Thema: Process Excellence unterstützt mit dem Einsatz von MS SharePoint Services (ein Praxisbericht)

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1 Thema: Process Excellence unterstützt mit dem Einsatz von MS SharePoint Services (ein Praxisbericht) Thorsten Rempel Inhouse Consulting

2 Agenda Unternehmenspräsentation Universal Investment Lean Six Sigma Initiative Aufgabengebiete Inhouse Consulting (ICO) Einsatzszenarien MS SharePoint Collaboration & Content Management Business Process Management Business Intelligence Lessons Learned 2

3 Dimensionen unseres Geschäfts: die Key-Facts Klasse braucht Größe: über 500 Mitarbeiter Gewachsene Expertise: 45 Jahre Erfahrung Die halbe Welt als Partner: über 350 Asset Manager/ Berater Niemand bietet mehr: über 30 Verwahrstellen & Custodians 3

4 Die Lean / Six Sigma Initiative wurde in den letzten Jahren im Hause nachhaltig etabliert Lean / Six Sigma bei Universal 2013/2014: Der KVP Gedanke ist integraler Bestandteil der Abteilungsarbeit 2007/2008: Start erster KVP Aktivitäten Ausbildung erster KVP- Beauftragter Start KVP Forum Durchführung erster KVP-Verbesserungsmaßnahmen in einzelnen Abteilungen Durchführung und Fertigstellung von 10 KVP-Projekten in /2010: KVP wird aktiv gelebt Überarbeitung Prozesslandkarte Festlegung Prozessverantwortlicher für alle Kernprozesse über 50 Kollegen sind KVP-geschult Erfahrungsaustausch in den KVP-Teams findet statt KVP ist in den Abteilungen etabliert laufende Umsetzung von KVP Projekten Aktuell 13 laufende KVP (LSS) Projekte in nahezu allen Bereichen des Hauses, 4 weitere in Vorbereitung über 20 erfolgreich abgeschlossene KVP-Projekte im Geschäftsjahr 2012/2013 Durchführung von Schulungen und Trainings für alle Kollegen auf freiwilliger Basis über 100 Kollegen sind Lean Six Sigma zertifiziert laufende Entwicklung neuer Ideen und Projektvorschläge aus den Teams und Abteilungen Prozessverantwortung wird teilweise vorbildlich gelebt enge Verzahnung der KVP-Aktivitäten mit dem Prozessmanagement 4

5 Aufgabengebiete des Inhouse Consulting Teams Lean Six Sigma Projekte Prozessmanagement Umsetzung des methodischen Prozess- und Projektmanagement- Ansatzes : Lean Six Sigma Leitung konzernweiter Prozessverbesserungsmaßnahmen Weiterentwicklung und laufende Erweiterung der konzernweiten Prozessorganisation Zertifizierungen LSS Yellow Belts LSS Green Belts LSS Champions Trainings für Prozessverantwortliche Lean und 5S Workshops Coaching der Teams, Abteilungs-, Prozess- und Projektverantwortlichen Koordination des Ideen- und Innovationsmanagements für Verbesserungsvorschläge mit prozessualem Bezug* Projektumsetzung/-begleitung organisatorisch technisch: z.b. durch die Umsetzung und Bereitstellung von SharePoint-Services Anwendungen* Entscheidungsvorlagen erarbeiten Gremien: Durchführung und Leitung KVP Forum Regelmäßiges Management- Reporting in den Entscheider-gremien* Trainings für Prozessverantwortliche für neue Mitarbeiter Reviews Analyse und Bewertung der Prozessreife, Effektivität, Effizienz und - Qualität Identifikation von Verbesserungspotentialen* Dokumentation Pflege und Weiterentwicklung der Ablauforganisation des UI Konzerns Sicherstellung der Kundensicht in der Prozesslandkarte UI (End- to-end-betrachtungen) * technische Unterstützung durch MS SharePoint 5

6 Differenzierung IT Services & Inhouse Consulting Application Management Hosting der Infrastruktur Administration Release-Management Migrationsunterstützung Datenmanagement und Schnittstellen Entscheidung über den Einsatz von 3rd-Party-Tools Vorgabe Berechtigungskonzept und Strukturen Inhouse Consulting Zentraler Ansprechpartner der Fachbereiche Entwurf / Konzeption von internen SharePoint - Anwendungen Entwurf von Konzepten in den Bereichen KVP und Prozessmanagement Implementierung von SharePoint Lösungen 6

7 Differenzierung IT Services & Inhouse Consulting IT Services (1) Bereitstellung Infrastruktur Administration Release-Management Schnittstellen externe Systeme Inhouse Consulting (2) (5) Entwurf / Konzeption / Implementierung Kooperation mit Fachbereichen (Teil-) Lösung KVP Prototyping - Ansatz 7

8 Internes Lean / Six Sigma Management Tool Ideen- und Innovationsmanagement Projektmanagement - Tool für KVP Projekte Repository aller Unternehmensprozesse Collaboration & Content Management Vertragsmanagement Anlage / Änderung von Stammdaten Business Process Management Erwerbbarkeitsprüfungen Anfrageformulare Business Intelligence SharePoint PoverPivot Status Indicator Listen 8

9 Einsatz von MS SharePoint im Inhouse Consulting Team Ideen- und Innovationsmanagement Zielsetzung: Einbringung von Verbesserungsvorschlägen durch MA Projektmanagement - Tool für KVP Projekte Zielsetzung: zentrale Ablage aller Projekte (bzw. Projektunterlagen) Statustracking als Basis für Management - Reporting Repository aller Unternehmensprozesse Zielsetzung: zentrale Übersicht aller UI Prozesse Jederzeit verfügbare Auswertbarkeit der Prozessowner, Reifegrade, Verbesserungspotentiale 9

10 Collaboration & Content Management 10

11 Collaboration & Content Management Prozess: Mandatsauflage und administration Beschreibung: Bearbeitung von Mandatsauflagen bzw. anpassungen durch CST (Client Service Team) Initiierung von Vertragsabstimmungsprozessen mit internen bzw. externen Vertragspartnern Problemstellung: Abstimmung bezüglich neuer Projekte erfolgt über nicht standardisierte Kommunikationskanäle Der Bearbeitungsstatus der Verträge ist nicht transparent. Unnötige Ausdrucke aufgrund der Paraphierung von Verträgen 11

12 Collaboration & Content Management Prozess: Mandatsauflage und administration SharePoint Lösung SP2013 Plattform Abbildung des kompletten Vertragszyklus Initiativliste (= Projektliste) Vertragsabstimmung / Vertragsbestandteile Rücklaufkontrolle Abo I - Liste 12

13 Collaboration & Content Management Prozess: Mandatsauflage und administration Realisierte Einsparungen UI-Vertragsmanagement vor dem Projekt UI-Vertragsmanagement nach dem Projekt Wertschöpfende Prozessschritte Nicht-Wertschöpfende Prozessschritte 13

14 Collaboration & Content Management Prozess: Anlage / Änderung von Stammdaten Beschreibung Anlage bzw. Administration notwendige Fondsstammdaten durch Abteilung Fonds Support, Gruppe Stammdaten / Kursversorgung (SD/KV) Problemstellung Anfragen an Stammdaten über unterschiedliche Kommunikationskanäle inhaltlich unvollständiger Anfragen in SD/KV Intransparenz bezüglich Bearbeitungsstatus Hohe Bearbeitungszeit 14

15 Collaboration & Content Management Prozess: Anlage / Änderung von Stammdaten SharePoint Lösung Eingabeformular (InfoPath) Kategorisierung der Anfrageart inkl. abhängige Pflichtfelder Erstellung von individuellen Ansichten / Filter Tracking und Messbarkeit der Bearbeitungszeit 15

16 Collaboration & Content Management Prozess: Anlage / Änderung von Stammdaten Realisierte Einsparungen Anzahl/täglich Bearbeitungszeit//Min Optimierung PT (Jahr) Anfragen an SD/KV min x 2 min 105,8 x PT 42,3 PT 63,5 PT vorher nachher vorher nachher vorher nachher Anfragen an WM Weiterleitung x 10,6 PT 2,2 PT 8,4 PT vorher nachher vorher nachher vorher nachher 1PT 6552 x Auswertungen vorher 0,02 PT nachher 12 PT vorher 0,5 PT nachher 11,5 PT 16

17 Business Process Management 17

18 Business Process Management Optimierung von ClassAction (Sammelklagen) - Rückläufen Beschreibung: Erfassung von eingehende Originalurkunden (Original-Schecks oder Wertpapierstücke) in SharePoint Anwendung Prüfung zwecks Gebührenabrechnung / Geringfügigkeit Weiterleitung an Verwahrstelle zwecks Verbuchung des Guthabens Problemstellung Manuelle Erstellung der Anschreiben Übertragung von SharePoint Inhalten in Word-Dokument Risiko: Verfallsfrist des Schecks 18

19 Business Process Management Optimierung von ClassAction (Sammelklagen) - Rückläufen SharePoint Lösung: Workflow Lösung (Nintex 2013) Automatisierter Datenübertragung von SharePoint Liste => Word Vorlage 19

20 Business Intelligence 20

21 Business Intelligence SharePoint 2013 PowerPivot Beschreibung: Datenauswertung: PowerPivot für SharePoint & Excel Web Access Datenverbindung (Excel => SharePoint) Graphische Modellierung in Excel Visualisierung in SharePoint (Datenaktualisierung konfigurierbar) Vorteile: Datenbasis in SharePoint Freie Modellierung in Excel 21

22 Business Intelligence KPI Listen & Indikatoren Beschreibung: SharePoint KPI Listen als Zielerreichungsindikator Verwendung von Out of the Box Funktionalitäten Initiale Erstellung der KPI s über Abfragen / Ansichten Vorteile Direkte KPI Darstellung Direkte Verlinkung zu betroffenen Datensätzen 22

23 Business Intelligence Individuelle Indikatoren Beschreibung Individuell implementierte Indikatoren Relationale Abfragen auf SharePoint Datenbasis (Listen / Bibliotheken) Abhängige Darstellung der Indikatoren (Ampel / Farbcode) Vorteile: Freie Darstellbarkeit der Indikatoren Direkte KPI - Darstellung 23

24 Lessons Learned Insourcing Prototyping MS SharePoint 24

25 Process Excellence unterstützt mit dem Einsatz von MS SharePoint Thorsten Rempel Projektmanager für Prozessoptimierungen mit Schwerpunkt Microsoft SharePoint Tel.:

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