HANDBUCH. SPLA Meldeportal. Stand April 2013

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1 HANDBUCH SPLA Meldeportal Stand April 2013

2 Willkommen beim SPLA-Meldeportal der COMPAREX AG Wir freuen uns Sie beim SPLA-Meldeportal der COMPAREX AG begrüßen zu können. In unserem Portal können Sie Ihre SPLA-Meldung schnell, bequem und fehlerfrei durchführen. Neben der SPLA Meldung bieten wir in unserem Portal noch weitere Funktionen wie Vertragsübersicht, Produktsuche, Auftrags und Angebotserstellung sowie Reporting an. Dieses Handbuch beschreibt die Nutzung des SPLA-Meldemoduls. Sollten Sie Fragen zur Nutzung der weiterführenden Inhalte haben, wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen Ansprechpartner der COMPAREX AG. Die Meldung kann über einen beliebigen aktuellen Webbrowser erfolgen (Microsoft Internet Explorer ab Version 8 empfohlen). Die Übertragung Ihrer Eingaben zur COMPAREX AG erfolgt verschlüsselt. Der Zugriff auf die Web-Anwendung erfolgt personalisiert. Sie benötigen eine Login-ID und ein Kennwort. Diese Daten senden wir Ihnen auf Anforderung per zu. Die Meldung erfolgt in wenigen, einfach durchzuführenden Schritten: 1. Anmelden 2. SPLA Bereich über Navigation aufrufen 3. (optional) Vertrag/Meldekategorie auswählen 4. Produktmengen eintragen oder aus Vormonat übernehmen 5. Meldung absenden 6. Meldehistorie einsehen

3 1. Anmelden Sobald Sie Ihre Zugangsdaten erhalten haben, können Sie sich an unserem Portal anmelden. Rufen Sie über Ihren Webbrowser die Adresse https://onlineportal.comparex-group.com auf. Hierdurch gelangen Sie zur Anmeldeseite der Webanwendung. Sollten Sie keine Verbindung zur Webseite herstellen können, überprüfen Sie bitte, ob Ihr Internet-Zugang für den Zugriff auf verschlüsselte Webseiten (https) freigeschaltet ist. Nachdem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingegeben haben, betätigen Sie bitte den Button Anmelden. Das Portal überprüft Ihre Eingaben und leitet Sie dann zur Meldungserfassung weiter. Bei einer fehlerhaften Eingabe von Benutzernamen oder Kennwort erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Sollten Sie Ihr Kennwort oder Ihre Login-ID einmal nicht mehr zur Hand haben, senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten gerne noch einmal zu.

4 2. SPLA Bereich über die Navigation auswählen Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie zu Ihrer Startseite. Auf dieser Startseite erhalten Sie neben Informationen zu Ihrem Login und Kundendaten auch einen Button Hosting Programm im oberen Hauptmenü. Darunter öffnet sich das Untermenü SPLA Verträge & Meldung. Über einen Klick auf dieses Menü gelangen Sie zum SPLA Meldeformular. Sollte Ihnen das dargestellte Menü nicht zur Verfügung stehen, besitzen Sie aktuell nicht die Berechtigung das SPLA-Meldeformular aufzurufen. In diesem Fall wenden Sie sich bitte per via an unsere Mitarbeiter.

5 3. Vertrag / Meldekategorie auswählen Sie sehen nun Ihr SPLA-Meldeformular. Im Tool sind Ihre Vertragsdaten bereits hinterlegt. Beim Aufruf des Formulars werden die entsprechenden Daten für Ihre Meldung angezeigt. Im oberen Bereich des Formulars sehen Sie den Kundennamen, die Microsoft-Vertragsnummer sowie Ihren Benutzernamen. Außerdem können Sie entnehmen, für welchen Monat Sie Ihre SPLA-Meldung abgeben müssen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Meldung gemäß Ihren Vertragsbedingungen vom 16. des laufenden Monats bis zum 10. des Folgemonats abgeben können. Das Feld Ihre Bestellnummer ist ein Freitextfeld, welches Sie mit beliebigen Zeichen ausfüllen können. Die angegebenen Daten werden später auf Ihrer Rechnung zur Meldung ausgewiesen. Links neben den Befehlsschaltflächen Zero Usage ist ein zusätzliches Feld Vertrag / Meldekategorie auswählen sichtbar. Entsprechend den Verträgen, denen Sie als Melder zugeordnet sind, haben Sie dort eine Auswahlmöglichkeit für welchen Vertrag Sie melden möchten. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn Sie für mehrere Verträge / Kategorien meldeberechtigt sind. Sobald Sie den Eintrag in diesem Auswahlfeld ändern, werden sowohl die Vertragsdaten als auch die Produktliste neu geladen. Bei Bedarf können wir Ihnen für jeden Vertrag einzelne Unterkategorien einrichten (z.b. Meldung für Deutschland und Meldung für Österreich ). In diesem Fall werden Sie dann für jede Kategorie eine Meldung durchführen können sowie für jede Meldung eine Auftragsbestätigung erhalten. Durch die Meldekategorien erhalten Sie die zusätzliche Möglichkeit Ihren Meldungen unterschiedliche Melder zuzuweisen (z.b. erfolgt die Meldung für Deutschland von Person A und die Meldung für Österreich von Person B).

6 Des Weiteren besteht die Möglichkeit mehreren Personen eine Meldeberechtigung zuzuweisen. In diesem Falle könnten sowohl Person A als auch Person B für ein und denselben Vertrag eine Meldung abgeben. Ist bereits die Meldung für einen Vertrag erfolgt, wird dies im Feld Vertrag auswählen angezeigt. Zum Beispiel A / Standard (bereits gemeldet). Für bereits gemeldete Kategorien ist keine weitere Meldung möglich, unabhängig davon, von wem diese Meldung erfolgt ist. Sollten Sie einen entsprechenden Eintrag aus dem Auswahlfeld auswählen, werden die Befehlsschaltflächen deaktiviert / nicht sichtbar. Stattdessen erhalten Sie die Möglichkeit auf unser Ticketsystem zuzugreifen. Sollten Sie einmal nachträglich eine Änderung oder Stornierung Ihrer Meldung vornehmen wollen, können Sie bequem den Link innerhalb des / der ausgewählten Vertrags / Meldekategorie benutzen.

7 4. Auswahl der Meldeform Nach der Auswahl des zu meldenden Vertrages und Meldekategorie können Sie nun die eigentliche Meldung ausführen. Sie haben die Möglichkeit zwischen einer Null-Meldung ( Zero Usage ) und einer Nutzungsmeldung zu wählen. Sollten Sie in dem zu meldenden Monat keine Produkte melden wollen, sind Sie entsprechend den Vertragsbedingungen von Microsoft verpflichtet auch dies an uns zu melden. Betätigen Sie in diesem Fall den Button. Nach einer Sicherheitsabfrage wird Ihre Null-Meldung gespeichert und Sie erhalten eine mit der entsprechenden Meldebestätigung. Wir werden Ihre Zero Usage Meldung dann weiter bearbeiten und an Microsoft übermitteln. Im Feld Ihr Kommentar zur Meldung können Sie zusätzliche Informationen für Ihre Meldung hinterlegen. Diese Informationen können, wenn notwendig, auf Ihrer Auftragsbestätigung erscheinen. Bitte beachten Sie dass Sie in dieses Feld maximal 500 Zeichen eingeben können. Mit der Schaltfläche starten Sie den Meldeprozess der Nutzungsmeldung. Die Reiter Meldung wird aktiviert. Sollten Sie bei Ihrer Meldung im Vormonatszeitraum eine Nutzungsmeldung abgegeben haben, wird Ihnen das System eine Abfrage anzeigen, ob Sie die Artikel des Vormonats übernehmen möchten.

8 5. Produkte auswählen Artikelliste der Meldung Im unteren Bereich der Webseite wird Ihnen die aktuelle Artikelliste für Ihre Meldung angezeigt. Sollten Artikel aus dem Vormonat übernommen werden, so sehen Sie diese Artikel in Ihrer Liste mit allen ausgefüllten Artikeldaten. Ohne Vormonatsmeldung ist Ihre Artikelliste leer. Um gewünschte Artikel zu Ihrer Meldung hinzuzufügen, muss eine Produktsuche durchgeführt werden. Ansicht mit Vormonatsmeldung:

9 Ansicht ohne Vormonatsmeldung: Neben der Herstellerartikelnummer und der Bezeichnung der einzelnen Lizenzprodukte wird Ihnen der Nettopreis, als auch die Anzahl der im Vormonat gemeldeten Lizenzen angezeigt. Notwendige Eintragungen Ihre Aufgabe besteht darin die Anzahl der zu meldenden Lizenzen (Feld: Menge), als auch das Nutzungsland (Feld: Nutzungsland) einzutragen. Bitte beachten Sie, dass kein Nutzungsland voreingestellt ist. Die Eintragungen in der Artikelliste sind in der Reihenfolge des Hinzufügens aus dem Vormonat bzw. der Produktsuche sortiert. Optionale Eintragungen Im Feld Notiz können Sie zu jedem von Ihnen gemeldeten Produkt weitere Informationen eintragen. Auf der Auftragsbestätigung werden diese Eintragungen jeweils unterhalb der entsprechenden Auftragszeile mit ausgegeben. Beachten Sie bitte, dass Sie in dieses Feld maximal 50 Zeichen eingeben können.

10 Komfortfunktionen: Damit Sie Ihre Meldung schnell und komfortabel durchführen können, werden mehrere zusätzliche Funktionen im Meldeportal bereitgestellt. Pop-Up Informationen Zu einigen Artikeln haben wir zusätzliche Informationen wie z.b. Mindestmenge oder Bestellbedingungen hinterlegt. Diese Informationen werden Ihnen als Popup angezeigt, sobald Sie den Mauszeiger auf die Zeile des entsprechenden Artikels führen. Anzahl aus Vormonat übernehmen Mit dieser Befehlsschaltfläche können Sie auf Knopfdruck die Anzahl der im Vormonat gemeldeten Artikel in die Artikelliste übernehmen. Bitte beachten Sie, dass Sie dadurch Ihre aktuelle Artikelliste überschreiben. Ihre getätigten Änderungen gehen dadurch verloren. Kommentar in Liste übertragen Mit der Befehlsschaltfläche ist es Ihnen möglich die im Feld Ihr Kommentar zur Meldung (im Reiter Vertragsdaten) eingetragenen Informationen in das Feld Notiz zu übertragen. Dabei werden alle Bemerkungsfelder in der Artikelübersicht mit diesen Daten gefüllt. Bitte beachten Sie, dass nur die ersten 50 Zeichen aus dem Kommentarfeld in das Bemerkungsfeld übertragen werden können. Kommentare aus Liste löschen Über diese Schaltfläche können Sie alle Eintragungen im Feld Bemerkung löschen. Artikelliste speichern Die meisten Änderungen an Ihrer Artikelliste werden automatisch gespeichert. Sie sollten trotz dessen sicherheitshalber nach den Änderungen der Menge, Nutzungsland und Notiz eine manuelle Speicherung vornehmen.

11 Produktsuche Um weitere Artikel zu Ihrer Meldung hinzuzufügen gehen Sie bitte zum Feld Produktsuche. Hier können Sie über das aktive Suchfeld die gewünschten Artikel suchen. Die Suche kann mit der Herstellerartikelnummer und den Artikelnamen durchgeführt werden. Aus den Suchergebnissen wählen Sie dann das entsprechende Produkt aus, bestimmen die notwendige Menge und fügen es über den Button in der Spalte Optionen zur Artikelliste hinzu. Sie können Artikel über diesen Button auch mehrfach zur Artikelliste hinzufügen. Dadurch werden weitere Artikelpositionen mit eigenen Artikeldaten angelegt. Dies erlaubt Ihnen beispielsweise die Angabe unterschiedlicher Nutzungsländer für den gleichen Artikel innerhalb einer Meldung.

12 Bei einigen Artikeln gibt es Festlegungen auf Mindestbestellmengen. Das Feld zur Eingabe der Menge am Artikel wird bei der Produktsuche automatisch der entsprechenden Mindestmenge vorgefüllt. Bei Nichtbeachtung dieser, wird Ihnen eine entsprechende Warnung angezeigt. Um Ihre hinzugefügten Artikel zu bearbeiten und die Meldung abzuschließen, wechseln Sie wieder auf den Reiter Meldung

13 6. Durchführung der Meldung Nachdem Sie alle notwendigen Daten in Ihrer Artikelliste eingetragen haben, können Sie mit dem Button Meldung absenden Ihre monatliche Meldung abgeben. Wir empfehlen Ihnen vor der Betätigung des Buttons noch einmal die Anzahl als auch das ausgewählte Nutzungsland (Usage Country) zu kontrollieren. Informationen nach der Meldung Nachdem Sie den Button Meldung senden betätigt haben, überprüft das System Ihre Meldung auf eventuelle Fehler. Dabei werden sowohl die Mindestmengen als auch fehlende Daten, wie das Nutzungsland geprüft. Wird hierbei ein Fehler festgestellt, wird Ihnen dieser Fehler angezeigt. Sie müssen diesen korrigieren und den Meldevorgang erneut ausführen. Wird kein Fehler festgestellt, erhalten Sie eine Zusammenfassung der Meldung. Sie können noch einmal alle Daten überprüfen und dann bestätigen. Nach erfolgreicher Abgabe wird Ihnen die Zusammenfassung der Meldung ausgegeben. Mit Hilfe des Buttons Drucken öffnet sich der Standard-Druckdialog. Hier haben Sie die Möglichkeit einen Drucker auszuwählen und die Informationen des Meldefensters auszudrucken. Das Informationsfenster können Sie mit dem Link OK schließen. Das System wird Ihnen eine mit Ihren Meldedaten zusenden. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um die Bestätigung des Meldevorgangs handelt. Eine Auftragsbestätigung werden wir Ihnen zusätzlich nach der Bearbeitung Ihrer Meldung durch unsere Mitarbeiter per übersenden. Mit Hilfe des Buttons Abmelden (rechts oben) können Sie anschließend die Anwendung beenden. Weitere Bearbeitung Ihrer Meldung Die von Ihnen so abgegebene Monatsmeldung wird von unseren Mitarbeitern noch einmal überprüft und weiter bearbeitet. Wir werden Ihnen im Anschluss an diese Bearbeitungsschritte eine Auftragsbestätigung zusenden oder bei eventuell festgestellten Unstimmigkeiten mit Ihnen in Kontakt treten. Nach dem Versenden der Auftragsbestätigung werden wir Ihre monatliche Meldung an Microsoft weiter reichen.

14 Mögliche Fehler und Probleme: Webseite kann nicht geladen werden Bitte überprüfen Sie, ob Ihr Internetanschluss für die Übertragung über eine sichere Verbindung freigeschaltet ist. Der Anschluss muss für https-webseiten und die Übertragung über Port 443 freigeschaltet sein. Anmeldung nicht erfolgreich Bitte überprüfen Sie in diesem Fall noch einmal den eingetragenen Benutzernamen und das verwendete Kennwort. Sollte trotz einer erneuten Wiederholung des Kennwortes keine Anmeldung möglich sein, wenden Sie sich bitte per durch Nutzung von an unsere Mitarbeiter. Wir werden dann umgehend Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Im Kopf des Formulars erscheinen falsche Vertragsdaten Bitte überprüfen Sie, ob Sie im Feld Meldungskategorie einen anderen Vertrag auswählen können. Sollte hier die Auswahl einer anderen Meldekategorie möglich sein, wählen Sie diese bitte aus und kontrollieren Sie anschließend die angezeigten Daten im Kopf des Formulars. Sollten auch dann noch nicht die richtigen Vertragsdaten angezeigt werden, wenden Sie sich bitte per durch Nutzung von an unsere Mitarbeiter. Wir werden dann umgehend Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Es werden keine auszuwählenden Produkte in der Suche dargestellt Für dieses Problem gibt es verschiedene Möglichkeiten: Im Feld Suche wurde ein Eintrag vorgenommen, der zu keinem Suchergebnis geführt hat. Bitte beachten Sie die Eingabe der richtigen Artikelnummer. Auf Grund eines technischen Fehlers konnte nicht auf die Preisliste Ihres Vertrags zugegriffen werden. Sollte die Produktsuche auf keine Sucheingabe reagieren, wenden Sie sich bitte per E- Mail durch Nutzung von an unsere Mitarbeiter Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass für die Meldekategorie bereits eine Meldung erfolgt ist. In diesem Fall wird im Auswahlfeld der Meldekategorie neben der Vertragsnummer auch der Meldestatus bereits gemeldet angezeigt. Zusätzlich können Sie eine bereits durchgeführte Meldung an den deaktivierten Befehlsschaltflächen erkennen. Sollten nach Überprüfung dieser Möglichkeiten immer noch keine Artikel angezeigt werden, wenden Sie sich bitte per an an unsere Mitarbeiter. Wir werden dann umgehend Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Der zu meldende Artikel erscheint nicht in der Artikelliste Im Regelfall wird dieses Problem auftreten, wenn der von Ihnen gewünschte Artikel in dem Monat der Meldung nicht mehr von Microsoft angeboten wird. Bitte überprüfen Sie ob Microsoft stattdessen eine Nachfolgeversion dieses Artikels anbietet (z.b. Office 2010 statt Office 2007). Der Ihnen monatlich zugesandte Preisliste können Sie den vollständigen Produktkatalog entnehmen. Sollten Sie keinen passenden Artikel finden, wenden Sie sich bitte per an an unsere Mitarbeiter. Wir werden dann umgehend Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Notwendige Basisprodukte Sie haben eventuell notwendige mit zu bestellende Artikel nicht ausgewählt: Für einige Produkte muss neben dem eigentlichen Produkt noch ein weiterer Artikel ausgewählt werden (z.b. die Standardversion bei Verwendung des Enterprise-Produkts). Weitere Informationen über das mit auszuwählende Produkt werden Ihnen im Popupfenster des entsprechenden Artikels angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger über das Feld Anzahl des entsprechenden Artikels stehen (siehe Pop-Up Informationen). Bitte beachten Sie, dass für das zusätzlich auszuwählende

15 Produkt die Anzahl mindestens der Anzahl Ihres zu meldenden Produkts entsprechen muss. Sollten Sie Anregungen oder Hinweise zu unserem SPLA Meldeportal haben, freuen wir uns sehr über eine Mitteilung dieser!

16 7. Meldehistorie einsehen Über den Menüpunkt Auswertungen & Statistik und dem Untermenü SPLA Meldehistorie kommen Sie auf Ihre Übersicht der abgegebenen Meldungen. Die Übersicht beinhaltet eine tabellarische Auflistung Ihrer zugeordneten Meldekategorien und abgegebenen Meldungen der letzten 12 Monate.

17 Hierüber erhalten Sie die Information, für welche Meldekategorie Sie bereits Ihre Meldung abgegeben haben und den Details Ihres Auftrags. Bei Fragen zu Ihrer Meldung, Auftragsbestätigung oder Rechnung können Sie die dargestellte Meldeauftrag ERP-Nummer als Referenz angeben.

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