OBS Online Buchungs System

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1 OBS Online Buchungs System

2 einfachbuchen! Mit OBS Online Buchungs System, einem Kooperationsprodukt der ZMG Zeitungs Marketing Gesellschaft und der VDZ Verband Deutscher Zeitschriftenverleger ist das Buchen ganz einfach. Was ist OBS? OBS Online Buchungs System ist eine Client-Server-Lösung, die während des Buchungsprozesses über das Internet einen direkten Datenaustausch zwischen Agentur und Verlag ermöglicht. Wie funktioniert OBS? Die Grundlage für OBS ist der OBS-XML-Standard, ein digitales Austauschformat. Das Kommunikationssystem (OBS-Clients) transportiert Daten und überwacht den Buchungsprozess. Dieser erfolgt selbstverständlich verschlüsselt und ist nur zwischen angeschlossenen Verlagen und Agenturen möglich. Aufträge werden vom Client OBS unterstützt das Buchen, Bestätigen, Ändern und Stornieren von Anzeigen- oder Beilagenaufträgen. OBS vereinfacht und beschleunigt die Prozesse in der Abwicklung von Aufträgen. Aufträge werden standardisiert und sicher elektronisch ausgetauscht. OBS integriert unterschiedlichste Verlags- und Agentur-Systeme. Warum OBS? OBS wurde auf Inititative des VDZ entwickelt und wird bereits bei drei Großagenturen im Echtbetrieb eingesetzt. Die Anbindung weiterer sechs Mediaagenturen ist geplant. Es schafft Abhilfe, für das von vielen Agenturen beklagte Problem, dass sich der klassische Mediaplaner- und einkäufer mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Planungs- und Buchungssystemen vertraut machen muss. Für die ZMG war dies das ausschlaggebende Kriterium, sich an OBS zu beteiligen. Im Einzelnen verfolgt das OBS-Projekt folgende Ziele: Vereinheitlichung von Informationsstrukturen (Standard) Senkung der Transaktions- und Verarbeitungskosten Reduzierung manueller Arbeiten (Beschleunigung) Senkung der Kosten durch die Vermeidung von Falscheingaben und Korrekturen Senkung der Kosten durch das Einsparen des Faxversandes aktiv versendet aktiv empfangen formal geprüft verschlüsselt und entschlüsselt optional in ein PDF umgewandelt optional als PDF per Mail an einen oder mehrere Disponenten versendet Das Online Buchungs System für Zeitungen besteht aus folgenden Bausteinen: dem Austauschformat für Aufträge (Standard) Programmen zur Nachrichtenübermittlung (Clients) einem zentralen Server dem OBS-Verlags-EDITOR.

3 zeitgemäßbuchen! Was leisten die einzelnen Bausteine? Das Austauschformat für Aufträge Alle Informationen, die für Anzeigen- oder Beilagenbuchungen benötigt werden, entsprechen einem gemeinsamen Standard. Egal, ob es sich um Auftrag und Auftragsbestätigung, Änderung und Änderungsbestätigung oder Stornierung und Stornierungsbestätigung handelt: Dieses elektronische Standardformat (auf XML-Basis) ist für alle Partner (auf Verlags- oder Agenturseite) verbindlich. Das Format sollte idealerweise von verschiedenen Agentursystemen, aber auch Verlagssystemen durch elektronische Schnittstellen unterstützt werden. Schematische Darstellung des OBS-Workflows: OBSVERLAGSEDITOR EINKAUFSSYSTEM Sind noch keine Schnittstellen vorhanden, kann die Auftragsannahme jederzeit über OBS als PDF erfolgen. Die Programme für die Nachrichtenübermittlung (Clients) Die zentralen Komponenten des Online Buchungs Systems sind die Programme zur Nachrichtenübermittlung, die Clients genannt werden, sowie der zentrale Server. Diese Komponenten sorgen für einen reibungslosen verschlüsselten elektronischen Datenaustausch zwischen Agentur und Verlag. Der zentrale Server Der Informationsaustausch und die Verwaltung der Nachrichten erfolgen verschlüsselt über den OBS-Server, der die Daten jedoch selbst nicht lesen kann. Jeder Teilnehmer an OBS verfügt über ein eigenes Postfach, in das alle ankommenden Nachrichten automatisch weitergeleitet werden. Dort können die Nachrichten abgerufen und entschlüsselt werden. Der OBS-Verlags-EDITOR Der Verlags-EDITOR ermöglicht Verlagen, deren Verlagssysteme noch nicht durch eine elektronische Schnittstelle unterstützt werden oder die keine gängigen Verlagssysteme im Einsatz haben, Aufträge manuell zu bearbeiten, in eine Buchungsbestätigung umzuwandeln und diese dann abzuspeichern, auszudrucken (PDF) und via OBS an die Agentur zurückzuschicken. VERLAG OBS AGENTUR/KUNDE CLIENT SCHNITTSTELLE: ÜBERSETZUNG DER BUCHUNG IN DAS OBSXML-FORMAT OBS SERVER CLIENT SCHNITTSTELLE: RÜCKÜBERSETZUNG DES OBSXML-FORMATS VERLAGSSYSTEM

4 schnellbuchen! Buchen, Bestätigen, Ändern, Stornieren so schnell geht s! Auf Agenturseite Bei der Agentur ist ein OBS-Client installiert. Der Einkäufer bucht im Agentursystem (Schnittstelle zu OBS besteht) eine Zeitungskampagne. Das Agentursystem generiert die Buchungen im XML-Format, die dann automatisch an den OBS-Client übergeben werden. Der Client prüft die Datensätze. Sind diese korrekt, werden sie verschlüsselt an den zentralen Server des OBS-Systems geschickt. Dort werden die Buchungen in die Postfächer der adressierten Zeitungsverlage abgelegt. Auf Verlagseite Im Verlag ist ein OBS-Client installiert. Dieser prüft regelmäßig das Postfach auf neu eingetroffene Buchungen. Liegt eine vor, wird diese vom OBS-Client herunter geladen, entschlüsselt und an das Verlagssystem (Schnittstelle zu OBS besteht) übergeben. Der Disponent bearbeitet die Buchung im Verlagssystem und dieses generiert eine Bestätigung im XML-Format, die dann automatisch an den Client übergeben wird. Der Datensatz geht nun geprüft und verschlüsselt über den zentralen Server ins Postfach der Agentur. Noch keine Schnittstelle zum Verlagssystem? Der Verlags-EDITOR hilft! Beim Einsatz des OBS-Verlags-EDITORS wird der Datensatz nicht an das System, sondern an den EDITOR übergeben. Mit diesem Tool kann dieser geöffnet und in einer Maske geprüft werden. Der Disponent kann nun Änderungen oder Ergänzungen vornehmen und wandelt anschließend den Auftrag in eine Buchungsbestätigung um. Er kann die Buchungsbestätigung abspeichern, als PDF ausdrucken oder automatisch an den OBS-Client übergeben. Beispiel für OBS-Anzeigenaufträge

5 sicherbuchen! Welche Vorteile bietet OBS den Verlagen? Angeschlossene Mediaagenturen können angeschlossene Verlage unmittelbar elektronisch erreichen. Direkte Datenübernahme ins eigene System (wenn Schnittstelle OBS/Verlagssystem vorhanden). Keine Medienbrüche in der Kommunikationskette (Fax, Mail). Beschleunigung des gesamten Prozesses der Auftragsbearbeitung. Ablösung des Fax im Buchungsverkehr. Ergänzende Kommunikationsunterstützung (z.b. Mailinfo bei Auftragseingang an Verlagsbüros). PDFs für Dokumentation und Datensicherung (ausgedruckt und elektronisch). Beispiel für OBS-Beilagenaufträge

6 einfachzeitung! OBS ist ein Bestandteil des ZMG-Programms Einfach Zeitung! ein Maßnahmenpaket zur Handlingserleichterung bei den Zeitungen Noch Fragen? Bei Fragen zu OBS stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Weitere Bestandteile sind: Projektleitung OBS: ZIS Zeitungs Informations System - Das optimale Tool für die tägliche Zeitungsplanung QUIZ Qualitätsinitiative Zeitungsdruck Bundesweite Seminare für den Planer-Nachwuchs Initiative zur Vereinheitlichung der Preislisten - NEU: 6 Nationale Seiten FIZ Formatinitiative Zeitung Claudia Mika Tel. 069/ , Fax 069/ Herausgeber: Nähere Informationen zu Einfach Zeitung! erhalten Sie beim ZMG-Planungsservice. ZMG Zeitungs Marketing Gesellschaft mbh & Co. KG Schmidtstraße 53, Frankfurt am Main Tel. 069/ , Fax 069/ Internet: Zusätzlich für Verlage: http.extranet.zmg.de

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