Inhouse-Kostenkontrolle Aufgaben und Ziele eines Legal Spend Managers

Transkript

1 BUJ Unternehmensjuristenkongress Berlin, Matthias Langbehn, Leiter Recht München & Legal Spend Manager Lufthansa Group lufthansagroup.com

2 Einführung Leichter gesagt Reduktion der Gesamtkosten Absenkung vereinbarter Stundensätze Neue Kanzleien mit geringeren Stundensätzen Ausschreibung und Aufsetzen von Panels Konsequente Ausschreibung von Projekten Etablierung von IT-Tools Make or Buy Strategies als getan Welche Kanzleien werden mandatiert? Zu welchen Stundensätzen? In welchen Ländern wird mandatiert? In welchen Rechtsgebieten? Welche Gesellschaften mandatieren und wieviel? Welche Mitarbeiter dürfen mandatieren? Wie viel gebe ich eigentlich aus? Sicherstellung einer gleichbleibend hohen Qualität des Rechtsrats Seite 2

3 Inhalt 1. Zieldefinition und Bestandsaufnahme 2. Etablierung Matter Management System 3. Make or Buy Beispielfolien 4. Zusammenarbeit mit Kanzleien 5. Fazit Seite 3

4 1. Zieldefinition und Bestandsaufnahme SAP Konzernweites Einkaufstool Abfrage der verschiedenen Konzernrechtsabteilungen Abfrage in sonstigen Abteilungen mit Mandatierungshoheit Erstellung einer Übersicht der Bestandskanzleien und die jeweiligen Raten Seite 4

5 2.1. Etablierung eines Matter Management Systems Schaffung von Transparenz über alle Mandate und Kosten Mandant (welche Konzerngesellschaft / Abteilung) Rechtsgebiet Land / Jurisdiktion Kanzlei Budget Systemisch vergebene Tracking-Nummer je Mandat Seite 5

6 2.2. Etablierung eines Matter Management Systems Zentrale Steuerung erfolgt automatisiert Jede neue Mandatierung muss im MMS angelegt werden Freigabe durch Legal Spend Manager Neue Kanzlei Überschreiten eines definierten Budgets Freigabe durch zuständigen Direktor (4-Augenprinzip) Benachrichtigung bei Mandatierung in Spezialrechtsgebieten an zuständigen Direktor (Vermeidung externer Mandatierung) Seite 6

7 2.3. Etablierung eines Matter Management Systems Rechtsanwaltsdatenbank Lernendes System Zugriff durch sämtliche Inhouse Counsel Input von sämtlichen Inhouse Counseln Qualitätssicherung Seite 7

8 2.4. Etablierung eines Matter Management Systems Reporting Einfließen sämtlicher Rechnungsbeträge (teils systemisch, teils händisch durch Verwendung der Tracking-Nummer) Reporting jederzeit auf Knopfdruck nach: Konzerngesellschaft / Abteilung Projekt Rechtsgebiet Land / Jurisdiktion Kanzlei Zeitraum Leiter der Konzernrechtsabteilungen erhalten Reporting für ihren Bereich Seite 8

9 3. Make or Buy Grundsätzlich Vorrang der internen Bearbeitung vor externer Mandatierung Etablierung von internem Know-How Zugriff auf konzerninterne Spezialisten durch alle Rechtsabteilungen Effizientere Bearbeitung von Masseverfahren durch externe Kanzleien Zusammenarbeit mit geeigneten Partnerkanzleien Seite 9

10 4.1. Zusammenarbeit mit Kanzleien Einheitliche Standards Billing Guidelines Einsatz von Personal Vergütungsfähige Tätigkeiten Beschreibung der Tätigkeiten Abrechnungseinheiten Abrechnungszeitraum Standard Letter of Engagement Bestmögliche interne (Vor-)strukturierung von Projekten Strukturierte Ausschreibungen Seite 10

11 4.2. Zusammenarbeit mit Kanzleien Verhandlungen mit Kanzleien Panel vs. projektbezogenes Verhandeln Stundensätze vs. AFA Günstigere Einstandsangebote vs. Etablierung Partnerkanzleien Schnelle Erfolge vs. Nachhaltigkeit. Seite 11

12 4.3. Zusammenarbeit mit Kanzleien Sicherstellung gleichbleibend hoher Qualität der Rechtsberatung Etablierung von Key Accounts (bei Großkanzleien) Qualität Kollegiale Zusammenarbeit inhouse / extern Offene Feedback-Kultur Seite 12

13 5. Fazit Legal Spend Management ist Change Management Komplexität reduzieren, Mehrwert schaffen Vorrang der internen Bearbeitung Reduzierung der Anzahl an Kanzleien Nachhaltige Zusammenarbeit mit Partnerkanzleien & Etablierung von Key Accounts Kollegialität Qualitätssicherung bei gleichzeitiger Kostenreduktion Seite 13