Diplomarbeit. eingereicht von Michael Fuß geb. am in Eisenach. Seminargruppe: B / 98 / F Matrikelnummer: Reg.-Nr.

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1 Bauhaus-Universität Weimar Fakultät Bauingenieurwesen Professur Informations- und Wissensverarbeitung Diplomarbeit Erstellung eines geeigneten Web-Content-Management-Systems zugeschnitten auf die Anforderungen der Internetpräsentation von Lehr- und Forschungseinrichtungen eingereicht von Michael Fuß geb. am in Eisenach Seminargruppe: B / 98 / F Matrikelnummer: Reg.-Nr.: B / 2005 / 92 Erstprüfer: Prof. Dr.-Ing. habil. Reinhard Hübler Zweitprüfer: Dr.-Ing. Susanne Willenbacher Ausgabedatum Abgabedatum

2 Aufgabenstellung Aufgabenstellung Erstellung eines geeigneten Web-Content Management-Systems zugeschnitten auf die Anforderungen der Internetpräsentation von Lehr- und Forschungseinrichtungen. Die heute erhältlichen Web-Content Management-Systeme (WCMS) verfügen über ein umfangreiches und breit gefächertes Angebot an Funktionen, die weit über die, zur Redaktion und zum Management von Internetpräsentationen, notwendigen Grundanforderungen hinausgehen. Das macht diese Systeme in ihren Einsatz sehr flexibel und deckt vielfältige Anforderungen der Endanwender ab. Andererseits steigt durch die dadurch bedingte Komplexität der Arbeitsaufwand erheblich und die Bedien- und Benutzerfreundlichkeit sinkt. Gerade für kleinere Internetpräsentationen, die ohne aufwendige Interaktionsmöglichkeiten aber auf häufig wechselndem Informationsangeboten aufwarten, wäre dies in seiner Grundfunktionalität reduziertes System vorteilhaft. Ein solches reduziertes Web-Content Management-System soll während der Diplomarbeit entworfen und beispielhaft implementiert werden. Als Ausgangsund Orientierungspunkt soll hierzu die Internetpräsentation der Professur Informations- und Wissensverarbeitung dienen. Zur softwaretechnischen Umsetzung sind PHP und MySQL in Verbindung mit regulären HTML und CSS zu benutzen. Für das weitere Vorgehen müssen zunächst die Struktur und der Aufbau der Internetpräsentation der Professur analysiert, strukturiert und formalisiert werden. Anschließend sind die am häufigsten professionell genutzten Webcontent- Managementsysteme (TYPO3 und weitere siehe hinsichtlich der durch sie angebotenen Grundfunktionalitäten und der verwendeten Templates und Vorlagen zu untersuchen. Die aus dieser Analyse resultierenden Ergebnisse sind Ausgangspunkt für die Anforderungsdefinition des zu erstellenden Mini-WCMS. I

3 Aufgabenstellung Anschließend ist eine prototypische Implementierung des theoretisch entstandenen Systems, zugeschnitten auf die speziellen Bedürfnisse der Professur, vorzunehmen und hinsichtlich seiner Eignung zu diskutieren. II

4 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Aufgabenstellung I 1 Einleitung 4 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Fachbegriffe Daten Information Content Asset Wissen Content Management Content Management System Kategorien und Bereiche Cross Media Publishing Infobroker (Syndicator) Dokumentenmanagement Informationspool Unternehmensinformation Wissensmanagement Training Portale Customer Interaction + Care E-Commerce / Marktplätze 20 3 Das spezielle Web-Content Management-System Alltägliches Webpublishing Webpublishing mit Hilfe eines Web-Content Management -Systems Überlegungen zur Notwendigkeit des Einsatzes eines WCMS Web-Content Management-Systeme - Alleskönner!? Generierung und Wartung von Webseiten Die technische Umsetzung Das Assetmanagement Das Workflow-Element eines WCMS 41 1

5 Inhaltsverzeichnis Benutzer- und Zugriffsverwaltung Schnittstellen für Im- und Export Programmierschnittstellen API s 49 4 WCMS im Vergleich TYPO3 Version Basisinformationen Assetmanagement Workflow / Benutzer- und Zugriffsverwaltung Schnittstellen Ausblick Joomla! Version Basisinformationen Assetmanagement Workflow / Benutzer- und Zugriffsverwaltung Schnittstellen Ausblick PostNuke Version 0.75 Gold Basisinformationen Assetmanagement Workflow / Benutzer- und Zugriffsverwaltung Schnittstellen Ausblick Vergleich und Diskussion 66 5 Lösungskonzept und Realisierung Der Aufbau der Internetpräsentation der Professur Informationsund Wissensverararbeitung Anforderungen an das Mini-WCMS Implementierung PHP MySQL Datenbankstruktur Backend 75 2

6 Inhaltsverzeichnis 6 Fazit 82 7 Glossar 85 Abbildungsverzeichnis 96 Tabellenverzeichnis 96 Literatur- und Onlinequellen 97 3

7 1 Einleitung 1 Einleitung In den zurückliegenden Jahren hat das Internet mit seinem zuletzt entstandenen Dienst, dem World Wide Web (kurz: Web oder WWW) an Verbreitung und Popularität zugenommen. Das Wort Kommunikation hat durch den Austausch von Informationen, Neuigkeiten und Mitteilungen zwischen Menschen rund um die Welt durch das WWW einen neuen Stellenwert eingenommen. Die komplexe Struktur des weltweiten und privaten Datennetzverbundes erfuhr seit den 90er Jahren einen stetigen Anstieg. Auf der privaten wie der geschäftlichen Ebene ist die Bereitstellung von Informationen und Daten ein primäres Ziel geworden. Der Drang nach aktuellsten Informationen (just in time), die global zu erreichen sein sollen, steht genauso im Vordergrund wie ein möglichst vielfältiges Angebot an Informationen für verschiedenste Ausgabemedien. Kunden wollen in anonymen Bereichen ihre täglichen Erledigungen tätigen. So werden Partner- und Geschäftsbeziehungen oder die Firmenpräsenz im Internet in erster Linie von Struktur, Inhalt und Layout Content bestimmt. Für eine Institution ist es deshalb wichtig, den Content zu beherrschen. Die Erstellung, Verwaltung und Pflege von Content kann zu einer zeitaufwendigen Angelegenheit werden. In besonderem Maße ist die schnelle Aktualisierung und sofortige Bereitstellung von Content das wichtigste Kriterium für die Dynamik einer Institution. Dies ist der Ansatzpunkt für Content-Management-Systeme (CMS), die es ermöglichen, o.g. Anforderungen ressourcensparend zu erfüllen und Content in vielfältigen Medienformaten zu publizieren [Lohr2001, S. 1]. Hilfe bietet dabei das Web-Content Management-System (WCMS), ein Softwarepaket, das speziell für den zu verwaltenden Internetauftritt zugeschnitten ist. Das Angebot an solchen Systemen ist in den letzten drei Jahren enorm an- 4

8 1 Einleitung gestiegen. Vor allem auf dem Gebiet der kostenlosen und quelltextoffenen Programme haben die WCMS einen raschen Zuwachs erfahren. Jedoch ist die Marktreife sehr unterschiedlich zu bewerten. Leistungsumfang, Bedienbarkeit und Einarbeitungszeit sind oftmals sehr verschieden. Im Folgenden sollen zunächst die allgemeinen Begrifflichkeiten, Strukturen und Einsatzgebiete von Content Management-Systemen erläutert werden. Danach wird speziell für WCMS am Beispiel von Vertretern aus dem OpenSource- Bereich eine Übersicht der wichtigsten Grundfunktionalitäten gegeben und diskutiert. Bei allen Vor- und Nachteilen sind im Funktionsumfang der angebotenen Web- Content Management-Systeme viele Features enthalten, die für die Implementierung des angestrebten Mini-WCMS nicht benötigt werden. Das Kapitel 5 beschreibt auf der Grundlage der notwendigen Grundfunktionen den Entwurf eines reduzierten WCMS. Die Beschreibung der Implementierung des Systems mit spezieller Anpassung auf die Inhalte der Professur Informations- und Wissensverarbeitung erfolgt ebenfalls im Kapitel 5. Häufig verwendete, aber nicht näher erläuterte Begrifflichkeiten im Verlauf der Arbeit werden im Kapitel 7 näher erklärt. 5

9 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme 2.1 Fachbegriffe Um einen einheitlichen Kontext der Begrifflichkeiten zu gewährleisten und eine Einordnung der Wortbedeutungen zu bekommen, sollen Content und damit im Zusammenhang stehende Begriffe für die vorliegende Arbeit erläutert werden Daten Daten sind nichts anderes als einzelne Bits und Bytes, die einen bestimmten Buchstaben, ein Wort, ein Pixel eines Bildes oder ähnliches repräsentieren [KoJäOf, S. 8]. So können Buchstaben- oder Ziffernfolgen, z.b. 8Kde45H, Daten darstellen. Dabei sind Daten strukturiert oder unstrukturiert und uninterpretiert. Ihre Bedeutung bleibt ungeklärt Information Werden Daten interpretiert, weil sie eine ersichtliche Struktur haben, spricht man von Informationen. Dazu kann ein Text, ein Bild oder ein Ton gehören. Aus der Abbildung 1 wird ersichtlich, dass die Interpretation von Daten entscheidend ist. Menschliches Verhalten wird zum Wissen, da die individuelle Wahrnehmung auf Informationen beruht. Dabei wird unterschieden, wie die Informationen genutzt werden [Lohr2001, S. 3]. Eine Zeichenfolge, z.b. Heinestraße 2 ergibt einen Sinn. Damit verbindet man eine Hausnummer in einer Straße, die nach einem deutschen Schriftsteller heißt. Die geordnete Zeichenfolge von Daten bekommt einen identifizierbaren Sinn [KoJäOf, S. 8]. Ein anderer Betrachter könn- 6

10 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme te aber eine abweichende Interpretation der Zeichenfolge haben. Der Betrachtungswinkel der Information ist für die Bedeutung der Information unterschiedlich, aber der Informationsgehalt bleibt derselbe [KoJäOf, S. 9]. Daten uninterpretierte, meist strukturierte Daten Informationen interpretiert, sinnhaltig Content Information als Objekt, Austauschgegenstand Knowledge Beeinflussung menschlichen Verhaltens Asset Information als Wirtschaftsgut Abbildung 1: Daten und Content [Lohr2001, S. 4] Learning Organisation Wissen als Kapital Content Interessieren sich mehrere Nutzer für gleichartige Informationen und können diese in einer bestimmten Form weitergegeben werden, spricht man von Content. Dabei kann man Informationen als Objekte oder Austauschgegenstände verstehen [KoJäOf, S. 9]. Der Nutzwert der Information steht nicht zur Diskussion. 7

11 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Hinsichtlich seiner unterschiedlichen Merkmale kann Content eingeordnet werden nach Inhalt, Struktur, Layout, Formatierung, Medienformat und Medium. Dabei werden bestimmte Teilmengen des Inhalts mittels Daten dargestellt. Das Layout entscheidet über die Form der Inhaltspräsentation. Unter dem Begriff Templates fasst man bestimmte Gruppen dieser Darstellungsarten zusammen [Lohr2001, S. 4]. Die Struktur beschreibt, wie der Inhalt verwaltet und miteinander verknüpft ist. Durch Beziehungen untereinander kann auf den Inhalt der Daten zugegriffen und dieser manipuliert werden. Soll z.b. eine Überschrift größer und fetter dargestellt werden als der restliche Text, ist die Formatierung dafür verantwortlich. Beim Medienformat charakterisiert man nach innerer und äußerer Formatierung. Das Datei-, Dokument-, Bild-, Audio- oder Video-Format ist ein weiteres Klassifizierungsmerkmal [KoJäOf, S. 12]. Das Medium gibt Auskunft über die Weiterverwendung von Content. Dieser kann auf beschreibbaren Medien gespeichert oder ausgedruckt werden. Content wird in bestimmte Kategorien eingeordnet. Dabei unterscheidet man nach: Lebensdauer lang- oder kurzlebiger Content Exklusivität exklusiver oder nicht exklusiver Content Generierung anbieter- oder nutzergenerierter Content Phasierung auf verschiedene Kaufphasen bezogener Content [Lohr2001, S. 5]. Bei der Benutzung des Begriffs Dokument ist darauf zu achten, dass ein Dokument keine Aussage über die Formatierung, das Layout und die Struktur macht. Dokument ist nicht als Synonym für Content zu verwenden. Nur hinsichtlich des Medienformats sind Dokumente zu unterscheiden. Content lässt sich über wesentlich mehr Klassifizierungsparameter beschreiben [KoJäOf, S. 12]. 8

12 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Asset Wenn der Content einen bestimmten Wert annimmt und als Wirtschaftsgut verwendet werden kann, nennt man ihn Asset [Lohr2001, S. 3]. Aufgrund dieses Wertes ist der Nutzer bereit, Zeit und Geld aufzuwenden, um an das Asset zu bekommen. Betrachtet man Content im Zusammenhang mit dem Internet, geht es eigentlich um Assets und nicht um Content. Dort will nämlich jeder Benutzer einen Nutzwert aus dem veröffentlichten Content ziehen Wissen Unter Wissen sind Informationen als Bestandteil des individuellen menschlichen Bewusstseins zu verstehen [KoJäOf, S. 9]. Wissen hängt somit von der subjektiven Interpretation der Informationen ab, die erst durch die individuelle Verknüpfung mit anderen Informationen zu Wissen werden. Genau diese Verknüpfungen sind in ihrer komplexen Art in keiner ausreichenden Form darstellbar Content Management Der Begriff des Content Management (CM) bezeichnet die Zusammenfassung der Aktionen zum Erstellen, Verwalten und Veräußern von Inhalten. Daneben kommt es auf den Umgang mit den Inhalten an, der zielgerichtet, systematisch und durchdacht sein soll. Content muss schnell, einfach und ohne Komplikationen in einer Vielzahl von Verwendungsmöglichkeiten und formen genutzt werden können. Ein Content Management schafft dazu die erforderlichen Voraussetzungen [KoJäOf, S. 14]. Funktionalitäten zur Nutzung und Verarbeitung gehören nicht zu einem CM. Sollen Prozesse im Umgang mit Inhalten automatisiert werden, kommen dabei Content Management-Systeme zum Einsatz [8]. Diese besitzen die angesprochenen Funktionalitäten des Erstellens, Verwaltens und Publizierens. 9

13 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Der Content durchläuft mehrere Phasen. Diesen Prozess bezeichnet man als Lebenszyklus (Content Life Cycle). Die Phasen Generierung Organisation Aufbereitung Distribution Nutzung Reduzierung werden in Abbildung 2 dargestellt. Generierung Identifizieren Sammeln Erzeugen Erfassen Organisation Strukturieren Filtern Speichern Verwalten Reduzierung Archivierung Löschung Content Management Aufbereitung Verdichten Verfeinerung Erweiterung Redaktion Nutzung Interpretieren Anwenden Bewerten Kommentieren Visualisieren Distribution Suchen Logistik Wissensfluss Abbildung 2: Content Life Cycle [in Anlehnung an Lohr2001, S. 7] In der Literatur gibt es verschiedene Darstellungen des Content Life Cycle. Ein weiteres Modell wird in Abbildung 3 gezeigt, das in externen und internen Be- 10

14 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme reich unterscheidet. Die Archivierung teilt sich in internes und öffentliches Archiv. Beim ersten Teil werden die Inhalte nur intern gespeichert, so z.b. für eine Wiederverwendung oder Dokumentation. Sollen einem Benutzer recherchierbare Daten zur Verfügung gestellt werden, verwaltet man diese in öffentlichen Archiven. Die unterschiedlichen Modelle des Content Life Cycle sind trotz ihrer Unterschiede für die Abdeckung aller Phasen zum besseren Verständnis des Publishing gedacht und um Prozesse zu verstehen, zu analysieren und zu optimieren. Marginale Unterschiede haben bei der Gestaltung durch ein WCMS keinen Einfluss. Interner Bereich Externer Bereich Autoren erstellen Inhalte Überprüfung der Inhalte durch Verantwortliche Erstellung Kontrolle Freigabe bei negativer Kontrolle Publikation Veröffentlichung der Inhalte Bei positiver Kontrolle Archivierung (öffentliches Archiv) Abbildung 3: Content Life Cycle [ZsTrZa, S. 56] 11

15 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Weitere Zielsetzungen eines CM sind Aktualität, Zuverlässigkeit, Qualitätssicherung und die Gewährleistung inhaltlicher Konsistenz [KoJäOf, S. 15]. Jedoch kann jedes CM keine Nützlichkeit und Relevanz der Inhalte sicherstellen. Dazu sind subjektive Forderungen des einzelnen Nutzers und der Kontext der Webpräsentation entscheidend. Deshalb ist bei der Erstellung des Contents innerhalb eines Content Managements besonders auf diese beiden Faktoren zu achten Content Management System Ein Content Management-System (CMS) hat zwei Aufgaben. Die Anbindung und Beteiligung dezentral agierender Contentlieferanten sowie die Entlastung der Administratoren und Redakteure bei der Pflege und Wartung einer komplexen und hochgradig vernetzten Informationsplattform [Lohr2001, S. 8]. Alle Phasen des Life Cycle sollen durch ein CMS abgedeckt werden. Dabei setzen sich CMS aus verschiedenen Bausteinen zusammen, die gemeinsam auf das Content Management-System einwirken. Content Management-System technische Architektur organisatorische und verwaltungsrelevante Aspekte Informationen Abbildung 4: Bausteine eines CMS Das erste Element ist die technische Architektur. Mit ihr werden der Aufbau des Informationsflusses, der internen und externen Schnittstellen des Systems und die Modularisierung gewährleistet. Die gelungene Verknüpfung der Hard- und Software ist die Basis für ein gut funktionierendes CMS. Das zweite Element sind organisatorische und verwaltungsrelevante Aspekte. Diese treten bei der Benutzung der Software in den Vordergrund. Alle Prozesse, 12

16 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme die eine Information durchläuft, werden durch unterschiedliche Personen hervorgerufen. Diese wiederum haben verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten und sind mit ihrer benutzerspezifischen Arbeit für den Lebenszyklus einer Information (siehe Abbildung 2) verantwortlich. Die Zusammenarbeit der einzelnen Personen bei der Bearbeitung von Informationen, dem so genannten Workflow, ist durch eine Berechtigungsvergabe festgelegt. Jeder aktive Mitarbeiter hat somit entsprechend seiner festgelegten Aufgabe einen unterschiedlichen Zugang zum Content. Dadurch sollen Prozesse automatisiert werden, um eine Vereinfachung und routinemäßige Abarbeitung der Aufgaben zu erzielen [Lohr2001, S. 8]. Die daraus resultierenden geringeren Durchlaufzeiten bringen eine Ersparnis an Zeit und Geld und dabei wird die größere Aktualität einer Information gewährleistet. Daneben ist mit dem Durchlaufen der Lebenszyklen einer Information der Fokus auf folgende Aspekte gerichtet: Sicherstellung des reibungslosen Ablaufes des dahinter stehenden Workflows Beachtung von einheitlichen Layoutvorgaben über Templates Beachtung der jeweiligen Relevanz einer Information [Lind2002, S. 131]. Das dritte Element sind die Informationen selbst. Im Content Prozess durchlaufen die Informationen den Life Cycle (siehe Abbildung 2). Mit der Publikation von Informationen entsteht durch den Endanwender neuer Content, der zurück in den Kreislauf einfließen kann [Lohr2001, S. 8]. Neben den in Abbildung 4 dargestellten Bausteinen existieren noch verschieden andere Komponenten, die ein CMS benötigt, um den reibungslosen Verlauf der Trennung von Inhalt, Layout und Struktur sicherzustellen. Dazu gehören das Workflow- und Assetmanagement, Benutzer- und Zugriffsverwaltung sowie Schnittstellen. 13

17 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme 2.2 Kategorien und Bereiche Die Bereitstellung und Verwaltung von Content ist durch die an sie gestellten Anforderungen in Bezug auf die Einsatzgebiete und Leistungsmerkmale zu kategorisieren. Die Einsatzgebiete der auf dem Markt befindlichen CMS sind branchen- und institutionsabhängig und können für besondere Anforderungen spezialisiert sein. Als Anwendungsbereiche können angesehen werden: Cross Media Publishing Infobroker (Syndikator) Dokumentenmanagement Informationspool Unternehmensinformation Wissensmanagement Training Portale Customer Interaction + Care Customer Relationship Kommerzielle Community Application Service Providing E-Commerce und Marktplätze [Lohr2001, S. 10]. Die zweite Kategorisierung von CMS erfolgt nach den Leistungsmerkmalen. Die Einsatzbereiche erfordern unterschiedliche Anforderungen an ein CMS. Dabei unterscheidet man nach inhaltlichen und technischen Merkmalen. Folgende Leistungsmerkmale sind aufgrund ihrer Anforderungen zu unterscheiden: Visualisierung Individualisierbarkeit, Personalisierung, Präsentation, Selbstbeschreibungsfähigkeit Retrievial Suche, Fehlertoleranz, Untersuchung und Analyse 14

18 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Organisation Kollaboration Modularisierung Skalierbarkeit Authoring [Lohr2001, S. 54f]. Steuerbarkeit, Link Management, Templates, Rechte, Versionierung, Archivierung, Struktur, Prozesse Groupware, Aufarbeitung von Lösungsvorschlägen, Betreuung von Besprechungen Schnittstellen, Export, Integrationsfähigkeit, Offene Standards Performance Content-Erstellung, Redaktion, Kategorisierung, Metadaten, Aufarbeitung von Lösungskonzepten Die Menge der Einsatzbereiche stellt unterschiedlichen Anforderungen an Content, Layout und Struktur. Im Folgenden sollen diese Bereiche deshalb einzeln beleuchtet und im Hinblick auf ihre Spezialisierung und besonderen Merkmale vorgestellt werden. In jedem dieser Systeme steht eine bestimmte Phase des Content Life Cycle im Vordergrund, welcher die besonderen Ansprüche an das jeweilige System begründet Cross Media Publishing Dieser Bereich steht für die Veröffentlichung von Informationen über mehrere, unterschiedliche Ausgabemedien [Lohr2001, S. 12]. Zur Anwendung kommt es bei der Verbreitung der Präsentation über mehrere Medien, neben WWW auch SMS 1, WAP 2 oder Publikationen auf CD. Mit solchen Systemen können standardisierte Texte verknüpft, veröffentlicht und nach Kategorien oder Aktualität eingeordnet werden. Die Generierung von medienneutralen XML 3 -Dateien wird in den nächsten Jahren einen entschei- 1 Short Message Service 2 Wireless Application Protocol 3 extensible Markup Language 15

19 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme denden Anteil daran haben, weil sich grundsätzlich jedes Format aus einer XML-beschriebenen Vorlage erzeugen lässt [ZsTrZa2002, S. 203]. Ein typischer Benutzer eines solchen Systems ist ein Zeitungsverlag. Dort werden ausgesuchte Artikel der aktuellen Ausgabe online zur Verfügung gestellt Infobroker (Syndicator) Unter der so genannten Content Syndication versteht man das Zusammenführen diverser Content-Inhalte an einem zentralen Ort [Lind2002, S. 140]. Infobroker stellen diese Informationen gewinnbringend zur Verfügung. Der Content wird in vier verschieden Kategorien eingeteilt. Diese sind: Allgemeiner Content gut automatisierbar, kostengünstig zu vermitteln spezieller, hochwertiger Content Zusatz-Content für spezielle Dienste, teuer lokaler (regionaler) Content hohen aktuellen Wert für den Kunden, kostengünstig globaler Content überregionaler und weltweiter Content, langfristig und verlässlich, kostengünstig [Lohr2001, S. 16] Dokumentenmanagement Zu den ältesten auf dem Markt befindlichen Management-Technologien zählt das Dokumentenmanagement. Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagements ist die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Danach sollen die erstellten Dokumente in einem solchen System archiviert und verwaltet werden. Das so entstehende Archiv dient zum Recherchie- 16

20 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme ren, Bearbeiten, Ausdrucken, Wiederherstellen und Versenden der elektronischen Schriftstücke [Lind2002, S. 26, 28] Informationspool Informationspool ist der Begriff für die elektronische (digitale) Publikationsform von gedrucktem Wissen. Das Schlagwort Digitale Bibliothek oder Digital Library gibt dem Bestreben Ausdruck, einerseits das kulturelle Gedächtnis elektronisch zu unterstützen und andererseits aktuelle wissenschaftliche Erkenntnis schneller an die Lesenden zu bringen [Lohr2001, S. 28]. Die charakteristischen Bestandteile eines Informationspools sind das Benutzergruppen-, Autorenzugriffs- und Dokumentenpflegekonzept. Entsprechend der zugewiesenen Aufgaben haben Mitarbeiter oder Benutzer beschränkten Zugriff auf die Informationen. Dafür werden verschiedene Benutzergruppen angelegt. Autoren haben meist Zugriff auf alle Informationen und Dokumente, auch von anderen Mitarbeitern. Die Pflege der Informationen geschieht über einem Autor, der damit beauftragt wird und das Wissen dazu hat. Dadurch bleibt die Aktualität des Inhalts erhalten [Lohr2001, S. 29] Unternehmensinformation Ein weiterer Anwendungsbereich eines CMS ist beim Informationsaustausch von heutigen Unternehmen zu finden. Dieser Austausch findet meist in elektronischer Form über das Internet, Extranet oder Intranet statt. Neben Bedienungsanleitungen, Broschüren, Katalogen oder Tutorials, die häufig auch gedruckt vorliegen, sind zusätzliche Informationen, wie Sitzungsprotokolle, Aktienkurse oder Pressematerial und Stellenangebote, mit unterschiedlicher Aktualität und Lebensdauer von Bedeutung. 17

21 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Wissensmanagement Informationen sind nur dann von wirklichem Wert, wenn sie in Wissen umgewandelt werden können [Verst2002, S. 99]. Ein Wissensmanagement hat das Ziel, Anwender und Geschäftsprozesse zu verwalten und dabei eine einheitliche Datenstruktur zu schaffen. Alle internen Daten müssen über eine zentrale Datenbank schnell zugänglich sein. Intelligente Suchmaschinen sind dafür notwendig. Ein solcher Informationsaustausch innerhalb einer Firma wird über das Intranet realisiert. Wichtige Daten dürfen nicht nach außen gelangen [Lohr2001, S. 31]. Wichtige Grundfunktionalitäten wie ein ausgereiftes Benutzerkonzept, eine dynamische Oberfläche, die Plattformunabhängigkeit, eine Volltextrecherche und integrierte Suchmaschinen, Schnittstellen zu anderen Werkzeugen oder das automatische Löschen sollen in einem Wissensmanagement-System implementiert sein [Verst2002, S. 103f.] Training Andere Begriffe für Training sind Telelearning oder Web Based Training (WBT). Training-Systeme sollen einem Unternehmen die Möglichkeit zu elektronischen Weiterbildungsmaßnahmen geben. Dabei wird auf eine möglichst platznahe und kostengünstige Realisierbarkeit geachtet. Mitarbeiter eines Unternehmens sollen mit einem E-Learnig-System die Kenntnisse in einem Wissensbereich vertiefen oder neue Einblicke bekommen. Solche Systeme machen es möglich, Experten heranzuziehen. Lehrer und Lernender müssen sich räumlich nicht am selben Ort befinden. Ein System dieser Art bedarf von den Lernenden eine hohe eigene Lernmotivation und Selbstdisziplin [Lohr2001, S. 33, 36]. 18

22 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Portale Portale sind meist Webseiten, die das Suchen oder Recherchieren im Internet erleichtern sollen und verstärkt personalisiert werden. Dem Benutzer wird dabei eine Startseite dynamisch generiert, die an seine Interessen angepasst ist und durch zusätzliche Informationen aufbereitet ist. Portale kann man gemeinhin als Einstiegspunkt bezeichnen, die dazu dienen, sich zum gewünschten Content zu navigieren [Lohr2001, S.38]. Die oberste Schicht ist die Benutzeroberfläche zum Endanwender. Als zweite Ebene wird der Zuschnitt des Einstiegspunktes an die Bedürfnisse des einzelnen Nutzers angesehen. Im Hintergrund läuft dabei ein CMS mit Zugriffsverwaltung auf eine Datenbank mit gespeicherten Nutzerprofilen. Funktionen der Portalsysteme sind: Registrierung und Verwaltung von Benutzern und seinen Profilen Personalisierung von vorhandenem Content Grundfunktionen zur Entwicklung und Veröffentlichung Einbinden von Web-Applikationen Auswertungstools für das Benutzerverhalten [Lohr2001, S. 38f] Customer Interaction + Care Customer Interaction und Care Center stehen für eine kundenorientierte und effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen, wie z.b. Auftragsabwicklung, Marketing- oder Serviceprozesse. Die Erfolgskriterien von CMS aus diesem Bereich sind Erreichbarkeit, Kundenorientierung, Kompetenz und Verbindlichkeit. Ein solches CMS ist besonders für Unternehmen gedacht, die ihre Geschäftsabwicklungen und Kundeninformationen über das Internet steuern. Leistungen zur Beratung werden auf elektronischem Wege bereitgestellt. Dabei können 19

23 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Kundenanfragen durch benutzerfreundliche Abfragen mittels einer gut strukturierten Datenbank schnell zu Ergebnissen führen. Der Inhalt wird unabhängig von der späteren Darstellung verwaltet. So ist es möglich, den Content in vielfältigen Präsentationsformen wieder zu verwenden und auf verschiedenen Endgeräten darzustellen [Lohr2001, S. 41] E-Commerce / Marktplätze Unter dem Begriff E-Commerce versteht man die elektronische Präsentation und der Verkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet. E-Commerce lässt sich auf folgende Tätigkeiten beschränken: Content: Informationen werden gesammelt, verkauft, wieder verwendet und gesucht, Community: Informationen werden ausgetauscht und verteilt und darüber diskutiert, Commerce: Waren und Dienstleistungen werden verkauft, gekauft, bestellt oder versteigert. Mit dem Begriff E-Marktplatz verbindet man eine Form des Handels zwischen Unternehmen, welcher über Internetplattformen realisiert wird. Der Vorteil liegt bei der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen und Funktionalitäten. Durch die Vielzahl der anfallenden Daten, die z.b. Protokolle oder elektronische Verträge sein können, ist der Einsatz ohne ein CMS kaum denkbar. Dieses stellt die Verbindungen der gesammelten Daten untereinander her [Lohr2001, S. 50f]. Im Tätigkeitsfeld von E-Commerce existieren weitere CMS, die ihre Funktionalität genau darauf ausrichten. Für den Dreiklang aus Content, Community und Commerce sollen für jede Tätigkeit in dieser Reihenfolge ein CMS für den betreffenden Anwendungsbereich vorgestellt werden. 20

24 2 Die Einordnung der Content Management-Systeme Customer Relationship Management (Content ) Beispielhaft für ein Customer Relationship Management (CRM) ist die uniformierte und aktuelle Datenbasis, auf die alle Mitarbeiter einer Institution zugreifen können. Dabei ist es unbedeutend auf welchem Weg die Informationen in die Institution gelangen. Ein CRM fasst diese Informationskanäle zusammen. Die Fähigkeit nennt man Multi Channel Management und sie ist Voraussetzung für eine funktionierendes CRM. Auf einer weiteren Ebene erhalten alle beteiligten Personen nach ihren Berechtigungen ihre spezielle Sicht auf die Daten. Da kommen wieder Portale ins Spiel, die jedem einen individuellen, seinen Bedürfnissen angepassten Zugang gewährleisten. Ein weiteres Merkmal eines CRM ist die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Somit nehmen Mitarbeiter, Zulieferer, Kunden und Logistiker in einem Netzwerkverbund an allen Prozessen teil. Am Beispiel einer Verfügbarkeitsabfrage eines Artikels von einem Kunden kann in Echtzeit eine Auskunft gegeben werden. Die Voraussetzung dafür ist eine offene Systemarchitektur. Marketing- und Vertriebsprozesse sind dabei direkt mit der Logistik und dem Lager verbunden [Lohr2001, S. 42f] Kommerzielle Community (Community) Man unterscheidet zwischen Business-Communities und marktplatzorientierten Communities. Business-Communities sind beim Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern einer Firma und deren Partnerunternehmen behilflich und gestalten diesen effizienter. Marktplatzorientierte Interessengruppen steigern den Umsatz bei elektronisch angebotenen Waren und Dienstleistungen und bauen eine beständige Bindung zu Internetkunden auf. Solche CMS sollen den Benutzer bei einem Kaufwunsch helfen, sich Informationen zu einem Produkt zu beschaffen. Community-Mitglieder können auf diese 21

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