Michael Cerny, Michael Dommer, Oliver Köln Siemens AG. Dr. Klaus Körmeier BlueBridge Technologies AG

Transkript

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2 Michael Cerny, Michael Dommer, Oliver Köln Siemens AG Dr. Klaus Körmeier BlueBridge Technologies AG

3 Agenda Einführung (Bernd Kesslau, Microsoft) Anwendungsbeispiele SharePoint bei Siemens A&D (Michael Cerny) Rückwarenabwicklung (Michael Dommer) In-House Trainingsportal (Oliver Köln) Zentrales Vertragsmanagement (Klaus Körmeier)

4 Kunde

5 Der Kunde Siemens Automation and Drives (A&D)... weltweit führender Hersteller auf dem Gebiet der Automatisierungs- und Antriebstechnik. mehr als Mitarbeiter durchgängiges Produkt- und Systemangebot für Automatisierungslösungen Lösungen für die Verfahrensentwicklung, das Engineering und den Anlagenbau in der Prozessindustrie bis zu branchenspezifische Systemlösungen

6 Partner

7 Partner BlueBridge AG SharePoint-Erfahrung seit Beta2 der ersten SharePoint- Version verschiedene Erweiterungen und Templates für SharePoint... Entwicklung und Customizing individueller Lösungen

8 SharePoint bei Siemens A&D Michael Cerny

9 Sharepoint Einsatz bei SIEMENS A&D»Anforderungen«Unterstützung der Zusammenarbeit in Teams und Projekten Dokumentenmanagement im Büroalltag Zunehmende Internationalisierung Office Integration

10 Von der Idee zur Lösung»4 Jahre Sharepoint Erfahrung«First Sharepoint Community Sharepoint Introduction Datacenter pilot operations Datacenter order Steering Committee Bluebridge Masterpage availability Go-live Sharepoint Workshops in the Groups 02/04 03/04 04/04 05/04 06/04 07/04 08/04 09/04 10/04 11/04 12/04 01/05 02/05 Microsoft Executive Briefing (, Partnership with Blue Bridge) Sitewizard/ Site Directory Develop base templates Menu components SAP-Portal integration Sharepoint Services concept (Site directory, Site-Wizard, Portal-Integration) Release of Presentation Workspace Idea Solution

11 Sharepoint Einsatz bei SIEMENS A&D»Einsatzschwerpunkte«Einsatzschwerpunkte Zusammenarbeit in Teams und Projekten Dokumentenablage in Abt./Dst., Teams u. Projekten Web-Arbeitsplattform bereitstellen Formularwesen Automatisierung von Geschäftsprozessen Collaboration DMS Dok.- Management Präsentation InfoPath Formular Management Workflow Dokumente leiten Unterstützung Teams und Projekte Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten Besprechungsplanung Unterstützung Dokumentenmanagement und Teams Projekte Versionierung Gemeinsames Volltextsuche Arbeiten an Dokumenten Suche nach Attributen Besprechungsplanung Einfache Pflege Standards Dokumentenablagen Geschützte Bereiche Formularbibliotheken Ablage der Formulare Zugriff über Attribute Status eines Vorgangs Weiterleiten Single Sign On, Zugriffsrechte,.. Sharepoint-Plattform

12 Lessons learned»sharepoint im Einsatz«

13 Lessons learned»sitedirectory, Sitewizard«> 1500 Top Level Sites bei SIEMENS A&D Eigenes Sitedirectory mit Prozesszuordnung, Standort, Organisation und Stichwortsuche Einbindung in das vorhandene SAP Enterprise Portal Sitewizard erlaubt jedem Anwender eine Sharepoint Site zu beantragen Genehmigung der Site und Strukturierung durch das Sharepoint Betreuungscenter

14 Lessons learned»sitedirectory, Sitewizard«

15 Lessons learned»supportstruktur«sharepoint Einsatz bei A&D Shared Service Provider Sharepoint Betreuungscenter im GG Sharepoint Center of Competence Betrieb des Sharepoint Servers Client Probleme (MS Office, Internet Explorer) Unterstützung beim Aufsetzen einer Site Unterstützung beim Einsatz Lösungen im GG A&D Lösungen Allg. Beratung zu Sharepoint Themen Change Requests Office- / Systemprobleme FA / GG-Projekte / Anforderungen Beratung / Info Anwender

16 Lessons learned»siemens Extensions«Welche Erweiterungen dürfen auf das Standard- System? Wer darf Applikationen deployen? Welche Tools dürfen installiert werden? Wie kann Performance und Verfügbarkeit gesichert werden? Trennung zwischen Standard-System und Applikationsservern

17 Lessons learned»siemens Extensions«Standard-Templates Customized Workspace Applikation mit.net Assembly 3rd Party Tools Indiv. Farm Konfiguration Webparts.Net Components Customizing Customizing SIEMENS Extensions SIEMENS Extensions MOSS 2007 MOSS 2007 SIEMENS A&D Standard Farm Applikations-Server

18 Rückwarenabwicklung Michael Dommer

19 TCA Workflow»Ausgangszustand«

20 TCA Workflow»Motivation und Business Case«Business Case Beschleunigte Abwicklung von Rückwaren-Prozessen Prozess-Controlling Technische Herausforderungen Schnelle, flexible Lösung Abrufen von SAP-Daten Zugang zum Corporate Directory Ermöglichen der digitalen Signatur

21 TCA Workflow»Neue Version auf Basis MS InfoPath und SharePoint«

22 Prozessablauf»Datenerfassung«

23 Prozessablauf»SAP Zugriff«

24 Prozessablauf»Anlagen und Genehmiger«

25 Prozessablauf»Anfügen der digitalen Signatur«

26 Prozessablauf»Anzeige der Zertifikate«

27 Prozessablauf nach»tcabewertung«prozessverbesserung Keine offenen Medienbrüche Prozess-Controlling jederzeit möglich Erhebliche Verringerung der Durchlaufzeiten Technisch»fast time to market«kommunikation via WebServices ist möglich Signatur erfolgt elektronisch

28 TCA-Workflow»Ausblicke«Umstellung auf SharePoint Workflows PDF Konvertierung Langzeit-Archivierung Termin-Eskalation

29 Backup»Vorgang vor der TCA Workflow Einführung«

30 Backup»Vorgang nach der TCA Workflow Einführung«

31 In-House Trainingsportal Oliver Köln

32 Nutzen Was soll die Applikation leisten? Zentralisierung der internen/standortbezogenen Schulungen. Transparenz angebotener Trainings Informationsmöglichkeit über interne/standortbezogene Schulungen/Trainings für alle Mitarbeiter des Geschäftsgebiets Austausch über Abteilungen hinweg, keine doppelten Schulungen, Kostenersparnis Einheitliche/standardisierte Organisation von Trainings Vereinfachung/Sicherheit der Planung

33 Warum eine Realisierung mit MOSS 2007? Viele vorhandene Standardfunktionen Einfache Pflege der Applikation/Berechtigungen durch den SiteOwner bzw. Poweruser Sites im Masterpage Layout Vordefinierte Listen und Webparts Collaboration Funktionen Dokumentmanagement Workflowfunktion Benutzerverwaltung Shared Service

34 Mit dem Tool soll eine Zentralisierung der internen/standortbezogenen Schulungen erreicht werden. Hauptfunktionen Hauptfunktionen aus Administrations-Sicht Neue Schulung anlegen mit Schulungsdaten Beschreibende Informationen zur Schulung Outlook Termin (ICS-Datei) erzeugen Übersicht über alle offenen Schulungen mit Anzeige der freien Plätze Pflege einer Teilnehmerliste pro Schulung Reporting der Schulungen und Teilnehmer

35 Hauptfunktionen Hauptfunktionen aus Nutzersicht Übersicht aller angebotenen Schulungen Detaillierte Informationen zur Schulung Anmelden zur Schulung Abmelden Termin (als ICS-Datei) übernehmen

36 Übersicht der angebotenen Schulungen Presentation Layout Übersicht aller offenen Schulungen Ansicht über ein XML Webpart (Siemens Extension)

37 Neue Schulung anlegen Verwendung spezieller Siemens Extensions Zugriff auf gespeicherte Templates Legt automatisiert Benutzerberechtigungen an Erzeugt den Listeneintrag in der Schulungsliste

38 Benutzerspezifische Menüeinträge Benutzer sehen nur die Menüeinträge die Sie sehen sollen Toolpflege nur für Administratoren sichtbar

39 Pflege der Trainingsdaten über InfoPath XML Transformation Per XSL- Stylesheet HTML

40 Anmeldung zur Schulung

41 Pflege der Teilnehmerliste durch den Trainer

42 Zusammenfassung: Was bietet die aktuelle Version? Ansprechende Darstellung der Schulungen Reporting (Wer hat wann an welcher Schulung teilgenommen?) Nutzung von Vorlagen für häufig vorkommende Schulungen Zugriff ist siemensweit möglich Übersichtlichkeit durch Struktur und Aufbau

43 Schwierigkeiten bei der Realisierung / Handhabung Benötigte Funktionen im MOSS Framework oftmals nicht verfügbar Aufwendige Realisierung dieser Funktionen Schwierige Weiterentwicklung für den Siteowner

44 Vertragsmanagement Dr. Klaus Körmeier

45 Ausgangssituation und Aufgabenstellung Zur innerbetrieblichen Verrechnung werden Transferpreis-Verträge vereinbart Aufgabe Ablage-Orte und gemeinsame Arbeitsplattformen schaffen Ausgangssituation Herausforderung Abhängig vom Vertragsstatus werden unterschiedliche Berechtigungen und Funktionalitäten benötigt

46 Unterschrift Prozess Template Verhan -delter Vertrag Scan Zentrale Ablage Archiv Work-Area (contract preparation) Records- Management Archive De-zentrale Berechtigungsvergabe Kaum zentrale Vorgaben Klar definierte Berechtigungen Konzern-Vorgaben Reglementierter Zugriff Gesetzliche Vorschriften

47 Umsetzung Contract-Management Archive-Bridge Work-Area (contract preparation) Records- Management Archive SharePoint Site mit de-zentralem Administrator SharePoint Site mit automatisiertem Management IXOS

48 Contract Management (Ablauf) Eindeutige Vertragsnummer Erzeugt Site in Work-Area Contract Management Erzeugt speziellen Contract-Folder Setzt automatisch Berechtigungen Work-Area Records-Management

49 Work-Area Contract Management Meist Out-of-the box Funktionen Keine expliziten Schulungen notwendig Vertrags-Koordinator entscheidet selbständig Work-Area über Berechtigungen Records-Management

50 Records-Management Vertrag besteht aus mehreren Dokumenten (Anlagen) Um Doppel-Eingaben zu vermeiden werden die Attribute am Vertrags-Ordner gespeichert Die Contract Attribute Management werden zusätzlich automatisch dem Dokument vererbt, um in der Suche zu 1 erscheinen

51 Records-Management Contract Management Work-Area Records-Management

52 Records-Management Berechtigungen werden durch Attribute Auftraggeber und Auftragnehmer bestimmt Die Eingabe und Änderung von Auftraggeber Contract Management und Auftragnehmer führt automatisch zu einer Änderung der 2 Zugriffberechtigten Work-Area Records-Management

53 Records-Management Contract Management Work-Area Records-Management

54 Was wollte man erreichen.... Zentrale Ablage bereits vor dem Archiv.. Ablage auch für nicht archivierungspflichtige Unterlagen.. Zentrale Nutzung einheitlicher Templates.. Nutzung bekannter Standard-Funktionen, um Schulungsaufwand zu reduzieren.. In Summe einen transparenteren und durchgängigen Prozess