Intranet for Business Solutions SharePoint Security SQL-Alias für SharePoint Entwicklungsumgebung in Azure hosten

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1 Sonderheft April/Mai 2014.NET Visual Studio C# Windows 8/RT VB Phone WPF SharePoint IE SQL Server Silverlight WCF.NET VB Visual Studio Windows 8/RT Intranet for Business Solutions SharePoint Security SQL-Alias für SharePoint Entwicklungsumgebung in Azure hosten SharePoint-Intranet von 0 auf 100 Melanie Culver und Thomas Spanel zeigen, wie Sie die richtigen Schritte einleiten um Ihr eigenes SharePoint-Intranet kompetent und umgehend auf die Beine zu stellen. SQL-Alias für SP-Admins Andreas Rauch präsentiert, wie SharePoint-Admins Zeit sparen können: Er führt in die Erstellung von SQL-Aliasen ein. 1 -Sonderausgabe Entwickeln in Microsoft Azure via PowerShell Das neue App-Modell für SharePoint konzentriert sich darauf, Apps in der Cloud zu hosten; Sebastian Huppmann stellt die Auswirkungen auf die Entwicklungsumgebung, wie vereinfachte Kooperation an Projekten, vor. Freiexemplar

2 Editorial Inhalt Sebastian Suesse Sharing is Caring In dieser Sonderausgabe der Visual Studio One konzentrieren wir uns ganz auf die Arbeit mit SharePoint. Und wir teilen gern. Dazu haben wir Beiträge unserer SharePoint-Experten und Event-Partner ausgesucht. Wenn Ihnen die Themen gefallen, die wir hier angetastet haben, greifen Sie doch zu einer Gratisausgabe der Visual Studio One: bit.ly/vs1free Wir betrachten neben den Entwicklungen um SharePoint auch Themen wie SQL Server, ASP. NET und alles rund ums.net Framework zusammengetragen von unseren Fachautoren und Entwickler-Trainern. Mit Promocode VS2014 bekommen Sie die Visual Studio One im günstigen Sparabo: bit.ly/vs1abo Für Infos zur aktuellen Ausgabe und neuen Abo-Boni können Sie sich direkt melden unter Die ppedv präsentiert die essentiellen Themen rund um SharePoint auf der SharePoint konferenz AT vom Juni in der Event Pyramide in Wien. Alle Infos zu Sprechern, Sessions und Anmeldung finden Sie unter Inhalt Editorial Inhalt 3 Sebastian Süße Intranet mit SharePoint umsetzen 4 Melanie Culver/Thomas Spanel SharePoint Security mit TrimmedControls 9 Markus Hiller SharePoint als ECM Backbone 13 SharePoint-Integration in ERP-Systeme 14 Workflow Manager 2013 für SharePoint 24 Martin Groblschegg Qualitätsmanagement mit KCS.net 29 SQL-Alias für Serverwechsel 30 Andreas Rauch Unit Testing mit Fakes Framework 32 Martin Groblschegg Impressum 34 SharePoint-Umgebung mit Azure erstellen 19 Sebastian Huppmann Best bewerteter Inhalt Umfassendste SharePoint Ausstellung Sensationellste Party Working better, together Solutions and Best Practices 3

3 OeKB Business Services GmbH SharePoint-Intranet SharePoint-Intranet Von 0 auf 100 in 4 Monaten Wie setzt man ein Intranet in-time, inbudget und in-scope um? Je nach Fall gibt es optimale Vorgehensmodelle, um diese Ziele zu erreichen. Themen wie Content-Strategie, Governance und Portal-Struktur sollte man schon zu Beginn des Projekts bedenken. Und am Ende zählt, das Commitment der Benutzer sicherzustellen. Mit guter Planung, einer strukturierten Vorgehensweise, viel Erfahrung und SharePoint gelingt das. Die Plattform Microsoft SharePoint unterstützt vielfältige Einsatzbereiche. Die klassische Untergliederung geht von folgenden Hauptfunktionen aus: SharePoint als Intranet-Plattform, als Collaboration-Plattform, zur Bereitstellung von Social Features, zur Abbildung von Business-Prozessen und als Web Content Management System. Vor Beginn eines SharePoint-Projekts sollte eindeutig feststehen, welcher dieser Aspekte der Plattform bei der Realisierung des Projektes im Vordergrund stehen soll. Warum das so wichtig ist? Ganz einfach, weil die Festlegung auf das Anwendungsgebiet entscheidend dafür ist, wie man an das Projekt herangeht. Auch die budgetären und zeitlichen Rahmenbedingungen des Go-Lives müssen klar definiert sein. Eine unstrukturierte Herangehensweise an SharePoint-Projekte führt immer wieder dazu, dass diese Vorgaben gesprengt werden. Unerwartete technische Probleme oder mangelnde User- Akzeptanz resultieren ebenfalls aus unklaren Zielsetzungen. Abbildung 1: Iteratives 4-Phasen-Modell 4 SharePoint-Projekte sind keine reinen IT-Projekte, sondern sie erfordern umfangreiche organisatorische Konzepte und eine detaillierte Planung bevor die technische Umsetzung erfolgt. SharePoint verändert häufig Arbeitsprozesse. Daher muss dort, wo in fachliche Prozesse eingegriffen wird, von Beginn an der betroffene Fachbereich miteinbezogen werden. Iteratives 4-Phasen-Modell Bei SharePoint-Projekten empfiehlt es sich schon vor Projektbeginn zu definieren, nach welchem Vorgehensmodell man an die Sache herangeht. Erfahrungsgemäß hat sich das klassische 4-Phasen-Modell mit agilen Elementen sehr bewährt. Agil steht in diesem Zusammenhang für häufige Iterationen zwischen und innerhalb der unterschiedlichen Projektphasen und Rapid Prototyping. Phase eins - die Designphase - startet üblicherweise mit einem strukturierten Anforderungs-Workshop, in dem Zweck und Einsatzbereiche des Portals erhoben werden. Im Zuge dieser Phase erfolgt nicht nur die Ziel- und Anforderungsdefinition. Es wird auch die für SharePoint unerlässliche Content-Strategie festgeschrieben und die Portal- Struktur festgelegt. Die ersten optischen Entwürfe entstehen. Wichtig ist, nicht nur die Lösung für die Startphase zu konzipieren, sondern auch das Big Picture für das langfristig angestrebte SharePoint-Portal. Denn SharePoint-Portale wachsen und sie sollen sich dabei dauerhaft innerhalb des ursprünglichen Fokus bewegen. In der zweiten Phase der Build- Phase werden Templates erstellt und bereits erste Prototypen (Releases) zum Testen ausgeliefert. Bewährt hat sich bei SharePoint-Projekten ein Zeitraum von zwei Wochen zwischen den einzelnen Releases. Wichtig in dieser Phase ist, dass ein ausgewähltes Kern- Projektteam - ungefähr 3-8 Personen, abhängig von der Projektgröße - intensiv testet und zeitnah Feedback gibt. Inhaltlich werden neben dem Look and Feel vor allem die technische Machbarkeit der Features, die konkrete prozessuale Umsetzung der Arbeitsabläufe sowie die Funktionalität der Komponenten auf den definierten Zielplattformen getestet. In Phase drei, der Improve-Phase, testen ausgewählte Anwender, definierte Key User aus den Fachbereichen, das schon sehr weit gediehene SharePoint- Portal und liefern Verbesserungsvorschläge aus Anwendersicht. Neue Releases erscheinen nun seltener und liefern hauptsächlich erweiterte Funktionen und optische Verbesserungen. In dieser Phase ist es entscheidend, den ursprünglichen Scope des Projekts zu bewahren - denn je mehr Key User testen, desto mehr Wünsche gibt es auch. Die Phase vier - Run - ist die Betriebsund Optimierungsphase. Im Gegensatz zu klassischen Business-Anwendungen, die nicht oder nur in zeitlich begrenzten Phasen verändert und ausgebaut werden, passiert dies bei Share- Point-Portalen üblicherweise laufend. Das heißt, dass es weiterhin ein Share- Point-Projekt-Team geben muss, das die kleineren und größeren Wünsche und Ideen der Fachbereiche entgegennimmt, priorisiert und für deren Umsetzung sorgt. Vorteile Diese Methodik bietet viele Vorteile: Die rasche Erarbeitung ansprechender Scribbles und deren schnelle Umsetzung in Prototypen ermöglichen sehr früh erste Real-Life -User Tests. Projektmitarbeiter, die bisher noch nicht mit SharePoint zu tun hatten, lernen die technischen und optischen Möglichkeiten sehr früh kennen. Projektrisiken werden am Anfang des Projekts erkannt. Gegenmaßnahmen können frühzeitig getroffen werden. Mit kurzen Iterationszyklen kann auf

4 SharePoint-Intranet Änderungswünsche rasch reagiert werden. Dies sorgt für mehr Zufriedenheit der Projektmitarbeiter. Frühes Einbinden der Key User aus den Fachbereichen und aktives Eingehen auf ihre Wünsche stellt eine hohe Benutzerakzeptanz und hohes Commitment dem Projekt gegenüber sicher. Mit dieser Methodik wird das erreicht, was in vielen SharePoint-Projekten misslingt: in-time, in-budget und in-scope zu bleiben. Das heißt, die Projektdurchlaufzeiten kurz zu halten, die vorhandenen Budgets einzuhalten und den Fokus auf die Zielsetzung zu behalten. Rapid Prototyping Mit Rapid Prototyping erhält man früh Feedback darüber, ob die Intranet-Umsetzung inhaltlich und optisch den Vorstellungen der Anwender entspricht. Gerade SharePoint eignet sich ideal für diese Vorgehensweise. Man kann mit wenigen Klicks sehr rasch Prototypen zusammenstellen, diese ausliefern und qualifizierte Rückmeldungen der Anwender einholen. Wenn zusätzliche Funktionen entwickelt oder Designanpassungen vorgenommen werden, sollten diese Änderungen in kurzen Zyklen in einem Testsystem bereitgestellt werden. Kurze Abstimmungsmeetings schaffen dann schneller Klarheit als lange - Stafetten. Mit Tools wie Microsoft Lync kann man zusätzlich kurzfristig Telefonkonferenzen einberufen und mittels Screen Sharing das notwendige Feedback rasch einholen. Planen & kommunizieren Agiles Vorgehen in Projekten hat viele Vorteile aber auch eine besondere Herausforderung: die fehlenden managementtauglichen Kommunikationsmittel. Abbildung 2: Iteratives 4-Phasen-Modell bei Projekten mit UX-Schwerpunkt Daher gibt es diesbezüglich eine ganz eindeutige und klare Empfehlung: Bilden Sie Ihr SharePoint-Projekt mit klassischen Tools wie Gantt-Diagrammen, Meilensteinplänen und Budgetübersichten ab. Anhand dieser sind Sie jederzeit über den aktuellen Projektstatus im Bilde und können darüber berichten. Content-Strategie & Portal-Struktur Content befindet sich auf SharePoint- Plattformen in verschiedenen Formen: Dateien, Listen (eventuell als Ablöse von Excel-Dateien), Webseiten etc. Diese Inhalte müssen strukturiert auf SharePoint abgelegt werden. Man kann Inhalte zwar alternativ über die Suche finden, aber die Struktur ist ein entscheidender Faktor beim Aufbau eines SharePoint-Intranets. Die Frage wohin sich das Portal künftig und langfristig entwickeln soll, spielt eine wichtige Rolle. Eine Komplettablöse des ursprünglich bestehenden Filesystems ist in den seltensten Fällen möglich und sinnvoll. Man muss entscheiden, ob bestehende und archivierte Daten übertragen werden sollen oder ob es ausreicht, diese mit Hilfe der SharePoint-Suche zu indexieren und sie damit im SharePoint auffindbar zu machen. Bei der Erhebung, welche Daten in SharePoint übernommen werden, sollte parallel dazu die Definition der Unternehmens-Taxonomie erfolgen. So können die Verzeichnisstrukturen gleich als Metadaten in die Taxonomie überführt werden. Nach der Definition der Content-Strategie kann überlegt werden, wie man die Inhalte strukturiert im Intranet ablegt. Hilfreich an dieser Stelle ist, zu bestimmen, wer welche Inhalte künftig lesen darf und wer die Inhalte pflegen wird. Auf Basis dieser Information wird die Berechtigungsstruktur festgelegt. Unterhalb von Listen und Bibliotheken sollten die Berechtigungen nicht aufgebrochen werden - einerseits aus Performance-Gründen, andererseits aus Gründen der Übersichtlichkeit. Es wird sonst im Zeitverlauf immer schwieriger, die Berechtigungen zu kontrollieren. Besonders wichtig bei der Erarbeitung der Portal-Struktur ist, dass die künftigen Benutzer dieser Struktur auch folgen können. Daher sollten an dieser Stelle ausgewählte Fachbereiche miteinbezogen werden, am besten im Rahmen von Workshops unter Zuhilfenahme von konkreten Struktur-Beispielen. Ziel ist eine Grobstruktur, die im Verlauf des Projekts weiter verfeinert wird. Sie muss aber das Portal schon so weit abbilden, dass ein erster Intranet-Prototyp umgesetzt werden kann. Die Erarbeitung der Content-Strategie und der Portal-Struktur sind keine finalen Prozesse. Die Inhalte verändern (vor allem vermehren) sich üblicherweise mit zunehmender Funktionsvielfalt des Systems. Jede Struktur muss soweit zukunftsfähig sein, dass sie einen künftigen Ausbau des Portals - und dieser wird erfahrungsgemäß erfolgen - bestmöglich unterstützt. SharePoint Governance In der Konzeptionsphase sollten auch Aspekte der Governance überlegt werden. Wer ist für welche Inhalte zuständig, wie oft müssen diese gewartet werden, wie lange sollen sie verfügbar bleiben, wer darf darauf zugreifen, um nur einige Beispiele zu nennen. Unternehmens-News erfordern beispielsweise auf einem Intranet-Portal klare Richtlinien in Bezug auf den Veröffentlichungscharakter dieser Informationen - also zum Beispiel ab wann und wie lange sollen bzw. dürfen Informationen überhaupt sichtbar sein, wer darf News bearbeiten und freigeben etc. Informationen in Collaboration- Bereichen des Portals hingegen (z.b. innerhalb von Projektsites) werden üblicherweise dezentral verwaltet und kommen daher in vielen Fällen ohne strikte Policies aus. Bei den Überlegungen zur SharePoint Governance ist es besonders wichtig, das Thema Taxonomie zu berücksichtigen. Die Unternehmens-Taxonomie sollte nicht nur einmal initial festgeschrieben werden, sondern kontinuierlich an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Dies erfordert auch, dass 5

5 SharePoint-Intranet es Personen im Betreuungsteam gibt, die sich dafür verantwortlich fühlen. 6 User Experience (UX) Die User Experience, also das Erlebnis des Benutzers bei der Nutzung von Softwareanwendungen, ist ein zentrales Element, wenn es um die Akzeptanz von Softwareanwendungen - insbesondere von Intranets - in Unternehmen geht. Welche Überlegungen bei der Gestaltung des User Interface angestellt werden sollten, hängt von den geplanten Einsatzbereichen ab. Ein häufiges Argument von Fachbereichen und Intranet-Verantwortlichen gegen die Verwendung von SharePoint als Intranet-Plattform ist, dass Share- Point zu komplex sei, viel zu technisch und unattraktiv für die Anwender. Dies ist für ältere SharePoint-Versionen Abbildung 3: Beispiel eines Intranet-Designs richtig, für SharePoint 2013 treffen diese Kritikpunkte nicht mehr zu: ein modernes Webdesign und eine positive User Experience sind mit SharePoint 2013 einfach umzusetzen. Ein Beispiel für ein optimiertes Webdesign für ein SharePoint-Intranet zeigt Abbildung 3. SharePoint und Corporate Design? Viele Unternehmen verfügen über ein individuelles Corporate Design - warum dieses nicht auch für SharePoint verwenden? Für SharePoint 2013 gilt, dass das Design nicht im Standard blau-weiß sein muss, sondern in unterschiedlichen Ausprägungsgraden dem Corporate Design des Unternehmens mit wenig Aufwand angepasst werden kann. Das unterscheidet SharePoint 2013 wesentlich von den Vorgängerversionen. Design - 4 sinnvolle Design-Stufen n Standard: blau-weiß n Theme: Am einfachsten ist es, mit einem Theme das eigene Farbkonzept und Logo umzusetzen. n Design Manager: Mit etwas mehr Aufwand und Know-how können mit dem neuen Design Manager einzelne Komponenten auf den Seiten anders positioniert werden. n Custom Design: Will man komplett eigene Designs darstellen, kann man dies mit einem serverseitigen Code tun. Möchte man noch einen Schritt weiter gehen, kann man mit speziellen Anwendungen den Usern die Bedienung noch zusätzlich erleichtern. Dazu gehören beispielsweise kleine Quick-Links, mit denen Anwender rascher zu Funktionen gelangen, die ansonsten mehrere Mausklicks weit entfernt sind. Die Benutzer können effizienter arbeiten. Mobiler Zugriff? In den wenigsten Fällen werden Intranets heute ausschließlich auf standardisierten PC-Arbeitsplätzen benutzt. Zumeist kommen unterschiedliche mobile Endgeräte wie ipads, Windows Tablets oder andere mobile Devices zum Einsatz. Wenn Social Tools intensiver genutzt werden sollen (SharePoint Social Features, Yammer), macht es deutlich mehr Spaß mit responsiven Tools zu arbeiten, als mit langen Listen und unübersichtlichen Dokument-Bibliotheken. Sollen solche Devices unterstützt werden? Wenn man sich dazu entschließt, kann man zwischen der Umsetzung mittels Responsive HTML Design oder SharePoint Device Channels wählen. Mit Responsive HTML Design kann die Darstellung ausschließlich Clientseitig unterschiedlich realisiert werden, das heißt via CSS oder JavaScript. Mit Device Channels kann der Inhalt schon serverseitig je nach Device entsprechend aufbereitet werden. Die wesentliche Unterscheidung liegt bei der Menge an Daten, die zu den Endgeräten übertragen wird. User Experience (UX) in der Praxis Die üblichen Komponenten bei der Umsetzung von UX-Themen in Share- Point sind: Themes, DisplayTemplates und - eventuell - MasterPages und PageLayouts. Um den Usern beim täglichen Arbeiten mit SharePoint eine bessere Experience zu verschaffen,

6 SharePoint-Intranet Abbildung 4: Design und UX bei SharePoint-Portalen empfiehlt es sich, auch SiteTemplates und ListTemplates zu definieren, die dann immer wieder verwendet werden können. Zusätzlich hat dies den Vorteil, dass man so ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleistet. Wichtig ist, einen kompetenten Partner mit Erfahrung mit grafischer Umsetzung in SharePoint miteinzubeziehen, wenn man über die Themebearbeitung hinausgeht. Denn schon ein falsch positioniertes Control kann Anwendungsseiten zum Absturz bringen. Ein weiterer Punkt, der überlegt werden muss, ist das Thema Fixes-Breiten-Design. Bei Publishing-Seiten ist dies vollkommen in Ordnung. Sobald es darum geht kollaborativ zu arbeiten, braucht man die gesamte Bildschirmbreite, denn Dokument-Bibliotheken und Listenansichten wachsen erfahrungsgemäß sehr gerne und sehr rasch in die Breite. Sandboxed Solutions? Viele SharePoint-Spezialisten wundern sich: Warum sollen überhaupt Sandboxed Solutions eingesetzt werden? Ganz einfach: das App-Model in SharePoint 2013 ist noch nicht soweit, dass man ohne diese auskommen würde. Speziell wenn man für das Intranet designte Masterpages, PageLayouts und SiteTemplates verwenden möchte. Wenn man diese als Paket ausliefern will, was vor allem dann sinnvoll ist, wenn man mit mehreren Site Collections arbeitet, ist dies im Moment die sinnvollste Vorgehensweise. Das Einspielen von Dateien im Host-Web bei Apps ist zwar machbar, aber nicht so praktikabel. Site Templates beispielsweise lassen sich über das App-Model derzeit gar nicht einspielen. Search Die SharePoint-Suche hat von Version zu Version immer mehr an Bedeutung gewonnen. Mit der Einführung des Continuous Crawl ist jetzt auch die Aktualität der Daten gewährleistet. Damit wurde auch das Konzept der Search Driven Applications im Share- Point präsenter. Man kann nun mit wenigen Mitteln schnell Übersichtsseiten schaffen, um Inhalte aus allen möglichen Quellen darzustellen. Und mit Einführung der Display Templates lässt sich auch ein attraktives Design über die Inhalte legen. Fazit Damit sich Anwender so richtig wohl fühlen, empfiehlt es sich Design und Usability mit professioneller Unterstützung zu optimieren. Die Identifikation und Akzeptanz mit dem Intranet OeKB Business Services GmbH : ist stärker, wenn Anwender ihr Unternehmen darin wiedererkennen, also wenn das Corporate Design berücksichtigt wird. Um von 0 auf 100 im angestrebten Zeitrahmen und vier Monate sind realistisch zu gelangen, bedarf es guter Planung, viel Erfahrung und intensiver Mitarbeit aller Beteiligten. Bewährt hat sich bei der Umsetzung ein Project to Budget-Ansatz auf Basis von Stundenpools. Dies setzt voraus, dass die einzelnen Module aufwandgeschätzt und priorisiert werden. Dann kann sehr genau bestimmt werden, welcher Funktionsumfang für das Go-Live erforderlich und erwünscht ist. Darauf aufbauend kann die optimale Umsetzungsstrategie gewählt werden, um In-Time, In-Budget und In-Scope zu bleiben. Ing. Melanie Culver Melanie Culver ist Leiterin des SharePoint Teams der OeKB Business Services GmbH. Ihr Fokus liegt auf SharePoint Consulting, der Umsetzung von Portallösungen und der Entwicklung von Softwareprodukten, die auf Microsoft SharePoint und Office aufbauen. Melanie Culver referiert auf der Sharepoint konferenz AT zu diesem Thema. Mag. Thomas Spanel Thomas Spanel ist Geschäftsführer und Senior Consultant der OeKB Business Services GmbH. Er hat umfangreiche Erfahrung mit der Einführung und Beratung von Microsoft Produkten. Seit nahezu zehn Jahren ist er als Senior Consultant und Projektleiter in verschiedensten Kundenprojekten, speziell auch im Bereich Share- Point, tätig. 7

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