4.2 Immobilienbewirtschaftung als Teilbereich des Facility Management

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Babette Kramer
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1 Abgrenzungsprobleme zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum Die Abgrenzung von Gemeinschafts- und Sondereigentum ist mitunter schwierig aber besonders im Hinblick auf die Zuordnung von Instandhaltungsmaßnahmen von großer Bedeutung. Ist die Auswechslung eines Gebäudeteils, das zum Gemeinschaftseigentum gehört, notwendig, so werden die finanziellen Mittel durch Rückstellungen oder Sonderumlagen aufgebracht und jeder Eigentümer trägt die Kosten mit seinem Miteigentumsanteil. Gehört aber das Gebäudeteil zum Sondereigentum eines Eigentümers, so hat er alle Kosten zu tragen. Besonders Balkone, Loggien, Terrassen und Fenster bieten reichlich Anlass zu Abgrenzungsproblemen. 4.2 Immobilienbewirtschaftung als Teilbereich des Facility Management Das GM ist eine Reduzierung des FM auf die Nutzungsphase, und beinhaltet alle Leistungen, die zum Unterhalt von Immobilien erforderlich sind. Das GM beginnt mit der Abnahme und Übernahme und endet mit dem Außerbetriebnehmen der Immobilie (z.b. durch Verkauf, Abriss, Weiterentwicklung). Während in der Bauphase eine Steuerungs- und Organisationsleitung unumgänglich ist, ist die Nutzungsphase durch eine Zersplitterung der Zuständigkeiten geprägt, wodurch häufig Informationen nicht weitergeleitet werden oder sonstige Missverständnisse durch fehlende Koordination entstehen. Diese Teilung der Zuständigkeiten kann beispielsweise zur Folge haben, das Reinigungsdienste auf eine undichte Armatur in den Toilettenräumen stoßen, eine entsprechende Reparatur aber erst durch eine zufällige Entdeckung des technischen Leiters des Hauses veranlasst und schließlich durch das Wartungspersonal ausgeführt wird. Durch die fehlenden Schnittstellen der unterschiedlichen Dienstleistungen werden Kosten unnötig ausgegeben und es finden Einbußen hinsichtlich des Komforts statt. FM-Kunden müssen sich häufig unter großem Aufwand eine Komplettlösung bei der Fremdvergabe von Leistungen zusammenstellen. So sind beispielsweise an einer deutschen Hochschule 37 Unternehmen für die Leistungen des GM beauftragt. Eine Koordination bei übergreifenden Aufgaben ist nur unter großem Aufwand und zusätzlichen Kosten möglich.

2 Oftmals erbringen FM - Kunden Dienstleistungen wie Wartung, Instandhaltung Störungs- oder Winterdiensten etc. in Eigenregie. Da es bei diesen Leistungen oft zu Bedarfsspitzen z.b. infolge Schnee oder Störungen kommt, welche nur speziell ausgerichtete Unternehmen ausgleichen können, müssen Überkapazitäten einkalkuliert werden. Nicht selten ist eine Fremdvergabe dieser Aufgabengebiete für das jeweilige Unternehmen sinnvoller. In Industriebetrieben beschäftigen sich durchschnittlich etwa 5% der Belegschaft mit Dienstleistungen aller Art, die nicht zum Kerngeschäft zählen. Für die in Eigenregie erbrachten Leistungen ist oftmals unklar, wer welche Leistungen für wen erbringt, wie hoch die tatsächlichen Kosten sind und wie sie verursachungsgerecht zu verrechnen sind. Je nach Branche fallen pro Jahr und Mitarbeiter 300 bis 1000 Euro für den Betrieb und Bewirtschaftung der Immobilie an. Trotzdem wird dieser Kostenblock als durchlaufender Posten behandelt. Auch in Kommunen findet oftmals eine unübersichtliche und schlecht organisierte Gebäudebewirtschaftung statt. So kann es passieren, dass Immobilien vom Bürogebäude bis zur Kindertagestätte von sieben unterschiedlichen Ämtern (Liegenschafts-, Haupt-, Hochbau-, Tiefbau- bzw. das nutzende Fachamt, die Stadtkämmerei und das Rechtsamt) betreut und verwaltet werden, ohne dass ein Informationsaustausch unter den verschiedenen Ämtern stattfindet. 1 In extremen Fällen werden Rechnungen bezahlt, deren Leistungen nicht mehr erbracht oder nicht mehr benötigt werden. Hierbei sind beispielhaft aufzuzählen: - Bestehende Versicherungen, obwohl das Gebäude nicht mehr existiert. Zahlungen an Firmen für Reinigungsdienste, obwohl die Nutzung bereits aufgegeben wurde. - Hoher finanzieller Aufwand für Renovierungen bzw. Modernisierungen, obwohl die Nutzung in absehbarer Zeit aufgegeben werden soll. - Anmietung weiterer Immobilien, obwohl ausreichend Kapazitäten vorhanden sind. Durch fehlende Transparenz bei der Bewirtschaftung von Immobilien können enorme Folgekosten entstehen, die bei einer übersichtlichen Datenerfassung und auswertung leicht zu verringern sind. Ziel des GM zur Optimierung der Kosten in der Nutzungsphase ist die Sammlung und Auswertung von Daten und Informationen um eine optimale Bewirtschaftung der Immobilie zu gewährleisten. 1 vgl. Staudt, Kriegsmann und Thomzik (1999), S. 65 ff.

3 Betriebskosten von Immobilien Für Wohnimmobilien sind folgende Festlegungen bezüglich der Aufteilung der Kosten innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft zu beachten: Laut WEG ist jeder Wohnungseigentümer den anderen Wohnungseigentümern gegenüber verpflichtet nach dem Verhältnis seines Anteils die Kosten für Instandhaltung, gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums, Verwaltung sowie die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums zu tragen ( 16 Abs. 2 WEG). Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen ( 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV)). Folgende Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten und können nicht auf den Mieter umgelegt werden: 1 - Die Kosten der Verwaltung - Die während der Nutzung anfallenden Kosten zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen Mängel zu beseitigen (Instandhaltungskosten) Nach der BetrKV vom , 2 Abs werden folgende Kosten als Betriebskosten aufgeführt: 1. laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer. 2. Kosten der Wasserversorgung, hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, Grundgebühren, Kosten für Wasserzähler, Kosten des Betriebs einer Wasserversorgungsanlage einschließlich Aufbereitungsstoffe. 3. Kosten für die Entwässerung. 4. Kosten für den Betrieb der zentralen Heizungs- oder Brennstoffversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, Kosten für Betriebsstrom, Kosten für Bedienung, Überwachung und Pfle- 1 BetrKV 1 (2)

4 ge der Anlage, der regelmäßigen Überprüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit. 5. Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgung. 6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen. 7. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzuges, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage und der regelmäßigen Überprüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit. 8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung. 9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung. 10. Kosten der Gartenpflege. 11. Kosten der Beleuchtung. 12. Kosten der Schornsteinreinigung 13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung. 14. Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt. Ausgeschlossen sind Instandhaltungs-, Instandsetzungs-, Erneuerungs- und Schönheitsarbeiten und Arbeitsleistungen, welche die Hausverwaltung betreffen. 15. Kosten des Betriebs a) der Gemeinschafts-Antennenanlage, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft. b) der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage, hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a, ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandkabelanschlüsse. 16. Kosten des Betriebs der Einrichtung für die Wäschepflege 17. Sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des 1, die von den Nummern 1-16 nicht erfasst sind. Im Gegensatz zu Wohnimmobilien gibt es für Gewerbeimmobilien keine klaren gesetzlichen Definitionen, an die man sich zu halten hat. In der Praxis liegen kaum allgemeingültig erarbeitete Kontierungsregeln vor. Meist werden durch die Unternehmen eigenentwickelte Kontenrahmen angewendet, die auf den Typ und die Verwendung der Gewerbeimmobilie abgestimmt sind. Auch die Marktlage findet Berücksichtigung in der Aufteilung der Bewirtschaftungskosten. So kann beispielsweise ein Mieter bei schlechter Konjunktur und hohem Leerstand

5 Druck auf den Eigentümer ausüben, indem er sich weigert überdurchschnittlich hohe Nebenkosten zu bezahlen. Der Eigentümer hat häufig das Nachsehen, wenn er keine Nachmieter findet und das Gebäude ohne kostenintensive Modernisierung bzw. Revitalisierung nicht mehr zeitgemäß und auf dem neusten Stand der Technik ist. Somit liegt es meist auch im Interesse des Eigentümers, Energiekosten und Verträge mit Dienstleistern wirtschaftlich und kostengünstig zu halten. Zusätzlich zu den Kostenarten bei Wohnimmobilien kommen bei Gewerbeimmobilien i.d.r. folgende Kostenarten hinzu, die sich aus einer in der Regel höheren Technisierung der Gewerbe- / Büroimmobilien ergeben: - Kosten für technisches und kaufmännisches Objekt- Management. - Kosten für Sicherheits- und Servicedienste. - Erhöhte Wartungskosten und Kosten für Bereitschaftsdienste für technische Anlagen. - Kosten für Klimatisierung, Be- und Entlüftung. 1 1 vgl. Falk, Bernd (1997), S. 265

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