Word 2010 für Windows. Grundkurs kompakt. Sabine Spieß 1. Ausgabe, März inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-WW2010-G-UA

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1 Sabine Spieß 1. Ausgabe, März 2011 Word 2010 für Windows Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-WW2010-G-UA

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Word kennenlernen Textverarbeitung mit Word Die Benutzeroberfläche kennenlernen Das Register Datei - die Backstage-Ansicht Kataloge und die Livevorschau Auf einen Blick Erste Schritte mit Word Word starten Das Word-Fenster kennenlernen Text eingeben Text korrigieren Dokumente speichern Hilfe erhalten Dokumente schließen und Word beenden Dokumente öffnen Dokumente neu erstellen Mit mehreren Dokumenten arbeiten Auf einen Blick Übungen Text bearbeiten und formatieren Text markieren Automatisches Formatieren bei der Texteingabe Text formatieren Tipps zum Formatieren Text verschieben oder kopieren Auf einen Blick Übungen Absätze formatieren Absätze gestalten Absätze ausrichten Absatzabstände und Zeilenabstände einrichten Absatzeinzug einrichten Aufzählungen und Nummerierungen erzeugen Rahmen und Schattierungen Auf einen Blick Übungen Dokumente gestalten Überblick über Gestaltungsmöglichkeiten Dokumente mit Designs schnell gestalten Formatvorlagen verwenden Text mit Tabstopps positionieren Illustrationen einfügen HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.6 Illustrationen positionieren und gestalten Auf einen Blick Übungen Das Seitenlayout gestalten Überblick zur Seitenlayoutgestaltung Seitenränder, Ausrichtung und Größe ändern Text in Spalten setzen Umbrüche einfügen Die Silbentrennung durchführen Den Seitenhintergrund gestalten Auf einen Blick Übungen Tabellen erstellen und formatieren Tabellen einfügen Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Zeilen und Spalten hinzufügen oder löschen Tabelleninhalte oder Tabelle löschen Tabelle und Zellinhalte ausrichten Tabellen formatieren Tipps und Tricks zu Tabellen Auf einen Blick Übungen Dokument überprüfen Überblick zur Dokumentprüfung Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchführen Mit der AutoKorrektur-Funktion arbeiten Ersatzwörter vorschlagen lassen Auf einen Blick Übung Dokumente drucken Dokumente schnell drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks AutoTexte erstellen und verwenden Vorhandene Dokumentvorlagen nutzen Tipps zum Speichern Auf einen Blick Index 122 Übungsanhang 125 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zur Textverarbeitung mit Microsoft Word Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die Lernziele und Voraussetzungen. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Im letzten Abschnitt festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Anhang Im Anhang finden Sie zusätzliche Arbeitsblätter mit weiteren Übungen. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Software-Einstellungen im Buch In diesem Buch wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Word 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (jeweils 64-Bit-Version) mit einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln und dem gewählten Design Windows 7 - Basis ausgegangen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur und können Fenster und den Windows- Explorer problemlos bedienen. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher mit Übungsanhang wie z. B. Windows 7 - Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Outlook Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang PowerPoint Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Excel Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Word kennenlernen Voraussetzungen Keine Ziele Die Einsatzgebiete eines Textverarbeitungsprogramms verstehen Die Benutzeroberfläche von Office-2010-Programmen kennen Die Backstage-Ansicht kennenlernen Wissen, was Kataloge und die Livevorschau sind HERDT-Verlag 7

8 1 Word kennenlernen 1.1 Textverarbeitung mit Word Was ist Word? Word ist eine Software, mit deren Hilfe Textdokumente am Computer erstellt werden können. Word wird daher auch als Textverarbeitungsprogramm bezeichnet. Ein Text, der mithilfe eines solchen Programms erstellt wurde, kann gespeichert, gedruckt, per versendet und jederzeit wiederverwendet werden. Word 2010 ist meist als Bestandteil der Microsoft-Office-2010-Suite auf dem Computer installiert, die weitere Programme wie z. B. Excel (zum Erstellen von Tabellenkalkulationen) und PowerPoint (zum Erstellen von Präsentationen) enthält. Welche Funktionen bietet Word? Welche Art von Text Sie mit Word verfassen, ist Ihnen überlassen. Sie können unter anderem Briefe, Einladungen, Bewerbungen, Handzettel oder Berichte schreiben, aber auch Visitenkarten erstellen oder Etiketten und Briefumschläge bedrucken. Die Möglichkeiten, die das Programm Word 2010 zum Gestalten von Texten bietet, sind enorm. Neben der Möglichkeit, beliebige Schriftarten, -größen und -farben zu verwenden, können Sie den Text beispielsweise mit Grafiken/Bildern, Tabellen, Rahmen und Schattierungen oder Seitenrahmen beliebig gestalten. In Word erstellter Brief Einladung und Handzettel Wie unterstützt mich Word beim Schreiben und Gestalten? Word bietet viele nützliche Hilfsmittel an, um Texte zu erfassen und zu gestalten. Die wichtigsten Funktionen von Word lernen Sie im Laufe dieses Kurses kennen. Der eingegebene Text wird zum Beispiel automatisch auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüft und oft vorkommende Tippfehler werden direkt korrigiert. Häufig benötigte Texte können mithilfe von sogenannten Textbausteinen schnell beliebig oft eingefügt werden. Für viele Gestaltungselemente stehen fertige Vorlagen bereit, die Sie nur noch einfügen müssen. 8 HERDT-Verlag

9 1 Word kennenlernen 1.2 Die Benutzeroberfläche kennenlernen Die Benutzeroberfläche der Office-2010-Programme Die Microsoft-Office-2010-Programme besitzen eine einheitliche Benutzeroberfläche und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche wie das Menüband lernen Sie im Folgenden kennen. Titelleiste mit Dokumentund Programmname Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Zoomregler Statusleiste Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit dem Programm benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. Start oder Einfügen, wird der Inhalt des Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin zu finden sind. Durch Klicken auf am rechten Fensterrand kann das Menüband minimiert werden, sodass nur noch die Registernamen sichtbar sind. Durch Klicken auf erscheint das komplette Menüband wieder. Ist das Word-Fenster verkleinert, werden die Befehle im Menüband komprimiert dargestellt bzw. bei einigen Schaltflächen ist nur das Symbol ohne Name sichtbar. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den Programmnamen an. Die Statusleiste enthält programmspezifische Informationen. HERDT-Verlag 9

10 1 Word kennenlernen Der Zoomregler Mit dem Zoomregler können Sie den Inhalt eines Dokuments in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen lassen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler angezeigt. Tipp Wenn Sie die grundlegenden Funktionen von Word 2010 anwenden können, finden Sie sich auch in anderen Microsoft-Office-2010-Programmen zurecht. 1.3 Das Register Datei - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Ansicht des Registers Datei wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um ein Dokument zu gestalten, fasst das Register Datei die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten eines Dokuments benötigt werden. Jedes Microsoft-Office-2010-Programm enthält im Menüband ganz links das Register Datei. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, Neuerstellen oder zum Senden eines Dokuments. Auch sind hier Informationen zum Dokument wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Register Datei öffnet die Backstage-Ansicht Schaltflächen: öffnen beim Anklicken ein Fenster Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche öffnet ein Fenster, um allgemeine Programmeinstellungen vorzunehmen Schaltfläche schließt beim Anklicken das Programm 10 HERDT-Verlag

11 1 Word kennenlernen Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt des Dokuments in dieser Ansicht nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Tipp Sie können die Backstage-Ansicht wieder verlassen und zum Dokument zurückkehren, indem Sie das Register Start anklicken oder die Taste È drücken. 1.4 Kataloge und die Livevorschau Was sind Kataloge? Alle Microsoft-Office-2010-Programme unterstützen Sie beim Gestalten von Dokumenten mit sogenannten Katalogen, die an vielen Stellen im Menüband zur Verfügung gestellt werden. Kataloge können beispielsweise im Word-Menüband im Register Start in der Gruppe Schriftart über die Schaltfläche Texteffekte oder in der Gruppe Formatvorlagen geöffnet werden. Katalog der Texteffekte Katalog der Formatvorlagen Anders als bei "einfachen" Befehlen, bei denen genau eine Aktion durchgeführt wird (z. B. führt der Befehl Unterstreichen nur das Unterstreichen des Wortes durch), werden bei der Auswahl aus einem Katalog meist mehrere Gestaltungsmerkmale in einem Schritt ausgeführt. Die Livevorschau Für viele Kataloge stellen die Office-Programme die sogenannte Livevorschau zur Verfügung. Wenn Sie einen Katalog geöffnet haben und mit der Maus auf eine Option im Katalog zeigen (ohne zu klicken), wird im Dokument angezeigt, wie sich die Auswahl der Option auswirken würde. Erst durch Anklicken erfolgt die Zuweisung im Dokument. Sie können so testen, wie sich verschiedene Gestaltungsoptionen auswirken würden, bevor Sie sich für eine bestimmte Option entscheiden. HERDT-Verlag 11

12 1 Word kennenlernen 1.5 Auf einen Blick Was ist? Word das Menüband ein Register die Symbolleiste für den Schnellzugriff der Zoomregler die Backstage- Ansicht ein Katalog die Livevorschau Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, um Textdokumente wie Briefe, Einladungen oder Berichte am Computer zu erstellen. Das Menüband befindet sich am oberen Fensterrand und bietet einen schnellen Zugriff auf alle Befehle. Das Menüband ist in Register unterteilt. In jedem Register sind verschiedene Befehle in logische Gruppen zusammengefasst. Diese Symbolleiste befindet sich am linken oberen Fensterrand und stellt wichtige Befehle zur schnellen Ausführung bereit. Der Zoomregler befindet sich am rechten unteren Fensterrand. Er dient dazu, den Dokumentinhalt in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzuzeigen. Diese Ansicht wird durch Anklicken des Registers Datei sichtbar. Die Ansicht enthält alle Befehle, um Dokumente zu verwalten. Ein Katalog stellt eine Auswahl an verschiedenen Gestaltungsoptionen zur Verfügung. Wird in einem Katalog auf eine Auswahlmöglichkeit gezeigt, stellt die Livevorschau den Text im Dokument so dar, wie er beim Zuweisen aussehen würde. 12 HERDT-Verlag

13 2 2 Erste Schritte mit Word Voraussetzungen Mit der Maus und der Tastatur arbeiten Die Startschaltfläche und die Taskleiste von Windows bedienen können Ziele Word starten und beenden Das Word-Fenster kennenlernen Text in ein Dokument eingeben und einfache Korrekturen vornehmen Ein Dokument speichern Hilfe erhalten Ein Dokument schließen und Word beenden Ein Dokument wieder öffnen Ein neues Dokument erstellen Mit mehreren geöffneten Dokumenten arbeiten HERDT-Verlag 13

14 2 Erste Schritte mit Word 2.1 Word starten Das Programm Word starten Alle Programme, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über die Startschaltfläche von Windows schnell finden und starten. 3 Programmeintrag anklicken 2 Anfangsbuchstaben des Programms eintippen 1 Startschaltfläche anklicken Tipp Word künftig schneller starten Klicken Sie im Startmenü den Eintrag für Microsoft Word 2010 mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl An Startmenü anheften. Dem Startmenü wird im oberen Bereich dauerhaft ein Eintrag für Word hinzugefügt. Durch Anklicken startet direkt das Programm Word. Alle Microsoft-Office-2010-Programme finden Alle Microsoft-Office-2010-Programme, die auf dem Computer installiert sind, können Sie finden und starten, indem Sie die Startschaltfläche und anschließend Alle Programme anklicken. Klicken Sie in der angezeigten Liste den Ordner Microsoft Office an (eventuell müssen Sie mit dem Bildlauffeld nach unten scrollen, um den Eintrag zu sehen). 14 HERDT-Verlag

15 2 Erste Schritte mit Word 2.2 Das Word-Fenster kennenlernen Das Word-Fenster Durch das Starten von Word wird automatisch ein neues leeres Dokument erzeugt und im Word-Fenster angezeigt. Auf dem Bildschirm wird das Dokument als weiße Fläche dargestellt, die einem DIN-A4-Blatt entspricht. Cursor Ansichtssteuerung Zoomregler Hinweis Wird das Word-Fenster durch Klicken auf am oberen rechten Fensterrand verkleinert, wird das Menüband automatisch komprimiert. Das bedeutet, dass die in den Gruppen enthaltenen Schaltflächen kleiner oder zusammengefasst dargestellt werden. Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält fünf Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Dokumentansichten wechseln können. Die verschiedenen Ansichten dienen zur optimalen Bearbeitung des Textes bzw. zum Lesen von Text am Bildschirm. Standardmäßig ist die Ansicht Seitenlayout eingeschaltet ( ). Es empfiehlt sich, für die Texteingabe und -gestaltung in dieser Ansicht zu arbeiten, da Sie den Text hier so sehen, wie er auch ausgedruckt erscheinen wird. HERDT-Verlag 15