Hinweise und Empfehlungen für die Planung und Abrechnung von Bildungsveranstaltungen nach dem Weiterbildungsgesetz NRW

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1 Hinweise und Empfehlungen für die Planung und Abrechnung von Bildungsveranstaltungen nach dem Weiterbildungsgesetz NRW als Ergänzung zur Arbeitshilfe für Kolpingfamilien zur Planung und Durchführung von Bildungsmaßnahmen nach dem Weiterbildungsgesetz NRW (WbG) (Stand 2008) SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 1 von 7

2 Weiterbildungsgesetz (WbG) Formale Mindestanforderungen - Einzelveranstaltungen 1. Alter der Teilnehmer Förderfähig sind nur Teilnehmer ab 16 Jahren. Stand: Mai Veröffentlichung, allgemeine Zugänglichkeit Nach 2 Abs. 4 WbG sind die von Einrichtungen der Weiterbildung angebotenen Lehrveranstaltungen für Jedermann zugänglich. Dieses ist grundsätzlich Voraussetzung für eine Förderung. Zusätzlich verlangen die Verwaltungsvorschriften: Lehrveranstaltungen sind grundsätzlich nur förderungsfähig, wenn sie geplant und in einem Veranstaltungsprogramm aufgeführt sind (Planungsraster oder Jahresprogramm). Für Einzelveranstaltungen reicht u. U. ein entsprechender Flyer oder die Veröffentlichung in der örtlichen Presse (Nachweis). In allen Fällen sind anzugeben: a) Thema der Lehrveranstaltung b) Name des pädagogischen Mitarbeiters, der die Lehrveranstaltungen durchführt c) Ort der Lehrveranstaltung bzw. Unterrichtsraum d) Dauer (Beginn und Ende) e) ggf. Höhe der Teilnehmergebühr 3. Teilnehmerzahlen Eine Lehrveranstaltung ist nur förderungsfähig, wenn an ihr mindestens 10 Personen aus NRW (ohne Referent bzw. Leiter) teilnehmen. In Einzelfällen sind nach Absprache auch Veranstaltungen mit weniger Teilnehmern abrechnungsfähig. 4. Unterrichtsstunden Eine Unterrichtsstunde (U-Std.) ist eine Lehrveranstaltung, die mindestens 45 Minuten dauert. Um die Zahl der Unterrichtsstunden bei einer Bildungsveranstaltung feststellen zu können, sind Beginn und Ende der Bildungsveranstaltung anzugeben. Eine Bildungsmaßnahme umfasst mindestens zwei Unterrichtsstunden. Bei Veranstaltungen von mehr als 3 U-Std. Dauer ist nach höchstens 3 (in Ausnahmefällen 4) Unterrichtsstunden eine Pause einzulegen und im Programm und der Teilnehmerliste entsprechend kenntlich zu machen (durch Angabe von Beginn- und Endzeit). 5. Teilnehmerliste Die Spalte 2 der Teilnehmerliste (Name, Alter, Anschrift) kann schon im Vorfeld mit Schreibmaschine oder Computer ausgefüllt werden. Bei Einzelveranstaltungen und Kursmaßnahmen bleiben die Spalten 3, 4 und 6 (Anreise, Abreise, TT-Tage) frei! Wichtig ist für alle Listen, dass die Teilnehmer ihre Teilnahme an der Veranstaltung und die vorstehenden Angaben auf der Teilnehmerliste durch eigenhändige Unterschrift bestätigen. 6. Programm Bei Einzelveranstaltungen mit bis zu 3 U-Std. ist für die Förderung kein Programmverlauf der Veranstaltung erforderlich. Die genaue Benennung des Themas auf der Teilnehmerliste reicht aus. SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 2 von 7

3 Bei Kurs-Reihen, Arbeitsgemeinschaften, Seminar-Reihen ist für die Förderung ein Programm erforderlich, das entweder für die einzelnen Veranstaltungsabende die konkreten Inhalte nennt (z.b. bei Seminaren) oder zusammenfassend für alle Abende die vermittelten Kenntnisse und Fertigkeiten beschreibt (z.b. bei Werkkursen, Sprachkursen u.ä.). In jedem Fall muss aus den Unterlagen der genaue Inhalt der Gesamtmaßnahme ersichtlich werden und natürlich auch die Daten und Uhrzeiten für die einzelnen Veranstaltungsabende. Wenn bei Kursen, Arbeitsgemeinschaften, Seminaren im Verlauf der Gesamtmaßnahme die Zahl der förderungsfähigen Teilnehmer unerheblich unter 10 absinkt, so bleibt die Förderungsfähigkeit der Gesamtmaßnahme bestehen. Weiterbildungsgesetz (WbG) Formale Mindestanforderungen - Teilnehmertage 1. Alter der Teilnehmer Förderfähig sind nur Teilnehmer ab 16 Jahren. 2. Veröffentlichung, allgemeine Zugänglichkeit Nach 2 Abs. 4 WbG sind die von Einrichtungen der Weiterbildung angebotenen Lehrveranstaltungen für Jedermann zugänglich. Dieses ist grundsätzlich Voraussetzung für eine Förderung. Zusätzlich verlangen die Verwaltungsvorschriften: Lehrveranstaltungen sind grundsätzlich nur förderungsfähig, wenn sie geplant und in einem Veranstaltungsprogramm aufgeführt sind. Dazu sind anzugeben: a) Thema der Lehrveranstaltung b) Name des pädagogischen Mitarbeiters, der die Lehrveranstaltungen durchführt c) Ort der Lehrveranstaltung bzw. Unterrichtsraum d) Dauer (Beginn und Ende) e) ggf. Höhe der Teilnehmergebühr 3. Teilnehmerzahlen Eine Lehrveranstaltung ist nur förderungsfähig, wenn an ihr mindestens 10 Personen aus NRW (ohne Referent bzw. Leiter) teilnehmen. Die Höchstgrenze für Veranstaltungen nach Teilnehmertagen beträgt 60 Personen. 4. Teilnehmertage (TT) Während bei Unterrichtsstunden eine Förderung pro Unterrichtsstunde unabhängig von der Teilnehmerzahl erfolgt (sofern die Mindestteilnehmerzahl gegeben ist), erfolgt bei Teilnehmertagen eine Förderung pro Tag und Teilnehmer, wobei auch hier die Mindestteilnehmerzahl von 10 Personen nachgewiesen werden muss. Referenten sind keine Teilnehmer und als solche nicht förderfähig. Auf der Teilnehmerliste ist der Hauptreferent als Durchführender Referent einzutragen. Bei mehreren Referenten werden alle weiteren Referenten auf der Teilnehmerliste aufgeführt und vor der lfd. Nummer mit einem R gekennzeichnet. Sie sind nicht als Teilnehmer förderfähig. Der Leiter der Veranstaltung ist gleichzeitig Teilnehmer und als solcher förderfähig (wenn er nicht gleichzeitig durchführender Referent ist). Auf der Teilnehmerliste ist sein Name durch ein L vor der lfd. Nummer zu kennzeichnen. Der Leiter ist von der Teilnahmegebühr befreit. SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 3 von 7

4 Zu einem Teilnehmertag gehören: Mindestens 6 Unterrichtsstunden á 45 Minuten mit angemessenen Pausen innerhalb einer mindestens zweitägigen Veranstaltung mit einer Mindestdauer von 12 Unterrichtsstunden Durchführung der Bildungsveranstaltung in einem internatsmäßig geführten Haus, d. h. in einem Haus, in dem auch Verpflegung und Übernachtung möglich sind und geeignete Schulungsräume zur Verfügung stehen. Als Nachweis dient die Rechnung des Bildungshauses über Verpflegung und Seminarräume (bzw. Übernachtung). Veranstaltungen mit nur einem Teilnehmertag sind nicht förderfähig. Teilnehmertage sind nicht anteilig abrechenbar. Als Beispiel für TT an einem Wochenende dient folgende Stundenaufteilung: 2 Teilnehmertage: 3 Teilnehmertage: Freitag: 3 U-Std. anschl. Übernachtung 6 U-Std. anschl. Übernachtung Samstag: 6 U-Std. anschl. Übernachtung 6 U-Std. anschl. Übernachtung Sonntag: 3 U-Std 6 U-Std 5. Teilnehmerliste Die Spalte 2 der Teilnehmerliste (Name, Alter, Anschrift) kann schon im Vorfeld mit Schreibmaschine oder Computer ausgefüllt werden. Bei TT-Veranstaltungen sind die Spalten 3, 4 (Anreise, Abreise) eigenhändig vom jeweiligen Teilnehmer einzutragen! Wichtig ist für alle Listen, dass die Teilnehmer ihre Teilnahme an der Veranstaltung und die vorstehenden Angaben auf der Teilnehmerliste durch eigenhändige Unterschrift bestätigen. Vertretungsunterschriften von z.b. Ehepartnern sind nicht zulässig. 6. Programm Bei TT-Veranstaltungen ist für die Förderung ein Programmverlauf erforderlich, aus dem die Anfangs- und Endzeiten der einzelnen Arbeitseinheiten und nach Möglichkeit die angewandten Arbeitsformen (Kleingruppe, Impulsreferat etc.) ersichtlich sind. Darüber hinaus müssen aus dem Programm ebenfalls die Pausenzeiten mit Beginn und Endzeit bzw. Zeit zur freien Verfügung ersichtlich sein. Diese Zeiten sind nicht als förderfähige Lehreinheiten einzurechnen. Grundsätzlich gilt beim Ausfüllen der Teilnehmerliste: keine Eintragungen mit Bleistift die Daten zur An- und Abreise bei Veranstaltungen mit Übernachtung, sowie die Unterschrift muss eigenhändig durch die Teilnehmer erfolgen, Name und Anschrift müssen vollständig angegeben sein; ggf. ist es möglich, diesen Teil der Liste vorzubereiten, Kinder, die schreiben können, sollen selbst unterschreiben, ansonsten unterschreiben die Eltern (auf gesonderter Teilnahme-Liste siehe unten bei Zuschüsse für Kinder bei Wochenendveranstaltungen ) SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 4 von 7

5 Hinweise und Empfehlung für die Planung und Abrechnung von Bildungsveranstaltungen nach dem Weiterbildungsgesetz NRW Termine für die ordnungsgemäße Durchführung: bis 15. Oktober: bis 20. Januar: Erstellung des Planungsrasters oder Bildungsprogramms für das erste Halbjahr des Folgejahres. Abrechnung aller förderfähigen und noch nicht eingereichten Abrechnungsunterlagen des Vorjahres ACHTUNG! Veranstaltungen, deren Abrechnungsunterlagen nicht zu diesem Termin vorliegen, können nicht mehr gefördert werden. bis 15. Mai: bis 20. August: Erstellung des Planungsrasters oder Bildungsprogramms für das zweite Halbjahr. Einreichen der Belege der förderfähigen Veranstaltungen aus dem ersten Halbjahr Nachweise der ordnungsgemäßen Durchführung Für jede Veranstaltung ist notwendig: Veranstaltungsankündigung (Plakat, Flyer, Programmheft, Zeitungsankündigung) Teilnehmerliste (Hier ist das entsprechende Formular zu verwenden.) ggf. Kostenbeleg Referent/-in (Hier ist das entsprechende Formular zu verwenden.) ggf. sonstige Originalrechnungen (Busunternehmen, Verpflegung, Übernachtung, Material etc.) Programmverlauf für mehrtägige Veranstaltungen, die nach Teilnehmertagen abgerechnet werden Abrechnungsbogen (Hier ist das entsprechende Formular zu verwenden.) Eine Förderung der Veranstaltungen ist nur möglich, wenn aktuelle Formulare verwendet werden, die das Kolping-Bildungswerk Aachen gemeinnützige GmbH als Träger ausweisen. Die entsprechenden Formulare können auf der Internetseite der Diözesanstelle heruntergeladen werden: SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 5 von 7

6 Hinweise und Empfehlungen für die Abrechnung Referenten sind keine TN, müssen auf der TN-Liste als solche erkennbar sein. Übernachtungs- und Verpflegungskosten der Referenten sollten auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Pauschalen müssen nachvollziehbar und angemessen sein. Verwaltungskosten sind nicht förderfähig. Es dürfen keine Überschüsse erwirtschaftet werden, die Fördersumme wird um diesen Betrag gekürzt. Themengebiete wie Basteln und Werken sowie spezielle Kolping-Inhalte sind nicht und religiöse Themen sind nur bedingt förderfähig. Zuschüsse für Kinder bei Wochenendveranstaltungen: Da Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren im Rahmen des WBG nicht als förderfähige Teilnehmer zählen, wird bei deren Teilnahme an einer Wochenendveranstaltung ein Zuschuss von 25,- pro Kind und Veranstaltung gewährt. Dieser Zuschuss gilt im Rahmen der Abrechnung der Veranstaltung als zusätzliche Einnahme und sollte gesondert im Abrechnungsformular ausgewiesen werden. Eltern tragen ihre Kinder als Nachweis der Veranstaltung in eine gesonderte Teilnehmerliste ein. (Hier ist ebenfalls das WbG-Formular Teilnehmerliste zu nutzen). Höhe der Zuschüsse Eine Förderung ist in folgenden Themenbereichen möglich: 1. Politische Bildung 2. Arbeitswelt- und berufs- bezogene Bildung 3. Kompensatorische Grundbildung 4. Lebensgestaltende Bildung und Existenzfragen 5. Familienbildung 6. Angebote zur Förderung von Schlüsselqualifikationen Unterrichtsstunden: Teilnehmertage: 5,00 pro Unterrichtsstunde (teilnehmerunabhängig) 7,50 pro TT und TN Bei der Förderung von Teilnehmertagen im Bereich der jährlich festzusetzenden Schwerpunktförderung des Verbandes kann nach Absprache ein Zuschuss von 10 pro TT und TN erfolgen. SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 6 von 7

7 Qualitätssicherung und Mindeststandards bei Weiterbildungsveranstaltungen der Kolpingsfamilien im Diözesanverband Aachen 1. Transparenz des Bildungsangebotes Der Veranstalter stellt Interessenten/-innen Informationen und Beratung zur Verfügung. Ziel der Weiterbildungsmaßnahme Zugangsvoraussetzungen Lerninhalte Zeit, Dauer, Unterrichtsstunden und Veranstaltungsort Evtl. Teilnehmergebühr 2. Qualifikation der Referenten und Dozenten In den Bildungsmaßnahmen werden durch Ausbildung und/oder Praxiserfahrung fachlich und pädagogisch qualifizierte Lehrkräfte eingesetzt. 3. Ausstattung Die Ausstattung der Veranstaltungsräume ist dem jeweiligen Angebotsziel und Angebotsinhalt angemessen und nach zeitgemäß fachlichen und pädagogischen Erfordernissen ausgerichtet. 4. Der Veranstalter stellt ein Feedback der Teilnehmer sicher zu Beratung/Information, Räumlichkeiten und Ausstattung, Lerninhalten, Schulungsdurchführung, Lehrmethoden Lehrkräften/Referenten sowie sonstige Anregungen SD AHWB Ergänzungen Arbeitshilfe WbG + Revision Seite 7 von 7