Wichtige Veränderungen für Unternehmen, Kartenantragsteller und Karteninhaber FAQ

Transkript

1 AMERICAN EXPRESS CORPORATE CARD Geldwäschedirektive und Fernabsatzrichtlinie Wichtige Veränderungen für Unternehmen, Kartenantragsteller und Karteninhaber FAQ V1_BO/Neu-Ident_0409 American Express Services Europe Limited, Zweigniederlassung Frankfurt am Main, Theodor-Heuss-Allee 112, Frankfurt am Main, Geschäftsleitung Deutschland: Werner Decker (Vorsitzender), Thomas Nau, Registergericht Frankfurt am Main, HRB 57783, Zweigniederlassung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach dem Recht des Vereinigten Königreichs mit Sitz in London, Registrar of Companies for England and Wales, Cardiff, No ; Directors: James F. Crotty, Alexander Filshie, Massimo A. Quarra, Brendan G. Walsh; Telefon: , Telefax:

2 Inhalt Thema Geldwäschedirektive: Verschärfte Vorgaben im Rahmen des Gesetzes zur Ergänzung der Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung 1. Wichtige Basisinformationen für Unternehmen Welche neuen gesetzlichen Vorgaben gibt es? Welche Auswirkungen haben die neuen Vorgaben? Gibt es eine unabhängige Stellungnahme dazu? Wo gibt es detaillierte und umfassende Informationen zur neuen Gesetzeslage? Welche Unterstützung leistet American Express? Identifizierung von Karteninhabern Welche neuen, gesetzlich vorgeschriebenen Identifizierungspflichten gibt es? Welcher Identifizierungsweg ist für mein Unternehmen zu empfehlen? Wie geht die Identifizierung bei neuen Kartenantragstellern vor sich? Können die alten Kartenanträge auch weiterverwendet werden? Was passiert, wenn ein Karteninhaber die Identifizierung nicht vornimmt? Vorgehen bei den drei verschiedenen Identifizierungswegen Wie läuft die Identifizierung bei der Bank ab (Bankident)? Wie läuft die Identifizierung bei der Deutschen Post AG ab (Postident)? Wie läuft die interne Identifizierung ab ( zuverlässiger Dritter )? Müssen die Karteninhaber bzw. Antragsteller bei der unternehmensinternen Identifizierung persönlich anwesend sein? Entstehen für die Karteninhaber Kosten? Wo können sich die Identifizierungs-Verantwortlichen informieren? Beantragen von Corporate Cards für neue Mitarbeiter Was ändert sich für künftige Kartenantragsteller? Ab wann müssen die neuen Kartenanträge eingesetzt werden? Was geschieht, wenn nach dem ein nicht aktueller Kartenantrag an American Express geschickt wird? Inwieweit unterscheiden sich die alten Anträge von den neuen? Wo erhalte ich die neuen Kartenanträge? Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens Warum müssen die wirtschaftlich Berechtigten benannt werden? Warum braucht American Express diese Informationen? Welche Unternehmen müssen die wirtschaftlich Berechtigten benennen? Wer zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten? Wo finden Sie die Informationen über die Beteiligungsverhältnisse? Was ist für Ihr Unternehmen konkret zu tun? Was ist zu tun, wenn es keine wirtschaftlich Berechtigten im Sinne des Gesetzes gibt? Was passiert, wenn ein Unternehmen die wirtschaftlich Berechtigten nicht benennt?...8 Thema Fernabsatz: Neue Bestimmungen zum Fernabsatz ( 312 c BGB) 1. Was bedeuten die Bestimmungen zum Fernabsatz? Was ändert sich durch die Bestimmungen? Können die alten Kartenantragsformulare weiterverwendet werden?...9

3 Thema Geldwäschedirektive Seite 3 von 9 Thema Geldwäschedirektive: Verschärfte Vorgaben im Rahmen des Gesetzes zur Ergänzung der Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung 1. Wichtige Basisinformationen für Unternehmen 1.1 Welche neuen gesetzlichen Vorgaben gibt es? Das für Deutschland verabschiedete Gesetz zur Ergänzung der Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (GwBekErgG) zielt auf eine verbesserte Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus. Es gilt für die gesamte Finanzbranche und damit auch für American Express. Der Gesetzgeber setzt mit den Neuregelungen die sog. dritte EU-Geldwäscherichtlinie (Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates) in nationales deutsches Recht um. Durch das Geldwäschebekämpfungsergänzungsgesetz (GwBekErgG) wurde auch das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz GwG) völlig neu gefasst. Das am 21. August 2008 in Kraft getretene neue GwG statuiert unter anderem neue gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Identifizierung von Neu- und Bestandskunden sowie neue Pflichten zur Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten. 1.2 Welche Auswirkungen haben die neuen Vorgaben? Die neuen Vorschriften betreffen Unternehmen, langjährige Karteninhaber und neue Kartenantragsteller. Sie wirken sich im Wesentlichen wie folgt aus: Unternehmen müssen bis Mai/Juni 2009 die wirtschaftlich Berechtigten offenlegen, also alle natürlichen Personen, die mehr als 25 % der Kapitalanteile oder der Stimmrechte kontrollieren. Neue Kartenantragsteller müssen von vornherein einen erweiterten Identifizierungsprozess durchlaufen, der die Identifizierung anhand eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses beinhaltet; zudem müssen neue Kartenanträge genutzt werden, da die bisher genutzten nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Der neue Ablauf gilt seit April Langjährige Karteninhaber müssen sich nachträglich anhand eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses identifizieren; dies gilt jedoch nur für Karteninhaber, die bereits vor 2005 eine American Express Corporate Card erhalten haben. Die nachträgliche Identifizierung erfolgt 2010 soweit nicht anders vereinbart. Weitere Informationen folgen rechtzeitig vor Beginn der Umsetzung. 1.3 Gibt es eine unabhängige Stellungnahme dazu? Ein Schreiben der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) bestätigt, dass American Express zur Durchführung der Maßnahmen gesetzlich verpflichtet ist. PwC wird zudem die Einhaltung und Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen von American Express überprüfen. Das Schreiben von PwC stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 1.4 Wo gibt es detaillierte und umfassende Informationen zur neuen Gesetzeslage? Den Gesetzestext finden Sie frei zugänglich und kostenlos auf der offiziellen Internetseite des Bundesministeriums der Justiz unter Sie können auch gerne Ihren Ansprechpartner bei American Express kontaktieren, um Näheres zu den Auswirkungen für Ihr Unternehmen zu erfahren. 1.5 Welche Unterstützung leistet American Express? American Express unterstützt seine Firmenkunden und Karteninhaber bei den erforderlichen Schritten, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Dazu stehen umfangreiches Informationsmaterial, alle notwendigen Formulare und vorbereitete Vorlagen zur Verfügung. Kontakt für Unternehmen: Ihre Ansprechpartner bei American Express informieren Sie gerne über das erforderliche Vorgehen. Kontakt für Kartenmitglieder: Sie können sich jederzeit an den 24-Stunden-Telefonservice unter wenden.

4 Thema Geldwäschedirektive Seite 4 von 9 2. Identifizierung von Karteninhabern 2.1 Welche neuen, gesetzlich vorgeschriebenen Identifizierungspflichten gibt es? Die Pflicht zur Identifizierung anhand eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses betrifft sowohl Kartenantragsteller, die erstmals eine American Express Karte beantragen als auch langjährige Karteninhaber: Neue Kartenantragsteller müssen von vornherein einen erweiterten Identifizierungsprozess durchlaufen; zudem müssen neue Kartenanträge genutzt werden, da die bisher genutzten nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die neuen Kartenanträge werden seit April 2009 eingesetzt. Langjährige Karteninhaber müssen sich nachträglich identifizieren; dies gilt für alle Karteninhaber, die bereits vor dem eine American Express Corporate Card erhalten haben. Die Umsetzung erfolgt 2010 soweit nicht anders vereinbart. 2.2 Welcher Identifizierungsweg ist für mein Unternehmen zu empfehlen? Grundsätzlich gilt: Ist die Anzahl der Karteninhaber relativ überschaubar, empfiehlt sich in der Regel das Bankident- bzw. Postident-Verfahren. Die betroffenen Karteninhaber können flexibel entscheiden, wann und wo sie die erforderliche Identifizierung durchführen möchten. Bei Unternehmen mit mehr Karteninhabern empfiehlt sich in Abstimmung mit dem Kundenbetreuer eine Kombination aus firmeninterner Identifizierung und Bankident- bzw. Postident-Verfahren: > Durch eine besondere vertragliche Vereinbarung zwischen American Express und dem Unternehmen, kann dieses ein sog. zuverlässiger Dritter im Sinne der gesetzlichen Vorgaben werden und seinerseits Unternehmensmitarbeiter benennen, die im eigenen Hause bzw. in einzelnen Filialen zur Identifizierung berechtigt sein sollen. Dies ermöglicht es, viele Mitarbeiter binnen kurzer Zeit intern zu identifizieren. Dabei wird vermieden, dass jeder einzelne Mitarbeiter außer Haus eine Bank-, Sparkassen- oder Postfiliale aufsuchen muss. > Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter, die zu den vom Unternehmen vorgegebenen Identifizierungsterminen verhindert bzw. nicht am Standort des Identifizierungsverantwortlichen sind, können als Alternative das Bankidentoder Postident-Verfahren nutzen. 2.3 Wie geht die Identifizierung bei neuen Kartenantragstellern vor sich? Das neue Geldwäschegesetz schreibt für neue Kartenantragsteller eine erweiterte Identifizierung vor. Künftig ist es nicht mehr ausreichend, wenn ein Beauftragter des Unternehmens den Antrag mit unterschreibt. Der Antragsteller muss sich ab sofort auch persönlich durch Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses identifizieren. Dazu stehen grundsätzlich die drei zuvor geschilderten Verfahren offen: Identifizierung in einer Bank- oder Sparkassenfiliale (Bankident). Identifizierung in einer Filiale der Deutschen Post AG (Postident). Interne Identifizierung durch einen Firmenmitarbeiter, wenn die Firma dies wünscht. Die Entscheidung darüber, welches Identifizierungsverfahren gewählt wird, liegt grundsätzlich beim Unternehmen. 2.4 Können die alten Kartenanträge auch weiterverwendet werden? Nein. American Express passt die Kartenanträge an die neuen gesetzlichen Vorgaben an. Ab dürfen wir nur noch diese neuen Kartenanträge bearbeiten. Bitte vernichten Sie daher alte Formulare, die eventuell noch als gedruckte Vorlagen in Ihrem Hause vorliegen oder die in digitaler Form in Ihren Systemen hinterlegt sind. 2.5 Was passiert, wenn ein Karteninhaber die Identifizierung nicht vornimmt? Die gesetzlichen Vorgaben verlangen zwingend eine Identifizierung von allen Kartenantragsstellern. Geschieht dies nicht, dürfen wir zu unserem größten Bedauern keine Geschäftsbeziehung mit dem Kartenantragssteller eingehen.

5 Thema Geldwäschedirektive Seite 5 von 9 3. Vorgehen bei den drei verschiedenen Identifizierungswegen 3.1 Wie läuft die Identifizierung bei der Bank ab (Bankident)? Die Identifizierung kann in jeder Bank oder Sparkasse vorgenommen werden, unabhängig davon, ob Sie dort Kunde sind oder nicht. Das Vorgehen: Zunächst muss das von American Express bereitgestellte Formular zur Identifizierung durch eine Bank oder Sparkasse vom Kartenantragsteller ausgefüllt und unterschrieben werden. Das Formular muss dann zusammen mit dem gültigen Personalausweis oder Reisepass in einer Bank- oder Sparkassenfiliale vorgelegt werden. Der Bank- oder Sparkassenmitarbeiter bestätigt die Identität des Kartenantragstellers durch Unterschrift auf dem Formular. Der Antragsteller schickt das Formular per Post oder Fax an American Express. Die Adresse bzw. Faxnummer ist auf dem Formular angegeben. Der jeweilige Kartenantrag sollte unbedingt beigefügt werden. Damit ist die Identifizierung abgeschlossen. 3.2 Wie läuft die Identifizierung bei der Deutschen Post AG ab (Postident)? Die Identifizierung kann in jeder Filiale der Deutschen Post AG vorgenommen werden. Das Vorgehen: Der Antragsteller legt den von American Express zur Verfügung gestellten Postident-Coupon in einer Postfiliale seiner Wahl vor, zusammen mit seinem gültigen Personalausweis oder Reisepass. Der Postmitarbeiter füllt ein Formular aus. Der Antragsteller und der Postmitarbeiter unterschreiben beide dieses Formular, das dann vom Postmitarbeiter an American Express geschickt wird. Damit ist die Identifizierung abgeschlossen. Der Kartenantragsteller kann den ausgefüllten Antrag dem Postmitarbeiter gleich mit übergeben, der dann beide Formulare an American Express verschickt. Selbstverständlich kann der Kartenantragsteller den Antrag aber auch separat per Post oder Fax an American Express senden. 3.3 Wie läuft die interne Identifizierung ab ( zuverlässiger Dritter )? Der Gesetzgeber akzeptiert auch eine firmeninterne Identifizierung von neuen Antragstellern. Dabei ist eine besondere vertragliche Vereinbarung zwischen American Express und dem Unternehmen erforderlich, durch die das Unternehmen ein sog. zuverlässiger Dritter im Sinne der gesetzlichen Vorgaben wird. Der Ablauf auf Firmenseite: Die Firma benennt einen oder mehrere Mitarbeiter als Identifizierungsverantwortliche. Dies wird in einem Vertragsaddendum schriftlich hinterlegt. Die ausgewählten Firmenmitarbeiter erhalten von American Express eine kurze Online-Schulung (ca. 6 Seiten) zu den wichtigsten Aspekten der Identifizierung. Nach absolvierter Schulung können diese Mitarbeiter die Identifizierungen innerhalb des Unternehmens vornehmen. Sollte(n) einer oder mehrere dieser Identifizierungsverantwortlichen das Unternehmen verlassen, muss American Express darüber informiert werden. Das Unternehmen muss entsprechende andere Mitarbeiter als Nachfolger benennen. WICHTIG: In Unternehmen mit Bankstatus können alle Mitarbeiter auch ohne vorherige Schulung die Identifizierung vornehmen. Der Ablauf für den Kartenantragsteller: Der Antragsteller füllt den Kartenantrag aus, unterzeichnet ihn, holt die Unterschrift eines zeichnungsberechtigten Vorgesetzten ein und lässt sich beim Identifizierungsverantwortlichen im Unternehmen identifizieren. Für die Identifizierung gibt es kein separates Formular. Alle erforderlichen Angaben können direkt auf dem Kartenantrag gemacht werden, auch die entsprechenden Unterschriftsfelder sind dort vorhanden. Dann wird der komplett ausgefüllte und unterschriebene Kartenantrag per Fax oder Post an American Express übermittelt.

6 Thema Geldwäschedirektive Seite 6 von Müssen die Kartenantragsteller bei der unternehmensinternen Identifizierung persönlich anwesend sein? Ja, der Gesetzgeber schreibt eine persönliche Identifizierung vor. 3.5 Entstehen für die Karteninhaber Kosten? Nein. American Express übernimmt auch die Kosten, die für das Postident-Verfahren entstehen. 3.6 Wo können sich die Identifizierungs-Verantwortlichen informieren? Für die vom Unternehmen benannten Identifizierungsverantwortlichen hat American Express ein kurzes Online-Training vorbereitet. 4. Beantragen von Corporate Cards für neue Mitarbeiter 4.1 Was ändert sich für künftige Kartenantragsteller? Im Wesentlichen sind zwei Dinge zu beachten: Seit April 2009 müssen die neuen Kartenanträge genutzt werden, die American Express zur Verfügung stellt. Die bisherigen Kartenanträge dürfen wir nach den gesetzlichen Vorgaben nicht mehr bearbeiten. Die erweiterten Vorschriften verlangen vom Antragsteller eine persönliche Identifizierung. Dies kann über die oben geschilderten drei Wege geschehen: Bankident, Postident oder unternehmensinterne Identifizierung ( zuverlässiger Dritter ). 4.2 Ab wann müssen die neuen Kartenanträge eingesetzt werden? Die neuen Kartenanträge sollten ab sofort eingesetzt werden, jedoch spätestens bis zum allen Antragsstellern im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. 4.3 Was geschieht, wenn nach dem ein nicht aktueller Kartenantrag an American Express geschickt wird? Der Antragsteller erhält dann einen neuen Antrag zugeschickt, den er ausfüllen muss. Das alte Antragsformular kann nicht mehr akzeptiert werden. 4.4 Inwieweit unterscheiden sich die alten Anträge von den neuen? Die wesentlichen Unterschiede betreffen den Punkt Bestätigung in den neuen Kartenanträgen: Der Antragsteller bestätigt, für geschäftliche Ausgaben auf Rechnung des Unternehmens zu handeln. Er erteilt datenschutzrechtliche Einwilligungen und bestätigt den Erhalt der Fernabsatzinformationen und der Widerrufsbelehrung. Es gibt ein eigenes Feld für die Unterschrift des Identifizierungs-Verantwortlichen, sofern sich die Firma für die unternehmensinterne Identifizierung als zuverlässiger Dritter entschieden hat. Soll die Identifizierung über das Bankident- oder Postident-Verfahren erfolgen, stellt American Express dem Antragsteller die entsprechenden Formulare als elektronische Datei zur Verfügung: entweder über das Intranet des Kunden oder per Wo erhalte ich die neuen Kartenanträge? American Express stellt dem Unternehmen die neuen Kartenanträge automatisch und rechtzeitig als PDF-Datei zur Verfügung.

7 Thema Geldwäschedirektive Seite 7 von 9 5. Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens 5.1 Warum müssen die wirtschaftlich Berechtigten benannt werden? Hintergrund sind die verschärften gesetzlichen Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG) zur Geldwäsche und Terrorismusbekämpfung. Sie verpflichten die gesamte Finanzbranche und damit natürlich auch American Express unter anderem zwingend dazu, sich von Geschäftspartnern deren wirtschaftlich Berechtigte(n) benennen zu lassen. Dies gilt sowohl für neue als auch für bestehende Firmenkunden von American Express. 5.2 Warum braucht American Express diese Informationen? Geldwäsche ist nach deutschem Recht ein Strafbestand, ebenso wie nach dem Strafrecht anderer Länder. Wichtiges Instrument der Bekämpfung der Geldwäsche ist es, anonyme wirtschaftliche Transaktionen zu verhindern. Die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten soll Strohmanngeschäfte verhindern, bei welchen derjenige, in dessen Interesse oder auf dessen Veranlassung letztlich eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird, nicht in Erscheinung tritt. Hierzu gilt das Know Your Customer -Prinzip. Banken, Versicherungen, Anwälte etc. sind demnach verpflichtet, ihre Kunden vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung eindeutig zu identifizieren und die wirtschaftlich Berechtigten zu erfragen. Dies gilt auch für alle Unternehmen, die American Express Corporate Cards einsetzen. 5.3 Welche Unternehmen müssen die wirtschaftlich Berechtigten benennen? Die Regelung betrifft alle Kapital- sowie Personengesellschaften, also z. B. jede GmbH, AG, KG, GmbH & Co. KG, OHG etc. Lediglich börsennotierte Aktiengesellschaften sind davon ausgenommen. 5.4 Wer zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten? Als wirtschaftlich berechtigt gilt jede natürliche Person, die mehr als 25 % der Kapitalanteile an einem Unternehmen hält bzw. mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert. Dies können also maximal drei Personen sein. Beispiel 1: ein wirtschaftlich Berechtigter Anteilsverhältnisse der KG: Anteilseigner A 50 % Anteilseigner B 25 % Anteilseigner C 25 % > Nur Anteilseigner A muss als wirtschaftlich Berechtigter angegeben werden. Die beiden anderen Anteilseigner halten jeweils genau 25 % der Anteile. Damit erfüllen sie nicht die gesetzliche Definition eines wirtschaftlich Berechtigten. Beispiel 2: zwei wirtschaftlich Berechtigte Anteilsverhältnisse der nicht börsennotierten AG: Anteilseigner A 50 % Anteilseigner B 50 % > Beide Beteiligte halten mehr als 25 % der Anteile und müssen daher beide als wirtschaftlich Berechtigte eingetragen werden. Beispiel 3: drei wirtschaftlich Berechtigte Bei der GmbH & Co. KG muss die GmbH als persönlich haftender Gesellschafter der KG ihre Eigentumsstruktur offenlegen. Hat die GmbH z.b. Gesellschafter mit Beteiligungen von mehr als 25 %, müssen diese als wirtschaftlich Berechtigte genannt werden. Gegebenenfalls müssen auch weitere wirtschaftlich Berechtigte unter den Komplementären ermittelt werden. Anteilsverhältnisse der GmbH (Vollhafter der GmbH & Co. KG): Anteilseigner A 30 % Anteilseigner B 30 % Anteilseigner C 30 % Anteilseigner D 10 % > Die Anteilseigner A, B und C müssen als wirtschaftlich Berechtigte benannt werden.

8 Thema Geldwäschedirektive Seite 8 von 9 Sonderfall: Börsennotierte AG Bei börsennotierten Aktiengesellschaften muss unabhängig von der Aktionärsstruktur kein wirtschaftlich Berechtigter benannt werden. Dies gilt auch dann, wenn einzelne Anteilseigner mehr als 25 % der Anteile an der AG halten oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren. WICHTIG: Für alle eigenständigen Tochtergesellschaften, an denen die AG weniger als 75 % der Anteile hält, gilt: Es muss geprüft werden, ob es Anteilseigener gibt, die mehr als 25 % an der Tochterfirma halten oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren. Diese gelten dann als wirtschaftlich berechtigt und müssen entsprechend benannt werden. Beispiel 4: selbständiges Tochterunternehmen einer börsennotierten AG Die AG ist börsennotiert. Daher muss für die AG selbst kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden. Die AG hat jedoch eine 50-prozentige Tochter, eine GmbH: Für den 50-prozentigen Anteil der AG muss kein wirtschaftlich Berechtigter benannt werden. Die restlichen 50 % gehören einer anderen GmbH, die nicht Teil der AG ist. Für diese GmbH muss ermittelt werden, ob ein wirtschaftlich Berechtiger existiert. 5.5 Wo finden Sie die Informationen über die Beteiligungsverhältnisse? Bei größeren Unternehmen geht dies in der Regel aus dem aktuellen Konzernspiegel bzw. der Beteiligungsaufstellung hervor. Sie können ebenfalls Gründungsdokumente, Handelsregisterauszüge oder Firmenbilanzen heranziehen. Auch zuständige Notare und Steuerberater, die Rechts- oder Finanzabteilung, das Controlling und die Geschäftsführung können weiterhelfen. 5.6 Was ist für Ihr Unternehmen konkret zu tun? Sie müssen American Express den oder die wirtschaftlich Berechtigten benennen. Dazu haben wir ein Formblatt vorbereitet, das Sie bitte ausgefüllt und unterschrieben per Post an uns zurücksenden. BITTE BEACHTEN SIE: Wenn Ihr Unternehmen vor 2007 Kunde von American Express geworden ist, benötigen wir von Ihnen zusätzlich einen aktuellen Auszug aus dem jeweiligen amtlichen Register, in das Ihr Unternehmen eingetragen wurde (z. B. Handelsregister, Genossenschaftsregister). Bitte schicken Sie die Kopie einfach mit. 5.7 Was ist zu tun, wenn es keine wirtschaftlich Berechtigten im Sinne des Gesetzes gibt? Wenn kein Anteilseigner Ihres Unternehmens mehr als 25 % der Kapitalanteile hält bzw. keiner mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert, gilt: Bitte füllen Sie das Formular trotzdem aus. Vermerken Sie, dass kein wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des Gesetzes existiert, und übersenden Sie dieses an American Express. 5.8 Was passiert, wenn ein Unternehmen die wirtschaftlich Berechtigten nicht benennt? Die gesetzlichen Vorgaben verlangen zwingend, dass wir uns die wirtschaftlich Berechtigten benennen lassen. Wenn wir die erforderlichen Unterlagen nicht erhalten, sind wir zu unserem größten Bedauern gezwungen, die Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen zu beenden und alle Kartenverträge zu kündigen.

9 Thema Fernabsatz Seite 9 von 9 Thema Fernabsatz: Neue Bestimmungen zum Fernabsatz ( 312 c BGB) 1. Was bedeuten die Bestimmungen zum Fernabsatz? Die Bestimmungen zum Fernabsatz gemäß 312 c BGB regeln den Verbraucherschutz bei Fernabsatzverträgen. Die erweiterten Informationspflichten betreffen auch die gesamte Finanzdienstleistungsbranche und damit natürlich auch American Express. 2. Was ändert sich durch die Bestimmungen? Für die bestehenden Karteninhaber ergeben sich keine Veränderungen. Bei neuen Kartenanträgen dagegen gilt: Zukünftig müssen bereits den Kartenanträgen ausführliche Informationen zu Preisen und Leistungen der American Express Produkte beiliegen. Diese Informationen haben die Karteninhaber bislang erst bei Übersendung ihrer American Express Corporate Card erhalten. Die entsprechende Umstellung der Formulare haben wir bereits vorgenommen. 3. Können die alten Kartenantragsformulare weiterverwendet werden? Nein. Sowohl durch die Vorgaben zur Bekämpfung der Geldwäsche als auch die Fernabsatzbestimmungen dürfen wir die alten Formulare nicht mehr bearbeiten. Wenn Ihnen noch keine neuen Antragsformulare vorliegen, senden wir Ihnen diese gerne zu. Sie können sich auch an den Travel Manager/Veranwortlichen in Ihrem Hause wenden.