Unternehmensweites Projektmanagement mit Microsoft Project Server 2013

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1 Unternehmensweites Prjektmanagement mit Micrsft Prject Server 2013 Grundlagen, Przesse, Implementierung Auszug aus dem Buch Micrsft Prject Server 2010: Anwendung, Administratin, Implementierung Jürgen Rsenstck, Galile Verlag, ISBN-10: X und dem kmmenden Buch Micrsft Prject 2013 Das umfassende Handbuch Ausdruck, Vervielfältigung, und Weitergabe dieses Dkuments, auch auszugsweise, sind nur nach ausdrücklicher vrheriger Genehmigung durch die SOLVIN infrmatin management GmbH gestattet.

2 Zielsetzung dieses Dkuments Wer ist eigentlich SOLVIN? Ausgangslage Funktinsumfang und Begrifflichkeiten Warum Micrsft Prject Server? Micrsft Prject Server als Clud Service Vrstellung der Kmpnenten im Detail Prjektantragswesen Wrkflws mit Micrsft Prject Server und Micrsft SharePint Server Prjektprtflimanagement Prjektbearbeitung mit Micrsft Prject und Micrsft Prject Web App Kstenmanagement Multiprjektmanagement Prjektzusammenarbeit über SharePint Vrgehensmdelle für Beratung und Implementierung... 21

3 Zielsetzung dieses Dkuments Dieses Dkument richtet sich an Unternehmen, welche sich mit der Implementierung eines unternehmensweiten Prjektmanagement-Werkzeugs auf Basis des Micrsft Prject Servers beschäftigen. Der Micrsft Prject Server stellt mit der Versin 2013 ein umfangreiches Paket an Funktinen und Przessunterstützung bereit, vn denen die wesentlichen in diesem Dkument vrgestellt werden. Bei Bedarf stehen Ihnen unsere SOLVIN-Berater gern für weitere Auskünfte der ein Online-Meeting zur Präsentatin zur Verfügung. 2. Wer ist eigentlich SOLVIN? Das Unternehmen SOLVIN infrmatin management GmbH wurde im Jahr 1996 in Hamburg mit dem Schwerpunkt auf IT-gestütztem Prjekt- und Ressurcenmanagement gegründet. Im Vrfeld der Unternehmensgründung haben sich die Gesellschafter bereits ab der Versin 1.0 für Windws mit Micrsft Prject und im Allgemeinen mit Themen des Prjektmanagements beschäftigt. Diese langjährige Erfahrung stellt SOLVIN bis heute in den Mittelpunkt seines Leistungsprtflis. Statt schnelllebiger Lösungen und Beratungsleistungen für den Kunden legt SOLVIN besnderen Wert auf Nachhaltigkeit. Mit den Geschäftsbereichen Cnsulting, Slutins und Service & Supprt bietet SOLVIN ein Rundum-Paket für das Prjekt-, Ressurcen- und Prtflimanagement. SOLVIN ist Micrsft Partner mit Gld Prject and Prtfli Management Kmpetenz und realisiert pr Jahr ca. 40 Implementierungen. Das Kundenspektrum ist hierbei branchenübergreifend und reicht vn kleineren Organisatinseinheiten mit 3 bis 5 Prjektleitern über mittelständische Unternehmen bis hin zu internatinal tätigen Knzernen und öffentlichen Unternehmen. Bei Bedarf stellen wir Ihnen gern Infrmatinen über unsere Referenzen zur Verfügung. Weitere Infrmatinen über die SOLVIN-Vrgehensmdelle für Beratung und Implementierung finden Sie in Kapitel Ausgangslage Die Prjektmanagement-Lösung Micrsft Prject ist nun mittlerweile mehr als 25 Jahre auf dem Markt. Mitte der 80er Jahre wurde die erste auf Micrsft DOS-basierende Versin durch Micrsft angebten. Meilensteine in den flgenden Jahren waren unter anderem: 1990 Erste Versin Micrsft Prject für Windws 1994 Erste Wrkgrup-Funktinalitäten für Datenaustausch im Team 1998 Berücksichtigung vn Zeitphasendarstellungen für das Ressurcenmanagement 2000 Bereitstellung des ersten Micrsft Prject Server Prject Central 2003 Erweiterte Teamfunktinen durch die Einbeziehung vn Micrsft SharePint 2007 Optin der Kpplung mit dem Micrsft Prject Prtfli Server 2010 Zusammenführung des Micrsft Prject Servers mit dem Prtfli Server für die vllständige Abbildung eines Prjektlebenszyklus - vm Antrag über die Realisierung bis zum Abschluss 2013 Micrsft Prject Server steht auch als Clud Service zur Verfügung Das Werkzeug Micrsft Prject wird ft verkannt und auch unterschätzt. Kein Werkzeug wird mehr kritisiert und s als reines Balkenschieberprgramm degradiert. Und trtzdem hat sich Micrsft Prject als am weitesten verbreitetes Standardwerkzeug für das Prjekt- und auch das Ressurcenmanagement etabliert. Nur Micrsft

4 - 4 - Excel wird nch häufiger als Sftware-Lösung für das Prjekt-, Ressurcen und Prtflimanagement herangezgen. Der klassische Verlauf eines Micrsft Prject-Einsatzes gestaltet sich ftmals in dieser Frm: Phase 1 Enrme Begeisterung - Einfache Installatin des Prgramms/sieht aus wie Micrsft Office Phase 2 Allmähliche Ernüchterung - Sftware ist ja dch recht kmplex Phase 3 Panik - Irgendwie stimmen die Termine nicht mehr Phase 4 Flucht in Nebensächlichkeiten - Balkenpläne lassen sich schön malen Phase 5 Bestrafung Unschuldiger - Praktikanten helfen bei der Pflege der Pläne Phase 6 Vernichtung der Micrsft Prject-Pläne - Plan wird in Micrsft Excel neu erstellt Auch wenn diese Erfahrungen vielen Micrsft Prject-Anwendern vertraut sein mögen, s ist Micrsft Prject immer wieder, auch wenn eine Drittlösung genutzt wird, im Einsatz. Nahezu jede namhafte Prjektmanagement- Lösung hat eine Schnittstelle zu Micrsft Prject. Sllte man eine Ursachenfrschung für das eigenwillige Image vn Micrsft Prject durchführen wllen, wird man sehr schnell auf die flgenden Punkte stßen: Micrsft Prject wird in der Regel einfach mal eben installiert, Anpassungen und Entwicklungen vn Vrlagen werden nicht pririsiert der schlicht für nicht umsetzbar gehalten. Micrsft Prject wird mit allen Funktinen bereitgestellt. Eine klare Einbettung vn Micrsft Prject in vrhandene der zu schaffende Przesse und Standards ist eher selten. Schulungen, wenn sie überhaupt durchgeführt werden, werden eher als Exkurs durch alle Funktinalitäten realisiert. In der Regel wird anschließend an Micrsft Prject kritisiert, dass viel zu viele Funktinalitäten bereitgestellt werden. Es fehlt ft ein zentraler Treiber für den verbindlichen Einsatz des Werkzeugs, swie die Betreuung der Anwender. Diese vrherrschenden Meinungen über Micrsft Prject können durchaus widerlegt werden: Micrsft Prject lässt sich flexibel an Unternehmensvrgaben anpassen. Mit Micrsft Prject und dem Micrsft Prject Server 2013 lassen sich eine Vielzahl vn Przessen vm Prjektantrag über die Prjektsteuerung bis zum Change Management abbilden. Eine tatsächliche Einbettung vn Micrsft Prject in vrhandene der zu schaffende Przesse kann einen wirklichen Mehrwert und eine messbare Optimierung des Prjekt- und Ressurcenmanagements schaffen. Micrsft Prject Server lässt sich an diverse Drittsysteme, z.b. an SAP anbinden. Dadurch können Daten- Redundanzen vermieden werden und die Qualität der Prjektdaten deutlich erhöht werden. Sicherlich ist Micrsft Prject, gerade in Anbindung an SAP, ft nicht das führende System, ergänzt aber durch seine Office-kmpatible und einfach zu bedienende Oberfläche ptimal die perative Bearbeitung vn Daten im Prjekt-, Ressurcen und Prtflimanagement.

5 Funktinsumfang und Begrifflichkeiten Im Laufe der Jahre haben sich Micrsft Prject und Prject Server umfangreich weiterentwickelt. Neben dem Micrsft Prject Server kam im Jahr 2007 nch der Micrsft Prject Prtfli Server hinzu. Ein wesentlicher Bestandteil macht mittlerweile auch die Nutzung vn Micrsft SharePint aus. Um alle Kmpnenten mit einem Begriff zu bezeichnen, wird der Name Micrsft PPM (Prject and Prtfli Management) im Umfeld Micrsft Prject Server genutzt. Micrsft PPM steht für die Micrsft-Werkzeuge zur Abbildung eines vllständigen Prjektlebenszyklus. 4.1: Prjektlebenszyklus mit Micrsft Prject Server Auf Basis vn Micrsft PPM kann eine Vielzahl vn Anfrderungen einer Prjektrganisatin erfüllt werden: Prjektmanagement Unterstützung der perativen Prjektmanagementprzesse wie beispielsweise Terminplanung und steuerung swie Ressurcenplanung und steuerung. Anfrderungsmanagement und Prjektantragswesen Mit dem Micrsft Prject Server können Prjektanfrderungen der auch Prjektideen zentral erfasst und innerhalb verschiedener Genehmigungsschritte geprüft und weiter für das Prtflimanagement qualifiziert werden. Prtflimanagement Der Begriff Prtflimanagement hat eine zentrale Bedeutung seit dem Micrsft Prject Server 2010 gewnnen. Eigentlich müsste man krrekterweise vn Prjektprtflimanagement sprechen. Der Schwerpunkt liegt auf der Bewertung dieser Anfrderungen in Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie und dem Durchspielen vn Szenarien. Nach dem Bewertungs- und Auswahlprzess swie erflgter Beauftragung werden die zu realisierenden Prjekte für die perative Umsetzung (Prjektmanagement) freigegeben. Prjektarbeitsbereiche und Teamzusammenarbeit Der Micrsft Prject Server wird über Micrsft SharePint Server bereitgestellt. Dies bedeutet für die Prjektrganisatin, dass nicht mehr der Prjektplan, sndern vielmehr eine Art Prjektarbeitsbereich der auch Prjektakte (SharePint-Teamsite) mit allen relevanten Infrmatinen pr Prjekt als zentraler Prjektmittelpunkt für Kmmunikatin und Infrmatinsbereitstellung dient. Prjektbegleitende Dkumentatin und Infrmatinsverwaltung Im Zusammenhang mit Teamsites wird auch vn der prjektbegleitenden Dkumentatin und

6 - 6 - Infrmatinsverwaltung gesprchen. Hierzu gehören z. B. das Dkumenten-, Risik- und Prblemmanagement, die Verwaltung vn ffenen Punkten und weiteren prjektbegleitenden Infrmatinen und Organisatinsaufgaben. Hinzu kmmen diverse weitere SharePint-Kmpnenten wie Wikis, Blgs und diverse weitere Listen z. B. für Flien, Grafiken etc. Allgemeine Przessabbildungen Neben dem Prjekt- und Prtflimanagement lassen sich mit Micrsft PPM diverse Przesse, z. B. für mehrstufige Genehmigungswrkflws abbilden. Dies geschieht vr allem unter Einsatz des Micrsft SharePint Servers unter Einbeziehung vn SharePint- und ptinalen InfPath Frmularen. 5. Warum Micrsft Prject Server? Für das unternehmensweite Prjekt- und Ressurcenmanagement wird am Markt eine Vielzahl vn verschiedensten Werkzeugen mit unterschiedlichsten Ausprägungsarten angebten. Grundsätzlich lassen sich die Werkzeuge in drei Kategrien aufteilen: 5.1: Einrdnung/Psitinierung vn Prjekt- und Ressurcenmanagement-Lösungen Variante 1: Die Variante 1 beschreibt im Grßen und Ganzen alle am Markt verfügbaren Prjektmanagement- Lösungen außer Micrsft Prject Server Diese Werkzeuge verfügen über einen sehr hhen Grad an Funktinalitäten, bieten feinstes Terminmanagement, eine umfangreiche Ressurcenabstimmung und prduktabhängig eine kmplette Faktura und Przessabbildung. Diese Werkzeuge werden in der Regel direkt vm Hersteller angebten, implementiert und angepasst. Sllte ein Werkzeug aus dieser Variante zu 100% die Anfrderungen treffen, s könnte eine Implementierung durchaus sinnvll sein. Mögliche Nachteile können sein: Da die Lösung direkt vm Hersteller implementiert wird, werden auch Anpassungen ausschließlich durch diesen vrgenmmen. S kann sich eine gewisse Abhängigkeit vm Hersteller ergeben. Dieser ist ftmals mehr an der Weiterentwicklung seines Prdukts und weniger an Anpassungen interessiert. Auch im Rahmen der Preisgestaltung für Beratung und Anpassungen kann es durch nicht vrhandenen der sehr überschaubaren Wettbewerb Nachteile geben. Dies sind natürlich nur Annahmen, welche jedch bei einer Werkzeugrecherche auf Relevanz berücksichtigt werden sllten. Variante 2: Die Variante 2 beschreibt Werkzeuge, welche über SAP bereitgestellt werden. Diese sind ptimal in dem Gesamtpaket SAP eingebettet und bieten einen grßen Funktinsumfang. Kritisch wird ftmals der

7 - 7 - Aufwand für Anpassungen swie die Kmplexität und aufwändige Handhabung angemerkt. Durch die umfangreiche Einbettung in Przesse lassen sich Prjekte, Ressurcenmanagement, Szenarien etc. nicht mal eben realisieren, sndern es sind umfassende Anpassungen nötig. Diese Aussage kann nicht verallgemeinert werden, sllte jedch ebenfalls bei der Recherche berücksichtigt werden. Variante 3: Die 3. Variante beschreibt Micrsft Prject Server Die Meinungen über dieses Prdukt gehen weit auseinander. Die eine Seite kritisiert den zu hhen Funktinsumfang und die unübersichtlichen Autmatismen, die andere Seite wiederum bemängelt zu wenige Funktinalitäten und zu wenig Möglichkeiten der Przessabbildung. Die Ursachen hierfür liegen ft in der nicht ausreichenden Ausrichtung und Anpassung vn Micrsft Prject Server an die tatsächlichen Erfrdernisse. Micrsft Prject Server und vr allem der Client Micrsft Prject werden ft mal eben s nebenbei installiert und gleich für die Anwendung freigegeben, siehe hierzu auch Kapitel 3 klassische Verlauf eines Micrsft Prject-Einsatz. Micrsft Prject Server kann, muss aber nicht angepasst werden. Es eignet sich durchaus für eine iterative Einführung, im ersten Schritt z. B. für die einfache Datenknslidierung vn lkalen Plänen auf dem Server. Weitere Anpassungen können Schritt für Schritt und bedarfsgerecht und ftmals auf Basis vn Office-Standards swie Visual Studi angepasst werden. Am Markt existieren eine Vielzahl vn Implementierungs- und Lösungspartnern. Auch diese Punkte sllten im Vergleich mit den beiden ersten Varianten berücksichtigt werden. Zusammenfassend können flgende Argumente, je nach Anfrderung, für die Implementierung eines Micrsft Prject Servers sprechen: Übergreifende Transparenz Alle Prjekt- und Ressurcendaten können rechte- und rllenabhängig per Brwser, Micrsft Excel, Micrsft Reprting Services etc. für alle Prjektbeteiligten bereitgestellt werden. Knwhw in der Bedienung weit verbreitet Grundkenntnisse in Micrsft Prject sind weit verbreitet, Seminare und Literatur werden in unzähligen Varianten angebten. Das Unternehmen, das einen Micrsft Prject Server einsetzt, hat selbst die Möglichkeit, die ffene Architektur an die eigenen Erfrdernisse anzupassen, das System mittelfristig hne externe Beratung zu betreiben. Beliebige Skalierbarkeit Der Micrsft Prject Server basiert unter anderem auf dem Micrsft SQL Server und kann s beliebig skaliert werden. Anwenderzahlen im höheren vier- bis fünfstelligen Bereich sind erflgreich in vielen grßen Unternehmen bereits realisiert. Einbettung in Micrsft SharePint Durch die Einbettung in Micrsft SharePint sind eine Vielzahl vn Individualisierungen für verschiedenste Prjektrganisatinen und Branchen möglich. Przesse nach PMI, Prince2 etc., prjektbegleitendes Kmmunikatinsmanagement, Infrmatinsmanagement swie die Verwaltung vn prjektbegleitenden Infrmatinen können beliebig realisiert werden. Offen für Anbindung an Drittsysteme Durch die Datenbasis Micrsft SQL Server kann der Micrsft Prject Server an beliebige Drittsysteme angebunden werden. Der einfachste Mehrwert des Einsatzes eines Micrsft Prject Servers wird im flgenden Screensht dargestellt. Durch die Nutzung vn Micrsft Prject, quasi als Office-Werkzeug, werden Pläne einfach nur zentral anstatt wie bisher lkal auf einem Micrsft Prject Server gespeichert. Durch eine einfache Veröffentlichung des Plans können s alle relevanten Prjekt- und Ressurceninfrmatinen rechteabhängig per Brwser bereitgestellt werden. Durch die hhe Integratin der Werkzeuge können Daten aus Micrsft Prject Server z.b. in Micrsft

8 - 8 - Excel, Excel Services, Reprting Services etc. für die Auswertungen herangezgen werden. S kann bereits mit dem Grundsystem ein messbarer Mehrwert eingeführt werden. 5.2: Prjektübersicht in der Micrsft Prject Web App 6. Micrsft Prject Server als Clud Service Mit der Versin 2013 kann Micrsft Prject und Micrsft Prject Server auch als Clud Service genutzt werden. Pr Clud Rasche Verfügbarkeit des Systems Entlastung der eigenen Infrastruktur Überall -Zugriff auf die Daten Cntra Clud W liegen die Daten wirklich? Einschränkungen im Berichtswesen Einschränkungen im Datenbankzugriff, z. B. für Schnittstellen Neben dem Einsatz vn Micrsft Prject Server über die Clud ist auch die Bereitstellung des Clients Micrsft Prject als Click t Run interessant. Dies bedeutet, dass Micrsft Prject nicht mehr direkt auf dem Rechner installiert werden muss, sndern per Streaming temprär aber mit allen Funktinalitäten auf jedem beliebigen Rechner eingesetzt werden kann. Die Abrechnung für Clud-Dienste kann zeitlich begrenzt erflgen und ist s auch für den temprären Einsatz interessant. Die Lizenzksten für Clud-Dienste enthalten bereits die Lizenzen für alle weiteren benötigten Server- Prdukte und Client Access-Lizenzen, z. B. für den Micrsft Prject Server, Micrsft SharePint Server und für den Micrsft SQL Server.

9 Vrstellung der Kmpnenten im Detail Im flgenden Kapitel werden die Kmpnenten für Micrsft PPM erst grb und weiter unten detaillierter vrgestellt: Micrsft Prject Prfessinal Micrsft Prject dient dem Erstellen und erweiterten Bearbeiten vn Prjekten mit einem sgenannten Rich-Client, welcher auch eine Offline-Bearbeitung der Daten zulässt. (Anmerkung: Micrsft Prject auch als Click t Run -Variante hne lkale Installatin aus der Clud betrieben werden) Micrsft Prject Web App Über diesen Web Client können alle Prjektbeteiligten einer Organisatin rechteabhängig auf die relevanten Infrmatinen zugreifen und Funktinen des Prjektantragswesens und des Prtflimanagements nutzen. Seit der Versin 2010 können mit der Micrsft Prject Web App auch Prjekte erstellt und seit der Versin 2013 nch kmfrtabler bearbeitet werden. Allerdings ist der Funktinsumfang im Gegensatz zum Rich-Client hier immer nch eingeschränkt, kann aber z. B. für die Rlle eines Teilprjektleiters durchaus ausreichend sein. Micrsft Prject Server Der Micrsft Prject Server dient als zentrale Datenbank für alle Prjekt- und Ressurceninfrmatinen. Über den Server wird auch die Organisatin realisiert, z. B. bei der Verwaltung vn Rechten. Der Micrsft Prject Server basiert auf einem Micrsft SQL Server. Dadurch lässt sich der Micrsft Prject Server beliebig an Drittsysteme, z. B. SAP, anbinden. Micrsft SharePint Server SharePint erfüllt im Micrsft PPM-Umfeld diverse Aufgaben. Hierzu gehört unter anderem die Bereitstellung der webbasierten Oberfläche für die Micrsft Prject Web App. Hinzu kmmt die Bereitstellung und Verwaltung vn Przessen aller prjektbegleitenden Infrmatinen und Dkumente. Micrsft InfPath InfPath kann ptinal für das erweiterte Frmularwesen genutzt werden. Mit InfPath lassen sich nahezu alle Frmen vn Frmularen darstellen und in die Przesse vn SharePint einbinden.

10 Prjektantragswesen In den Vrgängerversinen wurde Micrsft Prject in der Regel nur für das perative Prjektmanagement eingesetzt. Seit der Versin Micrsft Prject Server 2010 kann bereits im Vrfeld ein vllständiges Prjektantragswesen beziehungsweise ein Prjektanfrderungsmanagement abgebildet werden. 8.1: Prjektantragswesen mit Micrsft Prject Server Der Przess für die Erfassung eines Prjektantrags kann sich flgendermaßen beispielhaft gestalten: Aufruf des Prjektantragsfrmulars über die Micrsft Prject Web App Erfassen vn Daten für die Detaillierung des Prjektantrags Vrschlagszusammenfassung Vrschlagsdetails Grbe Terminplanung und Meilensteine Ksten des avisierten Prjekts Strategische Auswirkungen des Prjekts Übergabe des Prjekts nach Genehmigungen zur Prüfung an das Prjektprtflimanagement Alle Przessschritte lassen sich auf Basis des Micrsft SharePint Servers beliebig anpassen und erweitern. Auf dieser Basis kann ein einfaches Anfrderungsmanagement z. B. auch in Richtung eines Ideenmanagements realisiert werden. Die Anpassungen bauen in der ersten Instanz auf einer einfachen Oberflächen-Administratin auf. Weitere Anpassungen können mit dem Micrsft Visual Studi realisiert werden. S gesehen können bereits in den ersten Prjektphasen Przesse nach Prince2, PMI etc. umgesetzt werden. Anmerkung: Mit der neuen Versin Micrsft Prject Server 2013 können Prjektideen auch direkt in Micrsft SharePint angelegt werden und je nach Einstellung erst im nächsten Przessschritt nach Micrsft Prject Server übergeben werden.

11 Wrkflws mit Micrsft Prject Server und Micrsft SharePint Server Im Micrsft Prject Server 2013 stehen deutlich verbesserte Funktinalitäten für die Erstellung vn Wrkflws zur Verfügung. Während in der Vrgängerversin 2010 mit dem separaten Werkzeug Nintex Wrkflws erstellt wurden, ist dies in 2013 auch unter Einsatz des Micrsft SharePint Designers möglich. Abbildung 9.1: Werkzeuge für die Przessmdellierung Interessant ist hierbei die Optin, Wrkflws vrab mit Micrsft Visi 2010/2013 zu designen und diese dann zur Bearbeitung nach Micrsft SharePint Designer zu übernehmen. Abbildung 9.2: Einfach mit Micrsft Visi 2013 skizzierter Wrkflw

12 Für die kmfrtable Abbildung vn Wrkflws dienen dem Micrsft Prject Server zwei Elemente: Enterprise Prject Type (EPT) Der Begriff Enterprise Prject Type steht für einen gekapselten Prjekttyp. Dieser kann jeweils ein Prjektvrgehensmdell, z. B. nach PMI, PRINCE2 der ein kundenindividuelles Przessmdell enthalten. Im Detail besteht ein EPT aus den flgenden Kmpnenten: Name des Przessmdells Beschreibung des Przessmdells Eigener zugerdneter Wrkflw entsprechend dem Prjekttyp Einer beliebigen Anzahl vn przessrelevanten Frmularen Einem individuellen Arbeitsbereich/TeamSite Einer eigenen Prjektplanvrlage für das Vrgehen und die spätere Planerstellung, z. B. in Micrsft Prject Prject Detail Pages (PDP) Der Begriff Prject Detail Page steht für die bereits ben beschriebenen Frmulare, welche Bestandteile einer EPT sein können. Beispiele für Frmulare sind: Prjektantragsfrmular Frmular mit weiteren Details swie prjektbegleitenden Infrmatinen Budgetkalkulatinsfrmular, z. B. mit eingebetteten Micrsft Excel Services Bearbeitungsseite für die webbasierte Erstellung und Bearbeitung des Prjektplans Frmular für zur Erfassung der strategischen Ausrichtung für die spätere Bearbeitung und Bewertung des Prjektantrags Abbildung 9.3: Beispiel für einfaches SharePint-Frmular eingebettet in Micrsft Prject Web App Die fertige EPT wird dem Anwender in der Micrsft Prject Web App zur Auswahl angebten, siehe Grafik 8.1: Prjektantragswesen mit Micrsft Prject Server. Der Antragsteller kann hier die Art des Prjektantrags der die Art des zu planenden Prjekts auswählen. Die EPTs können rechte- und rllenabhängig bereitgestellt werden. Durch dieses Vrgehen wird ein wirklicher Prjektprzess mit allen relevanten Wrkflw-Stufen ermöglicht. Der Einsatz vn Micrsft Prject und Micrsft Prject Server beschränkt sich hiermit nicht mehr allein auf das reine Balkenschieben und Ressurcen zurdnen, sndern bietet sich für das Arbeiten in einem vllständigen Prjektlebenszyklus an.

13 Abbildung 9.4: Standard-Darstellung eines Wrkflws in Micrsft Prject Web App 10. Prjektprtflimanagement Die eigentliche Entscheidung für die Durchführung eines Prjekts wird in der Regel durch ein zentrales Entscheidungsgremium gefällt. Für diese Anfrderung stehen die Prjektprtflimanagement-Funktinalitäten des Micrsft Prject Servers 2013 zur Verfügung. Hierbei lassen sich die Daten aus einem Prjektantrag, siehe Kapitel 8, für die Bewertung und die Auswahl des Vrhabens nutzen. Im Vrfeld einer Prtflibewertung werden im Micrsft Prject Server die möglichen Strategien der Abteilungen der des Unternehmens erfasst. 10.1: Festlegung der Unternehmensstrategie mit Pririsierung der Indikatren Der Przess des Prjektprtflimanagements kann flgendermaßen beispielhaft abgebildet werden: Aufruf des Prjektprtflimanagements über die Micrsft Prject Web App Aufbau eines Szenaris und Auswahl der beteiligten Prjektanträge Überprüfung der Prjektvrschlagsbewertungen in Bezug auf die Auswirkung auf Geschäftsziele und Strategie Analyse auf Basis der Ksteneinschränkung

14 Analyse auf Basis der Ressurceneinschränkung/Ressurcenverfügbarkeit Feinabstimmung der Prtfliselektin durch Prtflimanager Freigabe des Prtflis für die Übergabe der Prjektanträge an das perative Prjektmanagement (Übergabe an Micrsft Prject zur perativen Bearbeitung) 10.2: Überprüfung und Verfeinerung der Pririsierung vn Prjekten 10.3: Umsetzung der Prjektpririsierung z. B. nach Ksten 10.4: Prjektpririsierung nach Ressurcenverfügbarkeit

15 : Verschiebung vn Prjekten nach Verfügbarkeit Alle Przessschritte lassen sich anpassen und erweitern. Durch die zentrale Datenbasis des Micrsft Prject Servers basierend auf dem Micrsft SQL Server können die Daten des Prjektprtflimanagements flexibel für ein umfangreiches Berichtswesen und für den Austausch mit Drittsystemen, z. B. SAP verwendet werden. 11. Prjektbearbeitung mit Micrsft Prject und Micrsft Prject Web App Mit der Versin Micrsft Prject Server 2013 können Prjekte neben dem Client Micrsft Prject auch per Micrsft Prject Web App erstellt und bearbeitet werden Prjekterstellung und Bearbeitung mit Micrsft Prject Mit der Versin 2010 wurde die Oberfläche und die Arbeitsweise erstmals seit Erscheinen vn Micrsft Prject 3.0 Anfang der 90er-Jahre grundlegend erweitert und ptimiert und mit der aktuellen Versin 2013 weiter verbessert. Vrbild war hier Micrsft Excel. Flgende Schwerpunkte in der Bedienung wurden unter anderem ptimiert: 11.1: Micrsft Prject 2013 im Überblick

16 Freie Tabellenbearbeitung, statt Dauer der Anfangs- und Enddaten können auch einfach Textdaten erfasst werden. Vrgänge können separat berechnet werden. Sllte ein Vrgang zunächst erfasst werden und nicht gleich in die Gesamtberechnung eines Prjekts einbezgen werden, s kann dieser erst einmal auf manuell geschaltet werden. Überlastungen vn Ressurcen werden sfrt angezeigt. Micrsft Prject bietet mit einem Vrgangsinspektr die Möglichkeit, Überlastungen zu beseitigen. Für das erweiterte Ressurcenmanagement steht die Funktin Team Planer zur Verfügung, mit welcher Ressurcenzurdnungen unter Berücksichtigung vn Überlastungen und Verfügbarkeiten geplant werden können. Die Bedienung wurde durch sgenannte Menübänder (Ribbns) an die aktuellen Micrsft Office Versinen angepasst. 11.2: Ressurcenmanagement mit Micrsft Prject Prjekterstellung und Bearbeitung mit der Micrsft Prject Web App Bisher knnten Prjekte nicht wirklich mit dem Micrsft Prject Web Access erstellt und bearbeitet werden. Dies ist mit Micrsft Prject Web App, der Webberfläche seit Micrsft Prject Server 2010 möglich und wurde in der Versin 2013 nch deutlich verbessert. S ist nun auch beispielsweise die Erstellung vn Basisplänen und die Einstellung vn Vrgangsarten in der Web App möglich.

17 : Arbeiten mit der Micrsft Prject Web App Hierbei wurde die Oberfläche der Micrsft Prject Web App und speziell die Elemente der Prjektbearbeitung stark dem FAT-Client angeglichen. Mit der Möglichkeit der Prjekterstellung und -bearbeitung in der Micrsft Prject Web App können nun auch Teilprjektleiter, welche sich lediglich mit kleineren Aufgaben im Prjekt beschäftigen, aktiv in die Bearbeitung vn Vrgängen und Arbeitspaketen einbezgen werden. Auf diese Art kann möglicherweise auch die Zahl der bisherigen Micrsft Prject-Lizenzen reduziert werden. Einschränkungen bei der Prjektbearbeitung der Micrsft Prject Web App finden sich im Bereich des Ressurcenmanagements und der flexiblen Planung swie dem Durchspielen vn Szenarien: Ressurcenzurdnungen können nur linear auf eine Zeitschiene eines Vrgangs zugerdnet werden. Die Sichten Vrgang: Einsatz und Ressurce: Einsatz stehen in der Micrsft Prject Web App nicht zur Verfügung. Der Kapazitätsabgleich steht nur in Micrsft Prject zur Verfügung. Das s genannte Drag and Drp vn Vrgängen kann in der Micrsft Prject Web App nicht genutzt werden. 12. Kstenmanagement Micrsft Prject und Micrsft Prject Server bieten diverse Funktinen für das Kstenmanagement im Bereich Prjekt-Ressurcen und Prjektprtflimanagement. Hierbei werden unter anderem die flgenden Aspekte berücksichtigt: Vrgangsksten Jedem Vrgang können fixe Ksten unabhängig vn Dauer und Ressurceneinsatz zugerdnet werden. Ressurcenksten Jede Ressurce kann mit 5 verschiedenen Kstensätzen versehen werden, welche sich z. B. nach Zeitphasen ändern können. Durch die Zurdnung vn Ressurcen werden die Ressurcenksten den Vrgängen zugerdnet. Es können auch Ressurcen der Art Ksten angelegt werden, z. B. Reiseksten, Materialksten etc. Hierbei werden pr Vrgangszurdnung Ksten manuell, z. B. nach Beleg erfasst und können später ausgewertet werden, z. B. Höhe der Reiseksten. Die ben genannten Ksten lassen sich in drei Aggregatzuständen darstellen: Berechnete Ksten Durch Neueingaben und Datenveränderungen berechnen sich die Ksten im Prjekt laufend neu.

18 Geplante Ksten Um z. B. ein Sll im Prjekt zu definieren, können verschiedene Prjektstatus als sgenannter Basisplan gespeichert werden. Aktuelle Ksten Sbald ein Vrgang bearbeitet wird, d. h. ein Vrgangsfrtschritt eintritt, werden auch, falls zugerdnet, die aktuellen Ksten angezeigt. Die ben genannten Kstenarten und Aggregatzustände lassen sich beliebig aggregieren, z. B. nach Sammelvrgängen der anderen Gliederungselementen. Neben den reinen Ksten können vrgangsübergreifend auch Prjektbudgets verwaltet werden. Diese Budgets werden einem Prjektsammelvrgang zugerdnet und können später zeitphasenbasiert verteilt werden. Alle kstenrelevanten Infrmatinen können mit verschiedenen Reprting-Optinen ausgewertet werden, z. B. per Reprting Services und Excel Services im Micrsft Prject Server der auch lkal mit der neuen Reprting- Funktin vn Micrsft Prject Abbildung 12.1: Reprting mit Micrsft Prject mit flexibler Feldauswahl aus Prjektdatenbank 13. Multiprjektmanagement Für das Multiprjektmanagement wird teilweise auch der Begriff Prjektprtflimanagement verwendet. Unter Einsatz eines Micrsft Prject Servers steht das Multiprjektmanagement für die Zusammenführung vn verschiedenen Prjekten in einem Gesamtprjektplan. Dies kann z. B. im Prgrammmanagement genutzt werden: Mehrere Teilprjektleiter verwalten ihre Teilprjektpläne. Die Teilprjektpläne sind in einen Gesamtprjektplan eingebettet, welcher wiederrum vn einem Gesamtprjektleiter verwaltet werden. Die einzelnen Teilprjekte können miteinander verknüpft und in Abhängigkeit gesetzt werden.

19 : Mögliche Architektur eines Multiprjekts 13.2: Zusammenführung vn Einzelprjekten zu einem Multiprjekt Multiprjekte lassen sich analg auch in der Micrsft Prject Web App mit allen Verknüpfungen zwischen den Teilprjekten anzeigen. Eine Bearbeitung der Teilprjekte, z. B. für die Teilprjektleiter ist auch in der Micrsft Prject Web App möglich. 13.3: Darstellung vn Multiprjekten im Internet Explrer

20 Prjektzusammenarbeit über SharePint Prjekt- und Ressurceninfrmatinen swie alle Funktinalitäten des Prjektantragswesens und des Prjektprtflimanagements werden über die Oberfläche Micrsft SharePint bereitgestellt. Im Weiteren lässt sich Micrsft SharePint jedch für vielfältige Anwendungsgebiete nutzen. Hierzu gehört unter anderem der Einsatz vn s genannten SharePint Teamsites. Diese Teamsites stehen für die prjektbegleitende Dkumentatin und Kmmunikatin über den vllständigen Prjektlebenszyklus. Alternativ zum Begriff Teamsite können diese auch als Prjekthandbuch der im Baubereich als Bauprjektakte bezeichnet werden. Flgende Funktinalitäten sind möglich: Prjektplattfrm für alle Prjektbeteiligten Bereitstellung vn Neuesten Infrmatinen/Ankündigungen, Terminübersichten Prjektplanbereitstellung (Detaillierungsgrad rechteabhängig) Prjektbegleitende Dkumentenbereitstellung, z. B. dcx, xlsx, pdf, cad, tiff etc. Dkumente können z. B. mit Metadaten gruppiert und nach Prjektphasen angerdnet werden. Dkumente können direkt mit Vrgängen aus dem Prjektplan verknüpft werden. Versinsverwaltung und Abnnieren vn Dkumenten ist möglich. Bereitstellung diverser Listen Offene Punkte-Listen mit Überwachung und Aufgabenzurdnung Risik- und Prblemmanagement, Verwaltung vn Lieferumfängen (verknüpfbar mit Vrgängen) Prjektbegleitende Terminverwaltung Teamsites können auch extern Beteiligten bereitstellt werden und eignen sich s auch als Austauschplattfrm zwischen Kunden und Lieferanten. 14.1: Beispielhafte Teamsite

21 Gerade im Themenbereich Nachhaltigkeit kmmt den SharePint Teamsites eine besndere Bedeutung zu. Ohne Teamsites wird zwar der Prjektplan serverbasiert auf dem Micrsft Prject Server abgelegt und verwaltet. Alle anderen prjektbegleitenden Infrmatinen werden jedch auf anderen Plattfrmen, z. B. rdnerbasiert abgelegt. S stehen für den Prjektbeteiligten mehrere Medien für den Infrmatinsaustausch zur Verfügung. Eine zentrale Teamsite schafft eine zentrale Kmmunikatinsplattfrm für alle Beteiligten für alle relevanten Infrmatinen. 15. Vrgehensmdelle für Beratung und Implementierung Die Herangehensweise zur Implementierung sllte whlüberlegt sein. Das Thema Prjektmanagement und vr allem die damit verbundene Werkzeugauswahl plarisiert ftmals bei den direkt und vr allem auch bei den indirekt betrffenen Persnenkreisen. Daher sllten die flgenden Punkte ausreichend Beachtung finden: Die Einführung eines unternehmensweiten Prjekt- und/der Prtflimanagementsystems stellt ein Prjekt dar. Entsprechend ist eine ausreichende Knzeptin und Planung der Einführung zu berücksichtigen. Berücksichtigt werden muss auch der interne rganisatrische Aufwand im laufenden Prjektbetrieb eines Unternehmens. Um die Nachhaltigkeit des Prjektsystems zu gewährleisten, ist eine Einbettung des Micrsft Prject Servers 2013 in vrhandene der nch zu schaffende Przesse ntwendig. Jede Funktin des Werkzeugs muss mit dem entsprechenden definierten Przessschritt im Prjektmanagement krrespndieren. Ein weiterer Aspekt für die Nachhaltigkeit des Systems ist die Mitarbeiterakzeptanz. Um diese zu schaffen, ist ein entsprechendes Einführungsmarketing zu berücksichtigen. Der Micrsft Prject Server kann an die individuellen Anfrderungen der Unternehmensrganisatin angepasst werden. Der Rahmen reicht hierbei vn der Anbindung an ein SAP-System bis hin zur Schaffung vn Prjektantragsprzessen, über die Ksten- und Leistungsverrechnung bis zum Prtflimanagement. Um zu erkennen, welche Anpassungen und Erweiterungen sinnvll sind und einen wirklichen Mehrwert darstellen, ist es ntwendig, eine substantielle Beurteilungsfähigkeit aufzubauen. Mit dem Micrsft Prject Server werden bisher lkal erstellte und bearbeitete Daten auf eine zentrale Datenbank überführt. Dies srgt für Transparenz und gibt die Möglichkeit einer wesentlichen Qualitätsverbesserung vn Prjekt- und Ressurcendaten. Um diese Qualitätsverbesserung entsprechend abzusichern, müssen alle Prjektbeteiligten einbezgen werden und die wesentlichen Przesse geschaffen beziehungsweise berücksichtigt werden Das SOLVIN Enterprise Implementatin Framewrk SEIF2 SOLVIN empfiehlt auf Basis vn langjähriger Erfahrung eine iterative Einführung des Prjektsystems. Das flgende Vrgehensmdell basiert in Grundzügen auf dem Micrsft Enterprise Implementatin Framewrk und wurde durch SOLVIN auf Basis vn Best Practice -Erfahrungen erweitert.

22 : SOLVIN-Vrgehensmdell SEIF2 für die Implementierung vn Micrsft EPM-Systemen Die iterative Vrgehensweise baut auf den flgenden Erfahrungen und Empfehlungen auf: Erfahrungen: Empfehlung: Die Organisatin, in welcher der Micrsft Prject Server eingeführt wird, verfügt in der Regel über knappe Ressurcen und das laufende Prjektgeschäft sllte nicht unterbrchen werden. Die Prjektleiter der Organisatin verfügen über langjährige und bewährte Vrgehensweisen und Przesse und sind nicht uneingeschränkt flexibel, sich in eine erweiterte Prjektrganisatin einzurdnen und vr allem standardisierte Werkzeuge zu nutzen. Eine übergreifende Transparenz über die Prjekt-, Termin- und die Ressurcensituatin ist nicht unbedingt vn allen Prjektbeteiligten erwünscht. Bei der Einführung eines Micrsft Prject Servers müssen für alle Beteiligten zügig Mehrwerte aufgezeigt werden. Dies kann z. B. mit einer ersten Prjektphase zur Datenknslidierung realisiert werden. Diese Datenknslidierung bedeutet in der Praxis, dass die bisherigen in Micrsft Excel der in lkalem Micrsft Prject gepflegten Pläne auf eine einheitliche und vr allem transparente Datenplattfrm übernmmen werden. Hierdurch kann sich ein klarer Mehrwert durch die Bereitstellung einer aktuellen und transparenten Beurteilungs- und Steuerungsbasis ergeben. Die bigen Empfehlungen können durchaus den Rahmen für eine erste Iteratin darstellen: Erst wenn der Nachweis erbracht ist, dass alle relevanten Prjektdaten in einem vergleichbaren Detaillierungsgrad, mit gleicher Aktualität und Qualität auf dem Micrsft Prject Server erstellt und bearbeitet werden, sllte über die Durchführung weiterer Iteratinen nachgedacht werden. Aus Anwendersicht kann sich diese Iteratin flgendermaßen gestalten:

23 Abhlen der Beteiligten: Umzug der lkalen Prjekte auf einen zentralen Micrsft Prject Server Übernahme der lkalen Ressurcen auf einen zentralen Server Bereitstellung eines zentralen Prjektprtflis: Eine webbasierte Sicht auf alle Prjekte Eine webbasierte Sicht auf Ressurcenverfügbarkeit/Auslastung/Überlastung (datenqualitätsabhängig) Einfaches Best Practice-System mit Standard-Reprts und Ampeln zur Prjektstatusbeurteilung Aufzeigen vn Mehrwert und Aufbau eines ersten Marketings für die Gesamtaktin 15.2 Optinale Einführungsphasen Da der Micrsft Prject Server aber der Versin 2010 die Abbildung eines vllständigen Prjektlebenszyklus anbietet, stellt sich unter iterativem Ansatz die Frage, mit welcher Phase aus einem beispielhaften Prjektlebenszyklus in der ersten Implementierungsiteratin begnnen werden sllte. Ein Aspekt der Auswahl könnte die Frage sein, in welcher Phase die Organisatin zurzeit den höchsten Leidensdruck erlebt und den wahrscheinlichsten Mehrwert erzielen kann. Flgende Prjektlebenszyklus-Phasen sind denkbar: (die Reihenflge steht nicht im Zusammenhang mit dem zeitlichen Ablauf) 15.2: Möglicher phasenrientierter Aufbau einer Implementierung Grundsätzlich wird häufig, je nach individueller Ausgangslage, die Realisierung der Phase 3 für die erste Iteratin vrgeschlagen. Gründe hierfür sind: Möglichkeit des raschen Aufzeigens vn Mehrwerten durch unternehmensweites Prjektmanagement und erhöhte Datentransparenz Aufbau einer ersten Beurteilungsfähigkeit für das Micrsft Prject Server-System durch erste einfache Einführung mit Grundfunktinen Knslidierung der vrhandenen Micrsft Prject- und Micrsft Excel-Daten 15.3 Strategische Gedanken zur Einführung Im weiteren Sinne einer Einführung stellt sich ft die Frage nach der strategischen Ausrichtung einer Micrsft Prject Server-Implementierung. Kmmt die Anfrage nur aus einem Fachbereich? Bieten sich Synergien mit anderen Fachabteilungen? Kann auf vrhandenen Przessen und Standards aufgebaut werden?

24 Für einen Einstieg gibt es daher unterhalb des ben genannten Vrgehensmdells SEIF2 verschiedene individuelle Varianten zur Gestaltung der ersten Iteratin. Ziel ist es, gemeinsam mit dem Kunden ausgehend vn der aktuellen Kundensituatin eine erflgreiche Implementierung und vr allem die Basis für einen nachhaltigen Einsatz vn Micrsft EPM zu schaffen. S kann es ntwendig sein, zunächst eine ausführliche Analyse der bestehenden Przesse im Prjekt-, Prgrammund Prtflimanagement durchzuführen, um darauf aufbauend gemeinsam eine nachhaltige Implementierungsstrategie zu entwickeln (EPM Health Check). Manchmal ist aber auch die Evaluatin des Micrsft Prject Servers das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, die betrffenen Mitarbeiter in der Organisatin zunächst ganz knkret in den Tl-Auswahlprzess einzubinden (EPM Prf f Cncept). Abbildung 15.3: Ein Vrgehensmdell für verschiedene Prjekttypen Kunden, die mit Micrsft Prject Prfessinal (Client der älterer Serverversinen) vertraut sind und bereits eine knkrete Strategie für das Prjektmanagement entwickelt und (teilweise) umgesetzt haben, können in der Einführung des Prjektmanagementsystems auch schneller einsteigen bzw. vrangehen (EPM Small/ Business Slutin der EPM Migratin). Die Prjekte sind mit den ben stehenden Durchführungsvarianten entsprechend der Kundenbedürfnisse skalierbar. Hamburg, Januar 2013

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