alabus ag Serienbrief-Dokumentation alabus smarter process management Erstellt durch: alabus ag Birchstrasse 189 CH-8050 Zürich Tel.

Transkript

1 alabus ag Serienbrief-Dokumentation Erstellt durch: alabus ag Birchstrasse 189 CH-8050 Zürich Tel Version: 1.8 Klassierung: Nur für internen Gebrauch Datum: Status: Final Dokumentname: alabus Serienbrief-Dokumentation_DE.docx Autor(en): alabus ag Verteiler: alabus ag, Kunde

2 Versionen Version Datum Autor(en) Beschreibung der Änderungen MSV Überarbeitet, MS Office 2007 ergänzt CPA Update für Office RHU Update MSA Update MBU Update, Layout Anpassungen / alabus alabus ag Seite 2/18

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Verwendbare Felder exportieren Serienbrief-Vorlage für MS Word Serienbrief-Vorlage erstellen Security Mail Merge-Assistent Makro einfügen Serienbrief-Vorlage einfügen (hochladen!!) Serienbrief erstellen Security Warning Serienbrief per versenden / alabus alabus ag Seite 3/18

4 1 Einleitung Die Erstellung von Vorlagen ist eine zentrale Funktion, wenn mit dem Kunden kommuniziert werden will. Absagebriefe, Bestätigungsbriefe etc. um nur einige zu nennen. Selbstverständlich können Sie dieselbe Funktion für Berichte (z.b. einen Statusbericht) verwenden. alabus process share gibt die Möglichkeit, eine Anzahl vorgefertigter Standardbriefe vollumfänglich einzubinden und die entsprechenden Informationen wie Name, Adresse etc. direkt zu übernehmen. Sie können Serienbriefe aus alabus process share heraus mittels Microsoft Office erstellen. Das Erstellen der entsprechenden Vorlagen ist einfach und in wenigen Minuten erlernbar. Nachfolgend werden die Schritte aufgezeigt, welche notwendig sind, um bestehende Vorlagen vollumfänglich in alabus process share einzubinden. Sie finden anschliessend die Anleitung, wie Sie Vorlagen zu Serienbriefe erstellen können. Sie ist für Microsoft Office 2007/2010 geschrieben, gilt grundsätzlich jedoch auch für andere Versionen. Die Anleitung basiert auf der englischen Version von Microsoft Office das heisst die Screenshots sind Englisch und der Leser ist gebeten in deutschen Office Versionen die Anleitung analog zu nutzen / alabus alabus ag Seite 4/18

5 2 Verwendbare Felder exportieren 1. Öffnen Sie bitte alabus process share. 2. Wechseln Sie auf die Ansicht, unter welcher der neue Serienbrief verfügbar sein soll (z.b. Personen/Information). 3. Wählen Sie im Menü Reports Mail Merge für aktuelle Ansicht - Excel erstellen aus. -> Tipp: Filtern Sie die Liste auf einige wenige Records, damit die Erstellung des Excels schnell geht. Es sind nur die Kolonnentitel für die weiteren Schritte relevant. 4. alabus process share erstellt ein Excel-Dokument, welches alle auf dem Bildschirm sichtbaren Felder beinhaltet. Dieses Excel-Dokument dient als Grundlage für das Erstellen der Serienbrief-Vorlage. 5. Speichern Sie das Excel-Dokument an einem Platz Ihrer Wahl für die Weiterverarbeitung (z.b. C./Temp). Bitte verwenden Sie den vorgeschlagenen Namen als Dateinamen (z.b. Personen_Information.xls) / alabus alabus ag Seite 5/18

6 3 Serienbrief-Vorlage für MS Word 3.1 Serienbrief-Vorlage erstellen Öffnen Sie bitte Microsoft Word Security 1. Klicken Sie links oben auf die Menüschaltfläche und klicken Sie unten auf Word Options. 2. Stellen Sie Word so ein, dass die Ausführung von Makros erlaubt ist. Bsp. Word 2007: Klicken Sie im Menü auf Trust Center und darin auf die Schaltfläche Trust Center Settings. Bsp. Word 2010: Klicken Sie im Menu File (Datei) auf die Options und wechseln Sie im Fenster auf das Trust Center -> Trust Center Settings. 3. Wählen Sie unter Macro Settings eine der folgenden zwei Einstellungen aus: a. Enable all macros (-> Alle Makros sind erlaubt und werden durchgeführt.) b. Disable all macros with notification (Makros werden zuerst immer blockiert. Sie erhalten dazu eine Security Warning. Dieses einzelne Makro können Sie dann aber manuell freigeben (siehe Security Warning).) 4. Klicken Sie mehrmals auf OK um den Dialog zu verlassen und die Einstellung zu übernehmen / alabus alabus ag Seite 6/18

7 3.1.2 Mail Merge-Assistent 1. Erstellen Sie ein neues Dokument. 2. Klicken Sie auf den Reiter Mailings. 3. Klicken Sie auf Start Mail Merge und wählen Sie im Menü Step by Step Mail Merge Wizard aus. 4. Der Mail Merge-Assistent wird gestartet. 5. Wählen Sie Letters aus und klicken Sie rechts unten auf Next: Starting document / alabus alabus ag Seite 7/18

8 6. Wählen Sie Use the current document aus und klicken Sie rechts unten auf Next: Select recipients. 7. Wählen Sie Use an existing list aus und klicken Sie auf Browse. 8. Wählen Sie unter Files of type All Files (*.*) aus. 9. Wählen Sie unter Look in den Ordner Ihres Excel-Dokuments aus. 10. Wählen Sie das vom alabus process share erstellte Excel- Dokument aus (z.b. ClaimUVG_ClaimUVGInfo.xls) und klicken Sie auf Open / alabus alabus ag Seite 8/18

9 11. Bestätigen Sie das erste Popup-Fenster mit OK. 12. Bestätigen Sie das zweite Popup-Fenster mit OK / alabus alabus ag Seite 9/18

10 13. Klicken Sie rechts unten auf Next: Write your letter. 14. Nun können Sie den eigentlichen Inhalt des Serienbriefes erfassen. Setzen Sie den Eingabezeiger (=Cursor) an den gewünschten Ort, wo Sie ein Feld einfügen möchten. Klicken Sie dann auf More items..., wählen Sie das gewünschte Feld aus und klicken Sie auf Insert und dann auf Close. So können Sie nun die Datenfelder aus alabus process share eines nach dem anderen in das Word-Dokument eingefügen. 15. Wenn Sie rechts unten auf die Schaltfläche Next: Preview your letters klicken, dann erhalten Sie eine Vorschau auf die Datenfelder aus alabus process share / alabus alabus ag Seite 10/18

11 16. Klicken Sie rechts unten auf Next: Complete the merge. 17. Dem Serienbrief muss ein Makro hinterlegt werden, damit dieser direkt aus alabus process share heraus funktioniert / alabus alabus ag Seite 11/18

12 3.1.3 Makro einfügen 1. Das Mail Merge Makro steht im alabus versicherer Rich Client zur Verfügung. Den Rich Client als SysAdmin starten und auf Ansicht System Einstellungen -> Templates wechseln. 2. Auf dem Drop-down Ansichten die rechte Maustaste drücken und im erscheinenden Menu den Eintrag Word Serienbrief Makro Source- Code öffnen auswählen / alabus alabus ag Seite 12/18

13 3. Wechseln Sie wieder auf den neuen Serienbrief und klicken Sie auf den Reiter View. 4. Klicken Sie danach auf Macros und wählen Sie View Macros aus. Leer, wenn keine bestehende Vorlage verwendet wurde. 5. Wenn keine Makros aufgelistet werden, dann muss mit Create ein neues Makro (z.b. mit Namen alabus ) erstellt werden. Wenn Makros aufgelistet werden (z.b. mit Namen Chang MergeDataSourceToSameDirectoryAndFileName ) kann mit Edit der Microsoft Visual Basic gestartet werden / alabus alabus ag Seite 13/18

14 6. Doppelklicken Sie auf das Dokument ThisDocument im Baum der Projektansicht DES NEUEN SERIENBRIEFES. Einkopiertes Makro (in ThisDocument der neuen Vorlage) 7. Klicken Sie danach auf das Speichern-Icon und schliessen Sie Microsoft Visual Basic. 8. Zum Schluss speichern Sie das fertiggestellte Word-Dokument ab / alabus alabus ag Seite 14/18

15 3.2 Serienbrief-Vorlage einfügen (hochladen!!) 1. Öffnen Sie alabus process share. 2. Wechseln Sie unter Datei / Identity wechseln zu einer Admin- Identität. 3. Wenn Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung steht, dann wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. 4. Wählen Sie die Ansicht System Einstellungen/Templates (=System Settings/Templates) aus. 5. Klicken Sie auf Datei hinzufügen (=New) oder Datei ersetzen (=Update) 6. Wählen Sie Ihre Word-Vorlage aus und klicken Sie auf Open. 7. Sie können, wenn Sie wollen noch eine Beschreibung (=Description) und eine Version eingeben. - Für Mail Merge Vorlagen sollte KEINE Angabe der Sprache gesetzt werden. Die Sprache kann im Dateinamen eingebracht werden. - Nach dem Einfügen der Vorlage, kann der Vorlagen Name angepasst werden - dieser Name wird dem Benutzer zur Auswahl angeboten. Die Vorlagen werden im Drop down alphabetisch sortiert / alabus alabus ag Seite 15/18

16 8. Im Drop-down Ansichten MUSS die Ansicht ausgewählt werden für die die Vorlage bestimmt ist. 9. Cache leeren: Als letztes müssen Sie noch den Cache des Servers leeren. Klicken Sie hierfür bitte unter System Einstellungen/Templates (=System Settings/Templates) auf die Schaltfläche Cache leeren (=Clear Cache). 10. Neustart oder Rollenwechsel: Verlassen Sie nun das Programm und starten Sie es neu. Nun stehen Ihnen die neuen Templates zur Verfügung. 3.3 Serienbrief erstellen 1. Bitte öffnen Sie alabus process share. 2. Wählen Sie die Ansicht (z.b. Personen/Information) mit dem gewünschten Serienbrief aus. 3. Pro Ansicht im alabus process share darf nur ein Mail Merge zur selben Zeit ausgeführt werden. (Wichtig, wenn viele Datensätze in der Ansicht ausgewählt sind) 4. Wählen Sie im Menü unter Reports Mail Merge für aktuelle Ansicht Ihren gewünschten Serienbrief aus. ( Microsoft Word öffnet sich) 5. Der Serienbrief kann nun nach den Regeln von Microsoft Word bearbeitet werden Security Warning 1. Wenn Sie in der Security Disable all macros with notification ausgewählt hatten, dann erhalten Sie beim Starten eines Serienbriefes eine Security Warning / alabus alabus ag Seite 16/18

17 2. Klicken Sie auf Options. 3. Wählen Sie Enable the content aus und klicken Sie auf OK. 4. Nun sind die Mail Merge-Felder aktiv und werden die Daten aus dem alabus process share anzeigen / alabus alabus ag Seite 17/18

18 3.4 Serienbrief per versenden 1. Wenn Sie den erstellten Serienbrief per verschicken möchten, dann klicken Sie auf den Reiter Mailings. 2. Klicken Sie auf Start Mail Merge und wählen Sie im Menü Messages aus. 3. Klicken Sie auf Finish & Merge und wählen Sie im Menü Send Messages... aus. 4. Wählen Sie unter To aus. 5. Geben Sie unter Subject line den Betreff der an. 6. Wählen Sie unter Mail format aus, ob Sie den Serienbrief als Attachment (=Anhang) im verschicken wollen oder ob der Text als HTML, d.h. direkt als Text im erscheinen soll. 7. Klicken Sie zum Versenden des s auf OK. 8. MS Outlook wird geöffnet und die Dokumente werden versendet. 9. Beim Versenden der s wird man mehrmals angefragt, ob MS Outlook die s versenden darf. Bestätigen Sie diese Meldungen immer. Hierbei handelt es sich um Sicherheitsabfragen, welche möglicherweise nicht immer erscheinen / alabus alabus ag Seite 18/18