TECHNISCHE DOKUMENTATION

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1 TECHNISCHE DOKUMENTATION time mit buchen Release Version Ersteller Datum TimeTool AG 14. Januar 2017 Dieses Dokument wurde nach bestem Wissen und Gewissen und mit der erforderlichen Sorgfalt erstellt und geprüft. Sollten sich dennoch Fehler und Versäumnisse eingeschlichen haben, nehmen wir Ihre Hinweise und Anregungen gerne entgegen. TimeTool AG I Uttigenstrasse 54A I CH-3600 Thun +41 (0) I info@timetool.ch I

2 1 LOGIN FREISCHALTEN FEHLER! TEXTMARKE NICHT DEFINIERT. 2 AUFBAU 5 3 MITARBEITER: ÜBERSICHT (SCHEDULER) 6 4 MITARBEITER: KORREKTUR FEHLENDE BUCHUNGEN / ABSCHLUSS 8 5 VORGESETZTER: MAIL-WORKFLOW 10 6 VORGESETZE: ABWESENHEITEN BEWILLIGEN / ABLEHNEN 11 7 VORGESETZTE: FEHLERPROTOKOLL BEARBEITEN (MESSAGE CENTER) 13 8 VORGESETZTE: ÜBERZEITEN UND KURZABSENZEN BEWILLIGEN 15 9 VORGESETZTE: ABSCHLUSS 16 Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 2/16

3 WORKFLOW Mitarbeiterin Vorgesetzter Arbeitszeit und Absenzen Erfassen von Arbeitszeiten und Korrekturen via Terminal, mobile App oder Weblösung. Arbeitszeit und Absenzen Erfassen von Arbeitszeiten und Korrekturen via Terminal, mobile App oder Weblösung. Absenzanfragen können ebenfalls via uterminal, mobile App oder über die Weblösung erfasst werden. Absenzanfragen werden automatisch via an den Vorgesetzten übermittelt. Sobald die Anfrage bearbeitet wurde, wird der neue Status der Mitarbeiterin angezeigt. angefragt abgelehnt bewilligt Bearbeiten von Absenzanfragen und Kurzabsenzen der Mitarbeitenden via Weblösung oder mobile App. Der aktuelle Status der Anfrage wird dem Mitarbeitenden automatisch via mitgeteilt und im System angepasst. angefragt abgelehnt bewilligt Monatsabschluss Die Mitarbeiterin schliesst, nach Korrektur aller offenen Fehler, den Monat ab. Monatsabschluss Der Vorgesetzte kontrolliert den Monatsabschluss seiner Mitarbeitenden, nimmt allfällige Korrekturen vor und schliesst den Monat definitiv ab. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 3/16

4 1 LOGIN FREISCHALTEN Öffnen Sie TimeTool mit in Ihrem Webbrowser. Geben Sie auf der Login-Seite die erhaltenen Login-Daten ein (User und Passwort) und klicken Sie auf Login. Klicken Sie beim ersten Mal auf «Password forgotten» und geben Sie Ihr Kürzel ein. Klicken Sie anschliessend «Password forgotten» Es wird Ihnen per Mail ein temporäres Passwort zugestellt. Nachdem Sie das temporäre Passwort erhalten haben: Öffnen Sie «Change password». Geben Sie Ihr Kürzel sowie das temporäre Passwort bei «Password» ein. Definieren Sie anschliessend ein neues Password und schliessen Sie ab mit «Change Password». Sie können sich nun mit Ihrem Kürzel und Ihrem neuen Passwort einloggen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Login an den Personaldienst Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 4/16

5 2 AUFBAU In der linken Spalte (1) sehen Sie die Funktionen welche Ihnen zugeteilt sind. Wenn Sie eine dieser anwählen (z.b. Scheduler ), öffnet sich das entsprechende Programm im Hauptfenster (2) rechts. In der mittleren Spalte (3) können Sie einen der Ihnen zugeteilten Mitarbeitenden aufrufen (Vorgesetzter). Sie haben die Möglichkeit die einzelnen Spalten bei Bedarf auszublenden. Benutzen Sie dazu die kleinen Pfeile (4) oben rechts in der gewünschten Spalte. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 5/16

6 3 MITARBEITER: ÜBERSICHT (SCHEDULER) Mit dem «Scheduler» können Sie jederzeit Ihre Ferien- und Zeitkontingente einsehen (1) und sich über Ihre Abwesenheitsanträge informieren (von Ihnen beantragt / bewilligt / abgelehnt) (2). Die Übersicht können Sie in jeweils unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat, etc.) öffnen (3). Unter «Drucken» können Sie Ihre Wochen- und Monatsauswertung (je nach gewählter Ansicht) einsehen und diese bei Bedarf ausdrucken. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 6/16

7 Ziehen Sie mit der Maus (Drag & Drop) eine Abwesenheit auf den entsprechen Tag (1). Die Abwesenheit erscheint in orange (beantragt). Wenn Sie zweimal auf den Abwesenheitsantrag (2) klicken, können Sie diesen mutieren (3). Mit «Save» werden die Änderungen übernommen (4). Ihr Vorgesetzter wird per Mail über Ihren Abwesenheitsantrag informiert. Natürlich können Sie Ihre Absenzen ebenfalls in der Monatsübersicht per drag n drop planen. Ihr Vorgesetzter wird nach erfolgter Planung einer Absenz per Mail benachrichtigt. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 7/16

8 4 MITARBEITER: KORREKTUR FEHLENDE BUCHUNGEN / ABSCHLUSS Kontrollieren Sie täglich im Scheduler ob fehlende Buchungen vorhanden sind; Diese werden Ihnen, falls vorhanden, am betroffenen Tag als gelb markiert angezeigt: Durch Klicken auf eine leere Fläche am betreffenden Tag, gelangen Sie zu den Details und können die fehlende Buchung eingeben: Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 8/16

9 Fehlende Buchung erfassen 1) Wählen Sie die gewünschte Uhrzeit mithilfe dieses Buttons. 2) Klicken Sie auf «Eingabe», damit die Uhrzeit eingetragen wird. 3) Die Buchung wird ersichtlich und wird mit «Speichern» abgeschlossen. ACHTUNG: Achten Sie darauf das Sie die Stunden und Minuten durch Anklicken bestätigen (Auch bei xx:00, ansonsten wird die Zeit nicht richtig eingetragen. Monatsabschluss (Vormonat) Sobald Ihr Vorgesetzter alle Fehlenden Buchungen des Vormonats korrigiert hat, können Sie den Button Abschluss im Scheduler anwählen und somit bestätigen dass Sie mit dem Zeitnachweis einverstanden sind. Ab jetzt können im abgeschlossenen Monat keine Korrekturen mehr von Ihnen gemacht werden. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 9/16

10 5 VORGESETZTER: MAIL-WORKFLOW Sie erhalten täglich die Absenzanfragen der Ihnen zugeteilten Mitarbeitenden per Mail: Durch klicken auf der in der Mail enthaltenen Link gelangen Sie direkt in den Planen-Screen und können dort die Absenzanfrage bearbeiten. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 10/16

11 6 VORGESETZE: ABWESENHEITEN BEWILLIGEN / ABLEHNEN Sie finden unter «Planen» alle Ihnen unterstellten Mitarbeitenden. Alle offenen Abwesenheitsanträge sind orange. Bearbeiten Sie diese, indem Sie das orange Feld doppelklicken: Ihre Mitarbeitenden werden jeweils per Mail über eine Änderung informiert. Sie haben weiter die Möglichkeit, der , welches nach dem Bearbeiten der/dem Mitarbeitenden zugestellt wird, eine individuelle Nachricht hinzuzufügen, indem Sie Ihren Text in das entsprechende Feld schreiben. Achtung: Mitarbeitende welche im auf dem Planen-Screen grau-schattiert erscheinen, besitzen ein eigenes Login und können somit Ihre Absenzen selber planen. D.h. Sie können die vom Mitarbeiter geplanten Absenzen hier nur bewilligen oder ablehnen. Bei Mitarbeitenden welche in schwarz angezeigt werden, haben Sie die Möglichkeit per einfaches drag n drop die Absenzen direkt auf dem Planen-Screen einzugeben: Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 11/16

12 Die geplante Absenz kann anschliessend durch ziehen auf die gewünschte Anzahl Tage verlängert oder verkürzt werden: Übersicht: Zu bearbeitende Absenzen = Orange Geplante und bereits bewilligte Absenzen = Vordefinierte Farbe Abgelehnte Absenzen = Werden auf dem planen-screen nicht angezeigt, sind jedoch im Scheduler ersichtlich Hinweis: Sie werden keine automatisierte monatliche Übersicht mehr bekommen, da Sie die Abwesenheiten / Zeitkontingente Ihrer Mitarbeitenden jederzeit einsehen können. Weiter: Sollten bei Ihnen in der Übersicht Mitarbeitende fehlen, so melden Sie dies bitte beim Personaldienst. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 12/16

13 7 VORGESETZTE: FEHLERPROTOKOLL BEARBEITEN (MESSAGE CENTER) Für den Monatsabschluss müssen alle Abwesenheiten eingegeben und alle Fehler korrigiert sein. Um die Korrekturen vorzunehmen öffnen Sie im Menü das «Message Center»: Auf der rechten Bildschirmseite sehen Sie nun: 1) Alle Ihnen zugeteilten Mitarbeitenden 2) Fehlende Buchungen 3) Zu bewilligende Überzeit 4) Absenzanfragen wie z.b. Ferien 5) Kurzabsenzen (z.b. Gehen mit Grund Krankheit) Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 13/16

14 Gründe für fehlende Buchungen: Fehlende Buchungen können zwei verschiedene Ursachen haben: Ursache 1: Eine ungerade Anzahl Terminal-Buchungen, eine Buchung wurde vergessen. Ursache 2: Unbearbeitete Absenzanfragen wie z.b. rückwirkend erfasste Krankheitstage Bsp.: Vom bis wurde vom Mitarbeiter die Absenz «Krankheit» geplant, welche vom Vorgesetzten noch bewilligt oder abgelehnt werden muss. Da diese Bewilligung noch nicht erfolgt ist, werden an diesen 3 Tagen «fehlende Buchungen» ausgewiesen. a) Korrektur fehlende Buchung Durch Klicken auf die Zeile im Message-Center mit dem zu korrigierenden Fehler, gelangen Sie in den Scheduler welcher die betroffene Woche anzeigt. Korrigieren Sie dort die fehlende Buchung anschliessend wie in Kapitel Nr. 4 beschrieben. Nach der Korrektur verschwindet die Meldung aus dem Message Center. b) Korrektur fehlende Buchung durch bewilligen von offenen Absenzanfragen Solange eine Absenzanfrage unbearbeitet bleit, weist das System fehlende Buchungen aus. Siehe Beispiel rückwirkend erfasste Krankheitstage: Durch Klicken auf die zu bewilligende Absenzanfrage gelangen Sie wiederum auf den «Planen-Screen» und können dort die Absenzen bewilligen oder ablehnen (siehe Kapitel 6). Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 14/16

15 8 VORGESETZTE: ÜBERZEITEN UND KURZABSENZEN BEWILLIGEN Auch dieser Fehler ist nach der Korrektur nicht mehr im Fehlerprotokoll sichtbar. Im Message-Center werden Ihnen ebenfalls Zeiten und Kurzabsenzen angezeigt, welche bewilligt werden müssen: Kurzabsenz Überzeiten Kurzabsenzen: Diese Absenzen entstehen wenn einer Ihrer Mitarbeitenden am Terminal ein Gehen mit Grund bucht. Er geht z.b. um 15:30 Uhr zum Arzt und wählt am Terminal Gehen mit Grund Arzt. Da die Zeitart Arzt so definiert ist, dass Sie bewilligt werden muss, erscheint Sie nun in Ihrem Message Center und Sie können diese bewilligen (oder ggf. ablehnen). Überzeiten: Durch setzen des Bewilligungs-Flags können Sie diese Zeiten bewilligen. Wenn Sie eine Zeit nicht bewilligen wollen belassen Sie die betroffene Zeile so wie sie ist. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 15/16

16 9 VORGESETZTE: ABSCHLUSS Sobald bei allen Mitarbeitenden die Korrekturen eingetragen und die Fehler korrigiert wurden, taucht im Message Center bei dem bearbeiteten Mitarbeiter die Auswahl Periodenabschluss auf: Mit Klick in das Kästchen wird der Monatsabschluss ausgeführt. (Beachten Sie dass Sie vorher alle Überzeiten und Kurzabsenzen bearbeitet haben!) Ab jetzt können im abgeschlossenen Monat keine Buchungen oder Korrekturen mehr ausgeführt werden. Sollte es nötig sein, kann nur der Personaldienst den Mitarbeiter wieder entsperren. WICHTIG: Die Mitarbeitenden können erst abgeschlossen werden, wenn der aktuelle Monat (Periode) vorbei ist, also am 1. Tag des Folgemonats. Technische Dokumentation time mit buchen Seite: 16/16