Neuausschreibung der öffentlichen Aufgabe Tourismusmarketing einschließlich des Betriebs von Tourist-Informationen

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1 ZENTRALE ERLEDIGT Vorlage Zum Beschluss Öffentlich TOP: Neuausschreibung der öffentlichen Aufgabe Tourismusmarketing einschließlich des Betriebs von Tourist-Informationen Kosten : Hsh.-Stelle: Hshjahr: Produktkosten : Mittel stehen Beratungsergebnis: Beratungs- Sitzungstermin TOP einst. ja nein Enth. Sachbearbeiter/in folge VA Rat CLZ Aktenzeichen Datum Beteiligte Stellen: GB PR BL BBH/ ABB Stadtw. KBG Protokollauszug erforderlich Protokollauszug erforderlich Beschluss: 1.) Die Beschlüsse zu Vorlage 09/2017 (Anlage 1) werden in Gänze aufgehoben. 2.) Das Kurbeitragsmanagement inkl. der Kurbeitragskontrolle wird ab eigenständig durch die Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh wahrgenommen. 3.) Für die Erbringung des touristischen Marketings und den Betrieb der Tourist-Informationen im Bereich der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld für den Zeitraum vom bis , erfolgt eine europaweite Ausschreibung in Form des als Entwurf beigefügten Leistungsverzeichnisses. Die Ausschreibung erfolgt durch die Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh bis zu einem Höchstbetrag von. T pro Jahr. Begründung: Seit dem Jahre 2009 sind die Durchführung des Fremdenverkehrsmarketings und der Betrieb der Tourist-Informationen, als auch ab dem Jahr 2012 das Kurbeitragsmanagement inkl. der Kurbeitragskontrolle, aus der Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh ausgegliedert. In den entsprechenden Ausschreibungsverfahren setzte sich jeweils die Glücksburg Consulting AG als Vertragspartner durch. Der derzeitige Vertrag endet am Mit Schreiben vom legen die SPD- und die CDU-Fraktion einen gemeinsamen Antrag zur Neuausschreibung des Tourismusmarketings inkl. des Betriebs der Tourist-Informationen sowie des Kurbeitragsmanagements inkl. der Kurbeitragskontrolle (Vorlage 09/2017) vor. Grundlage der Vorlage der Verwaltung Seite 1

2 Neuausschreibung sollte das Leistungsverzeichnis aus dem Jahr 2012 sein, welches um die Eckpunkte - Erstellung eines Tourismuskonzeptes - Erstellung eines Betriebs- und Finanzierungskonzeptes zur Ansiedlung einer Tourist-Info auf dem Kronenplatz - Entfallen der bisherigen Provisionsregelung bei der Kurbeitragserhebung und kontrolle erweitert wurde. Die Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer wurde durch mehrheitlichen Ratsbeschluss vom beauftragt, die Ausschreibung im Auftrag der Berg- und Universitätsstadt Clausthal- Zellerfeld zu einem jährlichen Entgelt von 445 T vorzubereiten und zur endgültigen Freigabe dem Verwaltungsausschuss der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld vorzulegen. In einem Treffen des Aufsichtsrates der Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh bei dem auch Vertreter der Verwaltung der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld teilnahmen, wurde das Leistungsverzeichnis aus dem Jahr 2012 erörtert und angepasst. Aufgrund der Komplexität der Ausschreibung und der Veränderung rechtlicher Grundlagen im europäischen Vergaberecht, wurde eine Auftragsberatungsstelle hinzugezogen. Diese teilt nach Prüfung des Leistungsverzeichnisses mit, dass erhebliche Bedenken gegen den Punkt Erstellung eines Betriebs- und Finanzierungskonzeptes zur Ansiedlung einer Tourist-Info auf dem Kronenplatz bestehen und rät dazu diesen Punkt zu streichen (Anlage 3). Des Weiteren rät die Vergabestelle dazu, das Entgelt nicht im Leistungsverzeichnis aufzunehmen (Anlage 4). Das überarbeitete Leistungsverzeichnis hat der Aufsichtsrat der Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh in seiner außerordentlichen Sitzung am beraten. Weiterhin kann das Kurbeitragsmanagement inkl. der Kurbeitragskontrolle wirtschaftlicher durch die Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh als durch einen Dienstleister wahrgenommen werden. Hierzu hat die Kurbetriebsgesellschaft Die Oberharzer mbh eine Berechnung angestellt (Anlage 5), die bei eigenständiger Durchführung der Aufgabe Einsparungen in Höhe von ca. 23 T ausweist. Um einen ordnungsgemäßen Ausschreibungsverlauf sicherzustellen, hat die Auftragsberatungsstelle einen Zeitplan entworfen. Dieser sieht, sofern ab ein wirksamer Vertrag mit einem potentiellen Dienstleister zustande gekommen sein soll, eine Ausschreibung spätestens zum vor. Aufgrund dessen ist hier eine besondere Dringlichkeit geboten. Vorlage der Verwaltung Seite 2

3 .i CDU Fraktion im Rat der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld Vorsitzender Alexander Ehrenberg Breslauer Straße Clausthal-Zellerfeld Fraktion im Rat der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld Vorsitzender Lars Weitemeyer Stettiner Straße Clausthal-Zellerfeld Vorlage Nr. 9/201 7 Per Mail an Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld Egl VA am Eg Rat am Neuausschreibung der öffentlichen Aufgaben Tourismusmarketing einschließlich Be trieb von Tourist-Informationen und Kurbeitragsmanagement einschließlich Kurbei tragskontrolle Die Fraktionen von SPD und CDU beantragen zur nächsten Sitzung des VA und Rates am folgendes: Ftlr die öffentlichen Aufgaben Tourismusmarketing einschließlich Betrieb von Tourist-Infor. mationen und Kurbeitragsmanagement einschließlich Kurbeitragskontrolle erfolgt eine Aus schreibung durch die Kurbetriebsgesellschaft (KBG) im Auftrag der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld zum jährlichen Entgelt von 445 TEUR netto. Basis der Ausschreibung ist das Aufgabenverzeichnis der Ausschreibung aus dem Jahr Das Aufgabenverzeichnis ist entsprechend an die touristische Entwicklung anzupassen. Vor Bekanntmachung der Ausschreibung ist das Aufgabenverzeichnis dem VA zur Freigabe vorzulegen. Der Leistungszeitraum beginnt am und endet am Bei der Anpassung des Aufgabenverzeichnisses sind folgende Eckpunkte zu beachten Der Auftragnehmer hat im Jahr 2018 ein mit dem Land Niedersachsen abgestimmtes Tourismuskonzept zu erstellen, das u.a. als Grundlage zur Gewinnung von Fördermitteln ien Der Bieter erstellt ein Betriebs- und Finanzierungskonzept zur Ansiedelung einer Tourist- Information auf dem Kronenplatz. Der Bieter hat nachzuweisen, daß dieser über ausreichende Finanzen verfügt. das Konzept bis zum Jahr 2019 umzusetzen. Für die Dauer der Zusammenarbeit übernimmt der Auftragnehmer die Finanzierung des Gebäudes. Nach Ende der Zusammenarbeit geht das Gebäude in das Eigentum der Berg- und Unil

4 versitätsstadt Clausthal-Zellerfeld über. Der Rückübertragungspreis staffelt sich nach dem Restbuchwert gemäß Laufzeit der Zusammenarbeit. Das Konzept hat die finanzielle Situation der Berg- und Universitätsstadt Clausthal-Zellerfeld zur Regelung des Eigentumsüberganges zu berücksichtigen. Diese wird ihrerseits in ihrer Investitionsplanung ab dem Jahr 2018 einen Betrag i.h.v. mindestens 354 TEUR zur baulichen Umgestaltung des Kronenplatzes vorhalten. Der Bieter hat indikativ zu benennen, ob und wie die neue Tourist-Information Einfluß auf die Höhe des Grundhonorars hat Bei der Kurbeitragserhebung und Kontrolle entfällt die bisherige Provisionsregelung Alexander Ehrenberg Vorsitzender Lars. Weitemeyer Vorsitzender

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