Was bringt der SharePoint Server 2010 im Bereich DMS/VBS/E-AKTE?

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1 Was bringt der SharePoint Server 2010 im Bereich DMS/VBS/E-AKTE?

2 SharePoint Erfolgsfaktoren? Welche Funktionen benötigt jeder? Records Management mit Standard Funktionen

3 Was Anwender/Kunden uns sagen! Einfachheit der Bedienung Eine durchgängige Plattform in Anwendung und Administration

4 Die Business Plattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web

5 SharePoint Erfolgsfaktoren? Welche Funktionen benötigt jeder? Records Management mit Standard Funktionen

6 Aktiv Heute oft unstrukturiert auf In Bearbeitung In verschiedenen Entwürfen verfügbar Nicht veröffentlicht oder freigegeben Fileservern Datenbank und Versionierung für gemeinsame Bearbeitung Archiv Back Up Meist historisch gewachsen Ausgelagert auf günstigen, schreibgeschützen oder Langlebigen Datenträger Langzeit und Archivierung in SharePoint Aufgrund von Gesetzen zu oder Vorschriften Unveränderliche Datenträger, ev. mit Hashcode und Signatur integrieren Oft unzureichend und mit Reine Sicherung: Dient nur der Wiederherstellung SharePoint Recycle Bin reduziert die Notwendigkeit erheblich Moderne hohem Archivierungs administrativen -Lösungen können gleichzeitig Back Up sein Aufwand

7 Anpasspare DMS Services Recycle Bin Check-in/out Haupt- / Nebenversion Nur eine bestimmte Anzahl alte Versionen speichern Benutzerberechtigung je Objekt (Dokument/Liste/Bild/Wiki/Webseite) Benutzerspezifische Content Types Regeln je Content Type Workflow und Regel Wizards Dokumente je Bibliothek offline in Outlook

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10 SharePoint Erfolgsfaktoren? Welche Funktionen benötigt jeder? Records Management mit Standard Funktionen

11 Einhalten gesetzlicher und betrieblicher Regeln Verschiedene Zertifizierungen existieren Nachvollziehbares Verwaltungshandeln (Revisionssicherheit) Ihr Prozess/Vorgang muss abgenommen Rights-Management reduziert Verlustrisiken per Zugriffsschutz von Dokumenten Signatur: Manchen Kunden reicht die Office Signatur, andere nutzen eigene Signatur oder Methoden zertifiziert sein! Beweissicherungsverfahren : SharePoint erleichtert die schnelle Identifizierung und Unveränderbarkeit (Legal Hold), Deduplizierung, Analyse und Übergabe von Inhalten GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme AO Abgabenordnung

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15 Die Reichweite der Datensatzverwaltung ausdehnen

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18 Optimierung der gemeinsamen Arbeit an Inhalten

19 Funktionen auf der Homepage der Dokumentenmappe nutzen

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22 RM Aufgabe Was ist neu in SharePoint 2010 Lebenszyklen auch außerhalb der Datensatzverwaltung Metadaten-basierte hierarchische Navigation ediscovery sucht über den gesamten SharePoint Inhalt Ergebnisse automatisch archivieren oder vor Ort gegen Veränderung sperren. Reports zeigen die Übersicht aller Regeln nach Ablageort. Zugriffs Reports je Objekt oder Dokument Laufzeit Regeln können verschiedene Stufen haben Laufzeit kann an Dokumenten Typen oder an Speicherorten liegen

23 Neu Dokumenten Mappe Dauerhafter Document Identifier Inhalt und Struktur Manager (Content Organizer) Verbessert Record Center Site Definition Record Center Management Interface Dokument Weiterleitung Information Policies

24 Die beste Produktivitätserfahrung über PC, Telefon und Browser IT-Flexibilität und Kontrolle Unified Communications Business Intelligence Enterprise Content Management Collaboration Enterprise Search Unified Business Platform

25 Sind die SharePoint Erfolgsfaktoren nachvollziehbar? Wie viel DMS und Datensatzverwaltung benötigen Sie? Es gilt zu definieren, was ist Datensatzverwaltung, Records Management, eakte! Für viele Anwendungsfälle ist Records Management mit Standard SharePoint Funktionen abgedeckt! Haben Sie einen besseren Überblick, wann Sie archivieren, sichern oder aktiv arbeiten? Sie haben die Wahl On Premise / Cloud

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