Microsoft Office PowerPoint für Windows POW2007. Autorinnen: Tanja Bossert, Tina Wegener. Inhaltliches Lektorat: Ortrun Grill, Peter Wies

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1 POW2007 Autorinnen: Tanja Bossert, Tina Wegener Inhaltliches Lektorat: Ortrun Grill, Peter Wies 1. Ausgabe vom 13. Dezember 2006 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office PowerPoint 2007 für Windows Grundlagen Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. POW2007 Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

2 I Office PowerPoint Grundlagen Erste Schritte mit PowerPoint 1 Was ist PowerPoint? Was Sie wissen sollten Präsentationen mit PowerPoint Die Arbeitsoberfläche PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Dialogfenster bedienen Schnellübersicht Erste Schritte mit PowerPoint Titel der Präsentation eingeben Neue Folien erzeugen Mit Folien arbeiten Platzhalter mit Text füllen Ein Folienlayout zuweisen Mit Foliendesigns arbeiten Präsentationen speichern und schließen Schnellübersicht Übung Grundlagen zum Arbeiten mit Präsentationen Neue Präsentationen erzeugen Die Seitenformatierung Präsentationen drucken Präsentationen öffnen Zwischen geöffneten Präsentationen wechseln Schnellübersicht Übung Platzhalter mit Textinhalten bearbeiten Mit Textplatzhaltern arbeiten Texte in Platzhaltern markieren Texte in Platzhaltern gliedern Löschen, Überschreiben, Rückgängigmachen Besonderheiten bei der Texteingabe Schnellübersicht Übung Elemente kopieren und verschieben Elemente mit Drag & Drop kopieren und verschieben Elemente mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von PowerPoint nutzen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Mit der PowerPoint-Hilfe arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Präsentationen arbeiten 8 Ansichten in PowerPoint effektiv nutzen Die Ansichten im Vergleich Mit Registern in der Normalansicht arbeiten Das Register GLIEDERUNG Gliederungen bearbeiten Folien in der Foliensortierungsansicht bearbeiten Schnellübersicht Übung Mit verschiedenen Folienelementen arbeiten Diagramme erstellen und Daten eingeben SmartArt-Grafiken erstellen und bearbeiten Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Grafiken und Multimedia-Effekten arbeiten Folienelemente markieren und bearbeiten Folienelemente und Folien verschieben/ kopieren Schnellübersicht Übung Bildschirmpräsentationen Bildschirmpräsentationen steuern Bildschirmpräsentationen mit Folienübergängen gestalten Animationseffekte einsetzen Automatische Bildschirmpräsentationen erstellen Probelauf für Einblendezeiten Schnellübersicht Übung Grundlegende Textgestaltung Textfelder erzeugen Einfache Zeichenformatierung Besondere Zeichenformatierung vornehmen Absätze formatieren Aufzählungen und Nummerierungen nutzen Textfelder bearbeiten und Formatierung übertragen Fußzeilen einrichten Schnellübersicht Übung Text korrigieren, suchen und ersetzen Die AutoKorrektur-Funktion nutzen Die Rechtschreibprüfung verwenden Textelemente suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung

3 Inhalt I 13 Mit eigenen Vorlagen arbeiten Eigene Vorlagen verwenden Vorlagen mit Folienmastern erstellen Folienmaster und Layouts gestalten Präsentationen als Vorlage speichern und öffnen Anderes Farbendesign zuweisen Folienhintergrund ändern Folienmaster-Einstellungen auf Folien umgehen Schnellübersicht Übung Folien und Begleitmaterial drucken Die Seitenansicht nutzen Druckvorgang abbrechen Besondere Druckeinstellungen nutzen Begleitmaterial erstellen Schnellübersicht Übung Präsentationen verwalten Präsentationen organisieren Mit den Linkfavoriten schnell auf Ordner zugreifen Präsentationen schützen Speicheroptionen für Präsentationen festlegen Dokumenteigenschaften festlegen Die Wiederherstellungsfunktion nutzen Folien aus anderen Präsentationen einfügen PowerPoint-Präsentationen im Intranet Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Schnellübersicht Übung Objekte auf Folien erzeugen und gestalten 16 Zeichenobjekte erzeugen und gestalten Zeichenobjekte erstellen Grundlegende Objektbearbeitung Objektgröße und -form verändern Objektfüllung, Schatten und andere Formeffekte Objektränder bearbeiten Objekte drehen und kippen Objekte beschriften WordArt-Objekte erzeugen Eigenschaften übertragen bzw. als Standard definieren Schnellübersicht Übung Grafiken und Mediaclips verwenden Grafiken und Mediaclips einfügen Grafiken bearbeiten Schnellübersicht Übung Objekte platzieren und ausrichten Objekte exakt positionieren Objektreihenfolge und -sichtbarkeit bestimmen Objekte ausrichten und verteilen Schnellübersicht Übung Organigramme und andere SmartArt-Grafiken Organigramme erzeugen und beschriften Organigrammstruktur bearbeiten Organigrammelemente markieren und bearbeiten Andere SmartArt-Grafiken verwenden Schnellübersicht Übung Diagramme erstellen und gestalten Diagramme einfügen Diagrammtyp ändern und formatieren Mit den Daten arbeiten Tabellenblatt bearbeiten Vorhandene Excel-Daten in PowerPoint verwenden Diagrammelemente formatieren und bearbeiten Diagrammelemente beschriften und gestalten Achsen und Gitternetzlinien bearbeiten Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis

4 3 Office PowerPoint Grundlagen 3 Erste Schritte mit PowerPoint In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Titel für Ihre Präsentation festlegen auf welche Weise Sie neue Folien erzeugen und bearbeiten wie Sie Text in Platzhalter eingeben wie Sie Folien ein Layout zuweisen wie Sie Folien ein Design zuweisen wie Sie eine Präsentation speichern und schließen Voraussetzungen PowerPoint starten und beenden 3.1 Titel der Präsentation eingeben Erste Folie bearbeiten Direkt nach dem Start von PowerPoint steht Ihnen in der geöffneten neuen Präsentation die sogenannte Titelfolie zur Verfügung. Diese Folie dient als erste Folie Ihrer Präsentation und unterscheidet sich von allen folgenden Folien, da hier nur allgemeine Angaben zu der Präsentation eingegeben werden sollten. Auf der ersten Folie steht in der Regel der Titel der Präsentation und eventuell ein Untertitel, auch allgemeine Daten wie der Name des Referenten und das Datum können hier angegeben werden. Die Titelfolie enthält bereits zwei sogenannte Platzhalter mit vorgegebenem Text. Diese Platzhalter markieren durch einen Rahmen den Bereich, in den Sie direkt individuellen Text eingeben können. Der vorgegebene Aufforderungstext stellt dabei die Formatierung des Textes dar. Klicken Sie in den Platzhalter mit dem Aufforderungstext, um einen Titel für Ihre Präsentation einzugeben. Der vorgegebene Text verschwindet, und es erscheint der blinkende Cursor. Geben Sie den gewünschten Text ein. Wenn Sie eine neue Zeile innerhalb des Platzhalters erzeugen möchten, betätigen Sie die RETURN -Taste. Möchten Sie sich im Textbereich bewegen, können Sie mithilfe der Pfeiltasten den Cursor an eine beliebige Position setzen. Alternative: Mit der Maus an eine andere Textstelle klicken Um einen Untertitel für Ihre Präsentation einzugeben, klicken Sie in den entsprechenden Platzhalter und geben Sie den gewünschten Text wie beschrieben ein. Text eingeben 14

5 Erste Schritte mit PowerPoint 3 Wie kann ich Schreibfehler korrigieren? Zeichen links vom Cursor löschen KORREKTUR -Taste betätigen (über der RETURN -Taste) Zeichen rechts vom Cursor löschen ENTF -Taste betätigen Die Aufforderungstexte dienen lediglich als Eingabehilfe bei der Bearbeitung der Folie und werden weder in der Bildschirmpräsentation noch im Ausdruck angezeigt. Möchten Sie also keinen Untertitel eingeben, können Sie den Platzhalter unbearbeitet stehen lassen. 3.2 Neue Folien erzeugen Folien einfügen Haben Sie einen Titel für Ihre Präsentation erstellt bzw. möchten Sie den Titel zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, können Sie die weiteren Folien für Ihre Präsentation erzeugen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: oder Wählen Sie das Register START, und klicken Sie in der Gruppe FOLIEN in den Bereich des Symbols NEUE FOLIE. Wechseln Sie links im Anwendungsfenster ins Register FOLIEN, falls dieses nicht eingestellt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Registerbereich, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt NEUE FOLIE auf. oder Klicken Sie im Registerbereich mit der linken Maustaste unter die Folie, nach der Sie die neue Folie einfügen möchten. Eine blinkende Linie wird als Anzeiger für die Einfügeposition der neuen Folie eingeblendet. Bestätigen Sie mit RETURN. Die neue Folie wird an der Einfügeposition erzeugt. Einfügeposition für die neue Folie Neue Folie Folie über das Register FOLIEN einfügen 15

6 3 Office PowerPoint Grundlagen 3.3 Mit Folien arbeiten Zwischen den Folien wechseln Wenn Sie mehrere Folien in Ihre Präsentation eingefügt haben, können Sie folgendermaßen zwischen den einzelnen Folien wechseln: Zur nächsten Folie Klicken Sie unterhalb der Bildlaufleiste des Folienfensters auf das Symbol. Alternative: BILD Zur vorherigen Folie Klicken Sie im Folienfenster auf das Symbol. Alternative: BILD Zu einer bestimmten Folie Wechseln Sie ins Register FOLIEN, und klicken Sie auf die gewünschte Folie. oder Ziehen Sie im Folienfenster das Bildlauffeld der vertikalen Bildlaufleiste, bis die Seitennummer der Folie, zu der Sie wechseln möchten, in einer QuickInfo neben der Leiste eingeblendet wird. Zur ersten bzw. zur letzten Folie Betätigen Sie die Taste POS1 bzw. ENDE. Um diese Funktion ausführen zu können, darf im Folienfenster nichts markiert sein. Wechseln Sie im Register GLIEDERUNG zu einer bestimmten Folie, wird diese automatisch auch im Folienfenster angezeigt. Die aktivierte Folie wird im Register GLIEDERUNG mit einer dunklen Umrahmung gekennzeichnet. Folien im Register FOLIEN markieren Für die Ausführung bestimmter Befehle, beispielsweise für das Löschen, Kopieren oder Verschieben von Folien, ist es erforderlich, die entsprechenden Folien zuvor zu markieren. Folien markieren Sie schnell im Register FOLIEN: Einzelne Folie markieren Aufeinanderfolgende Folien markieren Nicht aufeinanderfolgende Folien markieren Klicken Sie die Folie im Register FOLIEN an. Klicken Sie auf die erste Folie, die Sie markieren möchten. Halten Sie die UMSCHALTEN -Taste gedrückt, und klicken Sie die letzte zu markierende Folie an. Halten Sie die STRG -Taste gedrückt, und klicken Sie die Folien nacheinander an. Markieren Sie eine Folie, wird diese im Register FOLIEN mit einem Markierungsrahmen gekennzeichnet und gleichzeitig im Folienfenster eingeblendet. Haben Sie mehrere Folien markiert, wird die zuletzt markierte Folie im Folienfenster angezeigt. Markierungsrahmen 16

7 Erste Schritte mit PowerPoint 3 Folie löschen Markieren Sie die gewünschte(n) Folie(n), und klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN auf die Schaltfläche LÖSCHEN. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie im Register FOLIEN, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt FOLIE LÖSCHEN auf. Alternative: ENTF Über das Symbol machen. der Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie das Löschen einer Folie rückgängig 3.4 Platzhalter mit Text füllen Neu erzeugte Folie mit Platzhaltern Wie bei der bereits vorhandenen Titelfolie befinden sich auch auf neu erzeugten Folien Platzhalter, die mithilfe eines Rahmens und eines Aufforderungstextes den Bereich markieren, in den Sie Text oder andere Elemente, beispielsweise Grafiken oder Diagramme, einfügen können. Wenn Sie in einer neuen Präsentation nach der Titelfolie eine neue Folie einfügen, wird standardmäßig eine Folie eingeblendet, die einen Platzhalter für den Titel der Folie und einen größeren Platzhalter für deren Inhalt bereitstellt. Im Inhaltsplatzhalter befindet sich ein Aufforderungstext zur Eingabe von Textinhalten. Da in Präsentationen häufig mit Stichpunkten gearbeitet wird, ist der Textbereich des Platzhalters bereits als Aufzählungstext formatiert. Neu erzeugte Folie mit Titel- und Inhaltsplatzhalter Möchten Sie andere Objekte in die Folie einfügen, wie z. B. Tabellen oder Grafiken, können Sie dies mithilfe eines der Symbole durchführen. Sobald Sie den Platzhalter mit Text füllen, werden die Symbole zum Einfügen anderer Objekte ausgeblendet. Text innerhalb des Platzhalters bearbeiten Klicken Sie auf der neu erzeugten Folie in den Aufforderungstext des oberen Platzhalters, und geben Sie einen Titel für diese Folie ein. Klicken Sie anschließend in den Aufforderungstext des nächsten Platzhalters, um den Inhalt für diese Folie einzugeben. Betätigen Sie die RETURN -Taste, um einen neuen Aufzählungspunkt zu erzeugen. Wenn Sie nicht möchten, dass der Text als Aufzählung formatiert ist, löschen Sie das vorgegebene Aufzählungszeichen, bevor Sie den Text eingeben, z. B. mit der Taste KORREKTUR. Platzhalter mit eingegebenem Text Sie können die Textbearbeitung folgendermaßen beenden: Durch zweimaliges Betätigen der Taste ESC Durch Anklicken eines freien Bereiches der Folie Über den Kontextmenüpunkt TEXTBEARBEITUNG BEENDEN; der Platzhalter bleibt dabei aktiviert. 17

8 3 Office PowerPoint Grundlagen Platzhalter automatisch an die Textmenge anpassen lassen Geben Sie in einen Platzhalter mehr Zeilen als vorgesehen ein, passt PowerPoint die Schriftgröße und den Zeilenabstand automatisch an die Platzhaltergröße an und blendet vor dem Platzhalter das Smarttag OPTIO- NEN FÜR DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN ein. Über dieses Smarttag haben Sie z. B. folgende Möglichkeiten: oder Klicken Sie auf die Smarttag-Schaltfläche und wählen Sie die Option, wenn Sie möchten, dass die automatische Textanpassung erhalten bleibt. Klicken Sie auf die Option, wenn Sie den Platzhalter nicht automatisch anpassen lassen möchten. Der Text wird dann eventuell nicht mehr komplett auf der Folie angezeigt. Wenn noch Platz auf der Folie ist, können Sie den Platzhalter vergrößern, um den gesamten Text anzuzeigen. Optionen für das Anpassen des Platzhalters Die Option für das Anpassen des Platzhalters variiert, je nachdem, ob es sich um einen Titel- oder um einen Inhaltsplatzhalter handelt. Automatisches Anpassen deaktivieren Falls Sie nicht wünschen, dass der Text automatisch an die Größe des Platzhalters angepasst wird, können Sie diese Funktion folgendermaßen deaktivieren: Klicken Sie im Menü des Smarttags auf die Option. Das Dialogfenster AUTOKORREKTUR wird eingeblendet. Wechseln Sie ins Register AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE. Deaktivieren Sie die Kontrollfelder und, wenn Sie den Text in den Platzhaltern nicht automatisch anpassen lassen möchten. Das Smarttag erscheint weiterhin, wenn die Textmenge die Größe des Platzhalters überschreitet. Im Smarttag-Menü wird jedoch nur die Auswahl AUTO- KORREKTUR-OPTIONEN STEUERN angezeigt. Funktionen für das automatische Anpassen ausschalten 3.5 Ein Folienlayout zuweisen Was ist ein Folienlayout? Zum Erstellen Ihrer Folien können Sie in PowerPoint aus einer Auswahl verschiedener sogenannter Folienlayouts wählen, die in einem Vorschaufenster aufgelistet werden. Das Folienlayout bestimmt die Anordnung der Platzhalter auf der Folie. Darüber hinaus wird durch das Layout definiert, welche Arten von Inhalten auf der Folie eingefügt werden können (z. B. Text oder Grafiken) und wie diese formatiert sind. Ausgehend davon, welche Inhalte Sie für eine neu zu erzeugende Folie vorgesehen haben und wie diese angeordnet werden sollen, wählen Sie das Folienlayout, das am ehesten zu den geplanten Inhalten passt. Möchten Sie beispielsweise einen Titel und einen zweispaltigen Text eingeben, stellt Ihnen PowerPoint das Folienlayout ZWEI INHALTE zur Verfügung; benötigen Sie jedoch eine leere Folie, weil Sie eine Zeichnung erstellen möchten, wählen Sie das Layout LEER. Die Vorgaben der Layouts können jederzeit verändert und individuell angepasst werden. 18

9 Erste Schritte mit PowerPoint 3 Die Folienlayouts im Überblick Folgende Layouts werden von PowerPoint zur Verfügung gestellt: Folienlayout Platzhalter für... Titelfolie Dieses Layout eignet sich besonders zur Erstellung des Titels (der ersten Folie) einer Präsentation, um als Einstieg in ein Thema die allgemeinen Informationen anzuzeigen. Beim Öffnen einer neuen PowerPoint-Präsentation wird daher standardmäßig eine Folie mit diesem Layout eingeblendet. Titel und Inhalt Das Layout TITEL UND INHALT stellt sowohl einen Platzhalter für den Titel der Folie zur Verfügung als auch einen Platzhalter, in den Sie verschiedene Arten von Inhalten eingeben können. Sie haben die Möglichkeit, hier Text (als Aufzählung formatiert), Tabellen oder Grafiken (z. B. Diagramme, Organigramme oder Mediaclips) einzufügen. Dieses Layout dient als Basis beim Erzeugen einer neuen Folie und wird beim Erstellen automatisch zugewiesen. Abschnittsüberschrift Möchten Sie Ihre Präsentation durch Abschnittsüberschriften strukturieren, wählen Sie dieses Layout. Zwei Inhalte Möchten Sie mehrere Aufzählungspunkte, die eventuell in zwei Themengebiete aufteilbar sind, auf einer Folie unterbringen, wählen Sie dieses Layout. Vergleich Möchten Sie eine Gegenüberstellung zweier Themengebiete auf einer Folie darstellen, wählen Sie dieses Layout. Nur Titel Diese Folie eignet sich z. B. für den Fall, dass Sie nur einen Titel eingeben möchten, um den übrigen Platz auf der Folie für eine zu erstellende Zeichnung zu verwenden. Leer Wählen Sie dieses Layout, um beispielsweise eine Zeichnung ohne Folientitel zu erstellen. Inhalt mit Überschrift Mit diesem Layout können Sie Titel und Untertitel neben dem Inhalt (Aufzählungstext oder Objekte) anordnen. Bild mit Überschrift Wählen Sie dieses Layout, wenn Sie groß und übersichtlich ein Bild über einem Titel bzw. Untertitel einfügen möchten. 19

10 3 Office PowerPoint Grundlagen Ein bestimmtes Folienlayout zuweisen Folienlayout beim Erzeugen einer neuen Folie festlegen Standardmäßig wird beim Einfügen einer neuen Folie das Layout TITEL UND INHALT zugewiesen. Möchten Sie ein anderes Layout wählen, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie im Register FOLIEN die Folie, unter der Sie eine neue Folie einfügen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN in den Bereich des Symbols NEUE FOLIE, um die Liste mit den Folienlayouts einzublenden. Klicken Sie im Listenfeld auf das Symbol für das gewünschte Layout, z. B. ZWEI INHALTE. Eine neue Folie mit dem ausgewählten Layout wird eingeblendet. Folienlayout wählen Einer bestehenden Folie ein anderes Layout zuweisen Markieren Sie im Register FOLIEN die Folie, der Sie ein neues Folienlayout zuweisen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN auf die Schaltfläche LAYOUT, um das Listenfeld für die Layouts einzublenden. Alternative: Kontextmenüpunkt LAYOUT im Register FOLIEN Zeigen Sie im Listenfeld auf das gewünschte Layout. Das Vorschaubild wird umrahmt, und eine QuickInfo mit der Bezeichnung des Layouts wird eingeblendet. Um der Folie das gewünschte Layout zuzuweisen, klicken Sie auf das Vorschaubild. Das gewählte Folienlayout wird zugewiesen. 3.6 Mit Foliendesigns arbeiten Was sind Foliendesigns? PowerPoint stellt Ihnen eine Reihe vordefinierter Entwürfe für Ihre Folien zur Verfügung, die sogenannten Designs. Mithilfe dieser Designs sind Sie in der Lage, den Folien Ihrer Präsentation mit einem Schritt ein anspruchsvolles und einheitliches Aussehen zuzuweisen. Ein Design legt beispielsweise fest, welche Schriftarten, Aufzählungszeichen, Hintergründe oder Füllfarben standardmäßig für alle Folien einer Präsentation verwendet werden. Sie können ein zugewiesenes Design auch individuell anpassen, beispielsweise indem Sie den Hintergrund, die verwendete Farbskala oder die Schriftart nachträglich anders formatieren. Ein Design zuweisen Wenn Sie eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen, ist standardmäßig das Larissa-Design zugewiesen, das eine neutrale Formatierung (Standardschriften und weißer Hintergrund) besitzt. Sie können Ihrer Präsentation zu jedem Zeitpunkt ein anderes Design zuweisen. Mit dem neuen Design ändert sich lediglich das äußere Erscheinungsbild Ihrer Folien, die Inhalte bleiben unverändert. 20

11 Erste Schritte mit PowerPoint 3 Um ein neues Design zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie in das Register ENTWURF. In der Gruppe DESIGNS werden Symbole für einige der zur Verfügung stehenden Entwürfe angezeigt. Das aktuelle Design wird durch einen Rahmen gekennzeichnet. Über die Pfeilsymbole können Sie weitere Foliendesigns einblenden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf ein passendes Design. In einer QuickInfo wird der Name des Designs eingeblendet, und im Folienfenster wird angezeigt, wie sich das Aussehen Ihrer Folie bei Auswahl dieses Designs ändern wird. Haben Sie ein geeignetes Design gefunden, klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um dieses Design für alle Folien zu übernehmen. Alternative: Kontextmenüpunkt FÜR ALLE FOLIEN ÜBERNEHMEN Das gewählte Design wird auf die Foliendarstellung im Folienfenster und im Register FOLIEN übertragen. Folie mit standardmäßig weißem Hintergrund und nach Auswahl des Designs DACTYLOS Möchten Sie das Design Ihrer Folien individuell ändern, können Sie mithilfe der Schaltflächen FARBEN, SCHRIFT- ARTEN und EFFEKTE im Register ENTWURF schnell weitere Einstellungen vornehmen. Bestimmten Folien unterschiedliche Designs zuweisen Sie können den Folien in einer Präsentation auch unterschiedliche Designs zuweisen. Präsentieren Sie beispielsweise zwei unterschiedliche Themenbereiche in einer Präsentation, können Sie die Folien durch die Zuweisung unterschiedlicher Vorlagen optisch voneinander trennen. oder Klicken Sie im Register FOLIEN auf die Folie, der Sie ein anderes Design zuweisen möchten. Wenn Sie das Design für mehrere Folien ändern möchten, halten Sie die STRG -Taste gedrückt und klicken Sie im Register FOLIEN nacheinander die gewünschten Folien an. Klicken Sie im Register ENTWURF mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Design. Wählen Sie den Kontextmenüeintrag FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN. 21

12 3 Office PowerPoint Grundlagen Design für bestimmte Folien ändern Wurde bestimmten Folien ein anderes Design zugewiesen und soll dieses nun geändert werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register FOLIEN auf eine der Folien, deren Design Sie ändern möchten. Klicken Sie im Register ENTWURF mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Design. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt FÜR GLEICHARTIGE FOLIEN ÜBERNEHMEN. Hinweise zur Verwendung von Designs Möchten Sie sich einen Überblick über alle verfügbaren Designs verschaffen, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche in der Gruppe DESIGNS. Im eingeblendeten Listenfeld ALLE DESIGNS werden sämtliche Foliendesigns angezeigt. Die in dieser Präsentation verwendeten Designs werden im Bereich aufgelistet. Wenn Sie in Bereich auf ein Design zeigen, wird eine QuickInfo eingeblendet, die angibt, welchen Folien das angezeigte Design zugewiesen ist. In der Statusleiste wird ebenfalls der Name des gewählten Designs der aktuellen Folie angezeigt. Durch Anklicken des Designs LARISSA-DESIGN können Sie die Standardgestaltung mit weißem Folienhintergrund wiederherstellen. Alle verfügbaren Designs anzeigen QuickInfo mit Angabe der Folien 3.7 Präsentationen speichern und schließen Präsentation erstmalig speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. oder Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN auf. Alternative: STRG S Das Dialogfenster SPEICHERN UN- TER wird eingeblendet. Im Eingabefeld DATEINAME wird ein Name für die Präsentation vorgeschlagen. Aktueller Ordner Dokumente Datei speichern 22

13 Erste Schritte mit PowerPoint 3 Möchten Sie einen anderen Namen eingeben, können Sie den markierten Namen direkt überschreiben. Die Dateinamenerweiterung.pptx (Kennzeichnung für PowerPoint-Präsentationen) müssen Sie dabei nicht mit eingeben. Diese wird von PowerPoint automatisch ergänzt. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Standardmäßig werden Ihre PowerPoint-Präsentationen im Ordner Dokumente abgelegt. Die Bezeichnungen "Präsentation" und "Datei" werden beim Speichern, Schließen, Öffnen usw. von Power- Point-Präsentationen synonym verwendet. Vergeben Sie beim Speichern einen Namen, der bereits für eine andere Präsentation gewählt wurde, blendet PowerPoint ein Dialogfenster ein. Wenn Sie die bestehende Datei nicht überschreiben möchten, betätigen Sie die Schaltfläche NEIN und wählen Sie einen neuen Namen für die Präsentation. Richtlinien für Namen Der Dateiname kann maximal 255 Zeichen lang sein (unter anderem abhängig vom Betriebssystem) und darf folgende Zeichen nicht enthalten: / \ : *? " < > Gespeicherte Präsentationen nochmals (zwischendurch) speichern Während der Bearbeitung Ihrer Präsentation sollten Sie immer wieder einmal speichern. Bei einem Stromausfall oder einem ungeplanten Programmabbruch vermeiden Sie damit größere Datenverluste. Klicken Sie auf das Symbol, oder betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN auf. Alternative: STRG S Präsentationen unter neuem Namen speichern Beim Bearbeiten einer Präsentation ist es manchmal sinnvoll, die Präsentation sowohl in ihrer bisherigen als auch in ihrer bearbeiteten Fassung zu erhalten. Speichern Sie dazu die geänderte Version unter einem neuen Namen. Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN UNTER auf. Alternative: F12 Vergeben Sie im eingeblendeten Dialogfenster im Listenfeld DATEINAME einen anderen Namen für das Dokument, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Präsentation auf einem anderen Medium speichern Möchten Sie Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner bearbeiten, beispielsweise zu Hause, können Sie sie auf einem anderen Speichermedium, z. B. auf einem sogenannten USB-Stick, speichern. Verbinden Sie das betreffende Medium mit dem Computer, indem Sie z. B. den USB-Stick in einen freien USB-Anschluss stecken. Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche, und wählen Sie den Menüpunkt SPEICHERN UNTER. PowerPoint schlägt im Listenfeld DATEINAME automatisch einen Dateinamen vor, den Sie bei Bedarf überschreiben können. 23

14 3 Office PowerPoint Grundlagen Klicken Sie in der Liste der Linkfavoriten auf den Hyperlink Computer. Falls der Hyperlink Computer nicht angezeigt wird, können Sie ihn über den Hyperlink Weitere einblenden. Klicken Sie anschließend doppelt auf das betreffende Laufwerk, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. USB-Stick auswählen Der Vorgang kann je nach verwendetem Speichermedium von der hier beschriebenen Vorgehensweise abweichen bzw. zusätzliche Schritte erfordern. Bei Verwendung einer beschreibbaren CD oder DVD muss diese beispielsweise gebrannt werden. Präsentation schließen Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SCHLIESSEN auf. Alternative: STRG F4 Wurde die Präsentation seit der letzten Änderung nicht mehr gespeichert, können Sie die aktuelle Version auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 3.8 Schnellübersicht Sie möchten... Lösung Alternativen einen Platzhalter füllen Cursor in den Platzhalter setzen, Text eingeben -- eine neue Folie erzeugen Register START, Gruppe FOLIEN, Symbol NEUE FOLIE STRG M zur nächsten bzw. zur vorherigen Folie wechseln zu einer bestimmten Folie wechseln bzw. Folie im Register FOLIEN anklicken BILD bzw. BILD Bildlauffeld im Folienfenster ziehen eine Folie löschen Register START, Gruppe FOLIEN, Symbol LÖSCHEN ENTF ein Folienlayout zuweisen Register START, Gruppe FOLIEN, Symbol LAYOUT -- ein Foliendesign zuweisen Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS -- eine Präsentation speichern OFFICE-Schaltfläche, SPEICHERN eine Präsentation schließen OFFICE-Schaltfläche, SCHLIESSEN STRG F4 24

15 Erste Schritte mit PowerPoint Übung Werbung für Computerkurse Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Computerkurs-E1, Computerkurs-E2 Erzeugen Sie eine neue leere Präsentation. Fügen Sie zwei weitere Folien mit dem Folienlayout TITEL UND INHALT und eine Folie mit dem Layout ZWEI INHALTE ein. Weisen Sie den Folien ein beliebiges Design zu, z. B. das Design NYAD aus der Beispielabbildung. Geben Sie den aus der Abbildung ersichtlichen Text in die Platzhalter ein. Übernehmen Sie dabei die von der AutoKorrektur vorgeschlagene Textanpassung an den Platzhalter. Speichern Sie die Präsentation unter dem Namen Computerkurs-E1. Sie möchten die Überschrift auf Folie 2 aussagekräftiger gestalten und ändern den Text in Kindgerechte Kurse durch ein professionelles Konzept (vgl. Abbildung Geänderte Folie 2). Da die Preise noch nicht endgültig feststehen, entscheiden Sie sich, die Folie 3 zu löschen. Speichern Sie die Präsentation unter dem neuen Namen Computerkurs-E2. Schließen Sie die Präsentationen. Folie 1 "Computerkurs-E1" Folie 2 "Computerkurs-E1" Folie 3 "Computerkurs-E1" Folie 4 "Computerkurs-E1" Geänderte Folie 2 "Computerkurs-E2" 25