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1 Strategisches Geschäftspartnermanagement mit Microsoft SharePoint Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren Lieferantenmanagement-Konzepte umgesetzt. Diese beinhalten eine vereinheitlichte Betrachtungsweise und systematische Steuerung aller Lieferanten inkl. ihrer Relevanz für den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens, der Risikobetrachtung, was passiert, wenn der Lieferant ausfällt und seiner Performance. Dabei spielen nicht nur messbare Fakten wie Mengen- und Liefertreue oder die Fehlerquote eine Rolle, sondern vermehrt auch weiche Parameter wie Flexibilität, Service- und Kooperationsverhalten, Innovationspotenzial, Umweltfreundlichkeit und Diversity. Um diese Kriterien betrachten zu können, werden entsprechende Kennzahlen (KPI) benötigt, die strukturiert und regelmäßig über verschiedene Wege zum Geschäftspartner erfasst werden. Diese Kennzahlen lassen sich über verschiedene Zeiträume auswerten, um die Entwicklung der Geschäftspartner zu erkennen, Risiken zu vermeiden und einen verantwortlichen Benutzer automatisch durch das System auf negative Entwicklungen hinweisen zu können. Eine vergleichbare Systematik ergibt sich auch bei der Betrachtung von Kunden und verbundenen Konzernunternehmen. Mit pscbusiness Partner Management bietet Portal Systems ein vollumfängliches Geschäftspartnermanagement für Microsoft SharePoint. Es liefert einen 360 Grad-Blick auf alle Kunden, Lieferanten und interne Gesellschaften.

2 Typischerweise erfolgt die Anlage aller Geschäftspartner über einen Stammdatenimport aus dem ERP- System (z. B. SAP oder Microsoft Dynamics NAV / AX). Hierbei werden alle vorhandenen Daten (Debitoren- oder Kreditoren-ID, Firmenbezeichnung, Adressdaten, SEPA-Informationen, Sperrkennzeichen) automatisch in korrespondierende Felder übernommen. Zudem können zu den jeweiligen Geschäftspartnern die Ansprechpartner mit ihren Kontaktinformationen angelegt werden. Weitere Basisinformationen können manuell gepflegt werden. Hierbei handelt es sich typischerweise um Risikomanagementinformationen, Konzernstrukturen, oder weitere ERP-Informationen wie die verantwortliche Einkaufsorganisation und die eindeutige Nummer der relevanten Wirtschaftsauskünfte. Für Lieferanten, die einem Qualitätssicherungsprozess (in validierten Unternehmen) unterliegen, können alle Planungen und Maßnahmen für die Auditierung erfasst und ausgewertet werden. Die Geschäftspartnerakte bietet die Möglichkeit zur Ablage aller auf den Geschäftspartner bezogenen Dokumente wie Preislisten, Zertifikate, Unternehmensinformationen. Für diese Dokumente kann ein Gültigkeitszeitraums definiert werden. In der Aktenstruktur werden alle referenzierten Informationen im SharePoint visualisiert. Hierbei kann es sich um beliebige Einträge in Listen und Vorgangsakten wie z. B. zugehörige Verträge, Artikel- oder Auftrags- / Bestellakten und Mängelrügen handeln. Für Lieferanten besteht die Möglichkeit zur strategischen Lieferantenentwicklung mittels einer regelmäßigen qualitativen und quantitativen Lieferantenbewertung, die durch eine historische Betrachtung der Scores zum strategischen Lieferantenmanagement entwickelt werden kann. Bei Nutzung von Office 365 können alle relevanten Daten und Dokumente bidirektional synchronisiert werden. So lässt sich ein Self-Service-Portal für den Lieferanten zum Hochladen aktualisierter Dokumente und zur eigenständigen Stammdatenpflege realisieren bis hin zur Aktualisierung der geänderten Daten im ERP-System. Umfangreiche Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten sowie Dashboards bieten die relevanten Informationen um langfristige Lieferantenbeziehungen strategisch zu entwickeln. pscbusiness Partner Management wird häufig als Ergänzung zu psccontract, dem SharePoint -basierten Vertragsmanagement von Portal Systems, eingesetzt, integriert sich perfekt und bietet die multidirektionale Verknüpfung aller Informationen. pscbusiness Partner Management Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 2 von 5

3 Die folgenden Funktionen bieten einen ersten Überblick über Ihr zukünftiges Geschäftspartnermanagement mit SharePoint : Die strukturierte Erfassung der Risikomanagementinformationen pro Geschäftspartner bietet auch die Möglichkeit zur zielgerichteten Auswertung und Bereitstellung der Informationen für Vorstand, Wirtschaftsprüfer und Jahresabschluss. Die grafische Visualisierung relevanter Kennzahlen (KPI) direkt in der Geschäftspartnerakte liefert die Grundlage für strategische Lieferantenentwicklung und ist für den Benutzer immer nur einen Klick weit entfernt. Zur Integration von Dokumenten werden die gesamten Vorteile von Microsoft SharePoint genutzt. So besteht die Möglichkeit einer direkten Dateiablage aus allen Office-Applikationen inkl. des einfachen Hinzufügens von s direkt aus Microsoft Outlook per Drag & Drop. Automatisierte Dokumenterstellung, Versionierung sowie die automatische Konvertierung einzelner Versionen ins PDF/a- Format sind Standardfunktionen. Papierdokumente lassen sich z. B. direkt über eine webbasierte Scan- Applikation in der Akte ablegen; natürlich können auch bereits bestehende Scan-Szenarien und Multifunktionsgeräte integriert werden. Die Anbindung von ERP-Systemen wie z. B. SAP, Microsoft Dynamics AX und NAV sowie weiterer ERP-Lösungen um Daten und Dokumente, die für den Geschäftspartner relevant sind (Stamm- und Bewegungsdaten zum Geschäftspartner), sind als Standardfunktionen bereits verfügbar. pscbusiness Partner Management Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 3 von 5

4 Zur Dokumentation von Konzernstrukturen sowie Umfirmierungen können Geschäftspartnerakten durch den Benutzer miteinander verknüpft und somit strukturiert werden. Automatisierte Hintergrundprozesse informieren den Betreuer des Geschäftspartners über notwendige Aktivitäten, z. B. wenn Zertifikate oder qualitätsrelevante Dokumente nicht mehr gültig sind, eine Auditierung ansteht oder definierte Kennzahlen sich (negativ) verändern. Workflows lassen sich mit den SharePoint -eigenen Mitteln oder Zusatzprodukten (z. B. Nintex ) abbilden so können z. B. Freigabeprozesse für neue Lieferanten umgesetzt und Stammdatenpflegeprozesse im verbundenen ERP- System automatisiert werden. Vorteile der Lösung Strategisches Lieferantenmanagement inkl. qualitativer und quantitativer Bewertung Risikominimierung durch Transparenz und volle Kontrolle über den konzernweiten Geschäftspartnerbestand Zusammenführung von strukturierten Informationen zum Geschäftspartner, Dokumenten und den Prozessen Basis zum Aufbau eines Lieferantenportals mit Self-Service zur Datenaktualisierung Konzernweiter Zugriff sowie Vermeidung von manuellen Ablagen Nutzung bereits vorhandener Systeme (Microsoft Office, Microsoft SharePoint, ERP) bei voller Integration über Systemgrenzen hinweg Mögliche Einsatzszenarien und Erweiterungen Vertragsmanagement Einkaufsvorgangsakte Eingangsrechnungs-Workflow Qualitätsmanagement Compliance-Datenbank Regelbasierte Dokumenterzeugung mit Textbausteindatenbank pscbusiness Partner Management Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 4 von 5

5 Prozesse verstehen Lösungen finden Die PSC Portal Systems Consulting GmbH ist ein auf Dokumentenmanagementprozesse, Portale und IT-Architekturen spezialisiertes Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter. Dabei stehen die Themen Archivierung, Dokumentenmanagement, Rechnungs- und Posteingangsverarbeitung, Workflow, Enterprise Content Management und Portale/SharePoint im Fokus von Beratung und Produktentwicklung. Unsere Leistungen zeichnen sich durch eine einzigartige Verbindung aus Erfahrung, Kompetenz und Verlässlichkeit aus. Diese Qualitäten ermöglichen es uns, leistungsstarke, zuverlässige Lösungen zu entwickeln, die Ihnen einen echten Vorsprung bieten. Unsere langjährige Erfahrung aus vielen Projekten verbinden wir mit einer übergeordneten Sicht der Prozesse. Wichtig ist uns vor allem das Ziel: Lösungen zu entwickeln, von der unsere Kunden maximal profitieren Charakteristisch für Portal Systems ist die starke Innovationsfreude. Diese ist nicht Selbstzweck, sondern dient dazu, unseren Kunden einen maximalen Nutzwert zu bieten. Wir prüfen neue Produkte und Technologien internationaler Anbieter auf ihre Praxistauglichkeit. Wir analysieren genau Ihre Anforderungen und stellen ein kompetentes und effizientes Projektteam zusammen. Unser pragmatisches Vorgehen, das verlässliche Projektmanagement und der persönliche, offene Stil werden Sie und Ihre Fachabteilungen überzeugen und den Projekterfolg sichern. Namhafte Kunden setzen bei ihren vielfältigen und hochsensiblen Projekten auf die Beratungs- und Lösungskompetenz der Experten von Portal Systems. Kontakt PSC Portal Systems Consulting GmbH - Fischertwiete Hamburg pscbusiness Partner Management Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 5 von 5

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