ANDERS ARBEITEN MIT UNIFIED COMMUNICATIONS. Moderation und Vortrag Detlev Artelt

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1 ANDERS ARBEITEN MIT UNIFIED COMMUNICATIONS Moderation und Vortrag Detlev Artelt

2 Moderne Arbeitsplatzumgebungen 2 Modernisierung der ITK-Arbeitsplätze ist TopThema der ITK-Agenda vieler Unternehmen In den letzten beiden Jahren haben von Audio-, Video- und Webconferencing-Anwendungen deutlich zugenommen. Die Endgerätelandschaft wird immer vielfältiger. Smartphones und Tablet-PCs sind heute ein fester Bestandteil im Alltag vieler Unternehmen Quelle: Studie UCC 2012 von PAC / Berlecon

3 Der Markt für UCC 3 Wächst 2012 gegenüber 2011 um 25% Wächst bis 2017 ca. 15% je Jahr Quelle: Experton Group ( )

4 Leitende Führungskräfte sagen zu UCC 4 Die Erhebung The Collaboration Paradox wurde von der unabhängigen Marktforschungsagentur Davies Hickman Partners Ltd. Im Auftrag von BT durchgeführt Führungskräfte in den zehn Ländern Deutschland, Italien, Spanien, Großbritannien, USA, Singapur, Australien, Brasilien, China und Indien wurden zu Ihren Kommunikationsgewohn heiten und zur UCCNutzung befragt.

5 Detlev Artelt 5 CEO aixvox GmbH Berater in Kommunikation seit 1993 Guided Tour UC zur CCW Lehrbeauftragter Dozent HTW Saarbrücken Leiter Kompetenzgruppe UC bei eco.de

6 6 Unternehmensprofil aixvox u u u Unabhängige Berater Fokus auf UCC und Sprachautomation Publikationen

7 Was wir tun... 7 Wir beraten Unternehmen zu einer schnellen, effektiven und zeitgemäßen Kommunikation. Wir kennen den Markt und agieren als Ihre Architekten für moderne Kommunikation. Unsere Erfahrung, unser Netzwerk und die Vielzahl an Referenzen sprechen für sich und sollen Ihrem Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen.

8 Wir beraten... 8

9 Wir zeigen neue Wege... 9

10 Wir erstellen... 10

11 Wir vermitteln Wissen Herstellerneutral & unabhängig Erfahrung aus 20+ Jahren Seminare / Webinare individuelle Workshops

12 Unternehmensprofil der aixvox 12 NUR Beratung kein Verkauf oder Integration Die Architekten für Kommunikation Automation in Kommunikation Workshops, Seminare, Webinare

13 13 Fachbuchreihe voice compass Fachbuchreihe voice compass PRAXISTIPPS Kundenkommunikation

14 Wissen in Buchform 14 Beraterwissen in Buchform Hintergrundwissen für Entscheider

15 PRAXISTIPPS Kundenkommunikation 15 Jedes Jahr sammeln wir 50 Beispiele 150 Beispiele in unserer ipad App oder in den weiteren Ausgaben der Taschenbuchreihe PRAXISTIPPS Kundenkommunikation

16 Taschenbuch - Praxistipps 16 Heute eine Ausgabe für jeden Teilnehmer GRATIS!

17 Vorstellung der Teilnehmer 17 Ihr Name Ihr Unternehmen und dessen Marktsegment Ihr Interesse an UCC Ihr Ziel von diesem Workshop

18 18 Fachliche Einleitung o o o o o o Von der Telefonanlage zur Kommunikationsplattform Das verteilte Team Arbeit über Standorte Erreichbarkeit verbessern und managen Immer erreichbar oder nur, wenn ich es will? Menschen erreichen nicht Nummern rufen Präsenz managen

19 Kommunikation Heute 19 Proprietäre Telefon-Anlagen Telefon, Fax, , Internet Wildwuchs der mobilen Endgeräte Keine Nutzung von Headsets Keine Nutzung von Video

20 Zeitdiebe 20 Der 1. Versuch schlägt bei 36 % fehl 50 % nutzen täglich verschiedene Kanäle, um einen Kollegen zu erreichen Mitarbeiter haben 6,4 Anwendungen und Endgeräte zu Verfügung 27 % reisen min. 1-mal im Monat Quelle: glueckkanja.com

21 Evolution - Kommunikation 21

22 Was ist Unified Communications? 22 Kommunikation im Internet Zeitalter Kommunikation mit Text, Bild und Sprache Kommunikation integriert in die Geschäftsprozesse KEINE Technologie, sondern ein Verfahren

23 Der Teufel trägt Prada 23 Ein Video zu Nutzen und Funktionen von Unified Communications Die Vielfalt der Kanäle ist die eigentliche Herausforderung

24 Der Mix der Kanäle 24

25 Kommunikation - Zukunft 25

26 26 Erreichbarkeit managen o o o Besser erreichbar Andere besser erreichen Effizienter Arbeiten

27 Was ist Präsenz- Management 27 l l Visualisieren der eigenen Verfügbarkeit zur Kommunika6on mit anderen Visualisierung des Zustandes aller anderen Mitarbeiter in Bezug auf Kommunika6on l Ein Werkzeug um störende Anrufe zu kanalisieren l Eine Hilfe zur Op9mierung der Arbeitszeit l Ein essen6eller Teil des Konzepts Unified Communica9ons

28 Präsenz-Information 28 Quelle

29 Lokales Präsenz- Management 29 l Sehen, welcher Mitarbeiter im Gebäude l gerade telefoniert, l heute im Büro ist, l in einem Mee9ng steckt, l mobil kommuniziert Ergebnis: schneller im Unternehmen arbeiten

30 Standortübergreifende Verfügbarkeit 30 l Sehen, welcher Mitarbeiter aus dem Unternehmen egal an welchem Standort l gerade telefoniert, l heute im Büro ist, l in einem Mee9ng steckt, l mobil telefoniert Ergebnis: schneller und effek6ver im verteilten Unternehmen arbeiten

31 Födera6on 31 WIKIPEDIA sagt ein Datenbankmanagementsystem ist ein Föderiertes Informa9onssystem, wenn es Zugriff auf mehrere andere autonome Informa9onsquellen ermöglicht, ohne dass deren Daten kopiert werden. l Der nächste SchriI im Präsenz- Management l Visualisiert den Status verschiedener Quellen l l Einbinden des Präsenzstatus von Lieferanten, Partnern und Kunden Beschleunigt die Zusammenarbeit in Unternehmen immens

32 15 32 Status Quo Analyse u u u u u Welche Kommunikationskanäle Welche weiteren wünschen die Mitarbeiter? Akzeptanz und Bedienbarkeit der unterschiedlichen Kommunikationskanäle? ist old school Die Jugend macht es vor Verfügbarkeit anzeigen Kommunikation im Hier und Jetzt

33 Welche Kanäle sind in Benutzung 33 Proprietäre Telefon-Anlagen Telefon, Fax, , Internet Mobile Endgeräte Konferenzfunktionen Chat oder Messaging

34 Kommunikationskanäle im Unternehmen? 34 Aufnahme der aktuellen Kanäle Telefon, Fax, und...? Analyse typischer Geschäftsprozesse

35 Wünsche die Mitarbeiter nach 35 Chat Mobile Video / Collaboration Online Zusammenarbeit CTI Konferenzen Weniger Reisen Flexibler Arbeiten...

36 Akzeptanz der Bedienbarkeit 36 NUTZUNG: Home Office, Mobile, Arbeitsplatz Einfach bedienbare Endgeräte Kein Telefonapparat mehr. Headset vs. Frisur

37 Aufgaben & Ziele 37 Die Kanalvielfalt ist die Aufgabe Effiziente Kommunikation ermöglichen Mobile Endgeräte sicher einbinden Welche Lösung passt in mein Unternehmen? Welche Kanäle sind Pflicht für mein Unternehmen? Experten / Berater in Entscheidung einbinden!

38 6 Empfehlungen des Beraters Binden Sie möglichst früh alle relevanten Abteilungen ein 2. Erstellen Sie eine individuelle UCC-Strategie für Ihr Unternehmen 3. Suchen Sie die passende Plattform 4. Motivieren Sie das Management UC und Online Collaboration vorzuleben 5. Nutzen Sie Online Zusammenarbeit, um Zeit zu sparen 6. Integrieren Sie die Kommunikation in Ihre Geschäftsprozesse

39 15 39 Typische ROI - Betrachtungen u u u u Kosten je MA bzw. Basiskosten je Standort Typische technische Szenarien: mit TK Anlage / ohne TK Anlage / Neuanschaffung Lösung in der Cloud / Mieten der Infrastruktur

40 Was kostet UCC? 40 Was kostet ein Auto?

41 Nur wenn der ROI von UCC 41 2/3 achten auf ROI Was ist schnell?

42 ROI ermitteln heißt Veränderung messen! 42 Vor Einführung Eckwerte messen Bei der Einführung erste Veränderungen messen Nach 6 Monaten erneut messen Nach 12 Monaten messen

43 Kostenblöcke 43 Beratung im Vorfeld Gateways, Endgeräte andere Hardware Lizenzen / Erweiterungen Kosten für den Betrieb Integration in Unternehmen Integration in Prozesse Training der Mitarbeiter

44 Typische technische Szenarien 44 mit oder ohne TK Anlage Geringere Anschaffungskosten bei welcher Funktion? Wie lange besteht Support? Media-Gateway vs. TK-Anlage Komplette Neuanschaffung Kaufen vs. Mieten Die Funktion kann mitwachsen

45 Szenarien bei Endgeräten 45 Tischtelefone / Softphone Was wird WIRKLICH benötigt Kosten der Endgeräte Den Mitarbeiter die Wahl & den Test lassen Optionen anbieten Headsets Wichtiges UC Werkzeug wird gern vergessen! Anschluss an Telefone, Mobile & Softphone Mobile Nutzung für bessere Verständigung

46 Herangehensweise 46 Analyse der bestehenden Infrastruktur Ziele und Wünsche der Benutzer aufnehmen Bereitschaft zu Cultural Change ermitteln Lizenzen und Hardware bereit stellen Integration in Prozesse und Anwendungen Schulung, Schulung, Schulung Messen der Veränderungen

47 UCC falsch eingeführt 47

48 30 48 Sicherheit von UCC u u u Mobile Nutzung kontra Datenschleuder Das Bedürfnis des Unternehmens nach Sicherheit beim Benutzer wecken Was sagt der Betriebsrat zu Uni fied Communication?

49 Mobile Nutzung kontra Datenschleuder 49 BYOD kann gefährlich sein Endgeräte Managen Ferndeaktivierung Verschlüsselung der Daten Zeitersparnis / Ease of use Kunden fordern schnelle Reaktion

50 Sicherheit im Unternehmen 50 Das Bedürfnis des Unternehmens nach Sicherheit beim Benutzer wecken Mobile Datenschleudern... ACHTUNG! Social Engeniering

51 Betriebsrat & Uni fied Communication 51 Frühzeitig den Betriebsrat einbinden Hauptfokus oft auf Präsenz = Kontrolle Beispiel Betriebsvereinbarungen

52 30 52 Social Media in UCC integriert Social Media und aktuelle Trends der Kommunikation Geschäftspartner und Freunde Social Media Kanäle mit UCC steuern Skype als Kanal Einbinden der verschiedenen Social Media Kanäle

53 Social Media Game Changer 53

54 Kommunikation verlagert sich 54

55 Top 10 Netzwerke in Deutschland 55

56 Deutsche Nutzer nach Ländern 56 Smartphone: 55 % mobil Bayern 63 % Der "Social Media-Atlas 2012" wurde vom IMWF - Institut für Management- und Wirtschaftsforschung, der Beratungsgesellschaft Faktenkontor und dem Marktforschungsdienstleister Toluna in Auftrag gegeben. Dazu wurden deutsche Internetnutzer zum Thema "Social Media" befragt.

57 UCC soll Kommunikation zentralisieren 57 Ein Werkzeug, um ALLE Netze zu bedienen Die relevanten Informationen im Auge Zeitversetzte wird zu Echtzeit Chat/FB

58 Social Media einbinden 58 Der persönliche Feed von Personen WICHTIG Datenschutz

59 Welche Kanäle sind relevant? 59 Ermitteln Sie die relevanten Netzwerke Ihr Unternehmen in Social Media Wenn dann bitte gleich richtig Social Media Kanäle in Kommunikation einbinden Verfügbarkeit anzeigen

60 60 60 Zusammenfassung der Inhalte o o o Top 3 Themen 3 Thesen zu UCC von Detlev Artelt Diskussion & Fragen an den Moderator

61 Das Spektrum der UCC Veränderung 61 Quelle: DAMOVO

62 62 Top 3 Themen o o o Cultural Change Management Mobiles Arbeiten Zusammenarbeit über Standorte

63 63 ZUSAMMENFASSUNG

64 64 Cultural Change Management Veränderung

65 Mit anderen Augen betrachtet

66 Marketing Bessere Zusammenarbeit! Einfache Bedienung! Social Media!

67 Vertrieb Weniger Reisen! Mehr Umsatz! Weniger Zeiteinsatz!

68 IT-Abteilung Neue Herausforderungen! Verteilte Teams beschleunigen!

69 TK Abteilung KOSTET MICH DAS DEN JOB??! Wie sicher ist VoIP?! Wie ist die Qualität gegenüber ISDN?!

70 Einkauf ROI! Sicherheit! Kosten!

71 Geschäftsleitung Schnellere Unternehmensergebnisse! Produktivität rauf Kosten runter! Standortübergreifend schneller arbeiten!

72 Kommunikationskultur

73 Neue REGELN

74 UCC falsch eingeführt...

75 Andere Arbeitsplätze

76 Arbeitsplätze Contemplate Communicate Collaborate Concentrate

77 Seminare / Workshops

78 Veränderung zulassen

79 79 3 Thesen

80 80 Mobil Arbeiten Das Überall Office

81 Mobile Technologie 81 Optimaler Mix von Leben und Arbeiten Ergebnisse erzielen und nicht Arbeitszeit

82 82 Soziale Präsenz Menschen erreichen wenn Sie verfügbar sind

83 These von Detlev Artelt 83 Alle Systeme liefern Ihren Präsenzstatus nach oben in die Sozialen Netze. Dort sieht jeder Mensch den aktuellen Status seiner geschäftlichen und privaten Kontakte

84 84 Work / Life Balance Effizienter Arbeiten Mehr Freizeit Ein besserer Mix von Arbeit und Freizeit

85 Zeit gewinnen besser Leben 85 Zeiteinsparung durch integrierte Lösungen Zeitgewinnung durch effizientere Kommunikation Einbindung von mobilen Endgeräten Schnellere Abstimmungsprozesse Work-Life-Balance verbessern

86 Work / Life Balance 86

87 Kommunikation - Veränderungen 87

88 Kontaktdaten 88 Web Wissen blog.aixvox.com aixvox GmbH Detlev Artelt Monheimsallee Aachen fon