Bedienungsanleitung. Vorlagen. zum neuen. Corporate Design. Georg Lenz, ZID TU Graz

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1 Bedienungsanleitung Vorlagen zum neuen Corporate Design Georg Lenz, ZID TU Graz

2 Systemvoraussetzungen:... 3 Installation:... 3 Direktes Ausführen im Internet-Explorer:... 3 Abspeichern, dann ausführen:... 5 Manuelle Installation:... 7 Personalisieren der Vorlagen:... 9 Persönliche Daten: DVR und UID: Institutslogo einbinden: Hinweise:... 11

3 Systemvoraussetzungen: - Windows 2000 oder XP - Microsoft Office Word XP oder Internet Explorer ab Version Ein bischen Platz auf der Festplatte Zur Installation benötigen Sie keine Administratorenrechte auf Ihrem PC, da keine systemweiten Änderungen vorgenommen werden, zusätzlich sind Vorlagen in Word benutzerspezifisch, d.h. jeder Benutzer hat sine eigenen Vorlagen. Ältere Versionen des Betriebssystems (Windows 98, ME) oder von Word (Office 97) werden vom Installationspaket in Ermangelung geeigneter Testsysteme nicht unterstützt, die manuelle Installation könnte aber klappen. Installation: Die Vorlagen, diese Bedienungsanleitung sowie ein Installationsskript sind in eine selbstextrahierende Datei gepackt. Um sicherzustellen, dass Sie auch wirklich ein offizielles Programm vom Verfasser dieser Anleitung erhalten, ist diese Datei digital signiert. Ab Windows XP mit Servicepack 1 werden Sie auf den Herausgeber einer Datei explizit hingewiesen, was zu untenstehenden Dialogen führt. Direktes Ausführen im Internet-Explorer: Klicken Sie auf den Download-Link Wählen Sie Ausführen

4 Die Datei wird heruntergeladen, Sie erhalten eine Sicherheitswarnung: Natürlich möchten Sie diese Software ausführen. Unter Mehr Optionen haben Sie noch die Möglichkeit, dem Verfasser dieser Anleitung das Vertrauen auszusprechen und Immer Software von Georg Lenz ausführen anzuklicken, damit wird von mir signierte Software ohne erneute Rückfrage gestartet. Damit startet die Installation, die Datei wird automatisch entpackt, das Installationsskript ausgeführt, nach Beendigung erhalten Sie folgenden Hinweis:

5 Sie finden nun 2 neue Icons auf dem Desktop: Diese Dokumentation, und zur leichteren Verwaltung eine Verknüpfung zu Ihrem Vorlagenverzeichnis. Abspeichern, dann ausführen: Normalerweise sollten Sie Dateien nicht direkt aus dem Internet ausführen. Durch Rechtsklick und Speichern unter oder Ziel speichern unter können Sie die Datei in ein Verzeichnis Ihrer Festplatte kopieren. Dies funktioniert natürlich auch in anderen Browsern (Mozilla, Opera ) Zur leichteren Auffindbarkeit ist in diesem Beispiel als Speicherort der Ordner Eigene Dateien gewählt.

6 Nachdem der Download beendet ist, könne Sie aus dem Internet-Explorer direkt Ausführen wählen, was zu Dialogen wie in vorhergehender Installation führt. Ich empfehle den Ordner zu öffnen, gleiches gilt für Benutzer anderer Browser. Durch Doppelklick auf die Setupdatei starten Sie dann den Installationsvorgang und Bestätigen die eventuell auftretende Sicherheitswarnung. Damit startet die Installation, die Datei wird automatisch entpackt, das Installationsskript ausgeführt, nach Beendigung erhalten Sie folgenden Hinweis:

7 Sie finden nun 2 neue Icons auf dem Desktop: Diese Dokumentation, und zur leichteren Verwaltung eine Verknüpfung zu Ihrem Vorlagenverzeichnis. Manuelle Installation: Sie benötigen zum Entpacken das Programm Winzip (www.winzip.com) Die ersten Schritte sind wie bei Speichern unter. Durch Rechtsklick auf die Datei können Sie sie ohne Ausführen des Setup-Teiles entpacken lassen. Sie erhalten das Installationsskript und ein Verzeichnis mit den Vorlagen sowie dieser Dokumentation. Wenn sie die Vorlagen (evtl. nach vorherigem Bearbeiten, s.u.) in Ihr Vorlagenverzeichnis kopieren wollen, müssen Sie zuerst herausfinden, in welchem Verzeichnis Word die Vorlagen speichert. Diese Information finden Sie in Word unter: Extras / Optionen / Speichern

8 Drücken Sie auf Ändern, dann können Sie durch Aufklappen von Suchen in den genauen Pfad ablesen und die Vorlagen mit dem Explorer hinkopieren.

9 Personalisieren der Vorlagen: Personalisieren bedeutet, die Informationen Ihrer Organisation in den Briefkopf einzufügen. Es empfiehlt sich, dies an einer Kopie der Originalvorlagen durchzuführen, wenn Sie versehentlich eines der benötigten Felder löschen, können Sie so dann immer noch auf ein Original zurückgreifen. Öffnen Sie durch Doppelklick den Vorlagenordner am Desktop, dieser Ordner enthält folgende Dateien: BmLg.dot Briefvorlage mit Logo in grau BmLr.dot Briefvorlage mit Logo in grau BoL.dot Briefvorlage ohne Logo für vorgedrucktes Papier Fax.dot Faxvorlage mit grauem Logo und größerer Schrift Kurz.dot Begleitbrief zum Personalisieren und Drucken auf Vorrat Normal.dot Ihre Word-Standardvorlage, bitte nicht verändern! Rechtsklick auf die gewünschte Datei, dann wählen Sie bitte Öffnen. Die Vorlage wird nun zum Bearbeiten in Winword geöffnet. Als ersten Schritt sollten Sie nun die Vorlage mittels Speichern unter mit einem anderen Namen ablegen (z.b. Musterfrau mit Logo )

10 Persönliche Daten: Nun können Sie Ihre persönlichen Daten eintragen, die Felder dafür befinden sich in den Kopfzeilen, die sie über Ansicht / Kopf- und Fußzeile oder per Doppelklick in den oberen Bereich öffnen können. Die unterschiedlichen Ausrichtungen der Felder werden mittels Formatvorlagen realisiert, sollten Sie aus versehen den kompletten Text gelöscht haben, tragen Sie Ihre Daten wieder ein, und wählen dann als Formatierung die entsprechende Formatbezeichnung (z.b. Adresse ) aus, dann stimmt das Layout wieder. DVR und UID: Sollten Sie keine DVR bzw. UID-Nummer angedruckt haben wollen, können Sie das entsprechende Textfeld auswählen und löschen. Institutslogo einbinden: Klicken Sie in den Bereich, der für das Institutslogo vorgesehen ist und stellen Sie den Cursor in das Textfeld:

11 Gehen Sie ins Menü unter Einfügen / Graphik /Aus Datei und wählen Sie im folgenden Dateidialog das gewünschte Logo aus. Wahrscheinlich wird das Logo zu groß erscheinen, im Layout sind als Höhe genau 14 Millimeter vorgesehen. Um die Größe anzupassen Rechtsklick auf die eingefügte Graphik und Graphik formatieren Dann können Sie die Größe auf 1,4 cm ändern: Wenn Sie nun fertig sind, speichern Sie bitte die Datei ab, sie steht dann unter Datei / Neu beim Punkt Vorlagen auf meinem Computer zur Verfügung. Hinweise: Die unterschiedlichen Einrückungen sind ebenfalls durch Formatvorlagen definiert. Sollte durch Überschreiben eine der Formatierungen verloren gehen, wählen Sie den gewünschten Text aus (z.b. Adressat) und weisen wieder das richtige Format zu.

12 Dies funktioniert aber nur dann richtig, wenn Sie die Absätze richtig trennen, also nicht nach jeder Zeile die Eingabetaste sonder Umschalttaste + Eingabetaste Sollten Sie auf den Folgeseiten die Seitengrößen ändern wollen, könne Sie dies unter Datei / Seite einrichten, als Gültigkeit dann Seiten ab hier Anregungen und Verbesserungsvorschläge bitte an Georg Lenz, ZID 12/2005

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