smartpoint Projects. SharePoint Produktlösungen Provisioning & Kollaboration in SharePoint Einfach eingespielt. Einfach verwendbar. Einfach produktiv.

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1 SharePoint Produktlösungen Einfach eingespielt. Einfach verwendbar. Einfach produktiv. smartpoint Projects. Provisioning & Kollaboration in SharePoint smartpoint IT consulting GmbH Version 2.0 Richard Pfeiffer, MA +43 (664)

2 Der Nutzen der Lösung auf einen Blick: Übersicht über alle Projekte Jeder Mitarbeiter und jeder Projektmanager soll genau die Projekte einsehen können, für die er berechtigt ist, bzw. die für ihn von Relevanz sind. Wichtig sind überdies Informationen über alle offenen Aufgaben und Deadlines. Hierfür bietet die Lösung ein Projekt-Dashboard mit einer grafischen Visualisierung aller wichtigen Projekte. Automatisierte Arbeitsbereiche Fällt die Entscheidung für ein neues Projekt, so müssen die verfügbaren Ressourcen so gut es geht ausgeschöpft werden. Es sollte so wenig Zeit wie möglich in die technische Organisation des Projekts fließen. Die Projects-Lösung wurde konzipiert um manuelle Arbeiten in der Projekt- Anlage zu automatisieren: Berechtigungen, Websites, Vorlagen, Dashboards Up to Date: Projekt-Newsfeed Bilder, Emotionen und Beziehungen untereinander lassen das Web wieder menschlicher werden. Das Ziel eines guten Newsfeeds ist es, diese sozialen Komponenten mit hilfreichen Informationen zu verbinden. Der Projects-Newsfeed ist ein eleganter und moderner Weg um die eigenen Mitarbeiter über aktuelle Projekt-News zu informieren. Der Newsfeed fasst hierbei automatische Projektnachrichten sowie manuell abgesetzte Beiträge zusammen. Projekt-Management Vorlagen Jedes Unternehmen beschäftigt sich mit einem pragmatischen Zugang zum Thema Projektmanagement. Wie können die Projekte einheitlich, verständlich und für alle Personen nachvollziehbar verwaltet werden. Bei der Anlage eines Projekts in SharePoint können neben individuellen Vorlagen auch Standardtemplates für klassisches Projektmanagement (nach PMA) sowie agiles Projektmanagement (nach SCRUM) verwendet werden. Der Standard im Bereich Projektkollaboration. Seite 2 von 8

3 Kurzbeschreibung SharePoint Projekt-Kollaboration mit self-service-administration smartpoint Projects ermöglicht es den Anwendern, selbstständig und ohne IT-Administration, Projektwebseiten in Microsoft SharePoint einzurichten. Dies geschieht auf Basis von einheitlichen Vorlagen. Die Berechtigungen werden hierbei automatisch von der Lösung gesetzt. Dies entlastet die IT- Abteilungen und unterstützt ein Empowerment der Fachbereiche. Kollaboration kann gelebt werden und muss nicht mehr länger überlegt werden. Alle Facts der Lösung im Überblick: Hersteller: smartpoint Supports: Microsoft SharePoint 2010, Microsoft SharePoint 2013 (ab Foundation), Office 365 Perfekt für: Leistungen: Support: Administratoren, Management, Entwickler, End-User Fertige Solution-Komponenten die an Ihre Anforderungen angepasst werden Solution inklusive 1 Personentag (8 Stunden) der für Wartung, Anpassungen, Erweiterungen genutzt werden kann Lizenzierung: per SharePoint Web Front End Server keine laufenden Kosten Seite 3 von 8

4 Die Inhalte Ihres Projects Bundles: Die folgenden Leistungen sind in Ihrem Projects Bundle inkludiert und werden je nach den genauen Anforderungen und Integrations-Szenarien konfiguriert. Baukasten Aus einem fertigen Set von Solution Komponenten können jene Code- und Feature- Blöcke ausgewählt werden, die für Ihre jeweilige Projects Lösung am geeignetsten sind. Your Projects. Die Solution-Komponenten werden in einem Umfang von 1-3 Personentagen an die im Analyse Workshop besprochenen Themen angepasst. Abnahme Workshop Die fertige Lösung wird auf Ihrem System eingerichtet, abgenommen und die Key-User werden entsprechend geschult und können die laufende Betreuung selbstständig übernehmen. Analyse Workshop In diesem halbtägigen Workshop definieren wir gemeinsam die passenden Inhalte aus dem Baukasten, besprechen die Systemintegration sowie den fälligen Adaptierungsbedarf. Review Workshop Die auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung wird in einem halbtätigen Workshop gemeinsam besprochen (Testsystem) und ein letzter Feinschliff kann vorgenommen werden. Support Tag Anstatt einer klassischen Software-Wartung verfügen Sie über einen Personentag, den Sie für Support, Adaptierungen, Erweiterungen oder etwaige Migrationen verwenden können. Seite 4 von 8

5 smartpoint Projects Quick-Wins Erleben Sie die Vorteile direkt auf unserem Demoportal Projektarbeitsbereiche als self-service Kollaboration, intern u. extern automatisierte Berechtigungsvergabe grafisches Tile-Dashboard als Übersicht über alle Arbeitsbereiche Projekt-Newsfeed mit Informationen aus allen relevanten Projekten rechteabhängige Ansichten des Dashboards oder der Projektliste Aufgabenverwaltung inkl. Nachverfolgung aller offenen Aufgaben Projektkollaboration wird zu einem einheitlichen, geregelten Prozess Erstellung der Arbeitsbereiche auf Basis von vordefinierten Vorlagen (individuell, nach PMA, nach SCRUM) smartpoint Projects. Kernfunktionen Tile-Dashboard Das grafische Dashboard kann als Einstiegsseite für die Anwender angesehen werden. Es werden nur die jeweiligen Projekte angezeigt, für die der Benutzer auch berechtigt ist. Auf diesem Weg können alle relevanten Informationen auf einen Blick eingesehen werden. Die Farbe der Kacheln ist in unserem Beispiel an den Projektstart, sowie die Dauer des Projekts gekoppelt. Hier kann jede beliebige Logik frei hinterlegt werden. Die Icons im rechten unteren Eck einer jeden Kachel stehen für den Status des Projekts. Mittels Mouse-Over werden die Kurzbeschreibung des Projekts sowie der Ansprechpartner eingeblendet. Seite 5 von 8

6 automatisierte Erstellung von Projektwebseiten Die Projektwebseiten werden auf Basis von vordefinierten Websitevorlagen angelegt. Diese können entweder per Application-Page aus einer Liste ausgewählt, direkt im Listeneintrag definiert oder fest im Programm hinterlegt werden. Das Provisioning wird entweder durch manuellen Klick, automatischen Timer-Job oder nach erfolgter Freigabe durch einen Vorgesetzten gestartet. automatisierte Rechtevergabe smartpoint Projects vergibt die Berechtigungen für einen anzulegenden Arbeitsbereich automatisch. Der Berechtigungsgrad richtet sich hierbei an die hinterlegten Informationen im jeweiligen Listeneintrag des Arbeitsbereiches. Im Standard kann zwischen Projektauftraggeber, Projektleiter sowie Projektteam unterschieden werden. Diese Regularien sind dabei gänzlich an Ihre Anforderungen anpassbar. Aufgabenverwaltung inkl. Nachverfolgung Die eigens konfigurierten Aufgabenwebparts aggregieren Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen zusammen. Meine offenen Aufgaben fasst alle offenen Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen zusammen. überfällige Aufgaben aus meinen Projekten (Rolle=Projektleiter) umfasst alle überfälligen Aufgaben aus Arbeitsbereichen bei denen der Benutzer die Rolle des Projektleiters einnimmt. Projekt-Newsfeed Der Newsfeed der Projects-Lösung fasst automatische generierte Systemnachrichten sowie manuell abgesetzte Beiträge aus den einzelnen Projektarbeitsbereichen zusammen. Hierfür können bei Dokumenten, Listen oder Bibliotheken spezielle Kennzeichen für eine Veröffentlichung im Newsfeed gesetzt werden. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter einen eleganten Überblick über aktuelle News aus allen laufenden Projekten im Unternehmen. Seite 6 von 8

7 Erleben Sie die Vorteile für Ihre Microsoft SharePoint Umgebung smartpoint Demoportal Die Produktlösung kann direkt in Microsoft SharePoint 2013 live und kostenlos getestet werden. Auf dem Demoportal finden Sie umfangreiche Erklärungen und Informationen rund um die Lösung. Empfohlener Ablauf: Anforderung eines kostenlosen Zugriffs auf das Demoportal (Gültigkeitsdauer: 2 Monate) Anleitungen sind direkt am Portal durch Screencasts vorhanden bei Bedarf erfolgt eine persönliche und kostenlose Einweisung per remote-session Teststellung auf Ihrem System Für die beste Nutzererfahrung testen Sie die Produktlösung direkt auf Ihrem System. Die Lösung wird von einem unserer Consultants bei Ihnen vor Ort oder per remote-session eingespielt und aktiviert. Empfohlener Ablauf: gemeinsame Anforderungserhebung und Integrationsszenarien Angebot für die Teststellung auf Ihrem System Installation vor Ort bzw. per remote-session Verrechnet wird der tatsächliche Aufwand nach Stunden (abhängig von der Anforderungserhebung maximal halber Personentag) Bei einem Lizenzkauf der Produktlösung wird der Installationsaufwand wieder gutgeschrieben smartpoint Projects optionale Features* *nicht im Standardlizenzangebot enthalten Erstellung von Site-Collections Redirect Web Part automatische URL Weiterleitung Monitoring Timer-Job welcher Größe, Änderungsdatum etc. der Bereiche ausliest Workflows Freigabeprozess vor der Erstellung der Arbeitsbereiches Projekt Life-Cycle Timer-Job der inaktive ober abgelaufene Sites verlängert, archiviert etc. Dokumentengenerierung automatische Generierung von Zwischenberichten, Meilensteinen etc. Freigabe einzelner Dokumente für externe Benutzer Seite 7 von 8

8 smartpoint Projects techfeatures* *auch separat erhältlich smartpoint Provisioning smartpoint Relations smartpoint Dashboards smartpoint Permissions smartpoint DocumentCompiler Seite 8 von 8

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