aus Nebenjobs, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit werden auch Praktikanteneinkünfte auf die möglichen BAföG-Bezüge angerechnet. Der Grund hierfür liegt in der Zweckidentität dieser Vergütung und der Ausbildungsförderung, die beide dazu bestimmt sind, den Lebensunterhalt der Studierenden während der Ausbildung zu decken. Die Angaben über Einkünfte und Entgelte sind wahrheitsgemäß zu machen. Die Förderung beschränkt sich auf die vorgeschriebene Mindestdauer des Praktikums. Der Antrag für die Auslandsförderung ist rechtzeitig bei dem für das gewählte Land zuständigen Amt für Ausbildungsförderung zu stellen. Auskunft über die Zuständigkeit erteilt das Studentenwerk. Die Aufnahme Light Impression 74 Lohn+Gehalt > August 2012

2 Serie > Auslandsentsendung ó eines Praktikums im Ausland ist dem Studentenwerk unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Bei Fortsetzung des Studiums nach Absolvierung des Auslandspraktikums ist ein neuer Antrag beim Studentenwerk zu stellen, auch wenn es sich dabei um einen Ferienmonat handelt. Kindergeld Der Anspruch auf Kindergeld für Kinder in Ausbildung bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres bleibt während des Studiums und des damit zusammenhängenden Praktikums (Praxissemester, Studienpraxis) bestehen, wenn das Entgelt den Freibetrag in Höhe von 8.004, Euro jährlich nicht übersteigt. Er entfällt, wenn wegen des Auslandsaufenthalts der inländische Wohnsitz vollständig aufgegeben wird (BFH, III R 28/09). Haftpflichtversicherung Praktikanten haften grundsätzlich für jeden Schaden, den sie dem Einsatzbetrieb schuldhaft zufügen, wobei je nach Fahrlässigkeitsgrad (leicht, mittel oder schwer) und unter Berücksichtigung des Einzelfalles die Ausbildungsstelle den Schaden anteilig mittragen muss. Da die Vergangenheit die Notwendigkeit eines derartigen Versicherungsabschlusses bewiesen hat und dieses Versicherungsrisiko bei normalen Privathaftpflichtversicherungen nicht mit abgedeckt ist, empfiehlt sich für das Unternehmen der Abschluss einer derartigen Praktikumshaftpflichtversicherung. Steuerrechtliche Bestimmungen Das Steuerrecht unterscheidet zwischen dem zivilrechtlichen (aktiver Arbeitsver- trag, Ausüben typischer Arbeitgeber-Funktionen) und dem wirtschaftlichen (Träger der Vergütung, organisatorische Eingliederung) Arbeitgeberbegriff. Die arbeitsrechtliche Bindung und der wirtschaftliche Arbeitgeber können gleichzeitig bei mehreren Einsatzunternehmen vorliegen. Ebenso können wirtschaftliche Arbeitgeber in mehreren Ländern existieren. Weitere Kriterien in der Detailbewertung sind der Wohnsitz und der Lebensmittelpunkt. Ein Wohnsitz liegt bei Miete oder Eigentum einer Wohnung vor. Bei gewöhnlichem Aufenthalt von mehr als sechs Monaten wird nur bei Anwesenheit im gleichen Hotel ein Wohnsitz im steuerlichen Sinn abgeleitet. Der Lebensmittelpunkt (= Mittelpunkt der Lebensinteressen) befindet sich bei einem verheirateten Arbeitnehmer regelmäßig am tatsächlichen Wohnort seiner Familie. Bei unverheirateten Arbeitnehmern befindet sich der Mittelpunkt der Lebensinteressen an dem Wohnort, zu dem die engeren persönlichen Beziehungen bestehen. Die persönlichen Beziehungen können ihren Ausdruck besonders in Bindungen an Personen, z. B. Eltern, Verlobte, Freundesund Bekanntenkreis, finden, aber auch in Vereinszugehörigkeiten und anderen Aktivitäten. Lohn- und Kirchensteuer In einem Praktikum, bei dem eine Vergütung oder Sachleistungen (z.b. Verpflegung oder Unterkunft) gewährt werden, muss dem Ausbildungsbetrieb eine Lohnsteuerkarte (oder Ersatzbescheinigung des Finanzamts) vom Praktikanten vorgelegt werden. Der Betrieb hat zu überprüfen, ob je nach Verdiensthöhe Lohn- und Kirchensteuer an das Finanzamt abgeführt werden müssen. In der Regel (je nach Steuerklasse) erhalten die Praktikanten diese im Rahmen des Lohnsteuerausgleiches am Jahresende rückvergütet. Seit 2010 beträgt der Grundfreibetrag Euro jährlich, damit sind Vergütungen bis zu diesem Betrag steuerfrei. Gesetzliche Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) Das Bundessozialgericht (BSG) hat mit Urteil vom RK 10/79 entschieden, dass Studenten, die während des Studiums ein vorgeschriebenes Berufspraktikum ableisten, nicht der Versicherungspflicht unterliegen. Im Urteil vom RK 20/79 hat das BSG festgestellt, dass Absolventen eines Vorpraktikums, die ohne Entgelt beschäftigt sind, nach 165 Abs. 1 Nr. 1 oder 2 i.v.m. Abs. 2 RVO nicht krankenversicherungspflichtig sind. Ebenso besteht nach dem Urteil des BSG vom RK 45/78 für ein Ferienpraktikum zwischen zwei Studiensemestern keine Versicherungspflicht. Absolvieren immatrikulierte Studenten dagegen ein nicht freiwilliges Praktikum, unterliegen sie seit als Arbeitnehmer der Rentenversicherungspflicht. Sozialversicherung im Vor- und Nachpraktikum Praktikanten, die nicht an einer Hochschule bzw. Fachhochschule immatrikuliert sind, aber ein in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Berufspraktikum absolvieren, werden in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung wie Auszubildende versicherungspflichtig. Sie sind folglich von der Ausbildungsstelle bei einer gesetzlichen Krankenkasse anzumelden und benötigen hierfür einen Sozialversicherungsausweis. Wenn sie Arbeitsentgelt erhalten, unterliegt das Praktikum der Beitragspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Erhalten die Praktikanten ein monatliches Entgelt von nicht mehr als 325 Euro brutto (= Geringverdienergrenze), trägt allein der Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung. > Lohn+Gehalt > August

3 Sofern Praktikanten, die ihr vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum absolvieren, kein Arbeitsentgelt erhalten, sind sie auch nicht versicherungspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. Sofern die Praktikanten ein Praktikum absolvieren, welches zwar in einer Studienoder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, sie selber jedoch nicht an einer Hochschule immatrikuliert sind, sind sie renten- und arbeitslosenversicherungspflichtig. Dieses gilt immer, also auch, wenn die Praktikanten weniger als zwei Monate (kurzfristige Beschäftigung) beschäftigt sind. Bei Praktikanten, die kein Entgelt erhalten, trägt der Arbeitgeber die gesetzlichen Pflichtbeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung allein. Sie werden auf Grundlage von 1 Prozent der monatlichen Bezugsgröße (2012 beträgt diese 26,25 Euro in den alten und 22,40 Euro in den neuen Bundesländern) vom Betrieb bezahlt. Daneben besteht Krankenversicherungsschutz entweder über die Mitversicherung bei den Eltern (bis zum Alter von 25 Jahren möglich) bzw. dem Ehepartner oder über den Abschluss einer Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse. Die Höhe des Beitrages zur Krankenversicherung der Studenten liegt ab bei monatlich 64,77 Euro und für die Pflegeversicherung bei 11,64 Euro bis 23 Jahre bzw. 13,13 Euro für Kinderlose ab 23 Jahre. Sozialversicherung im Zwischenpraktikum Praktikanten, die an einer Hochschule bzw. Fachhochschule immatrikuliert sind und ein in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum absolvieren, sind als Arbeitnehmer in al- len vier Versicherungszweigen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) versicherungsfrei. Für die Versicherungsfreiheit spielt weder die Dauer der einzelnen Praktikumsabschnitte, die wöchentliche Arbeitszeit noch die Höhe eines eventuell erzielten Arbeitsentgelts eine Rolle. Eine freiwillige Arbeitslosenversicherung ist nicht möglich. Wird die in der Studienordnung geforderte Praktikumsdauer überschritten, tritt Sozialversicherungspflicht ein. Der Ausschluss der Versicherungspflicht als Arbeitnehmer hat keinen Einfluss auf eine mögliche Versicherung in der studentischen Kranken- und Pflegeversicherung. Folglich sind Studierende gegebenenfalls in der Kranken- und Pflegeversicherung pflichtversichert. Die Versicherungspflicht entfällt, wenn der Studierende als Familienmitglied (d.h. Ehegatte oder Kind) versichert ist. Praktikanten fallen aus dieser Familienversicherung heraus, wenn sie 1. älter als 25 Jahre sind (Verlängerungstatbestand wegen Bundesfreiwilligendienst (BFD)) oder 2. ein regelmäßiges Einkommen von mehr als 375 Euro bzw. bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob) von mehr als 400 Euro brutto pro Monat (Geringfügigkeitsgrenze) erzielen. Sozialversicherung bei freiwilligen Zwischenpraktika Personen sind kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei, wenn sie während der Dauer ihres Studiums als ordentliche Studierende einer Hochschu- le oder einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schule gegen Arbeitsentgelt beschäftigt sind. Diese Praktikanten bleiben, wenn und solange sie an einer Hochschule immatrikuliert sind, ihrem Erscheinungsbild nach Studenten. Daher besteht für sie, soweit das Praktikum im Rahmen eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses ausgeübt wird, Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Die Dauer des Praktikums sowie die Höhe des erzielten Arbeitsentgelts spielen dabei keine Rolle. Die für Werkstudenten gültigen Regelungen zur Wochenarbeitszeit sind einzuhalten. Die Versicherungsfreiheit als Arbeitnehmer schließt aber nicht die Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung der Studenten aus. Die Tabelle unten fasst die wesentlichen Genehmigungen für die Beschäftigung von Ausländern hier aus Sicht der Bundesrepublik zusammen. Es ist zu gewährleisten, dass beim Einsatz von Praktikanten die hierfür nach nationalen Gesetzen vorgeschriebenen Genehmigungen für den Aufenthalt sowie für die Aufnahme einer Beschäftigung vorliegen. Krankenversicherung während eines Auslandspraktikums Für ein Auslandspraktikum ist der Krankenversicherungsschutz wichtig. Es ist rechtzeitig zu prüfen, ob die bestehende Krankenversicherung einen Versicherungsschutz im Ausland einschließt und ob Einschränkungen in der zeitlichen Dauer des Auslandsaufenthaltes oder der Wahl des Landes bestehen. Hier ist dann der Abschluss einer separaten Auslandskrankenversicherung notwendig. Unfallversicherung Praktikanten sind in Deutschland über die für den Ausbildungsbetrieb zuständige Berufsgenossenschaft gegen Arbeitsunfall versichert ( 2 Abs. 1 Nr. 2 SGB VII). Für Unfälle, die sich während der Tätigkeit als Praktikant oder auf dem direkten Wege zu und von der Tätigkeit ereignen, besteht also über die gesetzliche Unfallversicherung Versicherungsschutz. Die Leistungen sind jedoch verhältnismäßig gering. So hat zum Beispiel ein 21-jähriger Praktikant bei Eintritt einer 100%igen Minderung der Erwerbsfähigkeit (MdE) 76 Lohn+Gehalt > August 2012

4 Serie > Auslandsentsendung ó Ablaufschema für Antrag auf Verlängerung der Entsendung mit Vordruck E 102 (nur bei Anwendung der alten Verordnung 1408/71) Krankenversicherungsschutz des ins Ausland entsandten Arbeitnehmers, wenn die Mitgliedschaft bei einer deutschen gesetzlichen Krankenkasse besteht gem. 56 SGB VII nur einen Anspruch auf eine monatliche Rente von Euro (Stand 2012). Bei geringerer MdE besteht nur ein anteiliger Leistungsanspruch. Unter 20 Prozent MdE wird keine Leistung fällig. Es ist daher empfehlenswert, diesen Versicherungsschutz durch eine private Unfallversicherung zu ergänzen. Ob bei einem Auslandspraktikum automatisch durch die Ausbildungsstelle ein Unfallversicherungsschutz besteht, muss jeweils im Einzelfall geklärt und gegebenenfalls das Risiko mit einer ausreichenden privaten Unfallversicherung eingedämmt werden. Es besteht bei einem Auslandspraktikum nicht automatisch Unfallversicherungsschutz wie bei einem Inlandspraktikum! Versicherung im Ausland Bei der Ableistung eines Praktikums im Ausland besteht Unfallversicherungsschutz nur dann, wenn das Beschäftigungsverhältnis mit dem Praktikanten im Inland begründet wurde und der (deutsche) Betrieb den Praktikanten ins Ausland entsendet. In diesem Fall sind die Studierenden auch während des Auslandsaufenthalts bei dem für die Ausbildungseinrichtung zuständigen Träger der Unfallversicherung versichert. Wenn die Studierenden jedoch von vornherein ihr praktisches Studiensemester bei einer ausländischen Firma oder bei einer ausländischen Filiale einer deutschen Firma im Ausland ableisten, ohne im Inland ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen, besteht kein gesetzlicher Unfallver- sicherungsschutz nach deutschem Recht. Auch für die sozialversicherungsrechtlichen Fragen gilt ausländisches Recht. Studierende haben in diesen Fällen selbst für den notwendigen und angemessenen Versicherungsschutz zu sorgen. Es empfiehlt sich, vorsorglich die sozialversicherungsrechtlichen Fragen, insbesondere die Frage des Kranken- und Unfallversicherungsschutzes, mit den zuständigen Stellen der gesetzlichen Krankenkasse (DVKA Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland etc.) zu erörtern und u.u. eine private Kranken- und Unfallversicherung (zusätzlich) abzuschließen. Prüfungsschema Ausstrahlung nach 4 SGB IV Entsendung innerhalb der EU (für Großbritannien und Dänemark nur für Staatsangehörige der EU) Anwendung der neuen Verordnung 883/04 Entsendung innerhalb des EWR (für Entsendungen nach Dänemark, Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz nur für Staatsangehörige der EWR-Staaten) Anwendung der alten Verordnung 1408/71 Entsendung in Staaten, mit denen bilaterale Abkommen bestehen Entsendung in Staaten ohne Abkommensregelung Entsendung in einen EWR-Staat geht über die zunächst angenommene Dauer von 12 Monaten hinaus (nur bei Anwendung der alten Verordnung 1408/71) Nach 3 SGB IV gelten die (deutschen) Rechtsvorschriften über die Versicherungspflicht, soweit sie eine Beschäftigung voraussetzen, nur für Personen, die im Geltungsbereich dieses Gesetzbuchs beschäftigt sind (Territorialitätsprinzip). Dieser Grundsatz wird aber durch 4 SGB IV dahingehend modifiziert, dass die Vorschriften über die Versicherungspflicht in der deutschen Sozialversicherung auch dann gelten, wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen eines in der Bundesrepublik Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses ins Ausland entsandt wird. Die Entsendung muss dabei infolge der Eigenart der Beschäftigung oder aber vertraglich im Voraus zeitlich begrenzt sein. An den Voraussetzungen für das Zustandekommen der Versicherungspflicht ändert sich durch 4 SGB IV abgesehen von der territorialen Ausdehnung nichts. Die Spitzenverbände der Kranken-, Unfallund Rentenversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit haben Richtlinien zur versicherungsrechtlichen Beurteilung von Arbeitnehmern bei Ausstrahlung ( 4 SGB IV) und Einstrahlung ( 5 SGB IV) im Weiteren Richtlinien genannt herausgegeben, die unter anderem anhand einer Reihe von Beispielen die Anwendung der genannten Vorschriften veranschau lichen AusstrEinstrRL vom Führt die Anwendung von 4 SGB IV zur Aufrechterhaltung der Versicherungspflicht in der Bundesrepublik Deutschland, ist damit aber nicht ausgeschlossen, dass ein entsandter Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung auch den Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit des Staates unterliegt, in dem er seine Beschäftigung ausübt. Er wird dort möglicherweise auch versichert. In diesen Fällen kann es mithin zu einer Doppelversicherung kommen. Eine gleichzeitige Erfassung zu Sozialversicherungssystemen von zwei oder mehreren Staaten wird durch entsprechende > Lohn+Gehalt > August

5 er beschäftigt ist (vgl. z.b. Artikel 13 Abs. 2 Buchst. a) der EWG-Verordnung Nr. 1408/71 bzw. seit dem für EU-Staatsangehörige sowie Staatenlose und Flüchtlinge mit Wohnsitz in einem EU-Staat Artikel 11 der EG-Verordnung 883/2004). Von diesem Grundsatz abweichende Regelungen gibt es u.a. für Entsendebeschäftigungen. sinuswelle Sozialversicherung bei Entsendung: Welche Bestimmung gilt wo? über- und zwischenstaatliche Rechtsvorschriften vermieden. Weitere Kriterien für das Vorliegen einer Entsendung sind den Urteilen des BSG vom RK 79/94; 12 RK 48/96, 12 RK 50/96, 12 RK 52/96 zu entnehmen. Das zur Einstrahlung ergangene Urteil vom enthält wesentliche Indizien, die auch im Rahmen einer Ausstrahlung für die Beurteilung der Frage, ob eine Entsendung vorliegt, heranzuziehen sind. Entsendung im Rahmen über- und zwischenstaatlichen Rechts Auch das über- und zwischenstaatliche Recht sieht Regelungen zur versicherungsrechtlichen Beurteilung von Entsendungen vor. Diese sind, soweit sie etwas Abweichendes zum deutschen Recht vorsehen, vorrangig ( 6 SGB IV). Auch nach über- und zwischenstaatlichem Recht gilt der Grundsatz, dass ein Arbeitnehmer den Rechtsvorschriften des Staates unterliegt, in dessen Gebiet Geltungsbereich der Verordnungen (EG bzw. EWG) über soziale Sicherheit sowie der Abkommen über soziale Sicherheit Die EG- bzw. EWG-Verordnungen über soziale Sicherheit sowie die Abkommen über soziale Sicherheit sind nur anwendbar: 1. wenn die betreffenden Personen von deren persönlichem Geltungsbereich (Besitz der erforderlichen Staatsangehörigkeit) erfasst werden 2. hinsichtlich der erfassten Sozialversicherungszweige bzw. Risikobereiche (sachlicher Geltungsbereich) und 3. wenn sie sich auf das jeweilige Gebiet, in dem der Auslandseinsatz erfolgt, erstrecken (gebietlicher Geltungsbereich). Der gebietliche Geltungsbereich erstreckt sich in der Regel auf das Hoheitsgebiet des jeweiligen EU- bzw. EWR-Staates (in Bezug auf das EG-Recht) bzw. der vertragschließenden Staaten (in Bezug auf das Abkommensrecht). Eine fehlende oder falsche Beurteilung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Situation ist für die beteiligten Arbeitgeber im In- und Ausland mit erheblichen Kosten verbunden. Raschid Bouabba Geschäftsführer MCGB GmbH Unternehmensberatung Berlin 78 Lohn+Gehalt > August 2012