Automatisches Scannen und Ablegen mit Barcodeerkennung

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1 Automatisches Scannen und Ablegen mit Barcodeerkennung Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Einsatzkonzept Ablaufplan Ablaufbeschreibung Ziel Tools Drucken von Barcode-Etiketten (D32B0010.EXE) Zuordnungstabelle Anlegen von Barcode-Dokumenten (D32B0011.EXE) Automatischen Scannen von Dokumenten und Ablegen in Docplace-Archiv Serien-Scan und Zuordnung über Barcode-Etikett (D32B0012.EXE) Automatische Archivierung von PDF-Dateien über Barcode-ID im Dateinamen (D32B0014.EXE) Technische Dokumentation Aufruf-Parameter Mandant Dateipfad Sicherungspfad Automatisches Löschen Einstellungen Quellenangabe Aufbau des Dateinamens der übergebenen Datei Validierung der Seitenanzahl VIAS_W Barcodeerkennung 1

2 1. Einführung Unsere Kunden arbeiten erfolgreich mit VIAS bei der Verwaltung ihrer Kunden- und Versicherungsdaten sowie der Steuerung ihrer versicherungstechnischen und vertrieblichen Abläufe. Dokumente werden hierzu in Docplace archiviert und verwaltet. Um Dokumente wie z.b. Maklerverträge, Checklisten oder die eingehende Post archivieren zu können, müssen diese elektronisch vorliegen. Dazu ist es häufig notwendig die Dokumente, welche zunächst in Papierform vorliegen, einzuscannen. Der Sachbearbeiter welcher ein Schriftstück bearbeitet, scannt dieses zur Archivierung ein und legt es in Docplace ab. Hierfür werden häufig kleinere Arbeitsplatzscanner eingesetzt, welche in Punkto Performance nicht optimal sind. Der Einsatz eines langsamen Arbeitsplatzscanners behindert den Arbeitsfluss der Sachbearbeiter. Die Anschaffung von leistungsstärkeren Dokumentenscannern für jeden Arbeitsplatz wäre sehr kostenintensiv. Durch die vorliegende Erweiterung wird eine Architektur geschaffen, welche dem Sachbearbeiter den Vorgang des Einscannens von Dokumenten abnimmt. Dazu wird ein zentraler Hochleistungsscanner eingesetzt, an dem die Dokumente eingescannt werden. Dennoch soll es in der Hand des Sachbearbeiters liegen, die Dokumente in Docplace zuzuordnen, zu archivieren und zu verwalten. Ziel ist es, den Arbeitsfluss des Sachbearbeiters zu verbessern, so dass ein reibungsloser Geschäftsablauf ermöglicht wird. VIAS_W Barcodeerkennung 2

3 2. Einsatzkonzept Im Folgenden gehen wir detailliert auf die für die Umsetzung des Projektes erforderlichen Einzelheiten ein. 2.1 Ablaufplan 1. Dokumente: - Maklervertrag - Checkliste - eingehende Post Barcode- Etiketten 3b 3a 4. Barcode Seitenanzahl Arbeitsstation 5b 5a 6. Sachbearbeiter Barcode- Zuordnung stabelle Docplace- Archiv 8a 8b Scanner 7. Arbeitsstation Ablaufplan: automatisches Scannen und Ablegen mit Barcodeerkennung VIAS_W Barcodeerkennung 3

4 2.2 Ablaufbeschreibung 1. Jeder Sachbearbeiter erhält einen oder mehrere Bögen mit vorbereiteten Barcode- Etiketten. 2. Ein Dokument z.b. ein Maklervertrag, eine Checkliste oder eingehende Post wird bearbeitet. 3. Das Dokument wird mit einem vorliegenden Barcode-Etikett versehen. 4. Die Nummer des Barcodes und die Seitenanzahl werden über die Anwenderschnittstelle in das System eingegeben (hierzu können optional noch Barcode- Handleser / Lesestifte verwendet werden). 5. Reservieren des Dokumentes in Docplace. a) Es werden ein Vorgang und ein Dokument in Docplace angelegt. b) Der Schlüssel des reservierten Docplace-Dokumentes und der Barcode werden in eine Zwischendatei abgelegt. Wird zwischenzeitlich versucht, das (noch nicht gescannte) Dokument aufzurufen, erfolgt die Meldung Bilddatei noch nicht vorhanden! 6. Die mit einem Barcode versehenen und in Docplace reservierten Dokumente werden gesammelt und zu einem zentralen Scanner weitergegeben. 7. Die Dokumente werden gescannt und automatisch in DocPlace archiviert. 3. Ziel a) Der Barcode des Dokumentes wird ausgewertet und in der Barcode- Zuordnungstabelle nachgeschlagen. b) Über den Docplace-Schlüssel der Zuordnungstabelle wird das Dokument nun endgültig in Docplace abgelegt. Der Sachbearbeiter wird nicht mehr in seinem Arbeitsfluss behindert. Er kann alle Dokumente des Tages zunächst sammeln und alle gemeinsam zum zentralen Scanner geben. Der Prozess des Scannens und des anschließenden Ablegens in Docplace kann z.b. einmal am Tag ausgeführt werden. Fehlermeldungen werden erst ausgegeben, nachdem alle Dokumente eingelesen wurden, bzw. werden in der Protokolldatei vermerkt. VIAS_W Barcodeerkennung 4

5 4. Tools 4.1 Drucken von Barcode-Etiketten (D32B0010.EXE) Erstellen einer List&Label-Liste mit Barcode-Feldern des Typs "CODE 128" Barcodes werden fortlaufend mit Prüfziffer generiert Einbinden der Liste mit Barcode-Feldern Abspeichern der zuletzt gedruckten Barcodes in V32P0210.btr Beim Drucken der Liste erscheint ein Fenster zur Eingabe einer Stückzahl. VIAS_W Barcodeerkennung 5

6 4.2 Zuordnungstabelle Docplace-BTR-Datei als Zuordnungstabelle zur Verwaltung des Barcodes und des zugeordneten Docplace-Archiv-Dokumentes. Die neue BTR-Datei befindet sich im Docplace-Ordner, da Barcodes und damit verknüpfte Docplace-Dokumente im gesamten System konsistent sein müssen. Inhalte: Barcode, Docplace-Dateiname, Seitenanzahl (bzw. bei entsprechender Einstellung siehe mit Standardwert=1 vorbelegt). 4.3 Anlegen von Barcode-Dokumenten (D32B0011.EXE) Anwenderschnittstelle zur Eingabe eines Barcodes und Anzahl der Seiten (bzw. bei entsprechender Einstellung siehe ausgeblendet). Es wird ein Dokument im Docplace-Archiv reserviert. Der Schlüssel des reservierten Dokumentes wird zusammen mit dem eingegebenen Barcode in die Zwischendatei abgelegt. Aufruf aus Docplace, durch Hinzufügen von neuem Barcode-Dokument und anschließendem Archivieren in Barcode-Tool, oder aus Barcode-Tool und dem anschließendem Zuordnen in Docplace möglich. VIAS_W Barcodeerkennung 6

7 4.4 Automatischen Scannen von Dokumenten und Ablegen in Docplace-Archiv Serien-Scan und Zuordnung über Barcode-Etikett (D32B0012.EXE) ADF-Scan von Seite mit Barcode bis nächste Seite mit Barcode. Scan wird unterbrochen. Barcode auslesen. Nachschlagen in Zuordnungs-BTR und Plausibilitätskontrolle (Anzahl der Seiten). Ablegen in Docplace-Archiv. Entfernen aus Zuordnungs-BTR. Wenn keine Zuordnung gemacht werden konnte, wird das gescannte Dokument temporär in einen entsprechenden Ordner, nicht zuweisbarer Dokumente, unterhalb des Docplace-Ordners abgelegt. Ausgabe von Fehlermeldung nachdem ADF-Scan beendet wurde. Report-Datei mit fehlerfreien Zuordnungen (Inhalt: Barcode, zugeordneter Kunde und Vertrag bzw. Vorlagemappe) und aufgetretenen Fehlern. VIAS_W Barcodeerkennung 7

8 4.4.2 Automatische Archivierung von PDF-Dateien über Barcode- ID im Dateinamen (D32B0014.EXE) Wird ein Scanner eingesetzt, der bereits Barcode erkennt und die eingescannten Dokumente als PDF-Dateien im Netzwerk ablegt, kann der Archivierungsvorgang automatisch über die Barcode-ID im Dateinamen erfolgen. Dazu wurde das Programm D32B0014.EXE (Archivieren von Barcode-Dokumenten) neu erstellt. Das Programm meldet sich automatisch an den übergebenen VIAS-Mandanten an und erkennt den Barcode aus dem Dateinamen des Dokumentes. Nachschlagen in Zuordnungs-BTR. Eine Überprüfung der Seitenzahlen findet nicht statt. Die Seitenzahlen werden in der Protokolldatei nicht protokolliert. Ablegen in Docplace-Archiv. Entfernen aus Zuordnungs-BTR. Report-Datei mit fehlerfreien Zuordnungen und aufgetretenen Fehlern. Wenn keine Zuordnung gemacht werden konnte, wird das Dokument in der Vorlagemappe abgelegt. Ein Hinweis wird in der Protokolldatei vermerkt. Das Protokoll wird im VIAS-Anwendungsverzeichnis unter dem Dateinamen D32B0014.PRT geführt. Hier werden alle Protokolleinträge angehängt. Es wird das Semikolon (;) als Trennzeichen benutzt, um die Datei besser in einem Programm (z.b. Excel oder OpenOfficeCalc) zu betrachten. Vorsicht: Beim Öffnen der Protokolldatei z.b. in Excel oder OpenOfficeCalc wird diese automatisch gesperrt. Alle weiteren Scan-Vorgänge führen dann zu einem Fehler beim Schreiben in die Protokolldatei. Wenn die Protokolldatei betrachtet werden soll, dann bitte vorher eine Kopie erstellen und diese dann öffnen. Der Protokoll-Dateipfad ist über die Datei docplace.ini zu definieren: [Barcode] ProtokollPfad= \<Ordner>\... VIAS_W Barcodeerkennung 8

9 5. Technische Dokumentation 5.1 Aufruf-Parameter Betrifft D32B0014.EXE Beim Aufruf des Programms D32B0014.EXE über eine externe Scanner-Anwendung, müssen folgende Parameter mitgegeben werden: Mandant /MA:<Mandant> Das Programm meldet sich selbständig (mit dem Netzwerkbenutzernamen) an einen gültigen Mandanten an. Auf dem Dokumentenserver ist nicht ständig ein bestimmter VIAS-Benutzer angemeldet bzw. das VIAS-Menü gestartet. Auf dem betreffenden Arbeitsplatz muss der Vias- Client installiert sein. Das Programm läuft ohne Fenster im Hintergrund Dateipfad /DOK:<Pfad- und Dateiname> In welchem Verzeichnis liegt die zu Archivierende Datei und wie heißt diese. Es können auch alle Dokumente eines übergebenen Ordners mit Wildcard *.PDF zum Archivieren übergeben werden (Bsp.: /DOK:C:\Scan\*.PDF) Sicherungspfad /BAK:<Pfad für verarbeitete Dokumente> Optional: Verzeichnis, in das verarbeitete Dokumente verschoben werden sollen Automatisches Löschen /DEL Optional: Wird diese Option übergeben, werden verarbeitete Dokumente gelöscht. Beispiel für einen Aufruf: C:\Vwexe32\d32b0014.exe /MA:SE /DOK:C:\Scan\ PDF /DEL /BAK:C:\Scan\Sich VIAS_W Barcodeerkennung 9

10 5.2 Einstellungen Quellenangabe Betrifft d32b0012.exe Standardmäßig werden die Dokumente während der Laufzeit über den Scanner eingescannt. Liegen die zu archivierenden Dokumente jedoch bereits als Bilddateien (DCP, CMP, JPG, TIF, BMP, PCX) vor, so kann hierzu in der Datei DOCPLACE.INI (befindet sich im Windows- Verzeichnis des Arbeitsplatzes) folgende Einstellung vorgenommen werden: [Barcode] Quelle=.../PFAD/... Hier kann der Pfad angegeben werden, an dem die Bilddateien abgelegt sind. Beim Starten des Auslese-Vorgangs wird der Datei-Öffnen-Dialog in diesem Ordner vorgeblendet. Ist der Eintrag Quelle nicht vorhanden oder mit Quelle=TWAIN belegt, so wird der Scanner aufgerufen Aufbau des Dateinamens der übergebenen Datei Betrifft d32b0014.exe Standardmäßig werden die ersten 8 Stellen des Dateinamens der übergebenen Datei als Barcode angenommen. Wenn sich der Barcode an einer anderen Stelle innerhalb des Dateinamens befindet, so können hierzu in der Datei DOCPLACE.INI (befindet sich im Windows- Verzeichnis des Arbeitsplatzes) folgende Einstellung vorgenommen werden: [Barcode] StartPos=5 EndePos=12 StartPos beschreibt die Beginn-Position, an welcher Stelle im Dateinamen der Barcode anfängt. EndePos beschreibt die letzte Position der letzten Stelle des Barcodes im Dateinamen. Ein gültiger Dateinamen nach diesem Schema wäre z.b. ABCD EFGH.PDF mit dem Barcode 1 und der Prüfziffer 9. Der ausgelesene Bereich des Dateinamens, wird anschließend bei Bedarf mit führenden Nullen aufgefüllt. Standardmäßig, ohne eine Einstellung in der Datei DOCPLACE.INI vorzunehmen, sind z.b. folgende Dateinamen gültig: PDF oder ABCD.PDF VIAS_W Barcodeerkennung 10

11 5.2.3 Validierung der Seitenanzahl Betrifft d32b0014.exe Da die Anwendung d32b0014.exe keine Validierung der Seitenanzahl vornimmt ist die Angabe der Seitenanzahl beim temporären Anlegen der Barcode-Dokumente obsolet. Über folgende Einstellung in der Datei DOCPLACE.INI ist die Eingabe einer Seitenzahl beim Anlegen von Barcode-Dokumenten über die Anwendung d32b0011.exe nicht notwendig: [Barcode] Seiten_Anzahl=False VIAS_W Barcodeerkennung 11

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