Schnelleinstieg ARCHIV

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1 Schnelleinstieg ARCHIV Bereich: ARCHIV - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Arbeitsablauf 3. Weitere Funktionen 4. Hilfe

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung Agenda ARCHIV dient zur komfortablen Erstellung von Mandanten-Archiv-CDs für die Programmbereiche Rechnungswesen, Personalwesen und Steuerberechnung für ein oder mehrere Jahre. Agenda ARCHIV bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einem minimalen Aufwand einen zusätzlichen Service für Ihren Mandanten anzubieten. Folgende Daten können Ihrem Mandanten auf der ARCHIV-CD zur Verfügung gestellt werden: Auswertungen Direkt auf der ARCHIV-CD können die archivierten Auswertungen bequem über eine»baumstruktur«am Bildschirm angezeigt und gedruckt werden. Daten für die elektronische Betriebsprüfung (GDPdU) Mit der Agenda ARCHIV-CD ist der Anwender auf zukünftige Betriebsprüfungen optimal vorbereitet. Die elektronische Betriebsprüfung wird durch den Einsatz der ARCHIV-CD wesentlich einfacher. Vorteil: Weder Buchhaltung noch Kanzlei werden tagelang in Beschlag genommen. Im folgenden Schaubild wird der Archivierungs-Vorgang grafisch dargestellt: Bei jeder Archivierung können Sie ein individuelles Passwort vergeben. Somit ist die ARCHIV-CD vor unberechtigtem Zugriff geschützt und auch die Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit sind in vollem Umfang erfüllt.

3 Seite 3 2. Arbeitsablauf 1. Datenbereitstellung aus Anwendungen Bevor die Auswertungen aus den Programmen FIBU, ANLAG, LOHN und STEUERN auf der ARCHIV-CD archiviert werden können, müssen Sie diese in den jeweiligen Anwendungen für die Archivierung bereitstellen. Die Bereitstellung erfolgt nach folgendem Schema: Die Bereitstellung der Auswertungen und GDPdU-Daten erfolgt über den Menüpunkt»Bearbeitung Daten für ARCHIV bereitstellen«. Folgendes ist bei der Datenbereitstellung zu beachten: Agenda FIBU Alle Abrechnungsnummern des gewählten Zeitraums (von Jahr, bis Jahr) müssen abgeschlossen sein. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Hinweismeldung bei der Bereitstellung der Daten. Siehe Info Nr Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern Agenda ANLAG Die Wirtschaftsjahre, die archiviert werden sollen, müssen abgeschlossen sein:»bearbeitung ANLAG Wirtschaftsjahre schützen«agenda STEUERPROGRAMME Die Veranlagungszeiträume, die archiviert werden sollen, müssen abgeschlossen sein:»bearbeitung Bearbeitungsstand«2. Welche Daten werden bereitgestellt? Aus dem Programm FIBU werden die Summen- und Saldenliste, das Journal, die Kontenblätter, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen, Jahresabschlüsse sowie die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen für das Programm ARCHIV bereitgestellt. Aus ANLAG werden das Restwertverzeichnis, der Anlagespiegel, die Entwicklung des Anlagevermögens, die einzelnen Inventarkarten sowie die Inventarliste für ARCHIV bereitgestellt. Für die Steuerprogramme werden alle Formulare sowie Berechnungen der einzelnen Jahre und Steuerarten bereitgestellt. Aus dem Programm LOHN werden alle Auswertungen archiviert, die dort im Auswertungsexplorer angezeigt werden. Leider ist es momentan noch nicht möglich die Auswertungen selektiv für ARCHIV bereitzustellen. Es werden also alle oben genannten Auswertungen für ARCHIV bereitgestellt. Aus den Anwendungen FIBU, ANLAG und LOHN können zusätzlich die GDPdU-Daten zur elektronischen Betriebsprüfung bereitgestellt werden. 3. Erstellen der ARCHIV-CD in Agenda ARCHIV Haben Sie alle gewünschten Daten aus den einzelnen Anwendungen bereitgestellt, wird in ARCHIV die Erstellung der ARCHIV-CD durchgeführt. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte von der Auswahl der zu archivierenden Daten bis zur Bereitstellung für den Brenn-Vorgang erläutert. Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Archivierung starten> im Hauptmenü von ARCHIV werden Sie über einen Assistenten durch den Archivierungsvorgang geführt.

4 Seite 4 4. Zu archivierenden Mandanten auswählen Erfassen Sie im ersten Fenster des Archivierungs-Assistenten die Mandantennummer des Mandanten, für den Sie eine ARCHIV-CD erstellen wollen, oder wählen Sie diesen über die Schaltfläche in der Mandanten-Auswahl mit einem Doppelklick. 5. Welche Daten sollen archiviert werden? ARCHIV liefert Ihnen bereits einen vordefinierten Agenda-Standard für die Archivierung. In diesem Archivierungs-Standard wird festgelegt, welche Daten aus den verschiedenen Programmbereichen Rechnungswesen, Personalwesen und Steuern archiviert werden sollen. Sie können im Hauptmenü über»stammdaten Archivierungs-Standards«eigene Archivierungs-Standards anlegen. Wählen Sie über das Symbol den gewünschten Standard für die Archivierung. 6. Für welchen Zeitraum soll die Archivierung erfolgen Legen Sie als nächstes den Zeitraum fest, für den Sie Daten archivieren wollen. Dabei ist die Auswahl von mehreren Jahren möglich. Beachten Sie, dass auf einer ARCHIV-CD gleichzeitig maximal 10 Jahre archiviert werden können. Hat der gewählte Mandant ein abweichendes Wirtschaftsjahr, bezieht sich der Zeitraum immer auf das Jahr, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt. Über die Schaltfläche <Weiter> fahren Sie mit der Archivierung fort. 7. Auswahl der zu archivierenden Daten Im folgenden Fenster werden alle Auswertungen angezeigt, die aus den entsprechenden Anwendungen (FIBU, ANLAG, LOHN und Steuern) bereitgestellt wurden. Die Unterteilung erfolgt zunächst nach den einzelnen Jahren (linker Fensterbereich) und dann nach den einzelnen Programmbereichen FIBU, Jahresabschluss, ANLAG, LOHN, usw. (rechter Fensterbereich). Wollen Sie die Auswahl der Auswertungen dauerhaft ändern, können Sie im Hauptmenü über»stammdaten Archivierungs-Standards«eigene Archivierungs-Standards anlegen und diese bei zukünftigen Archivierungen verwenden. Wurden aus einer Anwendung keine Daten bereitgestellt bzw. sind keine Auswertungen vorhanden, werden diese durch einen entsprechenden Hinweistext gekennzeichnet. Durch Klicken auf die Schaltfläche <ARCHIV-CD erstellen> gelangen Sie zum nächsten Schritt.

5 Seite 5 8. Passwortvergabe Damit die Daten auf der ARCHIV-CD vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind, müssen Sie im nächsten Schritt ein Passwort vergeben. Nur nach Eingabe dieses Passworts ist der spätere Zugriff auf die ARCHIV-CD möglich. Das Passwort muss aus mindestens acht Zeichen bestehen. Sonderzeichen (/,\, usw.) sind bei der Erfassung des Passworts nicht erlaubt. Bei der Erfassung des Passwortes wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Das Passwort finden Sie auch im Archivierungs-Protokoll im Hauptmenü über»auswertungen Archivierungsprotokoll«und im Anschreiben zur ARCHIV-CD (siehe Punkt»Anschreiben zur Archiv- CD erstellen«). 9. Anzeige des Archivierungs-Protokolls Nach erfolgreicher Archivierung wird das Archivierungsprotokoll dargestellt. Das Protokoll liefert Ihnen Informationen darüber, welche Daten archiviert wurden. Wurden die Auswertungen bzw. GDPdU-Daten erfolgreich archiviert, werden diese mit einem grünen Haken gekennzeichnet. Im Fehlerfall erhalten Sie ein entsprechendes Symbol. Das Protokoll wird unter»auswertungen Archivierungs-Protokoll«gespeichert. Hier können Sie es zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit noch einmal aufrufen und ausdrucken. 10. Anschreiben zur Archiv-CD erstellen Als letzten Schritt können Sie ein Anschreiben zur ARCHIV-CD erstellen. Nach dem Archivierungsprotokoll finden Sie eine Schaltfläche, über die das Anschreiben mit den Mandanten- Stammdaten gefüllt und erstellt wird. Das Anschreiben enthält folgende Informationen: das Protokoll der bereitgestellten Daten, die CD-Nummer der ARCHIV-CD, das Passwort. Da im Anschreiben zur ARCHIV-CD das Passwort zum Anzeigen der archivierten Daten auf der ARCHIV-CD enthalten ist, muss das Anschreiben und die ARCHIV-CD unbedingt mit getrennter Post an den Mandanten gesendet werden. Wollen Sie in Zukunft keine Anschreiben zur ARCHIV-CD erstellen, können Sie diese Funktion über»optionen Einstellungen ARCHIV«ausschalten. 11. Brennen der ARCHIV-CD Nachdem Sie die ARCHIV-CD erstellt haben, muss diese über eine externe Brenn-Software (z.b. Nero Burning Rom, WinOnCD, etc.) auf CD oder DVD gebrannt werden. Nr Brennen einer Archiv-CD Beachten Sie, dass die derzeitige Haltbarkeit von CDs bzw. DVDs begrenzt ist. Laut Herstellerangaben beträgt die Lebensdauer bei den meisten CD- bzw. DVD-Rohlingen maximal 10 Jahre. Empfehlenswert für eine dauerhafte Datensicherung sind DVD-RAM-Medien. Die Lebensdauer wird hier bei korrekter Lagerung mit ca. 30 Jahren angegeben. Um eine möglichst lange Lebensdauer zu erzielen, sollten Sie Ihre CD- bzw. DVD-Medien optimal lagern, d.h. geschützt vor Licht, Staub und Feuchtigkeit, Raumtemperatur ca Grad Celsius. Selbstverständlich können wir keinerlei Garantien für die Funktionsfähigkeit Ihrer CD- bzw. DVD- Medien geben.

6 Seite Bedienung der ARCHIV-CD Informationen zur Bedienung der ARCHIV-CD finden Sie im Info für Anwender Nr Beschreibung Agenda ARCHIV-CD bzw. im Start-Menü der ARCHIV-CD. Beachten Sie, dass für das Anzeigen und Drucken von Auswertungen sowie zur Anzeige der Beschreibung zur ARCHIV-CD der Adobe Acrobat Reader benötigt wird. Diesen können Sie bei Bedarf über die Internet-Adresse» 3. Weitere Funktionen 1. Sperren von Programmfunktionen über BENUTZER Wie in allen Agenda-Anwendungen können Sie einzelne Mandanten und sämtliche Programmfunktionen von ARCHIV über BENUTZER sperren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Schnelleinstieg zu Agenda BENUTZER: Nr Schnelleinstieg BENUTZER 2. Was tun, wenn man das Passwort vergessen und das Archivierungsprotokoll gelöscht hat? In diesem Fall senden Sie uns die ARCHIV-CD mit einem kurzen Anschreiben. Wir senden Ihnen anschließend Ihr Passwort und die ARCHIV-CD zurück. 3. Welche BWA wird bereitgestellt? Sollte unter»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register BWA«eine BWA-Form bzw. ein BWA-Typ für die Anzeige der BWA als Standard hinterlegt sein wird diese zur Datenbereitstellung verwendet. Wurde in den Mandanten-Programmdaten kein BWA-Standard eingetragen, wird die zuletzt verwendete BWA-Form bzw. der zuletzt verwendete BWA-Typ verwendet. Wurde in dem zu archivierenden Wirtschaftsjahr noch nie eine BWA in der Bildschirmansicht angezeigt oder gedruckt und in den Mandanten-Programmdaten ist kein BWA-Standard hinterlegt, wird für ARCHIV keine BWA bereitgestellt.

7 Seite 7 4. Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.

8 Seite 8 Empfehlungen für Agenda ARCHIV»Hilfe Infos für Anwender«Nr Brennen einer Archiv-CD»Hilfe Häufige FragenHilfe Online-Seminare«ARCHIV»Hilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.