Erfolgsfaktor Mensch. Die entscheidende Rolle der Site Owner bei der weltweiten Einführung von SharePoint. Wissen wird mehr, wenn man es teilt

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1 Erfolgsfaktor Mensch Die entscheidende Rolle der Site Owner bei der weltweiten Einführung von SharePoint Wissen wird mehr, wenn man es teilt Sandra Schädle Festo AG & Co. KG Esslingen

2 Festo Das Unternehmen Geschäftsbereich: Automation: Automatisierungstechnik Didactic: Lernsysteme, Training und Consulting Umsatz (Konzern) 1,7 Mrd. EUR Mitarbeiter weltweit Rund Katalog-Produkte in mehreren hunderttausend Varitanten Kunden in 176 Ländern Patente weltweit 7,5 % F+E-Anteil vom Umsatz 2

3 Office Rollout gefolgt durch den Wechsel von Lotus Notes auf Outlook Implementation Infrastruktur Integration des Schulungs-Teams Test Erstellung eines Trainingskonzepts: Planung von Roadshows Erstellung von Unterlagen Start der Umstellung Terminklärung Abteilungsleiter Terminklärung User Präsenzveranstaltung am Morgen nach der Umstellung Footwalk nach der Präsenzveranstaltung Begleitet durch Roadshows und Awareness- Kampagnen Flächendeckender Rollout Office 2007 Umstellung in der Nacht Abteilungen wurden in 2 o. 3. Teile gesplittet Check der Umstellung 3

4 Annahmen Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind selbsterklärend Einfache und intuitive Bedienung Wenig Schulungsaufwand Teams sind in der Lage, Ihre SharePoint Seite selbst anzupassen und zu administrieren Teammitglieder können in einer SharePoint Seite sofort mitarbeiten Besitzer einer SharePoint Seite können mit wenig Aufwand eine Seite den Teammitgliedern zur Verfügung stellen Mit einer Roadshow von ca. 1 h können 90 % des Informationsbedarf beim Anwender abgedeckt werden 4

5 Wirklichkeit Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind schwierig zu vermitteln Gewohnheiten machen die Akzeptanz, den Umgang und die Arbeitsweise schwierig Eine Roadshow ist wichtig, kann aber nur zur Orientierung und Kommunikation dienen Eine reibungslose Bedienung der Teamseite nach der Roadshow war nicht möglich Anwender Trainings sind nötig, vor allem für PowerUser Trainings für SharePoint Seiten Besitzer sind unumgänglich IT Affinität ist hilfreich, Prozessdenken häufig notwendig Nach den Trainings für SharePoint Seiten Besitzer gab es: Eine konzeptionelle Unsicherheit (Was braucht mein Team wirklich? Tool Prozess- Matching) Zu wenig Praxis in der Umsetzung Unsicherheit beim Thema Berechtigungen Einen hohen Anspruch an die IT mit der Bitte, um Hilfe bei Konzeption und Erstumsetzung Überforderung durch vielfältige Anwendungsmöglichkeiten 5

6 Qualifikationsmaßnahmen/Design Keep it simple -> war die Anforderung für eine ersten flächendeckende Einsatz von SharePoint als Tool für die Zusammenarbeit und den Dokumentenaustausch bei Festo. Das Startpaket hat fokussiert die Themen Aufgaben, Dokumente, Kalender und Meetings. Trainings wurden im Baukastensystem angeboten Roadshow: (1 h) Was ist SharePoint und was der Gewinn durch SharePoint? Sinn, Nutzen und Anwendung werden klar PowerUser Training für Vielnutzer (4 h) Funktionen und Ziele für die tägliche Arbeite mit SharePoint Vorbereitung für das Training von SharePoint Seiten Besitzern Site Owner Training (1,5 d) Arbeitsszenarien Vorstellung des Werkzeugs SharePoint (Konfiguration, Administration) 6

7 Organisation Department I Service Provider Bereitstellung der Plattform Implementierung von Projekten Definition von Szenarien Collaboration Key User Site Owner Koordiniert die Site Hierarchie für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts Erster Kontakt und Berater für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts Berät und entscheidet über Weiterentwicklungen im Ressort Definiert den Inhalt der Templates Administriert die Site für Abteilung -oder Projektteam Verantwortlich für Detailanpassungen und Inhaltliche Struktur Steuert User und Gruppen Berechtigungen User Bereitstellung der Informationen 7

8 Collaboration Key User Collaboration Key User Aufgaben Koordiniert die Site Hierarchie für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts Erster Kontakt und Berater für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts Berät und entscheidet über Weiterentwicklungen im Ressort Definiert den Inhalt der Templates Während der SharePoint Implementierung ~20Tage Nach der SharePoint Implementierung ~12 Tage pro Jahr 8

9 Site Owner Site Owner Aufgaben Administriert die Site für Abteilung- oder Projektteam Verantwortlich für Detailanpassungen und inhaltliche Struktur Umsetzung des Team Konzepts Koordinator zwischen Team- und Ressortanpassungen Stellt Ansichten und Metadaten bereit Steuert User- und Gruppen Berechtigungen Während der Implementierung einer Site ~5 Tage pro Site Nach der Implementierung der Site ~6 Tage pro Site und Jahr 9

10 Knowledge Network Collaboration Knowledge Network Collaboration tasks exchange knowledge and experience about SharePoint discuss and rate possible future enhancements develop and share best-practice solutions for requirements act as a collaboration ambassador Participants Collaboration Key Users 10

11 Training Concept VIP coaching for Executive users Knowledge Network Advanced Training 2 for Collaboration Key Users functions & objectives Basic Training for Power Users work scenarios Advanced Training 1 for Site Owners work scenarios Best Practice Guidelines & Web based trainings Roadshow creating, working on and distributing documents creating, assigning and supervising tasks managing joint dates planning, performing and documenting meetings

12 SharePoint Rollout Implementation Infrastruktur Integration des Schulungs-Teams Test Nutzungsanalyse: Befragung Startpaket: 4 Module Schulungsdesign 3 Zielgruppen 2 ind. Unterlagen Awareness- Kampagnen Annahmen falsch bzw. nicht ausreichend spezifiziert Technikprobleme: Performance Bugs Collaboration Knowledge Base: HowTos (1:1) Unterlagen ShowCases Schulungen Betreuung der MA vor Ort Intl. Rollout VirtCl Probleme: zu komplex in der Umsetzung kein vorhandenes Prozessmodell Tool-Prozess-Matching undurchsichtiges MS-Berechtigungs-Modell Zusatztool Berechtigung Redesign: Berechtigungs-Schulung Verlängerung Trainings Konzeptions-Schulung Kochrezept -Skript Awareness- Kampagnen 12

13 Erfolgsfaktoren 1. Einbindung des Schulungsteams bereits beim Infrastruktur-Setup 2. Einsatz interner Consultants zur Wahrung der Kontinuität und der Kulturaspekte 3. Einsatz externer Consultants zur Optimierung des Gesamtkonzepts 4. Kontinuierliche und eng verzahnte Zusammenarbeit der internen und externen Consultants 5. Ehrlicher und offener Umgang mit Problemen 6. Probleme ernst nehmen und gegensteuern 7. Bereitschaft, Wissen innerhalb von Teams zu teilen 8. SharePoint-Einführung als Change-Projekt begreifen 13

14 Fazit 1. SharePoint-Einführung ist primär ein Change-Mangement-Projekt: kontinuierliche Begleitung der Teams Management aller Ebenen als Vorbilder SiteOwner pampern Forum für Bestpractice-Transfer pflegen hohe Transparenz schaffen Sinn kommunizieren 2. Schulungsbedarf ernst nehmen 3. Unterlagen auf die konkreten Bedürfnisse und für verschiedene Zielgruppen anpassen 4. Prozessmodelle in die Köpfe der Mitarbeiter bringen. 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 15

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