Richtlinie für die Abrechnung von Honoraren und Spesen (Version 2011/1)

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1 Seite: 1 von 5 1. Abrechnung von Honoraren und Spesen von Personen mit Wohnsitz in der Schweiz 1. Für Mitarbeitende mit einer aktiven Voll- oder Teilzeit-Anstellung an der Universität Basel darf kein Honorar über das Ressort Finanzen und Controlling ausbezahlt werden. Dies gilt auch für Mitarbeitende des Nationalfonds sowie für Drittmittel-Angestellte. Honorarauszahlungen sind ausschliesslich über das Ressort Personal vorzunehmen. 2. Honorarabrechnungen sind ausschliesslich dem Personaldienst zuzustellen. 3. Ausländer/innen aus einem EU-/EFTA-Staat: Bei einem Aufenthalt in der Schweiz von max. 8 Tagen pro Jahr besteht keine Meldepflicht, ab dem 9 Tag besteht eine Meldepflicht, ab dem 91 Tag bis zu einem Aufenthalten von 18 Monaten muss eine Kurzaufenthaltsbewilligung (L-Bewilligung). Die Meldpflicht an das Amt für Wirtschaft und Arbeit sowie das Einholen einer Kurzaufenthaltsbewilligung beim Amt für Bevölkerungsdienst und Migration erfolgt durch das Ressort Personal und ist dort zu beantragen. 4. Spesen werden nur ausbezahlt, wenn diese belegbar sind. Die Spesenbelege sind der Honorarabrechnung beizulegen (vgl. Spesenreglement vom ). 5. Für Personen ohne aktive Voll- oder Teilzeit-Anstellung an der Universität Basel einschliesslich Nationalfonds- und Drittmittelangestellte werden folgende Unselbständig Selbständig Erwerbende ständiger Wohnsitz Steuerpflicht Quellensteuerpflicht Abrechnung durch: Erwerbende Selbständigkeitsnachweis bis Fr grösser Fr X in der Schweiz (Schweizer od. C-Bewilligung) nein ja nein Personaldienst X in der Schweiz (B- od. L-Bewilligung) nein nein ja Personaldienst X in der Schweiz (Schweizer od. C-Bewilligung) ja ja nein Personaldienst X in der Schweiz (B- od. L-Bewilligung) ja nein ja Personaldienst X in der Schweiz (Schweizer od. C-Bewilligung) nein 2) nein 2) nein Buchhaltung ja

2 Seite: 2 von 5 2. Abrechnung von Honoraren und Spesen von Personen mit Wohnsitz im Ausland Aufenthaltsdauer Unselbständig Selbständig Referenten Erwerbende ständiger Wohnsitz Steuerpflicht Abrechnung durch: Bewilligung durch den Personaldienst Quellensteuerpflicht Formular E101 X X in einem EU- / EFTA-Staat keine 8) nein nein nein 3) Buchhaltung nein 4) <= 8 Tage X X in einem nicht EU- / EFTA-Staat keine 8) nein nein nein 3) Buchhaltung nein 4) X in den USA, Canada, Philippinen keine 8) nein nein nein 3) Buchhaltung nein 6) > 8 und < 90 Tage X X in einem EU- / EFTA-Staat Meldepflicht ab dem ersten Tag nein nein nein 3) Buchhaltung ja zwingend X X in einem nicht EU- / EFTA-Staat L-Bewilligung 7) nein nein 3) Personaldienst nein X in den USA, Canada, Philippinen L-Bewilligung nein nein nein 3) Buchhaltung nein 6) K/S K/S Künstler / Sportler 5) Personaldienst Die Person wird mit dem Formular für die Abrechnung von Honorar und Spesen abgerechnet. Das Formular wird vom Institut/Seminar ausgefüllt und ist vom Honorarbezüger zu unterschreiben. Das Formular befindet sich unter > Dokumente > Mitarbeitende > Personal > Formulare für Organisationseinheiten. 2) Selbständig Erwerbende stellen Rechnung mit beiliegendem Selbständigkeitsnachweis der AHV-Ausgleichskasse für diese Tätigkeit, rechnet mit der Ausgleichkasse und der Steuerverwaltung direkt ab. 3) Gemäss Wegleitung und Tarife zur Quellenbesteuerung (Ausgabe 2010 Seite 19-20, Absatz Referenten (R) ): Nach den meisten DB-Abkommen setzt eine Besteuerung (Quellensteuer) in der Schweiz voraus, dass dem Referent hier regelmässig eine feste Einrichtung für die Ausübung seiner Referententätigkeit zur Verfügung steht. Diese Voraussetzung dürfte indessen nur in Ausnahmefällen erfüllt sein.

3 Seite: 3 von 5 4) Wegleitung über den massgebenden Lohn (WML RZ4014) in der AHV, IV und EO Gültig ab 1. Januar 2008 Stand 1. Januar 2009: Kapitel 4. Privatdozentinnen und -dozenten sowie ähnlich besoldete Lehrkräfte: Nicht zum massgebenden Lohn gehören in der Regel Vergütungen für Kurse, die nur gelegentlich gegeben werden. Als gelegentlich erachtet die Universität Basel einen Aufenthalt von max. 8 Tagen pro Jahr. 5) Gemäss Wegleitung und Tarife zur Quellenbesteuerung (Ausgabe 2008 Seite 17 und folgende unterliegen (K/S) einer speziellen Regelung. In diesem Fall können Sie sich beim Ressort Personal melden. 6) Abkommen zwischen der Schweiz und den USA, Canada und Philippinen über die Soziale Sicherheit: SR Abkommen zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und den Vereinigten Staaten von Amerika über Soziale Sicherheit Art. 6: Eine Person, die im Gebiet eines oder beider Vertragsstaaten eine selbständige Erwerbstätigkeit ausübt und im Gebiet eines Vertragsstaates wohnt, ist ungeachtet ihrer Staatsangehörigkeit nur den Rechtsvorschriften über die Versicherungspflicht des Staates unterstellt, in dessen Gebiet sie wohnt. SR : Abkommen über Soziale Sicherheit zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und Kanada: Art. 6: Eine Person, die im Gebiet eines oder beider Staaten eine selbständige Erwerbstätigkeit ausübt und im Gebiet eines der beiden Staaten wohnt, ist ausschliesslich der Gesetzgebung über die Versicherungspflicht des Staates unterstellt, in dessen Gebiet sie wohnt. SR : Abkommen über Soziale Sicherheit zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und Philippinen: Art. 7 Selbständig erwerbstätige Personen, die im Gebiet der einen Vertragspartei wohnen und im Gebiet der anderen Vertragspartei oder beider Vertragsparteien eine selbständige Erwerbstätigkeit ausüben, unterstehen in Bezug auf diese Tätigkeit ausschliesslich den Rechtsvorschriften der ersten Vertragspartei. 7) Die sozialversicherungsrechtliche Stellung ist bei diesem Personenkreises mit der Ausgleichskasse abzuklären. 8) Der Meldepflicht unterliegt, wer mehr als acht Tage pro Kalenderjahr in der Schweiz erwerbstätig (unabhängig davon ob die Tätigkeit ununterbrochen oder tageweise ausgeführt wird. Bei einer Erwerbstätigkeit von mehr als acht Tagen besteht die Meldepflicht ab dem ersten Tag. (Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit, VZAE , vom , Stand , Art. 14)

4 Seite: 4 von 5 3. Abrechnung von Honoraren und Spesen von Rentner und Arbeitlosen mit Wohnsitz in der Schweiz 1. Für Mitarbeitende mit einer aktiven Voll- oder Teilzeit-Anstellung an der Universität Basel darf kein geringfügiger Lohn über das Ressort Finanzen und Controlling ausbezahlt werden. Dies gilt auch für Mitarbeitende des Nationalfonds sowie für Drittmittel-Angestellte. Honorarauszahlungen sind ausschliesslich über das Ressort Personal vorzunehmen. 2. Spesen werden nur ausbezahlt, wenn diese belegbar sind. Die Spesenbelege sind der Honorarabrechnung beizulegen (vgl. Spesenreglement vom ). 3. Für Personen ohne aktive Voll- oder Teilzeit-Anstellung an der Universität Basel einschliesslich Nationalfonds- und Drittmittelangestellte werden folgende Personengruppen geringfügiger Lohn ständiger Wohnsitz maximal Betrag in CHF p.a. Steuerpflicht Quellensteuerpflicht Abrechnung durch: Bescheinigung über Zwischenverdienst Rentner/innen 2) CH 16'800 4) nein ja nein Personaldienst Arbeitslose 3) CH -- ja ja nein Personaldienst ja Die Person wird mit dem Formular für die Abrechnung von Honorar und Spesen abgerechnet. Das Formular wird vom Institut/Seminar ausgefüllt und ist vom Honorarbezüger zu unterschreiben. Das Formular befindet sich unter > Dokumente > Mitarbeitende > Personal > Formulare für Organisationseinheiten. 2) Verordnung über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVV, ), (Stand 1. Jan. 2010) AHV-pflichtig sofern das Erwerbseinkommen über Fr. 1'400 pro Monat bzw. Fr 16'800 pro Jahr (Frauen 64, Männer 65 Jahre) 3) Für einen Arbeitslosen, muss in jedem Fall eine Bescheinigung über Zwischenverdienst ausgefüllt werden. 4) AHV-Merkblatt 2.10, Stand

5 Seite: 5 von 5 4. Abrechnung von Spesen von Schüler mit Wohnsitz in der Schweiz oder im Ausland 1. Für Mitarbeitende mit einer aktiven Voll- oder Teilzeit-Anstellung an der Universität Basel darf keine geringfügige Entschädigung im Sinne eines pauschalen Spesenersatzes über das Ressort Finanzen und Controlling ausbezahlt werden. Dies gilt auch für Mitarbeitende des Nationalfonds sowie für Drittmittel-Angestellte. Honorarauszahlungen sind ausschliesslich über das Ressort Personal vorzunehmen. 2. Für Personen ohne aktive Voll- oder Teilzeit-Anstellung an der Universität Basel einschliesslich Nationalfonds- und Drittmittelangestellte werden folgende Personengruppen Bedingungen ständiger Wohnsitz im Inland/ Ausland CH / AL Entschädigung maximal Betrag in CHF p.a. Steuerpflicht Quellensteuerpflicht Abrechnung durch: Schüler/innen Ab 1.1. bis Vollendung des 17. Altersjahr 2) CH nein nein nein Personaldienst Schüler/innen Ab 1.1. bis Vollendung des 17. Altersjahr 2) AL nein nein nein Personaldienst Die Person wird mit dem Formular für die Abrechnung von Honorar und Spesen abgerechnet. Das Formular wird vom Institut/Seminar ausgefüllt und ist vom Honorarbezüger zu unterschreiben. Das Formular befindet sich unter > Dokumente > Mitarbeitende > Personal > Formulare für Organisationseinheiten. 2) Gilt nur für obige Personengruppen, denen nur Auslagen im Zusammenhang mit ihrem Arbeitseinsatz ersetzt werden.