Advoware Onlineakte Diktatdienst und die Diktierapp Dictate + Connect

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1 Advoware Onlineakte Diktatdienst und die Diktierapp Dictate + Connect

2 Vorgehensweise zur Nutzung von Advoware und der Diktierapp Dictate + Connect... 4 Anlegen des Sicherheitspassworts in Advoware... 4 Registrierung der Onlineakte bei Advo-web... 5 Installation der Onlineakte... 7 Installation Dictate + Connect Dictate + Connect konfigurieren neues Diktat erstellen Weitergabe an Advoware Seite 2 von 25

3 Für mobile Diktate sind iphone, ipad und ipod Touch von Apple hervorragend geeignet. Mit der Diktierapp "Dictate + Connect" (früher: "Dictamus") der Jotomi GmbH dem Advoware Onlineakte Diktatdienst werden die Diktate auf sicherem Wege per ios-gerät an die Kanzlei übermittelt und erscheinen unmittelbar in der Diktatübersicht von Advovoice. Mit dem Advoware Diktatdienst der Onlineakte und der Diktierapp Dictate + Connect erfolgt die Übermittlung der Daten über modernste TLS-verschlüsselte REST-Services und entspricht somit dem gängigen Industriestandard. Sie benötigen keinen Mailversand mehr, keine FTP Server oder W-LAN Anbindungen, kein zwischenspeichern der Diktatdateien, keine speziellen Verschlüsselungen oder sonstige zeitaufwendige, umständliche und oft auch unnötig kostenintensive Lösungen um mobil und flexibel diktieren zu können. Modernste Entwicklungswerkzeuge, die Hightech Datenbanken von Advoware und die kreativen Innovationsansätze unserer Entwickler und Shared Services Partner machen diese einmalige Diktatlösung erst möglich. Sie benötigen Advoware Kanzleisoftware Advovoice Diktatverwaltungssystem mtl. Miete 3,90 Euro Advoware Diktierapp Dictate + Connect einmalig 15,00 Euro (Stand ) Advoware Onlineakte Dienst für Diktate mtl. Miete 7,50 Euro Um Dictate + Connect und unserem Diktatdienst zu nutzen, ist die Installation der Onlineakte als zentraler Kommunikationsdienst erforderlich. Diese muss bei alleiniger Nutzung des Diktatdienstes nicht zusätzlich käuflich erworben werden, sondern lediglich als Synchronisationsmodul auf dem zuständigen Server installiert sein. Die Installation des zentralen Onlineakte-Dienstes kann durch den Kunden oder kostenpflichtig durch einen unserer Distributoren erfolgen. Seite 3 von 25

4 Vorgehensweise zur Nutzung von Advoware und der Diktierapp Dictate + Connect Für die Nutzung sind folgende Schritte erforderlich, die nachfolgend im Detail erläutert werden. Eingabe eines gesonderten Sicherheitspassworts in Advoware für jeden Nutzer der App Registrierung für die Onlineakte bei Advo-web Installation der Onlineakte Einrichtung des Advoware Onlinekalenders auf dem Smartphone Anlegen des Sicherheitspassworts in Advoware Unsere Kunden möchten in der Regel kein langes Passwort für Advoware, aber einen sicheren Zugang für die Online-Akte und den Smartphonekalender. Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und jeweils mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und ein Sonderzeichen enthalten. Es wird in der Datenbank verschlüsselt abgelegt. Die Eingabe erfolgt unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Allgemein". Seite 4 von 25

5 Registrierung der Onlineakte bei Advo-web Die Registrierung bei Advo-web erfolgt direkt aus Advoware über "Aktenverwaltung" - "Systemfreischaltung" - "Advoware Online-Akte" Es öffnet sich Ihr Internetbrowser mit der Registrierungsseite zur Advoware Online-Akte. Füllen Sie alle Felder aus. Achten Sie darauf, dass in dem Benutzernamen keine Sonderzeichen oder Umlaute enthalten sind. Das Kennwort/Passwort sollte zwischen 4 und 8 Stellen haben und darf Zeichen und Ziffern enthalten. Bestätigen Sie dann auf "Weiter". Seite 5 von 25

6 Im Anschluss erscheint folgende Mitteilung: Sie erhalten auf die angegebene -Adresse eine mit einem Link zur Aktivierung Ihres Kanzleizuganges. Klicken Sie den Link an und überprüfen Sie in dem sich dann öffnenden Fenster Ihre Eingaben. Nach erfolgter Kontrolle bestätigen Sie die Registrierung. Es öffnet sich ein Informationsfenster, in dem angezeigt wird, mit welchen Daten Sie sich angemeldet haben. Sie erhalten eine weitere , durch welche Ihre Registrierungsdaten noch einmal bestätigt werden. Seite 6 von 25

7 Installation der Onlineakte Das Programm benötigt das Microsoft.NET Framework 2.0 oder höher. Sollte diese Software noch nicht auf Ihrem System installiert sein, wird automatisch nach Beginn der Installation ein Download-Link angezeigt, über den Sie die Software kostenlos herunterladen und installieren können. Der Vorgang kann einige Minuten dauern. Brechen Sie das Setup nicht ab. Anschließend ist ein Neustart des Betriebssystems erforderlich. Zur Installation rufen Sie im Internet Explorer nachstehende Adresse auf: Es öffnet sich folgende Seite. Klicken Sie auf "Hier können Sie das Installationsprogramm zum Datenfreigabedienst der Advoware Online-Akte herunterladen". Sie können die entsprechende Installationsdatei entweder direkt ausführen oder erst speichern und dann ausführen. Klicken Sie auf "Weiter" und wählen Sie anschließend das Installationsverzeichnis auf Ihrem Datenserver. Die Installationsroutine wird immer Laufwerk C: vorschlagen. Seite 7 von 25

8 Nach erfolgreicher Installation finden Sie unter den Diensten in Ihrer Systemsteuerung (Systemsteuerung - Verwaltung - Dienste) den Dienst "Advoware Online-Akte Provider". Starten Sie nun Advoware. Öffnen Sie dort aus den Grundeinstellungen der Aktenverwaltung den Punkt "Zusatzmodule" - "Advo-ware Online-Akte". Richten Sie die Onlineakte wie nachstehend ein. Register Kanzleieinstellungen Seite 8 von 25

9 Register Optionen Die nicht benötigten Felder können unausgefüllt bleiben. Bestätigen Sie mit Ok. Nun fehlt nur noch die Einrichtung auf Ihrem Smartphone. Seite 9 von 25

10 Installation Dictate + Connect Aus dem itunes Store die Dictate + Connect App herunterladen (Freeversion für Diktate mit max. 30 Sekunden zum Testen oder Vollversion 15 Euro) und installieren. Seite 10 von 25

11 Dictate + Connect konfigurieren Starten Sie die App und tippen Sie das kleine Zahnrad oben links an um in die Einstellungen zu gelangen. Seite 11 von 25

12 Tippen Sie auf "Weitergabe". Seite 12 von 25

13 Tippen Sie auf "Weitergabeziel hinzufügen". Seite 13 von 25

14 Tippen Sie auf "Deutschland". Seite 14 von 25

15 Tippen Sie auf "Advoware". Seite 15 von 25

16 Ergänzen Sie die Zugangsdaten. Sie müssen hier dieselben Daten verwenden die auch ein Kanzleimitarbeiter bei der Anmeldung an die Onlineakte verwenden würde. Kanzlei: Kanzleikennung aus der Onlineakte Zu finden unter [Aktenverwaltung] [Grundeinstellungen] [Zusatzmodule] [Advoware Onlineakte] [Optionen] [Kanzleikennung] Datenbank: Name der freigegebenen Datenbank Zu finden unter [Aktenverwaltung] [Grundeinstellungen] [Zusatzmodule] [Advoware Onlineakte] [Optionen] [freigegebene Datenbanken] Benutzer: Mitarbeitername Zu finden unter [Aktenverwaltung] [Grundeinstellungen] [Kanzleiorganisation] [Mitarbeiter] Passwort: Das Passwort Onlineakte Zu finden unter [Aktenverwaltung] [Grundeinstellungen] [Kanzleiorganisation] [Mitarbeiter] [Passwort Onlineakte] Seite 16 von 25

17 Tippen Sie auf "Erweitert". Seite 17 von 25

18 Tippen Sie auf "Audio-Format". Seite 18 von 25

19 Wählen Sie ein Audioformat aus. Empfohlen wird "WAV IMA4". Andere Formate als WAV und WAV IMA4 sind in der aktuellen Version nicht zulässig. Seite 19 von 25

20 neues Diktat erstellen Tippen Sie unten links auf "Neues Diktat". Der unten abgebildete Dialog öffnet sich. Starten Sie die Aufnahme durch Antippen des Kreises. Seite 20 von 25

21 Anschließend kann das Diktat noch weiter bearbeitet und probegehört werden. Seite 21 von 25

22 Weitergabe an Advoware Auf dem ipad: Tippen Sie unten links auf den Pfeil und anschließend auf "Senden (Advoware)". Seite 22 von 25

23 Auf dem iphone klicken Sie unten links auf "Details", dann wählen Sie den Eintrag "Advoware": Seite 23 von 25

24 Das Diktat wird nun konvertiert Seite 24 von 25

25 und in Ihre Advoware Datenbank übertragen. Seite 25 von 25

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