UPDATE VON ORGAMAX 15 ODER DARUNTER AUF ORGAMAX 18

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1 UPDATE VON ORGAMAX 15 ODER DARUNTER AUF ORGAMAX 18 Lieber orgamax-anwender, das Update von orgamax 18 gestaltet sich dank des neuen orgamax Assistenten, dem orgamax Launcher, äußert simpel. Es gibt nur wenige Punkte, die beachtet werden müssen. Hierauf gehen wir in der folgenden Dokumentation ein. Bitte lesen Sie diese aufmerksam durch und führen Sie das Update anhand der beschriebenen Schritte durch. Ab Seite 10 finden Sie zusätzlich ein paar Antworten auf die häufigsten Fragen und Lösungswege für Probleme beim Update. Werden Sie dort nicht fündig, kontaktieren Sie uns einfach per unter oder telefonisch unter +49 (0) Sollten Sie Kunde unserer orgamax-cloud sein, wird das Update übrigens automatisch von uns für Sie durchgeführt. Für die Installation des Updates werden Adminrechte unter Windows benötigt. Diese besitzen Sie in der Regel bereits, wenn Sie auch andere Anwendungen ausführen und installieren können. Wenden Sie sich ansonsten an Ihren Systemadministrator. Falls Sie Schutzsoftware wie G DATA im Einsatz haben, empfehlen wir, diese für den Zeitraum des Updates auszuschalten. Hinweis: Falls Sie ein Update von MiniFaktura, orgamax 2007, orgamax 2008 oder 2009 durchführen möchten, benötigen Sie dabei die Unterstützung eines Technikers unseres Supportteams. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an uns und führen Sie das Update nicht selbstständig durch. Führen Sie in jedem Fall vor den folgenden Schritten eine Datensicherung durch! Sie finden diese Funktion im orgamax unter dem Menüpunkt orgamax -> Daten sichern. Im Gegensatz zu vorherigen Versionen unterscheidet sich das Update für Nutzer einer Einzelplatzversion, einer Serverversion oder einer Arbeitsplatzversion im Vorgehen nicht. Wichtig für Sie ist noch, dass der allerletzte Schritt des Updates, nämlich die Vorbereitung der Datenbank für orgamax 18, je nach Größe Ihrer Datenbank einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Bei kleinen Datenbanken dauert dies teils nur wenige Minuten, bei großen Datenbanken von mehreren hundert MB kann dies mehrere Stunden dauern. Nach Möglichkeit sollten Sie das Update also zu einem Zeitpunkt durchführen, wo Sie nicht unter Zeitdruck stehen und das Update begleiten können. Falls Sie eine Mehrplatzversion im Einsatz haben, ist nach dem Update eine Freigabe des neuen Datenpfads nötig. Dies ist am Ende dieser Dokumentation beschrieben. Beachten Sie bitte auch, dass orgamax 18 nicht mehr kompatibel mit Windows XP und Windows Server 2003 ist. Da auch seitens Microsoft für diese beiden Windowsversionen kein Support mehr geleistet wird, rät Microsoft selbst aus Sicherheitsgründen zum Update auf neuere Betriebssysteme wie Windows 10. Darunter ist auch orgamax 18 lauffähig. 1

2 Hier die einzelnen Updateschritte im Detail 1. Schließen Sie Ihr orgamax an allen PCs. Sollten Sie eine Mehrplatzversion im Einsatz haben, begeben Sie Sich jetzt bitte an den Server (den Hauptrechner). 2. Laden Sie dann den orgamax Launcher für das Setup unter folgendem Link herunter: 3. Öffnen Sie den eben heruntergeladenen LauncherPackV18.exe mit einem Doppelklick. 4. Lesen und akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen und klicken auf Weiter um mit der Installation fortzufahren: 2

3 5. Warten Sie den Download ab und klicken auf Weiter, sobald 100% erreicht sind. 6. Wählen Sie hier Vollversion (Seriennummer erforderlich) und klicken auf Weiter. 3

4 7. Tragen Sie hier Ihre Registrationsdaten für orgamax 18 ein, die Sie von uns per Mail erhalten haben. Die einfachste Möglichkeit zur Eingabe ist die, jeweils den Registrationsnamen und danach die Seriennummer in der Mail zu markieren, zu kopieren und im Setup im entsprechenden Feld wieder einzufügen. Sind die Registrationsdaten korrekt, erscheint ein grünes Häkchen und Sie können mit der Installation fortfahren. Ist ein Bereich rot markiert, prüfen Sie die Eingabe auf Fehler. Beachten Sie, dass es sich immer um die Zahl 0 (Null) handelt und nicht um den Buchstaben o. Sollte die Eingabe weiterhin nicht angenommen werden, stellen Sie sicher, dass es sich um die Registrationsdaten für orgamax 18 handelt. Ist dies der Fall und die Seriennummer wird weiterhin nicht akzeptiert, finden Sie auf Seite 10 eine schnelle Hilfe dazu. 4

5 8. Nach Klick auf Weiter landen Sie in folgendem Fenster: Wählen Sie hier Eine bereits vorhandene orgamax Installation updaten und klicken auf Weiter. 5

6 9. Hier kommt nun eine Neuerung ins Spiel. Da orgamax 18 Windowsrichtlinien entspricht, wird der Installationspfad mit diesem Update ins Programmverzeichnis von Windows umziehen. Aber keine Angst: Alle Ihre Daten werden automatisch übernommen und die alte Installation bereinigt. Wählen Sie unter Folgende orgamax Installation soll aktualisiert werden Ihre bisherige orgamax Hauptinstallation aus. Im Idealfall finden Sie hier nur einen Eintrag, meist liegt dieser unter C:\orgaMAX. Sollten Sie sich nicht im Klaren sein, welche Version gewählt werden muss, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder unseren Support. Die Standard-Installation installiert orgamax 18 direkt in die dafür vorgesehenen Pfade. Sie müssen hier keine weiteren Einstellungen treffen. Klicken Sie in diesem Fall auf Weiter. Wir empfehlen die Standard-Installation. Bei der benutzerdefinierten Installation können Sie das Installationsverzeichnis der Programmdateien und das Datenverzeichnis (für Datenbank, Druckvorlagen, Dokumente etc.) frei wählen. Hierzu raten wir in der Regel nur dann, wenn diese Daten bewusst ausgelagert werden sollen. Auch macht dies in den meisten Fällen nur für die Installation des Servers Sinn. Wählen Sie ansonsten die Standard-Installation. Bestätigen Sie nun (falls nötig) die Benutzerkontensteuerung von Windows mit Ja. 6

7 10. Die Installation beginnt: 11. Herzlichen Glückwunsch - orgamax 18 ist nun fertig und startklar! Lassen Sie einfach den Haken bei Ja, jetzt erste Rechnung schreiben gesetzt und klicken auf Jetzt starten oder entfernen Sie den Haken und starten orgamax anschließend von Ihrem Desktop über das bekannte orgamax Starten -Symbol. 7

8 12. orgamax 18 öffnet sich direkt im Anschluss. Wenn sich dieses Fenster bei Ihnen öffnet, wählen Sie hier Ihren Mandanten aus: Bestätigen Sie dann diese Meldung (die Versionsnummer kann bei Ihnen abweichen): 8

9 Sie werden im Anschluss gefragt, ob die Indexierung für die Suchfunktion gestartet werden soll. Dieser Schritt kann (je nach Größe der Datenbank) wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden dauern, ist dafür aber nur einmalig pro Mandant nötig (ganz unabhängig davon, an wie vielen Arbeitsplätzen Sie mit orgamax arbeiten). Sollte es Ihre Zeit nicht erlauben, können Sie die Indexierung an dieser Stelle auch überspringen (durch Klick auf Jetzt starten ) und später direkt aus orgamax über den Menüpunkt orgamax -> Indexierung der Suche starten durchführen. Solange werden Ihnen in der Schnellsuche im oberen Bereich von orgamax nur nicht alle Ergebnisse angezeigt. Brechen Sie die Indexierung aber in jedem Fall nicht ab. Auch wenn sich scheinbar nichts tut, wird die Datenbank im Hintergrund für die Schnellsuche vorbereitet. In Zukunft wird Ihnen diese Funktion eine Menge Zeit sparen! 9

10 Information für Nutzer der Mehrplatzversion Sollten Sie an weiteren Arbeitsplätzen orgamax verwenden, so muss auch dort das Update installiert werden. Das Update geht dort in der Regel übrigens wesentlich schneller, da auf den Arbeitsplätzen selbst kaum Daten von orgamax gespeichert werden und kein erneutes Datenbankupdate am Ende nötig ist. Führen Sie dort die gleichen Schritte aus, wie am Server (dem Hauptrechner), nämlich die Installation des Updates mit dem orgamax Launcher. Eine Datensicherung vor dem Update der Arbeitsplätze ist nicht nötig. Da sich der Datenpfad auf dem Server mit dem Update auf orgamax 18 geändert hat, ist auch eine Freigabe dieses neuen Ordners auf dem Server nötig, da sonst die Druckvorlagen, Dokumente, das Rechnungsarchiv und die Produktionszeichnungen auf den einzelnen Arbeitsplätzen nicht gefunden werden können. Dazu haben wir eine Dokumentation vorbereitet, die Sie unter folgendem Link finden: Link zur PDF Antworten auf die häufigsten Fragen 1 Der Download bricht mit einer Fehlermeldung ab oder die Seriennummer wird nicht akzeptiert In den meisten Fällen liegt das daran, dass Ihr System den automatischen Download des orgamax-setups im Hintergrund verhindert. Am schnellsten lösen Sie dies folgendermaßen: Schließen Sie zuerst einmal den orgamax-launcher. Laden Sie dann einfach folgende Dateien runter und führen diese aus: Die Seriennummer sollte nun akzeptiert werden. Ist dies weiterhin nicht der Fall, kontaktieren Sie uns bitte per unter support@deltra.de oder telefonischen unter +49 (0) Fehlermeldung Fehlercode 5 während des Updates Erhalten Sie während des Updates eine Fehlermeldung Code 5, stellen Sie sicher dass orgamax kein weiteres Mal auf Ihrem Rechner geöffnet ist. Sie können dazu auch per Rechtsklick den Task-Manager öffnen und schauen, ob noch ein weiterer Prozess namens orgamax.exe geöffnet ist. Nachdem Sie diesen beendet haben, klicken Sie im Fenster der Fehlermeldung einfach auf Wiederholen. 10

11 3 Fehlermeldung Fehlercode 32 während des Updates Beenden Sie Outlook, falls geöffnet. Falls Sie G DATA oder eine andere Schutzsoftware geöffnet haben, beenden Sie diese für den Zeitraum des Updates. Auch kann es helfen, mehrmals auf wiederholen zu klicken. Dies muss eventuell für mehrere Dateien nacheinander bestätigt werden. 4 Der Launcher gibt beim Schritt der Datensicherung eine Fehlermeldung aus Hier hilft meist ein kurzfristiges Auslagern Ihres orgamax-dokumentenpfades. Beenden Sie zuerst den orgamax-launcher und starten Ihre alte orgamax-version. Begeben Sie sich in den Menüpunkt orgamax -> Einstellungen -> Allgemein. Hier sehen Sie den Pfad für die Dokumente. Öffnen Sie diesen Pfad über den Windows-Explorer, schneiden den Ordner Dokumente aus und fügen diesen beispielsweise auf Ihrem Desktop wieder ein. So wird dieser Ordner bei der automatischen Sicherung vor dem Update nicht mitgesichert. Sollte die Installation nun erfolgreich durchlaufen, schneiden Sie den zuvor ausgelagerten Dokumentenordner wieder aus, öffnen den Datenpfad von orgamax 18 (sofern er nicht ausgelagert wurde lautet dieser C:\ProgramData\deltra\orgaMAX) und fügen den Dokumentenordner hier wieder ein. Nun stehen Ihnen alle Dokumente der vorherigen Version auch unter orgamax 18 zur Verfügung. 5 Wo liegen meine Daten jetzt? orgamax 18 ist Windows-konform, das heißt, dass sowohl der Pfad der Anwendung als auch der Datenpfad in verschiedenen Ordnern liegen. Den Anwendungspfad für orgamax 18 finden Sie im Normalfall unter C:\Program Files (x86)\deltra\orgamax und den Pfad für das Rechnungsarchiv (Archiv), die Datenbank (DB), Dokumente, Druckvorlagen und Briefpapier (Reports) und Zeichnungen (nur in Verbindung mit dem Produktionsmodul) unter C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX, es sei denn, Sie haben die Pfade bewusst im Launcher in einen benutzerdefinierten Pfad ausgelagert. 6 Die Druckvorlagen werden nicht gefunden. Was kann ich tun? Sollten Sie beim Starten eine Meldung erhalten, dass bestimmte Druckvorlagen als Standard definiert aber nicht gefunden werden können, ist eine Freigabe der neuen orgamax-datenpfade und zuvor gegeben falls auch das Entfernen der alten orgamax-freigabe auf Ihrem Server nötig. Dazu haben wir eine Dokumentation vorbereitet, die Sie unter folgendem Link finden: Link zur PDF 11

12 7 Wie muss ich meine automatische Datensicherung anpassen? Sollten Sie eine automatische Datensicherung über die Aufgabenplanung erstellt haben, so muss der Pfad der Datensicherungsdatei mfbck.exe angepasst werden. Diese Datei liegt im Installationspfad, in Normalfall unter C:\Program Files (x86)\deltra\orgamax. Öffnen Sie die Aufgabenplanung und passen Sie hier den Pfad entsprechend an. Sollten Sie keine automatische Datensicherung eingerichtet haben, ist diese Änderung nicht relevant für Sie. 8 Wie muss ich meinen ODBC-Zugriff anpassen Sollten Sie einen ODBC-Datenbankzugriff verwenden und nach dem Update keine Verbindung mehr zur Datenbank erhalten, passen Sie den ODBC-Eintrag entsprechend so an, dass der neue Datenbankpfad C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX\DB verwendet wird (sofern Sie den Pfad nicht ausgelagert haben). Eine aktualisierte Anleitung zur ODBC- Einrichtung finden Sie unter folgendem Link: Link zur PDF 12