Überblick. Anmeldung S Mein Profil S Hotelsuche S S. 21. Buchungsübersicht S. 22. Stornierung S. 23. Umbuchung S.

Transkript

1 Buchungsleitfaden

2 Überblick Anmeldung Mein Profil Hotelsuche Buchungsübersicht Stornierung Umbuchung Buchungsvertreter Kontakt S. 3-5 S. 6-8 S S. 21 S. 22 S. 23 S S. 29 2

3 Anmeldung Internet/URL Damit Sie bei Ihrer Buchung von den individuellen Einstellungen Ihres Unternehmens profitieren, verwenden Sie unbedingt die korrekte URL: Startseite Sie gelangen anschließend auf die Startseite Ihrer Firmenanwendung. Klicken Sie auf Login, um fortzufahren. 3

4 Einloggen Registrierung Zur Anmeldung geben Sie bitte Ihre Adresse mit Passwort ein. Sollte noch kein Kundenprofil bestehen, melden Sie sich bitte über den Link Registrieren an. Anmeldung Nehmen Sie die einmalige Registrierung vor. Bei der Anmeldung sind die Pflichtfelder mit einem Sternchen gekennzeichnet. Ihre Kreditkartendaten können hier hinterlegt werden. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, Ihr Profil nach der Hotelsuche bei Abschluss der Buchung anzulegen. Mit einem Klick in das entsprechende Feld speichern Sie Ihre Daten für zukünftige Buchungen ab. 4

5 Registrieren Registrierung bestätigen Um Ihr Profil freizuschalten, klicken Sie auf den Aktivierungslink in der , den Sie automatisch erhalten. 5

6 Mein Profil Profil Falls Sie Ihr Profil anpassen müssen, z. B. wegen eines Abteilungswechsels, klicken Sie zuerst auf Mein Profil" und dann auf "Profil verwalten". Neben den üblichen Daten (Adressdaten, - Adresse, Passwort, etc.), können Sie auch Ihre Zugehörigkeit zu Bonusprogrammen eintragen. 6

7 Mein Profil Kreditkarten Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kreditkarten in Ihrem Profil zu hinterlegen, inklusive einer Vorauswahlfunktion. Die Kreditkarten können im Buchungsvorgang je nach Bedarf ausgewählt werden. Aus Datenschutzgründen werden Ihnen direkt nach der Eingabe nur noch die letzten 4 Ziffern angezeigt, der Rest ist verschlüsselt. 7

8 Mein Profil Ändern der -Adresse Ihre -Adresse hat sich geändert? Bitte nehmen Sie die Aktualisierung in Ihrem bestehenden Profil vor, legen Sie kein neues Profil an. Über den Menüpunkt Mein Profil - Adresse haben Sie die Möglichkeit, Ihre neue -Adresse anzugeben. Sie erhalten im Anschluss eine zur Aktivierung der neuen Adresse. 8

9 Hotelsuche Bevorzugte Reiseziele Von Ihrem Travel Management wurden bevorzugte Reiseziele (z.b. Ihre Firmenstandorte) hinterlegt, diese stehen Ihnen diese auf der Startseite zur Verfügung. Über diese Suchfunktion Standorte generieren Sie eine voreingestellte Umkreissuche nach Hotels in der Nähe Ihres Reisezieles für eine optimale Hotelauswahl. Bei der Suche ohne Datum werden alle Hotels in dem gewünschten Ort aufgelistet. Bei der Suche mit Datum werden ausschließlich die zum Abfragedatum verfügbaren Hotels angezeigt. 9

10 Hotelsuche Direkte Hotelsuche Suchen Sie direkt in Ihrem Reiseziel nach einem bestimmten Hotel oder geben Sie das Reiseziel und/oder den Hotelnamen direkt ein. Außerdem bestehen weitere Eingabemöglichkeiten (z. B. Bahnhöfe, Messen, 3-Letter-Codes). 10

11 Hotelsuche Zielauswahl Wählen Sie bei Bedarf ein bestimmtes Ziel aus, um die Ergebnisliste einzuschränken. Pro Eingabe stehen eine Vielzahl von zusätzlichen Zielen zur Verfügung. 11

12 Hotelsuche Umkreissuche Nach Eingabe einer Adresse bzw. eines Zieles in das Suchfeld können Sie einen genauen Umkreis für die Suche festlegen. 12

13 Hotelsuche Erweiterte Suche Filtern Sie Ihr Hotelergebnis entsprechend Ihrer Vorlieben über Erweiterte Suche und ggf. Weitere Optionen. Angabe min./max. Preis pro Zimmer/Nacht Auswahl min./max. Kategorie Bewertungen Wahl des Umkreises Hotelausstattung, etc. 13

14 Hotelsuche Hotelvergleich Wählen Sie die gewünschten Hotels aus und nutzen Sie die Vergleichsfunktion, um das optimale Hotel zu finden. Profitieren Sie von den vielfältigen Vergleichskriterien. 14

15 Hotelsuche Hotelergebnisliste Ihr Travel Management hat Vertragsraten mit Hotels verhandelt, diese werden mit Ihrem Firmenlogo gekennzeichnet und bevorzugt zu buchen. In Ländern mit Reisebeschränkung ist es verpflichtend nur die Hotels mit "security approved" Logo zu buchen. Es steht Ihnen immer der HOTEL DE Business-Rabatt von bis zu 30% zur Verfügung. Dieser ist ebenfalls mit einem Logo versehen. 15

16 Hotelsuche Interaktive Karte Die interaktive Karte unterstützt Sie bei Ihrer optimalen Hotelwahl. Mit einem Klick auf Liste können Sie die Ansicht schnell ändern. Ihr Ziel (Firmenstandort, genaue Anschrift, etc.) ist mit einer grauen Flagge in der Karte markiert. = Vertragshotel (soweit vorhanden) = Hotel = Ziel 16

17 Ratenauswahl Ratenübersicht und -auswahl Alle Hotels, die mit dem BASF-Logo gekennzeichnet sind, sind laut der BASF- Reiserichtlinie bevorzugt zu buchen. Dieses Logo kennzeichnet den HOTEL DE Business-Rabatt. 17

18 Ratenauswahl Ratenübersicht und -auswahl In der Hotelbeschreibung finden Sie evtl. Vergünstigungen für HOTEL DE-Gäste. Hier erhalten Sie alle Informationen zum Hotel, wie detaillierte Bewertungen, Bilder und die vollständige Beschreibung des Hotels. Für die Beschreibung ist das Hotel selbst verantwortlich. Falls Sie für weitere Kollegen dieses Hotel buchen möchten, wählen Sie die Anzahl der anreisenden Personen und Zimmer aus! Die günstigste Rate wird Ihnen automatisch oben gezeigt. 18

19 Ratenauswahl Übersicht der gewählten Rate Achten Sie in Ihre Auswahl besonders auf die Buchungs-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen der ausgewählten Rate, die das Hotel festgelegt hat. In der Regel sollte eine Geschäftsreise stornierbar sein. 19

20 Relevante Hotelangaben Buchungsbestätigung / Wünsche an das Hotel Die Buchungsbestätigung wird an Ihre -Adresse geschickt, sowie an alle weiteren eingetragenen E- Mail- Adressen. Optional können Mitarbeiter, die sich z.b. im Außendienst befinden, über das Mobiltelefon eine Buchungsbestätigung per SMS erhalten. Sollten Sie ausnahmsweise für eine andere Person buchen, überschreiben Sie bitte einfach Ihre eigenen Daten unter Name der anreisenden Person. Ebenso können Sie dem Hotel Wünsche mitteilen. Diese werden unverbindlich an das Hotel übermittelt. Bitte berücksichtigen Sie evtl. Zusatzkosten! Tipp: Wenn Sie regelmäßig nur für andere Personen buchen möchten, überschreiben Sie bitte nicht Ihre eigenen Angaben mit denen des Anreisenden. Es würden falsche Daten an das Hotel übermittelt werden. Für diesen Zweck gibt es die HOTEL DE- Travel Arranger-Funktion. Mehr Informationen zur Travel Arranger-Funktion finden Sie hier: 20

21 Buchung abschließen Buchungsbestätigung Nach Abschluss Ihrer Reservierung erhalten Sie die Buchungsbestätigung direkt am Bildschirm und parallel per . Sie enthält die Buchungsnummer und den Stornierungscode. Die Buchungsbestätigung, welche Sie per bekommen, enthält eine direkte Verlinkung auf Ihre Firmenanwendung, so dass Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Buchungen erhalten. 21

22 Buchungsübersicht Meine Buchungen In Ihrer Buchungsübersicht sind alle getätigten Buchungen aufgelistet. Hier können Sie Hotelzimmer erneut buchen, umbuchen oder stornieren. Durch Anklicken der Buchungsnummer gelangen Sie in die Detailansicht der Buchung. Mit Hilfe der Buchungsnummer können Sie direkt nach Ihren Buchungen suchen oder Sie nutzen die praktische Drop-down Funktion. 22

23 Stornierung Eine Buchung stornieren Stornieren Sie Ihre Buchung bequem über die Buchungsübersicht. Wird Ihnen der Stornierungsbutton nicht angezeigt, kann das folgende Gründe haben: Die Stornierungsfrist ist bereits abgelaufen Es handelt sich um eine nicht stornierbare Rate Unser Service Center hilft Ihnen jederzeit! an: oder telefonisch kostenfrei unter: Sollte es sich um eine nicht stornierbare Rate handeln, bitten wir Sie, sich direkt an das Hotel zu wenden. 23

24 Umbuchung Umbuchung Umbuchen können Sie bequem über die Buchungsübersicht. Wird Ihnen der Umbuchungsbutton nicht angezeigt kann das folgende Gründe haben: Umbuchungsfrist ist bereits überschritten Hotel ist ausgebucht Umbuchungsfunktion wird vom Hotel technisch nicht unterstützt oder das Hotel wünscht keine Änderung über das System. Unser Service Center hilft Ihnen jederzeit! an: oder telefonisch kostenfrei unter: Hinweis: Bitte prüfen Sie die Preise und Konditionen, da sich diese durch eine Umbuchung ggf. ändern können! 24

25 Buchungsvertreter Buchungsvertreter HOTEL DE empfiehlt im Fall Ihrer Abwesenheit einen Buchungsvertreter einzurichten. Buchungsvertreter Können vom Reisenden selbst eingerichtet werden. Dabei können beliebig viele Buchungsvertreter gewählt werden. Ebenso können Sie von Ihrem Kollegen eine -Anfrage erhalten, dass dieser Sie vertreten möchte. 25

26 Buchungsvertreter Buchungsvertreter bestimmen Geben Sie hier die -Adresse Ihrer Kollegin/Ihres Kollegen an, schon haben Sie den Buchungsvertreter bestimmt. Außerdem können Sie eine Bemerkung einfügen. Legen Sie im nächsten Schritt fest, ob Ihr Buchungsvertreter Ihre Kreditkarte für die Hotelbuchungen verwenden darf. Löschen Sie Ihren Vertreter bei Bedarf. Buchungen als Buchungsvertreter Der Buchungsvertreter kann während der Buchung entscheiden, ob er für sich selbst oder für Sie bucht. 26

27 Buchungsvertreter Buchungsvertreter werden Versenden Sie eine Einladung an den Reisenden, für den Sie Hotelbuchungen vornehmen möchten. Ihr Reisender erhält eine Benachrichtigungs- , in der Sie um die Freischaltung als Buchungsvertreter bitten. Diese muss lediglich durch Klicken auf den Link und anschließendes Einloggen in die Anwendung bestätigt werden. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, erhalten Sie eine Bestätigungs- . 27

28 Buchungsvertreter Buchungsvertreter / Buchungsübersicht In Ihrer Buchungsübersicht können Sie Buchungen für andere Personen über das Dropdown-Menü auswählen und ggf. Änderungen vornehmen. Beispiel einer Vertretergruppe: Beide Buchungsvertreter können auf Buchungen des Reisenden zugreifen, auch auf Buchungen, die der Reisende selbst getätigt hat. Reisender/Reisende Vertreterfunktion Buchungsvertreter 28

29 KONTAKT - HOTEL DE (Member of HRS GROUP) Buchungen, Umbuchungen, Stornierungen: basf@basf-hotels.com Telefon: Weitere, z.t. gebührenfreie Telefonnummern finden Sie unter folgendem Link: Gruppen- und Tagungen: groups@basf-hotels.com Telefon: Technische Herausforderungen, Reklamationen, Fragen zum Buchungsportal oder zu Ihrem Profil: keyaccount@hrs.de Telefon: