Bachelorarbeit. Matthias Hupe. Geschäftsprozess-Management mit Microsoft Office 2007 Unterstützung des Bestellwesens beim VCI

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1 Bachelorarbeit Matthias Hupe Geschäftsprozess-Management mit Microsoft Office 2007 Unterstützung des Bestellwesens beim VCI Fakultät Technik und Informatik Department Informatik Faculty of Engineering and Computer Science Department of Computer Science

2 Matthias Hupe Geschäftsprozess-Management mit Microsoft Office 2007 Unterstützung des Bestellwesens beim VCI Bachelorarbeit eingereicht im Rahmen der Bachelorprüfung im Studiengang Angewandte Informatik am Department Informatik der Fakultät Technik und Informatik der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg Betreuender Prüfer: Prof. Dr. rer. nat. Bernd Kahlbrandt Zweitgutachter: Prof. Dr. rer.nat. Michael Neitzke Abgegeben am 14. März 2007

3 Matthias Hupe Thema der Bachelorarbeit Geschäftsprozess-Management mit Microsoft Office 2007 Unterstützung des Bestellwesens beim VCI Stichworte Geschäftsprozess, Workflow, Windows Workflow Foundation, Custom Activity, SharePoint Designer, Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft Office System 2007, Portal, InfoPath, Forms Server Kurzzusammenfassung Diese Arbeit beschreibt, wie das Bestellwesen beim Verband der Chemischen Industrie als Geschäftsprozess mit elektronischer Unterstützung umgesetzt und an die aktuellen Anforderungen angepasst wird. Mit Microsoft InfoPath Formularen werden Bestellvorgänge angelegt, bearbeitet und in einem Microsoft Office SharePoint Server zentral abgelegt. Besondere Herausforderung ist die Integration bestehender Backend- Systeme (u.a. Lieferantenstammdaten- und Buchhaltungssoftware). Existierende Schnittstellen müssen zuerst auf Ihre Eignung hin geprüft, oder in Eigenentwicklung implementiert werden. Die Interaktion der Benutzer erfolgt über ein Formular, das sich je nach Bearbeiter unterschiedlich präsentiert und jeweils die Informationen anzeigt, die für den aktuellen Bearbeitungsschritt nötig sind. Ein Workflow auf Basis der Windows Workflow Foundation verschickt Benachrichtigungen, führt Statusübergänge durch und archiviert nach Abschluss des Vorgangs angefügte Dokumente in einem Langzeitarchivierungssystem. Matthias Hupe Title of the paper Business process management with Microsoft Office 2007 Supporting the Order Management at VCI Keywords Business process, Workflow, Windows Workflow Foundation, Custom Activity, SharePoint Designer, Microsoft SharePoint Portal Server, Microsoft Office System 2007, Portal, InfoPath, Forms Server Abstract This thesis describes the implementation of the ordering process at the Association of Chemical Industry (VCI) as a business process with IT-based assistance conforming to current requirements. New order processes are started and edited with Microsoft InfoPath forms, saved in a Microsoft Office SharePoint Server. A special challenge is the integration of existing backend systems (e.g. vendor data and accounting software). Adequate interfaces have to be evaluated first, or developed separately. The interaction is handled by forms that are presented in different views to the users, depending on the role the user corresponds to and which only shows information needed in the actual step. A workflow, based on Windows Workflow Foundation sends notifications, changes states and archives attached files in a long time archive and storage system.

4 Gliederung Abbildungsverzeichnis... 1 Tabellenverzeichnis... 1 Abkürzungsverzeichnis Einführung Einleitung Inhalt der Arbeit Motivation Motivation seitens des VCI Beteiligte Firmen und Personen Grundlagen Der Portalbegriff Microsoft SharePoint Microsoft Office InfoPath Microsoft Office Forms Server Microsoft.NET Active Directory Visual Studio SharePoint Designer Projektvorstellung bisheriger Projektablauf Anforderungen Übersicht der Backendsysteme Risikobewertung Analyse Prozessfluss Schnittstellenanalyse Benachrichtigungen Konvertierung in PDF... 28

5 5 Design Benutzer und Gruppen Vorgangsstatus Konfiguration einer SharePoint-Webseite Spezifikation der Schnittstellen Formular Workflow-Aktivität: GetFileFromXmlActivity Implementierung Lieferantenstammdaten Assets Syska Archivierung Deployment Resümee Zusammenfassung der Arbeit Diskussion Fazit und Ausblick A. Glossar B. Literaturverzeichnis C. Index D. Anlagen D.1 StapelBuchungSave D.2 Screenshots der Ansichten D.3 Datenschema E. Anhang... 75

6 Seite 1 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Microsoft Office SharePoint Server Komponenten... 9 Abbildung 2: SharePoint Designer Abbildung 3: Übersicht Prozessfluss Abbildung 4: Übersicht Backendsysteme Abbildung 5: Bestellprozessfluss Abbildung 6: PDF-Konvertierung Abbildung 7: Aktivitäten nach Gruppen Abbildung 8: Status des Vorgangs Abbildung 9: Liste Skontosätze Abbildung 10: SharePoint-Ansicht "Laufende Vorgänge" Abbildung 11: SharePoint Gruppe: Mitglieder Abbildung 12: Forms Server konfigurieren Abbildung 13: Klassendiagramm Asset.Desk-Schnittstelle Abbildung 14: HanseVisionSyskaSoapWrapper Abbildung 15: Buchungsstapel in Syska SQL REWE FiBu Abbildung 16: Positionsübersicht Abbildung 17: Asset.Desk Service DataSet Abbildung 18: Lieferanteninformationen Abbildung 19: InfoPath Datenverbindungen Abbildung 20: Formularansicht Bestellung Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Anwendungsfall neue Bestellung Tabelle 2: Anwendungsfall neue Lieferung Tabelle 3: Anwendungsfall neue Rechnung Tabelle 4: Anwendungsfall Rechnung freigeben Tabelle 5: Anwendungsfall Rechnungsdaten exportieren Tabelle 6: VendorView Tabelle 7: Asset-Felder... 26

7 Seite 2 Abkürzungsverzeichnis AD Active Directory B2B Business to Business B2C Business to Consumer CLR Common Language Runtime COM Component Object Model DFS Distributed File System EDV elektronische Datenverarbeitung IDE Interarctive Development Environment ITU-T International Telecommunications Union - Telecommunikation KPI Key Performance Indicator LDAP Lightweight Directory Access Protocol MOSS Microsoft Office SharePoint Server PDA Personal Digital Assistant PDF Portable Document Format SSL Secure Sockets Layer TIFF Tagged Image File Format UDCX Universal Data Connection File VCI Verband der chemischen Industrie WCF Windows Communication Foundation WPF Windows Presentation Foundation WSS Windows SharePoint Services WWF Windows Workflow Foundation XML Extensible Markup Language XOML Extended Orchestration Markup Language XSD XML Schema Definition Hinweis zum Copyright:.NET, Active Directory, Forms Server, InfoPath, Microsoft, Microsoft Office SharePoint Server, SharePoint, SharePoint Designer, SQL Server, Visual Studio, Windows, Windows CardSpace, Windows Communication Foundation, Windows Presentation Foundation, Windows SharePoint Services, Windows Server und Windows Workflow Foundation sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA, Deutschland und/oder anderen Ländern.

8 Seite 3 1 Einführung 1.1 Einleitung Für Unternehmen jeder Größenordnung ist eine elektronische Unterstützung von (alltäglichen) Geschäftsprozessen ein entscheidender Faktor zum Erfolg. Viele Geschäftsprozesse im Unternehmen nutzen noch nicht die Vorteile einer EDVgestützten Optimierung. Dabei handelt es sich u.a. um Genehmigungsprozesse, wie z.b. Urlaubsanträge, Rechnungs- oder Dokumentfreigaben. Ausgaben in die Geschäftsprozessoptimierung zahlen sich wirtschaftlich aus. Dies belegen Studien, wie z.b. [IDS2005]. Im Bereich der Geschäftsprozesse steckt noch sehr viel Potenzial und nicht zuletzt auch Einsparungsmöglichkeiten für die Unternehmen. Doch zuerst entsteht ein finanzieller Aufwand, um die nötige Infrastruktur bereit zu stellen und die vorhandenen Prozesse zu analysieren, optimieren und implementieren. Dies gilt sowohl für innerbetriebliche, als auch unternehmensübergreifende (B2B oder B2C) Prozesse. Wenn zusätzlich zur Abbildung von Geschäftsprozessen die Zusammenarbeit von Teams innerhalb einer Abteilung bzw. eines Projektes oder sogar abteilungs- oder standortübergreifend verbessert und gefördert werden soll, bietet sich der Einsatz einer Portalsoftware an (der Begriff Portal wird im Grundlagenkapitel definiert). Immer mehr Unternehmen entscheiden sich derzeit für eine Einführung dieser Technologie, um Informationen und Dokumente zentral verfügbar zu machen, Besprechungen zu organisieren, Geschäftsprozesse abzubilden und heterogene Anwendungen miteinander zu verknüpfen. Die im 4. Quartal 2006 veröffentlichte dritte Generation des Microsoft Office SharePoint Servers 2007 bietet alle Möglichkeiten eines Unternehmensportals, ergänzt durch die Windows Workflow Foundation zur Abbildung von Geschäftsprozessen aller Art. Mit dem integrierten Forms Server wird ein browserbasierter Zugriff auf InfoPath-Formulare zur komfortablen Datenerfassung möglich.

9 Seite Inhalt der Arbeit In dieser Bachelorarbeit wird der Beschaffungsprozess des Verbandes der Chemischen Industrie (im folgenden VCI genannt) als elektronischer Geschäftsprozess abgebildet. Besondere Herausforderung ist dabei die Einbindung bestehender Systeme, u.a. einer Buchhaltungssoftware. Als Plattform wird der Microsoft Office SharePoint Server 2007 genutzt. Die Programmierung erfolgt unter Visual Studio 2005 komplett in.net 3.0. Die Benutzerinteraktion findet mit Hilfe von InfoPath-Formularen statt. Benachrichtigungen und andere Geschäftsprozessaktivitäten werden auf Basis der Windows Workflow Foundation umgesetzt. Die Definition der Workflows erfolgt mit Hilfe des SharePoint Designer. Begonnen wird mit einer Einführung in die verwendeten Technologien und Begriffe. Im Rahmen der Projektvorstellung werden Ablauf sowie die Vor- und Nachteile des bisherigen und des neuen Prozesses beschrieben. Die Anforderungen an den Prozess werden ebenso genannt, wie die Ziele und erwarteten Verbesserungen, die durch eine elektronische Unterstützung des Prozesses erreicht werden sollen. Im Analyseteil wird der Prozessfluss analysiert und mittels UML-Diagrammen veranschaulicht. Die einzelnen Geschäftsprozessschritte werden identifiziert und die Schnittstellen zu den beteiligten Backendsystemen beschrieben. Der Fokus liegt dabei auf der Identifikation und Bewertung der Risikofaktoren. Die Beschreibung und Diskussion der Architektur und Schnittstellen findet im Abschnitt Design statt. Die einzelnen Komponenten werden bis auf Klassenebene herunter modelliert. Die dem InfoPath-Formular zugrunde liegende XML-Schema-Definition (XSD) sowie die verwendeten Ansichten und Formularlogik werden dargestellt. Ein Rückblick auf die Implementierungsphase zeigt die Umsetzung der Schnittstellen und des Formulars. Schwierigkeiten bei der Implementierung werden herausgearbeitet. Abschließend erfolgen eine Zusammenfassung der Arbeit und ein kritischer Rückblick auf das Design und die Implementierung. Für die Umsetzung von Geschäftsprozessen in Folgeprojekten werden Anregungen gegeben, die aus meinen Erkenntnissen dieser Arbeit entstanden sind. Ein Ausblick auf weitergehende Möglichkeiten von Unternehmensportalen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen rundet die Arbeit ab.

10 Seite Motivation Das Thema Geschäftsprozesse und deren Umsetzung in eine IT-Infrastruktur interessiert mich schon seit mehreren Jahren. Besonders spannend und zugleich herausfordernd finde ich die Schwierigkeit, die unterschiedlichsten Anforderungen an den Geschäftsprozess mit den Möglichkeiten und Beschränkungen der vorliegenden oder zu erarbeitenden Architektur in Einklang zu bringen. Im Februar 2006 begann ich als studentischer Entwickler bei der Layer2 GmbH. Dort lernte ich die verschiedenen Microsoft-Produkte, wie z.b. SharePoint oder InfoPath erstmals kennen. Im Hochschulpraktikum im Sommer des gleichen Jahres konnte ich meine Kenntnisse in diesem Segment vertiefen. Nach diesem Praktikum fassten die Geschäftsführung der Layer2 und ich den gemeinsamen Entschluss, meine Bachelorarbeit im Rahmen eines Kundenprojektes zu schreiben. Mit dem Verband der Chemischen Industrie fand sich schon ein Kunde, der gern bereit war mir diese Möglichkeit zu geben. An dieser Stelle möchte ich meinen Dank für diese Chance zum Ausdruck bringen. 1.4 Motivation seitens des VCI Die Einführung des SharePoint Server 2007 bietet dem VCI eine ideale Gelegenheit, die Möglichkeiten der Geschäftsprozessunterstützung kennen (und schätzen) zu lernen. Der Bereich EDV beim VCI bearbeitet seine Eingangsrechnungen schon seit einiger Zeit auf elektronischem Wege mit Unterstützung eines Formulars. Wenn jedoch System- oder Abteilungsgrenzen überschritten werden, führt dies zu einer redundanten Datenerfassung. Daten aus dem Formular können nicht (automatisiert) an andere Systeme, wie z.b. die Buchhaltungssoftware, übergeben werden. 1.5 Beteiligte Firmen und Personen An diesem Projekt sind die drei Firmen Verband der Chemischen Industrie e.v. aus Frankfurt, die HanseVision GmbH und die Layer2 GmbH aus Hamburg beteiligt. Die Geschäftsverbindung zwischen der Layer2 GmbH und der HanseVision GmbH im Bereich Consulting und SharePoint-Entwicklung existiert schon seit mehreren Jahren. Die Layer2 übernimmt dabei die Entwicklung und Programmiertätigkeiten vieler Projekte im Auftrag der HanseVision und konnte dadurch ein Entwickler-Know-how im Bereich.Net und SharePoint aufbauen, das die Consulting-Kompetenz der HanseVision gut ergänzt. Seit 2006 ist die HanseVision mehrheitlich an der Layer2 beteiligt.

11 Seite 6 Folgende Personen haben neben mir an diesem Projekt mitgewirkt: Sven Maier, HanseVision: Senior Consultant für die HanseVision und Projektleiter. Hat die Anforderungsanalyse zusammen mit Stefan Gohr beim VCI vor Ort durchgeführt. Weiterhin wurde das Projektmanagement, die Projektkommunikation und das Erstellen einer Aufwandsschätzung von ihm übernommen. Stefan Gohr, Layer2: Senior Consultant für die HanseVision und Geschäftsführer der Layer2. Übernahm die stellvertretende Projektleitung, Konzeption, Qualitätssicherung und Auslieferung der Lösung beim VCI. Thiemo Laubach, HanseVision: Hat das Layout für den Design-Prototyp erstellt. Peter Oberländer, VCI: IT-Leiter beim VCI. Zuständiger technischer und fachlicher Ansprechpartner beim VCI.

12 Seite 7 2 Grundlagen 2.1 Der Portalbegriff Für den Begriff Portal gibt es in der Informatik viele Definitionen. Innerhalb dieser Arbeit wird ein Portal im Sinne der Definition von Thorsten Gurzki et al [Gurzki04] verstanden: Ein Portal ist definiert als eine Applikation, welche basierend auf Webtechnologien einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellt. Charakterisierend für Portale ist die Verknüpfung und der Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen über eine Portalplattform. Eine manuelle Anmeldung an den in das Portal integrierten Anwendungen ist durch Single-Sign-On nicht mehr notwendig, es gibt einen zentralen Zugriff über eine homogene Benutzungsoberfläche. Portale bieten die Möglichkeit, Prozesse und Zusammenarbeit innerhalb heterogener Gruppen zu unterstützen. In [HMD25] werden einige der möglichen Funktionen und Kennzeichen von (Enterprise-) Portalen aufgelistet: Personalisierung, Suchen, Kollaboration, Web-Oberfläche, Informationszusammenführung, einheitliche Benutzerschnittstelle und Content- Management-Funktionen. [Christ2003] unterscheidet Portale in Prozessportale und Wissensportale. Dort werden auch weitere Quellen zu den beiden Konzepten gegeben. 2.2 Microsoft SharePoint Zu der Microsoft SharePoint Technologie werden heute zwei Produkte gezählt: Die Windows SharePoint Services und der Microsoft Office SharePoint Server SharePoint wurde mit den Komponenten SharePoint Team Services und SharePoint Portal Server erstmals im Jahre 2001 veröffentlicht. Auf den 2002 erschienen Content Management Server, folgten 2003 die Windows SharePoint Services 2.0 und der SharePoint Portal Server (SPS) erschienen die dritte Version der Windows SharePoint Services und der Microsoft Office SharePoint Server, der eine Weiterentwicklung des SPS und des Content Management Servers ist. Die offiziellen Bezeichnungen und Abkürzungen lauten jetzt: Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007)

13 Seite Windows SharePoint Services 3.0 Windows SharePoint Services (WSS) ist eine für Lizenzinhaber von Windows Server 2003 kostenlose Zusammenarbeitsplattform, dessen Ziel es ist, die Zusammenarbeit mehrerer Personen oder Teams zu verbessern. Dazu werden u.a. Bibliotheken und Listen zur Verfügung gestellt, die individuell anpassbar und als Vorlage importiert oder exportiert werden können. Mit Hilfe der Office-Clientsoftware (z.b. Word oder Excel) können Dokumente aller Art bearbeitet und in einem SharePoint Bereich abgelegt werden. Herausragend ist die besonders tiefe Integration der Office-Produkte. So ist es möglich, einzelne Elemente einer Excel-Arbeitsmappe auf dem SharePoint zu veröffentlichen und dort anzeigen oder sogar bearbeiten zu können. Besprechungen können mit Hilfe von Besprechungsarbeitsbereichen verwaltet werden. Zur Anzeige von SharePoint Webseiten wird nur ein aktueller Browser benötigt (nicht unbedingt der Internet Explorer!). Mit WSS 3.0 wird eine Reihe von Workflows mitgeliefert, die an Listen oder Bibliotheken gebunden und verwendet werden können. Weiterhin können mit dem SharePoint Designer eigene Workflows erstellt, oder gar mit Visual Studio komplett neue Workflows entwickelt werden Microsoft Office SharePoint Server 2007 Der Microsoft Office SharePoint Server setzt auf den Windows SharePoint Services auf und erweitert diesen um viele weitere Funktionen, wie z.b. die Möglichkeit Geschäftsdaten aus verschiedenen Datenquellen (SAP, Datenbank, Internet) darzustellen, eingebundene Excel-Arbeitsmappen, browserkompatible Formulare, Key Performance Indicators, um nur einige zu nennen. Das folgende Schaubild zeigt alle Bereiche des MOSS Zum Vergleich: Die Windows SharePoint Services umfassen nur die rot-schattierten Bereiche Plattform Services und Zusammenarbeit.

14 Seite 9 Abbildung 1: Microsoft Office SharePoint Server Komponenten (dieses Schaubild wurde einer Präsentation von Pierre-Yves Rosat anlässlich der TechDays06 entnommen. Es ist in weiteren Publikationen anderer Autoren enthalten. Eine ursprüngliche Quelle konnte ich nicht finden.) Für die Umsetzung dieses Projektes wird der Microsoft Office SharePoint Server 2007 in der Build-Version verwendet. 2.3 Microsoft Office InfoPath 2007 Microsofts Formularerstellungs- und Formularbearbeitungssoftware InfoPath ist seit 2003 Bestandteil der Office-Produktpalette. Zielsetzung ist es, Daten einheitlich und möglichst zentral zu erfassen, abzulegen und, wo möglich, über Datenverbindungen an andere Systeme zu übermitteln oder abzurufen, um eine redundante Datenerfassung zu vermeiden. Ein großer Nachteil war aber, dass dazu InfoPath auf allen Clients installiert werden muss. Ein InfoPath-Formular basiert auf einem XML-Schema, d.h. sowohl Formularvorlagen, wie auch ausgefüllte Formulare sind XML-Dateien und können als solche von anderen Programmen weiterverarbeitet oder sogar erzeugt werden. Ein bereits vorhandenes XML-Schema kann in eine Formularvorlage eingebunden und verwendet werden. Mehrere Ansichten eines Formulars ermöglichen Benutzern unterschiedlichen Zugriff auf dieselben Daten.

15 Seite 10 Beispiel: Ein Mitarbeiter stellt einen Reiseantrag in der Standardansicht. Der Vorgesetzte muss diesem zustimmen. Dazu öffnet er das zuvor vom Mitarbeiter erstellte Formular, gelangt dort aber in eine andere Ansicht, die Felder zur Genehmigung des Antrages enthält, die nur von ihm bearbeitet werden können. 2.4 Microsoft Office Forms Server 2007 Der Forms Server ist ein eigenständiges Serverprodukt der Office-Reihe. Im MOSS 2007 bereits enthalten, schließt er die Lücke zwischen InfoPath und SharePoint. Mit dem Forms Server ist es möglich InfoPath Formulare nur mit Hilfe eines Browsers auszufüllen. Steuerelemente, wie Schaltflächen, Textfelder usw. werden als ASP.NET 2.0 Elemente dargestellt, ohne dass Regeln, bedingte Formatierungen und Gültigkeitsprüfungen, die in InfoPath definiert wurden, verloren gehen. Mit dem Forms Server ist es nicht mehr notwendig, InfoPath auf den Clients zu installieren. Darüber hinaus können Formulare jetzt auch in Webseiten als eigenes Element eingebettet werden. Dies ermöglicht es, Formulare im Inter- oder Extranet zu verwenden. Leider stehen (noch) nicht alle Steuerelemente und Funktionen im Forms Server zur Verfügung. 2.5 Microsoft.NET Microsoft.NET wurde als Konkurrenz zu Suns Java auf den Markt gebracht. Bestandteile sind die Laufzeitumgebung (Common Language Runtime) und das.net-framework, eine umfangreiche Klassenbibliothek, die als Ausgangspunkt für Eigenentwicklungen dient. Das erste Mal wurde.net in der Version 1.0 im Jahre 2002 veröffentlicht, die Version 2.0 erschien im November Seit dem 6. November 2006 ist die Version 3.0 verfügbar. Das.NET Framework 3.0 besteht aus dem.net Framework 2.0, erweitert um die Windows Communication Foundation (WCF), die Windows Presentation Foundation (WPF), die Windows Workflow Foundation (WF) und Windows CardSpace (WCS). Die WCF und WPF sind nicht Thema dieses Reports. Die WF wird im folgenden Abschnitt 0 beschrieben. Als vertiefende Literatur zum.net Framework 2.0 empfehle ich [Richter06].

16 Seite Windows Workflow Foundation Mit der von Microsoft entwickelten und im.net Framework 3.0 enthaltenen Windows Workflow Foundation können Workflows entwickelt und ausgeführt werden. Für die Ausführung gibt es eine eigene Laufzeitumgebung, angelehnt an die.net Laufzeitumgebung CLR. Zur Beschreibung der Struktur eines Workflow gibt es die auf XML basierende Beschreibungssprache XOML. Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Aktivitäten. Beispiele für eine Aktivität sind Delay (warte eine bestimmte Zeit) oder Code ausführen. Es werden zwei verschiedene Arten von Workflows unterstützt: Sequenzielle und State Maschine Workflows(vgl. [Andrew06], S.10). Ein sequenzieller Workflow verläuft immer gradlinig, kann aber Schleifen und Verzweigungen enthalten. Ein State Maschine Workflow besitzt mehrere Zustände und Zustandsübergänge, bildet damit also einen Zustandsautomaten (vgl. [Harel1987]) ab. In einem State Maschine Workflow gibt es im Gegensatz zu einem sequenziellen Workflow- keinen vorab definierten Pfad durch die Zustände. Zustandsübergänge werden durch Ereignisse oder Nachrichten ausgelöst. Für die Entwicklungsumgebung Visual Studio 2005 wurden mehrere Erweiterungen veröffentlicht, die die Workflowentwicklung vereinfachen, u.a. die Visual Studio Extensions for Windows Workflow Foundation von Microsoft. 2.6 Active Directory Das Active Directory (AD) ist der Verzeichnisdienst von Microsoft Windows Server. Er speichert, verwaltet und ordnet Eigenschaften Objekten in einem Netzwerk zu. Weitere Informationen sind im TechNet [MSTechNetAD] von Microsoft zu finden. 2.7 Visual Studio 2005 Visual Studio 2005 ist die derzeit aktuelle Entwicklungsumgebung von Microsoft für das.net-framework. Zahlreiche von Microsoft veröffentliche Plug-Ins erweitern die IDE, beispielweise um Projektvorlagen für die Entwicklung von Office 2007 Komponenten oder einen Workflow-Designer. Die gesamte Code-Implementierung dieses Projektes wurde mit Visual Studio 2005 Professional SP1 durchgeführt, erweitert um die Windows SharePoint Services 3.0 Tools und die Extensions für Windows Workflow Foundation.

17 Seite SharePoint Designer Der Microsoft SharePoint Designer ist der Nachfolger des Microsoft Frontpage 2003 und ist speziell auf ASP.NET 2.0 und SharePoint ausgerichtet. Entwickler und Webdesigner können sich mit einzelnen Webseiten auf dem SharePoint Portal verbinden und diese individuell z.b. an das Corporate Design des Unternehmens anpassen. Der SharePoint Designer bietet darüber hinaus eine grafische Oberfläche zum Erstellen und Konfigurieren von SharePoint-Workflows, die an Listen oder Bibliotheken gebunden werden können. Abbildung 2: SharePoint Designer

18 Seite 13 3 Projektvorstellung Der Verband der Chemischen Industrie plant seinen internen Bestellprozess mit Hilfe elektronischer Formulare zu unterstützen. Der abzubildende Prozessfluss umfasst 4 Schritte: 1. Erfassung der Bestellung Die Bestelldaten werden erfasst. Angebot, Bestellung und die Auftragsbestätigung können als digitalisierte Dokumente dem Formular angefügt werden. Lieferantendaten werden aus dem Lieferantenstammdatensystem übernommen. 2. Lieferung Zu jeder Bestellung kann es keine, eine oder mehrere Lieferungen geben, denen jeweils Lieferscheine beigefügt werden. Inventargüter können in das Asset-Management übernommen werden. 3. Freigabe und Kontierung der Rechnungen Zu jedem Vorgang können keine, eine oder mehrere Rechnungen existieren. Für jede Rechnung wird ein separates Formular aus der Bestellung heraus generiert. Rechnungspositionen sind einzeln kontierbar und ein Export in die verwendete Finanzbuchhaltungssoftware ist möglich. Die Freigabe der Rechnungen erfolgt mit Hilfe von digitalen Signaturen, die bereits beim VCI vorhanden sind. Abbildung 3: Übersicht Prozessfluss 4. Archivierung abgeschlossener Vorgänge Abgeschlossene Vorgänge, einschließlich aller Anhänge, werden an das Langzeitarchivierungssystem übergeben. Beim VCI wurde am 09. Oktober 2006 ein Workshop zur Aufnahme der Anforderungen an ein Erfassungs- und Verwaltungssystem zur Abbildung des internen VCI- Bestellprozesses durchgeführt. Mit Hilfe einer SharePoint 2007/InfoPath 2007 basierten Lösung soll der gesamte Prozess von der Bestellung über Wareneingang bis hin zur Freigabe und Kontierung der Eingangsrechnungen abgebildet werden. Der Workshop wurde von Sven Maier und Stefan Gohr durchgeführt.

19 Seite bisheriger Projektablauf Die Basisdaten der Bestellung werden in einem InfoPath-Formular erfasst. Nachdem die Rechnung eingegangen ist, werden die Rechnungsdaten im gleichen Formular erfasst und kontiert. Diese Informationen werden auf ein Etikett gedruckt und auf die Rechnung geklebt. Die Rechnung wird der Buchhaltung übergeben und dort alle Daten erneut manuell erfasst. Eine Datenübergabe an andere Systeme fand nicht statt. Dokumente, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen wurden in Papierform weitergegeben. Für den Bereich EDV kann monatlich mit 50 bis 100 Bestellvorgängen gerechnet werden. 3.2 Anforderungen Bei der Anforderungsanalyse wurden sechs Hauptziele identifiziert: 1. Einfaches Handling Die Erfassung der benötigten Daten soll intuitiv und die Einarbeitungszeit möglichst kurz sein. Alle Informationen sollen zentral an einer Stelle zusammen fließen und die benötigten Funktionen schnell auffindbar sein. 2. Optimierung der Datenerfassung Alle im Laufe des Prozesses benötigten Daten (z.b. Lieferant, Rechnungsbetrag) werden von den am Prozess beteiligten Personen idealerweise nur einmal erfasst. Vorhandene Daten sollen, wenn möglich, aus den vorhandenen Backendsystemen übernommen werden. 3. Integration von Backendsystemen Die bislang beim VCI verwendeten Systeme (Lieferantenstammdaten, Asset- Management und Rechnungswesen) sollen über Schnittstellen in den Prozess integriert werden. Bislang werden die Daten manuell in die Systeme übernommen. 4. Übersicht über laufende Prozesse In einem Rechnungs-Dashboard sollen Informationen verdichtet und übersichtlich dargestellt werden, um der Buchhaltung einen Überblick über laufende und abgeschlossene Bestellprozesse zu bieten. Das Dashboard liefert u.a. Informationen über die Anzahl der offen Rechnungen, deren Volumen und Fälligkeiten.

20 Seite Verkürzung der Durchlaufzeit des Prozesses Auf Grund der langen Laufzeiten der Rechnungen durch die einzelnen Abteilungen entsteht bislang ein Skontoverlust beim VCI. Durch eine schnellere Bearbeitung innerhalb des VCI sollen diese Mehrkosten verringert werden. 6. Archivierung abgeschlossener Vorgänge Über ein Langzeit-Archivierungssystem soll der Zugriff auf abgeschlossene Vorgänge erleichtert werden. Die Archivierung muss revisionssicher sein, da Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen Bestandteil der Betriebsprüfung sind. 3.3 Übersicht der Backendsysteme Es müssen insgesamt 5 Backendsysteme integriert werden: 1. Microsoft Active Directory 2. Adressverwaltungssystem ZAM 3. Asset-Managementsystem Asset.Desk 4. Buchhaltungssoftware Syska SQL REWE 5. Langzeit-Archivierungssystem NetApp Die Integration aller Systeme erfolgt idealerweise mit Hilfe von Webdiensten, die teilweise bereits von der Software bereit gestellt werden, teilweise aber auch selbst entwickelt werden müssen. Die jeweils geeignete Schnittstelle wird in Kapitel 4.2 Schnittstellenanalyse evaluiert Microsoft Active Directory Das Active Directory verwaltet Informationen über Benutzer und Gruppen. Über einen Webdienst werden LDAP-Abfragen an das Active Directory gesendet. Es wird zum Beispiel geprüft, ob ein bestimmter Benutzer Mitglied in einer Gruppe ist ZAM Das Adressverwaltungssystem ZAM [LundKWeb] der Firma Dr. Lauer & Karrenbauer liefert alle benötigten Informationen über Lieferanten. Die Lieferanten sind dabei in Verteilern (Distributors) organisiert. Es ist eine gut dokumentierte Webdienst- Schnittstelle vorhanden. Die Zugriffe auf die Lieferantenstammdaten erfolgen ausschließlich lesend.

21 Seite 16 Eine Überprüfung des VCI kam zu dem Ergebnis, dass das ZAM weiterhin als datenführendes System für die Lieferantenstammdaten dient, jedoch nicht in diesen Prozess integriert wird, da die Schnittstelle zum ZAM erst Mitte 2007 verfügbar sein wird. Stattdessen werden die benötigten Lieferantenstammdaten in das Asset- Management migriert Asset.Desk Zur Verwaltung von Inventargütern, Hard- und Software verwendet der VCI das Asset- Management der Firma FCS Fair Computer Systems GmbH [FCSWeb]. Auf der Webseite kann eine kostenfreie Testversion heruntergeladen werden. Diese habe ich genutzt, um mir einen Überblick über die Software Asset.Desk und insbesondere über die Datenbank zu verschaffen. Verwendet wurde die Version 2.5. Bislang ist keine Schnittstelle vorhanden, so dass diese im Rahmen dieses Projektes entwickelt werden muss. Zu Beginn war vorgesehen, die Herstellerfirma mit der Entwicklung von Stored Procedures zu beauftragen. Eine Analyse (siehe Kapitel 4.2.2) der Datenbankstruktur hat jedoch ergeben, dass diese Schnittstelle in Eigenentwicklung realisiert werden kann. Innerhalb des Prozesses können Assets angelegt werden. Diese sollen automatisch in das Asset-Management importiert werden und dort zur Verfügung stehen. So soll eine mehrfache Erfassung gleicher Daten vermieden werden Syska SQL REWE Syska SQL REWE ist eine Finanzbuchhaltungssoftware der Firma Syska GmbH [SyskaWeb]. Dieses Buchhaltungssystem wird vom VCI auf SQL-Basis betrieben. Unterstützt werden Datenbanksysteme von Oracle (8i, 9i, 10g), Gupta (ab Version 7) und der Microsoft SQL Server (ab Version 7). Auf Anfrage bei der Firma Syska wurden mir eine Testversion, die verfügbaren Schnittstellen und eine Dokumentation zur Verfügung gestellt. Die Evaluierung der geeigneten Schnittstelle erfolgt in Kapitel Die Software Syska SQL REWE wird in der Version verwendet.

22 Seite NetApp Ursprünglich war geplant, Formular und Dateianhänge in Meridio [MeridioWeb] zu archivieren. Dazu lief ein Pilotprojekt beim VCI. Dieses wurde jedoch im Dezember 2006 abgebrochen. Als Ersatz wird die zuvor vom VCI verwendete Archivierungssoftware der Firma Network Appliance Inc. [NetAppWeb] verwendet. Diese Firma ist spezialisiert auf Archivierung und Datensicherung. Zusätzlich kommt die Komponente SnapLock zum Einsatz, die die revisionssichere Datenablage in einem gesonderten Bereich ermöglicht. Die folgende Übersicht zeigt die beteiligten Backendsysteme und Schnittstellen. Das dargestellte Formular zeigt einen ersten Prototyp zur Präsentation. Abbildung 4: Übersicht Backendsysteme Jedes System wird von einem Webdienst gekapselt. Die Pfeilspitze zeigt an, in welche Richtung Informationen fließen. Beispiel Lieferantenstammdaten: Die Lieferantenstammdaten werden vom Webdienst aus der Asset.Desk-Datenbank abgerufen und dienen dem Formular als Datenquelle. Der Pfeil führt nur vom Webdienst zum Formular, obwohl beim Suchen von Lieferanten ein Parameter aus dem Formular an den Webdienst übergeben werden kann. Die Information wird nach der Abfrage jedoch vom Webdienst verworfen und ist für den weiteren Prozess nicht mehr relevant.

23 Seite Risikobewertung Dieser Abschnitt beschreibt zusammenfassend, welche Punkte nach der Anforderungsanalyse unklar oder mit einem Risiko behaftet sind. Beim Erstellen der Feinspezifikation wurde ein besonderer Fokus auf diese Punkte gelegt. Das Asset-Management stellt keine Schnittstelle zur Verfügung. Es muss geklärt werden, ob der Hersteller mit der Entwicklung einer Schnittstelle beauftragt wird, oder eine Schnittstelle im Rahmen des Projekts entwickelt werden kann. Syska SQL REWE stellt eine Textschnittstelle und einen WebDienst bereit. Die geeignete Schnittstelle muss evaluiert und integriert werden. Eine Dokumentation zu den Schnittstellen ist bei Syska angefordert worden. Es muss danach durch einen Prototypen abgesichert werden, dass die Schnittstelle die geforderte Funktionalität bereit stellt. Für die Archivierung sollen angefügte Dokumente in das Format PDF 1.4 konvertiert werden. Es ist noch unklar, wie und wann die Konvertierung durchgeführt werden soll. Der exakte Standard ist noch abzustimmen. Es muss ein geeignetes Produkt gefunden und dessen Eignung geprüft werden.

24 Seite 19 4 Analyse Dieses Kapitel beschreibt den geplanten Prozessfluss. Es wird erläutert, in welchen Stadien ein Vorgang neu angelegt und wann ein Vorgang beendet werden kann. Die Rechnungsfreigabe, Benachrichtigungen und die Datenübergabe an die Schnittstellen werden ebenfalls analysiert. Die Analyse resultiert hauptsächlich aus Informationen, die im Rahmen der Anforderungsanalyse beim VCI gesammelt und über Anfragen im Verlauf des Projektes konkretisiert wurden. Definition Vorgang: Der Begriff Vorgang wird verwendet, um einen konkreten Bestellvorgang zu kennzeichnen. Ein Vorgang ist definiert durch eine Vorgangsnummer, einen Auslöser (neue Bestellung) und ein Ende (Vorgang ist abgeschlossen). 4.1 Prozessfluss Der gesamte Bestellprozess, in einer allgemeinen Form, wird im nächsten Schaubild dargestellt. Der umrahmte Bereich wird mit diesem Prozess abgebildet. Abbildung 5: Bestellprozessfluss Die Angebotsphase ist noch nicht Bestandteil dieser Prozessabbildung. Das Angebot, bzw. der Kostenvoranschlag des Lieferanten oder Dienstleisters kann aber als digitalisiertes Dokument beigefügt werden.

25 Seite 20 Die Begleichung der Rechnung wird von der Buchhaltungssoftware vorgenommen. Dazu werden Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware exportiert. Die fünf Kern-Anwendungsfälle dieses Prozesses werden in einer Anwendungsfallbeschreibung detailliert beschrieben. Ablaufschritte in kursiver Schrift sind optional, d.h. sie sind für einen erfolgreichen Ablauf des Anwendungsfalls nicht erforderlich. Name Kurzbeschreibung Akteur Auslöser Ergebnis Nachbedingung Ablaufbeschreibung Neue Bestellung anlegen Es wird eine Bestellung als neuer Vorgang angelegt Bestellbearbeiter Es wird eine Bestellung aufgegeben Die Bestellung wurde als neuer Vorgang angelegt Die Bestellung kann weiterverarbeitet werden Öffnen einer neuen Bestellung Erfassen der Bestelldaten Eingabe von mind. einer Bestellposition Scannen und Anfügen von Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung als digitalisierte Dokumente Speichern Tabelle 1: Anwendungsfall neue Bestellung Name Kurzbeschreibung Akteur Auslöser Ergebnis Nachbedingung Ablaufbeschreibung Lieferung zu einer Bestellung erfassen Einer Bestellung wird eine Lieferung hinzugefügt Liefererfasser Eine neue Lieferung ist eingetroffen Die Lieferung wurde einer Bestellung zugeordnet Keine Öffnen der Bestellung Lieferung hinzufügen Lieferpositionen aus Bestellpositionen auswählen und/oder neue Lieferposition eingeben Inventargüter erfassen Speichern Tabelle 2: Anwendungsfall neue Lieferung

26 Seite 21 Name Kurzbeschreibung Akteur Auslöser Ergebnis Nachbedingung Ablaufbeschreibung Rechnung zu einer Bestellung erfassen Einer Bestellung wird eine Rechnung zugeordnet Rechnungsbearbeiter Eine neue Rechnung ist eingetroffen Die Rechnung wurde einer Bestellung zugeordnet Die Rechnungsfreigabe kann gestartet werden Öffnen der Bestellung Rechnung als digitalisiertes Dokument hinzufügen Rechnungsdaten erfassen Rechnungspositionen aus Bestell- oder Lieferpositionen auswählen und/oder neue Rechnungspositionen eingeben Rechnungspositionen kontieren Einen oder zwei Prüfer auswählen Speichern Tabelle 3: Anwendungsfall neue Rechnung Name Kurzbeschreibung Rechnung freigeben Eine Rechnung wird von den Prüfern freigegeben Akteure Prüfer (mind. einer, maximal 2) Vorbedingung Ergebnis Nachbedingung Ablaufbeschreibung Für die Rechnung wurde die Rechnungsfreigabe gestartet Die Rechnung wurde freigegeben oder abgelehnt Bei Freigegeben: Die Rechnung kann an die Buchhaltungssoftware übergeben werden Öffnen der Rechnung Prüfung der Rechnungsdaten Prüfung der Rechnungspositionen und deren Kontierung Rechnung digital signieren Speichern Tabelle 4: Anwendungsfall Rechnung freigeben

27 Seite 22 Name Kurzbeschreibung Akteure Vorbedingung Ergebnis Nachbedingung Ablaufbeschreibung Rechnungsdaten an Buchhaltungssoftware übergeben Die Rechnungsdaten werden an die Buchhaltungssoftware übergeben Rechnungsbearbeiter Die Rechnung wurde freigegeben Die Buchungssätze wurden in den Buchungsstapel gebucht keine Öffnen der Rechnung Betätigen der Schaltfläche Rechnungspositionen exportieren Speichern Tabelle 5: Anwendungsfall Rechnungsdaten exportieren Anlegen neuer Vorgänge Ein neuer Vorgang beginnt immer mit einer Bestellung. Zu einer Bestellung können mehrere Dokumente (jeweils in digitalisierter Form) angefügt werden: Angebot Bestellung Auftragsbestätigung Weitere Informationen, die zu einer Bestellung erfasst werden können sind: Titel, Bestelldatum, Projektzuordnung, Verantwortlicher Bereich und Lieferant. Eine Bestellung umfasst eine oder mehrere Bestellpositionen. Jede Position hat eine Bezeichnung, Bestellmenge, Einzelpreis (netto), Mehrwertsteuersatz und Bruttopreis Erfassen von Lieferungen Zu jeder Bestellung können mehrere Lieferungen erfasst werden, denen jeweils ein Lieferschein als digitalisiertes Dokument angefügt werden kann. Lieferpositionen können aus den vorhandenen Bestellpositionen ausgewählt und einer Lieferung zugeordnet werden. Neue Lieferpositionen können hinzugefügt werden. Eine besondere Anforderung ist, dass Inventargüter beim Erfassen der Lieferungen berücksichtigt werden sollen. Diese werden als Assets angelegt und an die Asset- Management Software übergeben. Beim erneuten Öffnen werden diese Assets wieder angezeigt und können bearbeitet werden.

28 Seite Erfassen von Rechnungen Zu jedem Vorgang kann es mehrere Rechnungen (Teilrechnungen, Abschlagszahlungen) geben, zu denen jeweils die folgenden Informationen erfasst werden können: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Skontosatz und Skontofrist. Der Lieferant als Rechnungsempfänger wird aus der Lieferung übernommen. Die Rechnung kann als digitalisiertes Dokument angefügt werden. Rechnungspositionen können aus vorhandenen Bestell- und Lieferpositionen ausgewählt, oder neu angelegt werden. Jede Position kann einem Buchungskonto zugeordnet werden Rechnungsfreigabe Jede Rechnung muss von mindestens einem Prüfer digital signiert werden. Es kann ein zweiter Prüfer benannt werden. Die Auswahl der Prüfer erfolgt im Rechnungsformular anhand einer Auswahlbox. Die Rechnungsfreigabe wird von einem Rechnungsbearbeiter per Knopfdruck gestartet. Der erste Prüfer bekommt eine Benachrichtigung per , dass eine Rechnung zur Freigabe vorliegt und kann diese direkt über eine Verknüpfung in der aufrufen. Die Signatur erfolgt mit X.509 Zertifikaten(vgl. [RFC3280]). Diese sind bereits beim VCI vorhanden. Nach der Freigabe durch die Prüfer kann die Rechnung an die Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Die Freigabe kann zu jedem Zeitpunkt von einem Prüfer oder einem Rechnungsbearbeiter abgebrochen werden. Vorhandene Signaturen werden entfernt. Sobald ein Prüfer die Rechnung signiert hat, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden Datenübergabe Die Lieferantendaten werden auf Knopfdruck in eine Auswahlbox geladen. Der Bearbeiter hat die Möglichkeit, die Suche durch Eingabe einer Zeichenkette einzugrenzen. Dann werden nur noch Lieferanten angezeigt, die diese Zeichenkette enthalten. Durch Auswahl eines Lieferanten werden Detailinformationen zu dem ausgewählten Lieferanten abgerufen und dargestellt. Die Übergabe der Assets an das Asset-Management geschieht automatisch beim Speichern. Vorher wird geprüft, ob Assets neu angelegt oder verändert wurden. Trifft dieses nicht zu, ist eine Übergabe nicht notwendig und ein unnötiger Webdienstaufruf wird vermieden.

29 Seite 24 Nach Freigabe der Rechnung kann diese per Knopfdruck an die Finanzbuchhaltungssoftware Syska SQL REWE übergeben werden Archivierung Vorgänge können komplett oder beschränkt auf einzelne Rechnungen archiviert werden. Die angefügten Dateien und das Formular werden an einem konfigurierbaren Netzwerkpfad abgelegt, von wo aus diese in das Langzeitarchivierungssystem übernommen werden. Die Formulare können nach der Archivierung weiterhin eingesehen, aber nicht mehr verändert werden Beendigung des Vorgangs Der Vorgang kann in jedem Zustand und zu jeder Zeit beendet werden. Gründe hierfür wären z.b. die Stornierung des Auftrags oder Lieferprobleme bei einem Lieferanten. 4.2 Schnittstellenanalyse In diesem Abschnitt werden die Schnittstellen zu den beteiligten Backend-Systemen, mit Ausnahme des Active Directory beschrieben. Der Zugriff auf das AD erfolgt über einen bereits implementierten und bewährten Webdienst. Teilweise werden bereits hier Modellierungsansätze genannt und ausgeführt, die thematisch besser in das Kapitel 5.4 Spezifikation der Schnittstellen gepasst hätten. Da aber aus diesem Kapitel die Feinspezifikation (siehe Anhang) logisch hervorgeht und dort die Schnittstellen beschrieben werden, greifen hier die Analyse und das Design enger ineinander, als es die Kapitelüberschriften aussagen. Zu Beginn der Schnittstellenanalyse musste für die Asset-Schnittstelle die Entscheidung getroffen werden, ob diese in Eigenentwicklung implementiert wird, oder die Herstellerfirma mit der Entwicklung von Stored Procedures beauftragt wird. Diese hatte einen Kostenvoranschlag über 4 Entwickler-Tage abgegeben.

30 Seite Lieferantenstammdaten Die Lieferantendaten werden durch den VCI in regelmäßigen Abständen vom Lieferantenstammdatensystem ZAM in die Datenbank des Asset-Managements importiert. Dadurch sind aber Lieferantendaten, die erst vor kurzer Zeit im ZAM angelegt wurden, noch nicht in der Datenbank des Asset-Managements vorhanden, wenn nach der Anlage eines Lieferanten noch kein Import durchgeführt wurde. Der Zugriff auf die Lieferantendaten soll ausschließlich lesend erfolgen. Für den Zugriff wird eine Sicht (VendorView) auf die Datenbank angelegt. Über einen Webdienst werden die Daten direkt in das Formular übernommen. Die Sicht enthält die folgenden Felder. Das zugehörige Feld im Datenschema des Formulars ist ebenfalls aufgeführt. Tabellenspalte VendorID VendorNameShort NameContact PhoneContact Contact SyskaAccountNr Formularfeld lieferantid Lieferantenname Ansprechpartner Telefon Ansprechpartner Ansprechpartner syskakontonr Tabelle 6: VendorView Der Zugriff auf die Lieferantendaten ist unkritisch und kann daher in Eigenentwicklung realisiert werden Assets Die Schnittstelle zum Asset-Management muss drei Anforderungen erfüllen: 1. Speichern neu angelegter Assets 2. Update vorhandener Assets 3. Rückgabe aller Assets zu einer Vorgangsnummer An dieser Stelle ist es notwendig, die Bedeutung der Begriffe Asset und Device zu erläutern und voneinander abzugrenzen: Device (engl.: in diesem Zusammenhang kann der Begriff als Gerät übersetzt werden) ist die Tabellenbezeichnung in der Asset.Desk Datenbank. In dieser Arbeit wird der Begriff Device nur verwendet, wenn es sich um einen Datensatz dieser Tabelle handelt, ansonsten wird der Begriff Asset benutzt. Im Benutzerkontext wird immer von Assets im Sinne von Anlage- oder Inventargut gesprochen.

31 Seite 26 Zur Neuanlage von Assets müssen Datensätze in die Tabellen Device und CommercialDevData eingefügt werden. Durch manuelle Eingabe von Datensätzen in diese beiden Tabellen wurde erfolgreich überprüft, dass sich Inventargüter auf diese Weise anlegen lassen Die eingegebenen Daten waren danach in der Software Asset.Desk sichtbar und konnten weiterverarbeitet werden. Das Update vorhandener Assets funktioniert analog zur Neuanlage. Für die Zuordnung von Assets zu einem Vorgang wurde eine Mappingtabelle in die Datenbank aufgenommen. Diese enthält die ID des Assets und die Vorgangsnummer. Der lesende Zugriff auf die Assets erfolgt über die neu erstellte Sicht DeviceView. Diese enthält nur Assets, die mit diesem Prozess angelegt wurden. Über diese Sicht kann die Rückgabe aller einem Vorgang zugeordneten Assets realisiert werden. Das folgende Mapping von Tabellenspalten auf Formularfelder wird umgesetzt: Tabelle Spalte Formularfeld Device DevID AssetID Device DeviceName Bezeichnung Device ICCMDeviceType Asset-Typ Device SerialNr Seriennummer Device Manufacturer Hersteller CommercialDevData PurchasePrice Kaufpreis (brutto) CommercialDevData PuchaseDate Kaufdatum CommercialDevData WarrantyEnd Garantieablauf DeviceProcessNrMapping ProcessNr Tabelle 7: Asset-Felder Vorgangsnummer Die Schnittstelle für Lieferanten und Assets lässt sich über den Zugriff auf nur zwei Tabellen und zwei Sichten realisieren. Es handelt sich um eine überschaubare Komplexität und daher werden diese Schnittstellen selbst entwickelt Syska SQL REWE Die Kontierung der einzelnen Buchungspositionen soll über eine Schnittstelle in Syska SQL REWE importiert werden. Syska SQL REWE stellt eine Textschnittstelle, eine COM- Schnittstelle und einen Webdienst zur Verfügung. Es muss geprüft werden, welche der vorhandenen Schnittstellen geeignet ist und eine Entscheidung getroffen werden, welche Schnittstelle tatsächlich eingesetzt wird. Die Dokumentationen der Schnittstellen befinden sich im Anhang dieser Arbeit.

32 Seite 27 Für die Nutzung der Textschnittstelle müssen die zu exportierenden Datensätze in einem vorgegebenen Format in eine Datendatei im Textformat geschrieben werden. In einer Steuerungsdatei wird dann der Pfad zu dieser Datendatei eingetragen. Eine Steuerungsdatei kann auf mehrere dieser Datendateien verweisen. Der Import der Daten erfolgt durch Aufruf der Finanzbuchhaltungssoftware, dem als Parameter der Pfad zur Steuerungsdatei übergeben wird. Die COM-Schnittstelle muss durch einen Webdienst gekapselt werden, der das COM- Objekt instanziiert. Die Dokumentation zur COM-Schnittstelle (Datei OFCK_COM.pdf im Anhang), die von der Firma Syska zur Verfügung gestellt wurde, ist leider nicht sehr entwicklerfreundlich. Die Implementierung der nötigen Methoden für den Zugriff auf die COM erscheint sehr komplex, wie im Beispiel der Dokumentation auf Seite 55 abgedruckt ist. Von der Firma Syska existiert ein eigener Webdienst, der die COM-Schnittstelle kapselt und mehrere Methoden zur Verfügung stellt. Zum Export eines Buchungssatzes kann die Methode StapelBuchungSave verwendet werden. Leider existiert keine Dokumentation zu den einzelnen Methoden. Für den Betrieb des Webdienstes muss die COM- Schnittstelle ebenfalls auf dem Server installiert sein. Die Installation beider Komponenten auf einem Testsystem verlief reibungslos. Die Entscheidung fällt auf den Webdienst. Die COM-Schnittstelle müsste durch einen Webdienst in Eigenentwicklung gekapselt werden, der von Syska bereits zur Verfügung steht. Der Import von Buchungssätzen erfolgt über den Webdienst in Echtzeit ohne manuelles Eingreifen oder einen Aufruf der Finanzbuchhaltung, wie es die Textschnittstelle erforderlich machen würde Archivierung Zur Archivierung in NetApp genügt es, die Dokumente auf einem freigegebenen Netzwerkpfad abzulegen. NetApp ist dabei über DFS in das Netzwerk eingebunden. Sind Dokumente als schreibgeschützt markiert, werden diese revisionssicher gespeichert. Es muss eine Komponente entwickelt werden, die die im XML eingebetteten Dateien entnehmen und, zusammen mit dem Formular, im Dateisystem ablegen kann.

33 Seite Benachrichtigungen An einigen Stellen des Prozesses ist es sinnvoll, Benachrichtigungen per zu versenden, um Benutzer zu informieren, dass eine Aktion erforderlich ist. Dadurch können Verzögerungen im Prozessablauf minimiert werden. Alle Benachrichtigungen beinhalten eine Verknüpfung auf das Formular. Ist ein Skontodatum eingetragen, wird auch dieses in der angezeigt. Der erste Prüfer wird per benachrichtigt, sobald die Rechnungsfreigabe durch ein Mitglied der Gruppe Rechnungsbearbeiter gestartet wurde. Hat der erste Prüfer die Rechnung signiert, wird der nächste Prüfer (wenn angegeben) benachrichtigt. Haben alle Prüfer die Rechnung signiert, wird die Buchhaltung über die Freigabe der Rechnung informiert. 4.4 Konvertierung in PDF Zu Projektbeginn war geplant, die Konvertierung von Dateianhängen zu einem Bestandteil der Archivierung zu machen. Dies wurde jedoch vom VCI verschoben und wird in der Einführungsphase nicht mehr umgesetzt. Trotzdem soll hier der analytische Teil beschrieben und eine Möglichkeit der Realisierung aufgezeigt werden, wie sie nach der Einführung umgesetzt werden könnte. Für eine Langzeitarchivierung eignen sich verschiedene Bildformate und das Portable Document Format (PDF). PDF bietet gegenüber Bildformaten (z.b. TIFF) Möglichkeiten der Indizierbarkeit und Volltextsuche. PDF-Dokumente können mit vielfältigen Metainformationen versehen werden, um Dokumente zu kategorisieren. Zudem verringert eine Konvertierung in PDF meist die Dateigröße erheblich. Der Standard [ISO ] definiert Anforderungen an die Archivierung elektronischer Dokumente und ist angelehnt an die PDF Version 1.4. Dieser neue Standard PDF/A genannt wird unterteilt in zwei Klassifizierungen: 1. Als PDF/A-1a wird die vollständige Übereinstimmung mit dem PDF/A-Standard nach ISO bezeichnet. 2. PDF/A-1b beschreibt Anforderungen, die für PDF/A mindestens erfüllt werden müssen. Die PDF/A-1b Bestimmungen genügen in den meisten Fällen den Anforderungen an eine optische Langzeit-Archivierung. Für dieses Projekt ist eine Konvertierung nach PDF/A-1b ausreichend.

34 Seite 29 An die Konvertierung werden zwei weitere Anforderungen gestellt: a) Dateianhänge sollen möglichst automatisch und b) erst bei der Archivierung des Formulars nach PDF konvertiert werden. Es wurde ein Programm (AutoPDF) der Firma May Computer GmbH [MayWeb] ausgewählt, das folgendes leistet: Es kann ein Verzeichnis hinterlegt werden, das regelmäßig auf neue Dateien überprüft wird. Jede neue Datei wird in eine PDF-Datei gleichen Namens konvertiert und auf einem konfigurierbaren Pfad abgelegt. Können Dokumente nicht konvertiert werden, werden diese in einem separaten Verzeichnis abgelegt. Abbildung 6: PDF-Konvertierung Die Workflow-Engine legt die bei der Archivierung aus dem XML entnommen Dokumente in dem Verzeichnis ab, das von AutoPDF überwacht wird. Die erzeugten PDF-Dateien werden dann von AutoPDF auf dem Netzwerkpfad der NetApp abgelegt.

35 Seite 30 5 Design Dieses Kapitel bildet den Kern dieser Arbeit. Es wird begonnen, die benötigten Rollen und deren Aufgaben bzw. Rechte zu beschreiben. Darauf folgen die Definition der möglichen Zustände, in denen sich ein Vorgang befinden kann und die Übergänge zwischen Zuständen. Abschnitt 5.3 beschreibt, wie eine SharePoint-Webseite für den Einsatz dieser Lösung konfiguriert werden muss. Dabei werden mehrere Listen, Bibliotheken und Ansichten erstellt. Die Schnittstellen werden modelliert und die bereitgestellten Methoden beschrieben. In Abschnitt 5.5 wird das InfoPath-Formular konzeptioniert. Es wird festgelegt, welche Ansichten es auf das Formular geben wird, welche Felder das Datenschema umfassen wird, wie die Konsistenz von Benutzereingaben geprüft werden kann und wie die Rechnungsfreigabe erfolgt. 5.1 Benutzer und Gruppen Personen können in den folgenden Rollen den Vorgang bearbeiten: o Bestellbearbeiter können neue Bestellungen anlegen und vorhandene ändern. o Liefererfasser können Lieferungen hinzufügen und bearbeiten. Außerdem können Mitglieder dieser Gruppe Assets eintragen und verändern. o Rechnungsbearbeiter können neue Rechnungen erstellen und vorhandene ändern. Außerdem haben sie die Möglichkeit, Buchungssätze an das Buchhaltungssystem zu übermitteln. o Prüfer können Rechnungen durch digitale Signatur freigeben und Positionen oder Rechnungsdaten verändern, solange noch keine Signatur durchgeführt wurde. Abbildung 7: Aktivitäten nach Gruppen

36 Seite 31 Für diese Rollen werden Gruppen im Active Directory angelegt. Benutzer können dort hinzugefügt und auch wieder entfernt werden. Ein Benutzer kann in mehreren Gruppen Mitglied sein. Wird das Formular von einer Person geöffnet, die keiner der o.g. Rollen zugeordnet ist, wird nur eine Übersicht angezeigt. Eine Möglichkeit zur Dateneingabe oder Speicherung besteht dann nicht. Die Übersicht wird gewährt, da hier Informationen über den Status des Vorgangs angezeigt werden. Dies sind nützliche Informationen für Mitarbeiter, die sich über den Stand ihrer Bestellung informieren möchten. 5.2 Vorgangsstatus Ein Vorgang kann sich in verschiedenen Status befinden. Das folgende Diagramm zeigt die möglichen Status und deren Übergänge. Abbildung 8: Status des Vorgangs Ein Statusübergang in eckigen Klammern bedeutet, dass eine Bedingung erfüllt sein muss. Übergänge ohne eckige Klammern werden durch eine Aktion eines Benutzers (z.b. Betätigen einer Schaltfläche) ausgelöst. Grundsätzlich ist es möglich, dass sowohl Bestellungen als auch Rechnungen jederzeit in den Status in Archivierung übergehen können, wenn der entsprechende Workflow gestartet wird. Der Übersichtlichkeit halber wurde aber im Diagramm darauf verzichtet.

37 Seite 32 Ein Bestellformular kann die Status Bestellung erfasst und Lieferung erfasst erreichen. Eine Rechnung hat die Status Kontierung, Freigabe, Freigegeben und Abgeschlossen. Die beiden Status in Archivierung und Archiviert können sowohl von Bestellungen, als auch von Rechnungen erreicht werden. Gelangt eine Rechnung in den Status Abgeschlossen, ist eine Änderung der meisten Formularfelder nicht mehr möglich. Lediglich Vorgangsnotizen können noch getätigt werden. Der Status in Archivierung ist nur ein Zwischenstatus. Der Workflow verwendet diesen, wenn als nächstes die Entnahme der Dateianhänge folgt. Sobald die Archivierung abgeschlossen ist, wird der Status auf Archiviert gesetzt. Es sind keine Änderungen mehr möglich. Beim Öffnen des Formulars wird nur noch die Ansicht Übersicht angezeigt. 5.3 Konfiguration einer SharePoint-Webseite Für den Betrieb der Lösung auf einem SharePoint Portal Server wird zunächst eine leere Teamwebseite benötigt. Dieser Webseite werden danach mehrere Listen und Bibliotheken hinzugefügt: Name Typ Beschreibung Projekte Liste Enthält Projektnamen, die den Bestellungen zugeordnet werden können. Skontosätze Liste Liste von Skontoinformationen und deren Kürzeln. Wird für die Übergabe der Skontodaten an Syska benötigt. Datenverbindungen Datenverbindungskatalog Enthält alle Datenverbindungen, die vom Formular verwendet werden als udcx- Dateien. Beschaffungen Formularbibliothek Speicherort der Formulare Die Liste Projekte enthält nur eine Spalte Projektname. Diese Liste wird beim Öffnen des Formulars ausgelesen und eine Auswahlbox mit allen Einträgen gefüllt. Die Liste Skontosätze enthält zwei Spalten: Bezeichnung und Zahlzielkürzel. Die erste Spalte enthält die Skontoinformationen in Textform, die zweite eine Kurzform, die der Konvention [OFCK47] der Syska-Schnittstelle entspricht.

38 Seite 33 Abbildung 9: Liste Skontosätze Der Datenverbindungskatalog enthält alle Datenverbindungen des InfoPath-Formulars in dem udcx-dateiformat, eine XML-Datei, die Verbindungsinformationen zu einer Datenquelle enthält. Diese Datenverbindungen müssen zuerst genehmigt werden, bevor diese von einem Formular verwendet werden können. In der Formularbibliothek Beschaffungen werden alle Formulare als XML-Dateien mit ihren Metadaten abgespeichert. Diverse Ansichten (siehe 0) auf diese Bibliothek erleichtern den Zugriff auf die Formulare. Abbildung 10: SharePoint-Ansicht "Laufende Vorgänge"

39 Seite SharePoint-Ansichten Es werden mehrere Ansichten in der Formularbibliothek eingerichtet, die einen Überblick über laufende und abgeschlossene Vorgänge geben. Weitere Ansichten können jederzeit neu erstellt oder vorhandene angepasst werden: Laufende Vorgänge (Standard): Nicht abgeschlossene Vorgänge werden nach Vorgangsnummer gruppiert in absteigender Reihenfolge angezeigt (siehe Abbildung 10). Archivierte/nicht archivierte Vorgänge: Zeigt alle Vorgänge nach Vorgangsnummer gruppiert an, die archiviert/nicht archiviert wurden. Nicht freigegebene Rechnungen: Zeigt alle Rechnungen an, die noch nicht von den Prüfern freigegeben wurden. Freigegebene, nicht an Syska übergebene Rechnungen: Zeigt alle Rechnungen an, die von den Prüfern freigegeben, aber noch nicht an die FiBu übergeben wurden. Rechnungen mit Skonto: Zeigt alle noch nicht an Syska übergebenen Rechnungen, für die Skonto abgezogen werden kann, nach Skontodatum aufsteigend sortiert an. Nach Lieferant: Zeigt alle Vorgänge gruppiert nach dem Lieferanten in alphabetischer Reihenfolge an Berechtigungen Für jede SharePoint-Webseite können die Berechtigungen separat verwaltet werden, oder von der übergeordneten Webseite vererbt werden. Für diesen Prozess ist es notwendig, die Berechtigungen selbst zu verwalten. Über die Einstellung Benutzer und Gruppen werden die Berechtigungen auf dieser Webseite verwaltet. Alle Personen, die an dem Prozess aktiv mitwirken, also in einer der Rollen Bestellbearbeiter, Liefererfasser, Rechnungsbearbeiter oder Prüfer sind, müssen mindestens über die Berechtigung teilnehmen verfügen. Dafür können die vier AD- Gruppen als Mitglieder dieser Webseite eingetragen werden. Durch hinzufügen dieser AD-Gruppen ergibt sich ein weiterer Vorteil: Werden weitere Benutzer diesen Rollen hinzugefügt, sind sie damit automatisch berechtigt, die Webseite aufzurufen und am Prozess teilzunehmen.

40 Seite 35 Abbildung 11: SharePoint Gruppe: Mitglieder Benutzer und Gruppen, die nur über lesenden Zugriff auf die Webseite verfügen sollen, können in die Gruppe Besucher der Webseite eingetragen werden. Sie sind in der Lage vorhandene Daten anzuzeigen und abzurufen, können aber keine Änderungen vornehmen. Zusätzlich zu den Gruppen Besucher und Mitglieder gibt es noch die Gruppe Besitzer der Webseite. Mitglieder dieser Gruppe verfügen über Vollzugriff auf die gesamte Webseite. Mitglied dieser Gruppe könnte z.b. der für diesen Prozess verantwortliche Ansprechpartner in der IT-Abteilung sein.

41 Seite Forms Server Um Formulare im Browser anzeigen zu können, muss zuerst der Forms Server in der Zentraladministration konfiguriert werden. Abbildung 12: Forms Server konfigurieren Die Haken für das Browserfähigmachen und Rendern müssen in jedem Fall gesetzt sein. Die Zahlen für die Timeouts sind Empfehlungen, wie sie sich im Testbetrieb bewährt haben. Der Schalter für SSL für http-authentifizierung von Datenquellen erforderlich muss ausgeschaltet sein, da ansonsten die Webdienstanfragen fehlschlagen. 5.4 Spezifikation der Schnittstellen In diesem Abschnitt werden die verwendeten Schnittstellen und die Methoden, die sie anbieten, spezifiziert Active Directory Der Zugriff auf das Active Directory erfolgt mit einem für frühere Projekte von der HanseVision entwickelten ADWebdienst. Dieser wird im InfoPath Formular als Datenquelle eingerichtet und stellt über das Lightweight Directory Access Protocol

42 Seite 37 (LDAP) Anfragen an den Domänencontroller. Für den Zugriff kann ein Benutzername spezifiziert werden, der für die Abfrage verwendet wird. Der ADWebdienst stellt mehrere Methoden bereit, von denen für diesen Prozess drei benötigt werden: 1. IsUserInGroup: Prüft, ob ein Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet ist. Der Benutzername und die Benutzergruppe werden als Parameter übergeben. 2. GetUsersByGroup: Liefert alle Benutzer einer als Parameter übergebenen Benutzergruppe. 3. GetUserProperty: Liefert ein bestimmtes Attribut eines Benutzers. Das Attribut und der Benutzername werden als Parameter übergeben. Zusätzlich zu den angegebenen Parametern wird eine LDAP-Verbindungszeichenfolge übergeben, die die Organisationseinheit und Domäne enthält. Beispiel für eine LDAP-Verbindungszeichenfolge: LDAP://OU=hansevision, DC=hansevision, DC=de. Hinweis: Der ADWebdienst wurde nicht von Verfasser implementiert. Für dieses Projekt wurde dieser Webdienst um ein Installationsprojekt und die Möglichkeit der Konfiguration vom Verfasser erweitert Lieferantenstammdaten Die Lieferantenstammdaten werden in regelmäßigen Abständen vom VCI aus dem Adressverwaltungssystem in die Datenbank des Asset-Management Systems Asset.Desk importiert. Die Datenbank enthält eine Tabelle Vendor (engl. Lieferant). Für den späteren Export an das Buchhaltungssystem Syska muss die Datenbank um eine Tabelle erweitert werden, in der die Kreditorennummer des Lieferanten gespeichert wird. Für den ausschließlich lesenden Zugriff auf die Lieferantendaten wird eine Sicht auf diese beiden Tabellen erstellt (VendorView). Diese Ansicht beinhaltet die ID und den Kurznamen des Lieferanten, einen Ansprechpartner mit Kontaktinformationen und die Kreditorennummer. Das Select-Statement für diese Sicht lautet: SELECT Vendor.VendorID, VendorSyskaMapping.SyskaAccountNr, Vendor.VendorNameShort, Vendor.NameContact, Vendor.PhoneContact, Vendor. Contact, Vendor.TitleContact FROM Vendor LEFT OUTER JOIN VendorSyskaMapping ON Vendor.VendorID = VendorSyskaMapping.VendorID;

43 Seite 38 Der Left Outer Join bewirkt, dass alle Lieferanten in der View enthalten sind, selbst wenn für diese keine SyskaAccountNr eingetragen wurde. Der Zugriff auf die Lieferanten erfolgt über drei Methoden, die in dem Interface IVendorWebMethods definiert werden. Dieses Interface wird von dem für dieses Projekt entwickelten Asset.Desk-Service implementiert: 1. GetAllVendors: Liefert alle Lieferanten der Ansicht. 2. GetVendorByID: Liefert die Daten eines Lieferanten identifiziert durch die als Parameter übergebene ID. 3. GetVendorsLike: Gibt alle Lieferanten zurück, die eine als Parameter übergebene Zeichenkette im Kurznamen haben. Die Methode GetVendorsLike wird später vom Formular aufgerufen. Dabei kann der Benutzer eine beliebige Zeichenfolge eingeben. Mit den zurückgegebenen Lieferanten wird dann ein Auswahlfeld gefüllt, aus dem der Benutzer den gesuchten Lieferanten auswählen kann. Einige Daten des Lieferanten werden in einem Abschnitt des Formulars angezeigt, so dass der Benutzer diese mit den Angaben auf der Bestellung oder Rechnung vergleichen kann und die Auswahl eines falschen Lieferanten vermieden wird Assets Der Asset.Desk Service implementiert das Interface IAssetWebMethods und stellt damit folgende Methoden zum Lesen und Schreiben von Assets zur Verfügung: 1. GetAllAssetTypes: Liefert alle Asset-Typen aus der Tabelle DeviceType zurück. 2. GetAssetTypeByTypeName: Gibt den- oder diejenigen Asset-Typen aus der Tabelle DeviceType zurück, die den übergebenen Namen haben. 3. GetAssetsByProcessID: Gibt alle Assets zurück, die einer übergebenen Vorgangsnummer zugeordnet sind. 4. GetDeviceByID: Gibt den Datensatz der Tabelle Device mit der übergebenen ID zurück. 5. SaveAsset: Speichert ein übergebenes Asset in der Datenbank. 6. SaveAssetXML: An diese Methode wird der komplette XML-Knoten Assets aus dem InfoPath-Datenschema und die Lieferanten-ID und die Vorgangsnummer übergeben. Die einzelnen Assets werden dann in der Datenbank gespeichert.

44 Seite 39 Die Unterscheidung, ob beim Aufruf der Speichermethoden ein Insert oder ein Update ausgeführt wird, erfolgt anhand der AssetID. Ist diese leer, handelt es sich um ein Insert, andernfalls um ein Update. Der lesende Zugriff auf die Assets erfolgt über die Sicht DeviceView, die mit dem folgenen SQL-Statement angelegt werden kann: SELECT DeviceProcessNrMapping.ProcessNr, Device.DevID, Device.ICCMDeviceType, Device.DeviceName, Device.Manufacturer, Device.SerialNr, Device.FirstAudit, Device.ImportDate, Device.LastUpdate FROM Device INNER JOIN DeviceProcessNrMapping ON Device.DevID = DeviceProcessNrMapping.DevID Diese Sicht enthält auf Grund des Inner Join nur Assets, die mit diesem Prozess angelegt wurden. Schreibende Zugriffe erfolgen direkt in die Tabellen Device, DeviceProcessNrMapping und CommercialDevData. Die genaue Zuordnung der Felder kann Tabelle 7 auf Seite 26 entnommen werden. Die Daten der Assets werden nicht redundant im Formular gespeichert. Nach dem Schließen des Formulars entfernt ein Eventhandler alle Asset-Knoten aus dem XML. Beim nächsten Öffnen des Formulars werden alle Assets zu diesem Vorgang aus der Datenbank abgerufen. Ein SharePoint-Eventhandler ist eine Assembly, die an eine Dokumentenbibliothek oder Liste gebunden wird. Ausgelöst wird ein Eventhandler durch ein Ereignis, z.b. das Hinzufügen eines Elementes zu einer Liste. Die Asset.Desk-Schnittstelle (Lieferantenstammdaten und Assets) wird in Abbildung 13: Klassendiagramm Asset.Desk-Schnittstelle vollständig dargestellt. Die Klassenstruktur wurde von Visual Studio 2005 generiert. Die Klasse Asset bildet das Datenschema eines Assets im Formular ab und wird für die Datenübergabe zwischen Formular und AssetDeskService benötigt. Der Quellcode der kompletten Schnittstelle befindet sich im Anhang.

45 Seite 40 Abbildung 13: Klassendiagramm Asset.Desk-Schnittstelle

46 Seite Syska Wie in Abschnitt beschrieben, wurde beschlossen, den Syska-Webdienst als Schnittstelle einzusetzen. Zum Speichern von Buchungssätzen in den Stapel des Mandanten wird die Methode StapelBuchungSave (siehe Anlage D.1 StapelBuchungSave) verwendet. Leider kann der Webdienst nicht direkt aus dem Formular heraus aufgerufen werden, da hierfür die Parameter Mandant und Stapel benötigt werden und die Rechnungspositionen aus dem Positionsschema extrahiert werden müssten. Zu diesem Zweck wird ein weiterer Webdienst entwickelt: Der HanseVisionSyskaSoapWrapper. In einer Konfigurationsdatei muss der Mandant, ein Stapel, ein Präfix für den Buchungstext und die URL des Syska-Webdienstes angegeben werden. Der HanseVisionSyskaSoapWrapper bekommt alle Positionen übergeben und filtert dann die Rechnungspositionen heraus. Zusätzlich wird die Kontonummer des Lieferanten, die Belegnummer, die Summe der kontierten Positionen, das Belegdatum und Skontoinformationen an den Webdienst übergeben. Abbildung 14: HanseVisionSyskaSoapWrapper Die folgende Abbildung zeigt eine Buchung im Buchungsstapel des Mandanten. Abbildung 15: Buchungsstapel in Syska SQL REWE FiBu

47 Seite Archivierung Angestoßen wird eine Archivierung immer durch einen Benutzer. Dieser hat dazu zwei Möglichkeiten: a.) In der Übersichtsansicht der Bestellung die Schaltfläche Gesamten Vorgang archivieren betätigen. Dann wird die Archivierung aller Formulare dieses Vorgangs ausgelöst. Dabei wird nicht mehr geprüft, in welchem Status sich die anderen Formulare befinden. Deshalb wird der Benutzer nach Betätigung der Schaltfläche aufgefordert, seine Entscheidung zu bestätigen. b.) In der Formularbibliothek den Workflow Dieses Formular archivieren für ein einzelnes Formular auslösen. Dieser archiviert nur dieses eine Formular und dessen Dateianhänge. Hauptbestandteil bei der Archivierung ist die Entnahme der Dateianhänge. Um dies zu realisieren, wird eine Komponente zur Entnahme von Dateien aus dem XML benötigt. Eine Realisierung wäre mit Hilfe eines Eventhandlers oder einer Workflow-Aktivität möglich. Eine Workflow-Aktivität wird in Visual Studio entwickelt und auf dem SharePoint Server veröffentlicht. Solche Aktivitäten stehen danach im SharePoint Designer zur Verwendung in Workflows zur Verfügung. Der Aufwand für die Entwicklung einer Aktivität oder eines Eventhandlers ist der gleiche. Beide können direkt auf das SharePoint-Objektmodell zugreifen und Objekte manipulieren. Das Knowhow zur Entwicklung beider Komponenten ist vorhanden, das heißt für andere Aufgabenstellungen wurde schon mehrfach ein Eventhandler bzw. eine Aktivität entwickelt. Da es sich bei der Entnahme der Dateien um einen Schritt des Workflows handelt, fällt die Entscheidung zu Gunsten einer Aktivität: GetFileFromXmlActivity. Die Dateianhänge werden beim Speichern im Dateisystem nach folgendem Schema benannt: Vorgangsnummer-Fortlaufende Nummer-Art des Dokumentes-Dateiname. Beispiel: LS-Lieferschein.pdf

48 Seite Formular Die Überlegungen für das Design und die benötigten Felder für das Formular nahmen mit Abstand die meiste Zeit in Anspruch. Begonnen wurde mit der Frage, welche Ansichten das Formular haben würde. Es stand schnell fest, dass es für die Erfassung der Bestelldaten, Lieferung und Rechnung jeweils eine eigene Ansicht geben wird. Zusätzlich wird es eine Übersichtsansicht, die einen Überblick über alle wichtigen Informationen des gesamten Vorgangs gibt und eine Positionsübersicht, die alle Positionen in tabellarischer Form anzeigt, geben. Die im Formular benötigten Felder wurden identifiziert und ein geeignetes InfoPath- Datenschema erstellt. Für die Feinspezifikation war es erforderlich, dass ein Design-Prototyp des Formulars mit rudimentärer Funktionalität entworfen wird. An dieser Stelle möchte ich Thiemo Laubach für seine tatkräftige Unterstützung beim Layout des Formulars danken! Der Design-Prototyp wurde später weiterentwickelt Vorteile browserbasierter Formulare in SharePoint An dieser Stelle werden die entscheidenden Vorteile der Integration von InfoPath- Formularen mit Hilfe des Forms Servers in SharePoint herausgestellt. Im InfoPath können Entwickler das Layout, Ansichten und Regeln definieren. Mit InfoPath-Regeln können Bedingungen und Aktionen definiert werden, die beim Eintritt bestimmter Ereignisse (z.b. Wertänderung oder Schaltfläche betätigt) ausgeführt werden. Eine Aktion kann sein: Setzen eines Feldes, eine Datenverbindung abfragen, Wechseln der Ansicht oder Speichern bzw. Schließen des Formulars. Über Konsistenzprüfungen kann die korrekte Datenerfassung geprüft und mit bedingten Formatierungen nicht benötigte Elemente ausgeblendet werden. Mit eingebettetem Programmcode kann die Funktionalität nahezu beliebig erweitert werden. Der Forms Server ist in der Lage, InfoPath Formulare im Browser zu rendern, d.h. es wird kein installierter InfoPath-Client mehr benötigt. Die Berechnung und Ausführung von Regeln geschieht serverseitig, um die Last auf den Clients zu minimieren. Alle o.g. Möglichkeiten von InfoPath gelten auch für browserbasierte Formulare. Eine SharePoint-Webseite stellt eine übersichtliche Zugriffsmöglichkeit auf die Formulare zur Verfügung. In mehrere Ansichten können vorhandene Vorgänge gruppiert, sortiert oder ausgeblendet werden. Dafür stehen Felder aus dem Datenschema des Formulars zur Verfügung.

49 Seite 44 SharePoint übernimmt weitere Funktionen, wie z.b. die Versionierung, Zugriffkontrolle, Suche oder Datenhaltung. Mit Workflows, die erst nach dem Speichern des Formulars starten, ist die Umsetzung auch komplexerer Geschäftsprozesse möglich. Das Versenden von s, Anlegen und Ändern von Elementen in SharePoint-Listen oder Bibliotheken, Abfragen von Webdiensten oder Zugriffe auf Datenbanken sind nur einige Anwendungsbeispiele von Workflows Formularansichten Das InfoPath-Formular soll sich den Bearbeitern unterschiedlich präsentieren, so dass jeweils nur die Informationen angezeigt werden, die für den jeweiligen Arbeitsschritt nötig sind. Hierzu werden sechs Ansichten realisiert: 1. Übersicht Zeigt die wichtigsten Informationen des Vorgangs an und ermöglicht die Navigation zu den Ansichten Bestellung, Lieferung und Rechnung. Mitglieder der Gruppe Rechnungsbearbeiter haben außerdem die Möglichkeit, über eine Schaltfläche eine neue Rechnung zu diesem Vorgang zu erstellen. 2. Bestellung Diese Ansicht ermöglicht es, Bestelldaten und -positionen zu erfassen, einen Lieferanten auszuwählen und digitalisierte Dokumente (Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung) anzufügen. 3. Lieferung Diese Ansicht zeigt im oberen Abschnitt die Bestelldaten schreibgeschützt an. Lieferscheine können als digitalisiertes Dokument angefügt, neue Lieferungen hinzugefügt und Assets angelegt oder geändert werden. 4. Rechnung Nur Mitglieder der Gruppen Rechnungsbearbeiter und Prüfer haben Zugriff auf diese Ansicht. Es können Rechnungsdaten erfasst und die Rechnung als digitalisiertes Dokument angefügt werden. Rechnungspositionen können einzeln kontiert und die Rechnung signiert werden. 5. Positionsübersicht Gibt einen Überblick über alle Positionen. Hier ist es u.a. möglich, die Art einer Position festzulegen, also als Buchungsposition, Lieferposition und/oder Rechnungsposition zu deklarieren. 6. Keine Berechtigung

50 Seite 45 Diese Ansicht wird angezeigt, wenn ein Benutzer einen neuen Vorgang anlegen möchte und nicht in der Gruppe Bestellbearbeiter ist. Das Formular kann in allen Ansichten gespeichert und geschlossen werden Datenschema Das InfoPath-Datenschema gibt die Felder vor, die von einzelnen Formularen gefüllt werden können. Das Schema wird in mehrere Gruppen unterteilt: Status: Enthält Felder über den Status des Formulars, in welcher Ansicht sich der aktuelle Benutzer befindet, den Dateinamen und die Vorgangsnummer. Alle Felder werden automatisch gesetzt. Die Vorgangsnummer wird beim ersten Speichern einer Bestellung vergeben. Benutzergruppen: Enthält den Benutzernamen des aktuellen Benutzers und für jede Gruppe ein boolesches Feld, das angibt, ob der Benutzer dieser Gruppe angehört. Die Abfrage mit Hilfe des AD-Webdienstes, in welchen Gruppen ein Benutzer Mitglied ist, erfolgt beim Öffnen des Formulars. Bestellung: Enthält alle Informationen, die zu einer Bestellung gehören, z.b. das Bestelldatum, der verantwortliche Bereich und der Lieferant. Lieferungen: Enthält im wiederholten Unterabschnitt Lieferung zu jeder Lieferung das Datum, die Liefernummer und den Lieferschein als Dateianhang. Rechnung: Enthält die Felder Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Summe kontierte Positionen, Skonto und die Rechnung als Dateianhang. Freigabe: Erster und zweiter Prüfer, jeweils mit Benutzername und - Adresse. Das vollständige Datenschema ist in der Anlage D.3 beigefügt. Mehrfach diskutiert wurde die Speicherung der Positionen. Es gibt Bestellpositionen, Lieferpositionen, Rechnungspositionen und Assets. Zur Diskussion stand die Speicherung in jeweils eigenen wiederholten Abschnitten für jede Positionsart. Dabei entsteht jedoch eine erhebliche Datenredundanz. Zusätzlich ergibt sich ein Problem bei der Übernahme von Bestellpositionen zu Lieferpositionen oder Rechnungspositionen: Mit InfoPath ist das Einfügen von Datensätzen in wiederholte Abschnitte nicht ohne Programmcode im Formular möglich. Über InfoPath-Regeln kann nur der jeweils erste Datensatz verändert werden. Die Verwendung von Programmcode im Formular macht eine so genannte Administratorveröffentlichung notwendig. Dabei muss das Formular digital signiert und von einem Administrator auf den SharePoint

51 Seite 46 hochgeladen und genehmigt werden. Ein Formular ohne Programmcode kann ohne Signatur und mit nur wenigen Mausklicks veröffentlicht werden. Es hat sich nach unserer Erfahrung als Best-Practice erwiesen, in komplexen Formularen mit mehreren Benutzerrollen möglichst keinen Programmcode zu verwenden. Die Alternative zu separaten Abschnitten für jede Positionsart ist die Speicherung aller Positionen in einem wiederholten Abschnitt und Markieren der jeweiligen Positionsart. Eine Position kann zu mehr als einem Positionstyp gehören. Jedoch passen Assets nicht in dieses Positionsschema. Assets haben andere Felder und werden beim Öffnen über die Schnittstelle in das Formular importiert. Für die Assets wird ein eigener Abschnitt erstellt. Position: Jede Position hat eine Positionsbezeichnung, einen Preis (netto), eine Menge, einen Mehrwertsteuersatz und einen Bruttopreis (berechnet). Für jede Positionsart gibt es ein boolesches Feld. Zwei weitere Felder werden für die Kontierung der Rechnungspositionen benötigt: Kontonummer und Kontobezeichnung. Asset: Die Felder Bezeichnung, Typ, Seriennummer, Kaufdatum, Kaufpreis, Garantieende und Hersteller werden mit vom Benutzer eingegebenen Daten gefüllt. Das Feld Typ ist ein Auswahlfeld mit möglichen Asset-Typen, die von der Asset-Schnittstelle geliefert werden. Das Feld AssetID wird beim Import der Assets gefüllt. Im InfoPath Datenschema vorhandene Felder können in der SharePoint- Formularbibliothek als Spalten verfügbar gemacht werden. Dabei kann festgelegt werden, ob ein Feld in der Formularbibliothek bearbeitet werden kann. Über diese Spalten können dann SharePoint-Ansichten erstellt werden Logik Beim Öffnen des Formulars wird eine geeignete Ansicht abhängig vom Status des Vorgangs und der Benutzerrolle ausgewählt: Beim Anlegen eines neuen Vorgangs wird automatisch die Ansicht Bestellung geöffnet, wenn der Benutzer in der Rolle Bestellbearbeiter ist. Wird eine Bestellung im Status Bestellung erfasst geöffnet, wird die Ansicht Lieferung geöffnet, wenn der Benutzer in der Rolle Liefererfasser ist. Wird eine Rechnung von einem Benutzer in den Rollen Rechnungsbearbeiter oder Prüfer geöffnet, gelangt dieser in die Ansicht Rechnung. Öffnet ein anderer Benutzer eine Rechnung, wird ihm die Übersichtsansicht angezeigt.

52 Seite 47 Über Regeln werden an vielen Stellen mathematische Berechnungen ausgeführt. So berechnen sich der Bruttopreis einer Bestellposition aus dem Bruttopreis, der Menge und dem MwSt.-Satz und die Bestellsumme automatisch aus der Summe der Bruttopreise. Das Einbinden von Datenquellen in Form von Webdiensten in ein InfoPath-Formular ermöglicht das Empfangen und Senden von Daten von oder an einen Webdienst. Beim Anlegen einer neuen Bestellung wird die im Active Directory hinterlegte Abteilung des anlegenden Benutzers automatisch abgefragt und in das Feld Verantwortlicher Bereich eingetragen. Als Datenquelle kann auch eine SharePoint-Liste oder Bibliothek verwendet werden. Aus der Liste Projekte werden die Einträge beim Öffnen des Formulars in einer Auswahlbox hinterlegt. Ebenso werden die Skontosätze aus einer SharePoint-Liste abgerufen und in eine Auswahlbox gefüllt. Mit bedingten Formatierungen wird eine tabellarische Darstellung der einzelnen Positionsarten umgesetzt. Drei dieser Tabellen wurden untereinander angeordnet und zeigen jeweils eine Positionsart. Abbildung 16: Positionsübersicht Durch Ausblenden von Schaltflächen, mit denen die Ansicht umgeschaltet wird, kann verhindert werden, dass Benutzer in Ansichten gelangen, für die sie keine Berechtigung haben.

53 Seite Konsistenzprüfungen Um fehlerhaften Eingaben vorzubeugen, werden die im InfoPath-Formular erfassten Daten gemäß den folgenden Konsistenzbedingungen (je Ansicht) geprüft, bevor eine Speicherung möglich ist. Bei Verletzung einer Konsistenzregel wird eine Meldung angezeigt und der Benutzer hat die Möglichkeit, seine Eingaben anzupassen. Bestellung: Die Felder Titel, verantwortlicher Bereich, Bestelldatum und Lieferant sind gefüllt Es wurde mindestens eine Bestellposition eingetragen Lieferung: Zu jeder Lieferung wurde ein Lieferdatum eingetragen Jede Lieferposition wurde einer Lieferung zugeordnet Summe der Lieferpositionen ist nicht größer als die Bestellsumme Rechnung: Die Felder Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag sind gefüllt Es wurde mindestens eine Rechnungsposition eingetragen Jede Rechnungsposition wurde einem Konto zugeordnet Die Summe der kontierten Positionen überschreitet nicht die Rechnungssumme Die Rechnungssumme überschreitet nicht die Bestellsumme Die Übergabe der Rechnungsdaten an Syska ist nur möglich, wenn die Rechnung von allen ausgewählten Prüfern signiert wurde und alle Rechnungspositionen kontiert wurden Freigabe durch digitale Signaturen Die Prüfer geben die Rechnungspositionen durch ihre digitale Signatur frei. Digitale X.509-Signaturen sind bereits beim VCI vorhanden und können zur Freigabe verwendet werden. Nur einzelne, definierte Abschnitte im Datenschema des Formulars können im Forms Server digital signiert werden. Die Gültigkeit der Signatur wird automatisch geprüft.

54 Seite Workflow-Aktivität: GetFileFromXmlActivity Um die Archivierung zu realisieren, muss eine Workflow-Aktivität in Visual Studio implementiert werden. Die GetFileFromXmlActivity entnimmt alle Dateianhänge aus einer XML-Datei und legt diese im Dateisystem ab. Folgende Konfigurationsparameter werden benötigt: Pfad: Pfad im Dateisystem oder UNC-Pfad, an dem entnommene Dokumente abgelegt werden sollen Schreibgeschützt: ja/nein. Bei ja werden die Dateien schreibgeschützt abgelegt. Als Schreibschutz wird das Read-Only-Attribut der Datei verwendet. Löschen der Dokumente nach Entnahme: ja/nein. Bei ja werden die Dateien aus dem XML gelöscht.

55 Seite 50 6 Implementierung Nachdem der Design-Prototyp des Formulars für die Feinspezifikation entwickelt und vom VCI abgenommen wurde, begann die eigentliche Implementierungsphase mit der Umsetzung der Schnittstellen. Diese Schnittstellen sind im Hinblick auf eine mögliche Wiederverwendung in anderen Projekten entwickelt worden. Die Webdienste bieten neben den speziellen Methoden, die für die Übergabe von XML-Knoten erforderlich sind, auch allgemeine Methoden, die von anderen Systemen genutzt werden können. Zuerst wurde der Zugriff auf die Lieferantenstammdaten realisiert. 6.1 Lieferantenstammdaten Die Zugriffe auf die Datenbank erfolgen über ein DataSet, das über einen grafischen Designer in Visual Studio komfortabel erstellt werden kann. Ein DataSet besteht aus einer oder mehreren Daten-Tabellen, die als Zwischenspeicher für die Ergebnisse von Abfragen verwendet werden, die für jede Tabelle erstellt werden können. Die Abfragen können zur Entwicklungszeit getestet werden. Abbildung 17: Asset.Desk Service DataSet Nach dem Erstellen der Datenbank-Abfragen mussten diese nur noch von einer Webdienst-Methode aufgerufen und die Ergebnisse zurückgeliefert werden.

56 Seite 51 Am Beispiel der Lieferantensuche wird hier der Quellcode abgedruckt. Die vollständigen Projektmappen finden sich im Anhang. Die Methode GetVendorsLike des Webdienstes, ruft die gleichnamige Methode des DBConnectors auf: /// <summary> /// Liefert alle in der Tabelle Vendors gespeicherten Lieferanten zurück, deren /// ShortName die übergebene Teilzeichenkette enthält. /// </summary> /// <param name="query">teilzeichenkette</param> /// <returns>generic List (Vendor) von Lieferanten</returns> [WebMethod] public List<Vendor> GetVendorsLike(string query) { return dbconn.getvendorslike(query); } Der DBConnector initialisiert einen TableAdapter der VendorView und führt auf diesem die Methode GetVendorsLike auf. Die gefundenen Lieferanten kommen als Datensätze zurück und werden an einen Konstruktor des Vendor-Objektes übergeben: public List<Vendor> GetVendorsLike(string query) { //Instanzieren einer GenericList zur Aufnahme der Lieferanten und eines //TableAdapters List<Vendor> foundvendors = new List<Vendor>(); VendorViewTableAdapter vendorta = new VendorViewTableAdapter(); AssetDeskDS.VendorViewDataTable vendordatatable = VendorTA.GetVendorsLike(query); } //Füllen der Ergebnisliste mit den Lieferanten mit Hilfe des erweiterten //Konstruktors der Vendor-Klasse. foreach (AssetDeskDS.VendorViewRow arow in vendordatatable.rows) { foundvendors.add(new Vendor(aRow)); } return foundvendors; Da die benötigten Abfragen auf dem DataSet definiert wurden, können der Webdienst und der DBConnector die Methodenaufrufe größtenteils durchreichen. Die Aufbereitung der Ergebnisse geschieht im DBConnector. Sobald die Schnittstelle funktionstüchtig war, wurde diese in das Formular integriert. Der Benutzer hat die Möglichkeit eine Zeichenkette in ein Textfeld einzugeben und kann danach die Schaltfläche suchen betätigen. Dabei werden mehrere InfoPath-Regeln ausgeführt: Als Abfrageparameter (querystring) der Datenquelle wird die eingegebene Zeichenkette gesetzt. Die Datenquelle wird abgefragt Die zurückgegebenen Lieferanten werden in eine Auswahlbox gefüllt

57 Seite 52 Wählt der Benutzer nun einen der gefundenen Lieferanten aus, werden weitere Informationen zu diesem Lieferanten eingeblendet: Abbildung 18: Lieferanteninformationen Mit der fertigen Lieferantenschnittstelle konnte die Ansicht Bestellung fertig gestellt werden. Screenshots zu allen Ansichten befinden sich in der Anlage D Assets Das Formular ruft beim Speichern die Methode SaveAssetXML des AssetDeskService auf und übergibt den gesamten Knoten Assets, die ID des Lieferanten und die Vorgangsnummer als Aufrufparameter. Durch Übergabe des gesamten Knotens wird die Aufgabe des Zerlegens in einzelne Assets an den Webdienst delegiert, wodurch vermieden wird, dass Programmcode im Formular verwendet wird. Die Übergabe der einzelnen Assets ist leider nicht möglich. Beim Öffnen des Formulars werden automatisch die in der Datenbank gespeicherten Assets zu diesem Vorgang abgerufen. Dies erfolgt über die Methode GetAssetsByProcessID des AssetDeskServices. Die Rückgabe erfolgt als Liste von Asset- Objekten, deren Felder in der gleichen Reihenfolge wie im InfoPath-Datenschema angeordnet sind. 6.3 Syska Die Übergabe der Buchungsdaten wird manuell angestoßen und ist nur möglich, wenn die Rechnung von den Prüfern freigegeben wurde. Zur Übergabe betätigt ein Mitarbeiter in der Rolle Rechnungsbearbeiter die Schaltfläche Rechnungspositionen an Syska exportieren in der Ansicht Rechnung. Da die Daten nicht direkt an den Syska-Webdienst übergeben werden können, wurde ein zusätzlicher Webdienst (HanseVisionSyskaSoapWrapper) entwickelt, der die Daten aus dem Formular aufbereitet und an den Syska-Webdienst weitergibt. Überdies kann der

58 Seite 53 Wrapper Unzulänglichkeiten des Syska-Webdienstes (keine Rückmeldung, wenn Kontonummer nicht vorhanden) kompensieren und auf diese Weise die Stabilität dieser Schnittstelle verbessern. 6.4 Archivierung Im Zuge der Umsetzung der Archivierung stellte sich heraus, dass eine weitere Workflow- Aktivität benötigt wird. Während des Designs wurde davon ausgegangen, dass das Setzen mehrerer Felder, die einer Bedingung genügen mit bereits vorhandenen Aktivitäten möglich ist. Dies ist jedoch falsch. Es war nötig, eine weitere Workflow- Aktivität zu implementieren: SetFieldInMultipleListItemsActivity. Diese Aktivität setzt ein Feld von allen Elementen einer Liste oder Bibliothek, das in einem Vergleichsfeld wertgleich mit dem auslösenden Element ist. Die Aktivität wird beim Archivieren des gesamten Vorgangs benötigt. Dabei wird bei allen Formularen mit der gleichen Vorgangsnummer (Vergleichsfeld) das Feld Status auf den Wert in Archivierung gesetzt. Folgende Konfigurationsparameter werden benötigt: Vergleichsfeld Feld, das gesetzt wird Wert, der gesetzt wird Durch eine sehr intensive Auseinandersetzung mit den Schnittstellen und den Backend- Systemen bereits im Vorfeld der Entwicklung in der Analyse und dem Design konnten viele Probleme, wie z.b. die Kapselung des Syska-Webdienstes durch einen weiteren Webdienst, bereits im Vorfeld gelöst werden. Für die Feinspezifikation wurde bereits ein Formular-Prototyp mit rudimentärer Funktionalität entwickelt, der in der Implementierungsphase weiterentwickelt wurde. Dadurch konnte der Schwerpunkt ganz deutlich auf die Entwicklung der Schnittstellen gelegt werden.

59 Seite 54 7 Deployment Für die Installation der entwickelten Lösung in der Umgebung eines Kunden gelten immer besondere Bedingungen, wie sie in einer Testumgebung nur schwer, oder mit nicht mehr angemessenem Aufwand nachgebildet werden können. Dies gilt insbesondere für die Verteilung der einzelnen Systeme auf verschiedene Server. Die Testumgebung bestand in diesem Fall aus zwei Windows Server 2003 R2 Servern: 1. Domänencontroller, MOSS Asset.Desk, Syska SQL REWE und Archivierung Beim VCI sind die genannten Systeme jeweils auf einzelne Server verteilt. Alle Webdienste sollen mit minimalen Berechtigungen ausgeführt werden, so dass keine Sicherheitsrisiken entstehen. Daher wurden für die Webdienste eigene Service-Accounts (Domänen-Benutzer, die nur für die Ausführung dieser Webdienste verwendet werden) erstellt. Diesen wurde für den jeweiligen Server, auf dem der Webdienst installiert wird, die Berechtigung zugewiesen, Webdienste auszuführen und erhielten ausreichende Zugriffrechte auf die jeweilige Datenbank. In der Testphase wird auf einer Kopie der Asset.Desk Datenbank gearbeitet, die um die Tabellen VendorSyskaMapping und DeviceProcessNrMapping und um die Sichten VendorView und DeviceView erweitert wurde. Um die Installation der benötigten Webdienste zu vereinfachen, wurden Installationspakete (sog. Web-Setup Projekte) unter Visual Studio erstellt. Diese umfassen alle benötigten Dateien. Insgesamt sind vier Webdienste zu installieren: 1. Syska-Webdienst 2. HanseVisionSyskaSoapWrapper 3. AssetDeskService 4. HanseVisionADWebdienst Die Installation der Webdienste erfolgte auf verschiedenen Servern. Die Syska COM- Schnittstelle, der Syska-Webdienst und der HanseVisionSyskaSoapWrapper wurden auf dem gleichen Server installiert, auf dem auch die Syska-Datenbank liegt. Ebenso wurde auch der AssetDeskService auf dem gleichen Server installiert, auf dem bereits die Asset.Desk Software installiert ist. Der für die Abfrage von Benutzerdaten und Gruppen aus dem Active Directory benötigte HanseVisionADWebdienst wird auf dem SharePoint-Server installiert.

60 Seite 55 Die drei Webdienste wurden getestet und konnten sich erfolgreich zu den jeweiligen Datenbanken bzw. zum AD verbinden. Nach der Installation der Schnittstellen wurde die SharePoint-Webseite eingerichtet, wie in Kapitel 5.3 beschrieben. Nachdem die benötigten Bibliotheken und Listen erstellt wurden, mussten die Datenverbindungsdateien aus dem Testsystem einzeln angepasst werden. Beispiel für eine udcx-datenverbindungsdatei, die Daten aus der SharePoint-Liste Projekte abruft: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <?MicrosoftWindowsSharePointServices ContentTypeID="0x010100B4CBD48E029A4ad8B62CB0E41868F2B0"?> <udc:datasource MajorVersion="2" MinorVersion="0" xmlns:udc="http://schemas.microsoft.com/office/infopath/2006/udc"> <udc:name>splist: Projekte</udc:Name> <udc:description>format: UDC V2; Connection Type: SharePointList; Purpose: ReadOnly; Generated by Microsoft Office InfoPath 2007 on at 18:55:10 by laptopmh\matthias.</udc:description> <udc:type MajorVersion="2" MinorVersion="0" Type="SharePointList"> <udc:subtype MajorVersion="0" MinorVersion="0" Type=""/> </udc:type> <udc:connectioninfo Purpose="ReadOnly" AltDataSource=""> <udc:wsdlurl/> <udc:selectcommand> <udc:listid>{538a710d-8f78-4fd5-a f7a3}</udc:listid> <udc:weburl>http://vci/</udc:weburl> <udc:connectionstring/> <udc:serviceurl UseFormsServiceProxy="false"/> <udc:soapaction/> <udc:query/> </udc:selectcommand> </udc:connectioninfo> </udc:datasource> Diese Datenverbindungsdatei ist dem Testsystem entnommen. Um diese beim VCI verwenden zu können, muss die ListID und die WebUrl angepasst werden. Danach kann die Datei in den Datenverbindungskatalog hochgeladen werden. Nachdem die Datenverbindungsdateien angepasst und hochgeladen wurden, müssen diese für die Verwendung durch InfoPath-Formulare von einer Person in der Rolle Besitzer der Webseite genehmigt werden.

61 Seite 56 Abbildung 19: InfoPath Datenverbindungen Danach sollten die Datenverbindungen im InfoPath noch einmal überprüft werden. Dies geschieht mit wenigen Mausklicks mit Hilfe des Datenverbindungs-Assistenten. Kann eine Datenquelle nicht erreicht werden, deutet dies auf einen Fehler in der Datenverbindungsdatei hin. Sind alle Datenverbindungen korrekt, muss das Formular mit einem Assistenten veröffentlicht werden. Nach der Veröffentlichung kann man sich das Formular direkt anzeigen lassen:

62 Seite 57 Abbildung 20: Formularansicht Bestellung In der ersten Testphase wird die Syska-Schnittstelle noch nicht integriert. Die Übergabe von Buchungen soll erst erfolgen, wenn die Schritte Bestellung, Lieferung und Rechnung getestet sind.

63 Seite 58 8 Resümee In dieser Arbeit wurde beschrieben, wie das Bestellwesen beim Verband der Chemischen Industrie mit Hilfe des 2007 Microsoft Office Systems an die aktuellen Anforderungen angepasst wurde. In diesem Kapitel werden die Ergebnisse dieser Arbeit beschrieben, die Tragfähigkeit dieser Lösung diskutiert und mögliche Erweiterungen aufgeführt. 8.1 Zusammenfassung der Arbeit Mit Hilfe von InfoPath-Formularen und dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 wurde das Bestellwesen als Geschäftsprozess neu umgesetzt. Die Benutzerinteraktion erfolgte über ein Formular, das sich je nach Bearbeiter unterschiedlich präsentiert und jeweils die Informationen anzeigt, die für den aktuellen Bearbeitungsschritt erforderlich sind. Der Forms Server ermöglicht, dass die Formulare mit Hilfe eines Browsers angezeigt werden können. Dadurch ist eine Installation von InfoPath auf dem Client nicht mehr erforderlich. Als zentraler Einstiegspunkt in den Prozess wird eine SharePoint-Webseite verwendet. Neue Vorgänge werden dort angelegt und gespeichert. Viele Ansichten geben eine Übersicht über laufende und abgeschlossene Vorgänge und ermöglichen ein schnelles Auffinden einzelner Vorgänge. In Abschnitt 3.2 wurden sechs Hauptziele identifiziert. Wie diese Ziele erreicht wurden, wird im Folgenden beschrieben: 1. Einfaches Handling Die Dateneingabe erfolgt über Formulare, die übersichtlich strukturiert sind und nicht größer als eine Bildschirmseite sind. Es gibt keine Untermenüs und nur wenige Schaltflächen zum Umschalten der Ansicht und zum Speichern bzw. Abbrechen. 2. Optimierung der Datenerfassung Alle Daten müssen nur ein einziges Mal bei der Bestellung erfasst werden. In den Ansichten Lieferung und Rechnung stehen diese Daten wieder zur Verfügung. Der Prozess kann papierlos ablaufen, da die Dokumente eingescannt und als Dateianhänge dem Formular angefügt werden können. 3. Integration von Backendsystemen Durch die Integration der Lieferantenstammdaten, des Asset-Managements und der Finanzbuchhaltungssoftware mit Hilfe von Webdiensten wird ein mehrfacher Erfassungsaufwand vermieden und ein schneller, nahtloser und automatisierter Datenfluss zwischen den verschiedenen am Prozess beteiligten Fachabteilungen und Systemen ermöglicht.

64 Seite Übersicht überlaufende Prozesse Viele Ansichten in der SharePoint-Formularbibliothek geben einen Überblick über laufende und abgeschlossene Vorgänge. Vorhandene Ansichten können angepasst und neue erstellt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass jeder Benutzer genau die Informationen erhält, die er benötigt. 5. Verkürzung der Durchlaufzeit des Prozesses Durch Benachrichtigungen der Prüfer, sobald eine neue Rechnung zur Prüfung vorliegt und der Buchhaltung, sobald eine Rechnung freigegeben wurde, sowie der automatischen Datenübernahmen innerhalb des Formulars und der Schnittstellen, können kürzere Reaktionszeiten erreicht werden und es verringern sich die manuellen Arbeitsschritte der beteiligten Personen. Die Benutzer müssen sich Informationen nicht mehr selbst abholen, sie werden informiert, wenn sie eine Aktion ausführen sollen oder können. 6. Archivierung abgeschlossener Vorgänge Nach Abschluss eines Vorgangs kann dieser, einschließlich aller Dateianhänge im Langzeitarchivierungssystem abgelegt werden. Dies geschieht automatisch und wurde über einen Workflow umgesetzt. Die Archivierung muss lediglich vom Benutzer mit wenigen Mausklicks angestoßen werden. 8.2 Diskussion Rückblickend auf das Projekt war es eine richtige Entscheidung, mehr Zeit in die Analyse und das Design der Lösung zu investieren. Insbesondere die Einarbeitung in die Backend- Systeme hat einige Zeit in Anspruch genommen, die sich letztendlich aber gelohnt hat. In zukünftigen Projekten werde ich diese Entscheidung wieder zu treffen haben und ich bin sicher, dass es sich lohnen wird, mehr Aufwand in die konzeptionelle Planung zu investieren, auch wenn dies über den in der Projektplanung abgeschätzten Aufwand hinaus geht. Die Vorteile einer intensiveren Planung resultieren, nach meinen Erfahrungen in diesem Projekt, in einer kürzeren und flüssigeren Implementierungsphase. Die Anbindung der Backend-Systeme über Webdienste und damit einen Schritt hin zu einer Service-orientierten Architektur (SOA) zu machen, war ebenso eine gute Entscheidung. Da Interfaces die Schnittstellen nach außen hin beschreiben, wirken sich Veränderungen am Programmcode einer Schnittstelle nicht auf andere Komponenten aus. Updates für eine Schnittstelle können eingespielt werden, ohne Seiteneffekte befürchten zu müssen.

65 Seite 60 Die Lösung wurde beim VCI ausgerollt und befindet sich aktuell in einer Testphase. Das Formular wurde gut angenommen. Für die Bestellbearbeiter ergibt sich ein Mehraufwand gegenüber dem bisherigen Prozessablauf, da sie die Bestellpositionen erfassen müssen. Durch eine sinngemäße Gruppierung von Bestellpositionen kann der Erfassungsaufwand für die Bestellbearbeiter aber reduziert werden. Die Liefererfasser und Rechnungsbearbeiter haben nur einen sehr geringen Erfassungsaufwand, die diese die bereits existierenden Positionen übernehmen können. Noch nicht abschließend entschieden sind zwei Punkte: Erfassung der Mehrwertsteuer: Der VCI rechnet komplett in Bruttobeträgen, auch im Asset-Management. Die Übergabe der Buchungspositionen erfolgt ebenfalls brutto. Daher könnte auf eine Erfassung der Mehrwertsteuer verzichtet werden. Erstellen von Assets aus vorhandenen Lieferpositionen heraus: Vorteilhaft wäre eine Funktion, die aus vorhandenen Lieferpositionen heraus neue Assets anlegen kann. Dies ist auf Grund des Datenschemas und der Beschränkung beim Einfügen in wiederholte Abschnitte durch InfoPath nur mit Code umzusetzen. Von Seiten des VCI wurden zwei Change-Requests geäußert: 1. Die Kontonummern und Kontobezeichnungen sollen in einer SharePoint-Liste eingetragen werden und dann im Formular in einer Auswahlbox zur Verfügung stehen. Bislang muss die Kontonummer manuell eingegeben werden. Diese wird dann gegen die Syska-Schnittstelle geprüft und bei korrekter Kontonummer die Kontobezeichnung eingetragen. Auf diese Weise wurde verhindert, dass falsche Kontonummern an die Finanzbuchhaltung exportiert werden konnten. Da es sich beim VCI nur um einen sehr begrenzten Nummernkreis handelt, ist der einmalige Aufwand der Datenerfassung in einer SharePoint-Liste überschaubar. Auch der Aufwand für die Umsetzung dieses Change-Requests ist gering, da nur die Datenverbindung zur SharePoint-Liste hinzugefügt und wenige Regeln angepasst werden müssen. 2. In Rechnungen kontierte Positionen sollen in der Bestellung als kontiert vermerkt werden. Dieser Request ist aufwendiger, da Rechnungen als separates Formular angelegt werden. Um diese neue Anforderung zu realisieren ist ein Rückbezug auf Daten in einem anderen Formular (dem Bestellformular) erforderlich. Dies kann nicht mehr allein mit InfoPath-Regeln erfolgen. Hierzu ist eine weitere Komponente, entweder eine Workflow-Aktivität, oder ein Eventhandler, erforderlich.

66 Seite Fazit und Ausblick Das 2007 Microsoft Office System, insbesondere InfoPath und SharePoint sind für die Abbildung von Prozessen hervorragend geeignet. Im Zusammenspiel mit der Windows Workflow Foundation wird die Umsetzung auch komplexerer Geschäftsprozesse ermöglicht. Eine SharePoint-Webseite kann als Prozess-Zentrale eingesetzt werden. Das einheitliche und bekannte Look & Feel der Office-Reihe dient der Benutzerakzeptanz, insbesondere in der Einführungsphase. Beschaffungsmanagement und Bestellwesen sind als Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen vorhanden. Beim Kundenkontakt auf Veranstaltungen und in Workshops wurde bereits mit Firmen, die ein konkretes Interesse an der Einführung eines einheitlichen Beschaffungsmanagements auf SharePoint-Basis haben, Kontakt aufgenommen. Daher bin ich sicher, dass die hier gewonnene Praxiserfahrung weitere Male erfolgreich eingesetzt werden kann. Zuletzt bleibt noch zu sagen, dass ich nach Abschluss des Studiums bei der Layer2 GmbH in eine Festanstellung übernommen werde. Der Einsatz im Bereich Portale und Workflow wird mir mit Sicherheit reichlich Gelegenheit geben, meine in diesem Projekt erworbenen Kenntnisse über die Umsetzung von Geschäftsprozessen mit Microsoft Office 2007 einzusetzen und weiter zu vertiefen.

67 Seite 62 A. Glossar Asset Assembly DFS Domäne Domänen-Controller Lightweight Directory Access Protocol Single-Sign-On Stored Procedure Anlage, Anlagegut oder Inventargut mit wirtschaftlichem Wert für ein Unternehmen. Dabei kann es sich um Gebäude, Einrichtung, aber auch Hard- und Software handeln. Der Begriff kommt ursprünglich aus der Finanzbranche. Eine.NET Assembly ist eine Datei mit der Endung dll oder exe und enthält vorkompilierten.net-code. Zusätzlich können weitere Dateien in einer Assembly verpackt werden. Eine genaue Beschreibung kann in [Richter06] nachgelesen warden. Distributed File System (übersetzt: Verteiltes Dateisystem): Unter Microsoft Server Systemen ein Dienst, der den Zugriff Verzeichnisse, die physikalisch über mehrere Server verteilt sind, nach außen wie auf ein Verzeichnis erlaubt. Dadurch wird gegenüber dem Benutzer der tatsächliche Speicherort verborgen. Eine Domäne besteht aus mehreren Rechnern (Server und Clients), Peripheriegeräten, Benutzern und Gruppen. Über eine Domäne kann das Single-Sign-On für Benutzer eingerichtet werden. Ein Domänencontroller ist ein Microsoft Server, der eine Domäne mit Hilfe des Active Directory verwaltet. Netzwerkprotokoll in der Anwendungsschicht, das für den Zugriff auf Verzeichnisdienste verwendet wird. Die Spezifikation findet sich in RFC 2251, Einmalige Authentifizierung eines Benutzers. Danach wird ihm ohne erneute Anmeldung der Zugriff auf alle Daten und Programme gewährt, für die er berechtigt ist. Funktion in einer Datenbank, die eine oder mehrere Aktionen serverseitig ausführt. X.509 Von der ITU-T veröffentlichter Standard für digitale Zertifikate zur Identifikation einer Person oder eines Computers. Vgl. [RFC3280]

68 Seite 63 B. Literaturverzeichnis [Andrew06] [Christ03] [FCSWeb] [Gamma96] [Gurzki04] [Harel87] [Hillier05] [HMD225] [IDS2005] [ISO ] [Jeschke05] [Kahlbrandt05] [Larman98] [Lorenzen] [LundKWeb] [MayWeb] Paul Andrew et al, Presenting Windows Workflow Foundation Beta Edition, Sams Publishing, 2006, ISBN: Oliver Christ, Content-Management in der Praxis, Springer-Verlag Berlin, Heidelberg, New York, 2003, ISBN: Webseite der Firma FCS Fair Computer Systems GmbH, letzter Zugriff am Erich Gamma et al, Entwurfsmuster Elemente wiederverwendbarer objektorientierter Software, Addison-Wesley, 1996, 1. Auflage, ISBN: Thorsten Gurzki et al, Was ist ein Portal? Definition und Einsatz von Unternehmensportalen, Whitepaper, Fraunhofer Institut Arbeitswirtschaft und Organisation, letzter Zugriff am David Harel, Statecharts: A Visual Formalism for Complex Systems, Science of Computer Programming 8, Herausgeber: Elsevier Science Publishers (North Holland), 1987, Seiten Scot P. Hillier, Advanced SharePoint Services Solutions, Springer-Verlag, New York, Heidelberg, 2005, ISBN: Joachim Schelp, Robert Winter, Enterprise Portals und Enterprise Application Integration, HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik, Juni 2002, ISBN: , Seite 6-20 Pressemitteilung über die Studie Business Process Report 2005 der Firma IDS Scheer, letzter Zugriff am ISO Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1), veröffentlicht: Joachim Jeschke et al, Microsoft Office InfoPath 2003 Das Handbuch, Microsoft Press Deutschland, Unterschleißheim, 2005, ISBN: Bernd Kahlbrandt, Software-Engineering, Skript zur Vorlesung Software- Engineering an der HAW-Hamburg, 2005 Craig Larman, Applying UML and Patterns An Introduction to Object-Oriented Analysis and Design, Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, New Jersey, 1998, ISBN: Klaus F. Lorenzen, Wissenschaftliche Anforderungen an Diplomarbeiten und Kriterien ihrer Beurteilung und Das Literaturverzeichnis in wissenschaftlichen Arbeiten, Download über letzter Zugriff am Webseite der Firma Dr. Lauer und Karrenbauer, Webseite der Firma May Computer GmbH, letzter Zugriff

69 Seite 64 [MeridioWeb] [MSTechNetAD] [NetAppWeb] [Newcomer05] [Oestereich01] [Oestereich03] [OFCK47] [Office07] [RFC3280] [Richter06] [SyskaWeb] [WFov] Webseite der Firma Meridio Ltd, /ServerHelp/a9d684f0-90b1-4c67-8dca-7ebf803a003d.mspx?mfr=true, letzter Zugriff Webseite der Firma Network Appliance, Inc., letzter Zugriff am Eric Newcomer, Greg Lomow, Understandig SOA with Web Services, Addison- Wesley, Upper Saddle River, New Jersey, 2005, ISBN: Bernd Oestereich, Objektorientierte Softwareentwicklung Analyse und Design mit der Unified Modeling Language, Oldenbourg Verlag, München, Wien, 2001, ISBN: Bernd Oestereich et al, Objektorientierte Geschäftsprozessmodellierung mit der UML, dpunkt.verlag GmbH, Heidelberg, 1. Auflage, 2003, ISBN: Die Konvention der Skontosätze ist in der Dokumentation zur Syska-Schnittstelle (OFCK_COM.pdf) auf Seite 47 im Anhang zu finden. Offizielle Office2007 Webseite von Microsoft, letzter Zugriff am Internet X.509 Public Key Infrastructure - Certificate and Certificate Revocation List (CRL) Profile, letzer Zugriff am Microsoft.NET Framework Programmierung in C#, Jeffrey Richter, Microsoft Press Deutschland, Unterschleißheim, 2006, 2. Auflage, ISBN: Webseite der Firma Syska GmbH, letzter Zugriff am Windows Workflow Foundation Overview, letzter Zugriff am

70 Seite 65 C. Index.NET Framework Abteilung Active Directory... 11, 15, 24, 31, 36, 47, 54 Administratorveröffentlichung Anforderung Anforderungsanalyse... 6, 19 Angebot... 13, 44 Ansicht... 9, 33, 46 Anwendungsfall Applikation... 7 Architektur... 4 Archivierung... 17, 24, 27, 32, 42, 49, 59 ASP.NET... 10, 12 Assembly Asset... 22, 25, 38, 46, 52, 58 Asset.Desk... 16, 25, 37, 39, 54 AssetDeskService Attribut Auftragsbestätigung Aufwandsschätzung... 6 Authentifizierung AutoPDF Benachrichtigung... 4, 19, 23, 28 Benutzerrolle... 30, 31, 46 Berechtigung Beschaffungsprozess... 4 Besitzer der Webseite Bestellbearbeiter... 30, 34, 46, 60 Bestellung... 13, 22, 38, 44, 45, 48, 52 Bibliothek... SharePoint-Bibliothek Browser... 8, 10, 43, 58 Buchhaltung Buchungskonto Buchungsstapel COM... 26, 54 CommercialDevData... 26, 39 Corporate Design DataSet Dateianhang... 32, 42, 49 Dateisystem Datenbank... 8, 54 Datenerfassung... 9 Datenquelle... 8, 36, 51, 56 Datensatz Datenschema... 25, 30, 38, 39, 43, 45, 46, 52 Datensicherung Datenübergabe Datenverbindung... 9, 60 Datenverbindungsdatei Datenverbindungskatalog... 33, 55 Device... 25, 39 DeviceProcessNrMapping... 39, 54 DeviceType DeviceView...26, 39, 54 DFS Dokumentfreigabe... 3 Domäne Domänencontroller... 37, 54 Eventhandler...39, 42, 60 Feinspezifikation... 18, 24, 43, 50 Finanzbuchhaltungssoftware...4, 16, 58 Forms Server... 10, 36, 43, 58 Formular... 4, 25, 30, 38, 42, 43, 48, 50, 51, 52, 55, 58 Formularbibliothek Formularvorlage... 9 Freigabe... Rechnungsfreigabe Frontpage Genehmigungsprozess... 3 Geschäftsdaten... 8 Geschäftsprozess... 3, 58 GetAssetsByProcessID GetFileFromXmlActivity HanseVision... 5 HanseVisionADWebdienst... 36, 54 HanseVisionSyskaSoapWrapper... 41, 54 IAssetWebMethods InfoPath... 9, 30, 33, 43, 55, 58 Infrastruktur... 3 Installation Installationspaket Interface Inventargut ISO IVendorWebMethods Key Performance Indicator... 8 Klassenbibliothek Kollaboration... 7 Konfigurationsparameter Konsistenzregel Kontierung... 13, 26 Kreditorennummer... 37

71 Seite 66 Laufzeitumgebung Layer LDAP Lieferant... 23, 34, 41, 52 Lieferantenstammdaten... 17, 25, 37, 50, 58 Liefererfasser... 30, 34, 46, 60 Lieferung... 13, 22, 44, 45, 48 Lightweight Directory Access Protocol Liste...SharePoint-Liste, SharePoint-Liste Mandant Meridio Metadaten MOSS , 54 NetApp... 17, 27 Organisationseinheit PDF Personalisierung... 7 Portal... Unternehmensportal Position Positionsart Positionsübersicht Projektkommunikation... 6 Projektmanagement... 6 Prototyp Prozessfluss... 19, 28 Prüfer... 23, 28, 30, 34, 44, 45, 48 Qualitätssicherung... 6 Rechnung... 13, 23, 38, 44, 45, 48 Rechnungsbearbeiter... 23, 30, 34, 44, 46, 60 Rechnungs-Dashboard Rechnungsfreigabe... 3, 19, 23, 30, 34 Rechnungsposition revisionssicher... 15, 17, 27 Risikobewertung... 4, 18 SaveAssetXML Schaltfläche Schnittstelle... 4, 14, 19, 36 Service-Account SharePoint... 32, 42, 43, 58 SharePoint Designer... 4, 8, 12, 42 SharePoint-Webseite Sicherheitsrisiko Sicht... 25, 37, 39 Signatur... 13, 23, 48 Single-Sign-On... 7 Skonto... 15, 23, 28, 32, 34, 41, 45 SnapLock SSL StapelBuchungSave... 27, 41 State Maschine Workflow Status...31, 45, 46 Steuerelement Steuerungsdatei Stored Procedure... 16, 24 Syska SQL REWE...16, 26, 54 Syska-Soap Service Teamwebseite Testphase Testumgebung Textschnittstelle TIFF Timeout udcx-dateiformat UNC Urlaubsantrag... 3 VendorSyskaMapping VendorView...25, 37, 54 Verantwortlicher Bereich Veröffentlichung Verteiler Verzeichnisdienst Visual Studio... 4, 8, 11, 42, 50 Vollzugriff Vorgang... 19, 42 Webdienst... 15, 17, 23, 24, 25, 26, 41, 50, 52, 53, 54, 58 Windows Communication Foundation Windows Presentation Foundation Windows Server Windows SharePoint Services... 7 Windows Workflow Foundation Workflow...8, 32, 42 Workflow-Aktivität... 42, 49, 53, 60 Workflow-Designer Workflow-Engine WSS Windows SharePoint Services X , 48 XML... 9, 11, 27, 29, 33, 42 XOML ZAM... 15, 25 Zentraladministration Zustand... 11

72 Seite 67 D. Anlagen D.1 StapelBuchungSave Methodendefinition (gekürzt) StapelBuchungSave des Syska-Webdienstes POST /ofck.asmx HTTP/1.1 Host: syskasoap Content-Type: text/xml; charset=utf-8 Content-Length: length SOAPAction: "http://syska.de/ofckwebservices/stapelbuchungsave" <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <soap:envelope xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema" xmlns:soap="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/"> <soap:body> <StapelBuchungSave xmlns="http://syska.de/ofckwebservices/"> <mandantid>int</mandantid> <stapelid>int</stapelid> <stapelbuchung> <auftragid>int</auftragid> <belegdatum>string</belegdatum> <belegnr>string</belegnr> <buchungsart>balfdbuchung or baeroeffnung or baabschluss or basteuerumbuchung or baumbuchung or baazrechnung or baazschlussrechnung or baazschlusskomplettohneaz or baazschlusskomplettmitaz</buchungsart> <dmsdocumentid>string</dmsdocumentid> <kalenderjahr>int</kalenderjahr> <kategorie>string</kategorie> <kurs>double</kurs> <periode>perabsinvalid or perabs01 or perabs02 or perabs03 or perabs04 or perabs05 or perabs06 or perabs07 or perabs08 or perabs09 or perabs10 or perabs11 or perabs12 or perabs13</periode> <stapellfdbuchnr>int</stapellfdbuchnr> <stapelnr>int</stapelnr> <stapelid>int</stapelid> <verdichten>int</verdichten> <verdichtennachvz>int</verdichtennachvz> <waehrung>string</waehrung> <zahlungssperre>string</zahlungssperre> <anzahlungid>int</anzahlungid> <zeiledata> <StapelBelegZeileData> <sollhabenkennzeichen>soll or Haben</sollHabenKennzeichen> <konto>int</konto> <einmaladressrefid>int</einmaladressrefid> <bruttobetrag>double</bruttobetrag> <eigenbetrag>double</eigenbetrag> <buchungstext>string</buchungstext> <steuerartid>int</steuerartid> <steuerbetrag>double</steuerbetrag> <eigensteuerbetrag>double</eigensteuerbetrag> <kostenschablone>string</kostenschablone> <kostenart>int</kostenart> <valutadatum>string</valutadatum> <opbelegnr>string</opbelegnr> <zahlziel>string</zahlziel> <esr>string</esr> <koredata xsi:nil="true" /> <inventarnr>string</inventarnr> <unternr>int</unternr> <anbukostenstelle>string</anbukostenstelle> <clearingflag>cfusedefault or cfkein or cfdebi_abbuchung or cfdebi_einzug or cfkred_gutschrift or cfkred_esr or cfkred_scheck</clearingflag> <skontierfaehig>skfentsprechendstamm or skfnicht or skfgesamtbruttobetrag or skfnurnettobetrag</skontierfaehig> </StapelBelegZeileData> <StapelBelegZeileData /> </zeiledata>

73 Seite 68 <rechnungid>string</rechnungid> </stapelbuchung> </StapelBuchungSave> </soap:body> </soap:envelope> D.2 Screenshots der Ansichten Bestellung:

74 Seite 69 Lieferung: Positionsübersicht:

75 Rechnung: Seite 70

76 Seite 71 Übersicht: Keine Berechtigung:

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