Der PMI Verhaltenskodex

Transkript

1 Der PMI Verhaltenskodex

2 Philip Morris International Verhaltenskodex

3 Integrität Rechtschaffen Handeln Erst fragen, dann handeln Ist das rechtlich zulässig? Entspricht das den Unternehmensrichtlinien? Handle ich richtig? Wie wirkt dieses Handeln auf unternehmensfremde Personen? Welchen Eindruck würde das beispielsweise auf unsere Kunden, auf die Menschen in den Gemeinden, in denen wir tätig sind, und auf die Öffentlichkeit machen? Beachten Sie folgende Grundsätze Machen Sie sich mit den Gesetzen und den Vorschriften im Unternehmen vertraut, die für Ihre Tätigkeit von Bedeutung sind. Halten Sie sich an diese Vorschriften ohne Wenn und Aber. Stellen Sie Fragen, wann immer Sie Zweifel haben, ob Sie rechtschaffen handeln. Fragen Sie weiter und haken Sie immer wieder nach, bis Ihre Frage beantwortet ist. Der Philip Morris International Verhaltenskodex gilt für Philip Morris International Inc. sowie für alle direkten oder indirekten Tochterfirmen. Diese werden kollektiv als Philip Morris International, PMI oder das Unternehmen bezeichnet.

4 Brief vom Chairman An die Mitarbeiter von Philip Morris International: Ich bin sehr stolz darauf, Mitarbeiter von Philip Morris International zu sein. In meiner Laufbahn habe ich erfahren dürfen, dass die Mitarbeiter von PMI gute, ehrbare Menschen sind. An Sie richte ich heute diese Botschaft, um die Erwartungen noch einmal zu bekräftigen, die der Aufsichtsrat und ich bezüglich der Einhaltung des vorliegenden Kodex haben. Hinter all unseren Tätigkeiten steht ein einziges, einfaches Konzept: Bei der Verfolgung unserer geschäftlichen Ziele verpflichten wir uns zur Einhaltung sämtlicher Gesetze sowie zu ethisch und moralisch einwandfreiem Verhalten. So handeln wir richtig und darüber hinaus auf kaufmännisch sinnvolle Weise. Durch ethisch einwandfreies Verhalten verdienen wir uns das Vertrauen von Kunden, Verbrauchern, Aktionären, Mitarbeitern, Regierungsbehörden, Zulieferern und den Gemeinden, in denen wir uns niedergelassen haben und tätig sind also der Personen, deren Vertrauen Voraussetzung für unseren unternehmerischen Erfolg ist. Innerhalb von Philip Morris International ist der oberste Compliance- Beauftragte damit betraut, die Implementierung des Verhaltenskodex in Zusammenarbeit mit der Führungsebene und den einzelnen Geschäftsbereichen bei PMI zu organisieren. Der Philip Morris International Verhaltenskodex stellt eine wichtige Ressource im Rahmen unserer Selbstverpflichtung zu ethisch einwandfreiem Handeln dar. In diesem Kodex werden viele der grundlegenden Regeln erläutert, die für unser Geschäft gelten. Darüber hinaus wird auf die persönliche Verantwortung hingewiesen, die jeder von uns hat, nämlich Einspruch zu erheben, wenn uns zu Recht etwas falsch erscheint. Bitte lesen Sie den vorliegenden Kodex sorgfältig durch. So können Sie am Besten dafür sorgen, dass Ihr Verhalten stets dem Anspruch von PMI auf richtiges Handeln gerecht wird. Unsere Selbstverpflichtung zu ethisch einwandfreiem Verhalten hat oberste Priorität vor jedem finanziellen Ziel, jeder Marketing-Strategie und vor jeder Bemühung, die Wettbewerber zu übertreffen. Kein Verlangen eines Vorgesetzten hat mehr Gewicht als diese wesentliche Verpflichtung. An oberster Stelle steht grundsätzlich unsere engagierte Selbstverpflichtung zu ethisch einwandfreiem Verhalten. Im vorliegenden Kodex geht es darum, wer wir sind und wer wir sein möchten. Es geht darum, wie wir unsere Geschäfte führen überall und zu jeder Zeit. Indem wir uns gemeinsam bei unserem Handeln in Wort und Sinn an den vorliegenden Kodex halten, können wir dazu beitragen, dass die Arbeit für Philip Morris International jeden Mitarbeiter auch weiterhin mit Stolz erfüllt. Herzlichst, Ihr Louis C. Camilleri Chairman Philip Morris International Inc. März 2008

5 Inhalt Der Informationen zum Verhaltenskodex von PMI Das sollten Sie wissen 2 Wozu dient dieser Kodex? 2 Wer sollte sich daran halten? 3 Ihre Selbstverpflichtung rechtschaffen zu handeln 3 Richtlinien für Führungskräfte 3 Erläutert der Kodex sämtliche Richtlinien, die ich kennen muss? 4 Was ist mit unterschiedlicher Gesetzgebung in verschiedenen Ländern? Fragen stellen Bedenken äußern 4 Einspruch erheben ist Pflicht Hier erhalten Sie Unterstützung 5 An wen kann ich mich wenden, wenn ich Unterstützung benötige? 5 Keine Toleranz für Vergeltungsmaßnahmen 6 Die Compliance HelpLine 6 Was passiert, wenn ich mich an die HelpLine wende? 7 Kann ich meine Bedenken anonym vorbringen? Zweck der PMI Verhaltens- und Ethikprogramme 7 Compliance-Struktur Arbeitsumfeld 8 Unsere Zielsetzung 8 Chancengleichheit und Vielfalt 8 Ein belästigungsfreies Arbeitsumfeld 9 Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz 9 Datenschutz für Mitarbeiter 10 Drogen und Alkohol am Arbeitsplatz Interessenkonflikte, Geschenke und Bewirtung 11 Unsere Zielsetzung 11 Interessenkonflikte 13 Annahme von Geschenken und Bewirtung 16 Anbieten von Geschenken und Bewirtung Verhalten im Geschäftsleben 18 Unsere Zielsetzung 18 Wettbewerbsrecht 21 Informationen über Wettbewerber 22 Geldwäsche und Schmuggel 23 Handelsbeschränkungen, Exportkontrollen und Boykottgesetze 25 Zollbestimmungen und indirekte Steuern 25 Regierungen als Kunden 27 Bestechung und Korruption auf internationaler Ebene 28 Vertraulichkeit, geistiges Eigentum und Urheberrecht 29 Unlautere Geschäftsmethoden

6 Umgang mit Verbrauchern 30 Unsere Zielsetzung 30 Produktqualität 31 Produktwerbung und verkaufsfördernde Maßnahmen 32 Schutz von Minderjährigen 33 Datenschutz für Kunden und Verbraucher Interne Informationen, firmeneigene Ressourcen und Offenlegungspflicht 34 Unsere Zielsetzung 34 Korrekte Buchhaltung und Dokumentation sowie Offenlegungspflicht 35 Arbeitszeit 35 Firmeneigentum und -ressourcen 36 Interne Informationen 36 Geschäftsfelder des Unternehmens 37 Computernutzung und Netzwerksicherheit 38 Firmeneigene Mittel 38 Insidergeschäfte 39 Anlegerbeziehungen und Medien 39 Records Management 40 Ungefragte Vorschläge Gesellschaft und Gemeinwesen 41 Unsere Zielsetzung 41 Gesetze und Ansprüche zum Schutz der Umwelt 42 Politisches Engagement und Kontakte mit Regierungsbeamten und -angestellten 43 Kinder- und Zwangsarbeit 43 Behördliche Nachforschungen und Untersuchungen 44 Offenlegung von Sponsorenbeziehungen/Zuordnung 45 Schulung von Mitarbeitern und Bestätigung des Kodex 46 Compliance HelpLine und interne Kontakte Es wird von allen Mitarbeitern erwartet, dass sie den Kodex in all seinen Ausprägungen, die in den folgenden Abschnitten näher erläutert werden, sowie die Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI kennen und befolgen. Weder der vorliegende Kodex noch die Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI zielen darauf ab, vertragliche Ansprüche für Mitarbeiter, Aktionäre, Kunden, Lieferanten oder Wettbewerber an das Unternehmen einzuräumen und lässt diese auch nicht entstehen. Sie dienen dazu, jedem von uns zu vermitteln, welches Verhalten von uns als Mitarbeitern erwartet wird und welche ethischen Richtlinien befolgt werden müssen. Im Intranet von PMI finden Sie die jeweils aktuelle Version des Kodex sowie der Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI.

7 Der Verhaltenskodex von PMI Das sollten Sie wissen Wozu dient dieser Kodex? PMI führt seine Geschäfte in Übereinstimmung mit Wort und Sinn der Gesetze und anderen allgemein anerkannten Normen für ethisch einwandfreies Verhalten im Geschäftsleben, wie dies in den Grundsätzen und Vorgehensweisen des Unternehmens festgehalten ist. Werden diese Standards nicht eingehalten, so ist dies moralisch nicht akzeptabel und kann großen Schaden für das Unternehmen und seine Mitarbeiter zur Folge haben. Ethisch einwandfreies Verhalten bedeutet die Einhaltung der Gesetze sowie unserer eigenen internen Richtlinien, denen wir verpflichtet sind. Nichts ist PMI wichtiger als das. Der PMI Verhaltenskodex stellt die wichtigsten gesetzlichen Vorschriften und firmeninternen Richtlinien vor, die jeder Mitarbeiter von PMI einhalten muss. Er unterstützt jeden von uns dabei, die wichtigsten Verhaltensgrundsätze zu verstehen und zu befolgen, die für unsere jeweilige Tätigkeit gelten; und zu wissen, wann wir bei wem Rat einholen sollten oder Bedenken vorbringen können. Der Kodex strukturiert wichtige Unternehmensrichtlinien und fasst sie in einem praktischen Leitfaden zusammen. Wie nachfolgend erläutert dient er somit lediglich als erster Anhaltspunkt. Die Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI ergänzen den Kodex und finden eventuell im Rahmen Ihrer Tätigkeit Anwendung. Wer sollte sich daran halten? Sämtliche Mitarbeiter und Vertreter von PMI in aller Welt sind zur Einhaltung der in diesem Leitfaden aufgeführten ethischen Richtlinien verpflichtet und sollten beim Handeln im Namen von PMI stets dieses Dokument zurate ziehen. Mitarbeiter, die im Auftrag von PMI externe Parteien wie z. B. Berater beschäftigen, sind dazu verpflichtet, deren Tätigkeit gewissenhaft zu überwachen und dafür zu sorgen, dass diese in Übereinstimmung mit dem Kodex handeln. Wer mit Subunternehmen oder anderen externen Parteien zu tun hat, die zeitweise in einer Niederlassung von PMI oder einer anderen Tochtergesellschaft tätig sind, sollte sich an seinen jeweiligen Vorgesetzten, die zuständige Compliance-Abteilung oder die Rechtsabteilung wenden, um gegebenenfalls Unterstützung zu erhalten. Wenn Sie den Verdacht hegen oder aber wissen, dass eine externe Partei, die im Namen von PMI handelt, oder aber Subunternehmen oder sonstige Personen, die zeitweise in unserer Niederlassung tätig sind, während ihrer Tätigkeiten für PMI oder eine unserer Tochtergesellschaftn ein Geschäftsgebaren an den Tag legen, das nicht mit den Prinzipien des Kodex vereinbar ist, so sollten Sie unverzüglich Ihren Vorgesetzten, die Compliance-Abteilung, die Rechtsabteilung oder die Compliance HelpLine informieren. Der PMI Verhaltenskodex 2

8 Ihre Selbstverpflichtung rechtschaffen zu handeln Richtlinien für Führungskräfte Dieser Kodex stellt eine Selbstverpflichtung zu rechtschaffenem Handeln dar. Durch Ihre Tätigkeit für PMI gehen auch Sie diese Verpflichtung ein. Bitte machen Sie sich mit den Vorgaben des Kodex sowie mit den Grundsätzen und Vorgehensweisen von PMI vertraut, die für Ihre Tätigkeit gelten, und halten Sie sich stets daran. Wer diese Vorgaben nicht einhält, bringt sich selbst, seine Kollegen, sein Unternehmen und PMI insgesamt Gefahr. Darüber hinaus werden Verstöße mit Maßnahmen geahndet, die bis hin zur Kündigung gehen können. Führungskräften obliegt laut Kodex eine zusätzliche Verantwortung. Sie sollen: beispielhaft handeln und anderen ein Vorbild für ethisch einwandfreies Verhalten sein; dafür sorgen, dass den ihnen unterstellten Mitarbeitern ausreichende Informationen, Training und Ressourcen zur Einhaltung des Verhaltenskodex sowie der Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI zur Verfügung stehen; die Einhaltung der Richtlinien durch die ihnen unterstellten Mitarbeiter, darunter auch zeitlich befristete und über Drittparteien Angestellte, überwachen; für die Durchsetzung des Kodex und die Einhaltung sämtlicher Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI sorgen; Mitarbeiter unterstützen, die in gutem Glauben Fragen und Bedenken zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ethischem Verhalten vorbringen. Es darf niemals irgendeine Form von Vergeltung gegen Mitarbeiter geben, die solche Fragen und Bedenken äußern; und die entsprechende Führungsebene, die Rechtsabteilung, die Personalabteilung, die Compliance-Abteilung oder die Compliance HelpLine im Falle von potenziellem Fehlverhalte benachrichtigen. Der Verhaltenskodex von PMI Das sollten Sie wissen Erläutert der Kodex sämtliche Richtlinien, die ich kennen muss? Der Kodex ist Dreh- und Angelpunkt unserer Selbstverpflichtung zu ethisch einwandfreiem Verhalten. Allerdings dient er nicht zur detaillierten Beschreibung aller gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien, die möglicherweise auf Sie zutreffen könnten. Machen Sie sich bitte mit sämtlichen Regeln vertraut, die für Sie gelten. Zum Beispiel: In den mit dem C -Suffix gekennzeichneten Dokumenten zur Einhaltung der Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI werden die im vorliegenden Kodex behandelten Standards noch weiter ausgeführt. In Kombination mit dem Kodex bilden sie einen einzigen, weltweit geltenden Standard für PMI. Darüber hinaus gelten je nachdem, in welchem Land Sie beruflich tätig sind, unterschiedliche Landesgesetze, Vorschriften oder Bestimmungen. Nähere Informationen über Gesetze sowie die Einhaltung der Grundsätze und Vorgehensweisen des Unternehmens, die für Ihre Situation gelten, finden Sie in den weiterführenden Informationen, die im gesamten Kodex mit dem Symbol i markiert sind. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage auch von Ihrem Vorgesetzten, dem zuständigen Geschäftsbereichsleiter, der Compliance-Abteilung oder der Rechtsabteilung. Der PMI Verhaltenskodex 3

9 Was ist mit unterschiedlicher Gesetzgebung in verschiedenen Ländern? PMI ist in verschiedenen Ländern tätig. Daher unterliegen unsere Mitarbeiter je nachdem, wo sie ihre Tätigkeit ausüben, den Gesetzen verschiedener Länder und Organisationen wie z. B. der EU. Jeder von uns trägt eine große Verantwortung zur Einhaltung und Beachtung der geltenden Gesetze am jeweiligen Einsatzort. Philip Morris International Inc., die Konzernmutter aller PMI- Tochtergesellschaften, ist ein US-amerikanischer Konzern. Daher und aus weiteren Gründen kann es vorkommen, dass US-Recht auch dann gilt, wenn die Geschäfte außerhalb der USA geführt werden. Auch andere Länder können ihre Gesetze außerhalb ihrer Landesgrenzen geltend machen. i Falls Sie Fragen dazu haben, welche Gesetze für Ihre Tätigkeit gelten, wenden Sie sich bitte grundsätzlich an die Rechtsabteilung an Ihrem Standort. Fragen stellen Bedenken äußern Einspruch erheben ist Pflicht Unser Unternehmen kann die Selbstverpflichtung zu ethisch einwandfreiem Handeln nicht verwirklichen, wenn wir als Einzelne nicht dann Einspruch erheben, wenn es nötig ist. Daher sollten Sie sich nicht nur der rechtlichen und ethischen Verantwortung bewusst sein, die Ihre Tätigkeit mit sich bringt, sondern außerdem Einspruch erheben, wenn: Sie sich nicht sicher sind, welches Verhalten angebracht ist und Rat benötigen; Wenn Sie überzeugt sind, dass jemand im Namen von PMI auf eine Art und Weise handelt oder handelte oder im Begriff steht, auf eine Art und Weise zu handeln die gegen Gesetze, die Einhaltung der Grundsätze und Vorgehensweisen von PMI oder den vorliegenden Verhaltenskodex verstößt; Sie glauben, dass Sie möglicherweise selbst falsch gehandelt haben oder in ein Fehlverhalten verwickelt sind; Sie der Ansicht sind, dass jemand, der solche Fragen oder Bedenken im guten Glauben geäußert hat, Vergeltungsmaßnahmen zum Opfer gefallen ist. Der PMI Verhaltenskodex 4

10 Hier erhalten Sie Unterstützung An wen kann ich mich wenden, wenn ich Unterstützung benötige? Was sollten Sie tun, wenn Sie Fragen in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ethischer Richtlinien haben oder sich diesbezüglich Sorgen machen? Wir arbeiten engagiert daran, ein Umfeld zu schaffen, in dem offene, ehrliche Kommunikation an der Tagesordnung ist. Falls Sie also Fragen zu Recht und Gesetz oder zum Verhalten im Geschäftsleben haben, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Am Wichtigsten ist, dass Sie Ihre Fragen tatsächlich stellen oder Ihr Anliegen vorbringen. Die Vertraulichkeit wird so weit wie möglich gewahrt, wobei das Unternehmen die Meldung nachprüfen und aufklären muss, auch um mit geltendem Recht in Einklang zu sein. In der Regel ist Ihr Vorgesetzter einer der ersten und besten Ansprechpartner bei Fragen zu gesetzlichen Vorschriften und ethischem Verhalten. Unterstützung und Beratung erhalten Sie auch bei: dem Vorgesetzten Ihres Vorgesetzten; dem Leiter Ihrer Tochtergesellschaft, Ihres Geschäftsbereichs oder Ihrer Abteilung; der Compliance-Abteilung; der Rechtsabteilung; der zuständigen Personalabteilung; dem leitenden Compliance-Beauftragten. Am Ende dieses Kodex finden Sie allgemeine Kontaktinformationen. Darüber hinaus finden Sie im gesamten Kodex Hinweise und weiterführende Informationen zu Stellen, von denen Sie Unterstützung oder Ratschläge zu den jeweiligen Inhalten erhalten. Sie sind mit dem Symbol i gekennzeichnet. Keine Toleranz für Vergeltungsmaßnahmen Jeder Mitarbeiter, der in gutem Glauben Rat sucht, Fragen oder Bedenken äußert oder potenzielles Fehlverhalten meldet, handelt im Einklang mit diesem Kodex und handelt richtig. Vergeltungsmaßnahmen gegen diese Personen werden von PMI nicht geduldet. Sollten Einzelne zu solchem Verhalten greifen, wird dies mit Maßnahmen geahndet, die bis hin zur Kündigung gehen können. Falls Sie den Verdacht hegen, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie oder eine andere Person eingeleitet werden, weil Sie bzw. diese Person eine rechtliche oder ethische Frage angesprochen haben bzw. hat, wenden Sie sich bitte direkt an die Compliance-Abteilung. Berichte über Vergeltungsmaßnahmen nehmen wir sehr ernst. Diesen Fragen wird nachgegangen und ggf. werden entsprechende Schritte unternommen. Der PMI Verhaltenskodex 5

11 Die Compliance HelpLine Der Großteil aller Fälle kann durch direkte Gespräche mit den betroffenen Parteien oder durch Vorbringen des Anliegens bei einem der oben genannten Ansprechpartner geklärt werden. Falls Sie sich jedoch lieber nicht an die oben genannten Stellen wenden oder aber eventuelles oder potenzielles Fehlverhalten anonym vorbringen möchten, können Sie sich auch telefonisch an die Compliance HelpLine wenden. Die Compliance HelpLine wird von einem unabhängigen Unternehmen betrieben, das PMI von dem Anruf berichtet. PMI kann daraufhin auf die Meldung reagieren. Die HelpLine in Form einer Telefon-Hotline und einer Webline ist täglich auch an Wochenenden rund um die Uhr besetzt. Für jedes Land der Welt, in dem wir Mitarbeiter besitzen, ist eine HelpLine eingerichtet worden. Auf die Webline können Sie überall dort zugreifen, wo ein Internetanschluss zur Verfügung steht. Übersetzungsdienste sind in über 100 Sprachen verfügbar. In einigen Ländern gibt es besondere Bestimmungen, die den Gebrauch der Compliance HelpLine regeln. Die Betreiber nehmen unter Umständen nur Anrufe entgegen, die auf bestimmte Themenbereiche abzielen. In diesen Fällen werden Sie von Ihrem Unternehmen informiert. i Am Ende dieses Kodex finden Sie entsprechende Kontaktinformationen, um telefonisch oder per Internet auf die Compliance HelpLine zugreifen zu können. Was passiert, wenn ich mich an die HelpLine wende?? Frage: Ich glaube, mein Vorgesetzter handelt auf eine Weise, die laut Kodex nicht akzeptabel ist. Ich habe Angst, dieses Verhalten zu melden, schließlich könnte er/sie mir das Leben schwer machen. Wie sollte ich mich in dieser Situation verhalten? Eine Meldung auf unserer HelpLine wird umgehend übersetzt und zur weiteren Bearbeitung an das jeweilige Unternehmen weitergeleitet. Geeignete Abteilungen, wie z. B. die Personalabteilung, die Interne Kontrollabteilung oder die Rechtsabteilung, werden gegebenenfalls hinzugezogen, um zu der Aufklärung und Lösung des Problems beizutragen. Darüber hinaus kontrolliert der leitende Compliance-Beauftragte von Philip Morris International regelmäßig die Meldungen und dabei die ergriffenen Maßnahmen. Gegebenenfalls benachrichtigt er die Geschäftsleitung und das Audit Committee des Aufsichtsrates. Dabei wird keine Mühe gescheut, schnell auf Ihre Kontaktaufnahme zu reagieren insbesondere dann, wenn dies den Umständen entsprechend erforderlich ist. Falls eine Untersuchung eingeleitet wird, befassen wir uns sofort mit der Angelegenheit und sorgen ggf. für Abhilfe. Antwort: Wenn Sie Ihren Vorgesetzten lieber nicht direkt damit konfrontieren möchten, können Sie sich an eine der anderen Kontaktstellen im Abschnitt Wo Sie Unterstützung finden wenden. Auch ein Anruf bei der Compliance HelpLine bietet sich an. PMI wird Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person, die in gutem Glauben Bedenken äußert, in keiner Form dulden. Der PMI Verhaltenskodex 6

12 Kann ich meine Bedenken anonym vorbringen? Obgleich PMI seine Mitarbeiter dazu ermutigt, ihre Identität bei Vorbringen ihres Anliegens offen zu legen, haben Sie dennoch die Möglichkeit, sich anonym an die Compliance HelpLine zu wenden. Die HelpLine vergibt Aktenzeichen, damit Mitarbeiter, die ihren Namen nicht nennen möchten, anrufen und eine Antwort erhalten oder weitere Informationen nachliefern können. PMI bestärkt Sie darin, sich zu erkennen zu geben, wenn Sie sich an die HelpLine wenden. Unter anderem kann uns die Nennung Ihres Namens häufig dabei helfen, die Angelegenheit zu prüfen. Wie bereits oben erwähnt, duldet PMI keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken im Rahmen dieses Kodex äußern. Zweck der PMI Verhaltens- und Ethikprogramme Compliance-Struktur Der vorliegende Kodex ist mehr als nur eine Beschreibung unserer Standards. Er bildet den Kern eines unternehmensweiten Verhaltens- und Ethikprogramms, das von unserer Geschäftsführung ebenso unterstützt wird wie von den Führungsteams der übrigen PMI-Tochtergesellschaften und den Führungsteams aller Geschäftsbereiche. Das Compliance-Programm wird durch den leitenden Compliance- Beauftragten bei PMI betreut. Der leitende Compliance-Beauftragte prüft das Compliance-Programm gemeinsam mit Vertretern aus der PMI-Geschäftsleitung und dem Audit Committee des PMI-Aufsichtsrates. Gemeinsam überwachen der leitende Compliance-Beauftragte und das Unternehmensmanagement die Einhaltung der PMI-Programme für Verhaltensrichtlinien und Ethik. Dies beinhaltet: die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortungsbereichen innerhalb des Programms; die Betreuung von Compliance-Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen; die Leitung von Compliance-Prüfverfahren; die Koordinierung interner Compliance Untersuchungen; die Prüfung von Disziplinarmaßnahmen bei Verstößen gegen den Kodex oder sonstigen Bestimmungen; und die Überwachung der verfügbaren Ressourcen für Compliance Aufgaben. Der PMI Verhaltenskodex 7

13 Arbeitsumfeld Unsere Zielsetzung PMI steht für ein Umfeld sicherer, professioneller Arbeitsplätze, an denen Teamwork, kulturelle Vielfalt und Vertrauen gefördert wird. Dies beinhaltet die konsequente Beachtung der Chancengleichheit bei der Beschäftigung. Wir respektieren das Recht unserer Mitarbeiter, selbst zu entscheiden, ob sie sich einer Gewerkschaft anschließen möchten. Chancengleichheit und Vielfalt Seit langem zeichnet sich PMI durch kulturelle Vielfalt und erstrebenswerte Arbeitsplätze aus. Bei uns spielen bei Personalauswahl, Anstellung, Weiterbildung, Beförderung, Disziplinarmaßnahmen und anderen Arbeitsbedingungen Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (sowie Geschlechtsidentität), Alter, nationale Herkunft, sexuelle Orientierung, Behinderung, Staatsbürgerschaft, Ehestand und andere von Rechts wegen geschützte Eigenschaften keine Rolle. Darüber hinaus bemühen wir uns, eventuellen Behinderungen sowie religiösen Überzeugungen und Praktiken unserer Mitarbeiter in vertretbarem Maße Rechnung zu tragen. Auf Grundlage örtlicher Gesetze und Regelungen können noch zusätzliche Schutzmaßnahmen für Mitarbeiter gewährt werden. i Falls Sie weitere Fragen zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz oder bei der Stellenbesetzung haben, wenden Sie sich bitte an einen Mitarbeiter der zuständigen Personalabteilung vor Ort. Ein belästigungsfreies Arbeitsumfeld? Frage: Als Mitarbeiterin bin ich in einer schwierigen Lage: Einer meiner (männlichen) Kollegen tritt mir immer wieder mit Bemerkungen über mein Aussehen zu nahe. Dies ist mir sehr unangenehm. Ich habe ihn bereits gebeten, damit aufzuhören, allerdings ohne Erfolg. Was kann ich dagegen unternehmen? Unter einem belästigungsfreien Arbeitsumfeld verstehen wir unter anderem, dass wir keine Form von Belästigung dulden. Als Belästigung kann ein verbales, physisches oder optisch wahrnehmbares Verhalten definiert werden, das auf die Schaffung eines beleidigenden, feindseligen oder einschüchternden Umfeldes abzielt oder diese Wirkung hat. Sexuelle Belästigung kann sexuelle Avancen, das Fordern sexueller Handlungen, unerwünschte Körperkontakte oder wiederholte und unerwünschte suggestive Bemerkungen beinhalten. Unter anderem wird auch Folgendes nicht geduldet: anstößige, rassistische, ethnische, religiöse, sexistische oder altersbezogene Witze oder Beleidigungen, das Verteilen oder Zurschaustellen anstößiger Bilder oder Zeichnungen sowie die Verwendung von Mailboxen, oder anderen elektronischen Mitteln zur Übertragung abwertender oder diskriminierender Inhalte. Ein solches Verhalten ist bei PMI stets fehl am Platz. i Bitte machen Sie sich mit den Anweisungen in PMI 02-C Beschäftigungsverhältnisse vertraut und befolgen Sie diese. Antwort: Sie können und sollten dieses Problem melden. Dafür gibt es verschiedene Kanäle. Lesen Sie sich den Abschnitt Hier erhalten Sie Unterstützung in diesem Kodex durch, um sich darüber zu informieren, wer Ihnen helfen kann. Der PMI Verhaltenskodex 8

14 Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz? Frage: Unsere Standards für die Sicherheit am Arbeitsplatz gehen weit über die gesetzlichen Mindestanforderungen des Landes hinaus, in dem wir tätig sind. Unsere Wettbewerber halten sich lediglich an die örtlichen Vorgaben. Sollten wir ihrem Beispiel folgen? Antwort: Wir müssen uns an die Sicherheitsanforderungen halten, die in unserem Unternehmen gelten. PMI verpflichtet sich, ein sicheres und geschütztes Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter bereitzustellen, unabhängig davon, wo sich der Betrieb befindet. Dies gilt auch dann, wenn wir dabei über örtliche Vorgaben hinausgehen. Datenschutz für Mitarbeiter PMI ist bestrebt, seinen Mitarbeitern ein sicheres, geschütztes Arbeitsumfeld zu bieten. Sicherheit ist besonders an Produktionsstandorten wichtig. Diese unterliegen strengen Vorschriften für Sicherheit am Arbeitsplatz. Auch für Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Arbeitszeit im Namen des Unternehmens Firmenfahrzeuge fahren, gelten besondere Sicherheitsvorkehrungen. Jeder Standort hat eigene Sicherheitsvorschriften, die befolgt werden müssen. Wir halten uns an sämtliche gesundheits- und sicherheitsrelevanten Anforderungen sowie an unsere internen Gesundheitsund Sicherheitsanforderungen, die noch über das gesetzlich erforderliche Maß hinausgehen. Sicherheitsregeln alleine reichen jedoch nicht aus. Unsere Selbstverpflichtung für Sicherheit bedeutet auch, dass ein jeder von uns im Arbeitsalltag stets auf Sicherheitsrisiken achten muss. All unsere Mitarbeiter sowie sonstige Personen, die auf unserem Betriebsgelände tätig sind, müssen mit den Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen vertraut sein, die mit ihrer Arbeit einhergehen. Ein sicheres, geschütztes Arbeitsumfeld beinhaltet darüber hinaus Gewaltfreiheit am Arbeitsplatz. Drohungen ob impliziter oder expliziter Art Einschüchterung und Gewalt haben bei PMI nichts zu suchen und werden nicht geduldet. i Bitte machen Sie sich mit den Anweisungen in PMI 08-C Environment, Health, Safety and Security sowie mit sonstigen Anforderungen hinsichtlich Gesundheit und Sicherheit vertraut. Mitarbeiter sind gehalten, ihren Vorgesetzten oder Abteilungsleiter, den Sicherheitsbeauftragten vor Ort oder die Personalabteilung auf sicherheitsgefährdende Verhaltensweisen dazu zählen auch Drohungen und Einschüchterungen aufmerksam zu machen. PMI wahrt die Vertraulichkeit der persönlichen Daten seiner Mitarbeiter. Daher wird der Zugriff auf persönliche Daten beschränkt auf die Mitarbeiter, die erforderlichen Berechtigungen aber auch den eindeutigen Arbeitsauftrag zur Nutzung dieser Informationen besitzen. Mitarbeiter, die Zugang zu persönlichen Daten haben, sind verpflichtet, sie auf angemessene, vertrauliche Weise zu behandeln. Arbeitsumfeld Geben Sie in keinem Fall persönliche Daten von Mitarbeitern an Personen außerhalb von PMI weiter, wenn die entsprechende Genehmigung fehlt. Die Verpflichtung unseres Unternehmens für die vertrauliche Behandlung von Mitarbeiterdaten sollte jedoch nicht als Freibrief für unangemessene private Aktivitäten am Arbeitsplatz verstanden werden. So sollten Computer des Unternehmens beispielsweise nur zu geschäftlichen Zwecken verwendet werden. Private Nutzung ist auf ein Mindestmaß zu begrenzen. Das Unternehmen hat vorbehaltlich gesetzlicher Einschränkungen das Recht, auf sämtliche Daten und Informationen zuzugreifen, die am Arbeitsplatz bzw. mit Ressourcen des Unternehmens erstellt wurden. Dies umfasst möglicherweise auch Aktivitäten im Intra- oder Internet, s, Mailbox- Nachrichten, Telefongespräche und Computer-Dateien usw. i Vertraulichkeitsregelungen für Mitarbeiterdaten unterliegen Gesetzen und Regelungen durch verschiedene Regierungsbehörden. Auf dieses Thema wird in PMI 03-C Datenschutz eingegangen. Falls Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung. Der PMI Verhaltenskodex 9

15 Drogen und Alkohol am Arbeitsplatz? Frage: Mein Vorgesetzter riecht häufig, auch frühmorgens, nach Alkohol. Er wirkt angetrunken. Ich habe Angst, dass er eine Szene machen könnte oder versuchen könnte, mich hinauszuwerfen, wenn ich ihn damit konfrontiere oder anderen davon berichte. Wie sollte ich mich in dieser Situation verhalten? Am Arbeitsplatz sind klares Denken und häufig auch die Fähigkeit, schnell zu reagieren, vonnöten davon hängt die Sicherheit Ihrer Kollegen und der Verbraucher ab. Wer unter dem Einfluss von Alkohol oder Drogen steht oder Medikamente missbräuchlich einsetzt, ist nicht zu optimalen Leistungen fähig. Daher untersagen die Vorschriften von PMI den Drogen- und Alkoholmissbrauch während der Arbeitszeit auf das Strengste. Verstöße gegen diese Regeln werden sehr ernst genommen. i Sollten Sie Zeuge irgendeiner Form von Drogen- oder Alkoholmissbrauch werden, sollten Sie dies melden. Antwort: Hier liegen genügend Hinweise auf ein mögliches Problem vor. Sie haben also die Pflicht, das Problem zu melden. Lesen Sie sich den Abschnitt Hier erhalten Sie Unterstützung in diesem Kodex durch, um sich über verfügbare Ressourcen zu informieren. Es ist von entscheidender Bedeutung für unsere Betriebsgesellschaften, dass unsere Mitarbeiter in einem sicheren, geschützten Arbeitsumfeld tätig sein können. PMI duldet keine Vergeltungsmaßnahmen und unternimmt entsprechende Maßnahmen zu Ihrem Schutz. Der PMI Verhaltenskodex 10

16 Interessenkonflikte, Geschenke und Bewirtung Unsere Zielsetzung Als Mitarbeiter von PMI arbeiten wir zusammen daran, unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen. Dabei gehen wir mit Loyalität und Objektivität vor. Bei unseren Entscheidungen haben wir immer die Interessen des Unternehmens vor Augen; unabhängig von persönlichen Interessen oder Interessen Dritter. Interessenkonflikte? Frage: Wir brauchen ein Reinigungsunternehmen vor Ort und die Suche nach dem richtigen Anbieter gestaltet sich als äußerst zeitaufwändig. Wir könnten dem Unternehmen doch eine Menge Zeit und Aufwand ersparen, wenn wir gleich die Firma meines Bruders nehmen. Ich weiß schließlich, dass sie gute Arbeit leisten. Geht das? Antwort: Nein. Ein Unternehmen zu beauftragen, nur weil Sie Ihrem Bruder vertrauen, ist keine solide Geschäftspraxis und widerspricht unseren Beschaffungserfordernissen. Darüber hinaus entsteht hierdurch ein Interessenkonflikt: Zum einen möchten Sie Ihren Bruder unterstützen, zum anderen das beste Angebot auswählen. Wenn Sie jedoch die Situation schildern und darauf achten, dass Sie selbst nicht am Auswahlvorgang beteiligt sind (und keiner der Ihnen unterstellten Mitarbeiter daran teilnimmt), kann das Unternehmen Ihres Bruders wie andere qualifizierte Anbieter auch ein Angebot für den Auftrag abgeben. Neben ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen gehen unsere Mitarbeiter noch vielen weiteren Aktivitäten in ihrem Privatleben nach. Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn die privaten, sozialen, finanziellen oder politischen Aktivitäten eines Mitarbeiters möglicherweise seine Loyalität und Objektivität dem Unternehmen gegenüber beeinträchtigen. Im Zuge Ihrer Verpflichtung, die Geschäfte des Unternehmens auf ehrliche und ethisch einwandfreie Weise zu erledigen, sind Sie zudem angehalten, tatsächliche und potenzielle Interessenkonflikte angemessen zu handhaben. Mitunter kann das heißen, dass Konflikte generell zu vermeiden sind. Tatsächliche und potenzielle Interessenkonflikte sind derweil immer offen zu legen. Entstehung von Interessenkonflikten Zweitbeschäftigung und Beziehungen nach Außen. Falls Sie einer Zweitbeschäftigung bei einer Organisation nachgehen, die als Wettbewerber, Kunde oder Zulieferer von Waren und Dienstleistungen einzustufen ist, Dienste für eine solche Organisation ausführen oder ihr als Aufsichtsratmitglied oder Berater dienen, stellt dies einen tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt dar. (Gleiches gilt für die Tätigkeit für eine Organisation, die den Status eines Konkurrenzunternehmens, eines Kunden oder eines Zulieferers anstrebt.) Bestimmte Konstellationen dieser Art sind in keinem Fall zulässig beispielsweise die Tätigkeit für oder das Bereitstellen von Dienstleistungen für Personen, mit denen Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen zu tun haben. Externe Verbindungen zu Wettbewerbern, Kunden und Zulieferern sind grundsätzlich nicht zulässig, es sei denn: Sie haben zuvor die schriftliche Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten eingeholt; und Gemeinsam mit diesem die schriftliche Genehmigung durch die Compliance-Abteilung eingeholt. Berufliche Tätigkeit und Beziehungen enger Verwandter. Auch die beruflichen Tätigkeiten enger Verwandter können einen Interessenkonflikt hervorrufen. Falls Sie erfahren, dass ein enger Verwandter (Definition siehe Weitere Überlegungen zu Interessenkonflikten) für einen Wettbewerber, einen Kunden oder einen Zulieferer des Unternehmens tätig ist, sei es im Rahmen einer Anstellung oder als Dienstleister, oder wenn ein enger Verwandter bei PMI beschäftigt ist und aufgrund Ihrer jeweiligen Position ein tatsächlicher oder möglicher Interessenkonflikt entstehen kann, ist dies umgehend Ihrem Vorgesetzten und der Compliance-Abteilung zu melden. Die Compliance-Abteilung bestimmt, ob irgendwelche Maßnahmen erforderlich sind. In der Regel gilt, dass Verwandte weder zu Ihnen, zu Personen in Ihrem Geschäftsbereich Der PMI Verhaltenskodex 11 Interessenkonflikte, Geschenke und Bewirtung

17 Interessenkonflikte (Fortsetzung) noch zu Personen, die Ihnen unterstellt sind, geschäftliche Beziehungen unterhalten sollten. Ebenso wenig sollten Sie eine direkte oder indirekte Vorgesetztenbeziehung zu einem anderen Mitarbeiter haben, der ein enger Verwandter ist. Ausnahmen bedürfen der expliziten Genehmigung durch die Compliance-Abteilung. Achten Sie außerdem darauf, Verwandten gegenüber keine vertraulichen geschäftlichen Informationen preiszugeben. Aufsichtsrattätigkeit. Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter gebeten werden, im Aufsichtsrat einer anderen Organisation tätig zu werden. In manchen Fällen kann dies zu einem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt oder sogar zu einem rechtlichen Problem führen. Holen Sie vor der Annahme eines angebotenen Aufsichtsratpostens für eine Institution, die in irgendeiner Form zu unserem Unternehmen in Beziehung stehen kann (auch bei gemeinnützigen Organisationen), stets zuvor die schriftliche Genehmigung des leitenden Compliance- Beauftragten ein. Dieser setzt sich mit der zuständigen Rechtsabteilung in Verbindung. Investitionen. Mitarbeiter und ihre engen Verwandten sollten darauf achten, dass ihre Investitionen nicht zu Interessenkonflikten führen und ihre Fähigkeit beeinträchtigen, objektive Entscheidungen im Namen von PMI zu fällen. Interessenkonflikte können auftreten, wenn Sie in Wettbewerbern, Zulieferern oder Kunden investieren. Jedwede Investition, die ein erhebliches Interesse an einem Wettbewerbs-, Zuliefer- oder Kundenunternehmen darstellt, setzt die vorherige schriftliche Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten und den leitenden Compliance-Beauftragten voraus. Erhebliches Interesse bedeutet jedwedes wirtschaftliche Interesse, das Ihr Urteil beeinflusst oder beeinflussen könnte. An der Börse gehandelte offene Investmentfonds, Indexfonds und ähnliche Fondsanlagen, bei denen der einzelne Anleger keinen Einfluss darauf hat, welche Investitionen getätigt werden, stellen kein Interesse in diesem Sinne dar. Investitionen bestimmter Art sind unter keinen Umständen zu akzeptieren: Investieren Sie niemals in ein Zulieferunternehmen, wenn Sie an der Auswahl, der Bewertung oder an Verhandlungen mit diesem beteiligt sind oder wenn Sie Vorgesetzter einer Person mit einer solchen Verantwortung sind. Investieren Sie niemals in ein Kundenunternehmen, wenn Sie die Verantwortung für Transaktionen mit diesem Kunden tragen oder Vorgesetzter einer Person mit einer solchen Verantwortung sind. In der Regel ist es jedoch Einschätzungssache, ob eine Investition einen Interessenkonflikt hervorruft. Bitte stellen Sie sich bei der Überlegung, ob eine Investition einen Konflikt auslösen würde, die folgenden Fragen: Könnte sich diese Investition auf Entscheidungen auswirken, die ich im Namen des Unternehmens treffe? Wie würde die Investition auf andere innerhalb des Unternehmens wirken, zum Beispiel auf meine Kollegen würden sie glauben, dass dies die Art und Weise beeinflussen könnte, in der ich meiner Tätigkeit für das Unternehmen nachgehe? Wie würde dies auf unternehmensfremde Personen und Instanzen wirken, zum Beispiel auf Kunden, Zulieferer, Aktionäre oder gar die Medien? Der PMI Verhaltenskodex 12

18 Interessenkonflikte (Fortsetzung) Weitere Überlegungen zu Interessenkonflikten Enge Verwandte. Wie in den vorherigen Abschnitten dargelegt, können auch die Aktivitäten eines engen Verwandten einen tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt auslösen. Dies geschieht dann, wenn sich die Loyalität eines Mitarbeiters aufteilt zwischen dem Interesse eines engen Verwandten und dem (möglicherweise anders gelagerten) Interesse von PMI oder wenn dieser Eindruck entstehen kann. Ein enger Verwandter kann ein Ehemann oder eine Ehefrau sein, Eltern und Stiefeltern, Kinder und Stiefkinder, Brüder und Schwestern, Stiefbrüder und Stiefschwestern, Nichten und Neffen, Tanten und Onkel, Großeltern, Enkel und angeheiratete Verwandte. Die Regelungen in Bezug auf enge Verwandte gelten weiterhin für Lebensgefährten (sowohl offiziell registrierte Partner als auch nicht registrierte Partner), alle Personen, mit denen Sie zusammenleben, oder auch die Person, mit der Sie eine enge persönliche oder romantische Beziehung führen. Im Zweifelsfall sind Sie nicht dafür verantwortlich, sich über die Aktivitäten von Familienmitgliedern zu informieren, die nicht in Ihrem Haushalt wohnen. In Bezug auf Familienangehörige, die nicht in Ihrem Haushalt leben, müssen Sie sich nur über jene Umstände Gedanken machen, von denen Sie Kenntnis haben. Potenzielle Zulieferer, Kunden und Wettbewerber. Im Sinne von Interessenkonflikten bezeichnen die Begriffe Zulieferer, Kunde und Wettbewerber sowohl gegenwärtige als auch potenzielle Zulieferer, Kunden und Wettbewerber. Falls Sie glauben, dass bei Ihnen möglicherweise ein Interessenkonflikt vorliegt, oder dass bei anderen der Anschein erweckt werden könnte, dass ein solcher Interessenkonflikt vorliegt, sind Sie verpflichtet, die Situation umgehend schriftlich der Compliance-Abteilung zu melden. i Eine elektronische Meldung eines Interessenkonflikts kann auf der PMI Compliance-Intranetseite vorgenommen werden. Falls Sie Fragen zur Meldung oder zu sonstigen Aspekten im Hinblick auf Interessenkonflikte haben, wenden Sie sich bitte an die Compliance-Abteilung. Annahme von Geschenken und Bewirtung PMI arbeitet mit vielen Zulieferern zusammen. Diese tragen entscheidend zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Unsere Beziehung zu Lieferanten und sonstigen Dritten, mit denen wir Geschäfte führen, muss in jeder Hinsicht auf Grundlage objektiver wirtschaftlicher Entscheidungen und fairer Geschäftsmethoden gestaltet werden. Geschenke und Bewirtungsleistungen können bei geschäftlichen Beziehungen ein gutes Klima schaffen, aber sie können auch die Objektivität gegenüber dem Gebenden beeinträchtigen. Kurzum: Geschenke und Bewirtungsleistungen können ihrerseits ebenfalls Interessenkonflikte auslösen. Geschenke und Bewirtungsleistungen bezeichnen alles von Wert, also auch Rabatte, Darlehen, Bargeld, günstige Konditionen für Produkte oder Dienstleistungen, Preise, Transportleistungen, die Nutzung von Fahrzeugen oder Ferieneinrichtungen, Aktien oder andere Wertpapiere, die Nutzung von Wertpapierangeboten, Hausreparaturen und -verschönerungen, Eintrittskarten und Geschenkgutscheine. Diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen, die oben aufgeführten Möglichkeiten sind nur Beispiele. HINWEIS: In einigen Tochtergesellschaften können noch strengere Vorgaben für Geschenke und Unterhaltungsleistungen gelten. Mitarbeiter dieser Tochtergesellschaften dürfen keine Geschenke oder Unterhaltungsleistungen annehmen, die gegen diese Richtlinien verstoßen. Der PMI Verhaltenskodex 13

19 Annahme von Geschenken und Bewirtung (Fortsetzung)? Frage: Der Vertriebsmitarbeiter eines Zulieferers bietet Ihnen einen schicken Kugelschreiber an, den sein Unternehmen zur Unterzeichnung von Verträgen verwendet. Allerdings hat die Sache einen Haken: Er will Ihnen den Kugelschreiber nur dann geben, wenn Sie sich bei der Präsentation seines Produkts bei Ihren Kollegen im Einkauf für ihn einsetzen. Der Kugelschreiber dürfte auf keinen Fall mehr als USD 250 wert sein. Können Sie ihn annehmen? Antwort: Nein, denn hier wird eine Gegenleistung verlangt Sie erhalten den Kugelschreiber nur dann, wenn Sie etwas dafür tun. Auch wenn es kleinlich wirkt: Vereinbarungen, die auf Gegenleistung beruhen, sind grundsätzlich nicht in Ordnung. Geschenke und Bewirtungsleistungen, die Mitarbeitern von PMI und deren engen Angehörigen angeboten werden, lassen sich in drei Kategorien einordnen: MEISTENS IN ORDNUNG Manche Geschenke und Bewirtungsleistungen fallen in eine Kategorie, die keiner Genehmigung bedürfen. Zu dieser Kategorie gehören Geschenke und Bewirtungsleistungen mit einem Gesamtmarktwert von bis zu USD 250 pro Geber und Kalenderjahr (solange sie nicht ebenfalls in die Kategorie der niemals akzeptablen Dinge fallen). Solange also folgende Leistungen einen Wert von USD 250 pro Geber und Kalenderjahr nicht überschreiten, bedürfen sie keiner Genehmigung: Gelegentliche Geschäftsessen mit Geschäftspartnern; Besuch gewöhnlicher Sport-, Theater- und sonstiger Veranstaltungen; Andere vertretbare und übliche Geschenke und Bewirtungsleistungen. Ebenso ist das Annehmen von Werbegeschenken, die nur einen nominellem Wert haben, nicht genehmigungspflichtig. Hierzu zählen zum Beispiel Kugelschreiber, Kalender und Kaffeetassen, die an alle Kunden verteilt werden. NIEMALS AKZEPTABEL Andere Gruppen von Geschenken und Bewirtungsleistungen sind grundsätzlich nicht akzeptabel, sei es aufgrund ihrer wahren oder scheinbaren Eigenschaften. Daher sind sie niemals zulässig und können von niemandem genehmigt werden. Unter keinen Umständen dürfen Sie als Mitarbeiter: Geschenke oder Bewirtungsleistungen entgegennehmen, die illegal sind oder gegen geltendes Recht verstoßen könnten; Geschenke in Form von Bargeld oder geldähnlichen Geschenken (z. B. in Bargeld umwandelbare Geschenkgutscheine, Schecks, Zahlungsanweisungen, Wertpapiere, handelbare Titel, Darlehen, Aktien oder Aktienoptionen) annehmen; Leistungen annehmen, die auf Gegenseitigkeit beruhen oder Teil einer Vereinbarung sind, die zu einer Gegenleistung für das Geschenk oder die Bewirtungsleistung verpflichten; An Unterhaltungsleistungen teilnehmen, die moralisch anstößig oder sexueller Art sind oder auf andere Weise gegen unsere Selbstverpflichtung zu gegenseitigem Respekt verstoßen; An Aktivitäten teilnehmen, von denen Sie wissen, dass die Gewährung des Geschenks bzw. der Bewirtungsleistung durch diese Person gegen die Richtlinien von deren Arbeitgeber verstoßen würde. Der PMI Verhaltenskodex 14

20 Annahme von Geschenken und Bewirtung (Fortsetzung) GRUNDSÄTZLICH NACHFRAGEN Bei allen Leistungen, die nicht in die beiden bereits behandelten Kategorien einzuordnen sind, kann die Entgegennahme zulässig oder aber unzulässig sein. Deshalb benötigen Sie hierfür gemäß PMI 14-C Umgang mit Regierungsbeamten und Geschäftspartnern. Politisches Engagement. eine schriftliche Genehmigung. In diese Kategorie sind zum Beispiel folgende Geschenke und Bewirtungsleistungen einzuordnen, wenn die Kosten von einem derzeitigen oder potenziellen Zulieferer oder Kunden übernommen werden: Geschenke, Bewirtungs- und Unterhaltungsleistungen mit einem Gesamtverkehrswert von mehr als USD 250 pro Kalenderjahr von einem einzigen Geber; Sonderveranstaltungen wie z. B. ein Weltcup- oder ein Super Bowl- Spiel (diese sind meist mehr als USD 250 wert); Reisen oder Unterhaltungsleistungen, die länger als einen Tag dauern. Um zu entscheiden, ob die Leistungen, die in die Kategorie Grundsätzlich nachfragen fallen, genehmigt werden, sollte stets gesunder Menschenverstand eingesetzt und folgende Fragen berücksichtigt werden: Kann das Geschenk bzw. die Bewirtungsleistung Ihre Objektivität beeinträchtigen? Hat die Leistung einen geschäftlichen Zweck? (Werden beispielsweise geschäftliche Angelegenheiten im Rahmen des fraglichen Ereignisses besprochen?) Welchen Präzedenzfall würde die Genehmigung für andere Mitarbeiter schaffen? Wie könnte dies auf Mitarbeiter oder Personen außerhalb des Unternehmens wirken? Weitere Überlegungen zum Thema Geschenke und Bewirtung: Benachrichtigung von Zulieferern und Kunden. Sie sollten alle Personen, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben oder eine geschäftliche Beziehung anstreben, über diese Unternehmensanforderungen informieren. Vorgehensweise bei Erhalt eines nicht zulässigen Geschenks. Weisen Sie Geschenke in Form von Bargeld oder geldähnlichen Geschenken unverzüglich zurück (z. B. in Bargeld umwandelbare Geschenkgutscheine, Schecks, Zahlungsanweisungen, Wertpapiere, handelbare Titel, Darlehen, Aktien oder Aktienoptionen). Geschenke, die in die Kategorie meistens in Ordnung fallen, aber über der festgesetzten Wertgrenze liegen und deren Rückgabe nicht praktikabel bzw. aus anderen Gründen nicht wünschenswert ist, sollten Sie dem leitenden Compliance-Beauftragten zur Verwendung im bzw. zum Verkauf oder zur Spende durch das Unternehmen übergeben. Bilder, Schreibtischsets und ähnliche Dinge, die Sie als Geschenk erhalten, können Sie nach schriftlicher Genehmigung durch den leitenden Compliance-Beauftragten bzw. gemäß geltenden Dienstanweisungen in Ihrer Tochtergesellschaft im Unternehmen verwenden, sie bleiben jedoch Eigentum des Unternehmens. Schicken Sie ggf. einen Brief an den Schenker, in dem Sie ihm die Unternehmensanforderungen in Bezug auf Geschenke erläutern. i Wenden Sie sich bei Fragen oder Bedenken zu Geschenken und Bewirtungsleistungen bitte an Ihren Vorgesetzten oder die Compliance- Abteilung. In Ihrer Niederlassung können noch weitere Anforderungen bestehen. Diese sollten Sie unbedingt kennen. Der PMI Verhaltenskodex 15

21 Anbieten von Geschenken und Bewirtung? Frage: Ich möchte einer unserer besten Kundinnen mit einem besonderen Geschenk danken. Ich könnte Karten zu einem Tennisturnier besorgen und ich weiß, dass sie viel Freude daran hätte. Allerdings verstößt dies gegen die Richtlinien ihres Unternehmens. Kann ich ihr die Karten schenken, wenn ihr ihre Unternehmensrichtlinien gleichgültig sind? Antwort: Nein. Wenn Sie wissen, dass die Entgegennahme des Geschenks gegen die Richtlinien ihres Arbeitgebers verstößt, dürfen Sie das Geschenk nicht geben. Ebenso wie wir möchten, dass sich andere an unsere Standards halten, achten wir auch ihre Vorgaben. Geschenke und Bewirtungsleistungen für nichtstaatliche Geschäftskontakte In unserem Unternehmen gelten nicht nur strenge Regeln für die Entgegennahme von Geschenken und Bewirtungsleistungen (siehe Abschnitt Annahme von Geschenken und Bewirtung des vorliegenden Kodex), sondern auch beim Anbieten solcher Leistungen müssen Regeln beachtet werden. Das Anbieten von sozialen Leistungen und Werbegeschenken von nominellem Wert denkbar wären zum Beispiel kleinere Geschenke, Geschäftsessen und Unterhaltungsleistungen ist im geschäftlichen Bereich gängige Praxis. Sie dienen der Schaffung einer guten Atmosphäre sowie der Verbesserung geschäftlicher Beziehungen. Im Rahmen des gesunden Menschenverstandes und bei maßvoller Nutzung dieser Möglichkeiten ist der gelegentliche Austausch von Geschenken mit Personen, die nicht für Regierungsstellen bzw. Behörden arbeiten, durchaus angebracht, vorausgesetzt, dies ist nicht durch den Arbeitgeber des Empfängers untersagt. Sie sollten nie Geschenke oder Bewirtungsleistungen unterbreiten oder anbieten, von denen Sie glauben, dass sie der Empfänger aus rechtlichen Gründen oder aufgrund der Richtlinien der Organisation des Empfängers nicht annehmen wird. Anbieten von Geschenken Bevor Sie ein Geschenk im Wert von über USD 250 an einen nichtstaatlichen Geschäftskontakt überreichen, müssen Sie zuvor gemäß PMI 14-C eine explizite schriftliche Genehmigung einholen. Bestimmte Verhaltensweisen sind grundsätzlich und ausnahmslos tabu. Bieten Sie unter keinen Umständen Geschenke oder Bewirtungsleistungen oder andere Werte an, wenn: dies illegal ist; ihnen bekannt ist, dass dies gegen die Regeln der Organisation verstößt, der der Beschenkte angehört; es sich um Geld oder geldähnliche Geschenke handelt (z. B. Schecks, Reiseschecks, Zahlungsanweisungen, Wertpapiere oder begebbare Titel); dies moralisch anstößig oder sexuell ausgerichtet ist oder auf andere Weise gegen unsere Selbstverpflichtung zu gegenseitigem Respekt verstößt; es sich um ein Gegengeschäft handelt (d. h. eine Gegenleistung verlangt wird); der Wert USD übersteigt außer, es handelt sich um eine öffentliche Übergabe, bei der klar ist, dass der Empfänger dieses Geschenk beispielsweise auf Grund eines Vertriebs-Incentive-Programms erhält, das dem Arbeitgeber des Empfängers bekannt ist und von diesem akzeptiert wird; dies nicht korrekt in den Geschäftsbüchern verzeichnet wurde. Der PMI Verhaltenskodex 16