SharePoint Christian Büchmann, Redmond Integrators GmbH. Drive Performance

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1 SharePoint 2010 Christian Büchmann, Redmond Integrators GmbH

2 Das Bechtle SharePoint Team (BEST) Bundesweit vor Ort: 1. Norden: > 25 SharePoint Berater (1) 2. Westen: > 15 SharePoint Berater (2) 3. Süden: > 5 SharePoint Berater (3, 4) 4. Mitte: in Planung (5) 2 1 Das Plus: > 20 SharePoint Berater in den Bechtle IT-Systemhäusern vor Ort. NRW (Be-Sol, Be-Bo) (5) 3 4 https://www.xing.com/companies/bechtlesharepointteam/about

3 SharePoint bei Bechtle HanseVision: Die Marke der Bechtle AG für die SharePoint Beratung Know How: mehr als 60 SharePoint Berater (inkl. SH) Erfahrung: mehr als 500 Projekte in über 20 Branchen Consulting Power: mehr als PT Beratungskapazität Kundennähe: mehr als 60 IT-Systemhäuser vor Ort Strategie: Marktführerschaft für SharePoint Beratung in D-A-CH

4 Ebenen eines SharePoint Projektes SharePoint Infrastruktur SharePoint.Net Entwicklung SharePoint Technologieberatung Prozess-/ Lösungsberatung Benutzerakzeptanz IT-Abteilung Fachabteilung Ergänzende Leistungen wie Hardware, Security oder Mobility durch die Kollegen in der Bechtle Gruppe.

5 Branchenunabhängigkeit Bauwesen Chemie Dienstleistung Einzelhandel Energieversorgung Fertigung Finanzwesen Gesundheitswesen Immobilienhandel Informationsverarbeitung Ingenieurwesen Lebensmittelindustrie Logistik Luftfahrt Metallverarbeitende Industrie Schifffahrt Sozialwesen Telekommunikation Versicherungen

6 Agenda 09:30 Uhr SharePoint 2010 Überblick und Positionierung Referent: Christian Büchmann, Redmond Integrators GmbH (ein Unternehmen der Bechtle) Was bewegt den Markt und die Kunden (Management und Endanwender) in den Unternehmen? Wie kann SharePoint helfen und was machen unsere Kunden mit SharePoint Anwendungsbeispiele: SharePoint als Prozessplattform. Wie führt man SharePoint ein? Welchen ROI kann SharePoint bieten, welche Risiken bestehen? 10:30 Uhr Kaffeepause 11:00 Uhr SharePoint live im System erleben Referent: Marc Hölscher, Redmond Integrators GmbH (ein Unternehmen der Bechtle) SharePoint als Intranet-Plattform zur Verwaltung von Dokumenten Zusammenspiel Office (Excel- / Word) mit SharePoint Die Suche nach Informationen SharePoint als CRM Light (Kontakt- und Angebotsverwaltung) SharePoint zur Projekt- und Ressourcenverwaltung 12:00 Uhr Kleiner Mittagsimbiss

7 Informationsvolumen Informationskanäle nehmen zu, die Informationsmenge steigt rapide an. Immer mehr Information liegen bei dem einzelnen Anwender (Information Worker) und sind nicht im Zugriff der Organisation!

8 Veränderungen in der Arbeitswelt Virtuelle Projektteams, Mitarbeiter werden abteilungsübergreifend eingesetzt. Externe verstärken zeitweise. Der Umgang mit Informationen und deren Nutzung wird unternehmenskritisch. Die Kopfarbeit nimmt zu!

9 Web Applikationen und mobile Anwendungen

10 Microsoft SharePoint 2010 Die Business Plattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web Anwender wollen spezifische Lösungen ohne in jedem Fall auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Gleichzeitig kann die IT-Abteilung einen Rahmen schaffen, um unter Berücksichtigung von Stabilität und Verfügbarkeit der IT-Umgebung solche Applikationen zu erlauben. Sites Grundlage für den SharePoint Einsatz, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden effektiv zusammen arbeiten innerhalb als auch außerhalb der Firewall. BI für Jedermann. Ad hoc auf Daten zuzugreifen und mit anderen austauschen. Grafische Analyse von Rohdaten für verbindliche Schlussfolgerungen. Composites Insights Communities Content Mit anderen Menschen in formellen als auch in informellen Netzwerken austauschen für Enterprise 2.0, Learning 2.0 oder Web 2.0 Anwendungen. Das neue Wissensmanagement. Schnelle, einfache Suche von Wissen, Personen & Daten. Macht Wissensarbeit effizient. Unterstützt ediscovery. Erhöht Web-Shop Umsätze. Erlaubt personalisierte Web Seiten. Search Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung & Entfernung von Inhalten. Dokumenten- und Taxonomie-Management, sowie WCM. Einhaltung von Compliance. Erstellung von Web-Auftritten.

11 Microsoft SharePoint 2010 Die Business Plattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web Business Connectivity Services InfoPath Form Services Externe Listen Workflow SharePoint Designer Visual Studio API Enhancements REST/ATOM/RSS PerformancePoint Services Excel Services Chart Web Part Visio Services Web Analytics SQL Server Integration PowerPivot Social Relevance Phonetische Suche Navigation FAST Integration Dokumentenvorschau Enhanced Pipeline Composites Insights Multifunktionsleiste (Ribbon) SharePoint Workspace SharePoint Mobile Office Client und Office Web App Integration Umfangreiche Unterstützung von Web-Standards Alles verstanden? Sehr komplexe Software Sites Viele Möglichkeiten und Communities Chancen für Kunden Tagging, Tag Cloud, Bewertungen Social Bookmarking Blogs and Wikis Persönliche Arbeitsbereiche (My Sites) Aktuelle Aktivitäten Profile and Expertise Organisations-Browser Informationsflut im Internet Millionen Ergebnisse bei Content Google Search Über Dokumente bei Microsoft TechNet etc. Unternehmens-Inhaltstypen Metadaten und Navigation Document Sets Multi-stage Disposition Audio und Video Inhaltstypen Remote BLOB Speicher List Enhancements

12 Was ist SharePoint? Composites Sites Communities SharePoint Server 2010 ist eine Organisations- und Kommunikationsplattform, welche Informationen und Soziale Netzwerke an einem Platz vereinigt. Insights Search Content Dabei stehen durchgängige Prozessketten, höhere Mitarbeiterproduktivität, mehr Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Vordergrund.

13 Gartner bestätigt die Qualität Enterprise Content Management Information Access Technology (Search) Business Intelligence Platforms Team Collaboration & Social Software Web Conferencing Mit einer Microsoft Lösung abdeckbar: SharePoint Unified Communications Portal Products Project & Portfolio Mgmt

14 Praxisnahe Lösungsszenarien Intranet für Ihr Unternehmen Verwalten Sie zentral interne Abläufe und Dokumente, organisieren Sie wiederkehrende Besprechungen optimal und profitieren Sie von automatisierten Geschäftsprozessen (z.b. Urlaubsgenehmigung). Kontaktverwaltung leicht gemacht Halten Sie die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner aktuell und steuern Sie dazugehörige Aufgaben, Termine und Dokumente mit Hilfe einer übersichtlich gestalteten Benutzeroberfläche. Übersichtliche Verwaltung Ihrer Projekte Steuern Sie Ihre Projekte vom ersten Brainstorming bis zur fertigen Projektdokumentation über ein zentrales Portal und behalten Sie in allen Projektphasen die Übersicht über Meilensteine und Aufgaben. Prozessoptimierung für Ihr Serviceteam Bearbeiten Sie Serviceanfragen innerhalb vereinbarter Vorgaben (SLA), halten Sie Ihre Kunden über den Fortschritt von Tickets informiert und profitieren Sie von automatisierten Geschäftsprozessen.

15 Informationsmanagement Informations-Lebenszyklus Erstellen / Erfassen Verwalten Zugänglich machen Archivieren Finden Vernichten

16 Dokumentenmanagement Funktionsbeispiele Check-in / Check-out vs. gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten Versionierung Inhaltsgenehmigung, z.b. im Rahmen eines Workflows Aktenverwaltung (Document-Sets) Eindeutige Dokumenten ID Office Integration, z.b. gemeinsames Arbeiten am selben Dokument Dokumente offline im Workspace Zugriffsrechte auf verschiedenen Ebenen (steuerbar bis auf ein einzelnes Dokument) Taxonomie & Metadaten Management Recordsmanagement entsprechend Inhaltstyp (Nachverfolgen, Verfallsdatum, automatisches Auslösen von Workflows) Business Connectivity Services (BCS) Detaillierte Suche, auch Inhalte und Metadaten Performance und Skalierbarkeit (z.b. Remote BLOB Storage)

17 Beispiele für DMS Standards in SharePoint 2010

18 Nur wenige vorbereitete Workflows Bedeutet: Wenn die Fachabteilungen bei der Abbildung ihrer Prozesse Unterstützung benötigen, findet man sich sehr schnell in der individuellen Workflow-Programmierung wieder! Konsequenz: Visual Studio 2010 Entwicklungs-Ressourcen werden zum Flaschenhals Wie geht man damit um? Welche Alternativen gibt es?

19 Visual Studio Spannungsfeld: Nintex/K2 vs. Visio u. SharePoint Designer Plus..SharePoint Essentials, Vitro SW, Kaldeera. Ein Visual Studio Entwickler kann alle Workflow-Anforderungen abdecken. (Ressource!) Ist Nintex die Antwort? Selektiv Ja! Aufpassen bei: Massendaten, System übergreifende WF s, WF s mit langen Laufzeiten. Ist die Kombination Visio 2010 SharePoint Designer 2010, eine Alternative zu Nintex oder Visual Studio 2010? Nicht wirklich: Keine State Machine -Workflows Begrenzte Menge an definierten Aktionen Client-Software erforderlich Kein Reverse Engineering Komplexitätsgrad WF Workflow-Landschaft im Unternehmen niedrig hoch Visual Studio. Nintex SharePoint Designer

20 Mobile Integration & Workflows Nintex Forms 2010 Nintex Workflow Entwicklung. Mit grafischer Umgebung, geeignet für Keyuser zur schnellen Prozessanpassung. Nintex Forms 2010 Formulare Multi Channel Kommunikation. Hohe Entwicklungskosten Extrem wenige.net Entwicklungsressourcen am Markt, speziell für SharePoint und Workflow-Entwicklung Selbst kleine Änderungen erfordern einen neuen Entwicklungs- und Deployment-Zyklus

21 Outlook-Integration mit harmon.ie Die SharePoint Integration in Outlook 2010 ist bei den im Standard von Microsoft zur Verfügung gestellten Schnittstellen nur sehr rudimentär ausgeprägt. Der Anwender möchte benutzerfreundlich aus Outlook heraus: 1. Seine s oder Anlagen direkt in den Teamraum per Drag & Drop fallen lassen. 2. Ein Dokument aus dem Teamraum Empfängern per senden, zum Beispiel per Drag & Drop (u.u. nur Link zur Dokumentenseite) direkt aus der Teamsite in Outlook übernehmen. 3. Bei der Suche nach Informationen nicht nur in Outlook suchen, sondern auch Informationen aus seinen Teamräumen angezeigt bekommen.

22 Agenda 09:30 Uhr SharePoint 2010 Überblick und Positionierung Referent: Christian Büchmann, Redmond Integrators GmbH (ein Unternehmen der Bechtle) Was bewegt den Markt und die Kunden (Management und Endanwender) in den Unternehmen? Wie kann SharePoint helfen und was machen unsere Kunden mit SharePoint Anwendungsbeispiele: SharePoint als Prozessplattform. Wie führt man SharePoint ein? Welchen ROI kann SharePoint bieten, welche Risiken bestehen? 10:30 Uhr Kaffeepause 11:00 Uhr SharePoint live im System erleben Referent: Marc Hölscher, Redmond Integrators GmbH (ein Unternehmen der Bechtle) SharePoint als Intranet-Plattform zur Verwaltung von Dokumenten Zusammenspiel Office (Excel- / Word) mit SharePoint Die Suche nach Informationen SharePoint als CRM Light (Kontakt- und Angebotsverwaltung) SharePoint zur Projekt- und Ressourcenverwaltung 12:00 Uhr Kleiner Mittagsimbiss

23 Woran scheitern SharePoint-Projekte? Erfahrungen aus vielen Projekten! Mangelhafte Planung SharePoint Projekte sind häufig zu rudimentär geplant und gehen zu schnell in die Umsetzung, denn Kunden unterschätzen die Komplexität von SharePoint. 80% ihrer Daten sind unstrukturiert, 20% strukturiert. Wie lange hat Ihre ERP Einführung gedauert, 3 Tage? Wie viel Zeit haben Sie auf den Aufbau der SAP Governance und den Aufbau der Betriebskonzepte verwendet? Fehlendes Vorgehensmodel Ohne Vorgehensmodell und Einführungskonzept scheitern die Projekte. Klassische Projektmethodiken (ITIL, Prince2) greifen jedoch bei der Umsetzung von SharePoint Projekten nur ungenügend (SCRUM als agile Vorgehensmethodik bindet den Endanwender von Anfang bis Ende ein). Selbstüberschätzung Es wird versucht SharePoint (install.exe) durch vorhandene Ressourcen aufbauen zu lassen. Nach der Einführung wird nicht konsequent weiter genutzt. SharePoint ist nicht vollständig.

24 Wie stellt sich SharePoint dar? SharePoint Methodik Prozess Regelwerk Technologie

25 Kleine Zeitreise in die Zukunft, die Stunde 0! Die meisten Unternehmen fangen so an Eine neue Technologie hält Einzug. Die IT hat von SharePoint gehört und startet ein erstes internes Testprojekt zur Verwaltung von IT Projekten. Oder: eine Fachabteilung möchte für eine bestimmte Lösung SharePoint einsetzen. IT Abt. Supplier Fach Abt. SharePoint

26 Wie es sich typischerweise innerhalb von 3 Jahren entwickelt Eine neue Fachabteilung kommt hinzu / Eine Tochtergesellschaft setzt auch SharePoint ein / Die dritte Lösung wird ausgerollt / Die erste Altapplikation wird mit SP ersetzt/ Eine Auslandsgesellschaft soll angebunden werden Marketing beschließt, dass SharePoint die neue Intranetplattform sein soll / Der Server muss ausgebaut werden / Die IT kauft ein 3 rd Party Tool zur Administration / Das erste Backend System soll angebunden werden / Eine neue Fachabteilung kommt hinzu und hat ein weiteres 3 rd Party Tool entdeckt / Die elfte Lösung wird ausgerollt / Es wird beschlossen, dass auch Lieferanten auf das System sollen / Ein weiteres 3 rd Party Tool wird angeschafft Ein weitere Supplier wird aus Ressourcengründen beauftragt / Der Server muss ausgebaut werden / Die Geschäftsleitung erklärt SharePoint als strategische Plattform / Die fünfte Altapplikation wird mit SP ersetzt / Das SAP System wird angebunden / Ein weiterer Supplier wird aus Know How Gründen beauftrag t/ Die 27 Lösung wird ausgerollt / Inzwischen sind 2500 User am System IT Abt. 3rd Party Fachabt. A Supplier A SharePoint Test Fachabt. B Supplier B Fachabt. C SP Produktiv (Intranet) Supplier C 3rd Party SP DMZ (Extranet) 3rd Party Alle MA Externe Länder Tochtergesellschaft

27 Wie es sich typischerweise innerhalb von 12 Monaten entwickelt Eine neue Fachabteilung kommt hinzu / Eine Tochtergesellschaft setzt auch SharePoint ein / Die dritte Lösung wird ausgerollt / Die erste Altapplikation wird mit SP ersetzt/ Eine Auslandsgesellschaft soll angebunden werden Marketing beschließt, dass SharePoint die neue Intranetplattform sein soll / Der Server muss ausgebaut werden / Fachabt. A Fachabt. B IT Abt. SharePoint Test Supplier A

28 Wie es sich typischerweise innerhalb von 24 Monaten entwickelt Eine neue Fachabteilung kommt hinzu / Eine Tochtergesellschaft setzt auch SharePoint ein / Die dritte Lösung wird ausgerollt / Die erste Altapplikation wird mit SP ersetzt/ Eine Auslandsgesellschaft soll angebunden werden Marketing beschließt, dass SharePoint die neue Intranetplattform sein soll / Der Server muss ausgebaut werden / Die IT kauft ein 3 rd Party Tool zur Administration / Das erste Backend System soll angebunden werden / Eine neue Fachabteilung kommt hinzu und hat ein weiteres 3 rd Party Tool entdeckt / Die elfte Lösung wird ausgerollt / Es wird beschlossen, dass auch Lieferanten auf das System sollen / Ein weiteres 3 rd Party Tool wird angeschafft Ein weitere Supplier wird aus Ressourcengründen beauftragt / IT Abt. Fachabt. A Fachabt. B Fachabt. C 3rd Party Externe 3rd Party SharePoint Test SP Produktiv (Intranet) Supplier A Supplier B

29 Wie es sich typischerweise innerhalb von 36 Monaten entwickelt Eine neue Fachabteilung kommt hinzu / Eine Tochtergesellschaft setzt auch SharePoint ein / Die dritte Lösung wird ausgerollt / Die erste Altapplikation wird mit SP ersetzt/ Eine Auslandsgesellschaft soll angebunden werden Marketing beschließt, dass SharePoint die neue Intranetplattform sein soll / Der Server muss ausgebaut werden / Die IT kauft ein 3 rd Party Tool zur Administration / Das erste Backend System soll angebunden werden / Eine neue Fachabteilung kommt hinzu und hat ein weiteres 3 rd Party Tool entdeckt / Die elfte Lösung wird ausgerollt / Es wird beschlossen, dass auch Lieferanten auf das System sollen / Ein weiteres 3 rd Party Tool wird angeschafft Ein weitere Supplier wird aus Ressourcengründen beauftragt / Der Server muss ausgebaut werden / Die Geschäftsleitung erklärt SharePoint als strategische Plattform / Die fünfte Altapplikation wird mit SP ersetzt / Das SAP System wird angebunden / Ein weiterer Supplier wird aus Know How Gründen beauftrag t/ Die 27 Lösung wird ausgerollt / Inzwischen sind 2500 User am System IT Abt. 3rd Party Fachabt. A Supplier A SharePoint Test Fachabt. B Supplier B Fachabt. C SP Produktiv (Intranet) Supplier C 3rd Party SP DMZ (Extranet) 3rd Party Alle MA Externe Länder Tochtergesellschaft

30 Die Frage, die Sie sich stellen müssen Alle MA Fachabt. A Fachabt. B Fachabt. C 3rd Party Wer hat das noch im Griff? Externe SharePoint Test SP Produktiv (Intranet) SP DMZ (Extranet) Länder Supplier A Supplier B Supplier C 3rd Party Tochtergesellschaft

31 und wie es innerhalb von 3 Jahren aussieht Alle MA Fachabt. A Fachabt. B Fachabt. C 3rd Party Wer hat das noch im Griff? => Governance Externe SharePoint Test SP Produktiv (Intranet) SP DMZ (Extranet) Länder Supplier A Supplier B Supplier C 3rd Party Tochtergesellschaft

32 Was ist SharePoint Governance? SharePoint Governance Training IT-Governance Information Management SharePoint Governance ist eine Reihe von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozesse, welche die Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung, Fachbereichen und Dienstleistern führen, leiten und steuern. Application Management SharePoint Governance bildet das Fundament für eine solide SharePoint Plattform.

33 Einteilung in Segmente Beispiel: Eine SharePoint Applikation wird entwickelt IT Governance Wie wird die Applikation ausgerollt? Wie werden Systemfehler protokolliert? Disaster Recovery Information Management Welche und an welcher Stelle verwaltet die Applikation Informationen? Welche Informationsstrukturen nutzt die Applikation? Application Management Wie wird die Qualität der Lösung sichergestellt? Welche Richtlinien müssen eingehalten werden? Training Wie können Anwender lernen mit der Applikation zu arbeiten? Wie wird die Akzeptanz der Applikation sichergestellt?

34 Agenda 09:30 Uhr SharePoint 2010 Überblick und Positionierung Referent: Christian Büchmann, Redmond Integrators GmbH (ein Unternehmen der Bechtle) Was bewegt den Markt und die Kunden (Management und Endanwender) in den Unternehmen? Wie kann SharePoint helfen und was machen unsere Kunden mit SharePoint Anwendungsbeispiele: SharePoint als Prozessplattform. Wie führt man SharePoint ein? Welchen ROI kann SharePoint bieten? 10:30 Uhr Kaffeepause 11:00 Uhr SharePoint live im System erleben Referent: Marc Hölscher, Redmond Integrators GmbH (ein Unternehmen der Bechtle) SharePoint als Intranet-Plattform zur Verwaltung von Dokumenten Zusammenspiel Office (Excel- / Word) mit SharePoint Die Suche nach Informationen SharePoint als CRM Light (Kontakt- und Angebotsverwaltung) SharePoint zur Projekt- und Ressourcenverwaltung 12:00 Uhr Kleiner Mittagsimbiss

35 ROI: Rechnet sich SharePoint? Kostenannahmen pro Mitarbeiter Analyseergebnisse Stunden p.t. Mitarbeiter p.t. Lohnkosten ,00 Suchzeiten 0,5 10,30 Lohnnebenkosten 6.250,00 Warten auf Feedback 0,1 2,06 Restkosten 5.000,00 Unnötige Meetings 0,2 4,12 Summe pro Jahr ,00 Summe pro Tag 164,77 Organisieren der Ablage von Dokumenten Informationen 0,4 8,24 Summe pro Stunde 20,60 Ungewünschte Kommunikation 0,3 6,18 Prämissen 25% LNK Hürden der Zusammenarbeit 0,5 10,30 20% Gemeinkosten Unnötige Kosten 40 Stundenwoche Summe pro Mitarbeiter pro Tag 41, Arbeitstage Summe pro Mitarbeiter pro Jahr 9.062,50 10 Mitarbeiter pro Jahr ,00 50 Mitarbeiter pro Jahr , Mitarbeiter pro Jahr ,00

36 ROI: Rechnet sich SharePoint? Unsere Mitarbeiter kosten nicht so viel -20% Die Zahlen treffen auf uns nicht zu -20% Ich kann nicht alle Potenziale heben -20% Wir arbeiten effizienter -10% Dies und das -10% Verbleibender Effizienzgewinn bei 10 Mitarbeitern pro Jahr ,00 Euro

37 SharePoint Server 2010 FRAGEN UND ANTWORTEN

38 Unternehmensbroschüren Die meisten Themen nochmal zum Nachlesen.

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Christian Büchmann Redmond Integrators GmbH Lise-Meitner-Allee Bochum Telefon: Telefax: Web:

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