Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Dokumenten Managementsystem (DMS)

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1 Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Dokumenten Managementsystem (DMS)

2 Inhalt Effiziente Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung durch lückenlose Prozesskette 03 Effektive Informationsbeschaffung über Ämter- und Archivgrenzen hinweg 04 Ganzheitliche Lösung mit Investitionsschutz 05 Die Lösung für Ihr Dokumentenmanagement: INFOMA Dokumenten Managementsystem (DMS) 07 Import-Service 08 DMS:importieren 08 Rechnungsworkflow 08 DMS:kontieren 08 Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service 09 DMS:ordnen 09 Revisionssicherer Archivierungs-Service 10 DMS:archivieren 10 Erweiterungen 10 DMS:scannen 10 DMS:anmerken 10 DMS:signieren 11 Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung 11 Broschüren rund um das Lösungs- und Beratungsportfolio von INFOMA Kommunales Rechnungswesen Doppik, Kommunales Rechnungswesen Erweiterte Kameralistik, Öffentliche Betriebe und Einrichtungen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Ausländerwesen, Einbürgerungsverfahren, Dokumenten Managementsystem (DMS), Analyse- und Steuerungssystem (BI), Kommunale Beratung, Schulungen und Workshops Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. bitte an 2

3 Ihre Praxis. Effiziente Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung durch lückenlose Prozesskette Die Praxis zeigt, dass oftmals die Bearbeitung eines Vorgangs erst einmal mit Suchen beginnt: in Ordnern nach den relevanten Dokumenten und Formularen in Papierform, im Rechner nach Microsoft Office-Dateien, PDFs, s etc. Neben dem damit zwangsläufig verbundenen hohen Arbeits- und Zeitaufwand zieht dieser Prozess meist weitere aufwändige Aktionen nach sich. Es wird erneut kopiert, ausgedruckt, g t und auf diese Weise noch mehr Papier bzw. Dateien erzeugt. Durchgängig digitale Abläufe bieten hier mehr Effizienz, sind kosten- und umweltfreundlicher und reduzieren auch das häufig vorhandene Platzproblem bei der Lagerung physischer Dokumente. Bei einer geplanten Neugestaltung hin zu automatisierten, schlanken und direkten Abläufen ist es mit der Installation einer Software für eine elektronische Dokumentenbearbeitung allein aber nicht getan. Damit einher geht auch eine Veränderung von Prozessen und Arbeitsabläufen in der Verwaltung. Wirksames Managen von Dokumenten unter Workflow-Aspekten heißt das Schlüsselwort. Die Effizienz zeigt sich hier beispielsweise beim Rechnungseingang. Der automatisierte Rechnungsworkflow vereinfacht und beschleunigt die umfassenden Rechnungsbearbeitungsschritte: Digitalisierung, Zuordnung, Rechnungsprüfung und -kontierung sowie Rechnungsfreigabe mit automatisierter Verbuchung im Finanzwesen verlaufen durchgängig und übergreifend im Zusammenspiel mit dem Finanzwesen (Mittelreservierung, Mittelprüfung, Benutzerberechtigung, Kontierungsvorlagen). Die so erzielten transparenten Prozesse bieten gleichzeitig die Möglichkeit zur Steuerung. Zum Beispiel, wenn der Blick auf die Eingangsrechnungen ein Eingreifen erfordert oder beim Ausfall eines Mitarbeiters sofortige Vertretungsregelungen in Kraft zu setzen sind, um die Bearbeitung aktueller Vorgänge nicht zu verzögern. Die Kommunikation über Ämter und Verfahrensgrenzen hinweg ist für die Sicherung reibungsloser Abläufe ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Denn häufig liegen Dokumente in verschiedenen Fachverfahren, abgekapselt in Inseln. Also ist es notwendig, sie über die Prozesskette miteinander zu verbinden und einen lückenlosen Zugriff zu ermöglichen. Erreicht werden auf diese Weise Kürzere, fehlerfreie und papierarme Durchlauf- und Bearbeitungszeiten Aufwandreduzierte und transparente Vorgänge Höhere Qualität und Prozesssicherheit Sichere und einfachere Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und Fristen Entlastung der Mitarbeiter Stärkere Bürger- und Kundenfreundlichkeit, z. B. durch sofortige Auskunftsfähigkeit Ziel des übergreifenden Konzepts für ein IT-gestütztes DMS ist eine einheitliche Informationsplattform für verschiedene Technologien, Daten und Medien ein Enterprise Content Management (ECM). D. h. die Grundlage eines DMS sollte eine ECM-Plattform sein, so dass die Voraussetzung für den künftigen Aufbau von Intranet oder Wissensdatenbanken u.v.m. gegeben ist. Fazit Um eine leistungsstarke und vereinfachte kommunale Organisation zu schaffen, sind Verwaltungen aller Größenordnungen immer stärker auf die durchgängige Verfügbarkeit von Dokumenten mit Hilfe eines professionellen Dokumenten Managementsystems angewiesen. 3

4 Unsere Kompetenz. Effektive Informationsbeschaffung über Ämter- und Archivgrenzen hinweg Für Ihren Weg in ein effizientes Informations- und Prozessmanagement hat INFOMA innerhalb der Produktfamilie newsystem kommunal ein integriertes Dokumenten Managementsystem entwickelt und sich dabei für Microsoft SharePoint als Basistechnologie entschieden. Sie arbeiten also auf einer reinen Web-Oberfläche mit den Funktionen und der Ergonomie einer Client- / Server-Anwendung ohne Installationsaufwand am Arbeitsplatz, ohne Abstriche in der Bedienung und vor allem auf einer vollumfänglichen ECM-Plattform. Damit sind Sie bereits gerüstet für die Anforderungen der Zukunft. Das INFOMA Dokumenten Managementsystem präsentiert sich als reine Lösung für die öffentliche Verwaltung, ist an den speziellen Belangen unserer Kunden ausgerichtet: aufwandsreduzierte, kürzere, sicherere und transparentere Vorgänge sind das Ergebnis. Das zeigen auch die nachfolgenden Beispiele: Beispiele unserer Alleinstellungsmerkmale Rechnungsworkflow: Alle Typen von Eingangsrechnungen, mit und ohne Bestellbezug, können hoch automatisiert und arbeitsplatzübergreifend bis hin zur automatischen Verbuchung im Finanzwesen abgearbeitet werden. Relevante Daten, wie z. B. Kreditoren, Sachkonten, Kostenstellen, Produkte oder maximale Freigabebeträge, stehen im Workflow benutzerbezogen und unter voller Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts aus dem Finanzwesen online unmittelbar zur Verfügung. Kontierungsvorlagen für häufige identische oder ähnliche wiederkehrende Kontierungen erleichtern die Arbeit. Ein Rechnungseingangsbuch liefert detaillierte Informationen über Laufwege und Bearbeitungsstand aller Eingangsrechnungen. Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine Steuerung. Darüber hinaus zeigt die einzigartige Suchergebnisdarstellung bei Rechnungen Restbeträge bzw. offene Zahlungen an. Damit stehen Auskunftsmöglichkeiten nach innen und außen für jeden Berechtigten jederzeit zur Verfügung. Als Besonderheit werden die oben genannten Funktionalitäten auch für alle Arten von Ausgangsrechnungen in einem debitorischen Workflow bereitgestellt. Service- und Workflow-Architektur des Dokumenten Managementsystems Workflow- und Service-Architektur des INFOMA Dokumenten Managementsystem (DMS) DMS RECHNUNGSWORKFLOW BESCHEID- UND BELEGARCHIVIERUNGS- WORKFLOW IMPORT-SERVICE AKTEN- UND VORGANGS- BEARBEITUNGS- SERVICE REVISIONSSICHERER ARCHIVIERUNGS- SERVICE BELIEBIG WEITERE WORKFLOWS, BSP. SONDERNUTZUNGS- ERLAUBNIS Dokumente scannen, importieren, strukturieren und weiterleiten Dokumente ordnen, verwalten, bearbeiten, prüfen, veröffentlichen und suchen Speicher- und Archivierungssysteme integrieren Akten- und Vorgangsbearbeitung: Mit unserer Akten- und Vorgangsbearbeitung haben wir auch die Voraussetzung zur Integration aller Dokumente geschaffen. Dabei ist es gleich, ob es sich um Dokumente aus INFOMA -Verfahren, aus Fachverfahren Dritter generierte Dokumente oder um Dokumente von File- oder anderen Archivierungs- und DMS-Systemen bzw. aus dem Posteingang handelt alle können sauber geordnet und strukturiert der weiteren Verarbeitung zugeführt werden. Dafür stehen Umlaufmappen, Vorgänge 4

5 und Akten zur Verfügung. Die Visualisierung der Ablagestruktur erfolgt als Baum-Darstellung in Form eines Aktenplans. Verschiedene Sichtweisen auf den Aktenplan erlauben die Abbildung des offiziellen und parallel die Abbildung eines verwaltungseigenen Aktenplans, z. B. strukturiert in Anlehnung an die bisherige physische Ablage. Individuelle Sichtweisen über Statusmerkmale und Attribute sind ebenso möglich. Auch bei der Dokumentensuche über das Recherche-Portal kann für die Ergebnisdarstellung zwischen Listen- und Baum-Darstellung gewählt werden. Mit dem Fall- und Vorgangsmanagement lassen sich interne sowie externe Prozesse und Kommunikationswege gestalten und verwalten, z. B. der Beschaffungsvorgang. Revisionssichere Archivierung: Alle Dokumententypen (Eingangsrechnungen, Steuerbescheide u.v.m.) lassen sich revisionssicher archivieren, Aufbewahrungsfristen und andere gesetzliche Regelungen pro Dokumententyp individuell abbilden. Dafür steht unsere leistungsfähige Standard-Archivlösung zur Verfügung. Über Adapter können alle gängigen Archivsysteme, z. B. NetApp, angebunden und auch zusammengeführt werden. Durch die Integration und Koexistenz von unterschiedlichen bzw. bestehenden Archivsystemen in unsere Lösung entsteht eine zentrale Plattform, die beispielsweise eine lückenlose, systemübergreifende Recherche ermöglicht. Fazit Das INFOMA Dokumenten Managementsystem ermöglicht die elektronische, prozessorientierte Vorgehensweise über Abteilungs- und Verfahrensgrenzen hinaus. Ihre Verwaltungsarbeit wird vereinfacht und sicherer, Mitarbeiter werden entlastet, die Bürger- und Kundenfreundlichkeit wird gestärkt. Sichere Zukunft. Ganzheitliche Lösung mit Investitionsschutz Um Verwaltungen wirksam zu unterstützen, setzen wir konsequent unseren Anspruch um, Themen frühzeitig zu forcieren, die unsere Produkte logisch ergänzen und unsere Kunden in ihrem Handeln voranbringen. Hier gilt für uns stets die Prämisse Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Dabei sind uns Leistungsfähigkeit und Investitionssicherheit gleichermaßen wichtig. Mit unserem einzigartigen, auf die Verwaltung ausgerichteten Dokumenten Managementsystem können wir eine Lösung bieten, deren moderne Plattform und Technologie Sie in eine sichere Zukunft führt. Denn immer mehr sind Zusammenführung und Transport von Informationen entlang der zugehörigen Prozesse ausschlaggebend, um eine effiziente kommunale Organisation mit hoher Auskunftsfähigkeit und schnellen sowie sicheren Bearbeitungszeiten zu schaffen. Dabei berücksichtigt unser Dokumenten Managementsystem bereits das neue Organisationskonzept zur elektronischen Verwaltungsarbeit (E-Verwaltung). Dessen Ziel ist es, Behörden bei der Einführung einer elektronischen Akte (E-Akte) oder einer elektronischen Vorgangsbearbeitung (E-Vorgansbearbeitung) aus organisatorischer Sicht optimal zu unterstützen. Darüber hinaus kommen der interkommunalen Zusammenarbeit und dem reibungslosen Informations- und Dokumentenaustausch mit den Bürgern in Zukunft noch stärkere Bedeutung zu. Finanzwesen und Dokumenten Managementsystem gehören nach unserer Überzeugung eng zusammen, müssen daher hoch integriert sein. Das heißt aber nicht, dass wir bestehende DMS- oder Archivsysteme verdrängen wollen. Auch bereits existierende DMS- / Archivsysteme lassen sich integrieren und können dann unsere Lösung als zentrale Plattform nutzen. 5

6 Unser Ansatz für ein Dokumenten Managementsystem geht über die Leistungsmerkmale Rechnungsworkflow, Akten- und Vorgangsbearbeitung und revisionssichere Archivierung hinaus. So wurden bei der Entwicklung bereits künftige Anforderungen nach Möglichkeiten der verwaltungs- und ämterübergreifenden Zusammenarbeit sowie des Informations- und Dokumentenaustauschs mit den Bürgern berücksichtigt. Mit der strategischen Entscheidung für Microsoft SharePoint haben wir die Basis für ein zukunftsorientiertes Enterprise Content Management gelegt. Beispielsweise lassen sich über die Komponente Web-Content- Management Intranet oder Wissensdatenbanken bedarfsgerecht einrichten oder Formularserverlösungen nutzen. Auf Grundlage der Technologieplattform sichern integrative Schnittstellen und WebServices den Datenaustausch mit Fachanwendungen. Höchsten Wert legen wir bei unserem Leistungsangebot auch auf die Ganzheitlichkeit. Das bedeutet: Wir begleiten Sie mit unserer Kompetenz bei der Softwareeinführung. Aber genauso unterstützen wir Sie mit unserem umfassenden Know-how bei Implementierungskonzepten und übernehmen die Organisationsberatung denn wir kennen die Verwaltungsabläufe aus mehr als zwei Jahrzehnten kommunaler Erfahrung. Fazit Als leistungsstarker und erfahrener Partner ist INFOMA in der Lage, die funktionalen Anforderungen sowie organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für jeden Kunden in eine perfekte Lösung umzusetzen. So auch beim integrierten Dokumenten Managementsystem. Es trägt nachhaltig als Teil eines übergreifenden Enterprise Content Managements zu Informationsaustausch, Kommunikation, Zusammenarbeit und damit zu einer leistungsstarken und bürgerorientierten Verwaltung bei. Schematische Darstellung des Rechnungseingangs-Workflows Darstellung des Rechnungseingangs-Workflow DOKUMENTEN MANAGEMENTSYSTEM Bereitstellung der Dokumente Aktive Steuerung, Verarbeitung und Dokumentation des Workflows, von der Klassifizierung der Eingangsrechnung über die Bereitstellung von Kontierungsvorlagen bis hin zur Mittelprüfung / -Reservierung. Bereitstellung der Buchungssätze ZENTRALE POSTSTELLE Scan der Eingangsrechnung mit automatischer oder manueller Metadatenvergabe VORGANGS-/KOSTENSTELLEN- BZW. PRODUKTVERANTWORTLICHER Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Kontierung der Rechnungspositionen ANORDNUNGSBEFUGTER Freizeichnung der Anordnung Das Finanzwesen stellt die Berechtigungstruktur der Benutzer und Basisdaten (von Lieferantendaten bis hin zu einzelnen Bestellpositionen bei Rechnungseingang mit Bestellbezug) bereit. Zudem werden die verfügbaren Mittel bereitgestellt bzw. notwendige Mittel reserviert. Verbuchung der Eingangsrechnung FINANZWESEN 6

7 Die Lösung für Ihr Dokumentenmanagement: INFOMA Dokumenten Managementsystem (DMS) Daten und Dokumente beliebig filtern, neu zusammenstellen und mit anderen Informationen anreichern das INFOMA Dokumenten Managementsystem regelt Austausch und Zugriff, macht die Bearbeitungsstufen aller Informationsarten nachvollziehbar und transparent. Wiedervorlage, elektronische Signatur, vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten sowie umfangreiche Benutzer- und Zugriffsrechte stehen zur Verfügung. Kernstück des Systems ist die integrierte Workflow-Architektur auf Basis der nachfolgenden Services: Der Import-Service verarbeitet unterschiedliche Dokumentarten zur Konsolidierung von Datenbeständen Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service ermöglicht die Verwaltung, Bearbeitung, Prüfung, Veröffentlichung und das Suchen von Dokumenten Der revisionssichere Archivierungs-Service schafft die Basis für die Integration unterschiedlichster Speicher- und Archivsysteme. Die integrierte Workflow-Komponente nutzt dabei gezielt diese drei Services. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt sich an den schlüsselfertig ausgelieferten Workflows, wie z. B. dem Rechnungsworkflow. Aktenbearbeitung eines Widerspruchs zu einem Steuerbescheid 7

8 Import-Service DMS:importieren Der universelle Import- und Migrations-Service konsolidiert Datenbestände aus heterogenen Quellen z. B. von Mail- oder File-Servern, anderen Archiv- oder DMS-Systemen, eingescannten Dokumenten oder lokalen Festplatten. Intelligent mit Meta-Daten bzw. Meta-Eigenschaften versehen, werden sie automatisch in das Dokumenten Managementsystem integriert. Beispielhafte Produkt-Highlights Automatische Ermittlung von Meta-Daten und automatisierte Ablage im DMS Flexibel konfigurierbare Klassifizierung der Dokumente mit Meta-Daten bzw. Meta-Eigenschaften Variable Steuerung der qualifizierten Ablage in der jeweiligen Bibliothek bzw. in den vorgesehenen Vorgängen und Akten durch ein hinterlegtes Regelwerk Rechnungsworkflow DMS:kontieren Als zentraler Bestandteil des DMS vereinfacht, beschleunigt und sichert der Rechnungsworkflow komplexe Rechnungsbearbeitungsprozesse. Die Abbildung des realen Anwenderprozesses gewährleistet eine flexible Workflow-Konfiguration. Die einzelnen Stufen und Weiterleitungsregeln des Workflows lassen sich völlig frei definieren. Das integrierte Berechtigungskonzept ermöglicht die Abbildung der jeweiligen Organisationsform, die den Bearbeitungsschritten in den verschiedenen Workflow-Stufen zugeordnet sind. Gesetzliche Bestimmungen wie das Vier-Augen-Prinzip sowie organisationsspezifische Besonderheiten sind so problemlos umzusetzen. Der Rechnungsworkflow, der eine gleichzeitige Darstellung von Kontierungsmaske und Originalbeleg erlaubt, deckt alle wesentlichen Belegarten ab, darunter Einkaufsrechnungen mit oder ohne Bezug zu einer Einkaufsbestellung, Einkaufsgutschriften sowie Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften. Die Bearbeitung aller Arten von Ausgangsrechnungen erfolgt im ebenfalls angebotenen debitorischen Workflow. Die nahtlose Integration in das Finanzwesen unterstützt die Bearbeitung dieser Belegarten innerhalb des Workflows. Alle relevanten Stammdaten, wie z. B. Kreditoren, Debitoren oder Sachkonten, können unter voller Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts online aus dem Finanzwesen abgerufen und übernommen werden. Darüber hinaus ermöglicht die Online-Mittelprüfung, unmittelbar während der Kontierung einer Einkaufsrechnung im Workflow die verfügbaren Mittel aus newsystem kommunal festzustellen und sofort zu reservieren. Beispielhafte Produkt-Highlights Rechnungseingangsbuch für detaillierte Informationen zu allen in Bearbeitung befindlichen Eingangsrechnungen Rechnungsprüfung und -kontierung mit direktem Zugriff auf die abgerufenen und bereitgestellten Informationen aus dem Finanzwesen Online-Mittelprüfung und -reservierung zu vorhandenen Budgets Abruf von relevanten Berechtigungen (z. B. für Benutzer) aus dem Finanzwesen auf Basis der ermittelten Meta-Daten, z. B. benutzerbezogene Sachkonten-, Kostenstellen-, Produktberechtigungen oder maximaler Freigabebetrag Flexible Definition der Laufwege und Fristen Debitorischer Workflow 8

9 Kontierungs-Bildschirm im doppischen Rechnungseingang Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service DMS:ordnen Mit Microsoft SharePoint als Basistechnologie stehen Ihnen schon im Standard umfassende DMS-Funktionalitäten zur Verfügung. Die Zusammenführung von Daten und Dokumenten aus verschiedenen Quellen zu einer elektronischen Akte, die gezielte Suche über ein leistungsfähiges Recherche-Portal, die Steuerung von Berechtigungen, Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen sowie eine modifizierbare, individuelle Sichtweise auf ein und dasselbe Dokument gehören dazu. Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service arbeitet nahtlos mit den Posteingangs- und Routingfunktionalitäten zusammen. Eingegangene Dokumente lassen sich z. B. direkt einer Akte zuordnen und mit Kommentaren für den Zuordnungsgrund versehen. Dokumentenzuordnung zu einer Akte Zum besseren Wiederauffinden archivierter Dokumente erlaubt DMS:ordnen, einen Aktenplan zu hinterlegen, der sich individuell und flexibel den jeweiligen Anforderungen anpasst. Über die Vorgänge lassen sich durchgängig alle Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus verwalten und bearbeiten, wobei die Dokumentenhistorie ebenso automatisch erzeugt wird wie die Protokollierung und die Versionierung. 9

10 Beispielhafte Produkt-Highlights Zentrale und komfortable Recherche über Volltext-, Meta-Daten- und Personen-Suchfunktionen unter Berücksichtigung von Bereichseinschränkungen Freie Gestaltung der Ablagestruktur individuelle Sichtweisen über Statusmerkmale und Attribute Terminüberwachung, Wiedervorlage, Aufgaben und Checklisten Fall- und Vorgangsmanagement Dokumentenvorlagen-Management Optionale Nutzung von Workflows Revisionssicherer Archivierungs-Service DMS:archivieren Der Archivierungs-Service gewährleistet eine dauerhaft revisionssichere, elektronische Archivierung. Bescheide und Belege können z. B. durch hinterlegte Klassifizierungen mit Meta-Daten archiviert sowie mit den notwendigen Konformitätsrichtlinien zur Archivierung, wie Aufbewahrungsfristen etc., versehen werden. Die Beachtung gesetzlicher und steuerrechtlicher Anforderungen an eine korrekte Buchführung ist gegeben. Beispielhafte Produkt-Highlights Revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumente inklusive aller notwendigen Informationen über vorhandene Standard-Adapter mit unterschiedlichsten Software- oder Hardware-Archivlösungen Qualifizierte Ablage über hinterlegtes Regelwerk in der definierten Akten- bzw. Vorgangsstruktur im Dokumenten Managementsystem Berücksichtigung der Benutzerrechte Erweiterungen DMS:scannen Der Start in den integrierten Workflow erfolgt mit dem Scan-Service für das Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten. Dabei laufen mehrere Scan- und Bildverarbeitungsfunktionen gleichzeitig ab und ermöglichen ein schnelles, präzises und äußerst komfortables Auffinden, Ersetzen, Zusammenstellen, Zoomen, Teilen, Drehen, Austauschen, Ordnen und Platzieren von Dokumentenabbildern. Das automatische Trennen von Dokumenten-Gruppen vermeidet Produktivitätsverluste, die beim fortlaufenden Scannen der Dokumente auftreten. Beispielhafte Produkt-Highlights Komfortable Korrekturmöglichkeiten Automatische Aufteilung von Dokumenten-Gruppen Vielfältige Speicherformate, z. B. JPEG,TIFF, PDF bei Einseitenformat und TIFF, PDF bei der Mehrseitenformat-Option DMS:anmerken Dokumente lassen sich mit DMS:anmerken auch im Nachhinein schnell und einfach individuell und vielseitig nutzerspezifisch kommentieren, mit Markierungen versehen oder ergänzen. Kern der Erweiterung ist eine Viewer-Komponente, mit der über 300 verschiedene Dokumentformate, wie beispielsweise TIFFs, PDFs, Word, PowerPoint, Excel etc., angezeigt und gezoomt werden können. Die Anmerkungen werden nicht direkt auf dem Dokument, sondern auf eigenen Folien aufgebracht. Das heißt, Sie können ein Dokument bearbeiten, ohne es zu verändern. Damit werden Kopien und in der Folge ein unübersichtliches Verwalten vermieden, die Prozesse für die Sachbearbeiter vereinfachen sich erheblich. 10

11 Beispielhafte Produkt-Highlights Vorschau auf Dokumente vor dem Öffnen und Herunterladen Benutzerspezifische Stempel, Notizzettel, zeichnen, markieren (Redlining), hervorheben (Highlighting) etc. bei voller Historisierung Einschwärzen, um die Lesbarkeit bestimmter Bereiche einzuschränken Unterschiedlichste Formate Individuelle Ausdruck- und Exportmöglichkeiten der Anmerkungen DMS:signieren Als ideale Ergänzung stellt DMS:signieren die Nachvollziehbarkeit sicher. Die Funktion ermöglicht, an bestimmten Stellen des Rechnungsworkflows bzw. der Rechnungsbearbeitung digitale Signaturen auf einer vorliegenden Kontierung durchzuführen. Derzeit wird die fortgeschrittene elektronische Signatur unterstützt. Die Verwendung einer hauseigenen Zertifizierungsstelle über die Active Directory Zertifikatsdienste von Microsoft wird unterstützt. Gekoppelt an das Active Directory, lassen sich die Zertifikate auch automatisch an die Benutzer ausrollen. Da die Zertifikate serverseitig gespeichert werden, verbleiben sie nur für die Dauer einer Windows-Sitzung auf dem PC des Benutzers. Sie können also auch an verschiedenen PCs arbeiten. Der Einsatz von Chipkarten und Kartenlesern ist grundsätzlich möglich, aber nicht zwingend erforderlich. Beispielhafte Produkt-Highlights Fortgeschrittene digitale Signatur Hauseigene Zertifizierungsstelle über Microsoft Active Directory Zertifikatsdienste Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung Unser auf das Informations- und Prozessmanagement spezialisiertes INFOMA Consulting-Team unterstützt Sie umfassend bei der Implementierung einer für Sie geeigneten Lösung. Dabei stehen folgende Bereiche besonders im Fokus: Ganzheitliche und individuelle Beratung nicht nur die Technologie, sondern Ihre Strategie, die Wirtschaftlichkeit und insbesondere der Faktor Mensch stehen im Mittelpunkt Individuelle Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse sowie Empfehlungen zu Prozessoptimierungen Review vorhandener Systeme und Lösungen, Schwachstellenanalyse, Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen Einführungsplanung und -begleitung sowie Projektleitung und Schulung der Mitarbeiter Erstellung von DMS-Verfahrensdokumentation Fazit Nur wenn die Systemauswahl, die organisatorischen Voraussetzungen, der Zuschnitt auf die Verwaltung und die Organisation optimal erfolgen, lässt sich ein hohes Nutzungspotenzial generieren. 11

12 03 / 2012 visuelle kommunikation paqui garcía-arias Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Phone Fax web Geschäftsstellen Deutschland Berlin Düsseldorf Hannover Limburg München Schweiz Rotkreuz FRITZ & MACZIOL : INFOMA, Part of Imtech N.V., Gouda, NL

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