Der Rentenmanager. bav digital verwaltet in Deutschland

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1 Der Rentenmanager bav digital verwaltet in Deutschland

2 Der Rentenmanager bav digital verwaltet in Deutschland EFFIZIENT VERWALTEN FLEXIBEL GESTALTEN TRANSPARENT INFORMIEREN Seite 2

3 DER RENTENMANAGER EINE MARKE DER E & R Die Entgelt und Rente AG (E & R) ist ein IT- und Dienstleistungsunternehmen, das auf die Gebiete betriebliche Altersvorsorge (bav) und Entgeltabrechnung spezialisiert ist. Der Schwerpunkt der E & R- Angebote liegt auf der Digitalisierung von personaldatenbezogenen Verwaltungsprozessen. E & R bzw. ihre Rechtsvorgängerinnen, VdW Service GmbH und LuGIS GmbH, beschäftigt sich bereits seit 1998 mit den beiden Geschäftsfeldern betriebliche Altersvorsorge und Entgeltabrechnung. Als ursprünglicher Dienstleister für IHKs, Verbände und vergleichbare Einrichtungen bietet E & R heute ihre Serviceleistungen allen Arbeitgebern unabhängig von der Mitarbeiteranzahl an. Gründung VdW Service GmbH Gründung LuGIS GmbH Produkteinführung Rentenmanager LuGIS GmbH firmiert in E & R AG um Seite 3

4 Komplexität BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE Gründe für Outsourcing im HR-Bereich 64% Kostenreduktion Hinsichtlich der Administration der betrieblichen Altersvorsorge existieren hohe Ansprüche an das Know-how, das in die Bearbeitung der Verwaltungsprozesse einfließt. Gute Marktkenntnisse im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge sind eine Grundanforderung an jeden Personalverantwortlichen, der das Thema bav im Unternehmen betreut. Darüber hinaus führen die Vielfalt der Versorgungsarten und Finanzierungsmöglichkeiten zu einer hohen Komplexität in der Abwicklung der bav. 52% Fokussierung der HR-Ressourcen 34% Standardisierung 29% Qualitätsverbesserung Unternehmen, die eine bav anbieten, müssen daher personelle Ressourcen zur Verfügung stellen, die mit gesetzlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen bestens vertraut sind. Ebenso muss die ständige Überprüfung der Richtigkeit und Aktualität der Mitarbeiterdaten gewährleistet sein. Neben den fachlichen Grundvoraussetzungen spielt auch eine Vertretungssicherheit bei Ausfall des Mitarbeiters, z. B. durch Krankheit oder Urlaub, eine wichtige Rolle. Kurz: Unternehmen benötigen eine Lösung, die die Administration der bav erleichtert, die Mitarbeiter entlastet und die Effizienz der Personalabteilung erhöht. Kriterien für die Auswahl externer Dienstleister 53% Dienstleister ist Spezialist in dem Prozessbereich 30% Überzeugendes Preis- Leistungs-Verhältnis 24% Reputation des Dienstleisters 23% Qualitätsversprechen Quelle: Kienbaum Studie HR Outsourcing 2010 Seite 4

5 EFFIZIENT VERWALTEN Die Lösung für Arbeitgeber: Der Rentenmanager Der Rentenmanager ist eine Software as a Service-Lösung zur Verwaltung aller Versorgungszusagen, unabhängig vom Durchführungsweg sowie der Art und Rückdeckung der Zusage. Über ein Online-Portal werden alle Prozesse der betrieblichen Altersvorsorge digital abgearbeitet. Das Angebot reicht von einem Rentenrechner zur Leistungsberechnung über umfassende Auswertungs- und Archivierungsmöglichkeiten bis hin zu einem Finanz-Reporting und automatisierten Workflows. Das Rentenmanager-Angebot kann zusätzlich die Übernahme der gesamten bav-sachbearbeitung durch E & R-Spezialisten beinhalten. Dieser Service kann, je nach Bedarf des Kunden, in unterschiedlicher Tiefe in Anspruch genommen werden. Der Kunde entscheidet also selbst, ob er nur die Rechenzentrumsleistung nutzt oder die virtuelle Bürogemeinschaft mit der damit verbundenen Dienstleistung in Anspruch nimmt. Auch die versorgungsberechtigten Mitarbeiter können das Online- Portal nutzen, um dort auf ihre Versorgungsdaten zuzugreifen und die Rentenrechnerfunktion zu nutzen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ihre sonstigen Versorgungsansprüche (aus der gesetzlichen Rentenversicherung, privaten Verträgen oder anderen bav-ansprüchen) zu hinterlegen und zu verwalten. Software as a Service Individuelle Skalierung Mitarbeiter-Accounts Seite 5

6 Leistungen RECHENZENTRUMSLEISTUNG ODER FULL-SERVICE? E & R bietet den Rentenmanager als reine Rechenzentrumsleistung oder als Full-Service inklusive der gesamten Abwicklung der bav-prozesse an. Als Kunde können Sie selbst entscheiden, ob das Online- Portal mit den entsprechenden Funktionen für die eigenen Ansprüche ausreicht oder aber sämtliche bav-prozesse ausgelagert werden sollen. In letzterem Fall übernehmen E & R- Spezialisten die Komplettabwicklung. Eine weitere Besonderheit ist die Art der Datenerfassung: Über einen QR-Code können Daten direkt in das System übertragen werden. DIE LEISTUNGEN DES RENTENMANAGERS Systematische Stammdatenverwaltung Elektronische Versorgungsakte Stichtagsbezogener Rentenrechner Auswertungen auf Knopfdruck Vorgangsverwaltung über ein Ticketsystem Seite 6

7 DER RENTENMANAGER RECHENZENTRUMSLEISTUNGEN Online-Portal Im Fokus der Rechenzentrumsleistung des Rentenmanagers steht die Digitalisierung von Prozessen. Die Pflege und Verwaltung aller Mitarbeiterstammdaten und aller Versorgungsansprüche der Arbeitnehmer erfolgt zentral in einer Datenbank. Der Zugriff ist jederzeit von überall aus möglich. Es können verschiedene Nutzungsrechte zugeordnet werden, um sensible Daten zu schützen. Über den Rentenmanager können alle bav-leistungspläne abgewickelt werden. Die dahinterliegenden rechtlichen und ökonomischen Rahmenparameter werden dabei stets berücksichtigt. Der Rentenmanager ist eine Eigenprogrammierung der Entgelt und Rente AG. Er stellt lediglich Minimalanforderungen an die technische Infrastruktur und erfordert keine Programmier- oder sonstigen Spezialkenntnisse. Die Auskünfte und Berechnungen erfolgen auf Knopfdruck und werden leicht verständlich dargestellt. Sie können jederzeit abgerufen und aktualisiert werden. Auch die Aufbereitung der benötigten Daten für den Jahresabschluss (Rückstellungsberechnungen, Versorgungsübersichten) ist möglich. Mit Hilfe der Vertragsverwaltung können alle Daten und Dokumente von Mitarbeitern effizient verwaltet werden. Dies ist ebenfalls möglich, wenn der Mitarbeiter über mehrere Zusagen mit unterschiedlichen Leistungsplänen und Durchführungswegen verfügt. In der elektronischen Versorgungsakte werden alle Zusagen anbieterunabhängig dokumentiert und archiviert. Seite 7

8 Leistungen DER RENTENMANAGER FUNKTIONALITÄTEN Über den Rentenrechner können stichtagsbezogen die Versorgungsansprüche nach dem individuellen Leistungsplan berechnet werden. Die Berechnungsergebnisse sind dabei auf einen Blick verständlich. Der Finanz-Report umfasst individuelle Übersichten über die Entwicklung des Vorsorgevermögens. Kontoauszüge sowie Performance- und Risikoallokationsübersichten ermöglichen einen umfassenden Überblick über die betriebliche Altersvorsorge. Für die mittelfristige Finanzplanung kann problemlos z. B. eine Simulation der Rückstellungsberechnung für die nächsten Jahre abgerufen werden. Wird beispielsweise der Eintritt eines Mitarbeiters in den Ruhestand gemeldet, veranlasst das System nicht nur die Änderung der Stammdaten, sondern auch die verbindliche Berechnung der Versorgungsleistung, die Erstellung der Rentenfestsetzungsbescheide sowie die Rentenauszahlung. Individueller Leistungsplan Einfaches bav-controlling Mühelose Auswertungen Digitale Abarbeitung Seite 8

9 EFFIZIENT VERWALTEN KOSTENEIN- SPARUNG RESSOURCEN- ENTLASTUNG FLEXIBEL GESTALTEN PROFESSIONA- LISIERUNG KOMPETENZ- NUTZUNG Full-Service für die optimale Entlastung Neben der Verwaltungsleistung über das Web-Portal kann im sogenannten Full-Service die komplette Sachbearbeitung übernommen werden. In einer virtuellen Bürogemeinschaft können sich die Geschäftsführung, Personalabteilung, Mitarbeiter und die bav- Spezialisten der Entgelt und Rente AG über das Ticket-System austauschen. Die Vertretungssicherheit ist dadurch gewährleistet. Die E & R-Fachkräfte kennen sich mit allen Fragen rund um die bav aus und können auch bei Abwesenheit des Personalmitarbeiters die bav-abwicklung vollständig durchführen: von der Datenerfassung bis hin zur Korrespondenz mit den Mitarbeitern, Versorgungsberechtigten und sonstigen Dritten. Auch die Auszahlung der Versorgungsbezüge inklusive der Durchführung der maschinellen Meldeverfahren und des Zahlungsverkehrs kann komplett ausgelagert werden. FLEXIBEL GESTALTEN SKALIERBARE LEISTUNGEN INTEGRATIONS- OFFENES SYSTEM HOHE ANSCHLUSS- FÄHIGKEIT INDIVIDUELLE BETREUUNG TRANSPARENT INFORMIEREN INTELLIGENTE ADMINISTRATION bav INTUITIVE HANDHABUNG KONTINUIER- LICHE AUSWERTUNGEN AUSSAGE- KRÄFTIGE ERGEBNISSE Vorteile Rentenmanager Seite 9

10 Überblick DER RENTENMANAGER - AUF EINEN BLICK MODULE Verwaltung Versorgungsleistungen Anwartschafts- und Rentnerverwaltung Auszahlung Versorgungsbezüge bav-controlling Reports zur Entwicklung des bav-vermögens und der bav- Verpflichtungen FUNKTIONALITÄTEN Automatisierte Workflows über digitale Prozesse Umfassende Stammdatenverwaltung Rentenrechner Auswertungs- und Archivierungsmöglichkeiten Kontenverwaltung beitragsorientierte Zusagen Digitale Versorgungsakten Die Auslagerungstiefe ist dabei frei skalier- und jederzeit anpassbar Zertifizierte Leistungen Onlineportale: TÜV-geprüfte Trusted Application Dienstleistungen: zertifiziert nach IDW 951 Typ II Seite 10

11 PERSONALDATENVERWALTUNG AUS EINER HAND Die Leistungen der Entgelt und Rente AG reichen vom Outsourcing von Rechenzentrumsleistungen für die Personaldatenverwaltung bis hin zur kompletten Übernahme der bav-verwaltung und der Entgeltabrechnung. E & R bietet unter der Marke Rentenmanager eine Software as a Service-Lösung zur bav-administration an, unter der Marke LuGIS ein entsprechendes Angebot für die Entgeltabrechnung. Mit LuGIS bietet die Entgelt und Rente AG ihren Kunden eine Dienstleistung für die Entgeltabrechnung und weitere personaldatenbezogene Prozesse an. Neben der Abrechnungs- und Verwaltungsleistung über das Web- Portal (Teil-Service) kann E & R im Full- Service die komplette Sachbearbeitung für ihre Kunden übernehmen. Die Entgelt und Rente AG nutzt für die Entgeltabrechnung das Abrechnungsprogramm Loga der P & I AG, deren zertifizierter Partner sie ist. Neben der Entgeltabrechnung werden folgende LuGIS-Module angeboten: Zeitverwaltung Urlaubsverwaltung Elektronische Personalakte Stellenplanverwaltung Über das Online-Portal können auch die Mitarbeiter auf ihre Daten und Dokumente (z. B. Verdienstabrechnungen, SV- und Steuerbescheinigungen) zugreifen. Durch die Kombination beider Angebote lassen sich Synergieeffekte nutzen. Die komplette Administration der Personaldaten kann so aus einer Hand erfolgen. Seite 11

12 Stand: März 2014 Entgelt und Rente AG Solinger Straße Langenfeld Tel.: Fax:

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