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1 SEAL Systems Chat Nr. 29 Februar 2009 News und Informationen für unsere Kunden und Interessenten Editorial Sehr geehrte Kunden und Freunde des Hauses! Die apokalyptischen Reiter sind unterwegs sie heißen heute Finanzkrise, Wirtschaftsflaute, Rezession und Kreditklemme. Und sie liefern sich ein bizarres Rennen um die düstersten Prognosen. Auch wir bei SEAL Systems werden davon nicht unbeeindruckt bleiben. Aber wir stellen fest, dass viele Unternehmen die Zeit nutzen wer den, um mit Investitionen in effiziente Prozesse wirtschaftlich und organisatorisch gestärkt durchstarten zu können. So werden wir es auch halten: 2008 konnte SEAL Systems erneut Umsatz und Ertrag steigern. Das wird vermutlich im kommenden Jahr nicht so weitergehen. Aber wir werden die Belegschaft halten und verstärkt in die Entwicklung von neuen Produkten und Lösungen investieren. Zur Prozessoptimierung wird die Einführung einer modernen CRM-Lösung für alle nationalen und internationalen SEAL Systems-Standorte beitragen. Vertrauen in die Stärken eines Unternehmens und seiner Innovations kraft ist angesagt. In diesem Sinne wünsche ich uns allen ein erfolgreiches Jahr 2009! Reinhold Müller-Meernach easyprima Pflege und Verwaltung von Druckern einfach und effizient mit Printer Management Die Pflege und Verwaltung von Druckern ist für viele Unternehmen mit einem hohen Zeitaufwand und dadurch auch hohen Kosten verbunden. Häufig müssen Ausgabegeräte in mehreren Ausgabe- und Spool systemen gleichzeitig gepflegt werden (SAP, Windows und PLOSSYS netdome). Gerade für System-Administratoren kann das zu einem immensen Zeitaufwand führen, wenn mehrere SAP-Systeme eingesetzt werden. Kommen dann noch aus Performance- und Sicherheitsaspekten mehrere PLOSSYSund Windows-Printserver zum Einsatz, kann der Aufwand drastisch steigen und die Synchro nisierung der Daten lässt sich kaum noch erreichen. Genau hier kann professionelles Printer Management Abhilfe schaffen. Mit easyprima lassen sich Druckerinfor mationen aus allen wichtigen Bestandssystemen übernehmen. Diese werden systemneutral in einer zentralen Datenbank gepflegt und können von dort jederzeit wieder auf alle angeschlossenen Ausgabesysteme verteilt werden. Darüber hinaus können über easyprima neue Drucker sehr einfach auch ohne spezifisches Wissen über das jeweilige Ausgabe system eingerichtet und verteilt werden oder Drucker auch wieder in allen angeschlossenen Systemen gelöscht werden. Die Bedienung erfolgt unternehmensweit über eine intuitive webbasierte Oberfläche. Wer braucht easyprima? Alle System-Administratoren, die auf mehreren Systemen umfangreiche Druckerkonfigurationen zentral einrichten und verwalten müssen. Fortsetzung nächste Seite Inhalt easyprima Druckermanagement... 1 Dokumenten-Ausgabe über das Web... 3 Satzname und Auftragsnummer zur Job-Identifizierung... 4 PLOSSYS-Ausgabeverfahren Fax als Managemed Service... 4 Transmittal Management... 5 OCR-Erkennung... 6 Serviceangebot neu strukturiert... 7 SEAL Systems am Polarkreis... 8 Starker Endspurt Auftragseingang im 4. Quartal

2 ... easyprima... Fortsetzung von Seite 1: 1286 Drucker? 36 Server? Wo liegt der Nutzen? Der Aufwand für die Drucker pflege lässt sich mit easyprima deutlich reduzieren. Lokale System - Admini stratoren können jederzeit systemübergreifend neue Ausgabegeräte einrichten oder vorhandene löschen. Die Synchronisation der verschiedenen Ausgabe systeme ist jederzeit gewährleistet. Das Einrichten von neuen Ausgabegeräten wird schneller und wirtschaft licher. Über die offene System architektur können jederzeit neue Ausgabe systeme integriert werden. Zusammen mit der Geräteunabhängigkeit der Lösung entsteht damit ein hoher Investitionsschutz. Kein Problem! easyprima one touch all systems! Die Vorteile easyprima ermöglicht es, neue Drucker gleichzeitig in mehreren Ausgabesystemen anzulegen. Der administrative Aufwand für die Druckerverwaltung in diesen Systemen wird dadurch deutlich verringert und es entsteht ein erheblicher wirtschaftlicher Nutzen. Eine hohe Anwender zufriedenheit wird durch die wesentlich schnellere und effizientere System pflege bei System-Administratoren und den Anwendern erzielt. Da alle Geräte auf allen Ausgabeservern und deren Backupsystemen automatisch eingerichtet werden, ist eine hohe Systemverfügbarkeit gewährleistet. Einfacher Import von Druckerinformationen aus anderen Systemen Importschnittstelle für PLOSSYS netdome und gxnetplot Importschnittstelle für SAP Importschnittstelle für MS Windows Printserver Über CSV-basierte Schnittstellen können jederzeit Fremdsysteme angeschlossen werden Automatische, regelbasierte Parameteranpassung beim Import Automatische Konfigurationsergänzung aus vordefinierten Templates Speicherung im systemneutralen Konfigurationsformat Intuitive Bedienung Einfach bedienbare Web-Oberfläche Zentrale Konfiguration Suchen, Anzeigen, Hinzu fügen, Kopieren, Ändern und Löschen von Geräten in mehreren Systemen über eine Oberfläche Über Benutzerauthentifizierung wird garantiert, dass nur die für den jeweiligen Benutzer relevanten Daten sichtbar und änderbar sind Automatische Protokollierung aller Änderungen Konfigurations-Rollback auf ältere Versionen möglich Einfache Verteilung Automatische Konfigurationsverteilung auf alle angeschlossenen Systeme (pro Änderung im laufenden Betrieb oder einmal am Tag) Konfigurationsverteilung on demand (ab Ausgabemanager Version 4.2.1) Regelbasierte Parameteranpassung, um aus systemneutralen Daten beim Upload wieder systemspezifische Daten zu machen Multiserver-Unterstützung Anlegen von Druckern in PLOSSYS netdome und gxnetplot Anlegen von Druckern in SAP Anlegen von Druckern in MS Windows Printserver 2 SEAL Systems Chat Nr. 29/2009

3 ... Ausgabemanagement... Dokumenten-Ausgabe über das Web Direktanzeige auf dem Desktop SEAL Systems hat die Möglichkeiten zur elektronischen Dokumentenverteilung nochmals erweitert. Fertig bearbeitete Ausgabeaufträge können jetzt wie gedruckt mit einem Webbrowser auf dem Desktop angezeigt werden und von dort aus lokal gedruckt oder elektronisch weiterverteilt werden. Das virtuelle Ausgabegerät OUTPUTVIEW zeigt das Ausgabeergebnis als fertigen Dokumentensatz mit allen Lenkungsinformationen, Deck- und Endblättern an. Der Browser öffnet sich auf dem Desktop des Absenders automatisch und zeigt die Dokumente im Format PDF an. Jetzt kann der Anwender entscheiden, ob ein Druck auf einem lokalen Drucker, eine Ablage im Dateisystem oder eine Weiterverteilung auf beispielsweise PDAs erfolgen soll. Eine Bookmarkfunktion kann ein Lesezeichen im Browser setzen, um später auf den Job zurückgreifen zu können. Um Probedrucke zu vermeiden, kann diese Ausgabeform auch als elektronischer Preview genutzt werden. Bei großen Ausgabeaufträgen kann die Bearbeitung etwas länger dauern, deshalb wird auf dem Desktop sofort ein Browserfenster mit einer Benachrichtigung angezeigt, die signalisiert, dass der Job gestartet ist. Dieses Verfahren wurde von Kunden in Nordamerika gewünscht und ist dort auch spezifiziert worden. Geschäftsführer Bob Bruns von SEAL Systems Inc.: As with most of our solutions, SEAL Systems provides server based software that does not require the user to install any additional software on their workstation. The OUTPUTVIEW integration is aligned with this vision, freeing the user from any specific workstation or location and making their SAP document printing needs portable to anywhere their login will take them. Impressum Herausgeber: SEAL Systems AG Redaktion: Reinhold Müller-Meernach, Robert Aumer, Thorsten Zwicker 2009 SEAL Systems. Nachdruck und Vervielfältigung nur mit Genehmigung der SEAL Systems AG. PLOSSYS ist eingetragenes Warenzeichen der SEAL Systems AG. SAP, Windows und andere in dieser Zeitschrift erwähnte Computer- und Softwarebezeichnungen sind Handels marken und/oder Warenzeichen der entsprechenden Hersteller. SEAL Systems Chat Nr. 29/2009 3

4 ... Ausgabemanagement Drucker... Satzname und Auftragsnummer Durchgängige Job-Identifizierung Ohne den Zusammenhang zwischen der Auftragsnummer in SAP und dem Satznamen in der OCON-Anzeige ist eine Zuordnung schwer möglich. Eine kleine Änderung in der rlistsap.cfg schafft Abhilfe. Bei vielen PLOSSYS-Installationen ist es so eingerichtet, dass die Job- Nummer aus SAP DVS-ReproGUI auch in der OCON ersichtlich ist. Bei den Installationen, bei denen dies noch nicht der Fall ist, kann durch eine kleine Änderung in der rlistsap.cfg dieser Bezug hergestellt werden. Folgender Eintrag ändert den Satznamen in rlistsap.cfg so ab, dass die Print-Job-Nummer aus SAP DVS-ReproGUI in der OCON vorhanden ist: Damit ist sofort erkennbar, welcher DVS-Repro-Job zu welchem Satz in PLOSSYS gehört. Supportfälle werden schneller und leichter gelöst oder entstehen erst gar nicht. Nach einem Neustart der Reprolistenverarbeitung mit den Befehlen rlist_stop und rlist_start ist die Änderung aktiv. Dieser Beitrag befindet sich auch im SEAL Online Support-Bereich (SOS) auf der Homepage unter Kontakt/Service. Einfach dort nach Auftragsnummer suchen. PLS_DEFAULT PLS_SET_NAME %PRINTJOB_NUMBER%_%RECEIVER%_%TIME%_%DATE% PLOSSYS-Ausgabeverfahren erweitert Fax als Managed Service Ausgabemanagement-Lösungen von SEAL Systems unterstützen viele Ausgabewege: Druck, elektronische Verteilung per , CD-Erzeugung und Fax. PLOSSYS Fax-Ausgaben wurden bislang über einen beim Kunden installierten Faxserver versandt. Der Ausgabeweg FAX wurde jetzt erweitert auch externe Faxdienstleister können adressiert werden. Sichere Übertragung Die Faxaufbereitung mit Dokumentund Versanddaten erfolgt auf dem PLOSSYS netdome-server. Dann wird der Faxjob per FTP über einen VPN-Kanal an das Dienstleistungsunternehmen übertragen. Dort erfolgt der Versand. Eine Versandquittung wird rückübertragen und an die beauftragenden Systeme wie PLOSSYS und SAP weitergeleitet. Für geschäftskritische Versendungen können die Faxe wie gehabt optional mit einer digitalen Signatur versehen werden. Ebenso wird eine digitale Kopie archiviert. Vorteile bei unregelmäßigem Volumen Inhouse-Faxlösungen können bei großem Aufkommen zu Engpassressourcen werden, da die Anzahl der verfügbaren Leitungen oft nicht ausreicht, um viele tausend Aussendungen, zum Beispiel Lieferabrufe, zeitnah zu versenden. Über geeignete Service-Level- Agreements lässt sich dieser Durchsatz bei einem Dienstleister zu vertret baren Kosten realisieren. Der Verzicht auf eigene Infrastruktur kann auch administrative Vorteile haben. 4 SEAL Systems Chat Nr. 29/2009

5 ... SAP... Transmittal Management Kontrollierter Dokumentenversand mit SAP DVS SEAL Systems hat das SAP-Dokumentenmanagementsystem um Methoden und Module zur Verwaltung und Verteilung von Transmittals erweitert. Transmittals sind ein bewährtes Verfahren zum Informationsaustausch bei Großbaustellen und im Anlagenbau. Für Kontrolle, Sendenachweis und Projektmanagement steht eine umfangreiche Datenbasis über Transmittalpakete, Empfänger und Fälligkeiten zur Verfügung, aus der sich projektbezogene Reporte erzeugen lassen. Die Zusammenstellung der Dokumentenliste erfolgt über SAP- Standardverfahren wie beispielsweise EasyDMS oder über automatisierte Absammelprozesse von SEAL Systems. Das Transmittaldokument wird nach Projektvorgaben automatisiert generiert und verwaltet. Projektzuordnung, Empfänger listen und Fälligkeiten können ausgewählt oder eingestellt werden. Der Dokumentenversand ist über verschiedene Wege möglich: Druck/Postversand, CD/DVD- Versand, mit Anhängen sowie Internetcollaboration mit SAP cfolders. Rücklaufende Dokumente können halbautomatisch eingecheckt werden. Johannes Hesel ist bei SEAL Systems Vorstand für Geschäftsentwicklung: Wir nennen das Verfahren Direct Transmittal Delivery, denn es ist keine weitere ECM- Lösung außer den SAP- Standards erforderlich. Die direkte Verknüpfung von SAP- verwalteten Dokumenten mit weiteren SAP- Strukturen hat viele Vorteile: Zusammenhänge werden sichtbar und können ausgewertet werden, ohne dass es eine Mehrfachablage von Dokumenten gibt. Dieser Lösungsansatz hat sich in mehreren Projekten bewährt. Als Zielgruppe sehen wir Firmen, die im Anlagenbau, der Rohstoffgewinnung und in der Bauwirtschaft tätig sind. Dies können Auftraggeber, Planer und Zulieferer sein. Weitere Informationen zum Produkt Direct Transmittal Delivery gibt es auf unserer Produktseite auf www. sealsystems.de unter Tools für SAP. Messen und Termine März: CeBIT 2009 in Hannover, Halle 4, Stand D Juni: Internationale PDF/A Konferenz in Berlin Die PLOSSYS-Administratoren- Schulungen finden 2009 an folgenden Terminen statt: Februar April Juni Oktober November SEAL Systems Chat Nr. 29/2009 5

6 ... Aus der Praxis... OCR-Erkennung sinnvoll eingesetzt Zwei Aufgabenstellungen und deren Lösungen Im Rahmen von Kundenprojekten sind zwei interessante Lösungen entstanden, die Komponenten zur automatischen Schrifterkennung einsetzen. Berichte verschlagworten Die Aufgabe: Im SAP DVS sind Berichte eingescannt abgelegt. Damit diese über die integrierte SAP-Volltextsuche erfasst werden können, ist OCR erforderlich. Die Lösung: Über eine DPF-Lösung von SEAL Systems werden die TIFF-Dateien in PDF/A umgewandelt. Dabei wird zusätzlich über ein OCR-Verfahren ein unsichtbarer Textlayer mit den erkannten Texten gelegt. Diese sind deckungsgleich zu den gerasterten Originalbuchstaben. Mit den Komponenten DVS-XSA werden die Berichte im Format TIFF/G4 gezielt und portioniert dem Verfahren zugeführt. Mit dem DVS-Lader werden die PDF-Dateien wieder in das SAP DVS eingecheckt. Das Ergebnis: Jetzt ist eine Volltextrecherche möglich. Die Erkennungsqualität ist bei Berichten aus der EDV-Neuzeit sehr gut, lediglich Schriftgut, das nur als gescannter Schreib maschinendurchschlag vorliegt, wird nur mittelgut erkannt. Auch auf leistungsfähigen Rechnern muss bei mehr seitigen Dokumenten mit einer Bearbeitungsdauer von mehreren Sekunden kalkuliert werden. Automatisiertes Drehen von falschorientierten Zeichnungen Die Aufgabe: Aus historischen Gründen liegen in einem Zeichnungsarchiv Dokumente, die mit wechselnden Orientierungen eingescannt wurden. Bei automatisierten Ausgaben auf einem Mehrrollengroßformatdrucker mit Faltanlage führt dies zu Problemen. Denn nach dem Falten soll der Schriftkopf immer normgerecht oben sichtbar sein. Die Lösung: Unter der Annahme, dass die meisten Texte im Schriftkopf stehen, wird das Dokument mehrfach gedreht und einer OCR- Erkennung unterzogen. Die Lage mit der besten Erkennungsrate wird als Normlage festgelegt. Der Prozess arbeitet auf den Formaten TIFF oder PDF und kann als Vorverarbeitungsschritt in die Document Output Management- Lösungen von SEAL Systems integriert werden. Das Ergebnis: Automatische normgerechte Faltungen. Problematisch sind weiterhin Zeichnungen mit atypischen Schriftkopflagen (zum Beispiel rechts-oben ). Verarbeitungszeit: circa 10 Sekunden. SEAL Systems-Spezialist Peter Kirchgeßner: Anspruchsvolle Kunden fordern immer wieder unsere Kreativität. Durch unsere Erfahrung rund um das Drucken und Konvertieren haben wir viele Softwarebausteine, die wir wiederverwenden können. Damit bleiben auch projektspezifische Lösungen bezahlbar. Erkannte Texte im Acrobat Reader markiert Erkannter Text (grün markiert) bei verschiedenen Drehungen 6 SEAL Systems Chat Nr. 29/2009

7 ... Schulung SEAL Systems... Serviceangebot neu strukturiert Online-Ticketsystem erfolgreich eingeführt SEAL Systems hat das Service- und Supportangebot im Internet neu struk turiert. Übersichtlich auf einer Seite finden sich alle Kontaktinformationen für Information und Vertrieb sowie Service, Support und Helpdesk. Das Angebot ist nach Sprachen und Regionen sortiert in deutsch, englisch und französisch verfügbar. Ticketsystem JIRA erfolgreich eingeführt Seit 12 Monaten ist jetzt das Ticketsystem JIRA im Einsatz. Und es wird von vielen SEAL-Systems-Kunden genutzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Standardisiertes Call Handling Nachvollziehbarer Status Up- und Download von Testfällen, Logs, Patches und Fixes Benachrichtigung bei Statusänderung oder Erledigung Recherchemöglichkeit und Call History Das Ticketsystem schafft Transparenz und hat die Servicearbeiten für alle teilnehmenden Firmenmitarbeiter beschleunigt und vereinfacht. Wir möchten deshalb weitere Kunden zur Nutzung dieses Services ermutigen. Die Nutzung ist im Rahmen eines gültigen Wartungsvertrages kostenfrei. Die Anmeldung kann über das JIRA- Portal erfolgen. Freier Zugang zum SOS Der SEAL Systems Online Support (SOS) ist ohne Anmeldung direkt zugänglich und enthält FAQs und Informationen über Störungen mit ausführlichen Erklärungen und Lösungsvorschlägen. Die Dienste und Lösungen von JIRA und SOS werden in deutscher und englischer Sprache angeboten. SEAL Systems University Zwar weiß ich viel, doch möcht ich alles wissen! Seit mehreren Jahren bietet SEAL Systems das Schulungsprogramm ATRA (Administratoren-Basis- Training) an. Zusätzlich gibt es seit kurzer Zeit ein weiteres Angebot zur Vermittlung von Fachinformatio nen. SEAL Systems hat auf steigende Reisekosten und Terminknappheit eine Antwort: kostenfreie Online- Webinare. Über das Internet werden Fachinformationen kompakt und verständlich in Wort und Bild übermittelt. Auf werden unter Media Webinare eine Reihe von Webinaren angeboten. Die Teilnahme ist direkt von jedem Arbeitsplatz möglich Internet und Telefonanschluss genügen. Die Anmeldung ist unverbindlich und kostenlos. Bisher wurden unter anderem folgende Themen behandelt: SAP-Einkaufsbelege ausgeben und verteilen SAP-Formulare mit XML SAP Plant Maintenance Instandhaltungsaufträge kombiniert mit Arbeits papieren ausgeben Druckerverwaltung automatisieren mit easyprima Es wird keine Produktwerbung veranstaltet, sondern kompakt über aktuelle Lösungen und Themen informiert. Und hier noch ein kleines Rätsel aus der Rubrik Allgemeinbildung. Wer hat die Worte aus dem Untertitel dieses Artikels gesprochen? Senden Sie die Lösung an sealsystems.de mit dem Betreff Wissen und im Textbereich den Namen dessen, der diesen Satz von sich gegeben hat. Unter den Einsendern mit der richtigen Lösung verlosen wir ein kleines Geschenk. Einsendeschluss ist der 31. März SEAL Systems Chat Nr. 29/2009 7

8 ... SEAL Systems... SEAL Systems am Polarkreis SAP Instandhaltungsaufträge Ekati, eine Tochtergesellschaft von BHP Billiton, ist die erste Diamantenmine in Nordamerika. Die Mine ist 200 km südlich des Polarkreises im Nordwesten von Kanada. Mit einer Lösung aus dem Hause SEAL Systems hat man dort die Unterlagen verteilung für SAP Instand haltungsaufträge gelöst. Im Oktober 2008 wurde die Lösung implementiert. Trotz mangelnder technischer Infrastruktur konnte die Installation sehr schnell erfolgreich durchgeführt werden. Die Unterlagen werden gleich reihenfolgerichtig und komplett gedruckt. Durch die Vermeidung von Fehlausgaben wird zusätzlich der lokale Papierverbrauch reduziert. Die Durchlaufzeiten für den Druck von Arbeitspapieren und dazugehörigen Dokumenten haben sich um 90% reduziert. Früher brauchten wir rund vier Stunden Arbeitszeit, bis wir alles beisammen hatten jetzt sind wir in zehn Minuten fertig, sagt Instandhaltungskoordinator Vince Hiebert. Ice Road Trucker versorgen die Mine 45 Tonnen auf Eis (90 cm dick hoffentlich!) bei 40 Grad unter Null Starker Endspurt Auftragseingang im 4. Quartal SEAL Systems AG meldet ein erfolgreiches letztes Quartal im Auftragseingang. Nach verhaltenem Start konnte das Ziel für das Geschäftsjahr 2008 zu 97 % erreicht werden. Dieses Ergebnis liegt damit planmäßig leicht unter dem Auftragseingang des Vorjahres. Neben anderen Unternehmen haben sich im vierten Quartal 2008 diese Firmen für Lösungen von SEAL Systems entschieden: Applied Biosystems Beiersdorf Shared Services Boehringer Ingelheim microparts Canadian National Railway Dortmunder Systemhaus EADS Defence and Security Systems Ekati Mine EnBW Kraftwerke AG Fonterra Ltd. Groz-Beckert Heraeus Kulzer Johns Manville Modine Hungary Pester Pac Automation Reinz Dichtungen REpower Spirit Aero Systems Sulzer Pumpen Foster City CA (US) Hamburg Dortmund Montreal (CN) Dortmund Newport (GB) NWT (CN) Stuttgart Auckland (NZ) Albstadt Hanau Denver CO (US) Mezoekoevesd (HU) Wolfertschwenden Neu-Ulm Husum Wichita KS (US) Bruchsal Insgesamt haben sich im Jahr 2008 wieder 65 Kunden erstmals für SEAL Systems entschieden oder eine Lösung an weiteren Standorten neu installiert. Der Vertriebsvorstand Reinhold Müller-Meernach ist zufrieden: Ohne die eine oder andere Projektstornierung oder -verschiebung wäre der Auftragseingang noch besser ausgefallen. Hier schlagen die Folgen der Finanzkrise bis zu uns durch. Aber wir haben unsere Ziele erreicht. Der Auftrags bestand wird das Geschäft von SEAL Systems für die erste Hälfte des kommenden Jahres stabil halten. Besonders erfreulich hat sich das Geschäft in Amerika gegen den Trend positiv entwickelt. SEAL Systems konnte in allen Märkten die Position als Nummer 1 für Drucken, Konvertieren und Verteilen ausbauen. Wir bedanken uns für das Vertrauen. 8 SEAL Systems Chat Nr. 29/2009

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