Verhaltenskodex: Zuwendungen (Geschenke und Einladungen)

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1 Verhaltenskodex: Zuwendungen (Geschenke und Einladungen) Portigon Konzern Inland Stand: November 2013

2 Inhalt I. Einleitung 3 II. Allgemeines 4 III. Generelle Regelungen für die Annahme oder Gewährung von Zuwendungen 5 IV. Annahme von Zuwendungen durch Portigon Mitarbeiter 7 V. Gewährung von Zuwendungen an Kunden oder sonstige Dritte 10 VI. Steuerliche Aspekte von Zuwendungen 13 VII. Spenden 14 Verhaltenskodex Ampel 15

3 Seite 3 I. Einleitung Die Annahme und Gewährung von Zuwendungen ist im geschäftlichen Verkehr üblich und in angemessenem Umfang grundsätzlich auch zulässig. Wird dieser Rahmen jedoch überschritten, geraten die handelnden Personen möglicherweise in den Verdacht der Bestechung bzw. Bestechlichkeit (Korruption). Bestechung und Bestechlichkeit stellen in Deutschland wie in vielen anderen Rechtsordnungen einen Straftatbestand dar. Das deutsche Strafrecht unterscheidet dabei zwischen Fehlverhalten im privaten Sektor ( 299 ff. StGB) und im öffentlich-rechtlichen Bereich ( 331 ff. StGB) sowie zwischen der Aktivseite (Vorteilsgewährung und Bestechung) und der Passivseite (Vorteilsnahme und Bestechlichkeit). Unterhalb der Strafbarkeitsschwelle kann die Annahme / Gewährung von Zuwendungen zu Interessenkonflikten im Verhältnis zu Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern 1 führen. So können Interessenkonflikte beispielsweise auftreten, wenn sich der Empfänger aufgrund des Zeitpunkts oder des Wertes der Zuwendung verpflichtet fühlt, dem Zuwendenden eine für diesen vorteilhafte Gegenleistung oder eine vorrangige Behandlung zukommen zu lassen. Die Portigon AG ist als Finanzdienstleistungsunternehmen aufsichtsrechtlich verpflichtet, eine Beeinträchtigung von Kundeninteressen nicht nur zu vermeiden, sondern auch wirksame Maßnahmen zu ergreifen, um der Entstehung von Interessenkonflikten vorzubeugen. Unabhängig von möglichen straf- oder aufsichtsrechtlichen Konsequenzen kann daneben bereits der Anschein der Beeinflussung geschäftlicher Entscheidungen zu einem erheblichen Reputationsschaden für die Portigon AG und ihre inländischen Konzernunternehmen (folgend Portigon ) in der Öffentlichkeit führen. Zuwendungen sind auch unterhalb der Korruptionsschwelle unzulässig, wenn sie Interessenkonflikte auslösen können! Die nachfolgenden Verhaltensleitlinien regeln den Umgang mit Zuwendungen bei Portigon im Inland. Ziel der Regelungen ist es, ein gesetzeskonformes Verhalten von Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden von Portigon sicherzustellen, der Entstehung von Interessenkonflikten vorzubeugen und die Portigon Mitarbeiter für potenzielle Interessenkonflikte und problematische Konstellationen bei der Annahme und Gewährung von Zuwendungen zu sensibilisieren und einem Reputationsverlust von Portigon aufgrund einer unangemessenen Zuwendungspraxis in der Öffentlichkeit vorzubeugen. Die Regelungen des Kodex schützen die Mitarbeiter vor Konflikten mit den Gesetzen! 1 Als Mitarbeiter im Sinne dieser Richtlinie gelten die Vorstandsmitglieder sowie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Portigon AG im Inland. Mitarbeiter im Sinne dieser Richtlinie sind darüber hinaus alle inländischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Portigon Konzernunternehmen (einschließlich der Geschäftsleiter), sofern in diesen kein unternehmenseigener Verhaltenskodex (bzw. keine unternehmenseigene Geschenkerichtlinie) gilt. Alle in dem Dokument verwendeten Begriffe sind im Übrigen geschlechtsneutral zu verstehen.

4 Seite 4 II. Allgemeines 1. Begriff der Zuwendung Zuwendung im Sinne dieser Regelungen ist alles, was für den Empfänger von Wert sein könnte, insbesondere: Sachgeschenke, Geld, Gutscheine, Eintrittskarten, Einladungen, insbesondere zu Geschäftsessen oder Veranstaltungen sowie sonstige Vergünstigungen oder Vorteile (z. B. auch der unentgeltliche oder verbilligte Bezug von Leistungen oder Einrichtungen). 2. Geltungsbereich und Wirksamkeit Dieser Verhaltenskodex ist für alle Portigon Mitarbeiter im Inland ab dem 14. Februar 2013 verbindlich. Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können arbeitsrechtliche Konsequenzen für die Mitarbeiter nach sich ziehen. Gleichzeitig kann ein gesetzlicher Straftatbestand erfüllt sein. 3. Dokumentation Der Bereich Compliance (folgend Compliance ) führt ein zentrales Zuwendungsregister, in welchem sämtliche mitteilungspflichtigen Zuwendungen erfasst werden. Zu Prüfungszwecken bewahrt Compliance darüber hinaus die eingegangenen Genehmigungsanträge sowie die zugehörigen Entscheidungen auf. 4. Genehmigungspflichten c. Erhaltene Zuwendungen sind, soweit die Annahme nicht gemäß Abschnitt IV. genehmigungsfrei ist, sowohl dem Vorgesetzten als auch Compliance zur Genehmigung zu melden. Hierzu ist das Formular Geschenkemeldung (Meldung über den Erhalt von Zuwendungen / Geschenken) auszufüllen und an Compliance ( ) zu senden. Fax: , compliance_advisory@portigon.com Das Formular ist im Portigon Intranet unter folgendem Pfad abrufbar: Formulare & Services / Formularschrank / Compliance / Geschenkemeldung Die geplante Vergabe einer Zuwendung ist, soweit die Zuwendung nicht gemäß Abschnitt V. genehmigungsfrei ist, sowohl dem Vorgesetzten als auch Compliance vorab zur Genehmigung vorzulegen. Hierzu ist das Formular Geschenkemeldung Vergabe (Meldung über die Vergabe von Zuwendungen / Geschenken an Dritte) auszufüllen und an Compliance ( ) zu senden. Fax: , compliance_advisory@portigon.com Das Formular ist im Portigon Intranet unter folgendem Pfad abrufbar: Formulare & Services / Formularschrank / Compliance / Geschenkemeldung Vergabe Um negative Auswirkungen auf das Verhältnis zum Kunden zu vermeiden, falls die geplante Vergabe der Zuwendung nicht oder nicht in dem geplanten Umfang gewährt werden kann, ist die Genehmigung vor Kontaktaufnahme mit dem Geschäftspartner einzuholen.

5 Seite 5 III. Generelle Regelungen für die Annahme oder Gewährung von Zuwendungen 1. DIE ANNAHME ODER GEWÄHRUNG VON ZUWENDUNGEN, die das geschäftliche Urteilsvermögen beeinträchtigen bzw. zu einem Interessenkonflikt führen könnten, ist nicht gestattet. Ferner sind alle Handlungen zu unterlassen, welche bereits den Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung eines Geschäftspartners hervorrufen könnten. Dies gilt insbesondere dann, wenn konkrete Verhandlungen mit einem Kunden geführt werden, ein Geschäftsabschluss unmittelbar bevorsteht oder gerade erfolgte. 2. DIE MITARBEITER VON PORTIGON DÜRFEN (sich) Zuwendungen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nur in dem Umfang gewähren (lassen), wie es im Kreditgewerbe auf der Stufe des Mitarbeiters bzw. Empfängers der Zuwendung sozial adäquat ist. Der Begriff der sozialen Adäquanz ist nicht gleichzusetzen mit demjenigen der Üblichkeit. Über die Üblichkeit hinaus ist es erforderlich, dass die Zuwendung in ihrer konkreten Situation und Ausprägung durch die Allgemeinheit gebilligt ist. 3. DIE ANNAHME ODER DAS GEWÄHREN VON BARGELD im Rahmen der beruflichen Tätigkeit für Portigon ist nicht gestattet. Dieses gilt auch für bargeldähnliche Zuwendungen wie Gutscheine sowie jegliche finanzielle Vergünstigungen wie z. B. die Gewährung, Verschaffung oder Annahme von speziellen, individuell für den Mitarbeiter gültigen Darlehens- oder Einkaufskonditionen. Letzteres gilt nicht für durch Portigon zentral ausgehandelte Sonderkonditionen bei Einzelhändlern und Dienstleistern, welche für alle Portigon Mitarbeiter gelten und im Intranet einzusehen sind. 4. PORTIGON MITARBEITERN IST ES UNTERSAGT, aktiv Zuwendungen zu fordern, auch wenn diese nicht direkt für die Herbeiführung einer Geschäftsentscheidung bestimmt sein sollen. 5. DIE KOMMUNIKATION ÜBER ZUWENDUNGEN muss zwischen Zuwendendem und Empfänger ausschließlich auf offiziellem Wege verlaufen (z. B. bei s über das Firmen- Account). Geschenke sind immer an die jeweilige Firmenadresse zu senden.

6 Seite 6 6. DIE BEANTWORTUNG DER NACHFOLGENDEN FRAGEN soll eine Leitlinie dafür bilden, ob die Annahme oder die geplante Gewährung einer Zuwendung generell zulässig ist: Fühlt es sich gut an, die Zuwendung zu gewähren oder anzunehmen? Entspricht die Zuwendung noch dem Lebensstil des Empfängers? Gibt es einen Beigeschmack, den ein Unbeteiligter Dritter wahrnehmen könnte, wenn er von der Gewährung / Annahme der Zuwendung Kenntnis hätte? Ist die Annahme / Gewährung der Zuwendung gesellschaftlich anerkannt / legitim? Würde ich mich als Beschenkter wohlfühlen, wenn mir die Zuwendung gewährt würde? Könnte der Empfänger sich offen oder latent verpflichtet fühlen, dem Gewährenden eine Gegenleistung (etwa in Form einer positiven Geschäftsentscheidung oder einer sonstigen Bevorzugung gegenüber Mitbewerbern) zukommen zu lassen oder bleibt er in seiner Entscheidung weiterhin frei? Würde ich die Zuwendung als Foulspiel ansehen, wenn nicht Portigon, sondern ein Wettbewerber die Zuwendung gewähren oder annehmen würde? Grundregel: Das Bauchgefühl weist fast immer den richtigen Weg!

7 Seite 7 IV. Annahme von Zuwendungen durch Portigon Mitarbeiter Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Annahme von Zuwendungen durch Portigon Mitarbeiter. Sie gelten ergänzend zu den generellen Regeln in Abschnitt III. 1. Geschenke Folgende Geschenke von Dritten dürfen angenommen werden, ohne dass es hierfür der Genehmigung durch oder Anzeige an Compliance bzw. den jeweiligen Vorgesetzten bedarf: Allgemein übliche Zuwendungen oder Aufmerksamkeiten, die als Höflichkeit anerkannt sind und einen Wert von 30,- nicht überschreiten (z. B. Blumen, Werbegeschenke, eine normale Flasche Wein mit einem Wert von bis zu 30,- ) c. Alle Geschenke mit einem Wert von über 30,- sind dem zuständigen Vorgesetzten und Compliance zur Genehmigung vorzulegen (siehe hierzu II.4.). Die Annahme von Geschenken ist abzulehnen, wenn der Nominalwert des Geschenkes einen Betrag von 100,- übersteigt oder mehrere Geschenke zusammengenommen im Kalenderjahr einen Wert von 100,- pro Gewährendem und Mitarbeiter überschreiten. Werden mehrere Geschenke von mehreren Mitarbeitern desselben Unternehmens gewährt, so ist Gewährender im Sinne dieser Regelung das Unternehmen. d. Ist die Ablehnung eines Geschenks aus geschäftspolitischen Gründen nicht möglich, weil zu befürchten ist, dass der Dritte die Nichtannahme als Unhöflichkeit auffasst und sich dieses negativ auf die Geschäftsbeziehung auszuwirken droht, ist die Annahme des Geschenks ausnahmsweise zulässig. Derartige Geschenke sind unmittelbar nach Empfang im Bereich Compliance abzugeben. Compliance übergibt das Geschenk gegen Empfangsbestätigung an den GB Konzernentwicklung, Generalsekretariat ( ). Von dort wird das Geschenk wohltätigen Zwecken zugeführt.

8 Seite 8 2. Einladungen Einladungen zu Geschäftsessen oder Veranstaltungen gehören zu den anerkannten Usancen im Geschäftsleben. Die Zulässigkeit der Annahme von Einladungen bestimmt sich nach den nachfolgenden Regelungen. c. d. e. Einladungen sollen sich in dem finanziellen Rahmen dessen bewegen, was der Mitarbeiter angesichts seiner Einkommensverhältnisse auch privat für eine entsprechende Veranstaltung auszugeben bereit wäre und im Geschäftsverkehr auf der Ebene des betreffenden Mitarbeiters als sozial adäquat angesehen wird. Die Teilnahme an Veranstaltungen mit reinem Freizeitcharakter bedarf unabhängig vom Wert der Einladung immer der vorherigen Genehmigung durch Compliance. Handelt es sich um eine Einladung zu einem sportlichen oder kulturellen Event, sollen sich die Karten maximal im mittleren Preissegment bewegen. Stellt der Gewährende V.I.P.-Tickets oder ähnliches in Aussicht, soll der Mitarbeiter darauf hinwirken, dass lediglich normale Tickets gewährt werden. Der nominale Wert einer Einladung darf im Grundsatz einen Wert von 100,- nicht übersteigen. Dies gilt auch für mehrere Einladungen desselben Zuwendenden an einen Mitarbeiter im Kalenderjahr. Über Ausnahmen im Einzelfall entscheidet Compliance. Reise- und Unterkunftskosten werden regelmäßig durch Portigon getragen und dürfen nur in begründeten Ausnahmefällen zum Umfang der Zuwendung des Dritten gehören. Eine Begleitung durch Lebens- oder Ehepartner ist grundsätzlich nicht gestattet. In begründeten Einzelfällen kann Compliance Ausnahmen gestatten. Vorstandsmitglieder können Einladungen zu Veranstaltungen einschließlich angemessener Bewirtung auch außerhalb der oben genannten Wertgrenzen annehmen, wenn die Teilnahme geschäftlich veranlasst ist und im Interesse des Instituts erfolgt. Dies gilt entsprechend für Ehe- oder Lebenspartner der Vorstandsmitglieder, wenn die Begleitung im Interesse des Instituts erfolgt und (international) üblichen Gepflogenheiten entspricht. Zuwendungen dürfen keinen Interessenkonflikt auslösen und müssen sich im Rahmen des sozial Adäquaten halten!

9 Seite 9 3. Sonderfall Geschäftsessen Die Annahme von Einladungen zu Geschäftsessen gilt im üblichen Rahmen bis zu einem Wert von etwa 50,- als vorab genehmigt und erfordert keine Benachrichtigung oder ausdrückliche Genehmigung des Vorgesetzten bzw. von Compliance. Bei Zweifeln über deren Wert ist bei einer bevorstehenden Essenseinladung vorab Compliance einzuschalten. Einladungen über diesen Rahmen hinaus sind vorab dem Vorgesetzten und Compliance zur Genehmigung vorzulegen. Die Annahme ist im Rahmen von IV.2. zulässig. Einladungen zu Geschäftsessen bis 50,- und Geschenke bis 30,- sind genehmigungsfrei. Obergrenze für Zuwendungen im Übrigen: 100,- pro Jahr. 4. Vorträge, Gutachten, Beratungstätigkeiten Für Vorträge, Gutachten und Beratungsleistungen, die dienstlich veranlasst sind, dürfen grundsätzlich keine Honorare angenommen werden. Ist die Ablehnung eines Honorars aus geschäftspolitischen Gründen nicht möglich, ist das zugedachte Honorar an Portigon abzuführen oder als Spende für einen gemeinnützigen Zweck zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch, wenn das Honorar anstatt in Geld in Form eines Geschenkes erfolgen soll. Ausgenommen hiervon sind Trainer- und Nebentätigkeiten, die vom GB Human Resources gesondert genehmigt worden sind. In unmittelbarem Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten entstehende Reise- oder Übernachtungskosten können vom externen Veranstalter in angemessenem Umfang übernommen werden.

10 Seite 10 V. Gewährung von Zuwendungen an Kunden oder sonstige Geschäftspartner Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die Gewährung von Zuwendungen an Kunden oder Geschäftspartner von Portigon. Sie gelten ergänzend zu den generellen Regeln in Abschnitt III. 1. Zuwendungen im Bereich der Privatwirtschaft Die Gewährung von Zuwendungen an Mitarbeiter von Unternehmen der Privatwirtschaft ist im sozial adäquaten Rahmen grundsätzlich möglich. WICHTIG IST: Der Empfänger muss Portigon gegenüber erklären, dass die Annahme der Zuwendung im Einklang mit den Compliance-Richtlinien seines Arbeitgebers steht und die für ihn geltenden Prozesse eingehalten wurden (Meldung an den Vorgesetzten / Compliance, ggf. Einholung von Genehmigungen). Dieses stellt sicher, dass sich der Portigon Mitarbeiter nicht dem Verdacht der Bestechung im geschäftlichen Verkehr aussetzt. Diese Erklärung kann auch indirekt erfolgen, indem der Empfänger eine Zuwendung annimmt, welche die folgenden Textbausteine beinhaltet: Bitte prüfen Sie vorab, ob die Zuwendung den Compliance-Richtlinien Ihres Hauses entspricht und holen sie gegebenenfalls alle erforderlichen Genehmigungen ein ;...Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie die Zuwendung zu den beschriebenen Voraussetzungen annehmen werden. Im Übrigen gelten für Zuwendungen im Bereich der Privatwirtschaft die folgenden Regeln: Geschenke I. Folgende Geschenke dürfen Kunden, Geschäftspartnern oder sonstigen Dritten gewährt werden, ohne dass es hierfür einer Genehmigung durch Compliance bzw. den jeweiligen Vorgesetzten bedarf: Allgemein übliche Zuwendungen oder Aufmerksamkeiten, die als Höflichkeit anerkannt sind und einen Wert von 30,- nicht überschreiten (z. B. Blumen, Werbegeschenke, eine normale Flasche Wein bis zu einem Wert von 30,- ). II. Geschenke bis zu einem Gegenwert von 100,- je Beschenktem und Kalenderjahr dürfen gewährt werden, wenn die Genehmigung des zuständigen Vorgesetzten des Portigon Mitarbeiters und von Compliance vorliegt (siehe hierzu II. 4. ). III. In begründeten Einzelfällen, z. B. wenn ein besonderer Anlass vorliegt oder die Stellung des Kunden oder Geschäftspartners ein höherwertiges Geschenk angemessen erscheinen lässt, ist die Vergabe eines höherwertigen Geschenkes möglich. Hierzu ist vorab die Genehmigung durch Compliance einzuholen.

11 Seite 11 Einladungen I. II. Einladungen sollen grundsätzlich einen eindeutig fachbezogenen Charakter aufweisen (sogenannte Fachveranstaltungen). Fachveranstaltungen sind genehmigungsfrei. Im Rahmen solcher Veranstaltungen ist auch ein angemessenes Rahmenprogramm mit Bewirtung möglich. Das Rahmenprogramm bedarf der vorherigen Genehmigung durch Compliance. Für Einladungen zu Geschäftsessen an Kunden, Geschäftspartner oder sonstige Dritte gelten die Regelungen in Abschnitt IV.2. und IV.3. sinngemäß. III. Einladungen an Lebens- oder Ehepartner (der Mitarbeiter) von Kunden oder Geschäftspartnern sind grundsätzlich nicht gestattet. In begründeten Einzelfällen kann Compliance Ausnahmen zulassen. IV. Sonstige Einladungen sind unzulässig. Für die Vergabe von Zuwendungen gelten im Grundsatz die Regeln für die Annahme spiegelbildlich. Bitte unbedingt klären, ob der Empfänger die Zuwendung annehmen darf! 2. Zuwendungen an öffentlich Bedienstete und diesen gleichgestellte Personen Zuwendungen an Beamte und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes bedürfen einer gesonderten Regelung: In diesem Bereich ist nicht nur die Bestechung bzw. Bestechlichkeit sanktioniert, das heißt das Gewähren und Annehmen von Vorteilen als Gegenleistung für unlauteres Handeln, sondern auch die Vorteilsgewährung bzw. Vorteilsnahme, ohne dass es zu einer Maßnahme zugunsten des Zuwendungsgebers gekommen sein muss. Die Bundesländer haben Gesetze und Richtlinien erlassen, welche die Annahme von Zuwendungen durch öffentlich Bedienstete regeln. Die Regelungen lassen sich wie folgt zusammenfassen: Erlaubt ist die Zuwendung von kleinen Werbegeschenken von marginalem Wert z. B. Plastikkugelschreiber, Zettelblöcke etc. Darüber hinausgehende Zuwendungen sind nur erlaubt, wenn die ordnungsgemäße Genehmigung auf Empfängerseite vorliegt. Die Regelungen der Länder unterscheiden sich im Wesentlichen dahingehend, ob die Genehmigung des jeweiligen Dienstvorgesetzten ausreichend ist oder die oberste Dienstbehörde eingeschaltet werden muss.

12 Seite 12 c. d. e. Der Maßstab der sozialen Adäquanz kann anders als in der Privatwirtschaft nicht ohne weiteres herangezogen werden. Die Vergabe von Zuwendungen an öffentlich Bedienstete ist daher restriktiv zu handhaben. Da das Strafrecht den Begriff des Amtsträgers weit definiert (vgl. 11 Abs. 1 Nr. 2 c StGB), sollte im Zweifel vorab Compliance eingeschaltet werden, um zu klären, ob der Zuwendungsempfänger als Amtsträger einzustufen ist. Mitarbeiter von Sparkassen, öffentlichen Förderinstituten sowie teilweise auch von Landesbanken sind Amtsträger im Sinne des Strafrechts. Zuwendungen an diesen Kreis sollen somit nur unter dem Vorbehalt erfolgen, dass der anstellende Dienstherr vorab ausdrücklich sein Einverständnis erklärt. Aufgrund dieser Besonderheiten ist vor der Vergabe von Zuwendungen im öffentlichen Bereich immer sicherzustellen, dass die Genehmigung des jeweiligen Dienstvorgesetzten vorliegt.

13 Seite 13 VI. Steuerliche Aspekte von Zuwendungen 1. Zuwendungen an Dritte c. Zuwendungen können für den Empfänger zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil führen. Sie sind daher grundsätzlich durch den Empfänger in seiner Steuererklärung anzugeben und zu versteuern. Als Referenz gilt dabei der Nominalwert, das heißt etwa bei einem Ticket für eine Veranstaltung der aufgedruckte Preis. Die Portigon AG hat von Ihrem Wahlrecht gemäß 37b EstG Gebrauch gemacht und unterwirft alle von Ihr bzw. Portigon Mitarbeitern gegenüber Dritten gewährten Zuwendungen einem Pausch-Steuersatz von 30%. Da die anfallende Steuer somit durch Portigon pauschaliert übernommen wird, gilt die Verpflichtung zur Versteuerung für den Dritten, welcher durch Portigon eine Zuwendung erhält, als abgegolten. Der Zuwendungsempfänger ist schriftlich auf die Übernahme der Steuer durch Portigon hinzuweisen. Aufgrund abweichender Regelungen im Ausland ist bei einer Zuwendung mit Auslandsbezug immer der schriftliche Hinweis beizufügen, dass die Zuwendung möglicherweise steuerpflichtig und der Empfänger verpflichtet ist, diese der Steuer zu unterwerfen. 2. Zuwendungen an Portigon Mitarbeiter c. In Deutschland ist die pauschale Übernahme der bei der Gewährung von Zuwendungen anfallenden Steuern durch den Zuwendenden gemäß 37b EStG verbreitet. In der Regel fallen somit für einen Portigon Mitarbeiter, welcher eine Zuwendung mit Inlandsbezug erhält, keine Steuern an. Zur eigenen Sicherheit des Mitarbeiters selbst sollte dieser allerdings beim Zuwender anfragen, ob die Steuern von dort pauschal abgeführt wurden. Bei Schenkungen mit Auslandsbezug sollte der Mitarbeiter darüber hinaus den FB Tax kontaktieren, um mögliche Steuerpflichten zu klären. Sollten die Steuern nicht von dem Zuwendenden übernommen werden, muss der Mitarbeiter die Zuwendung eigenverantwortlich der Steuer unterwerfen. Die hierbei entstehende persönliche Steuerschuld des Mitarbeiters wird aufgrund der dienstlichen Veranlassung der Zuwendung durch Portigon erstattet.

14 Seite 14 VII. Spenden Portigon beteiligt sich mit Spenden zu gemeinnützigen, sozialen, kulturellen, sportlichen und wissenschaftlichen Zwecken im geschäftsüblichen Umfang am sozialen und gesellschaftlichen Leben. Portigon leistet weder unmittelbar noch mittelbar Spenden an politische Parteien und parteinahe Stiftungen. Spenden, die den Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung eines Kunden, Geschäftspartners oder sonstigen Dritten hervorrufen könnten, sind nicht gestattet. Insbesondere sind Spenden an Kunden, Geschäftspartner, sonstige Dritte oder diesen nahestehende natürliche oder juristische Personen, die unmittelbar oder mittelbar im Zusammenhang mit konkreten Verhandlungen, bevorstehenden oder gerade erfolgten Geschäftsabschlüssen geleistet werden, unzulässig.

15 Seite 15 Verhaltenskodex Ampel (Ohne öffentlichen Sektor) Aufmerksamkeiten mit Höflichkeitscharakter (z. B. Wein oder Werbegeschenke bis 30,- ) Einladungen zu Geschäftsessen bis zu einem Wert von etwa 50,- Einladungen ohne Freizeitcharakter (z. B. Vorträge und Informationsveranstaltungen ohne Bewirtung) ÎÎ Annahme / Vergabe der Zuwendung grundsätzlich erlaubt ÎÎ Keine Genehmigung / Benachrichtigung von Compliance / Vorgesetztem erforderlich Zuwendungen bis zu einem Wert von 100,- p. und Person / Mitarbeiter Einladungen in sozial adäquatem Rahmen, die auf der jeweiligen Ebene des Empfängers auch im privaten Bereich üblich sind und nicht den Anschein eines Interessenkonfliktes aufwerfen ÎÎ Genehmigung durch Vorgesetzten und Compliance erforderlich ÎÎ Kontaktaufnahme mit Compliance, bevor die Zuwendung mit dem Empfänger besprochen wird Zuwendungen, die den Empfänger beeinflussen oder einen Interessenkonflikt auslösen können Geld oder geldgleiche Geschenke Zuwendungen, welche im Bankgewerbe auf der Ebene des Mitarbeiters als nicht sozial adäquat gelten ÎÎ Vergabe / Annahme unzulässig Erhaltene Geschenke, wenn ÎÎ Zurückweisung nicht möglich: Weitergabe an Compliance und Zuführung zu einem wohltätigen Zweck

16 Portigon AG Herzogstraße Düsseldorf Tel

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