Intervalid. DSGVO Software. Für Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement

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1 Intervalid DSGVO Software Für Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement

2 Sie betrifft auch Ihr Unternehmen: Die EU Datenschutz-Grundverordnung Das Europäische Parlament hat am eine EU-weite Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlassen, um so die Richtlinien für die Verarbeitung personenbezogener Daten anzupassen. Die DSGVO tritt mit in Kraft. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Datenanwendungen eines Unternehmens in Form von einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst sein und allen behördlichen Anforderungen entsprechen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen bzw. jeder Dienstleister, der für seine Auftraggeber Datenverarbeitungen durchführt und der personenbezogene Daten erfasst (z.b.: in einer Kundendatei, Buchhaltung, Personalverrechnung, Bewerbertool) ist betroffen. Was heißt das konkret für Ihr Unternehmen? Hinsichtlich der DSGVO müssen keine Meldungen an das Datenverarbeitungsregister (DVR) mehr getätigt werden und die DVR-Nummer entfällt. Dafür ist ein Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten in Eigenregie zu führen. Zusätzlich müssen technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt und Betroffenenrechte erfüllt werden. Unternehmen haben somit einen erheblichen Mehraufwand und eine größere Verantwortung, um den komplexen behördlichen Anforderungen gerecht zu werden und eine Geldstrafe zu vermeiden. Ihre Herausforderungen im Zuge der DSGVO: Ersterhebung Aktuelle Bestandsaufnahme aller Verarbeitungstätigkeiten, die in der Zuständigkeit des Unternehmens liegen. Darunter fallen alle Anwendungen mit personenbezogenen Daten, aber auch jede weitere strukturierte Sammlung wie z.b.: Excel Dateien. TOMs hinterlegen Zum Schutz der personenbezogenen Daten werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geplant und im Unternehmen umgesetzt. Verzeichnis erstellen Zukünftig müssen alle Informationen zu den unternehmensweiten Verarbeitungstätigeiten in einem Verzeichnis gespeichert und gepflegt werden. Jeder Auftragsverarbeiter hat ein zusätzliches Verzeichnis über alle durchgeführten Tätigkeiten für seine Auftraggeber zu führen. Auskunftspflicht & Betroffenenrechte erfüllen Um die Rechte von Personen zu wahren sieht die DSGVO erweiterte Pflichten vor: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Widerspruch, Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit von persönlichen Daten. Auch gegenüber der Aufsichtsbehörde besteht eine Auskunftspflicht.

3 Wollen Sie Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen? Intervalid Ihre Datenschutzmanagement-Software ist die ideale Unterstützung zu einer einwandfreien Umsetzung der neuen EU Datenschutz-Grundverordnung in Ihrem Unternehmen. Sie bietet Ihnen online Fragebögen, ein Formular zur Ersterhebung, ein vorgefertigtes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Vorlagen für technische und organisatorische Maßnahmen, Folgenabschätzungen, gesetzeskonforme Muster-Vorlagen sowie Checklisten, eine online Prüfung, einen Workflow für Aufgaben und zur Erfüllung der Betroffenenrechte sowie Reports auf Knopfdruck. Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Arbeitsprozesse und bindet dabei Ihre Mitarbeiter aktiv ein. Zur Ersterhebung können Sie die bestehenden Daten einfach via Import aus einer Excel-Datei in das System spielen. Nachhaltiges Datenschutzmanagement... so unterstützt Sie Intervalid 2. UMSETZUNG Gesetzeskonform durch ein vorgefertigtes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Vorlagen für TOMs 4. AUFGABEN Aufgaben rasch innerhalb der Software bearbeiten und effiziente Workflows erstellen 6. BETROFFENE Ordnungsgemäße Umsetzung der Anfragen mittels definierten Workflow und Einhaltung der Betroffenenrechte 1. VORBEREITUNG Mittels online Fragebögen und einem Formular zur Ersterhebung alle relevanten Infos einholen 3. COMPLIANCE Checklisten bearbeiten, Folgeabschätzung durchführen, Schwachstellen via online Prüfung erkennen 5. AUSKÜNFTE Mittels Reports erhalten Sie alle Informationen auf Knopfdruck für interne und externe Auskünfte

4 Intervalid Die Funktionen im Überblick Intervalid wurde als Software as a Service (SaaS) entwickelt und ist in einem zertifizierten Rechenzentrum installiert. Für die Implementierung benötigen Sie nur eine Internetverbindung und starten sofort. Die Software ist als Light Version (für kleine Unternehmen) und Full Version (inkl. aller Funktionen) erhältlich. Dank des modularen Aufbaus können Sie in der Light Version jederzeit die Funktionen nach Bedarf aufstocken. Online Fragebögen für einen strukturierten Gesamtüberblick Bevor Sie mit der Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten beginnen, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Anwendungen, die personenbezogene Daten beinhalten. Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen: wer ist der richtige Ansprechpartner, welche Verarbeitungstätigkeiten gibt es, etc. Mit individueller Fragebögen, die Ihnen in der Software zur Verfügung stehen, holen Sie genau diese Infos ein. Zusätzlich hat sich der Einsatz von online Fragebögen auch für die laufende Pflege (z.b.: bei Änderungen und neuen Systemen) bewährt. Formular zur Ersterhebung für die optimale Vorbereitung des Verzeichnisses Nachdem Sie alle grundlegenden Informationen eingeholt und Ansprechpartner definiert haben, bereiten Ihre Mitarbeiter das Verzeichnis vor. Dazu bietet Ihnen die Software ein Formular zur Ersterhebung an. Hier werden zuständige Mitarbeiter aktiv in den Erhebungsprozess eingebunden und stellen relevante Eckdaten bereit. Diese Daten können Sie im Anschluss direkt in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übernehmen.

5 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für eine gesetzeskonforme Abbildung Intervalid bietet ein gesetzeskonformes Verzeichnis, in dem Sie Ihre Datenarten, betroffenen Personengruppen, etc. erfassen. Jeder Auftragsverarbeiter bildet zusätzlich ein Verzeichnis zu seinen durchgeführten Tätigkeiten ab. Zur rascheren Fertigstellung erhalten Sie Muster zu gängigen Anwendungen bzw. importieren die Daten aus einer Excel-Datei. Kopieren Sie bei Bedarf das Verzeichnis für weitere Niederlassugen. Somit sind alle relevanten Daten zur Anwendung ersichtlich. Entsprechende Hilfsfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Technische und Organisatorische Maßnahmen damit Verarbeitungen der DSGVO entsprechen Zusätzlich sieht die DSGVO vor, dass jedes Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen umsetzt, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Verordnung erfolgt. Die Software bietet Ihnen dafür eine einfache Erfassung an: Sie wählen eine Mustervorlage, passen diese gegebenfalls an und ordnen Sie der Verarbeitungstätigkeit zu. Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen sind sofort im Verzeichnis aktualisiert. Folgenabschätzung damit Sie ein erhöhtes Risiko erkennen Lt. DSGVO muss geprüft werden, ob ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen bei der jeweiligen Datenverarbeitung vorliegt. Mit Intervalid beurteilen Sie das Risiko direkt im System und dokumentieren die Bewertung. Muster-Vorlagen stehen Ihnen auch bei diesem Prozess zur Verfügung. Die durchgeführte Folgenabschätzung wird direkt zur Verarbeitungstätigkeit angehängt und ist somit jederzeit abrufbar.

6 Gesetzeskonforme Checklisten wie compliant ist Ihr Unternehmen? Damit Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, beantworten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen. Dafür nutzen Sie Muster-Checklisten, die individuell angepasst werden können. Sie enthalten z.b: Kontrollfragen zu Datenschutz Grundsätzen, zur Datensicherheit, zur Auftragsverarbeitung und den Rechtsgrundlagen. Die Checklisten werden zentral oder von den zuständigen Abteilungen online bearbeitet. Zusätzlich bietet Ihnen die Software einen eigenen Bereich um relevante Dokumente zentral abzulegen und zur Verfügung zu stellen. Online Prüfung identifizieren Sie mögliche Schwachstellen Mittels integrierter online Prüfung stellen Sie fest, ob die Anforderungen der DSGVO in Ihrem Unternehmen erfüllt sind. Somit lassen sich rasch Risiken identifizieren und weitere Maßnahmen zur Erfüllung im System hinterlegen. Die Prüfung kann intern oder durch einen externen Experten erfolgen. Als Basis dienen die ausgefüllten Checklisten. Aufgaben bearbeiten für einen effiziente Prozessablauf Ist eine Datenanwendung mit nicht ausreichend gekennzeichnet, kann innerhalb der Software eine entsprechende Aufgabe mit Beschreibung, Zuständigen und Deadline angelegt werden. Die verantwortlichen Mitarbeiter nehmen die Bearbeitung direkt im System vor. Jeder Verantwortliche verfügt über seine eigene Aufgabenliste, mittels Ampelsystem ist der aktuelle Projektstatus ersichtlich. Die gesamte Prozesskommunikation findet somit innerhalb der Software statt.

7 Reports erfüllen Sie die Auskunftspflicht auf Knopfdruck Im Sinne der Auskunftspflicht lt. DSGVO sind Sie gegenüber Betroffenen und der Aufsichtsbehörde verpflichtet, gewünschte Informationen im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen transparent auf Abruf darzulegen. Mit der Report- Funktion erhalten Sie alle Informationen auf Knopfdruck als PDF oder CSV-Datei. Die strukturierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten im System unterstützt Sie zusätzlich bei Ihren internen Auswertungen. Workflow Betroffenenrechte... für Anfragen der Betroffenen Mit der DSGVO wurden die Betroffenenrechte gestärkt: Betroffene haben das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragung und Widerspruch. Als Unternehmen etablieren Sie interne Prozesse, um eine vollständige und fristgerechte Erfüllung der Betroffenenrechte sicherzustellen. Intervalid unterstützt die zuständigen Mitarbeiter bei der ordnungsgemäßen Umsetzung der Maßnahmen: die Anfrage wird mit allen relevanten Informationen erfasst, ein Workflow gestartet und fristgerecht abgearbeitet. Nachhaltiges Datenschutzmanagement für Ihren langfristigen Datenschutz Die Anforderungen der DSGVO stellen einen laufenden Prozess in Ihrem Unternehmen dar. Mit Intervalid bauen Sie Ihr Datenschutzmanagement nachhaltig auf, optimieren stetig und erhalten es gesetzeskonform. Durch Überprüfungen bleiben Ihr Verzeichnis sowie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen stets aktuell. Somit sind Sie jederzeit auf Audits vorbereitet. Zudem unterstützt Sie die Software bei der Durchführung interner Aufgabenstellungen, Erfüllung der Betroffenenrechte und Ihrer Auskunftspflicht sowie bei der internen Berichterstattung.

8 Intervalid Ihre Vorteile im Überblick Einfache Implementierung DSGVO Step by Step - Schrittweise Anleitung durch den Prozess Mehrfachzugriff & Rollendefinition - Mitarbeiter aktiv einbinden Schnelle Datenerhebung mit allen betroffenen Abteilungen Vorgefertigtes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Mustervorlagen für technische und organisatorische Maßnahmen Unterstützende Checklisten Zuverlässige online Prüfung und Folgenabschätzung im Risiken zu minimieren Gemeinsam Workflows und Aufgaben erledigen - Projektarbeit vereinfachen Benutzerfreundliche Oberfläche mit online Hilfestellungen Durch regelmäßiges Monitoring Übersicht Gesetzeskonform und am aktuellsten Stand behalten Muster-Vorlagen & Experten-News Reports auf Knopfdruck - der Auskunftspflicht schnell und korrekt gerecht werden Nachhaltige Entlastung und somit mehr Zeit für Ihre wesentlichen Aufgaben Aufgaben zu Betroffenenrechte schnell bearbeiten

9 Intervalid GmbH Gerne stellen wir uns vor Wir haben uns mit der Datenschutzmanagement-Software Intervalid auf die Umsetzung der EU Datenschutz-Grundverordnung spezialisiert und unterstützen unsere Kunden nachhaltig bei der Etablierung ihres Datenschutzmanagements. Unser täglicher Anspruch ist es, Unternehmen mit der Datenschutzmanagement-Software optimal auf alle behördlichen Anforderungen und Auskünfte vorzubereiten. Gemeinsam mit Experten aus der Wirtschaft, IT-Branche und Juristen arbeiten wir laufend an der Aktualität der Software und stellen wertvolle Inhalte rund um das Thema der DSGVO zur Verfügung. Darüber hinaus beraten Sie unsere Kooperationspartner bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen. Somit profitieren Sie von einer ganzheitlichen Betreuung: Intervalid als ideales Umsetzungs-Tool & fachkundige Beratung durch unsere Experten. Expertenberatung im Datenschutz z.b.: Erstellung eines Datenverarbeitungsverzeichnisses, Durchsicht der Maßnahmen, Prüfung des internationalen Datenverkehrs Aktive Unterstützung bei der Überprüfung z.b.: Erkennen von Optimierungsbedarf und Maßnahmenplanung, Prozessdefinition bei Datenschutzverletzungen, Projektleitung der DSGVO Umsetzung Verträge, Dienstleistungs- und Betriebsvereinbarungen z.b.: Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, Entwurf und Prüfung Datenschutz Schulungen z.b.: Durchführung interner Schulungen für Mitarbeiter und Führungskräfte Unsere Kontaktdaten Intervalid GmbH Annagasse 5/3/ Wien T M info@intervalid.at W

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