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2 Editorial Liebe Leserin, lieber Leser, Impressum Herausgeber: VEDA GmbH Carl-Zeiss-Straße Alsdorf Tel.: Fax: Redaktion: Heike Mörs Verantwortlich für den Inhalt: Klaus Pohlmann, Dr. Ralf Gräßler, Alexander Graab, Birgit Frantzen, Alexander Ernst, Markus Eischet, Heike Mörs, Stefan Königs, Birgit Fischer-Lowitzer, Herbert Kloubert, Sabine Schmitt, Dirk Dautzenberg, Hartmut Giesen, Urban Isenmann Fotos: VEDA, Getty Images, istockphoto.com, fotolia Satz und Druck: GFS Fundraising & Marketing GmbH Linzer Straße Bad Honnef Tel.: Fax: im Informationszeitalter ist nichts wichtiger, als wahrgenommen zu werden. Aufmerksamkeit zu erlangen ist der Wettbewerbsfaktor. Hat sich das Streben danach, wahrgenommen zu werden, verändert? Ist rein sachliche Aufklärung über die eigenen Interessen und Weitergabe derselben ausreichend? Was ist wichtig in einer Zeit, die dem Kredit den Boden entzieht und die im war of talents dem demographischen Wandel Paroli bieten will? Fragen, die für Organisationen wie für Menschen gleichermaßen bedeutsam sind. Neben der gewünschten Aufmerksamkeit stehen Identität, Identifikation und Vertrauen wieder im Fokus der individuellen wie gesellschaftlichen Denk- und Gefühlswelten. Aufmerksamkeit ist eine Folge der (Eigen-)Werbung, Propaganda. An der Spitze jeder Propaganda steht die Überlegung: Wer verfolgt welches Interesse? Wo Interesse liegt, da liegt auch Absicht, Volition nennen die Psychologen die Schwester der Motivation. Ob in der Öffentlichkeit oder im Unternehmen: Die kleinste Einheit des Interesses liegt im Ich. Propaganda (propagare) bedeutet u. a. weiterpflanzen, -pfropfen, etwas hinzufügen, d. h. Interesse mit Interesse verknüpfen. Dieses gelingt dort gut, wo das eine dem anderen nahe ist. Für den Menschen gilt: Eine Organisation passt, wenn die Identifikation mit ihr möglich ist. Der Einzelne muss ebenso seine Voraussetzungen schaffen, sein Ich kennen und seine Marke setzen. Das ist seine Persönlichkeit, seine Kontur, mit der er auf sich aufmerksam macht, und letztendlich seine Identität. Treffen die Interessen von Person und Organisation aufeinander, lassen sich die beiden Einheiten aneinanderpfropfen. Identifikation wird zum Bindeglied. Identität bedeutet jedoch auch, unterschieden werden zu können. Es scheint schwierig, als Individualist eine Identifizierung zu erreichen. Hier hilft Maslows Bedürfnispyramide, die Basissicherheiten müssen erreicht sein, oberhalb bieten sich Chancen für weiche Faktoren. Anerkennung und Wertschätzung anderer sind die Vorboten einer Selbstverwirklichung. Aller Anfang ist Vertrauen. Vertrauen des Menschen, der sich unterscheidet und sich mit der Werteskala einer Organisation identifiziert, hilft, sich in ein System einzugliedern, das die Herausforderungen für heutige und zukünftige Talente positiv geklärt hat. Jeder Mensch im gesellschaftlichen Kontext wird Vertrauen a priori als Vorleistung erbringen müssen, um mit der Komplexität der Welt leichter umgehen zu können. Identität, Identifikation und Vertrauen sind wieder im Fokus der Aufmerksamkeit und helfen, jene Einheit wiederzufinden, die durch die so verschieden gewordenen menschlichen Interessen verloren gegangen ist. Gemeinsamer Ideen wird man immer dort fähig, wo man sich begegnet. In Köln auf dem VEDA Forum stehen die Zeichen auf Gelingen: Win the race. Herzlichst Ihr Klaus Pohlmann Erscheinungsweise: 2 x im Jahr Auflage: VEDA info 2/2009

3 VEDA Forum 2009 Text Dr. Ralf Gräßler Zusammen mit Kunden und Partnern nehmen wir die turbulente Zeit in Angriff unter dem Motto WIN THE RACE. Sportlich und ambitioniert sind unsere Ziele, und so sind auch die Themen und Referenten auf unserem diesjährigen VEDA Forum in Köln. Vom 11. bis 12. November erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Unternehmen die Poleposition erreichen. Kluges HR-Management mit weniger Ressourcen mehr erreichen oder Der OMEGA- Faulpelz die Weniger-ist-mehr-Strategie sind nur zwei auf den ersten Blick konträr erscheinende Themen, die neue Ansätze liefern. Demographischer Wandel, weniger Ressourcen, Burnout-Syndrom und Gesundheitsmanagement sind zentrale Themen und werden zu entscheidenden Faktoren für den Unternehmenserfolg. Welche Herausforderungen und Möglichkeiten für Mensch und Technologie hier existieren, wollen wir mit renommierten Experten sowie mit unseren Kunden und Partnern an zwei Tagen vorstellen und diskutieren. Wir zeigen Ihnen, wie mit aktivem Forderungsmanagement die Liquidität gesteigert werden kann, wie Best-Practice-Prozesse aussehen und welche Potenziale in der Kommunikation mit Steuerbehörden liegen. Erfahren Sie von Rechtsanwälten und Betriebsprüfern des Finanzamtes, welche Aspekte und Veränderungen zu beachten sind und wie Sie schneller ans Ziel kommen. Auch die Fragen: Welche Technologien brauchen wir morgen? Welche Strategien VEDA info 2/2009 3

4 Achtung!! Am finden im Anschluss an das VEDA Forum der VEDA Anwenderkreis HR und der VEDA Anwenderkreis A statt. Wir werden in den Räumlichkeiten des RheinEnergieStadions bleiben und dort wieder zum intensiven Austausch einladen. Schlie en Sie sich dem An wenderkreis an und nutzen Sie das neue Netzwerk. Nehmen Sie konkret Einfluss auf unsere Produktentwicklung. sind es wert, verfolgt zu werden? oder Welche Erfahrung wurde konkret mit dem einen oder anderen Thema gemacht? sowie Cloud Computing, Sicherheit und Hochverfügbarkeit sind nur einige der spannenden Themen, die wir mit Ihnen diskutieren. Wir schauen über den Tellerrand hinaus und zeigen Ihnen, wie Grenzen überwunden werden und unmöglich erscheinende Leistungen erbracht werden können. Dazu wird Ihnen Faris Al Sultan, Ironman-Weltmeister 2005, mit No limits Grenzen überwinden einen spannenden Einblick geben. Erleben Sie Höchstleistung und wie man sich dazu motiviert. Und für die Praxis: Sie haben am Morgen des 12. November die Möglichkeit, einen Early bird -Lauf mit Faris Al Sultan durch den Stadtwald zu machen. Danach geht es weiter mit dem großen Thema: Jenseits vom Mittelmaß mit Hermann Scherer Unternehmenserfolg im Verdrängungswettbewerb. Wer Durchschnittsprodukte zu Durchschnittspreisen vermarktet, wird verlieren. Lernen Sie erfolgreiche Alternativen kennen. Dies und vieles mehr erfahren Sie auf dem VEDA Forum 2009 in Köln. Wir treffen uns am 11. und 12. November 2009 in Köln im RheinEnergieStadion. Am Abend laden wir Sie zu einem lockeren Get-together im legeren Stil mit weiteren Überraschungen ein. Agenda und Anmeldung zum VEDA Forum finden Sie unter Wir freuen uns auf Ihr Kommen! Dr. Ralf Gräßler Geschäftsführender Gesellschafter 4 VEDA info 2/2009

5 VEDA mit neuem Partnerstatus bei KABA Text Alexander Graab Am 1. Juli 2009 startete KABA das neue Partnerprogramm. Das Partner-Business hat für KABA eine zentrale Bedeutung und ist ein wichtiges Element der Unternehmensstrategie. Schulungskonzepte dienen zur Vertiefung von vorhandenem Wissen und zum Aufbau von Wissen in neuen Bereichen. Die Zertifizierung dokumentiert die Kompetenz und Wertschätzung und macht diese den gemeinsamen Kunden sichtbar Anmeldung zu VEDA Online-Schulungen NEWS I Text Birgit Frantzen Die Online-Schulungen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie bieten eine optimale Ergänzung zu den Präsenzschulungen und sparen viel Zeit, Kosten und CO 2. Im Juli meldete sich Frau Tanja Pfaff von der RIDI Leuchten GmbH in Jungingen als 100. Online-Teilnehmerin an. VEDA bedankte sich mit einer kleinen Überraschung. Das komplette Online-Schulungsangebot finden Sie unter Weitere Informationen erhalten Sie gerne von Birgit Frantzen, VEDA GmbH Manager Education Tel.: Tanja Pfaff NEWS zum IBM-i-Release-Support Text Alexander Ernst Die Unterstützung für V5R3 durch IBM ist am 30. April 2009 ausgelaufen. Die IBM i Version V5R4 kann nur noch bis Ende Dezember 2009 bestellt werden. Ab Januar 2010 kann nur noch IBM i V6R1 geordert werden. Die Version V5R3 ist abgekündigt. Die Unterstützung durch IBM endete am 30. April 2009, durch VEDA am 31. Juli Kunden, die noch einen niedrigeren Stand als V5R4 einsetzen und V6R1 nicht einsetzen können, sollten jetzt den Wechsel zu V5R4 machen. Hierfür ist eine gültige Software-Subscription von IBM erforderlich. VEDA unterstützt Sie gerne bei der Beschaffung des Release und führt für Sie den Release-Wechsel durch. Die Version V5R4 wird weiter unterstützt, eine Abkündigung des Release wird mindestens zwölf Monate im Voraus durch IBM bekannt gegeben. Lesen Sie mehr hierzu in der VEDA Community unter: Alexander Ernst, VEDA GmbH Product Specialist IBM Systems & Services Tel.: VEDA info 2/2009 5

6 NEWS II VEDA wird Outsourcing-Partner der Hannoverschen Volksbank Text Markus Eischet Die VEDA macht s Friesland Foods neuer VEDA Kunde Die Hannoversche Volksbank lagert die Entgeltabrechnung im Rahmen eines Full Service an VEDA aus. Weitere Effizienzsteigerungen sollen durch den Einsatz der Personalmanagementlösung VEDA HR Manager im VEDA Rechenzentrum erreicht werden. Insbesondere die Nutzung einer modernen Lösung im Bereich Recruiting und die Verwaltung der Auszubildenden sollen zu einer erheblichen Entlastung der Personalabteilung führen. Darüber hinaus werden die Qualität und Leistungsbereitschaft der Personalarbeit durch Employee- und Manager-Selfservices gestärkt. Die so entstehenden Freiräume sollen zukünftig in die strategische Personalentwicklung fließen, womit die Bank sich den aktuellen Herausforderungen des demographischen Wandels stellen will. Text Markus Eischet Die strategische Frage Make or buy? hat Friesland Foods Deutschland im Bereich Lohnabrechnung jetzt mit einem klaren Votum für Full Service Providing durch VEDA entschieden. Ende April 2009 erhielt VEDA den Auftrag, den gesamten administrativen Prozess der Lohnabrechnung des Molkereiunternehmens mit Sitz in Kalkar zu übernehmen. Bereits im Juni erfolgte erstmals die Entgeltabrechnung aller 220 Mitarbeiter im VEDA Rechenzentrum. Die Vorteile lagen auf der Hand: Wegfall der Fixkosten, Entlastung von administrativen Aufgaben und Verlässlichkeit des bewährten Partners im Umgang mit sensiblen Daten. VEDA auf der Messe Zukunft PERSONAL 2009 Text Heike Mörs Auf der Messe Zukunft Personal in Die Messe findet erstmals an drei Tagen Köln liegt der Fokus auf der webfähigen statt. Reservieren Sie sich schon jetzt Lösung unserer VEDA HR Produkte. Eintrittskarten und vereinbaren Sie einen Verschaffen Sie sich einen Überblick über Termin an unserem Stand. Kompetente zahlreiche Neuerungen wie verbessertes Berater stehen Ihnen zur Seite. Reporting, das Ziehen von Personalkennzahlen, Kostenkontrolle, Talentmanage- Zukunft Personal, Köln, Besuchen Sie uns auf der ment, neue Selektion und grafische Darstellung. Halle 4.1, Stand D September 2009, Ein weiteres Thema zur Kostentransparenz und Kostenreduzierung sind unsere Senior Marketing Supervisor, Heike Mörs, VEDA GmbH, Outsourcing-Lösungen mit individuellen Tel.: , Servicetiefen. 6 VEDA info 2/2009

7 INSPIRE für noch besseren Customer Support Initiative Neuer Support: Professionell. Individuell. Reaktionsschnell. Erlebnisreich. Text Stefan Königs Schnelle Rückmeldung Im Frühjahr 2009 startete VEDA ein Projekt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Effizienz der Customer Support Services. Das Projekt INSPIRE steht für Initiative Neuer Support: Professionell. Individuell. Reaktionsschnell. Erlebnisreich. Zu Beginn des Projekts wurden stichprobenartig einige Kunden zu ihren Erwartungen an den Customer Support sowie zu ihren Erfahrungen befragt. Wesentliches Ergebnis war, dass die Kunden insbesondere eine exzellente Problemlösungsfähigkeit, schnelle Reaktionszeiten und eine hohe Kompetenz der Mitarbeiter erwarten. Um die Zufriedenheit der VEDA Kunden weiter zu steigern, setzt der Customer Support in den kommenden Monaten eine Reihe von Verbesserungsmaßnahmen um. Neue Telefonnummern An erster Stelle steht die Verbesserung der Antwortzeiten. Telefonische Anfragen werden dafür zukünftig nicht mehr über das Servicecenter geleitet: Die Kunden rufen direkt das Support-Team an, das für das Produkt zuständig ist, zu dem sie eine Anfrage haben. Jedes Team hat eine eigene Telefonnummer (siehe Kasten). Online-Ticketsystem Zudem wird den Kunden demnächst ein Online-Ticketsystem zur Verfügung gestellt, über das sie nicht nur ihre Anfragen an den Customer Support leiten, sondern auch den Stand der Beantwortung einsehen können. Viele Kunden wünschen sich eine schnelle Rückmeldung zu Programmfehlern. Dafür werden seit einigen Wochen bei allen gemeldeten Fehlern so schnell wie möglich Lösungstermine per mitgeteilt. Sind Fehler gelöst oder verschiebt sich ein Termin, so erfolgt ebenfalls eine Information. Feedback durch Meinungsumfrage Sie haben die Möglichkeit, nach der Lösung Ihrer Anfragen den Customer Support Services ein anonymisiertes Feedback per zu geben. Die Ergebnisse werden genutzt, so Stefan Königs, Manager Customer Support Services, um die Zufriedenheit der Kunden permanent zu messen und weiteres Verbesserungspotential zu identifizieren. Neue Telefonnummern der Customer Support Services: Telefonnummern -Adressen VEDA FA Finanzen VEDA FA Kosten VEDA HR Entgelt VEDA HR Manager VEDA HR Zeit VEDA info 2/2009 7

8 Betriebliches Gesundheitsmanagement & Co. für den Mittelstand Text Birgit Fischer-Lowitzer Wie betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) Unternehmen die Chance eröffnet, Motivation und Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter zu erhöhen und somit Produktivität und Qualität zu steigern Erfolgsfaktor Mensch warum betriebliches Gesundheitsmanagement? Auf der 17. DGFP-Messe in Wiesbaden wurde die essentielle Verzahnung mit aktuellen Megatrends wie Demographiewandel, Globalisierung und der wissensintensiven Dienstleistungsgesellschaft betont. Im Mittelpunkt der Betrachtungen standen der Wandel in der Arbeitswelt u. a. durch die Verschiebung von körperlichen hin zu mentalen Belastungen sowie die Zunahme der Kosten im Gesundheitswesen. Nach den Expertenmeinungen existieren folgende zentrale spezifische Kundenbedürfnisse: Reduzierung des Krankenstandes Älter werdende Belegschaft Erhöhung der Mitarbeiter-Zufriedenheit Unterstützung im Change-Management Steigerung der Produktivität bessere Positionierung im Markt Gesundheitsmanagement darf nicht eine Reaktion auf Krankenstände und Arbeitsunzufriedenheit sein. Ziel ist es, Arbeitsbedingungen und Arbeitsverhalten der Mitarbeiter zu optimieren und die Mitarbeiter zu einer aktiven und gesunden Lebensführung bzw. zum Selfmanagement anzuregen. Es soll eine Win-win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen entstehen. Wichtig ist, dass das Gesundheitskonzept von der Unternehmensleitung getragen wird. Relevante Erfolgsfaktoren für KMU Das Deutsche Netzwerk für Betriebliche Gesundheitsförderung (DNBGF) hat schon im Juni 2007 ein Analyseergebnis und Empfehlungen für mittelständische Unternehmen (KMU) herausgegeben. Danach sind die fünf wichtigsten gesund- heitsrelevanten Themen des BGM: körperliche Belastung psychische Belastungen Gesundheit von Auszubildenden Arbeitssicherheit Work-Life-Balance Daraus ergeben sich wichtige Erfolgsfaktoren in drei Bereichen: in der Struktur der Betriebe, in den Methoden der Ansprache der Betriebe sowie bei den Inhalten. Die KMU-Gesundheitsförderung sollte die strukturellen und organisatorischen Möglichkeiten der Unternehmen berücksichtigen und sich als Bestandteil z. B. in Form von Qualifizierung für den Unternehmer und die Mitarbeiter integrieren. Wichtig bei der KMU-Ansprache ist es, den konkreten unternehmerischen Nutzen herauszustellen. Die Gesundheitsförderung 8 VEDA info 2/2009

9 Strategieorientiert Strategie- Workshop Konzept Analyseinstrumente: - Fehlzeitenstruktur - Arbeitssituation - Mitarbeiterbefragung... Maßnahmen: - Betriebliche Gesundheitsförderung, - Personalentwicklung - Organisationsentwicklung... Evaluation und Adaption Maßnahmenorientiert Personalentwicklung: - Coaching - Training/Schulung - Workshop - Gesundheitszirkel... Gesundheitsförderung: - Rückengesundheit - Herz-Kreislauf-System - Stressmanagement - Ernährung - Sucht... Gesundheitsaktionen: - Gesundheitstag - Kampagnen - Begleitung von Messen... Betriebliches Gesundheitsmanagement Medical Check-up sollte sich zudem inhaltlich auf signifikante Probleme und praxisnahe sowie umsetzbare Gesundheitsthemen beschränken. Mit dem Wissen aus einer Hand erleichtern Verbände oder vernetzte Berater, das Wissensmanagement zu transferieren. Die Inhalte sollten sich am tatsächlichen Bedarf der Betriebe und nach der wirtschaftlichen Situation richten. Nicht nur die Ressourcen des KMU und der Mitarbeiter sollen gefördert, sondern auch Gesundheitsgefahren verhindert werden. Bestimmte BGM-Kurse und Seminare werden zudem aktuell steuerlich gefördert, so steht es im Jahressteuergesetz Bis zu 500 Euro p.a. und Mitarbeiter sind in Sachen Gesundheit steuer- und sozialabgabenfrei. Steuerlich gefördert werden u. a.: Rückentraining Ernährungskurse Raucherentwöhnung Seminare zur Stressbewältigung Führungskräfteseminare zum BGM Für die Umsetzung praktischer Kurse arbeiten die Verbände und vernetzten Berater mit Krankenkassen zusammen. Von den Krankenkassen lizenzierte Trainer sind in der Regel Ärzte, Sport- und Ernährungswissenschaftler, Physiotherapeuten, Entspannungspädagogen, Psychologen, Kommunikationstrainer und Suchtberater. Wie geht man dabei grundsätzlich vor? Eine gezielte Investition in die Gesundheit der Mitarbeiter bringt nach Aussage der Experten Unternehmen nach vorne. Bestandteile eines Beratungsprozesses sind die Diagnose, Situationsanalyse, die Interventionsplanung, persönliche Strategie, die Intervention, Umsetzungsaktivitäten und die Evaluation. Im Rahmen einer Organisationsdiagnostik könnte zunächst ein individuelles und zuverlässiges Datenfundament aufgebaut werden. Der Einsatz der möglichen nachstehenden Methoden garantiert - nacheinander - einen immer mehr verdichteten Analyse- und Ergebnisbefund: Fehlzeitenstrukturanalyse (Maßnahmen zur Stabilisierung des Anwesenheitsverhaltens) Arbeitssituationsanalyse (insbesondere gesundheitsbezogene Bewertung der Arbeitssituation aus externer Sicht mittels wissenschaftlich basierter Beobachtungsbögen) Mitarbeiterbefragung (Einschluss organisationaler und personaler Faktoren, Ursache-Wirkungs-Schema) Gesundheitswerkstatt (Einbindung der Mitarbeiter in den Lösungsprozess, Auswertungen) Wie in der Abbildung dargestellt, können strategie- und maßnahmenorientierte Projektabläufe weitere Ansatzpunkte bieten. VEDA info 2/2009 9

10 Nachhaltigkeit Gesunde, motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter stellen die elementare Voraussetzung für einen nachhaltigen Erfolg von Unternehmen und schaffen Wettbewerbsvorteile. Die Wichtigkeit der Integration in die Strukturen und Prozesse äußert sich darin, dass gesundheitsrelevante Maßnahmen in einem breiten Spektrum der Unternehmensbereiche Anwendung stattfinden vom Einkauf bzw. von der Beschaffung z.b. gesundheitsfördernder Büromöbel über betriebliches Vorschlagswesen, Arbeitsschutzmaßnahmen, Qualitätsmanagement etc. bis hin zur Personalentwicklung. Maßnahmencontrolling Zur Planung und Umsetzung wird auf Kennzahlen zurückgegriffen. Messgrößen wie Krankenstand, die Überstundenentwicklung, Produktivitätskennzahlen (vor und nach der Maßnahme), Anzahl der geführten Gespräche nach Abwesenheiten, Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, u. v. a. m. geben messbare Auskunft über den Erfolg. Arbeitsbewältigungsfähigkeit Auf dem Prüfstand stehen hier mentale Kapazität (Kontrollerleben, Selbstwert...), die funktionelle Kapazität (Körper, Psyche), die professionelle Kapazität (u. a. Ausbildung) und die situative Kapazität (Arbeit, Unternehmenskultur, Anreize, Arbeitsplatz, Führung ). Präsentismus Präsentismus bzw. Präsentismus-Management bedeutet, dass Mitarbeiter, die sich nicht wohl fühlen und trotzdem zur Arbeit gehen, mehr Kosten verursachen als Kollegen, die wegen Krankheit fehlen. Gerade wenn die Konjunktur einbricht, gehen die Fehlzeiten zurück. Neueste Untersuchungen zeigen, dass % der Gesamtproduktivität dabei verloren gehen. Davon entfallen 35 % auf Absentismus und 65 % auf Präsentismus. Durch Untersuchungen werden Produktivitätsräuber ausfindig gemacht, die Präsentismusquote wird ermittelt und durch Maßnahmen gesenkt. Neuer Internetauftritt Text Heike Mörs NEWS III VEDA ist Faszination, Begeisterung, Lösungen, Kundenerfolg, emotional, individuell, schön und ästhetisch. Daraus ergibt sich unsere Vision, die wir leidenschaftlich, professionell und engagiert verfolgen: VEDA Kultur sind schöne, innovative LÖSUNGEN, mit denen unsere TALENTE begeistern und echten Kunden- ERFOLG bringen. VEDA hat dies auch im neuen Internetauftritt sichtbar gemacht. Auf der neuen anwenderfreundlichen Internetseite finden Sie alle Informationen schnell und übersichtlich. Zur Messe Zukunft Personal findet der Relaunch der VEDA Homepage, statt. Besuchen Sie uns auf der Messe und im Internet! 10 VEDA info 2/2009

11 Elektronische Datenübermittlung im Entgeltbereich ELENA ist da und wird zum Dauerbrenner! Text Herbert Kloubert Der Bundestag hat mit Zustimmung des Bundesrates das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) am 1. April 2009 beschlossen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat den Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) am 2. Juli 2009 zugestimmt und den multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS) veröffentlicht. Der MVDS ist auf über 70 Seiten dokumentiert, doch müssen einige Felder noch klarer vom Gesetzgeber definiert und mit Inhalt gefüllt werden. Die neue Entgeltbescheinigungsverordnung soll die Basisdaten regeln, auf denen ELENA aufbaut. Die Entgeltbescheinigungen, die den Steuerabzug nachweisen und den Sozialversicherungsträgern die Beitragsermittlung möglich machen, haben inhaltliche Abweichungen und sind damit unterschiedlich. Die verantwortlichen Stellen sind bestrebt, Einigungen zu erzielen, zum Beispiel: Was genau beinhaltet das Gesamtbrutto? Hierzu gibt es bisher keine eindeutige Definition, denn z.b. geldwerter Vorteil und Sachbezüge spielen in der Berechnung eine wichtige Rolle. Die Vereinheitlichung der Entgeltbegriffe ist dringend erforderlich. VEDA baut die erforderliche Infrastruktur für ELENA auf, so dass Sie als Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2010 die Entgeltnachweise an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermitteln können. Für die Entgeltabrechnung ab Januar 2010 stehen Ihnen im VEDA HR Entgelt das neue ELENA- Verfahren und das neue Datenübermittlungsverfahren rechtzeitig zur Verfügung. Die Arbeit mit ELENA wird sich in den Personalabteilungen nachhaltig verändern. Es reicht ab 2010 nicht mehr, bei der Kündigung eines Arbeitnehmers dem Personalsachbearbeiter nur das Austrittsdatum des Arbeitnehmers mitzuteilen. Alle Fragen, die bisher nach dem Austritt des Arbeitnehmers in der Arbeitsbescheinigung beantwortet werden mussten, müssen ab Januar 2010 direkt in die Lohnabrechnung einfließen. In der zweijährigen Übergangszeit (2010 und 2011), die benötigt wird, um den Datenbestand bei der ZSS aufzubauen, der für die Abrufe/Anfragen benötigt wird, müssen Sie als Arbeitgeber sowohl elektronisch Entgeltdaten melden als auch weiterhin Papierbescheinigungen ausstellen. Für die weitere Zukunft müssen auch die jeweiligen Leistungsgesetze, die die Abfrage von unterschiedlichen Entgeltdaten erfordern, harmonisiert werden. Nur dann kann der vom Arbeitgeber monatlich für jeden Arbeitnehmer zu übermittelnde ELENA-Datensatz tatsächlich auf ein Minimum reduziert und das enorme Datenvolumen des ELENA- Verfahrens beschränkt werden. ELENA wird für Sie als Arbeitgeber und für uns als Softwarehersteller eine arbeits- und zeitintensive Freundin, die ihre Schatten weit über 2010 hinauswirft. Das scheint sich jetzt schon abzuzeichnen, frei nach dem Motto: Die einzige Konstante ist der ständige Wandel! VEDA informiert Sie zum Thema ELENA nutzen Sie unsere Knowledgebase unter der Kategorie: Knowledgebase VEDA HR Entgelt ELENA. Hier werden Sie rechtzeitig über den weiteren Stand zur Datenübermittlung und über Neuigkeiten informiert. Herbert Kloubert, VEDA GmbH Application Architect Tel.: VEDA info 2/

12 Best Ager vs. Youngster Der demographische Wandel eine Herausforderung für den Mittelstand Text Sabine Schmitt Gesundheit am Arbeitsplatz 5 Zukunft 1, , ,80 Attraktivität und Gestaltung der Aufgabe Wertschätzung 1,38 0 2,12 Zeitmanagement 1,48 1,55 1,74 Integration Weiterbildung Pädagogik Ein Blick auf die Bevölkerungsentwicklung der Vergangenheit und der Zukunft zeigt, dass die Menschen in Deutschland immer älter werden und die Zahl der Kinder kontinuierlich abnimmt. In Unternehmen liegt das Durchschnittsalter derzeit bei 43 Jahren, 2030 soll es 53 Jahre betragen. Der demographische Wandel wird die Arbeitswelt tiefgreifend verändern. Eine zentrale Antwort auf die Frage, wie Unternehmen diesen Anforderungen begegnen können ist, die personalpolitischen Folgen rechtzeitig zu erkennen und Handlungskonzepte zu erarbeiten. Weichen müssen gestellt werden, um altersgerechtes Arbeiten zu ermöglichen, Lücken, die der demographische Wandel reißen könnte, mit einem tragfähigen Konzept geschlossen werden. VEDA unternahm Mitte 2008 den ersten Schritt, den Anforderungen des demographischen Wandels gerecht zu werden. Im Rahmen eines Projektes mit der Universität Lüttich wurde die Ist-Situation mit einer Altersstrukturanalyse sowie zwei Befragungen der Beschäftigten ermittelt. Die Betrachtung der Altersstrukturanalyse über alle Unternehmensbereiche hinweg zeigte das Bild eines der Gesellschaftsstruktur angepassten Unternehmens. Handlungsbedarf eröffnete sich beim gezielten Fokus auf die Teams Consulting und Account-Management. Hier klafften deutliche Lücken im Alterssegment zwischen 25 und 35 Jahren. Um diese Lücke zu schließen und darüber hinaus für VEDA insgesamt einen Wettbewerbsvorteil durch eine zukunftsfähigere Altersstruktur zu schaffen, wurde in einem Nachfolgeprojekt mit der Universität Lüttich ein Traineeprogramm entwickelt. Die Nachfrage nach dem Traineeprogramm ist sehr hoch und zeigt, dass der Mittelstand dieses Instrument zu wenig nutzt. Die Verlaufsplanung managt VEDA im unternehmenseigenen VEDA HR Manager. Das Traineeprogramm startet im Oktober Die Trainees lernen die 12 VEDA info 2/2009

13 Drachenbootrennen J.P.-Morgan-Lauf Wakeboard-Kurse verschiedenen Phasen eines Softwareprojektes kennen und führen interne sowie externe Projekte in Eigenverantwortung durch. Ein Mentor steht ihnen zur Seite. Die Befragungen der VEDA Mitarbeiter ergaben interessante Einblicke zum Status quo der altersübergreifenden Zusammenarbeit. Unter anderem wurde hier die Frage gestellt, ab welchem Alter eine Person zur älteren Belegschaft gehört, von den Mitarbeitern scherzhaft auch als Wann ist man alt? untertitelt. Der Durchschnitt aller Antworten lautet: mit 47,9 Jahren. Welche der Altersgruppen (jüngere/ältere Belegschaft) ist leistungsstärker? Dazu wurden 18 Bereiche (darunter z. B. Erfahrungswissen, Kreativität, Produktivität) aufgelistet, für die die Mitarbeiter den Beitrag der Altersgruppen einschätzen sollten, ebenso sieben Betriebsziele aufgeführt (u. a. Qualität, Marktgestaltung, Innovationsfähigkeit). Es wurde bewertet, welche der Altersgruppen diese positiv beeinflusst. Das Gesamtresultat aus der Perspektive aller Befragten zeigte besonders in den Bereichen Wertschätzung und Integration eine ausgesprochen gute altersübergreifende Zusammenarbeit. Eine der Befragten brachte es wie folgt auf den Punkt: Hier werden die Stärken jeder Altersgruppe gefördert. Die Maxime des VEDA Talentmanagements ist es, auf das Erfahrungswissen der Älteren zu bauen und junge Talente zu fördern. VEDA setzt darauf, die Stärken jeder Altersgruppe zu fördern. Die weitere Befragung beschäftigte sich mit den Arbeitsbedingungen der über 40-jährigen. Welche sind die zentralen Faktoren, die psychische und physische Erwerbsfähigkeit in der zweiten Lebenshälfte signifikant beeinflussen? Hier konnten wir acht Themenfelder eingrenzen (siehe Diagramm). Die Ergebnisse zeigten keinen akuten Handlungsbedarf. Eine Diskussionsrunde mit den Best Agern bestätigte die Ergebnisse. Dennoch ist es VEDA wichtig, Präventivmaßnahmen zu ergreifen, um nicht in akuten Handlungsbedarf zu geraten. Dazu gehören die Einführung eines jährlichen Gesundheitstages, das beständige Fördern unterschiedlicher Gesundheitsmaßnahmen, z. B. Wakeboard-Kurse, und die Teilnahme an sportlichen Events. So nahm VEDA 2009 unter anderem am Drachenbootrennen auf dem Rursee und am J.P.-Morgan- Lauf in Frankfurt teil. VEDA info 2/

14 Gespür für die Anforderungen der Zeit Waskönig + Walter Kabel-Werk GmbH u. Co. KG führt VEDA Finance & Accounting ein Text Dirk Dautzenberg Die Waskönig + Walter Kabel-Werk GmbH u. Co. KG, mit Zentralstandort im niedersächsischen Saterland, hat sich im Jahr 2008 für die Einführung der Finance & Accounting-Gesamtlösung der Alsdorfer VEDA GmbH entschieden. Als ein weltweites Unternehmen ist Waskönig + Walter mit dem Alles unter einem Dach -Konzept tätig. In der m 2 großen Fertigungshalle am Zentralstandort werden t Kabel und Leitungen unterschiedlichster Art normgerecht produziert und vermarktet. Tochtergesellschaften in Dänemark, Spanien und der Schweiz vertreiben Produkte an Energieversorgungsunternehmen, Industrie und Großhandel. Nach dem Verkauf von DCW suchte Waskönig + Walter eine zukunftsfähige und mittelstandsgerechte Komplettlösung im Bereich Finance & Accounting. Nicht nur die Zukunftsfähigkeit, auch breit aufgestellte Funktionalitäten spielten eine große Rolle. Ein weiterer wesentlicher Faktor für die Entscheidungsfindung war, die Nutzung der vorhandenen Server-Infrastruktur, i-series. Nach intensiven Recherchen und Workshops entschied Waskönig + Walter sich für VEDA j-ware for System i, die Java-Oberfläche von VEDA in Kombination mit System i. Nicht nur, dass der Green Screen sich in einer schönen, anwenderfreundlichen farbigen Oberfläche darstellt, mit dem neuen Werkzeug lassen sich auch eigenentwickelte Applikationen nach Java transformieren. Ergänzend zum Leistungsumfang und zur Plattformunabhängigkeit haben wir nun ein Werkzeug an die Hand bekommen, mit dem wir auch eigene Programme nach Java transferieren können, so Herr Tai-Won Pak, Leiter der IT und Organisation bei Waskönig + Walter. Nach drei Monaten erfolgreicher und kooperativer Projektarbeit mit Konzeption, Migration, Customizing und Schulung erfolgte zunächst der Echtbetrieb der Finanz- und Anlagenbuchhaltung. Die Fähigkeit, speziell im DCW-Umfeld mit bewährten Migrationswerkzeugen agieren zu können, verkürzt nicht nur die Projektlaufzeit, sondern garantiert den Anwendern ein wichtiges Maß an Sicherheit, so Dirk Dautzenberg, Projektleiter der VEDA GmbH. Nachdem in einem parallelen Projekt die Personalzeitwirtschaft, VEDA HR Zeit, samt Zutrittskontrolle im Drei-Schichtkontibetrieb bei Waskönig + Walter eingesetzt wurde, folgte die Implementierung des Moduls Controlling in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung. Wesentliches Ziel war im ersten Schritt die Abbildung unseres Planungsprozesses für das Jahr 2009 im System. Erwähnenswert ist neben der funktionalen Implementierung sicherlich das Maß an kompetenter betriebswirtschaftlicher Beratung durch VEDA, fasst Herr Speer als Prokurist dieses Teilprojekt zusammen. 14 VEDA info 2/2009

15 Vier Unternehmen optimieren mit EBO-Lösungen und -Workshops Geschäftsprozesse Texte Hartmut Giesen Gleich vier Unternehmen haben sich in Mitarbeiter agieren jetzt effizienter mit der den letzten Wochen für CRM- und Organisationslösungen von EBO entschieden: ECO Schulte, Anbieter von Systemtechnik Software. Der Pharmagroßhändler Kehr aus Braunschweig hat auf Basis des CRM-Systems ßendienst und Angebotsverwaltung mit für Türen in Menden, stattet Vertrieb, Au- evo-one ein Ticketing-System und eine EBO-Software aus. Die Besonderheit hier: Supportverwaltung für 30 Nutzer implementiert. Die neue Lösung ist direkt an von Navision. eine direkte Anbindung an die ERP-Lösung eine ERP-Software auf einer IBM System i Westfalenstoffe, Münster, hat zunächst einen EBO-Workshop gebucht. Mit Hilfe von gekoppelt. Ethen Rohre, Aachen, einer der Marktführer für die Fertigung von Kapillarrohren, um die Arbeit von Kundenmanagement, EBO soll ein Konzept erarbeitet werden, managt Verwaltung, Vertrieb und Marketing künftig mit der EBO-Lösung ION. Fünf senden Software-Lösung zu Vertrieb und Außendienst mit einer umfas- optimieren. CRM ION 4.0 produktive Funktionen, mächtige Datenanalyse, individuelle Oberfläche Die Organisations- und CRM-Lösung ION von EBO ist jetzt in der Version 4 erhältlich. ION 4.0 bietet dem Nutzer eine renovierte Oberfläche im Vista-Design und mit neuen Funktionen, erweiterten Anwendern gehören etwa die Stadt Aachen, der Delius Klasing Verlag, Eismann Schweiz, Zeppelin/Caterpillar Österreich oder die Sony Audio Video GmbH. ION erfüllt dort jeweils verschiedene Aufgaben: Individualisierungsmöglichkeiten und Es dient z.b. als klassisches CRM- beliebigen Datensichten. System, als Projekt- und Angebotsmanagement-Lösung, als Matchingsoftware ION wird von zahlreichen Unternehmen, Konzernabteilungen und öffentlichen für Arbeitssuchende und Arbeitgeber oder als Unternehmensdatenbank. Verwaltungen als Universalwerkzeug Mit der neuen Version steigen sowohl für das Kundenmanagement sowie für alle Administrations-, Verwaltungs- und Managementaufgaben genutzt. Zu den die Bedienungs- und Nutzerfreundlichkeit als auch die Funktionsvielfalt und das Einsatzspektrum von ION. Die pio Suite die mobile Business- Intelligence-Lösung Management findet heute unterwegs statt. Umso wichtiger, dass geschäftsführende und Geschäfte machende Business- Nomaden auf die für sie wichtigen Unternehmenszahlen auch mobil Zugriff haben. Die EBO stellt jetzt mit der pio Suite eine der ersten mobilen Business-Intelligence-Lösungen vor. Entwickelt wurde sie vom EBO-Gesellschafter-Unternehmen AS/point GmbH. Die pio Suite ist die Datenplattform für die mobile Nutzung von Unternehmensdaten. Serverseitig extrahiert sie Informationen aus Datenbanken, Tabellen oder Textdateien, führt Berechnungen durch und stellt sie in sogenannten Data Marts zusammen. Auf diese Data Marts greifen die Nutzer von unterwegs mit ihren mobilen Endgeräten zu, ganz gleich, ob es sich um Notebooks, Smartphones oder Business- Handys handelt. VEDA info 2/

16 Grafische Zonendarstellung in VEDA HR Zeit Neue Funktion im Modul Zutrittskontrolle Text Urban Isenmann Schon jetzt schätzen die Anwender der Personalzeitwirtschafts-Lösungen VEDA HR Zeit die Möglichkeit, die einzelnen Zutrittspunkte im Unternehmen in beliebige Zonen zu unterteilen und diese mit Zeitprofilen und Zutrittsmodellen zu kombinieren und zu verwalten. Mit der neuen grafischen Lösung der Zonendarstellung können nun komplexere Firmenstrukturen einfacher abgebildet und überwacht werden. Je komplexer die Unternehmensstruktur, desto einfacher lässt sich das Unternehmen über die grafische Zonendarstellung verwalten. Mehrere Standorte, Gebäude, Etagen, Flure, Zonen etc. können über die neue Funktion abgebildet werden. Es besteht die Möglichkeit, beliebige Grafiken wie etwa Landkarten, Stadtkarten, Gebäudegrundrisse oder sonstige Pläne zu hinterlegen und die einzelnen Zutrittspunkte wie Schranken, Eingangs- oder Bürotüren per Drag-and-Drop-Funktion auf diesen Grafiken zu positionieren. Verschiedene Zonenstufen ermöglichen eine Hierarchie der einzelnen Komponenten. So können etwa einem Grundstück die Gebäude zugeordnet werden und diesen wiederum die einzelnen Stockwerke oder Räume. Durch Anklicken der einzelnen Komponenten werden direkt die zuletzt durchgeführten Zutrittsbewegungen angezeigt. Mit dieser Funktion entstehen aus komplexen Firmenstrukturen und Zutrittsmodellen einfache und durchsichtige Übersichten zur Planung, Verwaltung und Überwachung aller Zutrittsbewegungen. Türen öffnen ohne Verkabelung und ohne Schlüssel Text Urban Isenmann Sie verwalten bereits Türen mit der elektronischen Zutrittskontrolle in VEDA HR Zeit? Ihre Bürotüren öffnen Sie dennoch mit einem Schlüssel? Mit dem neuen Modul CardLink in VEDA HR Zeit werden Schlüssel überflüssig. Bisher wird die Möglichkeit, einzelne Zutrittspunkte im Unternehmen über die elektronische Zutrittskontrolle zu verwalten, mit der herkömmlichen mechanischen Variante eines Schlüssels kombiniert. KABA bietet mechatronische Komponenten, die in Kombination mit dem neuen CardLink Modul in VEDA HR Zeit Schlüssel überflüssig machen. Die KABA GmbH bietet mit dem mechatronischen Schließzylinder oder Türbeschlag eine interessante (Offline-)Variante für Türen, bei denen eine Verkabelung nicht möglich ist. So können einfache Bürotüren ohne bauliche Veränderungen durch einfaches Austauschen des mechanischen Schließzylinders in einen mechatronischen in das Zutrittskontrollsystem einbezogen werden. Zutrittsberechtigungen werden per Leser auf Ihr Ausweis-Medium (z. B. Schlüsselanhänger oder Ausweiskarte) geschrieben, der mechatronische Zylinder oder Beschlag prüft die Gültigkeit und die Berechtigung des Ausweis-Mediums, mit dem bereits die Zeiterfassung oder die Online-Zutrittskontrolle bedient wird. Das neue Modul CardLink bietet die volle Integration der mechatronischen Komponenten in die von KABA bereitgestellte CardLink-Funktionalität. Damit ist eine Dateneingabe nur noch einmal notwendig. Unabhängig von der Art der Zutrittspunkte werden alltägliche Arbeiten wie Anlegen eines neuen Mitarbeiters, Änderung der Zutrittsberechtigung, Bearbeitung bei vergessenen oder verlorenen Ausweisen, Ausgabe von Besucherscheinen etc. komfortabel in einem Arbeitsgang vom Arbeitsplatz aus erledigt. Mit CardLink behalten Sie den Überblick und bestimmen, wer, wann, wo und wie lange eine Zutrittsberechtigung erhält. Urban Isenmann, VEDA Zeit GmbH Consultant, Tel.: VEDA info 2/2009

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