Kostenstellenplanung an der Universität Oldenburg SAP-Standard erweitert um Eigenentwicklung für die Erfassung der Plandaten

Transkript

1 an der Universität Oldenburg SAP-Standard erweitert um Eigenentwicklung für die Erfassung der Plandaten 1

2 SAP Nutzung an der Universität Oldenburg Finanzbuchhaltung (Standard) SAP Nutzung seit Organisationsmanagement, Personaladministration, und - abrechnung. HHM mit BCS (Einzelpostenberichte, Mittelbindungen für Personal, Recherchen) Controlling (LOM z.b. vergebene Credits, ILV Leistungsdaten in kundeneigenen. Tabellen) Statistik (Studierendendaten zu Stichtagen aus HIS SOS und POS 2

3 Einzelpostenberichte und Recherchen 3

4 Einzelpostenberichte und Recherchen 4

5 Einzelpostenberichte und Recherchen 5

6 Einzelpostenberichte und Recherchen 6

7 Einzelpostenberichte und Recherchen 7

8 Leistungsorientierte Mittelverteilung 8

9 Leistungsorientierte Mittelverteilung Ausgabe der LOM siehe Beispiel einer Ausgabe der LOM.html 9

10 Studierendendaten, z.b. Prüfungsstatistiken 10

11 Studierendendaten z.b. Prüfungsstatistiken 11

12 , mittelfristige Finanzplanung Ziele Abstimmungsprozess für die Budgetfestlegung der Budgetkreise sollte gefunden werden Neben der Personalkostenplanung auch die Planung der anderen Kostenarten Personalkostenplanwerte aus HR auf MA-Basis sollen übernommen und kontrolliert werden Planung von Budgets für Investitionen soll ermöglicht werden Verknüpfung zu den Budgets aus Mitteln freier Stellen, sollen überprüft werden können und geplante Verwendung soll dokumentiert werden 12

13 , mittelfristige Finanzplanung Anforderungen (1) Planzahlen sollen in SAP vorliegen Verwendung der Mittel freier Stellen darstellbar, Mittel sollen sich automatisch durch Gegenbuchungen abbauen Möglichst einfache Erfassung Durch Texteingaben sollen die Planwerte erläutert werden können Planung des Budgets für Investitionen soll eingerichtet werden (Entscheidung für die Zahlungssicht gegen die Abschreibungssicht) Werte sollen über mehrere Jahre (von / bis) geplant werden Die Planwerte sollen periodengenau erfasst werden können 13

14 , mittelfristige Finanzplanung Anforderungen (2) Geplante Personalmaßnahmen sollen sich über die Eingabe eines Zeitraums, des Beschäftigungsgrads und einer Tarifgruppe automatisch berechnen (über hinterlegte Personaldurchschnittskosten) Planungsablauf in mehreren Phasen bis hin zur abgestimmten verabschiedeten Planung soll realisiert werden und auch im Nachhinein nachvollziehbar bleiben. Planwerte sollen nach jedem abgeschlossenen Planungsschritt (zentral, dezentral) durch eine Eingabesperre nicht mehr verändert werden können Zwischensummen sollen gebildet werden können Erfasser und Erfassungsdatum sollen abgebildet werden. 14

15 , mittelfristige Finanzplanung Fazit SAP-Standard wird genutzt, aber die Erfassung der Daten wird in einer Eigenentwicklung realisiert. Ist-Daten der Vorjahre können zu Informationszwecken in der Planung mit ausgewiesen werden Excel-ähnliche Eingabeform, Berichte sind flexibel programmierbar Eine Anbindung aus SAP-Standard an die Eigenentwicklung über die sog. Bericht-Bericht-Schnittstelle möglich. Einzelposten und Texte können somit im Standardbericht aus der Eigenentwicklung dazu gelesen werden. Nachteil: Während der Planung sind die Daten nicht sofort in SAP. Erst nach Abschluss der Planungsläufe werden die Daten übertragen und für die Eingabe gesperrt. 15

16 Planungsablauf (Bsp. Plan für 2011 bis 2015) Ist Bewirtschaftungsversion 0 HR-Planungslauf D0 0 D0 0 D0 Plan (Plan für ) 2011 (Plan für Verabschiedeter Plan DA Planbasis (Sachmittel Ist 2009, Personal Hochrechnung) Verabschiedeter Plan 2015) Planbasis (Sachmittel Ist 2009, Personal Hochrechnung) DA 3. Plan (HR Hochrechnung) D3 D4 4.Planaktualisierung 1. Plan (HR Hochrechnung) D1 D2 2. Planaktualisierung 3. Plan (HR Hochrechnung) D3 Mit HH abgestimmte Planung D4 4.Planaktualisierung 1. Plan (HR Hochrechnung) D1 D2 2. Planaktualisierung aktuelle Planänderungen aktuelle Planänderungen

17 Planungstool, Selektionsmaske 17

18 Planungstool, Planübersicht 18

19 Planungstool, Planwerte je Plankostenart und Einzelposten 19

20 Planungstool, Planwerte Übertrag aus HR Hochrechnung für jeden Monat und jede Person für die nächsten 5 Jahre, Zwischensumme je Person Kostenstelle -> Plankostenstelle ; Kostenart -> Plankostenart Stufensteigerungen; Sonderzahlung; 20

21 Planungstool, Mittel aus freien Stellen Berechnung der Mittel freier Stellen und Planung der Verwendung 21

22 Planungstool, Mittel aus freien Stellen Berechnung der Mittel freier Stellen und Planung der Verwendung 22

23 Planungstool, Investitionsplanung 23