Matthias Edom (Dipl. Kfm.)

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1 8. PQM-DIALOG: HERANGEHENSWEISE BEI EINER WORKFLOW EINFÜHRUNG MIT SHAREPOINT UND NINTEX Dipl. Kfm. Matthias Edom, Managing Consultant Dipl. Oec. Marco Schmucker, Principal Consultant

2 Matthias Edom (Dipl. Kfm.) Managing Consultant Alegri International Group Innsbrucker Ring München fon: +49 (89) mobile: +49 (151) Informationen zur Person Diplomkaufmann (BWL- Medien & Kommunikation) Seit 2007 bei Alegri Managing Consultant - Enterprise Intranet und Portallösungen Programm und Projektleiter Strategische Beratung & Business Analyst Requirements Engineering & Design Enterprise Architekt Testmanagement Trainer für Anwendungsschulungen Coache Consulting Skills Branchen Automotive/ Manufacturing Finance Government / Public Retail / Logistics Pharma Services Energy Qualifikationen Fachkenntnisse / Kernkompetenzen Projektmanagement (national / international) Requirement Management / Engineering Business Process Management Microsoft SharePoint ( ), Office 356 Nintex Workflow, K2 Enterprise Collaboration & Wissensmanagement Softskills Strategie WS, Envisioning Kommunikations-, Management- und Organisationsfähigkeiten Coaching und Führung von Projektteams Projekteinsätze SupplyOn (Unternehmensportal) Schörghuber Unternehmensgruppe (Intranet) Paulaner AG (Artikelantragsmanagement) Energiedrink Hersteller Austria (Office 365) Liebherr (Enterprise Content Management) OSRAM (Business Process Management) Daiichi Sankyo Europe GmbH (Intranet) KUKA (Internet) Münchener Hypothekenbank (Portallösungen) Zertifizierungen Alegri Programm- und Projekt Management ITIL V3 Foundation Alegri - Projektleiter qualifizieren nach PMI Alegri Business Process Management CMMI GAMP Konfliktmanagement Kommunikation & Moderation

3 Marco Schmucker (Dipl. oec.) Principal Consultant Alegri International Group Innsbrucker Ring München fon: +49 (89) mobile: +49 (151) Informationen zur Person Dipl. Oec. (Wirtschaftswissenschaften) Seit 2002 bei Alegri Principal Consultant für SharePoint Business Consulting Alegri Community Manager SharePoint Yammer Network Admin bei Alegri Microsoft P-TSP Branchen Automotive/ Manufacturing Communication Finance Government / Public Retail / Logistics Pharma Beratung Sonstige Qualifikationen Requirements Engineering/ Business Analyst Business Process Design, ARIS Solution Designs Enterprise Content Management Document Management Enterprise Search Knowledge Management/ Social Projektmanagement ECM Roadmap und ECM Strategie SharePoint Technologien Workflow Design und Implementierung Projekteinsätze Siemens, Schörghuber Liebherr, Schaeffler, S-Y Technologies British Telecom, O2 CSU, DLR Roche Diagnostics, Daiichi Sankyo Europe HVB UniCredit, Deutscher Investment Trust Media Saturn Holding, BayWa PricewaterhouseCoopers, Roland Berger Zertifizierungen Microsoft SharePoint 2010, Administrator Microsoft SharePoint 2010, Configuring Microsoft SharePoint 2007, Configuring Yammer Certified Administrator Yammer Certified Community Manager Yammer Certified Power User

4 Agenda 1 Begrüßung Auditorium und Einführung 2 Was wissen Sie über? 3 4 Vorgehensmodell & Reifegradmodell Wertschöpfungsprozesse und Themen 5 Workflows mit SharePoint und Baukästen 6 Praxisbeispiele 4

5 Über Alegri Gründungsjahr Mitarbeiter in der DACH-Region und 110 Mitarbeiter in Rumänien (Nearshore) Hamburg Niederlassungen an 10 Standorten (DACH) 75% der DAX 100-Unternehmen zählen zu unseren Klienten Lösungen für den Mittelstand & Großkunden Microsoft und SAP Partner Consulting Excellence in Microsoft Enterprise Solutions und SAP/ERP Solutions Köln Mannheim Basel Frankfurt Stuttgart München Zürich Wien Cluj-Napoca 5

6 SharePoint als Geschäftsprozess-Plattform 6

7 Alegri Kunden Portfolio Pharmaceutical & Chemicals Financial Services, Insurance & Public Automotive & Manufacturing Telco, Retail, Logistics & Services 7

8 Fragen an das Auditorium: Was und Wie? Was sind für Sie administrative Prozesse? 8

9 Fragen an das Auditorium: Was und Wie? Wen muss ich mit ins Boot holen? 9

10 Fragen an das Auditorium: Was und Wie? Was schätzen Sie an Aufwand Anforderungsdefinition vs. Implementierung? (in %) 20 % 80 % 50 % 50 % 70 % 30 % 10

11 Der SharePoint Projektprozess Dokumentierter Prozess im SharePoint ADF Alegri SharePoint Documentation Framework

12 Strukturierte Unternehmensinformationen ECM Reifegradmodell Unstrukturiertes Anwenderwissen Unternehmen Connected Enterprise (firmenübergreifend, Netzwerke) Anwender End 2 End Themen & Services Applikationen Prozesse, Richtlinien, GL Communities geschäftskritische Enterpris Anwendungen e Integriertes Unternehmensportal, Erste Business Applikationen Vereinfachung Advance und erste Automatisierung d von Abläufen 100% personalisiertes Wissen Themenwissen applikationsspez. Wissen Prozesse, Richtlinien, GL Projekte Organisation Zusammenarbeit Collaboration im Projekt Basic Intranets/ News-Versorgung Auffindbarkeit von Firmenwissen Projektwissen Organisationswissen 12

13 Wertschöpfungsbereiche im Unternehmen Wissensmanagement, Vernetzung der Experten, work like a network, Suche Personalwirtschaft/ HR F&E / Technologieentwicklung Unternehmensinfrastruktur (Management, IT, Finanzen, Controlling, Facility Management, Fuhrpark) Beschaffung/ Lieferantenmanagement 13

14 Best of WF Implementierungen im Unternehmen 14

15 Top 5 Prozesse im Unternehmen mit WF 1. Dokumentenmanagement: Feedback und Freigaben (Angebot, Konzepte, Kalkulationen, Top News im Intranet ) 2. Administrative Prozesse - Buchen und Bestellen (Raum, Besucher, Reisen, Fuhrpark, Catering) 3. Zusammenarbeit: Projekt- und Teamräume (Datenerfassung, Freigaben, Automatische Anlagen, Berechtigungsverwaltung ) 4. Personalprozesse (Bewerbermanagement, Mitarbeitereintritt, Urlaubsantrag, Schulungsmanagement ) 5. Verwaltung, Controlling & Finanzen (Vorschlagswesen, Investitionsantrag, Artikelantrag, Reporting & Business Intelligence) 15

16 Standard Erweitert Workflows mit SharePoint: zwischen Standard und Entwicklung FLEXIBILITÄT Visual Studio Entwicklung Baukasten Tools Nintex / K2 SharePoint Designer konfigurativ SharePoint Foundation/ Workflow Manager.Net Framework / ASP.NET

17 Praxisbeispiele Alegri Dokumentenmanagement für Vorlagen (ADF) Alegri Bestellprozess (Basis) mit User-Stammdatennutzung Alegri Digitale Signatur bei Mitarbeiterbeurteilungen in Projekten Alegri Schulungsanmeldung in der Alegri-Akademie Schörghuber Unternehmensgruppe Mitarbeitereintrittsprozess BAYWA (RI-Solution) Investitionsantrag in der IT Paulaner Artikelantrag 17

18 Beispiel: Dokumentenfreigabe im Alegri ADF Dokumentenfreigabe-Workflow mit Aufgaben und Alerting, Verschieben eines Dokumentes und Setzen von Berechtigungen 18

19 Beispiel: Alegri Bestellprozess (Non-Standards) Bestellformular für Non- Standard Güter mit Freigabe durch Team- oder Bereichsleiter, abhängig vom Bestellwert Automatische Befüllung der Nutzerstammdaten (SharePoint User Profil) Zugehörige Dokumente werden in einer digitalen Mappe bzw. Akte mit dem Workflow kontrolliert 19

20 Beispiel: Alegri Projektbeurteilung mit digitaler Signatur Beurteilungsbogen der Arbeit im Projekt durch den Projektleiter digitale Signatur durch den Projektmitarbeiter und leiter nach Freigabe Generierung eines PDF Dokuments und Verschieben der Beurteilung in die digitale Personalakte des Mitarbeiters 20

21 Beispiel: Mitarbeiter Eintritts-Prozess: Formular Stammdaten HR-spezifische Daten Standortdaten Warenkorb: IT Geräte anfordern Telefonie anfordern Fahrzeug anfordern Sonderfälle: Heimarbeitsplatz Außendienst Praktikum Azubi

22 Beispiel: Mitarbeiter Eintritts-Prozess: Workflow AD Account: Account anlegen Gruppen zuweisen User Profil befüllen Aufgaben Infos versenden Aufgaben an Technik, Personal und IT Warenkorb: Übermittlung an ERP Beschaffungsprozesse

23 Mobiles Arbeiten mit Aufgaben und Workflows Aufgabenmanagement mobil Nintex lazy approval : one-click Freigabe von Aufgaben per Nintex Mobile App gratis nutzbar Formulare für mobile Geräte optimiert Sinnvoll für: Bestätigung von Anträgen Review von Stammdaten Freigabe von IT Hardware Freigabe von Mobilfunkgeräten 23

24 Einbindung in Social Collaboration Prozesse Kommunikation in Soziale Netzwerke oder externe File Sharing Dienste automatisieren Nintex Live Actions (in der Cloud) für automatisierte Yammer Meldungen Für Publikation von News auf Facebook Für automatische Tweets auf Twitter Für Upload von Dateien nach Dropbox oder Office

25 Fazit Erfolg bei der Implementierung = von Anfang an ein richtiges Anforderungsmanagement und Erwartungsmanagement mit dem Kunden! 25

26 Vielen Dank! Fragen & Diskussion am Stand gerne willkommen! 26