Information & Handbuch

Transkript

1 Das ultimative Bar-Erlebnis! Information & Handbuch Nicht warten, starten 2012 by qrbar.de Version

2 Einleitung QRBar stellt sich vor Was ist QRBAR? Wie sind die Anforderungen? QRBar ermöglicht es Ihren Gästen ganz einfach Bestellungen per Handy aufzugeben ohne auf den Kellner warten zu müssen und zeigt ihnen eine Übersicht ihrer aktuellen Bestellungen. QRBar lässt sich einfach und kostenlos in JEDE Location integrieren. Sie benötigen nur einen kostenlosen Account, den Sie sofort auf QRBar.de einrichten können und falls Sie Ihren Gästen Bestellungen mit dem Handy erlauben wollen ein mit dem Internet verbundenes Empfangsgerät (wie z.b. Laptop, PC, ipad oder jedes andere Tablet) an Ihrer Theke. Mehr nicht! Ihr Gast benötigt lediglich ein SmartPhone und einen handelsüblichen QR-Reader (wie z.b. barcoo). Er benötigt keine spezielle App und muss keine persönlichen Daten angeben! ***** Service Karte Angebote So kanns gehn QRBar in der Praxis Wenn Sie QRBar in Ihrer Location (Cafe, Bar, Kneipe, Biergarten, etc.) einsetzen, ist jeder Tisch mit einem QRCode ausgestattet. Der Gast scannt diesen Code mit seinem Handy und hat nun vollen Zugriff auf alle Features von QRBar für IHRE Location. ***** Flirten Talken Bar bewerten Falls Sie Bestellungen per Handy ermöglichen wollen: Sie sehen die eingegangenen Bestellungen sofort auf Ihrem Empfangsgerät * und können sie annehmen, stornieren und als ausgeliefert oder bezahlt markieren. Wenn Sie mehrere Stationen haben, können Sie mehrere Empfangsgeräte * einsetzen (z.b eins in der Küche für Speisen und eins an der Bar für Getränke). Die Bestellungen können nun einfach in das eigene Bestellsystem übernommen werden. Falls gewünscht, können wir Ihnen auch eine direkte Schnittstelle in Ihre Warenwirtschaft entwickeln. Fragen Sie uns einfach. Das Bezahlen erfolgt dann wie gewohnt beim Kellner - wir wollen schliesslich niemanden um sein wohlverdientes Trinkgeld bringen ;) *Ein Empfangsgerät kann jedes Tablet (z.b. ipad), jeder PC, jeder Laptop oder ein beliebiges anderes Gerät sein auf dem Sie einen Browser (z.b. Firefox) installieren können und welches Zugang zum Internet hat. Scannen und TESTEN Seite 2/17

3 Einleitung QRBar stellt sich vor So gehts 3 Schritte zum Start 1.. Auf finden Sie ein Formular mit dem Sie sich kostenlos anmelden können. Sie erhalten umgehend Ihre Zugangsdaten per und können sofort starten. 2. Im Adminbereich Ihre Location konfigurieren. Locationdaten (Name, Anschrift, etc.), Tische, welche Module möchten Sie nutzen (z.b. Kellner rufen per Handy, Bestellen per Handy), falls gewünscht Speisen/Getränkekarte anlegen. 3. Location entsprechend Ausstatten. Wir bieten Ihnen KOSTENLOS vorgefertigte Flyer für den Tisch (inkl. Ständer), die Sie an den Tischen verteilen sollten und unser System generiert Ihnen die entsprechenden QRCodes, welche auf die Gastinfo aufgeklebt werden müssen kein Code, kein QRBar ;) Falls Sie die Bestellung per Handy anbieten möchten sollten Sie ein mit einem Browser und einem Internetzugang ausgestattetes Tablet, einen Laptop, einen PC, etc. dort positionieren wo die Bestellungen eingehen sollen (z.b. Theke oder Küche). Ansonsten vergessen Sie diesen Punkt :) FERTIG! Unglaublich KOSTENLOS, aber warum? Wir glauben, dass ein solches System nur dann eine Zukunft hat, wenn es von vielen genutzt wird und eine entsprechende Verbreitung hat. Daher bieten wir QRBar kostenlos an. Wir glauben an die Idee und wollen Sie in so vielen Locations wie möglich eingesetzt sehen. Für die spätere Finanzierung des Projektes haben wir schon ein paar Ideen, denn auch wir müssen Essen & Trinken ;) Aber keine Angst, für Sie und den Gast bleibt alles KOSTENLOS und ohne finanzielles Risiko! Wir haben noch einiges vor, aber jedes Haus fängt mit dem Grundstein an - seien Sie von Anfang an dabei :) Seite 3/17

4 Quick-Start Nur das Notwendigste Grundeinrichtung/Vorbereitung der Location admin.qrbar.de 1. Einloggen mit und Admin-Passwort 2. Locationdaten einpflegen (Menüpunkt Location Pflegen ) 3. Tische und falls gewünscht Stühle einrichten (Menüpunkt Tische und Sitze ) 4. Speisekarte einrichten (Menüpunkt Bestell Positionen ) 5. Gastinformation ausdrucken (Menüpunkt Location Pflege ) 6. QR-Codes drucken (Menüpunkt Location Pflege ) 7. Gastinfo mit den QR-Codes für die Tische bekleben und auf die Tische verteilen 8. Falls gewünscht, QR-Codes der Stühle an den Tisch anbringen 9. Nur wenn Sie die Bestellung per Handy anbieten wollen Testbestellung durchführen (Code einscannen mit handelsüblicher QR-Reader App z.b. barcoo und etwas bestellen) Admin-Bereiches Nur wenn Sie die Bestellung per Handy anbieten wollen Bestellungen als Kellner sehen und bearbeiten barview.qrbar.de 1. Einloggen mit und Barview-Passwort 2. Bestellungen entgegennehmen (Menüpunkt Bestellungen ) 3. Bestellungen abrechnen und/oder umbuchen - z.b. auf einen anderen Tisch/ Stuhl (Menüpunkt Abrechnung ) 4. Falls aktiv Sicherheitscode einsehen und/oder ändern (Menüpunkt Tischcodes ) Die Barview kann mit jedem Tablet (z.b. ipad), PC, Laptop oder ähnlichem Aufgerufen werden. Einzige Voraussetzung ist ein Browser und ein Internetanschluss. Den Benutzernamen und das Passwort für den Barview legen Sie im Adminbereich unter Location Daten fest. Barview Seite 4/17

5 Einleitung Wichtige Begriffe Der Schlüssel QR-Code Jeder QR-Code enthällt Informationen in welcher Location -> an welchem Tisch (-> an welchem Stuhl - falls gewünscht) er sich befindet. Dementsprechend bekommt der Gast die passende Speisekarte angezeigt und Sie die Bestellung in der Barview inkl. der Info wo bestellt wurde. Der Lageplan Tische und Stühle Um die Bestellungen so genau wie möglich zuordnen zu können, ist es möglich im Adminbereich nicht nur Tische anzulegen, sondern jedem Tisch auch noch Stühle zuzuweisen und auch für jeden Stuhl einen QR-Code zu generieren. Wenn der Gast über den QR-Code eines Stuhles bestellt hat er quasi seinen eigenen Bierdeckel. Bestellt er über den QR-Code eines Tisches, ist es als ob der ganze Tisch auf einen Bierdeckel bucht. WICHTIG: In der Ansicht des Gastes werden alle VON SEINEM HANDY aus getätigten Bestellungen angezeigt. Nicht die, Bestellungen eines Tisches, oder Stuhls. Nur wenn Sie die Bestellung per Handy anbieten wollen Kontrolle bei der Bestellung Sicherheitscode Wenn ein Gast den Code scannt, kann er sofort bestellen. Einmal auf der Seite kann er 4 Stunden lang weiter bestellen. Theoretisch also auch, wenn er schon gegangen ist. Er könnte sich auch die Adresse merken, die hinter dem QR-Code steht und sie von zuhause aus aufrufen, um von dort eine Cola zu bestellen. Um das zu verhindern, haben Sie die Möglichkeit pro Tisch einen Sicherheitscode (4 stellige Zahl) zu vergeben. Ist diese Option aktiviert kann Ihr Gast nur dann bestellen, wenn er den Code kennt (zum Beispiel weil der Kellner Ihn auf einen Zettel geschrieben und an den Tisch gebracht hat). Per Knopfdruck kann der Kellner einen neuen Code generieren (z.b. dann, wenn die Gäste gezahlt haben und neue Gäste an den Tisch kommen). In dem Moment, wo ein neuer Code vergeben wird, kann keine weitere Bestellung mehr von den alten Gästen getätigt werden - sie werden aufgefordert den neuen Sicherheitscode einzugeben. Seite 5/17

6 Einleitung Wichtige Begriffe Für jeden Tisch Gästeinformation Damit der Gast weiß, was er mit dem QR-Code anfangen kann, gibt es eine Information, die Sie auf den Tisch stellen können (inkl. Platz um den QR-Code des Tisches draufkleben zu können). Falls Sie weitere Formate wünschen, fragen Sie gerne an: ACHTUNG: Die solange der Vorrat reicht kann ein kostenloses Starter-Paket angefordert werden, was Vordrucke und Tischständer enthält. Einfach bei anfragen! Kontrolle bei der Bestellung Barview & Adminbereich Adminbereich ist der Bereich, wo Sie Ihre Location verwalten können. Barview ist die Ansicht für den Kellner, in der er Bestellungen sehen und verwalten kann sowie neue Sicherheitscodes (siehe oben) vergeben kann. Ihre Speisekarte Speisen & Getränke Speisen & Getränke sind die Sachen, die Ihr Gast auf der Karte sieht, bewerten & auf Facebook posten oder wenn Sie es erlauben bestellen kann. Eine Sache kann einer/mehreren Kategorie und einer Subkategorie zugeordnet werden. Beispiel: Getränke -> Alkoholfrei -> Coca Cola light Summer Special -> Coca Cola light Zusätzliche Angaben sind Menge (0,5 Liter), Preis (2,50 bitte keine Währung eingeben - siehe Speisen & Getränke weiter hinten) und Beschreibung (Serviert mit Eis und Zitrone). Seite 6/17

7 Der Admin-Bereich // admin.qrbar.de Der Admin-Bereich Der Admin-Bereich Die Verwaltung Ihrer Location Der Admin-Bereich dient der Verwaltung Ihrer Location. Unter anderem können Sie hier folgendes tun: Locationdaten wie. z.b Adressdetails vornehmen Infomaterial zum Bestücken Ihrer Location herunterladen Zugangsdaten für den Barview ändern Tische und Stühle verwalten QR-Codes generieren Speisekarte pflegen Den Text für die Fußzeile in der Bestellansicht des Gastes festlegen. Hier haben wir schon einen Text vorgeschlagen, der aber nicht bindend ist und bei Bedarf ausgetauscht werden sollte. (z.b. Preise in Euro. Inkl. Mehrwertsteuer. Ansicht nicht verbindlich. Es gillt die Rechnung des Kellners.) Features aktivieren oder deaktivieren (z.b. Bestellen per Handy erlauben oder verbieten) admin.qrbar.de Seite 7/17

8 Der Admin-Bereich // admin.qrbar.de Locationdaten Locationdaten Locationübergreifende Informationen Name und Adresse (User können später gezielt nach QRBars suchen) Gästeinformationen als PDF zum Ausdrucken downloaden QR-Codes der gesamten Location als PDF generieren (zum ausdrucken und auf die Tische verteilen) Sicherheitscode für alle Tische deaktivieren (auch wenn der Tisch den Sicherheitscode aktiviert hat, wird er mit dieser Einstellung wieder deaktiviert). Die Zugangsdaten für die Kellneransicht (Barview) vergeben. Sie können diese Zugangsdaten getrost an Ihr Personal weitergeben, da sie ihn jederzeit ändern können und er keinen Zugriff auf den Admin-Bereich gewährt. Den Text für die Fußzeile in der Bestellansicht des Gastes festlegen. Hier haben wir schon einen Text vorgeschlagen, der aber nicht bindend ist und bei Bedarf ausgetauscht werden sollte. (z.b. Preise in Euro. Inkl. Mehrwertsteuer. Ansicht nicht verbindlich. Es gillt die Rechnung des Kellners.) Sicherheitscode für alle Tische deaktivieren (auch wenn der Tisch den Sicherheitscode aktiviert hat, wird er mit dieser Einstellung wieder deaktiviert). Alle QR-Codes drucken Seite 8/17

9 Der Admin-Bereich // admin.qrbar.de Tische und Sitze Der Lageplan Tische und Sitze anlegen Um die Bestellungen so genau wie möglich zuordnen zu können, ist es möglich im Adminbereich nicht nur Tische anzulegen, sondern jedem Tisch auch noch Stühle zuzuweisen und auch für jeden Stuhl einen QR-Code zu generieren. Wenn der Gast über den QR-Code eines Stuhles bestellt, hat er quasi seinen eigenen Bierdeckel. Bestellt er über den QR-Code eines Tisches, ist es als ob der ganze Tisch auf einen Bierdeckel bucht. QR-Codes für Tisch und Stühle generieren Tisch löschen 1 Neuer Tisch Wenn Sie den QR-Code neu generieren, dann muss auch ein neuer Ausdruck an den Tisch oder Stuhl angebracht werden!!! 2 Ein inaktiver Tisch/Stuhl kann nicht bestellen und wird im Barview nicht angezeigt Kann auch im Barview geändert werden 2 1 Neuer Stuhl/ Stuhl entfernen HINWEIS: Bitte lesen Sie auch das Kapitel Wichtige Begriffe hier wird im Detail auf den Sicherheitscode eingegangen. Seite 9/17

10 Der Admin-Bereich // admin.qrbar.de Speisen & Getränke Bestellpositionen Ihre Speisekarte Eine Bestellposition ist ein vom Gast zu bestellendes Produkt/Leistung. Sie kann einer oder mehreren Kategorien und einer Subkategorie zugeordnet werden. Beispiel: Getränke -> Alkoholfrei -> Coca Cola light Summer Special -> Coca Cola light Zusätzliche Angaben sind Menge (0,5 Liter), Preis (2,50) und Beschreibung (Serviert mit Eis und Zitrone). Bei jeder Bestellung kann der Gast einen Kommentar angängen (z.b. ohne Eis). Ansicht filtern Position duplizieren Löschen z.b. 500 ml inaktiv = kann nicht bestellt werden Bitte keine Währung eingeben, diese können Sie im Text für die Fußzeile unter dem Menüpunkt Location Daten allgemein festlegen Neuer Kategorie zuordnen Gliederung bei der Bestellung. Mehrere Kategorien möglich KELLNER RUFEN / RECHNUNG ANFORDERN Legen Sie eine Kategorie Service an und je eine Bestellposition für Kellner rufen und Rechnung anfordern. Fertig :) Seite 10/17

11 Der Admin-Bereich // admin.qrbar.de Persönliche Daten Ihre Daten Persönliche Daten Dieser Punkt braucht keine Erklärung, oder? ;) Seite 11/17

12 Barview // barview.qrbar.de Barview (wenn Bestellung per Handy oder Servcie aktiv) Alles im Blick Die Übersicht für den Kellner Da es im täglichen Geschäft immer schnell gehen muss, gibt es die Barview. Hier sieht der Kellner übersichtlich alle Infos, die er benötigt und Sie brauchen sich keine Sorgen machen, dass jemand ausversehen (oder absichtlich) Ihre im Admin Bereich gepflegten Daten ändert oder löscht. Die Zugangsdaten zum Barview können Sie im Admin-Bereich unter Location Pflege ändern. Folgendes ist im Barview möglich: Eingegangene Bestellungen annehmen Abrechnungsansicht aller Bestellungen Option zum Umbuchen von Bestellungen auf andere Stühle oder Tische Sicherheitscode für Tische neu generieren barview.qrbar.de Seite 12/17

13 Barview // barview.qrbar.de Bestellungen (wenn Bestellung per Handy aktiv) Bestellungen Die eingegangenen Bestellungen im Blick Unter Bestellungen werden alle Bestellungen aufgelistet, die noch nicht ausgeliefert, bezahlt oder storniert wurden. Wenn Sie mit 2 Stationen arbeiten (z.b. Küche und Bar), können Sie die Ansicht nach Kategorien filtern (z.b. Küche: Kategorie Speisen ). Optionen an einer Bestellung (der jeweilige Status wird dem Gast in seiner Bestellübersicht angezeigt): Annehmen Stornieren (die Bestellung verschwindet aus der Ansicht und wird nicht in der Bestellübersicht des Gastes mit eingerechnet) Ausliefern (die Bestellung verschwindet aus der Übersicht und ist in der Abrechnungsübersicht einsehbar) Umbuchen auf andere Tische/Stühle Filter Tisch KLICK Menge Was (inkl. Kommentar, falls mit angegeben) Wie alt ist die Bestellung Optionen: Annehmen / Stornieren / Ausliefern Seite 13/17

14 Barview // barview.qrbar.de Abrechnung (wenn Bestellung per Handy aktiv) Übersicht aller Bestellungen Alle Bestellungen im Blick Unter diesem Punkt finden Sie alle Bestellungen, die nicht mehr unter Bestellungen stehen. Es ist quasi der Nachfolger dieses Menüpunktes Sie haben hier folgende Möglichkeiten: Bestellungen umbuchen (auf einen anderen Tisch, Stuhl) Bestellungen stornieren Sehen welcher Tisch/Stuhl was bestellt hat und was gezahlt werden muss Einen ganzen Tisch/Stuhl als bezahlt setzen Filter KLICK Ganzen Tisch oder Stuhl als bezahlt markieren. Seite 14/17

15 Barview // barview.qrbar.de Tischcodes Sicherheit erhöhen Sicherheitscodes für die Tische festlegen In dieser Ansicht kann der Kellner (z.b. nach dem Abrechnen) neue Sicherheitscodes für den Tisch festlegen oder ihn deaktivieren. Entweder per direkte Eingabe einen neuen Code zuweisen und Speichern klicken ODER Neu generieren und speichern klicken, dann wird automatisch ein neuer Code vergeben. Erklärung Sicherheitscode (siehe hierzu auch das Kapittel Wichtige Begriffe ) Wenn ein Gast den Code scannt, kann er sofort bestellen. Einmal auf der Seite kann er 30 Minuten lang weiter bestellen. Theoretisch also auch, wenn er schon gegangen ist. Er könnte sich auch die Adresse merken, die hinter dem QR-Code steht und sie von zuhause aus aufrufen, um von dort eine Cola zu bestellen. Um das zu verhindern, haben Sie die Möglichkeit pro Tisch einen Sicherheitscode (4 stellige Zahl) zu vergeben. Ist die Option aktiviert kann der Gast nur dann bestellen, wenn er den Code kennt (zum Beispiel weil der Kellner Ihn auf einen Zettel geschrieben und an den Tisch gebracht hat). Per Knopfdruck kann der Kellner einen neuen Code generieren (z.b. dann, wenn die Gäste gezahlt haben und neue Gäste an den Tisch kommen). In dem Moment, wo ein neuer Code vergeben wird, kann keine weitere Bestellung mehr von den alten Gästen getätigt werden - sie werden aufgefordert den neuen Sicherheitscode einzugeben. Seite 15/17

16 Die andere Seite Sicht des Gastes Bestellansicht So sieht Ihr Gast QRBar Bilder sind gut, probieren ist besser. Scannen Sie einfach den untenstehenden Code ein und erleben Sie QRBar als Gast: Ausgedruckte Gastinfo mit aufgeklebtem QR-Code Beispiel ohne Sicherheitscode Beispiel mit Sicherheitscode Sicherheitscode 1234 Seite 16/17

17 Wir können noch mehr Individuelle Anforderungen Kommt Zeit, kommt Rat Aber auch wenn Sie nicht warten wollen, wir sind für Sie da! Was sie bisher gesehen haben ist die Free-Version von QRBar. Wir arbeiten weiter, um sie zu verbessern und um neue Features zu erweitern. Parallel arbeiten wir an einer PRO-Version mit zusätzlichen spannenden Features (die wir hier noch nicht aufführen wollen, da man ja nie weiß wer mitliest ;) ). Das bedeutet viele Lösungen wird die Zeit mit sich bringen. Falls Sie aber jetzt schon individuelle Anforderungen haben, wie z.b. : einen Import der Bestellpositionen aus Ihrer Warenwirtschaft direkter Import der Bestellungen in Ihre Warenwirtschaft ein individuelles Design und und und lassen Sie es uns wissen. In den meisten Fällen können wir helfen! Telefon Facebook Twitter GooglePlus Seite 17/17