AM Handlingsbroschüre Teilleistung und Infrastrukturrabatt Elektronische Auftragsanlage während der Übergangsfrist bis

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1 AM Elektronisches Auftragsmanagement AM Handlingsbroschüre Teilleistung und Infrastrukturrabatt Elektronische Auftragsanlage während der Übergangsfrist bis (Stand ) Unternehmensbereich Post ecommerce Parcel (PeP)

2 Inhalt 1 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT und AFM 2 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart DV 3 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung 4 Erstellung der Einlieferungsunterlagen 5 Kontakt Infrastrukturrabatt und Teilleistung 2

3 1 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT und AFM

4 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM Sofern Sie für die Anlage des EA (nur für AFM / Frankit Frankierung möglich) das AM.portal nutzen sind die folgenden Prozessschritte nötig: Einlieferungsauftrag Zusatzauftrag Einlieferungsauftrag 1. Anlegen eines neuen Auftrags in AM.Portal 2. Erfassung der Stückzahl je Format der frankierten Sendungen während der Auftragsanlage Zusatzauftrag Erfolgt die Anmeldung eines Einlieferungsauftrags (EA) automatisiert über einen Datensatz per AM.exchange aus der Frankiermaschine, brauchen Sie nichts weiter zu tun, als das richtige Produkt in der Frankiermaschine auszuwählen und mit der Frankierung zu beginnen. Die Zugangsdaten für das AM System hinterlegen Sie in diesem Fall in der Frankiermaschine bzw. einer angebundenen Software. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 4

5 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT /AFM über AM.portal Schritt 1 von 7 Anlegen eines neuen Auftrags Je Frankiermaschine und Tag ist ein Auftrag anzulegen 1. Neuer Auftrag auswählen. 2. AFM-Brief auswählen und mit Neuer Auftrag bestätigen. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 5

6 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM über AM.portal Schritt 2 von 7 Kundendaten erfassen 1. Eingabe der EKP Nummer des Frankiermaschinen Inhabers. 2. Bei einem evtl. abweichenden Einlieferer oder Konsolidierer muss hier das Häkchen bei abw. Einlieferer gesetzt und dessen EKP erfasst werden. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 6

7 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM über AM.portal Schritt 3 von 7 Details zur Einlieferung 1. Eingabe des Einlieferungsdatums. 2. Angabe der Einlieferungsuhrzeit, sowie der Einlieferungsstelle (Großannahmestelle). 3. Optional: Eingabe einer Aktionsbezeichnung / Aktionsbeschreibung. 4. Optional: Eingabe der Gebindeart und Anzahl. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 7

8 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM über AM.portal Schritt 4 von 7 Angaben zur Sendung und Frankiermaschine 2. Durch Auswahl von Hinzufügen kann im nächsten Schritt eine Sendungsmenge angeben werden. 1. Eingabe der Kennung der Frankiermaschine. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 8

9 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM über AM.portal Schritt 5 von 7 Erfassung der tatsächlichen Stückzahl je Format der Sendungen mit Infrastrukturrabatt 1. Infrastrukturrabatt auswählen 3. Klick auf Produktgruppe auswählen um in den Auswahldialog für den Infrastrukturrabatt zu gelangen 2. Eingabe der Anzahl der tatsächlich frankierten Sendungen je Format Infrastrukturrabatt und Teilleistung 9

10 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM über AM.portal Schritt 6 von 7 Erfassung der tatsächlichen Stückzahl je Format der Sendungen mit Infrastrukturrabatt Auswahl des Infrastrukturrabatt 1. Für die frankierten Formate jeweils hier ein Häkchen setzen 2. Klick auf Übernehmen. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 10

11 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart FRANKIT / AFM über AM.portal Schritt 7 von 7 Abschließen des Auftrags Mit einem Klick auf Speichern ist die Erfassung abgeschlossen. Die Daten sind sofort im AM.portal sichtund bearbeitbar. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 11

12 2 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart DV

13 Erstellung eines Einlieferungsauftrags (EA) für die Freimachungsart DV DV Freimachung im Kontext Infrastrukturrabatt Wird die DV Freimachung im Rahmen der Teilleistung eingesetzt, muss für jeden Einlieferungsauftrag (EA) ein Datensatz erstellt und an das AM System übertragen werden Hierzu muss eine geeignete DV - Optimierungssoftware verwendet werden Eine manuelle Anlage über das AM.portal ist für DV Aufträge nicht möglich Werden infrastrukturrabattfähige Sendungen produziert, so muss in dem durch die DV Optimierungssoftware erstellten Datensatz die Produktnummer für den Infrastrukturrabatt enthalten sein. Nutzer einer kommerziellen DV Optimierungssoftware sollten bei dem jeweiligen Hersteller anfragen, ob die genutzte Version bereits in der Lage ist die Datensätze inkl. der Produktnummer für den Infrastrukturrabatt zu übertragen Evtl. ist bei Ihrer DV Optimierungssoftware die Erstellung eines Datensatz inkl. der IR Produktnummer an die Verwendung des neuen Frankierlayouts gebunden. Bitte prüfen Sie dies ebenfalls mit einer Anfrage beim jeweiligen Hersteller der Software. Detaillierte Information zum Aufbau der Datensätze, sowie über mögliche Übertragungswege der Daten finden Sie in der Broschüre AM-Information für Softwareentwickler im Downloadbereich unter Die genannten Vorgaben gelten unabhängig von der Übergangslösung bereits ab dem Infrastrukturrabatt und Teilleistung 13

14 3 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung

15 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung Sofern Sie für die Anlage des ZA das AM.portal nutzen sind die folgenden Prozessschritte nötig: 1. Anlage des ZA AM Einlieferungsauftrag AM Zusatzauftrag AM Einlieferungsauftrag 2. Eingabe der nötigen Vertragsdaten 3. Zuordnung der Einlieferungsaufträge (EA) zu dem zu erstellenden ZA. Hierbei können auch mehrere EA einem ZA zugeordnet werden. AM Zusatzauftrag Erfolgt die Anmeldung des Zusatzauftrags (ZA) automatisiert über einen Datensatz per AM.exchange aus der Frankiermaschine oder einer angebundenen Software, so informieren Sie sich bitte bei dem jeweiligen Hersteller über die genaue Vorgehensweise. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 15

16 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung über AM.portal Schritt 1 von 5 Anlegen eines neuen Zusatzauftrags 1. Klicken Sie auf Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag zu erfassen. 2. Wählen sie das Produkt Teilleistung Brief aus. Dies erfolgt einfach durch Anklicken des unterstrichenen Produktnamens. Danach öffnet sich automatisch der Erfassungsdialog. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 16

17 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung über AM.portal Schritt 2 von 5 Detaildaten erfassen Die Erfassungsmaske zum Teilleistungsauftrag besteht aus zwei Reitern. Auf dem ersten Reiter geben Sie Ihre Kunden- und Vertragsdaten ein. Hier muss die Check-Box leer sein. Ist dies der Fall, so geben Sie die 10-stellige EKP plus 39 (Standardabrechnung) und die Teilnahme (i.d.r. 01 ) ein *. * Die Nettoabrechnung ist nur möglich, vorbehaltlich einer gesonderten Genehmigung (Info durch Ihren Asp. im Vertrieb). Über eine Drop-Down-Box können Sie das Teilleistungsprodukt BZE od. BZA auswählen. Die Teilleistungsnummer ist eine fortlaufende kundenseitige Nummer. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 17

18 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung über AM.portal Schritt 3 von 5 Einlieferungsaufträge zuordnen Auf dem Reiter sehen Sie die der Teilleistung zugeordneten Einlieferungsaufträge. Bei der Neuanlage eines Teilleistungsauftrags ist diese Liste zunächst leer. Um die Liste zu füllen, müssen Sie den Button EAs zuordnen betätigen. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 18

19 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung über AM.portal Schritt 4 von 5 Einlieferungsaufträge zuordnen 1. Über eine Suchmaske können Sie die Einlieferungsaufträge, die der Teilleistung zugeordnet werden sollen, suchen. 2. In der daraus resultierenden Ergebnisliste können Sie die entsprechenden Einlieferungsaufträge über die Check-Boxen auswählen. 3. Mit dem Button Auswahl hinzufügen wird die Auswahl bestätigt, durch Anklicken des Zurück -Button wird die Liste der ausgewählten EAs angezeigt. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 19

20 Anlegen eines Zusatzauftrags (ZA) für die Teilleistung über AM.portal Schritt 5 von 5 Einlieferungsaufträge zuordnen Nachdem die entsprechende Auswahl getroffen wurde, ist die Liste auf dem Reiter Teilleistungen gefüllt. Durch Betätigung des Buttons Speichern wird der Teilleistungsauftrag im Auftragsmanagement gespeichert und steht der Großannahmestelle für die Buchung elektronisch zur Verfügung. Die Zuordnung von Sendungen aus Einlieferungsaufträgen zu Zusatzaufträgen Teilleistungen kann frei erfolgen, solange die Gesamtmengen übereinstimmen und die angemeldete Sendungsmenge der tatsächlichen Einlieferungsmenge entspricht. Die Erstellung eines ZA ist nur noch für die mit IR angemeldete Gesamtsendungsmenge verpflichtend. Alle weiteren Sendungsmengen ohne Anmeldung IR können ohne ZA Meldung mit einer Einlieferungsliste eingeliefert werden. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 20

21 4 Erstellung der Einlieferungsunterlagen

22 Erstellung der Einlieferungsunterlagen AM Einlieferungsauftrag AM Zusatzauftrag AM Einlieferungsauftrag AM Zusatzauftrag Sofern Sie für die Erstellung der Einlieferungsunterlagen das AM.portal nutzen möchten, sind folgenden Prozessschritte nötig: 1. Aufruf des erstellten ZA 2. Erstellung einer PDF Datei mit den gewünschten Unterlagen 3. Ausdruck der Einlieferungsunterlagen 4. Abgabe der Einlieferungsunterlagen bei Einlieferung der Sendungen Erfolgt die Anmeldung der Aufträge automatisiert über einen Datensatz per AM.exchange aus der Frankiermaschine oder einer angebundenen Software, so informieren Sie sich bitte bei dem jeweiligen Hersteller über die dortige Vorgehensweise um die nötigen Einlieferungsunterlagen erstellen zu können. Zur Gewährung des Infrastrukturrabatts ist bei der Einlieferung der Sendungen die Abgabe der Einlieferungsliste Teilleistung zwingend erforderlich. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 22

23 Erstellung der Einlieferungsunterlagen über AM.portal Schritt 1 von 3 Kopieren der AM Nummer Nach dem Speichervorgang des Zusatzauftrags für die Teilleistung wird eine Systemmeldung generiert und die neu erzeugte AM-Auftragsnummer für den Teilleistungsauftrag angezeigt. Zur Erstellung der Einlieferungsunterlagen kopieren Sie nach dem Speichern des erstellten ZA die AM Auftragsnummer, um diese im Nachgang für die Auftragssuche verwenden zu können. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 23

24 Erstellung der Einlieferungsunterlagen über AM.portal Schritt 2 von 3 Zusatzauftrag suchen 1. Dialog Auftragssuche aufrufen. 2. Kopierte AM-Auftragsnummer einfügen und mit Suchen weiter. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 24

25 Erstellung der Einlieferungsunterlagen über AM.portal Schritt 3 von 3 PDF erstellen und Einlieferungsunterlagen ausdrucken 1. Über das Drucker-Symbol veranlassen Sie den Ausdruck der Begleitpapiere. 2. Die Markierungen nur für die Rubrik Zusatzauftrag sind ausreichend, alle anderen systemisch gesetzten Markierungen können entfernt werden. Danach Drucken anklicken. Infrastrukturrabatt und Teilleistung 25

26 5 Kontakt

27 Kontakt Ihre Ansprechpartner Speziell zu Fragen rund um das elektronische Auftragsmanagement (AM) wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer der Deutschen Post AG oder direkt an den IT Customer Support Post (IT-CSP) Telefon: E-POSTBRIEF: Infrastrukturrabatt und Teilleistung 27

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