Marion Etti Claudia Behrens-Schneider (Hg.) Praxisbuch für modernes Informations- und Büromanagement

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Hilke Schneider
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1 Marion Etti Claudia Behrens-Schneider (Hg.) Excellent Office Praxisbuch für modernes Informations- und Büromanagement

2 Geleitwort Einleitung Teil I Zeitmanagement Des einen Lust, des anderen Last: Zeitmanagement ist Selbstmanagement Was verbindet Zeitmanagement und Excellent Office? Einblick: Was ist Zeit- und Selbstmanagement? Durchblick: Wessen Zeit und Aufgaben managen Sie? Überblick: Wo bleibt die Zeit? Ausblick: Zehn Tipps für einen schnellen Anfang Grundlegende Organisationsprinzipien Die drei Erfolgsfaktoren im Umgang mit Zeitfressern Das ABC der Prioritäten Erstellen Sie Ihren Arbeitsplan Zeit planen mit dem effektiven 6-Stufen-Modell Kommunikationsprozesse Die tödlichen Drei: Papier, und Termine Richtig delegieren Machen letzte Zielkontrolle und los! Das richtige Gleichgewicht finden Stress unter Kontrolle bringen: Vorbeugung, Umgang und Bewältigung Teil II Projekt- und Informationsmanagement Projektmanagement jenseits des Tagesgeschäftes und doch mittendrin Was verbindet Projektmanagement und Excellent Office? Projekt + Management = Projektmanagement Immer wieder anders und doch viele Gemeinsamkeiten: Projektarten

3 1.4 Aus der Vogelperspektive: Phasen eines Projektes im Überblick Projektplanungstechniken: Sie haben die Wahl oder der Plan vom Plan Schritt für Schritt in die Umsetzung und Steuerung Effiziente Projektsteuerung Die Dokumentation Ihres Projektes Vieles steht und fällt mit den Menschen Umgehen mit Widerständen Phasen der Teamentwicklung wir wachsen zusammen Was motiviert, was demotiviert? Umgang mit Fehlern im Assistenzalltag Tatsächliche Fehler Methodische Fehler Verhaltensfehler Sprachliche Fehler Handlungstipps für zwei typische Situationen im Office Die Office-Infothek ein Konzentrat an Wissen im Excellent Office Was genau ist die Office-Infothek? SOS-Ordner in Ihrem Bereich: spezielles Wissen im Office Von der Planung zur Umsetzung Ihrer Office-Infothek Informationsmanagement und Excellent Office Informationen strukturieren Kompetenzprofil im Informationsmanagement Von der Fähigkeit des Recherchierens Wenn die Katze aus dem Haus ist, tanzen die Mäuse auf dem Tisch Empfehlungen zu Ihrem -Management Teil III Technisch fit mit Outlook Was verbindet Microsoft Outlook und Excellent Office? Diese Standardeinstellungen sollten Sie einrichten Mit Outlook-Funktionen die Arbeit erleichtern und strukturieren Nutzen Sie die AutoText- und AutoKorrektur-Funktion So strukturieren Sie Outlook-Elemente mit Kategorien Mit Tastenkombis schneller zum Ziel Gewinnen Sie mehr Übersicht durch eigene Ansichten

4 4 Postein- und ausgang optimal organisieren Eingang was kommt? Ausgang was geht? Arbeiten mit Regeln Kontakte und Outlook Teil IV Foliengestaltung: Wie aus ein paar Stichworten eine gute Präsentation wird Was verbindet Foliengestaltung und Excellent Office? Grundlagen Hinterfragen Sie den Auftrag Bieten Sie solide Unterstützung bei den Vorarbeiten Bieten Sie solide Unterstützung bei der Präsentation Vorbereitung Berücksichtigen Sie die Rahmenbedingungen Denken Sie an die Zuhörer Setzen Sie sich ein Ziel Stoffsammlung Stellen Sie Fragen Grenzen Sie den Inhalt ein Recherchieren Sie nur das Nötige und ein bisschen mehr Ausarbeitung Formulieren Sie Ihre Kernbotschaft Bieten Sie gute Argumente Machen Sie etwas aus Ihren Argumenten Fangen Sie stark an Sorgen Sie für einen offensichtlichen roten Faden Hören Sie stark auf Bauen Sie das Gerüst, nicht das Haus Gestaltung Wählen Sie ein Programm Geben Sie dem Foliensatz eine Struktur Geben Sie der Folie ein Gesicht Geben Sie Ihren Texten Prägnanz Optimieren Sie die Lesbarkeit Spielen Sie mit Farben Veranschaulichen Sie Ihre Argumente Präsentation Erstellen Sie zusätzliche Unterlagen Prüfen Sie die Rahmenbedingungen

5 Teil V Kommunikation und Konfliktlösung Was verbindet Kommunikation/Konfliktlösung und Excellent Office? Grundsätzliches zur Kommunikation Wie Menschen in besonderen Zeiten kommunizieren Worauf Sie bei der Kommunikation achten bzw. sich konzentrieren sollten Was Meinungen und Aussagen prägt Auf nonverbale Kommunikation (Körpersprache) achten Kommunikation im Team So kommen Sie gut bei Ihrem Chef und Ihren Kollegen an Konflikte im Assistenzalltag Mit diesen Konflikten müssen Sie in Ihrem Assistenzalltag rechnen Richtiger Umgang mit dem Chef Umgang mit permanenten (Über-)Forderungen Typische Konflikte mit Kollegen und Lösungshilfen Sieben schwierige Situationen aus dem Assistenzalltag Teil VI Zielorientiertes Networking Was verbindet Networking und Excellent Office? So werden Sie zum Networking-Profi Raus aus der Komfortzone rein in die Panikzone! Die Vorbereitung weg von der Einbahnstraße Ihr Wirkungskreis Ihr Wirken: Geben, Nehmen und Pflegen Online-Netzwerke ja oder nein? Be different and unique! Teil VII Betriebswirtschaftslehre Einführung BWL und Rechnungswesen Was verbindet BWL und Excellent Office? Unternehmensziele Das Rechnungswesen als Spiegelbild der Geldund Güterströme Die Aufgabenbereiche des Rechnungswesens im Überblick Das externe Rechnungswesen Grundbegriffe der Bilanzerstellung

6 2 Das interne Rechnungswesen: Kosten- und Leistungsrechnung Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung und Kostenarten Kostenrechnungssysteme Projektkostenkalkulation und Budgetkontrolle Controlling Ursprünge und Entstehung von Controlling Was ist»controlling«? Kennzahlen und Kennzahlenanalyse Ausgewählte Kennzahlen Literatur Register Autoreninformation

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