D IBM Notes Add-In Dokumentation für Anwender in Unternehmen

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1 D IBM Notes Add-In Dokumentation für Anwender in Unternehmen Version 2.0 Release Stand Status Freigegeben

2 Impressum Copyright 2014 by Telekom Telekom Deutschland GmbH, Bonn, Germany Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Herausgeber Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg 151 D Bonn Dateiname Anwenderhandbuch_Untern ehmen_addin_ibm_notes- GW-D V docx Version 2.0 Release Stand Dokumentenbezeichnung D IBM Notes Add-In Status Freigegeben Kurzinfo Diese Dokumentation beschreibt die Oberfläche und Bedienung des D -Add-Ins für IBM Notes. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 1

3 InhaltsverzeIchnIs 1 Vorbemerkungen Nutzung der D Überblick Schritt für Schritt: D erstellen und senden Ablage Gesendeter D s Ablage von D -Entwürfen Eingegangene D s lesen D s Weiterleiten D s beantworten Schritt für Schritt: Eigene Ordner erstellen Schritt für Schritt: Anpassen von Ansichten Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 2

4 Vorbemerkungen 1 vorbemerkungen Dieses Dokument beschreibt die Nutzung des D -Add-Ins in einer IBM. Hinweis Die vorliegende Dokumentation enthält ausschließlich die Beschreibung der D spezifischen Funktionen. Antworten auf Fragen zur Standardfunktionalität finden Sie in der IBM Notes-Hilfe. Die Dokumentation basiert auf Verwendung von IBM Notes Domino unter Windows 7. Darstellungen können bei Verwendung anderer Betriebssysteme und Notes-Versionen abweichen. Die Beschreibung erfolgt anhand der Mail-DB Release D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 3

5 2 nutzung der d -funktionalität In der Ibm notes-mail-datenbank Sie möchten D s in Ihrer IBM erstellen, versenden, empfangen und verwalten. Sie haben eine IBM- mit D -Add-In 2.1 Überblick Sie werden Empfänger im Adressbuch suchen, Eingegebene D -Adressen auf Gültigkeit prüfen, D -Optionen nutzen, D s verfassen und senden, D s weiterleiten, D s beantworten. Zunächst wird der Notes-Client geöffnet. Dort stehen dem Nutzer verschiedene Notes-Datenbanken (Anwendungen) zur Verfügung, unter anderem seine IBM. Die IBM wird wie gewohnt geöffnet. Wenn Sie in der Aktionsleiste die Aktion Neu aufklappen, finden Sie die neue Aktion De- Mail Nachricht. Abbildung 1: Geöffnete Mail-Datenbank Nach dem Klicken auf diese Aktion öffnet sich die Eingabemaske für den D -Entwurf. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 4

6 1 2 Abbildung 2: Geöffnete D -Entwurfsmaske 1 2 Funktion Empfängeradresse(n) prüfen D Versandarten Erläuterung Mit dem Button können Sie vorab die D adressen auf Gültigkeit prüfen. Hier finden Sie alle D -spezifischen Optionen. Nähere Erläuterungen finden Sie in Tabelle 2. Tabelle 1: D -Funktionen in geöffneter Entwurfsmaske In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht verfügbarer D Versandarten und deren Bedeutung. D Versandarten Einschreiben Erläuterung Hierbei handelt es sich um eine Kombination von Versandbestätigung (Der Absender erhält eine -Bestätigung über den ordnungsgemäßen Versand der Nachricht.) und Eingangsbestätigung (Absender und Empfänger erhalten eine E- Mail-Bestätigung über den Eingang der Nachricht im Postfach des Empfängers). Sowohl Sie, als auch der Empfänger der D , erhalten also eine Sende- und eine Empfangsbestätigung. Absenderbestätigt Persönlich / Vertraulich Export Unser Zeichen Der Absender identifiziert sich hiermit gegenüber dem Empfänger. Sie als Absender bringen gegenüber dem Empfänger zum Ausdruck, dass Sie sich zum Absenden der Nachricht mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet haben. Hiermit bringt der Absender zum Ausdruck, dass er besonderen Wert auf den gesicherten Zugang seiner Nachricht beim Empfänger legt. Zum Lesen dieser Nachricht muss der Empfänger ebenfalls mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet sein. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eine D für den Export zur späteren Archivierung zu markieren. Sie haben die Möglichkeit, eine eigene Zuordnungs-ID (Aktenzeichen) festzulegen, damit Sie eingehende Systemmeldungen zuordnen können. Tabelle 2: D Versandarten D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 5

7 Folgende D -spezifische Icons werden verwendet: Icon Erläuterung D -Nachricht in Ansichten und Ordnern D -Icon in D -Nachrichten Hilfetext für D -Optionen Tabelle 3: D -Icons In folgenden Ordnern und Ansichten sind D s durch ein zusätzliches Icon gekennzeichnet und die Versandarten werden in separaten Spalten angezeigt. Eingang Entwürfe Gesendet Alle Dokumente Papierkorb Abbildung 3: Ordner Entwürfe Hinweis Sie können eigene Ordner erstellen, welche über die zusätzlichen Icons für D verfügen. Die Anleitung dazu finden Sie unter 2.8 Eigene Ordner. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 6

8 2.2 Schritt für Schritt: D erstellen und SenDen Neu D Nach- Empfänger eintrage D -Optionen Mailinhalt verfassen D senden Nachdem Sie Ihre geöffnet haben, finden Sie in der Aktionsleiste unter Neu eine zusätzliche Aktion zum Erstellen einer D . Klicken Sie auf den Button Neu D Nachricht. Abbildung 4: Button für D -Erstellung Es öffnet sich die D -Entwurfsmaske. Abbildung 5: Entwurf D D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 7

9 Neu D Nach- Empfänger eintrage D -Optionen Mailinhalt verfassen D senden Tragen Sie jetzt alle gewünschten Empfänger ein. Sie können über die übliche Notes-Adressauswahl auch Empfänger aus dem Öffentlichen Verzeichnisdienst ÖVD anzeigen und auswählen. Sie haben die Möglichkeit mittels Button Empfängeradresse(n) prüfen zu ermitteln, ob die eingetragenen Adressen gültige D -Adressen sind. Abbildung 6: Prüfung Empfängeradresse Beim Senden der D erfolgt bei entsprechender Konfiguration eine automatische Prüfung der D -Empfängeradressen auf Gültigkeit. Hinweis Die Gültigkeitsprüfung der D adressen bezieht sich nur auf die angegebene Domain (zum Beispiel D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 8

10 Neu D Nach- Empfänger eintrage D -Optionen Mailinhalt verfassen D senden Wählen Sie die gewünschten D -Versandarten aus, indem Sie je nach Bedarf die entsprechenden Checkboxen aktivieren. Zusätzlich zu den Versandoptionen steht eine Option zur Verfügung, die die D zum Export, d.h. für eine spätere Archivierung markiert. Sie haben außerdem die Möglichkeit im Eingabefeld Unser Zeichen eine Zuordnungs-ID (Aktenzeichen) einzutragen, um eingehende Meldungen zuordnen zu können. Abbildung 7: D -Optionen mit und ohne Export-Option (konfigurierbar) Beim Klicken der Hilfebutton erhalten Sie eine Kurzbeschreibung zur jeweiligen Option. Abbildung 8: Hilfetext für D -Option Einschreiben Nähere Erläuterungen zu den D -Optionen finden Sie in Tabelle 2 auf Seite 4. Neu D Nach- Empfänger eintrage D -Optionen Mailinhalt verfassen D senden Verfassen Sie jetzt wie gewohnt den Inhalt Ihrer D -Nachricht und fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 9

11 Neu D Nach- Empfänger eintrage D -Optionen Mailinhalt verfassen D senden Nach Fertigstellung Ihrer D -Nachricht klicken Sie auf den Button Senden. Beim Senden werden ggf. (wenn in der Konfiguration aktiviert) alle D -Empfängeradressen auf Gültigkeit geprüft. Wenn diese Prüfung aktiviert ist und ein oder mehrere der D -Empfängeradressen nicht gültig sind, erfolgt eine Nachricht mit der Frage, ob die D trotzdem gesendet werden soll. Abbildung 9: Abfrage beim D senden, falls ungültige Empfängeradressen ermittelt Wenn Sie mit Ja antworten, wird die Nachricht als normale , nicht als D gesendet. Wenn Sie mit Nein antworten, werden Sie darüber informiert, dass die D als Entwurf gespeichert wurde. Abbildung 10: Nachricht, falls die D nur gespeichert wurde 2.3 ablage gesendeter D S Erfolgreich gesendete D s finden Sie im Ordner Gesendet. Sie sind von normalen s durch das De- Mail-Icon zu unterscheiden. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 10

12 Abbildung 11: Ansicht Gesendet 2.4 ablage von D -entwÜrfen Gespeicherte D s finden Sie im Ordner Entwürfe. Sie sind von normalen s durch das D -Icon zu unterscheiden. Abbildung 12: Ansicht Entwürfe mit Vorschau der markierten D 2.5 eingegangene D S lesen Eingegangene D s finden Sie zusammen mit normalen s im Eingangsordner. Auch sie sind durch das spezielle D -Icon von normalen s zu unterscheiden. Abbildung 13: Eingangsordner Die Vorschau einer D sieht wie folgt aus: D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 11

13 Abbildung 14: Eingangsordner Zum Lesen öffnen Sie eine D per Doppelklick. Nach dem Öffnen einer eingegangenen D erscheint links oben das D -Icon und in der D -Options-Leiste werden die vom Absender gewählten D - Optionen und ggf. eine Zuordnungs-ID angezeigt. Abbildung 15: Geöffnete D im Lesemodus 2.6 D S weiterleiten Sie können eingegangene, gesendete oder entworfene Nachrichten als D s weiterleiten. Dazu stehen zwei Aktionen zur Verfügung: Weiterleiten als D Weiterleiten als D mit Anhang D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 12

14 Diese Aktionen können Sie in einer zum Lesen geöffneten eingegangenen oder gesendeten Nachricht ausführen. Abbildung 16: Weiterleiten in Aktionsleiste der geöffneten Eingangsmail Außerdem stehen diese Aktionen im Eingangsordner sowie in den Ansichten Gesendet, Entwürfe und Alle Dokumente in der Aktionsleiste und im Aktionen-Menü zur Verfügung. Dort können Sie auf eine markierte Nachricht angewendet werden. Abbildung 17: Aktionsleiste mit den Aktionen zum Weiterleiten im Eingangsordner Abbildung 18: Aktionen-Menü mit den Aktionen zur Weiterleitung in der Ansicht Gesendet D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 13

15 2.7 D S beantworten Sie können auf eingegangene Nachrichten als D antworten. Dazu stehen folgende Aktionen in einer geöffneten Eingangsnachricht zur Verfügung: Antworten als D Antworten als D mit Protokoll (ohne Anhänge) Antworten als D mit Protokoll und Anhängen Allen antworten als D Allen antworten als D mit Protokoll (ohne Anhänge) Allen Antworten als D mit Protokoll und Anhängen Als Protokoll versteht man dabei, dass der Inhalt der Ursprungsmail (auf die geantwortet wird) in die Antwortmail übernommen wird. Mit Protokoll (ohne Anhänge) heißt also, dass in der Antwortmail der Inhalt der Ursprungsmail ohne Dateianhängen enthalten ist. Mit Protokoll und Anhängen bedeutet, dass der Inhalt der Ursprungsmail einschließlich aller Dateianhänge in die Antwortmail übernommen wird. Abbildung 19: Aktionsleiste mit Aktionen zum Antworten in geöffneter Eingangs-D Abbildung 20: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten Die Antwort-Aktionen in der Aktionsleiste und im Aktionen-Menü des Eingangsordners sowie der Ansicht Alle Dokumente sind kontextabhängig auf eine markierte Nachricht anwendbar. Kontextabhängig heißt, dass in Abhängigkeit davon, ob die markierte Nachricht eine normale oder eine D ist, auch die Antwort entweder eine normale oder eine D ist. Die folgenden Abbildungen zeigen die Nutzung der Antwort-Aktionen aus der Aktionenleiste. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 14

16 Abbildung 21: Aktionsleiste mit den Aktionen Antwort im Eingangsordner Abbildung 22: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten im Eingangsordner Die folgenden Abbildungen zeigen die Nutzung der Antwort-Aktionen aus dem Aktionen-Menü. Abbildung 23: Aktionen-Menü mit den Aktionen Antwort D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 15

17 Abbildung 24: Aktionen-Menü mit den Aktionen Allen antworten Hinweis Handelt es sich bei der markierten Nachricht um eine D , so wird auch die Antwort als D erstellt. Handelt es sich bei der markierten Nachricht um eine normale E- Mail, so ist auch die Antwort eine Schritt für Schritt: eigene ordner erstellen Sie können auch eigene Ordner erstellen, welche D s mit speziellem D -Icon anzeigen. D -Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen Öffnen Sie zuerst unbedingt einen Ordner, der bereits eine Spalte mit D -Icon enthält, da der aktuell geöffnete Ordner als Vorlage für den zu erstellenden Ordner dient. Folgende Ordner und Ansichten enthalten die D -Icon-Spalte und sind daher als Vorlage geeignet: Eingang Entwürfe Gesendet Alle Dokumente D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 16

18 Abbildung 25: Dialogbox zur Übernahme des Ordner-Stils der Ansicht Alle Dokumente D -Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen Klicken Sie dazu wie gewohnt auf das Notes-Menü Erstellen und wählen Sie Ordner. Abbildung 26: Erstellen eines eigenen Ordners D -Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen Es öffnet sich eine Dialogbox. Dort können Sie den Ordnernamen festlegen. D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 17

19 Abbildung 27: Dialogbox zur Benennung des Ordners Wenn Sie dann mit OK bestätigen, wird ein eigener Ordner erstellt, der vom Stil dem Eingangsordner entspricht und über eine Spalte zur Anzeige des D -Icons verfügt. Hinweis Wenn Sie beim Erstellen eines Ordners den Stil eines anderen Ordners übernehmen, beachten Sie bitte unbedingt, dass Sie einen Ordner auswählen, der bereits über die Spalte zur Anzeige der D -Icons verfügt. Ansonsten können Sie in Ihrem Ordner die D s nicht von anderen s unterscheiden. 2.9 Schritt für Schritt: anpassen von ansichten In Ihrer D -Datenbank können Sie vorhandene Ansichten und Ordner individuell anpassen, also z.b. Spalten ausblenden oder deren Breite ändern. Ansicht anpassen Spalten ausblenden Markieren Sie durch Klick eine Ansicht oder einen Ordner und wählen dann im Menü Ansicht Diese Ansicht anpassen D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 18

20 Abbildung 28: Eingangsordner anpassen Ansicht anpassen Spalten ausblenden Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Anpassungen an der gewählten Ansicht bzw. dem gewählten Ordner vornehmen können. In jeder Zeile ist eine Ansichts-/Ordnerspalte mit den Eigenschaften dargestellt Möchten Sie z.b. die Spalten der D -Versandarten ausblenden, so entfernen Sie das Häkchen unter Sichtbar. Anschließend bestätigen Sie mit OK. Abbildung 29: Spalten des Eingangsordners ausblenden Im Ergebnis werden in der Ansicht bzw. dem Ordner diese Spalten nicht mehr angezeigt. Abbildung 30: Angepasster Eingangsordner D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 19

21 abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Geöffnete Mail-Datenbank... 4 Abbildung 2: Geöffnete D -Entwurfsmaske... 5 Abbildung 3: Ordner Entwürfe... 6 Abbildung 4: Button für D -Erstellung... 7 Abbildung 5: Entwurf D Abbildung 6: Prüfung Empfängeradresse... 8 Abbildung 7: D -Optionen mit und ohne Export-Option (konfigurierbar)... 9 Abbildung 8: Hilfetext für D -Option Einschreiben... 9 Abbildung 9: Abfrage beim D senden, falls ungültige Empfängeradressen ermittelt Abbildung 10: Nachricht, falls die D nur gespeichert wurde Abbildung 11: Ansicht Gesendet Abbildung 12: Ansicht Entwürfe mit Vorschau der markierten D Abbildung 13: Eingangsordner Abbildung 14: Eingangsordner Abbildung 15: Geöffnete D im Lesemodus Abbildung 16: Weiterleiten in Aktionsleiste der geöffneten Eingangsmail Abbildung 17: Aktionsleiste mit den Aktionen zum Weiterleiten im Eingangsordner Abbildung 18: Aktionen-Menü mit den Aktionen zur Weiterleitung in der Ansicht Gesendet Abbildung 19: Aktionsleiste mit Aktionen zum Antworten in geöffneter Eingangs-D Abbildung 20: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten Abbildung 21: Aktionsleiste mit den Aktionen Antwort im Eingangsordner Abbildung 22: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten im Eingangsordner Abbildung 23: Aktionen-Menü mit den Aktionen Antwort Abbildung 24: Aktionen-Menü mit den Aktionen Allen antworten Abbildung 25: Dialogbox zur Übernahme des Ordner-Stils der Ansicht Alle Dokumente Abbildung 26: Erstellen eines eigenen Ordners Abbildung 27: Dialogbox zur Benennung des Ordners Abbildung 28: Eingangsordner anpassen Abbildung 29: Spalten des Eingangsordners ausblenden Abbildung 30: Angepasster Eingangsordner D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 20

22 tabellenverzeichnis Tabelle 1: D -Funktionen in geöffneter Entwurfsmaske... 5 Tabelle 2: D Versandarten... 5 Tabelle 3: D -Icons... 6 D IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand Seite 21