Vorwort 1. Starten Sie schnell und einfach einen Online-Ticketvorverkauf für Ihre Veranstaltung mit nextparty24.de. Beschreibung & Anleitung

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1 Vorwort 1 Starten Sie schnell und einfach einen Online-Ticketvorverkauf für Ihre Veranstaltung mit nextparty24.de Beschreibung & Anleitung

2 Inhaltsverzeichnis 2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Vorwort Anmeldung und Registrierung Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten Veranstaltung eintragen Profil für Ticketvorverkauf freischalten Ticketvorverkauf einrichten Weitere Einstellungen Ticketdesign anpassen PayPal einrichten Ticketvorverkauf verwalten Ticket kaufen (für Kunden) Eingegangene Zahlungen bestätigen Ticket ausdrucken (für Kunden) Weitere Aktionen Aktion als bezahlt markieren senden Zahlungserinnerung abschicken Automatische Zahlungserinnerung und Ticketstornierung Rechnungskopie Einlasskontrolle Ticketkontrolle mit ausgedruckter Prüfliste (offline) Online-Prüfsystem Gebühren und Kosten Referenzen Support & Kontakt... 24

3 Vorwort 3 1. Vorwort In den letzten zwölf Jahren hat sich das Internet selbstsicher zu einem eigenständigen Medium entwickelt. Statistiken zufolge haben so beispielsweise im Jahr 2009 mindestens 73% der Bevölkerung ab zehn Jahren das Internet verwendet. Sehen Sie dies als Chance. Neben der Veröffentlichung und Bewerbung Ihrer Veranstaltung im Netz ergeben sich auch weitere Möglichkeiten, wie beispielsweise der Vorverkauf von Tickets über das Internet. Schaffen Sie Ihren Gästen damit die Gelegenheit, Tickets günstiger zu erwerben oder schnelleren Einlass zu erhalten. Auch für Sie bietet der Vorverkauf durchaus Vorteile. Neben einem finanziellen Vorschuss haben Sie bereits im Vorfeld Kenntnisse über die Besucherzahlen, was Ihnen dabei helfen kann, Ihr Event zu planen und zu koordinieren. Oftmals scheuen viele Veranstalter den Aufwand, der mit einem Ticketvorverkauf verbunden sein kann. Wir möchten Ihnen mit unserem Ticketsystem zeigen, dass dies gar nicht nötig ist. Mit dem Online-Ticketsystem von nextparty24.de -...können Sie Ihren Kunden ganz einfach die Möglichkeit bieten, Tickets online zu erwerben. -...müssen Sie keine Tickets per Post verschicken, da diese automatisch erstellt und per an die Kunden verschickt werden. -...können Ihre Kunden die bezahlten Tickets einfach am Computer ausdrucken. -...gelangt das Geld der verkauften Tickets direkt vom Kunden auf Ihr Konto. -...haben Sie den Überblick über verkaufte und bezahlte Tickets. -...entscheiden Sie, wie viele Tickets verkauft werden dürfen. -...erhalten Sie Ihr Geld per Vorkasse und Ihre Kunden die Tickets erst dann, wenn Sie den Zahlungseingang bestätigt haben. -...können Sie PayPal als Zahlungsmöglichkeit zulassen und mit Hilfe unserer automatischen Zahlungsbestätigung Aufwand und Kosten sparen.

4 Vorwort können Sie das Design der Tickets an Ihre Veranstaltung anpassen. -...werden in Verzug geratene Ticketbestellungen automatisch mit einer Zahlungserinnerung gemahnt und ggf. storniert. -...können Sie den Ticket kaufen Button problemlos und einfach in Ihre Website integrieren. -...können Sie die Tickets per Barcode-Scanner oder aber auch per Vergleich des jeweiligen Checkcodes anhand einer gedruckten Liste problemlos kontrollieren. -...u.v.m. Diese Anleitung soll Ihnen helfen, die Funktionsweise unseres Ticketsystems zu verstehen und Ihren Online-Ticketvorverkauf auf nextparty24.de schnell, einfach und problemlos einzurichten.

5 Anmeldung und Registrierung 5 2. Anmeldung und Registrierung Um den Ticketvorverkauf nutzen zu können, müssen Sie angemeldet sein. Füllen Sie dazu das Formular für die Registrierung aus, welches Sie auf im Hauptmenüpunkt Neu unter Jetzt kostenlos als Veranstalter registrieren finden können (siehe Abbildung 1). Oder klicken Sie auf den Link: und wählen Sie anschließend die Registerkarte Jetzt kostenlos als Veranstalter registrieren. Abbildung 1 Registrierungsformular Sie können sich anschließend im Hauptmenüpunkt Login mit Ihren vorher festgelegten Login-Daten ( Adresse, Passwort) einloggen. Neben dem Online- Ticketvorverkaufsystem stehen Ihnen dort auch weitere nützliche Anwendungen (Neuer Eintrag, Einträge bearbeiten, Einstellungen, FAQ & Support) zur Verfügung.

6 Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten 6 3. Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten Der Ticketvorverkauf mit nextparty24 lässt sich schnell und unkompliziert einrichten. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Kapitel. 3.1 Veranstaltung eintragen Bevor Sie mit dem Einrichten eines Vorverkaufs beginnen können, muss die Veranstaltung, für die Sie Tickets verkaufen möchten, in unserer Datenbank eintragen sein. Nutzen Sie dafür den Loginmenüpunkt Neuer Eintrag. Hinweis: Wenn Sie die Veranstaltung im nicht eingeloggten Zustand eintragen, sollten Sie darauf achten, dass die Adresse mit Ihrer Login- Adresse übereinstimmt. 3.2 Profil für Ticketvorverkauf freischalten Außerdem müssen Sie Ihr Profil für den Ticketvorverkauf freischalten. Dafür klicken Sie im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf im oberen Bereich lediglich auf Jetzt freischalten. Wir werden Ihnen dann per Post einen Brief an Ihre während der Registrierung angegebene Adresse schicken, welcher den sogenannten Aktivierungs-/Freischaltcode enthält. Mit dieser Maßnahme möchten wir falsche Angaben vermeiden und die Käufer vor eventuellen Missbräuchen schützen. Sobald Sie den Brief von uns erhalten haben, geben Sie den darin angegeben Code bitte in das dafür vorgesehene Feld (siehe Abbildung 2). Abbildung 2 Profil freischalten

7 Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten Ticketvorverkauf einrichten Nachdem Sie Ihr Profil erfolgreich freigeschaltet haben, können Sie Ihren Online-Vorverkauf einrichten. Klicken Sie dazu im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf auf Verkauf einrichten. Ein Formular begleitet Sie durch den Einstellungsvorgang. Im ersten Schritt wird nach Ihren Bank- und Kontodaten gefragt. Achten Sie hierbei besonders auf die Korrektheit ihrer Eingaben, da Ihre Ticketkäufer den jeweils anfallenden Betrag später auf genau dieses Konto überweisen. Auch die Angabe Ihrer USt-IdNr. ist hier möglich, sodass Sie, wenn nötig, eigene Rechnungen für die Bestellungen anfertigen können. Wählen Sie im nächsten Schritt die Veranstaltung, für die Sie Tickets verkaufen möchten. Es ist wichtig, dass Sie die Veranstaltung gemäß Punkt 3.1 im Vorfeld eingetragen haben. Anschließend können Sie im letzten Schritt des Formulars die für Ihren Ticketvorverkauf relevanten Einstellungen vornehmen. Neben einer frei wählbaren Bezeichnung des Tickets (Early Bird Ticket, Ticket mit Getränkegutschein etc.) sind hier auch Ticketlimitierung und Ticketpreis einzustellen. Wenn Sie den Einstellungsvorgang abgeschlossen haben, gelangen Sie zurück zum nun etwas veränderten Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf (siehe Abbildung 3). Abbildung 3 Ticketvorverkaufmenü nach eingestelltem Ticketvorverkauf Es erscheinen nun zwei zusätzliche Menütabellen, in denen Sie weitere Veränderungen vornehmen können. Die obere Tabelle enthält Informationen über die Zahlungsdaten, die Ihre Kunden erhalten. Die dort vorgenommenen Einstellungen sind für alle Vorverkäufe, die

8 Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten 8 Sie mit Ihren Login-Daten eröffnen, gültig. Weiterhin können Sie hier eingegangene Zahlungen bestätigen oder PayPal als zusätzliche Zahlungsmöglichkeit einrichten. Wenn Sie die bereits eingestellten Kontodaten ändern möchten, klicken Sie auf [bearbeiten]. Die untere neu erschienene Tabelle enthält die spezielle Informationen zu Ihrem Ticketvorverkauf. Allgemein ist dieser zunächst gestoppt. Klicken Sie auf Ticketvorverkauf starten, um Ihren Vorverkauf zu veröffentlichen. Der Status ändert sich dann auf online (der auf Ihrer Homepage eingebundene Ticket kaufen Button erscheint erst nach gestartetem Ticketvorverkauf). Weiterhin können Sie die bereits eingestellten Vorverkaufseinstellungen ändern. Wenn Sie den Preis für ein Ticket nachträglich ändern möchten, können Sie dies jederzeit tun, auch wenn Sie bereits Tickets verkauft haben. Klicken Sie dafür auf Einstellungen bearbeiten. Unter dem Link bestellte Tickets erreichen Sie die Ticketliste, in welcher Sie alle Ticketbestellungen finden und übersichtlich verwalten können. Mit einem Klick auf [Ticket designen] können Sie das Ticket der jeweiligen Veranstaltungen individuell anpassen. Weitere Informationen darüber erhalten Sie im Kapitel 3.5. Klicken Sie auf Jetzt Button in Homepage einbinden, um den Quelltext für den Ticket kaufen -Button einzusehen. Sie müssen diesen lediglich in Ihren Homepage-Quelltext einfügen. Die Schriftfarbe bezieht sich auf die Countdown-Anzeigen, wie Sie in Kapitel 3.4 näher erläutert werden. Auch wenn Sie noch keine Kundenbewertungen erhalten haben, können Sie den Sicherheitshinweis ausblenden. Schicken Sie uns dafür einfach den Flyer mit dem angekündigten Ticketvorverkauf an Somit wird beim Kauf eines Tickets der Hinweis auf die fehlende Bewertung des Ticketverkäufers mit einem Satz in der Form Dieser Ticketvorverkauf wird als sicher eingestuft! ersetzt. 3.4 Weitere Einstellungen Wie bereits erwähnt, können Sie die Einstellungen zu Ihrem Vorverkauf nachträglich bzw. während des Ticketvorverkaufes ändern. In diesem Unterkapitel möchten wir Ihnen die verschiedenen Optionen genauer erläutern. Ticketbezeichnung Die Bezeichnung erscheint auf jedem Ticket und wird zum Zeitpunkt einer Ticketbestellung aus Ihren Einstellungen heraus übernommen. Somit haben Sie die Möglichkeit, ein Ticket abhängig vom Kaufdatum zu beschriften. Nützlich ist das zum Beispiel, wenn Sie ein früh bestelltes Ticket mit einem Getränkecoupon belohnen möchten. Während der Ticketkontrolle wird die Art des Tickets im Barcode-System, wie auch in der Ticketliste (je nachdem, wie Sie

9 Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten 9 kontrollieren möchten) hervorgehoben, sodass Sie Ihren Kunden am Einlass dem Ticket entsprechend den besagten Getränkecoupon mitgeben können. Ticketpreis Mit dem Ticketpreis können Sie bestimmen, wie viel ein Ticket (inklusiver gesetzlicher Mehrwertsteuer) kosten soll. Beachten Sie hierbei, dass jeder Kunde in der Regel pro Ticket 0.50 mehr überweist (nextparty24-systemgebühr). Per Rechnung werden Sie später aufgefordert, diesen überschüssigen Betrag auf unser Konto zu überweisen. Sie können den Preis auch noch während des Ticketvorverkaufs ändern (Gebühr bleibt gleich). Achten Sie darauf, dass Ihre Online-Tickets, wenn möglich, günstiger sind, als Tickets an der Abendkasse. Ticketlimitierung Mit der Ticketlimitierung können Sie bestimmen, wie viele Online-Tickets Sie zur Verfügung stellen möchten. Wenn Sie bspw. 200 als Ticketlimit setzen, so werden Sie maximal 200 Tickets verkaufen. Ab 100 übrigen Tickets wird ein Countdown in der Form Noch 100 Tickets angezeigt. Vorher ist die Limitierung für Ihre Kunden nicht sichtbar. Weiterhin wird sechs Tage vor Eventbeginn mit einem Countdown in der Form Noch 3 Tage auf das Ende des Online-Vorverkaufs hingewiesen. Dieser ist in der Regel drei Tage vor Eventbeginn, da so letzte eingegangene Überweisungen rechtzeitig ermittelt und die entsprechenden Ticketbestellungen bestätigt werden können (wenn Sie PayPal als Zahlungsmöglichkeit zugelassen haben, ist der Erwerb eines Online-Tickets bis zu einem Tag vor Eventbeginn möglich). Sie können den Ticketvorverkauf bei Bedarf auch vorzeitig unterbrechen indem Sie auf Vorverkauf stoppen klicken. 3.5 Ticketdesign anpassen Um den Wiedererkennungswert der Tickets bezüglich Ihrer Veranstaltung zu verbessern, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Ticket farblich ganz individuell anzupassen. Klicken Sie dazu auf den Link [Ticket designen]. Damit öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie Ihr Ticket mit einem sogenannten Header- und Sponsorenbild bestücken können. Die nachfolgenden Abbildungen vergleichen Tickets ohne und mit geändertem Ticketdesign.

10 Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten 10 Abbildung 4 Ticketdesign ohne jegliche Änderung Abbildung 5 Beispiel für Ticketdesign Erlaubt sind JPG-, Gif- oder PNG-Dateien mit maximal 250 Kilobyte. Sie sollten wissen, dass PNG-Dateien bei gleicher Größe bessere Qualitäten erreichen können, als vergleichbare JPG-Dateien. Wenn Sie die Qualität Ihrer Design-Elemente prüfen möchten, können Sie das Ticket mit Hilfe des Links [Ticket drucken] entsprechend ausdrucken.

11 Neuen Online-Ticketvorverkauf einrichten 11 Hinweis: Das Design wird den Kunden erst dann angezeigt, wenn Sie das Häkchen Ticketdesign für Tickets übernehmen markieren und speichern. Somit möchten wir Ihnen ermöglichen, das Design in Ruhe zu gestalten, ohne dass Ihre Kunden jede Änderung sofort bemerken. 3.6 PayPal einrichten Immer mehr Ihrer Kunden möchten mit PayPal bezahlen. Das geht nämlich schnell und einfach. Um PayPal für Ihren Vorverkauf einzurichten, klicken Sie in der oberen Tabelle im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf unter dem PayPal-Logo auf [jetzt einrichten]. Ein kurzes Formular begleitet Sie durch den Einrichtungsvorgang, in welchem Sie lediglich Ihre PayPal Adresse angeben müssen. Sie sollten also mit einem Händlerkonto bereits bei PayPal registriert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie auf: https://www.paypal.com/. Hinweis: Vergessen Sie bitte nicht das Häkchen bei PayPal als Zahlungsmethode zulassen für den jeweiligen Vorverkauf zu setzen. Erst dann ist die Bezahlung via PayPal für den Ticketvorverkauf aktiviert. Informationen über Gebühren - Bei PayPal ist das Wichtigste immer gratis: Ihr PayPal-Konto. Denn es gibt keine Einrichtungs- oder monatliche Grundgebühr und damit keinerlei Fixkosten. - Eine geringe Gebühr fällt für Sie nur an, wenn Ihre Kunden mit PayPal bezahlen also nur, wenn Sie auch Geld einnehmen. - PayPal-Gebühren für Euro-Zahlungen innerhalb der EU und aus Norwegen, Island und Liechtenstein: 1,9% (des Gesamtticketpreises incl. nextparty24 Systemgebühr) + 0,35 Euro Automatische Zahlungsbestätigung Sobald ein Kunde mit PayPal bezahlt hat, werden die Tickets automatisch freigeschaltet, ohne, dass Sie diese bestätigen müssen. Sie sparen damit also zusätzlich Zeit und Aufwand. Tickets, die mit PayPal bezahlt worden sind, werden in der Ticketliste explizit hervorgehoben. Weitere Informationen über eingegange PayPal-Überweisungen erhalten Sie selbstverständlich auch in Ihrem PayPal Account.

12 Ticketvorverkauf verwalten Ticketvorverkauf verwalten Um Ihren Ticketvorverkauf nun den potentiellen Kunden zur Verfügung zu stellen, klicken Sie im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf in der Menütabelle für den jeweiligen Ticketvorverkauf auf den Button Ticketvorverkauf starten (falls noch nicht erledigt). Ihr Vorverkauf erscheint nun auch auf nextparty24.de und wird im Hauptmenüpunkt unter Tickets explizit angekündigt. Um nicht auf die Besucherzahlen von nextparty24.de angewiesen zu sein, sollten Sie auf Flyern oder der Homepage Ihrer Veranstaltung per Link auf nextparty24.de hinweisen oder wenn möglich den Ticket kaufen -Button per HTML auf Ihrer Website einbinden. Sie können sich auch eine eigene Domain erstellen und eine Weiterleitung an die Veranstaltungsseite auf nextparty24 einrichten. Auch dort erscheint schließlich der Ticket kaufen -Button. Wenn Sie möchten, können Sie die Seite farblich individuell gestalten. Gehen Sie dazu im Loginmenüpunkt Eintrag bearbeiten auf Ihre Veranstaltung und wählen Sie Design bearbeiten. Nun können Sie verschiedene Farben wählen und ein Hintergrundbild einfügen. Für die farbliche Gestaltung empfehlen wir den Color-Manager, welcher Ihnen den HTML- Code für die Farbe eines beliebigen Punktes auf dem Bildschirm (zum Beispiel eine Farbe auf Ihrem Flyer) anzeigt. 4.1 Ticket kaufen (für Kunden) Sobald Sie Ihren Vorverkauf gestartet haben, sind Ihre Kunden in der Lage, bis zu fünf Tickets mit einer Bestellung käuflich zu erwerben. Dies geschieht per Klick auf den Ticket kaufen -Button. Ihre Kunden können daraufhin über die Anzahl der Tickets bestimmen und nach Eingabe wichtigster persönlicher Daten Ihre Bestellung abschließen (siehe Abbildung 6). Sie erhalten anschließend eine , in der Sie lediglich über eine neue Ticketbestellung informiert werden. Ihre Kunden dagegen erhalten eine , in der alle Zahlungsinformationen, insbesondere Ihrer Bankdaten, der zu überweisende Betrag und der generierte Verwendungszweckcode enthalten sind. In der ist außerdem ein Link vorhanden, der die Kunden zu Ihrer persönlichen Ticketbestellung führt. Dort können die Tickets nach Zahlungseingang und Ihrer Zahlungsbestätigung ausgedruckt werden. Weiterhin können Ihre Kunden von dort Ihre Rechnung mit PayPal begleichen (falls von Ihnen zugelassen) oder mit Hilfe eines Formulars Kontakt zu Ihnen aufnehmen (Ihre Kontaktdaten werden Ticketkäufern zugänglich gemacht). Die Abbildung 7 zeigt das Ticketmenü aus Sicht des Kunden vor der Bezahlung (also ohne Ticketzugang).

13 Ticketvorverkauf verwalten 13 Abbildung 6 Formular für neue Ticketbestellung Den Zugang zu den jeweils bestellten Tickets erhalten Ihre Kunden erst dann, wenn die Bezahlung auf Ihrem Konto eingegangen ist und von Ihnen bestätigt wurde (mehr dazu im Kapitel 4.2 und 4.3). Abbildung 7 Ticketmenü aus Sicht des Kunden vor Bezahlung der Tickets (ohne Ticketzugang)

14 Ticketvorverkauf verwalten Eingegangene Zahlungen bestätigen Wenn ein Kunde bezahlt hat, müssen Sie die Tickets für diesen Kunden freischalten. Das können Sie auf verschiedene Weise tun. Besonders beim Verkauf vieler Tickets kann unser CSV Reader viel Arbeit ersparen. Einige Banken bieten im Online-Banking den Download sogenannter csv.-dateien an. Unser System ist in der Lage, diese Dateien auf Überweisungen mit im System vorhandenen Verwendungszwecknummern zu durchsuchen und bei ausreichend überwiesener Geldsumme die Tickets automatisch freizuschalten. Hinweis: Manchmal kann es je nach Format der csv.-datei sein, dass der Reader die Datei nicht korrekt lesen kann. Dieser Fehler kann oft durch einmaliges Öffnen der Datei mit Excel und expliziten Speicherung als csv.-datei behoben werden. Falls das immer noch nicht funktioniert, können Sie uns die Datei per zusenden, sodass wir die Zahlungen für Sie bestätigen. Den CSV Reader erreichen Sie, wie auch die Verwendungszweckdirekteingabe, über den Button Neue Zahlungseingänge im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf innerhalb der oberen Menütabelle. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Bestätigung durch die bereits erwähnte Verwendungszweckdirekteingabe. Geben Sie in das dafür vorgesehene Feld den 9-stelligen bei jeder Ticketbestellung automatisch generierten Verwendungszweckcode ein. Besonders bei mehreren, gleichzeitig laufenden Online-Vorverkäufen kann Ihnen diese Methode dabei helfen, Zahlungen zu bestätigen, ohne genau zu wissen, welcher Verwendungszweck zu welchem Vorverkauf gehört. Abbildung 8 Zahlungseingänge mit CSV Reader oder Verwendungszweckdirekteingabe bestätigen

15 Ticketvorverkauf verwalten 15 Bei der dritten Methode ist das nicht möglich. Hier können Sie die Zahlung bestätigen, indem Sie im Bereich der Ticketliste der jeweiligen Veranstaltung für die entsprechende Bestellung die Aktion als bezahlt markieren wählen (siehe Abbildung 9). Die Suchfunktion kann Ihnen dabei helfen, eine Bestellung schneller zu finden. Abbildung 9 Ticketbestellung als bezahlt markieren Hinweis: Falls die Ticketkäufer mit PayPal bezahlt haben, brauchen Sie in der Regel gar nichts tun, da unser Ticketsystem die Tickets bei erfolgreicher Transaktion automatisch freischaltet. Sie werden per über diesen Vorgang informiert. Überprüfen Sie ggf. in Ihrem PayPal-Account, ob die Zahlungen korrekt auf Ihr Konto übertragen wurden. 4.3 Ticket ausdrucken (für Kunden) Wenn Sie als Veranstalter die Zahlung erhalten und bestätigt haben, erhalten Ihre Kunden eine mit einer Zahlungsbestätigung, in der sie auf den künftigen Zugang zu ihren Tickets hingewiesen werden. Das Profil für die persönliche Ticketbestellung ändert sich entsprechend der nachfolgenden Abbildung 10, in welcher der Hinweis auf das Überweisen des anfallenden Betrages durch einen Link zu den Tickets ersetzt wird (vergl. Abbildung 7).

16 Ticketvorverkauf verwalten 16 Abbildung 10 Menü der persönlichen Ticketbestellung (mit Ticketzugang) Nach Klick auf den Link Jetzt Ticket(s) ausdrucken! öffnet sich für Ihre Kunden ein neues Fenster mit den dargestellten Tickets (siehe Abbildung 11), welche lediglich ausgedruckt und zur Einlasskontrolle mitgebracht werden müssen (mehr zum Thema Einlasskontrolle erfahren Sie im Kapitel 4.5).

17 Ticketvorverkauf verwalten 17 Abbildung 11 Fenster mit dargestellten Tickets zum Ausdrucken 4.4 Weitere Aktionen Im Bereich der Ticketliste haben Sie auch die Möglichkeit, andere Aktionen zu nutzen. So können Sie Nachrichten an alle Ihre bisherigen Kunden senden. Wählen Sie zum Beispiel zwischen Kunden, die bereits bezahlt oder noch nicht bezahlt haben, um bei Änderungen (bspw. bei Ausfall des Events) diese schnell und zuverlässig zu kontaktieren. Die entsprechende Funktion ist in der nachfolgenden Abbildung markiert.

18 Ticketvorverkauf verwalten 18 Abbildung 12 Funktion zum Versenden von s an alle Kunden Weitere Funktionen für einzelne Ticketbestellungen finden Sie in der Spalte Aktion der Ticketliste. Hinweis: Die in diesem Feld angezeigten Aktionsmöglichkeiten sind abhängig vom Status der jeweiligen Bestellung (zum Beispiel, ob die Zahlung für die jeweilige Ticketbestellung bereits von Ihnen bestätigt wurde) Aktion als bezahlt markieren Wie bereits in Kapitel 4.2 Eingegangene Zahlungen bestätigen erwähnt, können Sie mit Auswahl dieser Aktion ebenfalls eingegangene Zahlungen bestätigen. Nutzen Sie auch die Suchfunktion, um so zum Beispiel nach dem Verwendungszweck zu suchen und anschließend den gefundenen Eintrag als bezahlt zu markieren senden Wenn Sie mit einen Ihrer Kunden Kontakt aufnehmen möchten, können Sie dies mit Hilfe dieser Aktion tun. Wählen Sie dazu einfach senden. Anschließend erscheint ein neues Fenster oberhalb der Liste, in der Sie die E- Mail verfassen und abschicken können. Wenn Ihnen der Kontakt nicht ausreicht, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihren Kunden telefonisch zu erreichen. Die Nummer ist in der letzten Spalte angegeben Zahlungserinnerung abschicken Nutzen Sie diese Aktion, wenn Sie Ihre Kunden an die Bezahlung ihrer Bestellung erinnern möchten. Sie wird erst sieben Tage nach der Ticketbestellung angezeigt.

19 Ticketvorverkauf verwalten Automatische Zahlungserinnerung und Ticketstornierung Unser System verfügt auch über eine automatische Zahlungserinnerungsfunktion. Neun Tage nach nicht eingegangener Zahlung wird oberhalb der Liste ein Button angezeigt, der, wenn Sie ihn bestätigen, allen zutreffenden Ticketbestellungen automatisch Zahlungserinnerungen zuschickt. Dieselbe Funktion gibt es auch für Stornierungen von Ticketbestellungen, die auch nach dreimaliger Zahlungserinnerung noch nicht bezahlt wurden. Nach einer Ticketstornierung werden die Tickets wieder für andere Besucher freigegeben (wichtig bei entsprechender Ticketlimitierung) Rechnungskopie Mit diesem Aktionsfeld möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, für jede Ticketbestellung Rechnungskopien zu erstellen. Nach wählen der Aktion Rechnungskopie erscheint oberhalb der Liste ein neues Fenster, in welcher Sie für Ihren ausgewählten Eintrag eine Rechnungsnummer formulieren können. Die Rechnung wird nach drücken des Buttons Ja (Antwort auf Frage: Möchten Sie eine Rechnungskopie für ausgewählten Eintrag verschicken?) an Ihre gesandt. Wenn Sie ganze Zahlen als Rechnungsnummern verwenden, zählt unser System die Rechnungsnummern automatisch weiter. Hinweis: Nach der Kleinbetragsregelung ist bei der Ausstellung von Rechnungen für Beträge bis 150 keine fortlaufende Rechnungsnummer nötig. Machen Sie sich also nicht zusätzlich unnötige Arbeit. 4.5 Einlasskontrolle Bereits wenige Tage vor Eventbeginn ändert sich die Menütabelle im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf Ihres Online-Vorverkaufes ein wenig. Sie haben dort nun die Möglichkeit, die Ticketprüfliste zu drucken oder das Barcode-Prüfsystem zu starten. Achten Sie bitte darauf, dass Sie auch die letzten eingegangen Zahlungen bestätigt haben. Beide Listen enthalten nur Tickets, die auch bezahlt, also von Ihnen bestätigt wurden. Im Folgenden möchten wir Ihnen die beiden Methoden der Ticketkontrolle näher erläutern.

20 Ticketvorverkauf verwalten Ticketkontrolle mit ausgedruckter Prüfliste (offline) Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie nicht mehr als 150 Tickets kontrollieren müssen und/oder kein Internetanschluss im Eingangsbereich zur Verfügung steht. Drucken Sie vor Eventbeginn die Ticketprüfliste aus, indem Sie im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf auf Ticketprüfliste klicken und anschließend die angezeigte Liste (siehe Abbildung 5) drucken. Jedes Ticket enthält eine fortlaufende Ticketnummer (ab 101 beginnend) und einen Checkcode. Dieser Checkcode ist einmalig und zusammen mit der Ticketnummer nicht fälschbar. Die Ticketprüfliste ist nach Ticketnummern sortiert, was die Suche erleichtert. Vergleichen Sie also die Ticketnummer und den Checkcode des ausgedruckten Besuchertickets mit den Daten in der Tabelle. Nur, wenn Sie eine Übereinstimmung feststellen, ist das Ticket echt. Haken Sie die bereits eingetretenen Besucher ab, um so zweimaliges Eintreten mit gleichem Ticket zu verhindern. Falls Sie Ihren Besuchern Getränkecoupons mitgeben möchten, so können Sie anhand der Ticketart (3. Spalte) feststellen, ob der Besucher das dafür vorgesehene Ticket besitzt. Sollten Sie mehr als 150 Tickets kontrollieren müssen, raten wir Ihnen, den Eingangsbereich mit Internet zu versehen und die Tickets mit unserem Online-Prüfsystem zu kontrollieren. Dieses kann Ihnen auch ohne Barcode-Scanner sehr viel Sucherei ersparen. Abbildung 13 Beispiel für Ticketprüfliste

21 Ticketvorverkauf verwalten Online-Prüfsystem Mit dem Online-Prüfsystem geht die Kontrolle wesentlich einfacher und schneller, da die Daten mit der Datenbank von nextparty24.de online abgeglichen werden. Um das Online-Prüfsystem zu öffnen, klicken Sie im Loginmenüpunkt Ticketvorverkauf in der Menütabelle des jeweiligen Ticketvorverkaufs auf Online-Prüfsystem. Es öffnet sich ein neues Fenster. Sie haben nun die Möglichkeit, den Barcode, oder die Ticketnummer eines Tickets in das dafür vorgesehene Feld zu tragen und dieses damit anschließend auf Vorhandensein zu prüfen. Die einfachste Methode stellt die Kontrolle mit Hilfe eines USB Barcode Scanners da. Ein solcher liest den Barcode automatisch aus und schreibt Ihn dorthin, wo gerade der Cursor steht. Wenn Sie das Online-Prüfsystem geöffnet haben, steht der Cursor meist automatisch im Eingabefeld. Betätigen Sie bitte den Knopf des Scanners und halten Sie das Ticket unter den Laserstrahl. Ertönt ein Piepton, hat der Scanner das Ticket gelesen. Der 13-stellige Code wird vom Scanner in das Eingabefeld geschrieben (siehe Abbildung 14).Unser System erkennt automatisch, dass es sich um einen Barcode handelt und durchsucht die Datenbank auf die Korrektheit des Tickets. Einen tauglichen USB Barcode Scanner können Sie bereits ab 30 erwerben. Abbildung 14 Ticketkontrolle mit Barcode im Eingabefeld Wenn Sie keinen Barcode Scanner zur Verfügung haben, können Sie auch die Ticketnummer eines Tickets eingeben und sich so den Checkcode anzeigen lassen. Sie brauchen lediglich zu prüfen, ob der vom Prüfsystem angezeigte Code mit dem Checkcode des Besuchertickets übereinstimmt (siehe Abbildung

22 Gebühren und Kosten 22 15). Somit können Sie auch ohne Barcode Scanner Tickets kontrollieren und einen im Vergleich zur Kontrolle mit einfacher Ticketprüfliste deutlich schnelleren Einlassprozess gewährleisten. Abbildung 15 Ticketkontrolle mit Ticketnummer im Eingabefeld 5. Gebühren und Kosten Jedes Ticket wird mit einer nextparty24.de Gebühr beaufschlagt. Diese beträgt unabhängig vom Ticketpreis Beachten Sie, dass diese Gebühr nicht von Ihnen, sondern von Ihren Kunden bezahlt und zusätzlich auf Ihr Konto überwiesen wird. Diesen Betrag müssen Sie uns in anschließender Rechnung zurücküberweisen. Ihnen wird lediglich eine Einrichtungsgebühr von 5 pro Online-VVK in Rechnung gestellt. Hinweis: Wenn Sie PayPal als Zahlungsmethode zulassen, fallen zusätzliche Gebühren an. Weitere Informationen darüber finden Sie im Kapitel 3.6 PayPal einrichten.

23 Referenzen Referenzen Seit der Neueinführung unseres Online-VVK-Systems im Jahr 2010 haben wir verschiedene Veranstalter für die Nutzung unseres Systems gewinnen können. Viele dieser Veranstalter greifen sichtlich zufrieden immer wieder gern darauf zurück. Nochmal vielen Dank für den guten Support und das System, Ihr seid die günstigsten & unkompliziertesten Anbieter, die wir finden konnten!, so oder so ähnlich könnte auch Ihre Reaktion auf unser System lauten. Selbstverständlich versuchen wir Ihnen eine einfache, unkomplizierte und dazu noch kostengünstige Dienstleistung mit bestmöglichem Support zur Verfügung zu stellen. Hier ein kleiner Auszug aus vergangenen und künftigen Veranstaltungen, deren Ticketvorverkauf mit dem Online-VVK-System von nextparty24.de geführt wurde: UNA Label Night (Centrum Erfurt) Mai feiern (Centrum Erfurt) Himmelfahrt 2010 (Klangkino Gebesee) Monika Kruse (Centrum Erfurt) I LOVE VINYL (Barbarossahöhle in Rottleben) Paradise Beach Club (Freibad Kahla) Sunside Festival 2010 (Altes Militärgelände Nohra) Rudolstadt tanzt! (Saalemaxx Rudolstadt) deep! Sonntags Open Air (Ostbad Jena) Turntablerocker (Klangkino Gebesee) Gera tanzt! Turntablerocker (KUK in Gera) Uni & FH United Jennifer Rostock (Schillerpassage Jena) Jena tanzt! (Schillerpassage Jena) Faschingsparty mit Bayern 3 (Wolfseehalle in Fischbachau) Gera tanzt! (KUK in Gera) Himmelfahrt 2011 (Klangkino Gebesee) Kölleda tanzt! (Rittergut Kölleda) Kölleda tanzt! (Rittergut Kölleda) Gern benennen wir Ihnen einen Ansprechpartner, der Ihnen von seinen Erfahrungen mit dem Online-VVK-System von nextparty24.de berichten kann.

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